В последнее время компьютер становится незаменимым в практике делопроизводства. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации рациональной и оперативной работы с ними.
Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 7.0, Word 97, Word 2000, Лексикон-XL).
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно внести необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединить документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д.
Составление документа можно производить с использованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается.
Работает ли НДБ? Мой доход на продаже компьютеров.
В текстовой редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать шаблоны стандартного, изысканного и современного письма, а также шаблоны стандартного и современного факса, резюме и др.
Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить измененные реквизиты: номер документа; дату; подпись; адресат; фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант документа следует сохранить с новым именем. Необходимо учитывать, что редактор содержит отличные тесты, но оформлены реквизиты документов (дата, адресат, подпись) по западным правилам.
Команда «Автотекст», находящаяся в меню «Правка» позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков текста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов «Автотекста». Элементы «Автотекста» могут содержать:
— традиционные начальные фразы письма;
— часто употребляемы обороты текста;
— общепринятые окончания писем;
— почтовые адреса предприятий-контрагентов;
— стандартные положения контрактов (договоров);
— выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;
— отдельные, наиболее используемые положения «Инкотермса» (для контрактов с инофирмами);
— схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления документа и т.д.
Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах.
#НДБ2 ep.7 / Как сделать деньги продавая КОМПЬЮТЕРЫ
Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним — другое слово с тем же или близким значением – для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось лишком часто. В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить текст документа, придать ему разнообразие, колорит и точность.
При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД).
При использовании без данных (БД) формируется единая справочная система по документам предприятия; документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку; облегчается и значительно ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.
Значительно упрощается процедура регистрации документа. Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК. При этом такие реквизиты как номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т.п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.
Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль.
В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку в виде акта о выделении документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение.
СУБД позволяют относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.
Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access 7.0, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.
Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.
Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.
Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко переходят на них.
Современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации, имеют простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю и другим специалистам, ежедневно имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства, обладают следующими возможностями:
— ввода, подготовки и редактирования документов;
— ввода и обработки сведений о документах (их регистрации);
— осуществления контроля исполнения документов;
— систематизация документов, формирования папок (дел);
— хранение и поиск документов;
— обмена документами с руководителем и сотрудниками;
— пересылки документов адресату (абоненту);
— экспертизы ценности документов и их архивирования;
— составление отчетных данных о работе с документами
Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур позволяет получить дополнительные возможности:
— систематизация и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;
— уменьшения потерь документов;
— более полного и точного обоснования принимаемых решений за счет оперативной и обширной информации;
— повышения исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счет эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля их исполнения на каждом рабочем месте.
Наиболее известными офисными программами являются:
— Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные и офисные системы»;
— Системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интер Траст»;
— «БОСС-Референт» – система автоматизации делопроизводства небольших и средних предприятий, разработанная компанией «АйТи»;
— Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и Work Route компании “Вест Метатехнология”.
Замена традиционных документов электронными была бы более масштабной, если бы решился вопрос с удостоверением подлинности электронных сообщений. Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно — технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и специальной лицензии.
Источник: poisk-ru.ru
Использование персональных компьютеров в бизнесе
По данным Музея компьютерной истории, персональный компьютер был впервые представлен IBM — International Business Machines — в 1981 году. С тех пор использование персональных компьютеров в бизнесе распространилось повсеместно. В 2011 году почти каждый сотрудник имел персональный компьютер на своем столе. Бизнес-профессионалы используют компьютеры для выполнения многих функций, таких как создание букв, подсчет чисел или проведение исследований в Интернете. Персональные компьютеры также могут быть использованы для многих функций и приложений для бизнеса.
Отправка писем
Электронная почта является одним из наиболее распространенных способов общения в деловом мире. Бизнес-профессионалы от руководителей до маркетологов используют персональные компьютеры для отправки электронных писем. Секретари используют электронную почту компании для информирования других менеджеров и сотрудников о встречах или специальных функциях.
Менеджеры часто используют электронную почту для прикрепления и распространения важных документов, таких как отчеты и заметки. Кроме того, электронные письма могут использоваться извне для информирования клиентов о новых продуктах или услугах. Специалисты по рекламе часто отправляют электронные письма тысячам предприятий одним нажатием кнопки, чтобы получить потенциальных клиентов и заказать продукцию.
Создание документов
Бизнес-профессионалы часто используют персональные компьютеры для создания документов, таких как заметки, отчеты, бизнес-формы, накладные и формы заказа. Менеджеры по маркетинговым исследованиям используют персональные компьютеры для написания анкет. Эти вопросники могут затем быть напечатаны в массовых количествах для проведения обслуживания клиентов.
Секретари иногда используют персональные компьютеры для печати этикеток для отправки посылок. Рекламные копирайтеры используют издательское программное обеспечение для производства брошюр или листовок на персональных компьютерах. Компания также может использовать персональные компьютеры для разработки рекламы или создания информационных бюллетеней.
Создание электронных таблиц
Бизнес-профессионалы используют персональные компьютеры для создания электронных таблиц. Например, финансовый менеджер может создать электронную таблицу для персонального компьютера, чтобы отслеживать бюджет своей компании. Электронная таблица — это программное приложение, которое разделено на множество разных столбцов и строк.
Каждый отдельный раздел электронной таблицы называется ячейкой. Финансовый менеджер может вводить названия отделов в строках и типах расходов, которые различные отделы несут по столбцам таблицы. Таблицы персональных компьютеров чрезвычайно полезны для проведения расчетов, поскольку бизнес-профессионалы могут создавать формулы для определенных ячеек. Впоследствии итоги будут автоматически рассчитываться каждый раз, когда менеджер вводит дополнительные числа в электронную таблицу.
