Вакорин, М. П. Цифровой менеджмент в управлении проектами / М. П. Вакорин, В. В. Хворостина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2023. — № 9 (456). — С. 16-18. — URL: https://moluch.ru/archive/456/100370/ (дата обращения: 07.06.2023).
Исследование посвящено характеристике цифрового менеджмента в управлении проектами. Выделены основные преимущества цифрового менеджмента в управлении проектами. Автором отмечены цифровые инструменты и технологии, необходимые для эффективного управления проектами.
Ключевые слова: цифровой менеджмент, проекты, управление, процессы, предприятие.
Цифровой менеджмент в управлении проектами является неотъемлемой частью успешного выполнения проектов в современном бизнесе. Он представляет собой процесс использования технологий и инструментов для управления проектами, обеспечения эффективности и оптимизации производительности. Цифровой менеджмент проектов имеет множество преимуществ, включая упрощение коммуникации и управления задачами, ускорение процессов и повышение качества работы. Актуальность данной статьи обусловлена тем, что цифровой менеджмент помогает в управлении проектами, поэтому целесообразно выделить инструменты и технологии, которые используются в этом процессе.
#1 Бизнес-модели IT проектов, Основы создания технологических продуктов
Целью статьи является определение сущности и механизма внедрения цифрового менеджмента в управлении проектами.
Цифровой менеджмент — это основанная на новых цифровых технологиях система управления проектами, которая способная обеспечить упрощение коммуникации и управления задачами, ускорение процессов и повышение качества работы.
Цифровой менеджмент проектов позволяет значительно упростить и ускорить многие процессы, связанные с управлением проектами. Он также обеспечивает более точную и своевременную информацию для принятия решений и повышает эффективность работы команды.
Управление проектами — это методология организации, планирования, управления, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов в течение проектного цикла, направленное на эффективное достижение его цели путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов и объема работ, стоимости, времени, качества и удовлетворения участников проекта.
Можно выделить следующие основные преимущества цифрового менеджмента в управлении проектами:
- Улучшение коммуникации. Цифровые инструменты и технологии упрощают коммуникацию в команде и между проектными участниками. Кроме того, электронная почта, чаты и другие цифровые инструменты позволяют быстро и эффективно обмениваться информацией и данными.
- Управление задачами. Цифровые инструменты позволяют создавать, назначать и отслеживать задачи на протяжении всего проекта. Это помогает участникам проекта понимать свои задачи и сроки их выполнения, а также оценивать их эффективность.
- Ускорение процессов. Цифровой менеджмент проектов позволяет сократить время выполнения задач, упростить процессы и повысить эффективность работы команды.
- Улучшение качества работы. Цифровые инструменты и технологии позволяют участникам проекта более точно и своевременно получать информацию, что повышает качество работы и способствует принятию правильных решений [1, c. 40].
Для эффективного управления проектами используются различные цифровые инструменты и технологии. Некоторые из наиболее популярных инструментов включают в себя:
– системы управления проектами (Project Management Systems). Эти системы позволяют управлять всеми аспектами проекта, включая назначение задач, установление сроков, распределение ресурсов, контроль бюджета и т. д. Системы управления проектами позволяют легко отслеживать прогресс проекта и реагировать на изменения в процессе его выполнения.
– онлайн-коллаборативные платформы (Online Collaborative Platforms). Эти платформы позволяют участникам проекта работать вместе в реальном времени независимо от расположения. Они также могут предоставлять возможность для обмена файлами и комментирования документов;
– программное обеспечение для управления ресурсами (Resource Management Software). Это ПО позволяет управлять ресурсами проекта, включая финансовые и человеческие ресурсы. Это удобно для контроля бюджета проекта и распределения ресурсов между участниками проекта;
– инструменты управления временем (Time Management Tools). Эти инструменты позволяют участникам проекта эффективно планировать свое время и сроки выполнения задач. Они могут включать в себя такие функции, как таймеры, напоминания и пр.;
– Backlog является универсальным инструментом управления проектами с мобильными приложениями, разработанными и созданными для команд разработчиков и межфункциональных команд. Позволяет управлять проектами и обновлять их с мобильного устройства в любом месте [2, c. 4750];
– Hive — осуществляет управление проектами, поддерживает несколько макетов проектов. Функционал для планирования времени команды на текущие и будущие проекты, возможность отправлять сообщения группам или лицам, позволяет автоматизировать рабочие процессы, отследить время и карточки действия. Имеет функции обмена файлами, их можно загружать непосредственно в задание, проект или сообщение.
