Любому предприятию, учреждению, организации в процессе своей деятельности приходится постоянно сталкиваться с большими потоками информации: международной, экономической, политической, конкурентной, технологической, рыночной, социальной и т. д. При этом из множества потоков информации необходимо отобрать то, что соответствует поставленным целям. Качественная информация делает действия специалистов различных областей экономики целенаправленными и эффективными и здесь важнейшая роль принадлежит эффективному использованию современных ИТ.
Цель функционирования информационной технологии -производство с помощью современной вычислительной техники информации, предназначенной для ее анализа человеком и принятия на этой основе управленческих решений.
К задачам информационной технологии относятся:
- * сбор данных или первичной информации;
- * обработка данных и получение результатов информации;
- * передача результатов информации пользователю для принятия на ее основе решений.
В современных условиях информационные технологии имеют стратегическое значение для развития общества в целом. Это обусловлено следующими положениями:
Как цифровые технологии изменяют мир? / ПостНаука
- 1) ИТ позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития;
- 2) ИТ позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы, которые в последние годы занимают все большее место в жизнедеятельности человеческого общества;
- 3) информационные процессы являются важными элементами других более сложных производственных или же социальных процессов;
- 4) ИТ сегодня играют исключительно важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации;
- 5) ИТ занимают сегодня центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры;
- 6) ИТ играют в настоящее время ключевую роль также и в процессах получения и накопления новых знаний;
- 7) принципиально важное для современного этапа развития общества значение развития ИТ заключается в том, что их использование может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества и, прежде всего, проблем, связанных с необходимостью преодоления переживаемого мировым сообществом глобального кризиса цивилизации. Современная информационная технология не может существовать отдельно от технической (компьютерной) среды, т. е. от базовой информационной технологии, под которой понимают аппаратные (технических) средства, предназначенные для организации процесса переработки данных (информации, знаний), а также аппаратные (технические) средства, предназначенные для организации связи и передачи данных (информации, знаний).
С появлением компьютеров, у специалистов, занятых в самых разнообразных предметных областях (банковской, страховой, бухгалтерской, статистической и т. д.), появилась возможность использовать информационные технологии. В связи с этим возникла необходимость в определении понятия существовавшей до этого момента традиционной (присущей той или иной предметной области) технологии преобразования исходной информации в требуемую результатную. Таким образом, появилось понятие предметной технологии. Необходимо помнить, что предметная технология и информационная технология влияют друг на друга.
КАК использовать информационные технологии в бизнесе?
Под предметной технологией понимается последовательность технологических этапов по преобразованию первичной информации в результатную в определенной предметной области, независящая от использования средств вычислительной техники и информационной технологии.
Информационные технологии могут существенно отличаться в различных предметных областях и компьютерных средах, выделяют такие понятия как обеспечивающие и функциональные технологии. Обеспечивающие информационные технологии — это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач. Они могут базироваться на совершенно разных платформах. Это связано с наличием различных вычислительных и технологических сред. Поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции, которая заключается в необходимости приведения различных ИТ к единому стандартному интерфейсу.
Функциональная информационная технология это такая модификация обеспечивающих информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Таким образом, функциональная информационная технология образует готовый программный продукт (или часть его), предназначенный для автоматизации задач в определенной предметной области и заданной технической среде.
Преобразование (модификация) обеспечивающей информационной технологии в функциональную может быть выполнена не только специалистом-разработчиком систем, но и самим пользователем. Это зависит от квалификации пользователя и от сложности необходимой модификации. В зависимости от вида обрабатываемой информации, информационные технологии могут быть ориентированы на:
- * обработку данных (например, системы управления базами данных, электронные таблицы, алгоритмические языки, системы программирования и т. д.);
- * обработку текстовой информации (например, текстовые процессоры, гипертекстовые системы и т. д.);
- * обработку графики (например, средства для работы с растровой графикой, средства для работы с векторной графикой);
- * обработку анимации, видеоизображения, звука (инструментарий для создания мультимедийных приложений);
- * обработку знаний (экспертные системы).
Следует помнить, что современные информационные технологии могут образовывать интегрированные системы, включающие обработку различных видов информации.