Создание баз данных
Компании используют персональные компьютеры для создания баз данных, которые представляют собой массивные списки имен или номеров. По мнению журнала Inc., самым важным фактором при создании базы данных является решение о том, какие данные будут использоваться.
Менеджеры по маркетингу могут использовать базы данных персональных компьютеров для отслеживания клиентов, которые заказывают продукты. Например, менеджер по маркетингу может ввести дату, когда клиент заказал продукт, и сколько они потратили. Периодически менеджер по маркетингу может рассылать брошюры или купоны клиентам, объявляя о новых продуктах или продажах. Предприниматели могут использовать базу данных персонального компьютера для отслеживания результатов рекламной кампании. Таким образом, менеджер по рекламе может определить, какая реклама выгодна.
Использование компьютеров в банках
Банковская индустрия полагается на компьютеры для каждой финансовой транзакции. Компьютеры, используемые в банках, включают в себя мэйнфреймы для хранения и анализа данных, банкоматы, используемые клиентами, и кассиры для транзакций и переводов.
Использование компьютеров в страховании
Компьютерные программы играют важную роль в страховой отрасли в ряде областей. Андеррайтеры полагаются на сложные алгоритмы для определения риска, цены определяются сложными программами, которые собирают информацию и переводят ее в цитаты, а правила соблюдения и отчетности составляются с использованием данных .
Использование компьютеров в супермаркетах
Супермаркеты могут не иметь ИТ-потребностей, которые есть у сервис-ориентированных предприятий, но это не значит, что они не могут использовать компьютеры в своей повседневной работе. Многие супермаркеты внедряют сложные компьютерные системы, которые позволяют им регулировать многие из своих практик, предоставляя лидерам бизнеса больше информации для .
Источник: ru.ebrdbusinesslens.com
Использование компьютерных технологий в производственной и управленческой деятельности
Электронно-вычислительные машины (ЭВМ) проникли во многие сферы человеческой деятельности, их использование позволяет переложить обработку информации на автоматические устройства, способные достаточно долго работать без участия человека и со скоростью, в несколько миллионов раз превышающей скорость обработки информации человеком.
Универсальность ЭВМ, ее способность к целенаправленной переработке различных видов информации и объясняют происходящий сейчас стремительный процесс внедрения компьютеров в самые разные сферы деятельности человека в современном обществе. Область применения компьютеров чрезвычайно широка.
При помощи электронно-вычислительной техники гораздо проще осуществлять такие затруднительные и кропотливые действия, связанные с обработкой множества документов, как бухгалтерское обслуживание, бухгалтерский учет, кадровый учет и так далее. Компьютеры помогают сохранять не только финансовую отчетность, но и вести самым разумным образом учет персонала, быстро рассчитать заработные платы и премиальные, вычислять продолжительность отпуска. При этом многие из вышеперечисленных действий осуществляются без каких-то специальных лицензионных дорогостоящих программ, а только средствами стандартного пакета и задач.
На компьютере можно даже составлять действующие бизнес-планы и проверять их на жизнеспособность, виртуально воссоздавая среду и окружающую ситуацию. Программы позволяют руководителям и рядовым сотрудникам производить финансовое планирование и прогнозирование.
За секунды обрабатывая огромные массивы прошлых экономических данных. Специальные системы мотивации персонала, устанавливаемые на персональных компьютерах, позволяют повышать эффективность труда, отслеживать слабые места, производить стимулирующие действия.
Автоматизированная обработка информации
Автоматизированная обработка информации позволяет оперативно получать в режиме запроса (в реальном времени) различного рода справки, сводные ведомости, личностные и профессиональные характеристики, сведения о служебных перемещениях и многое другое, что позволило поднять на более высокую ступень всю работу с кадрами руководителей.
Автоматизированная обработка информации выполняет функции:
-по учету основных средств, создала предпосылку для отказа от ручного ведения картотеки, освобождения работников бухгалтерии от выполнения ручных операций по учету поступления и выбытия основных средств, расчета амортизационных отчислений, составления вручную бухгалтерских записей и отчетных форм;
-предъявляет повышенные требования к качеству работы канала связи, которое определяется скоростью передачи информации и ее достоверностью.
Особенностью данной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость оперативной обработки многих документов.
Для автоматизированной обработки информации графические текстовые сокращения приемлемы, хотя в устную речь они могут и не войти.
Технологический процесс автоматизированной обработки информации включает в себя этапы заполнения первичных документов, перенесения с них данных на машинные носители, обработки информации на ЭВМ.
Цель такой обработки информации состоит в обобщении и преобразовании исходной информации для получения сведений, которые в данный момент необходимы для принятия решения.
Если в организации применяется автоматизированная обработка информации, то напротив каждой строки в специально отведенном поле могут быть проставлены соответствующие коды. Система кодирования должна быть разработана самой организацией или предусмотрена в используемом ею программном обеспечении.
Разработка и внедрение системы обработки информации осуществляются в очередности, установленной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и оперативного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений в предприятии.
Применение кодов удобно при автоматизированной обработке информации. Если бухгалтерский учет ведется вручную, применение кодов, как правило, не требуется. Численность работников, занятых автоматизированной обработкой информации, определяется по специальной методике.
Если в информационной системе осуществляется автоматизированная обработка информации, то техническое обеспечение включает в себя электронную вычислительную технику и средства связи ее между собой. Основной частью технического обеспечения в этом случае является ЭВМ.
В крупных современных фирмах применяется комплексная автоматизированная обработка информации, которая объединяет все технические средства обработки информации с использованием новейшей технологии и методологии обработки информации. Создание комплексных автоматизированных систем осуществляется в несколько этапов.
Источник: studbooks.net