– Oracle NetSuite — позволяет руководителям и членам команды сотрудничать над проектами и постоянно поддерживать текущее состояние проекта, предоставляя возможность менеджерам заранее выявлять и решать потенциальные проблемы с каждой задачей;
– Trello — это гибкое, простое в использовании web-решение для управления проектами, идеально подходит для любой компании любого размера команды. Его можно использовать на ПК и в мобильных телефонах, поддерживает браузеры Chrome, Firefox, IE и Safari. В Trello используется парадигма управления проектами, известная как канбан [3, c. 35].
Цифровой менеджмент позволяет лучше контролировать бюджет проекта и эффективно управлять ресурсами. Он также помогает управлять временем, позволяя участникам проекта лучше планировать свою работу и сроки выполнения задач.
Одним из основных преимуществ цифрового менеджмента является возможность быстро и эффективно адаптироваться к изменяющимся условиям. С помощью цифровых инструментов участники проекта могут быстро реагировать на изменения в процессе выполнения задач, а также быстро перераспределять ресурсы, чтобы максимально эффективно использовать их [4, c. 37].
Разработка цифровой стратегии компании, эффективные цифровые платформы и технологии, адаптация проектной команды и руководителя (приобретение новых знаний, навыков и опыта), теоретическое осмысление и формирование методологии цифрового менеджмента — составляющие новой идеологии проектного менеджмента в будущем.
Цифровой менеджмент в проектах касается не только организационных изменений, но и трансформации самого проекта. Новое поколение потребителей становится избирательным и требовательным к удовлетворению своих персональных ожиданий. С применением инструментов цифрового менеджмента конечный продукт становится более персонализированным.
Например, анализ больших данных может быть направлен для создания инновационных предложений с уникальными свойствами, так, потребитель может получать те характеристики продукта, которые важны именно для него. Здесь важно подчеркнуть, что внедрение цифрового менеджмента работает и на снижение стоимости разработки проекта. Высвобождаются человеческие ресурсы, сокращается время на внесение изменений в проект. Применение цифрового менеджмента способствует не только сохранению существующих конкурентных преимуществ, но и обретению новых, высокотехнологичных [5, c. 93].
Таким образом, цифровой менеджмент является важным инструментом в управлении проектами, который позволяет участникам проекта лучше организовать свою работу, контролировать бюджет и ресурсы, а также быстро адаптироваться к изменяющимся условиям. Однако, для того чтобы добиться успеха проекта, важно правильно настроить цифровой менеджмент и управлять им опытными специалистами.
При использовании цифрового менеджмента в управлении проектами необходимо учитывать ряд факторов, которые могут повлиять на его эффективность. Например, важно правильно организовать обмен информацией между участниками проекта и заказчиком, чтобы избежать возможных ошибок и пропусков. Также важно учитывать, что цифровые инструменты не могут полностью заменить человеческий фактор в управлении проектами. Несмотря на то, что цифровые инструменты могут значительно упростить процессы управления проектами, они не могут заменить человеческий опыт, интуицию и креативность.
- Антонов В. Г., Самосудов М. В. Проблемы и перспективы развития цифрового менеджмента // E-Management. — 2018. — № 2. — С. 38–48.
- Калязина Е. Г. Цифровой менеджмент в управлении проектами // Креативная экономика. — 2021. — Том 15. — № 12. — С. 4747–4766.
- Кузнецов Н. В., Лизяева В. В. Управление проектами цифровизации: методологический, организационный и финансовый аспекты // Фундаментальные исследования. — 2020. — № 2. — С. 32–37.
- Михненко П. А. Цифровой менеджмент: модели развития концепции // Инновации в менеджменте. — 2020. — № 3(25). — С. 30–39.
- Шеве Г., Хюзиг С., Гумерова Г. И., Шаймиева Э. Ш. Менеджмент организаций цифровой экономики: учебное пособие. — М: КНОРУС, 2021. — 302 c.