Технология обработки информации на компьютере может заключаться в заранее определенной последовательности операций и не требовать вмешательства пользователя в процесс обработки. В данном случае диалог с пользователем отсутствует и информация будет обрабатываться в пакетном режиме обработки. При этом экономические задачи, решаемые в пакетном режиме, характеризуются следующими свойствами:
- * алгоритм решения задачи полностью формализован и процесс ее решения не требует вмешательства человека;
- * имеется большой объем входных и выходных данных, значительная часть которых хранится на магнитных носителях;
- * расчет выполняется для большинства записей входных файлов;
- * требуется большое время для решения задачи, что обусловлено большими объемами данных;
- * имеется жесткий регламент обработки информации т. е. задачи решаются с заданной периодичностью.
В том случае, если необходимо непосредственное взаимодействие пользователя с компьютером, при котором на каждое свое действие пользователь получает немедленные действия компьютера, используется диалоговый режим обработки информации. Диалоговый режим является не альтернативой пакетному, а его развитием. Если применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство пользователя в процесс решения задачи, то диалоговый режим предполагает отсутствие жестко закрепленной последовательности операций обработки данных (если она не обусловлена предметной технологией).
При внедрении современных информационных технологий в организацию преследуется две взаимосвязанные цели:
- * сокращение затрат в организации;
- * увеличение отдачи, повышение производительности.
Это достигаются за счет использования естественной специфики ИТ, которая проявляется в следующих аспектах.
- 1. Повышение производительности труда. Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют компьютерные системы справочно-нормативной информации, документооборота, корпоративных систем масштаба предприятия — позволяющие менеджерам и служащих осуществлять за короткое время те действия, на которые еще несколько десятилетий назад требовались дни и недели.
- 2. Увеличение конкурентоспособности бизнеса. Это возможно, например, путем фиксирования информацию о еженедельных поставках и возврате продукции от каждого продавца. После этого программа определяет доход от каждого продавца, сравнивает полученный результат, группируя их по сегментам и т. д. После этого определяется оптимальный ассортимент продукции для каждого сегмента, что позволяет увеличить доход дистрибьюторов и розничной торговли.
- 3. Интегрирование финансовой информации. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может столкнуться с разными оценками менеджеров по одной и той же проблеме. Например, финансовый отдел предоставляет свой вариант отчета о доходах, а отдел продаж — свой.
Остальные подразделения так же могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. Единая система создает один окончательный вариант отчета, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну информационную систему.
- 4. Быстрое обслуживание заказов. В современных ИТ для предприятий заказ проживает всю свою жизнь — от момента появления и до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.
- 5. Стандартизация и ускорение процесса производства. Крупные производственные компании, особенно нацеленные на приобретения и слияния, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. Современные информационные технологии основаны на стандартных методах автоматизации определенных шагов производственного процесса.
- 7. Оптимизация складских запасов. Современные ИТ способствуют тому, что производственный процесс протекает регламентировано (без сбоев), улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, может использоваться специальный модуль, который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства систем.
- 8. Стандартизация информации по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес-единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить системы масштаба предприятия с модулями по управлению персоналом. Современная информационная технология в экономике направлена на создание различных видов отчетов: регламентированных и специальных.
Они могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов. Формироваться регулярно и/или по запросу и т. д. Целью информационной технологии, используемой в экономике и управлении бизнесом, является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений.
Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления. Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Таким образом, необходимость и актуальность автоматизации информационных процессов в экономике заключается в следующем:
- * своевременное информационное обслуживание, стремительно развивающихся товарных и финансовых рынков;
- * рост потребности в разработках автоматизированных систем обработки информации и управления;
- * дифференцируется и повышается количество и качество информационной продукции;
- * изменяются взгляды и подходы к оценке роли информации в современном обществе;
- * повышаются требования к содержанию и формам представления данных;
- * сокращается время между совершением хозяйственных операций и их информационным отображением, необходимым для принятия решений;
- * ускоренные темпы развития самой отрасли информатизации в мировом экономическом пространстве;
- * превращение деятельности по разработке и внедрению программных технологий в один из видов бизнеса:
- * доступность вычислительной техники и программного обеспечения как товара внутреннего компьютерного рынка.
информационный технология система экономика
Источник: vuzlit.com
Использование современных информационных технологий в бизнесе
В статье представлен опыт применения технологий и средств анализа и проектирования информационных систем для описания и осмысления деятельности и бизнес-процессов предприятия малого бизнеса с целью повышения их эффективности. Описаны основные понятия анализа деятельности предприятия, моделирования бизнес-процессов, их целей.