Основные термины (генерируются автоматически): цифровой менеджмент, управление проектами, участник проекта, инструмент, проект, система управления, управление задачами, ускорение процессов, цифровой менеджмент проектов, эффективное управление.
Источник: moluch.ru
Методы и инструменты управления проектами
Управление проектами — одна из основных отраслей менеджмента. Профессии проджект- и продакт-менеджера сегодня едва ли не самые популярные на hh.ru. Многие молодые специалисты хотят работать в команде, где реализуются и продвигаются новые идеи и где от замысла до результата — несколько шагов. Реальность меняется так быстро, что традиционные методы управления проектами — те, что транслируются на факультетах в большинстве вузов, — теряют актуальность.
В этой статье мы вкратце рассмотрим наиболее востребованные на сегодняшний день инструменты для управления проектами — как конкретные системы и механизмы, так и платформы для командной работы.
Долгое время лидирующей концепцией был Waterfall (каскадный метод). Это тот самый стабильный традиционный менеджмент, с помощью которого делали прорывы проджекты XX века. Этот метод заключается в строгой последовательности задач: перепрыгивать этапы или возвращаться к предыдущим нельзя. Все шаги в проекте должны быть чётко запротоколированы, и на новую ступень можно перейти, только когда пройдена предыдущая. К сожалению, этот подход лишает возможности учитывать изменения, которые могут произойти во время работы над проектом, и задаёт большой срок поэтапной работы.
Agile — система гибких подходов к управлению проектами, наиболее популярная сегодня. Основные принципы, сделавшие её уникальной:
- готовность к изменениям на любом этапе проекта;
- главный результат — работающий продукт;
- фокус на эффективном межличностном общении — совещания «по делу»;
- сотрудничество с заказчиком.
Основные подходы agile-системы
Scrum
Центральное понятие этого подхода — спринты, краткосрочные этапы работы над проектом. Смысл в том, что команда приступает к спринту сразу после постановки задач на него, а по окончании обсуждает результаты. Такое дробление увеличивает производительность и помогает сконцентрироваться на задачах, которые важны здесь и сейчас. Сотрудники работают над проектом, двигаясь от цели к цели, а не аврально загружены на месяцы вперёд.
Kanban
Японская система работы с проектами, зародившаяся на заводе Toyota. Основной принцип — визуализация процесса и движение карточек с задачами по этапам их выполнения. Kanban позволяет увидеть, насколько быстро и эффективно идёт работа, сколько задач сейчас выполняется, не перегружены ли сотрудники. На принципе Kanban основаны многие популярные приложения для организации командной проектной работы — например, Trello.
Lean
Инструмент работы с проектами и продуктами, который предлагает уделять больше внимания результату, ориентируясь на его ценность для заказчика. Основной концепт — устранить этапы, которые не значимы для пользователя (заказчика), но на которые компании приходится тратиться. Гибкость такого agile-подхода позволяет быстро оценивать меняющуюся ситуацию на рынке и приспосабливаться к новым условиям.
Инструменты и приложения для командной работы над проектами
Помимо Trello, есть много платформ, которые помогают упорядочить и визуализировать работу над проектом. Крупные компании часто используют Jira, Asana, Notion, Битрикс 24 и Favro. Разберём подробнее каждый из инструментов.
Jira
Основное преимущество этой системы — абсолютная прозрачность и простота в управлении. Участник команды ставит задачу, назначает ответственных, определяет дедлайны, и главное — выбирает методы работы с задачей в зависимости от её специфики. В Jira можно задать спринт, использовать метод Kanban, делать дорожные карты проекта. Такая система наиболее актуальна для IT-проектов, где важно быстро и эффективно распределить задачи и процессы между разработчиками. История работы над задачами сохраняется в Jira, и по итогам спринта можно посмотреть отчёт.
Asana
Англоязычная платформа для работы с проектами. В Asana можно создавать профайл для каждого участника команды, ставить задачи с дедлайнами, назначать ответственных — в общем, организовывать стандартные удобные механизмы работы. Преимущество системы ещё и в том, что профили сделаны максимально простыми и информативными: сразу видно, какие задачи необходимо выполнить как можно скорее, а какие могут подождать. Также можно наблюдать за ходом работы у участников команды, чтобы вовремя мотивировать их. Опять же, в условиях прозрачности.