Рассмотрен пример применения инструментов и методов стратегического анализа предприятия, его показателей, конъюнктуры рынка, экономической эффективности при решении задачи оценки положения предприятия на рынке, его улучшения и укрепления. Детально рассмотрены бизнес-процессы компании (интернет-магазин по продаже фермерских продуктов с доставкой на дом), разработаны основные рекомендации по повышению эффективности деятельности, включая мероприятия по усилению конкурентных преимуществ, а также меры по устранению проблемных мест, выявленных в результате анализа одного из основных бизнес-процессов – обслуживание клиентов. Компания работает в сфере услуг, процесс обслуживания потребителя влияет на его стратегию, развитие возможностей, роста финансовых показателей, привлечения новых клиентов, пополнения списка постоянных. Описанная в статье работа является законченным исследованием, но открытым для дальнейшего развития и использования. Результаты, описанные в статье, являются востребованными и нашли одобрительный отклик у руководства предприятия.
электронный бизнес
анализ деятельности
стратегический анализ
бизнес-процесс
повышение эффективности
моделирование бизнес-процессов
информационные технологии
2. Тельнов Ю.Ф., Федоров И.Г. Инжиниринг предприятия и управление бизнес-процессами. Методология и технология. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. 207 с.
3. Долганова О.И., Виноградова Е.В., Лобанова А.М. Моделирование бизнес-процессов. М.: Юрайт, 2018. 289 с.
5. Николаева М.А., Калугина С.А., Карташова Л.В. Анализ российского рынка органических продуктов питания // Сибирский торгово-экономический журнал. 2016. № 1. С. 226–230.
Стремительное развитие информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в 1960–1970-х гг. дало толчок возникновению электронной коммерции, что позволило упростить и удешевить обмен данными между и внутри предприятий. Стало возможным автоматизировать коммерческую деятельность предприятия, используя не только информационные системы и технологии, но и интернет-технологии для передачи данных и предоставления Web-сервисов.
Процессы, ставшие характеристикой эры глобальной компьютеризации и информатизации всех сфер деятельности человечества, обусловливают динамичность и сложность конъюнктуры рынка, усиление конкурентной борьбы между компаниями, а также быстрые и непредсказуемые изменения законодательства и многое другое.
Чтобы сохранить конкурентоспособность в этих условиях, предприятия вынуждены переосмыслять формы и способы ведения своей деятельности и прибегать к новым методикам, позволяющим улучшить свое положение на рынке.
Сегодня электронный бизнес – это широкая сфера деятельности, в которой работают специалисты разного профиля, программы подготовки которых есть в различных вузх, в том числе в Государственном университете «Дубна».
В процессе обучения студент, получив теоретический багаж знаний, применяет их в конкретных реальных проектах или задачах, выполняя курсовые работы, научно-исследовательские работы (НИР) или выпускную работу бакалавра или магистра.
Цель исследования: анализ успешного опыта использования информационных технологий, инструментов и методов стратегического анализа предприятия, его показателей, конъюнктуры рынка, экономической эффективности, анализа и оптимизации бизнес-процессов компании.
Материалы и методы исследования
Материалом для статьи послужили результаты применения информационных технологий анализа деятельности предприятия малого бизнеса, выполненного авторами, и применяемые методы (это, прежде всего, методы стратегического анализа предприятия и методы анализа его бизнес-процессов). Кроме того, важен анализ результатов, полученных при решении конкретной задачи, которые являются востребованными в реальной практической деятельности.
Результаты исследования и их обсуждение
Исходя из того, что работа посвящена повышению эффективности продаж компании за счет анализа текущей деятельности предприятия и рассмотрения основных бизнес-процессов, протекающих в организации, с последующим составлением списка рекомендаций по усовершенствованию деятельности компании, рассмотрим те информационные технологии, методы и средства, которые были изучены и использованы при выполнении исследования.
Объектом исследования выступает предприятие электронной коммерции – общество с ограниченной ответственностью, являющееся интернет-магазином по продаже фермерских продуктов с доставкой на дом.
Теоретические основы и понятия анализа деятельности предприятия и моделирования бизнес-процессов
Стратегия коммерческой организации представляет собой совокупность ее главных целей и основных способов достижения данных целей. Одним из первоначальных этапов процесса формирования стратегии является стратегический анализ, который показывает структуру целей и задач, стоящих перед организацией. Основная цель стратегического анализа заключается в определении влияния внешних и внутренних факторов на стабильное функционирование и устойчивое развитие компании, а также выработка стратегических решений, направленных на наиболее полное использование положительных факторов и нейтрализацию отрицательных [1].
В практике аналитики организаций встречаются различные технологии проведения стратегического анализа. Однако наиболее часто применяются такие универсальные технологии стратегического анализа, как SWOT-анализ и ситуационный анализ.
На основании проведенного анализа в целях результативного и эффективного управления компанией разрабатывается комплекс мероприятий для следования выработанной стратегии, а также сбалансированная система показателей (ССП) – методология реализации стратегии развития компании [1].
Современные предприятия, как правило, имеют сложную структуру, обусловленную многопрофильностью деятельности, территориальной распределенностью подразделений, большим числом кооперативных связей и др. Помимо традиционного функционального подхода к управлению компанией, основанного на закреплении перед каждой структурной единицей компании определенных функций и изолированности функциональных подразделений по отношению к общим результатам, все большее внимание привлекает процессный подход, при котором акценты управления смещены на управление бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность взаимодействующих подразделений предприятия [2].
Суть процессного подхода заключается в идентификации бизнес-процессов и в последующем управлении системой процессов в организации и их взаимодействием.
Процессный подход дает возможность наиболее полно и формализованно описывать деятельность компании графически, поскольку в описании процессов преобладают модели, построенные на основе какой-либо методологии.
Моделирование бизнес-процессов производится для того, чтобы определить, как осуществляется та или иная работа, что требуется для ее выполнения, где возникают сложности и риски, кто отвечает за выполнение данной работы и т.д. Другой задачей моделирования может быть фиксация существующего порядка выполнения процессов в целях последующей регламентации и контроля деятельности работников, участвующих в реализации этих процессов [3].
Анализ бизнес-процессов является одним из этапов работ, связанных с улучшением деятельности компании: описанием, анализом и совершенствованием. Эти работы циклично связаны друг с другом. Для того чтобы что-то оптимизировать, сначала нужно описать тот объект, который будет подвергаться изменениям, потом его исследовать, проанализировать сильные и слабые стороны, возможные варианты повышения эффективности, выбрать из них лучший и только потом произвести все необходимые изменения [3].
Выделение проблемных областей является традиционным средством качественного анализа процесса. Основное назначение этого способа анализа состоит в том, чтобы определить направления дальнейшего более углубленного анализа. Как правило, выявление проблемных областей осуществляется путем интервьюирования руководителей и сотрудников, участвующих в рассматриваемом процессе.
Оценка текущего состояния компании и перспектив ее развития
В ходе рассмотрения специфики деятельности компании, занимающейся продажей фермерских продуктов, выполнен анализ рынка органических продуктов питания в России, свидетельствующий о том, что производство органической продукции на российском рынке находится в стадии становления, обладает огромным потенциалом, так как растет спрос россиян на продукцию из натуральных компонентов, и конкуренция в данной отрасли достаточно низкая [4]. Кроме того, анализ целевой аудитории рынка органических продуктов питания в России показал, что заинтересованных в потреблении органических продуктов россиян немало [5].
Оценив текущие цели и задачи компании, результаты выполнения текущей маркетинговой стратегии, проведя анализ экономической эффективности компании и конкурентной среды, на основании детального анализа преимуществ конкурентов, а также потребностей клиентов были выделены следующие основные ключевые факторы успешного развития компании (КФУ) в рыночном сегменте, связанным с производством и продажей органических продуктов:
- поддержка и развитие рекламной кампании, повышение уровня осведомленности клиентов о бренде;
- поиск новых производителей уникальной натуральной продукции;
- доработка внутренней информационной системы компании и осуществление ее качественной постоянной поддержки и адаптации к изменениям;
- снижение величины постоянных издержек путем оптимизации процессов логистики и сборки заказов;
- осуществление тщательного контроля за работой системы качества в компании, а также получением обратной связи от клиентов.