Notion
Система, которая объединяет множество инструментов и приложений: таблицы, базы данных, задачи, канбан-доски, заметки. Позволяет выбирать шаблоны для проекта или для решения отдельных задач. Кажется, что обилие информации и механизмов в Notion может запутать, но это не так: платформа выстроена логично, и разобраться в её функциях несложно. Важно только выбрать именно те шаблоны и инструменты, которые соответствуют специфике проекта.
Битрикс 24
Отечественные разработчики не отстают, и сегодня для управления проектами у нас есть вполне конкурентоспособная платформа 1С Битрикс 24. Это и соцсеть для компании, и система постановки задач, и канбан-доски, и даже звонки — в общем, вся база инструментов, которая может потребоваться бизнесу. Битрикс 24 подходит не только для IT — в этой системе можно вести разные проекты, от фармацевтических до культурных. И всё сделано на русском языке.
Favro
Удобный сервис, похожий на Битрикс 24. Можно ставить задачи с дедлайнами, создавать группы и команды для работы, составлять графики и доски проектов, запускать чаты. Преимущество системы — возможность интегрировать в неё другие сервисы: Google Drive / Calendar, Slack, Dropbox, Jira. То есть результаты работы над проектом на других платформах будут доступны и в Favro. Один из девизов разработчиков: «Перестаньте терять время, разбираясь в процессах, — вместо этого работайте над прогрессом».
У каждой из упомянутых платформ есть удобное приложение для смартфона.
Системы управления проектами позволяют сотрудникам быть включёнными в процесс всегда и везде, отслеживать изменения, читать и оставлять комментарии, ставить и выполнять задачи, следить за графиком и быстро оформлять отчётность. Уже сложно представить, как строился бизнес-процесс, когда всё было на бумаге или в простых документах Microsoft Office. Результат налицо — чем легче организовать работу, тем быстрее и качественнее воплощаются идеи.
Источник: gb.ru
20 лучших инструментов для менеджмента проектов
Еще совсем недавно любой сотрудник организации, предлагающий что-то записать, структурировать или применить какой-нибудь модный инструмент, быстро именовался сектантом, ботаником или планктоном, который стремится превратить расслабленную атмосферу в рабочие офисные будни. Сегодня все поменялось, и проект-менеджер без красивого и эффективного инструментария уже не котируется. Это объяснимо — объем и скорость поступления информации в наше время настолько увеличились, что держать все в голове под силу только уникумам, которые обычно не посвящают свою жизнь НКО. Для всех остальных мы представляем подробный обзор инструментов для успешного проектного менеджмента и его оценки.
Смотрите вебинар «Как оценить результаты менеджмента?»
НА КОЙ МНЕ ЭТО ВСЕ?
У нас есть мозг. Стоит ли рассказывать, что этот орган буквально напичкан разного рода изъянами и несовершенствами, которые любят проявляться в самый ответственный момент. Вы удивитесь, но проект-менеджерам мозг тоже нужен, причем в полном объеме.
Предполагается что проект-менеджер держит в голове все дедлайны, ответственных за каждый этап, контролирует риски, дает задания и вообще держит руку на пульсе. Разумеется, что-то забыть, не успеть или не понять — это прогнозируемый исход для проекта, менеджер которого пытается все уместить в голове. Именно в этот момент на помощь приходят разнообразные инструменты. Для пользования этими инструментами нужны средства — кто-то обходится большим желтым блокнотом, кто-то одной таблицей Excel, кто-то использует разноцветные стикеры, а кто-то грузные мобильные приложения. Формат выбирать вам.
Стоит помнить, что у применения инструментов для менеджмента есть свои «но» и «если». Все это можно объединить в три главных проблемы:
Проблема недостаточности
Вы применили один/два классных во всех отношениях инструмента, но возникли сложности с другими аспектами проекта, к которым выбранный вами инструментарий уже неприменим, а вводить что-то новое уже поздно.
Проблема избыточности
Сегодня мы рассмотрим 20 отличных инструментов. Но не надо разом претворять их в жизнь, ведь это лишь усложнит отчетность, добавит пару нулей к смете, а ваши коллеги будут думать, что вы помешаны на структуризации, а не на сути вашего проекта.