Выбранные КФУ являются основой для следующего этапа стратегического анализа компании – составлению матрицы SWOT-анализа, что в свою очередь позволяет сформировать список основных мероприятий в рамках выделенных стратегий:
- увеличение доверия к сервису и знания торговой марки за счет расширения географии продаж и проведения PR-кампании;
- подержание качества товаров и обслуживания на высоком уровне;
- организация мероприятий по снижению временных и финансовых затрат на логистику;
- организация технического оснащения основных процессов, протекающих в компании, с целью их оптимизации;
- снижение воздействия на производство услуги внешних факторов – поставщиков продукции путем расширения ассортимента товаров, а также организации правового урегулирования всех вопросов взаимодействия с производителями.
Заключительным важным этапом стратегического анализа выступает разработка и последующее использование сбалансированной системы показателей (ССП) для результативного и эффективного управления организацией. Представим стратегические цели компании по блокам ССП в виде таблицы (таблица).
Построенная система сбалансированных показателей представляет непосредственные возможности для контроля реализации выявленной миссии компании – стать компанией №1 в России, продающей высококачественные свежие фермерские продукты. Данная система позволяет в короткие сроки определить возможные отступления от первоначально принятой траектории развития и оценить необходимость корректировок.
Идентификация бизнес-процессов компании
Важным этапом проведения комплексной диагностики компании выступает выделение бизнес-процессов предприятия с их последующим моделированием и описанием. На основании проведенного исследования было выделено 4 группы бизнес-процессов:
- основные процессы, прямой целью которых является получение дохода;
- обеспечивающие процессы, т.е. вспомогательные процессы, позволяющие поддерживать инфраструктуру организации на должном уровне;
- бизнес-процессы управления;
- бизнес-процессы развития, т.е. процессы, обеспечивающие совершенствование и развитие компании.
Структура стратегических целей в компании
? Завоевать 70 % доли российского рынка в сфере продажи натуральных деревенских продуктов
? Иметь с легкостью масштабируемое пространство для размещения всех товаров, востребованных покупателями.
? Поддерживать уровень удовлетворения покупателей на 98 %.
? Свести к нулю количество нареканий от клиентов
? Повысить уровень узнаваемости бренда
? Добиться поставки продуктов суточной свежести для 70 % ассортимента предлагаемых товаров.
? Расширить ассортимент в 3 раза для борьбы с отменами поставок товара.
? Добиться снижения уровня цен до доступных и адекватных для потребителя
Потенциал (обучение и развитие)
? Внедрить систему стратегического управления и мотивации
? Совершенствовать систему управления организационным знанием
Дерево основных бизнес-процессов компании
Детальное описание основных процессов выполнено в методологии структурно-функционального моделирования IDEF0 и представлено на рисунке.
Для более детального рассмотрения и анализа был выбран один из основных бизнес-процессов компании – обслуживание клиентов, так как одним из главных преимуществ компании в сравнении с конкурентами является клиентоориентированность – способность организации извлекать дополнительную прибыль за счет глубокого понимания и эффективного удовлетворения потребностей клиентов. При детальном рассмотрении выбранного бизнес-процесса было решено провести анализ процесса решения жалоб, который является важной неотъемлемой частью обслуживания клиентов в компании.
Анализ данного процесса показал малую его эффективность в отношении временных затрат, а также качества обслуживания. Одним из возможных путей совершенствования процесса может стать перераспределение обязанностей участников бизнес-процесса: специалиста по обслуживанию, который осуществляет прием и регистрацию обращений, а также доводит до клиента полученное решение, и ответственного в лице менеджера по качеству или товароведа, осуществляющего поиск решения и организацию мер по устранению причин претензии. Как показали исследования, можно добиться следующего:
- сократить время ожидания ответа со стороны клиента в связи с передачей всех обязанностей по решению претензий «в одни руки»;
- увеличить рабочее время специалиста по обслуживанию для выполнения основных обязанностей.
Таким образом, эффективно решая возникающие у клиента вопросы, можно надеяться увеличить число постоянных клиентов, что является залогом успешного роста.
Итак, проведенный стратегический анализ позволил комплексно проанализировать организацию с точки зрения ее внутренней и внешней среды и сформулировать комплекс мероприятий, с помощью которых предприятие сможет повысить не только объем продаж, но и укрепить преимущества компании по отношению к конкурентам. Компания является интернет-магазином, имеет собственный сайт, что позволяет вести эффективную рекламную деятельность и быстро реагировать на пожелания клиентов и поставщиков.