Проблема неправильности
С этим пунктом все понятно и так. Можно вспомнить старые поговорки вроде «пятого колеса в телеге», «сбоку припека», «ни к селу, ни к городу» и «не пришей кобыле хвост».
«ЧТОБЫ УЖЕ ЗАВТРА МИР ВО ВСЕМ МИРЕ»
Scrum
Скрам — это инструмент, пришедший в НКО из IT-сферы. Он действительно имеет много общего с «канбаном» и даже имеет похожую доску со стикерами. Отличие состоит в так называемых спринтах и в постоянной обратной связи, которая идет от вашей аудитории. Взгляните на любое из приложений на вашем телефоне. Оно постоянно обновляется и имеет какую-нибудь версию 1.2.15.
Благодаря этой системе проект постоянно улучшается и видоизменяется, тогда как раньше, после долгой и трудоемкой подготовки, на суд общественности выставлялся далеко не идеальный продукт или услуга.
Визуально внедрение системы Scrum выглядит так:
А чтобы полноценно пользоваться всеми ее благами и понять, как она работает, стоит прочитать книгу создатели этой системы Джеффа Сазерленда — «Scrum. Революционный метод управлений проектами.»
Анализ стейкхолдеров
Стейкхолдер — человек, группа лиц или организация, которые напрямую влияют на успех вашего проекта. И, как следует из названия этого инструмента, вам жизненно необходимо проанализировать стейкхолдеров вашей НКО и вашего проекта.
В анализе и определении стейкхолдеров поможет таблица ниже. Несмотря на ее миниатюрность, к ней невозможно ничего прибавить и нельзя ничего убавить:
Матрица ответственностей
Простой и понятный инструмент для понимания зоны ответственности каждого участника проекта. Он помогает не отвлекать от текущих заданий тех, кто не отвечает за что-то другое. Мы уверены, что вы многократно попадали в ситуацию, когда ни один человек не в курсе, кто отвечает, допустим, за фейерверк на вашем благотворительном концерте, и вам приходится отвлекать сначала какого-нибудь звукооператора, потом помощника организатора, а затем самого организатора. Когда же есть распечатанная матрица ответственностей, такие вопросы отпадают сами собой. Особенно этот инструмент полезен для работы с волонтерами.
Устав проекта
Этот документ создается в основном в крупных НКО, на больших проектах и в лучшем случае остается практически бесполезным. Заполненный устав проекта помогает контролировать зону ответственности, полномочия и внутренний распорядок организации. И в дальнейшем на устав проекта можно ссылаться.
Допустим, вы подлетаете к главному дизайнеру и возмущаетесь, что он не сделал видеомонтаж информационного ролика. Дизайнер же демонстрирует вам устав проекта, где указаны прямые обязанности дизайнера, в которые не входит монтаж видео, а после указывает вам на пункт, запрещающий вам громко возмущаться. Удобно!
Делегирование полномочий
Еще один простой и понятный инструмент, у которого есть свой алгоритм. В одном из наших вебинаров известный руководитель проектов Егор Кудаков представил свой алгоритм делегирования полномочий, который мы и представляем на ваш суд:
Встречи/собрания/совещания
В наше время сформировалась стойкая нелюбовь к разного рода рабочим встречам. Им на смену предлагаются чаты, электронная почта, скайп и другие помощники фрилансеров. Мы ни в коем случае не хотим сказать, что чаты — это зло, тем более, что они являются одним из наших инструментов, однако пользу от личных встреч они, к сожалению, не заменят.
Например, только при личной встрече можно понять, насколько ваш коллега заинтересован, насколько он устал и что он действительно думает по поводу вашего проекта. По электронной почте вы никогда не сможете отследить истинную мотивацию. Другим плюсом личных собраний является ценность принятых на нем решений, ведь полноценное обсуждение и приход к логичному выводу откладывается в голове лучше, нежели фиксация в электронном письме. Но самое главное — не перестарайтесь с назначением встреч. Их избыток никогда не приведет к взаимопониманию и плохо отразится на отношениях в коллективе.
ЧТО-НИБУДЬ ЕЩЕ?