Кроме того, постоянный анализ бизнес-процессов компании с применением современных информационных технологий и средств позволяет предприятию улучшить и укрепить свое положение на рынке, повысить эффективность продаж, увеличить число постоянных клиентов.
Источник: top-technologies.ru
Использование современных информационных технологий в деловом общении
Цель работы – изучение и анализ используемых информационных технологий в сфере делового общения, выявление конфликтных ситуаций и путей их решения.
Задачи, решаемые в ходе работы:
— Изучить историю возникновения информационных технологий в деловом общении в период становления и развития этой отрасли;
— Разобрать функции информационных технологий в деловом общении;
— Структурировать информационные технологии в деловом общении по их видам
Введение…………………………………………………………3
1 Теоретико-методологический анализ современных информационных технологий в деловом общении………………. 5
История информационных технологий в деловом общении……5
1.2 Виды информационных технологий в деловом общении. 7
1.3 Функции информационных технологий в деловом общении.….17
2 Анализ конфликтной ситуации…. 20
Заключение……………………………………………………..24
Список использованных источников……………………………….25
Файлы: 1 файл
Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении в сеть его компьютера.
Возникает уникальная возможность быстро ознакомить практически любой круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и оперативно получать ответ на эти материалы. В настоящее время компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана с другими европейскими сетями и со всем миром. Сеть Интернет позволяет получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.
1.3 Функции информационных технологий в деловом общении
С помощью информационных технологий можно выполнить следующие действия:
— Передавать, принимать информацию и управлять ею.
— Применять классические правила бизнеса.
— Обеспечивать доступ к интеллектуальному достоянию всего мира.
— Обеспечивать связь между людьми и народами.
— Обеспечивать быстрые методы ведения дел.
Информационные технологии разветвляются на следующие сферы деятельности: 5
— Коммерция процесс оформления сделок осуществляется в сети Интернет.
— Образование возможность самообразования.
— Работа — 50 % вакансий находятся в сети Интернет.
— Покупательная способность – предоставляются коммерческие предложения со скидками и оптимальными ценами.
— Политика процесс голосования переходит в сеть.
Какую роль играют информационные технологии в нашей жизни?
— Электронная почта вместо факса.
— Возможность обмена информацией.
— Коммерция в Интернет покупается почти все.
— Передача данных отправка звука, видео, текстов.
— Управление информацией на основе сети Интернет.
— Помощь в решении отсортированные и упорядоченные данные.
Таким образом, возможности современных технологий и средств делового общения, это:
— Сотрудничество/координация усилий. Позволяет компаниям узнать запросы и проблемы потребителя.
— Современное средство общения. Ускоренная практика деловых отношений.
— Поиск партнеров. Контроль заказчиков и партнеров.
— Контролирует цены на продукцию, повышает конкуренцию.
— Наличие электронной почты.
— Средство обмена знаниями
— Знакомство с информацией различного вида: текст, аудио, видео, фото, моноскрипты, картины, графика, анимация.
— Электронный магазин, электронный бизнес.
2 Анализ конфликтной ситуации
Конфликтная ситуация № 1:
В крупном офисе проходят деловые переговоры между двумя очень серьёзными фирмами. Первая фирма, которая и располагает офисом в центре города, занимается производством высокотехнологичной электроники. Будем называть её фирма «Pineapple».
Второй участник переговоров располагается в другой части света и занимается тем, что выпускает комплектующие, детали и аксессуары для продукции различных компаний. Эту компанию будем называть «Camcung». Две стороны решили, что необходимо снижать издержки, путём экономии на командировочных затратах.
Так «Pineapple» и «Camcung» договорились между собой, что проведут видеоконференцию в обусловленное время. Представители компании (специалисты по микросхемам, маркетологи и переводчик) «Pineapple» собрались в офисе в назначенное время и произвели звонок через Интернет на другой конец света. Соединение было успешно установлено, и на проекторе появился японец в костюме.
Стороны поприветствовали друг друга и перешли к решению поставленной задачи. Всё шло достаточно гладко, пока не случилось одно обстоятельство. Или компьютер перегрелся и начал давать сбои, или Интернет начал подтормаживать, вследствие чего некоторые слова накладывались друг на друга и изменялись.
Это произошло, когда представитель-переводчик компании «Pineapple» говорил фразу о том, как важно и престижно сотрудничество с такими крупными и авторитетными корпорациями как «Camcung». Но это не так важно, так как на другом конце провода, ввиду перебоев в Интернет-соединении, услышали такую фразу: «That’s done. You are asshole» («Сделка завершена. Вы некомпетентные дилетанты» перевод Волов Д.А.).
Японец недоумённо переспросил, но ответа не получил, увидев только улыбающегося сотрудника «Pineapple». Японцы вообще гордый народ, вот и сотрудник корпорации, производящей комплектующие, без лишних слов отключился от разговора и расторг контракт с американским крупным брендом. Сотрудники «Pineapple» недоумевали, что же такое произошло. Теперь они сотрудничают с корпорацией «SOMY».
Анализ конфликтной ситуации № 1:
Проанализировав данную ситуацию, мы понимаем, что тут имело место некоторое недопонимание со второй стороны. Оно было вызвано неполадками в программном обеспечении или сбоями в Интернете у первой стороны. Что тут можно посоветовать? Я считаю, что обстоятельства были не на стороне компании «Pineapple», так как они вели переговоры с японцами, а этот народ необычайно горд.
Услышав то, что они услышали, но не то, что было сказано, японцы вспылили и внесли ананасовую компанию в «чёрный список». Виной всему оказалось неподготовленное программное обеспечение американской фирмы или сбои в сети Интернет. В данном случае, стоило было либо продумать вопрос о скорости интернета, мощности компьютера, либо не поскупиться и отправить делегацию на подписание такого важного договора. 6
Современная информационная технология помешала одной компании заполучить очень выгодный и важный контракт с японцами. Такая ошибка могла стоить американцам миллионы денежных единиц.
Конфликтная ситуация № 2:
Юристу из «Национального Банка Голиаф» («GNB») Маршаллу Эриксону необходимо переслать по факсу важный документ-отчёт для начальства в отделение на западном побережье Соединённых Штатов. Маршалл очень добросовестный юрист, поэтому подготовил документы к пересылке ещё прошлым вечером. Но у Маршалла есть сотрудники, для которых розыгрыш – это смысл жизни.
Они знают, что Маршалл готовит все отчёты заранее, поэтому перед приходом своего друга на работу они поменяли график рентабельности собственных средств на ксерокопию изображения пятой точки Эрла с сорок пятого этажа. Также они настроили аппарат на копирование изображения 84 раза на машину в другой части страны.
Маршалл, не подозревая о подвохе, отправляет по факсу все документы и не только документы. Начальство получает сначала документы, а потом и бесконечное множество изображений сами понимаете чего. Маршалла Эриксона не уволили. Уволили Эрла. Всему этажу отменили премиальные за месяц.
Анализ конфликтной ситуации № 2:
В данном примере место имеет лишь человеческая глупость, инновационные технологии в данном примере лишь выполняют функции, посредством которых происходит конфликтная ситуация. Так что не обязательно, чтобы техника была неисправна. Порой человек сам поступает очень глупо, аморально и опрометчиво. 7
Современная информационная техника исполнила задуманное плохо мыслящего человека. Такой поступок в перспективе мог стоить компании потерю авторитета на рынке банковских услуг, если факс был бы отправлен напрямую в третью организацию. Но всё хорошо, что хорошо заканчивается.
Конфликтная ситуация № 3:
Молодой архитектор Тэд ждёт очень важного звонка на счёт его нового проекта высотного здания. Но обстоятельства вынуждают его покинуть свой дом не на долгое время. При этом свою проблему он решил, поставив у себя дома автоответчик, завалявшийся на чердаке. Убедившись, что устройство функционирует, Тэодорф уходит по своим делам.
Пока Тэда не было, ему несколько раз позвонила его мама, друг-юрист из «GNB», сосед из девятнадцатой квартиры. Когда телефон зазвонил вновь и автоответчик включился – вся память устройства уже была заполнена. В этот момент звонил потенциальный работодатель молодого архитектора на счёт проекта здания. Но сообщение он оставить не смог. Когда Тэд вернулся домой, он обнаружил, что его автоответчик заполнен, но долгожданного сообщения на счёт работы как не было, так и нет до сих пор.