Как вы понимаете, многие из вышеперечисленных инструментов помогают и в тайм-менеджменте и в формировании целевой аудитории. Структурировать все инструменты очень сложно, и эта статья была бы в два раза больше. Именно поэтому мы решили поместить все оставшиеся инструменты для эффективного менеджмента проектов во вкладку «другое», но это не значит, что они менее важны. Взять хотя бы…
Матрица рисков
Полезнейший инструмент для определения всех возможных рисков вашего проекта. От крупных — «никому ничего не понравится!» до незначительных — «в вас три раза подряд ударит молния». Матрица рисков как раз позволяет понять, насколько все будет плохо, если тот или иной риск сбудется, и какова его вероятность.
Индивидуальный план развития
Этот инструмент относится к обучению и развитию навыков у ваших сотрудников. ИПР — очень сложная и обширная тема, по которой защищают докторские диссертации. Если вашему НКО хватает бюджета, наймите специалиста по ИПР. Если нет, то ознакомьтесь с тематической литературой, благо она в полном объеме представлена в интернете.
GTD
Getting Things Done — это известнейшая книга Дэвида Аллена о методике повышения личной эффективности. Если очень вкратце, то она рассказывает о том, что не стоит ничего запоминать, а стоит перенести все задачи и напоминания на внешние носители.
А в остальном, это настольная книга любого специалиста по менеджменту проектов. Обязательно ознакомьтесь с ней или с большим количеством удобных и понятных видеороликов об этой системе на YouTube.
Смета
Если вы занимаетесь менеджментом и ни разу не встречали страшного слова «смета», то мы одновременно вам завидуем и невероятно удивляемся. Смета нужна везде и всегда — составьте ее максимально подробно.
Общий диск
Google Drive, Dropbox, личный FTP — все должно быть в одном месте и с равноценным доступом. Скидывайте туда все документы, сметы, нарисованные «канбаны», «скрамы» и так далее.
Общая переписка
Общий чат в Slack, WhatsApp, Telegram, Viber, Facebook-messenger, Skype, VK. Даже если вы видитесь в ежедневном режиме, вам нужна общая переписка в одном из удобных мессенджеров.
Если задач слишком много или чат слишком велик для нужной информации — создавайте еще. Но главный совет — создавайте чаты по мере их нужности, а не сразу много под каждую задачу, ведь это только запутывает ваших сотрудников.
ВСЕ БЫВАЕТ В ПЕРВЫЙ РАЗ
Не бойтесь пробовать и набивать шишки. Не бросайте на полпути. Мы понимаем, что это скучные прописные истины, но многократное тестирование и опыт показывают, что вышеописанные инструменты приносят пользу. Это создано только для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не загрузить многостраничными схемами, взвалив на ваши плечи дополнительную работу. Начните хотя бы с «канбана» и графика ганта и вы не заметите, как сделаете намного больше, потратив на это значительно меньше времени и сил.
Если вас интересует тема проектного менеджемента, вы также можете посмотреть запись вебинара «Как управлять проектами? Инструментарий менеджера» с Егором Кудаковым.
PROOFHUB: ИНСТРУМЕНТЫ МЕНЕДЖМЕНТА В ОДНОМ МЕСТЕ
Теперь поговорим про сервис, в котором многие из вышеописанных инструментов гармонично уживаются.
На главной странице сервиса ProofHub утверждается, что платформа любима Нетфликсом, Диснеем, Гуглом, Найком и даже НАСА! Проверить эту информацию никак нельзя, поэтому верим на слово. ProofHub – это модная система «всё в одном», которая пытается избавиться от ошибок и неудобств «Битрикса», «Мегапалана» и других «коллег», и в которую вшиты несколько инструментов по менеджменту проектов. Рассмотрим, как ею пользоваться.
У платформы есть trial-версия (бесплатная «проба» на 14 дней), которая вроде бы даже не совсем урезанная. Вот только через блок регистрации нам удалось прорваться с десятой попытки – сайт периодически виснет.
И тут выясняется, что программа успешно переведена на язык Пушкина и Чехова, который можно выбрать в настройках. Но вот все обучение по-прежнему на английском. Но мы все равно советуем его пройти, ведь интерфейс ProofHub интуитивно понятен.
Главный экран сайта тоже предлагает поупражняться назначать главных, выбирать участников, создавать проекты, формировать задачи и выписывать подзатыльники премии.