Анализ конфликтной ситуации № 3:
В данной ситуации Тэд сделал почти всё правильно. Он быстро сообразил, что решением его проблемы будет являться информационные технологии – в данном случае автоответчик. Но тот автоответчик, который установил персонаж данной ситуации, являлся устаревшей моделью, не способной записывать большой объём сообщений. Таким образом, установка неподходящего оборудования, могла отрицательно сказаться на карьере молодого и перспективного архитектора. 8
В подобных ситуациях использование информационных технологий просто незаменимо. Но прежде необходимо убедиться, что устройство будет функционировать должным образом. Лучше избегать устаревших моделей, они могут подвести в самый неподходящий момент. Такое неприятное обстоятельство может повлиять на вашу карьеру. 9
Исходя из данной аналитической работы, можно заключить, что в современном мире уже не обойтись без информационных возможностей общения. Сегодня нет такой сферы человеческой жизни, где бы ни использовались компьютерные технологии или сам компьютер. Естественно, современная информационная сфера просто немыслима без компьютеров, а в частности, без новых информационных технологий. Что же мы относим к информационным возможностям нового типа? Это — компьютерные технологии, Интернет, электронная почта, факс, видеозвонок и т.д.
Это объясняется тем, что подобные технологии обеспечивают оперативность распространения и высокую степень доступности информации, которые в свою очередь делают современную информации более ценной и приоритетной. Конечно же, иногда возникают и сложности, подобные тем, что были описаны выше во второй главе. Но чаще они осуществляются либо по вине человека, либо из-за соей ещё пока не совершенности. Но эта проблема вполне решаема, необходимо лишь повысить уровень рабочих, провести переквалификацию и т.д.
Виды современных информационных технологий всё больше входят в нашу деловую жизнь, делают ее более эффективной. С помощью современных информационных технологий бизнес становится проще и одновременно сложнее.
Это можно объяснить тем, что вести бизнес становится намного легче, так как сокращаются издержки, появляется больше времени для принятия верного решения, упрощаются многие сложные процедуры и т.д. Сложнее же он становится лишь косвенно, в призме технологического обзора. Так теперь рабочее место в офисе – это не просто стол и телефон. Теперь рабочее место – это бесчисленное количество проводов, мониторов, камер, взаимодействующих друг с другом и образующих единую структуру, механизм.
Таким образом, современное деловое общение — это новые методы общения, образ мышления и действия.
Список использованных источников:
1 Таратухина Ю.В. Деловая коммуникация в сфере информационных технологий. Учебное пособие, АРТ-МЕНЕДЖЕР, 2011. – 200 с.
2 Кирсанов М. Курс делопроизводства / М. Кирсанов. – Новосибирск: Сфера, 2002. — 318 с.
3 Кузнецов И.Н. Технология делового общения / И.Н. Кузнецов. — М.: Март, 2004. — 128 с.
4 Куницина В.Н. Межличностное общение / В.Н. Куницина, Н.В.Казаринова. — СПб.: Питер, 2001. — 413 с.
5 Лейхифф Дж. М. Бизнес — коммуникации / Дж.М. Лэйхифф, Дж.М.Пенроуз. — СПб.: Питер-Бук, 2001. — 688 с.
6 Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. — М.: Книжный мир, 2007. – 314 с.
7 Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2004. – 256 с.
8 Слободин А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб.пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. — 43 с.
9 Томилов В.В. Культура предпринимательства / В.В. Томилов. — СПб.: Питер, 2000. — 359 с.
10 Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. — М.: издательство «Перспектива», 2002. – 246 с.
11 Шевчук Д.А. Деловое общение. Учебное пособие для ССУЗов / Д.А. Шевчук. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 192 с.
1 Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2004. – с. 34 — 52
2 Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. — М.: издательство «Перспектива», 2002. – 127 с.
3 Таратухина Ю.В. Деловая коммуникация в сфере информационных технологий. Учебное пособие, АРТ-МЕНЕДЖЕР, 2011. – 87 с.
4 Куницина В.Н. Межличностное общение / В.Н. Куницина, Н.В.Казаринова. — СПб.: Питер, 2001. – 264 с.
5 Слободин А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб.пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. — 23 с.
Источник: www.yaneuch.ru
