Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний?
И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.
Первые шаги
Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом. Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников.
Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре. В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.
Прием на работу и другие кадровые процессы в Битрикс24
Цели и задачи кадровой службы
- Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
- Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
- В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права.
В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности.
Как распределить роли?
Способ организации работы, распределение обязанностей зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.
Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.
Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом. При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга. Это будет способствовать эффективной и четкой работе.
При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия отделов или департаментов.
Принцип работы кадрового агентства
Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.
Как определить состав?
Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров. Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:
- Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
- Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
- В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства.
При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.
Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству. Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала. Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.
Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться.
Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:
- Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.
- Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;
- Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;
- Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.
Как быть при слиянии компаний?
Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ), то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.
Пример
По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос — как выстроить единую кадровую структуру. Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.
А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.
В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров. В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров — специалисты ЗАО «Цветовод». Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.
Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.
Кадровая служба на аутсорсинге
В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг. Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно. Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров.
Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.
А как у вас?
Ангелы и обезьяны: как применять бизнес-процессы для решения кадровых задач?
Традиционно считается, что бизнес-процессы помогают людям лучше и проще справляться с ежедневной оперативной работой. Ведь если есть описанный бизнес-процесс, то нет необходимости каждый раз заново изобретать велосипед, можно просто делать «как написано». И это действительно работает!
Удивительно, что бизнес-процессы могут помочь в решении задач, которые, казалось бы, не имеют к ним отношения. Например, бизнес-процессы и процессный подход могут с успехом применяться в области управления персоналом. Причем речь не идет о том, чтобы просто описать процессы, которыми занимаются HR-менеджеры, а именно процессы поиска и найма людей и адаптации персонала.
Кейс о кадровом голоде
Мой клиент работает в специфической сфере: продажа натурального каучука и авиационных шин. У него вечная проблема с поиском подходящих людей, хотя компания достойно платит и не требует от сотрудников чего-то сверхъестественного. Но из-за самой специфики отрасли профиль сотрудника такой сложный, что подходящих людей на рынке труда практически нет.
Так, например, чтобы работать с авиационными шинами, нужно неплохо понимать физику и химию, а чтобы эффективно взаимодействовать с поставщиками каучука, нужен технический английский — кстати, сами поставщики из юго-восточной Азии на нём говорят не очень хорошо.
Что в такой ситуации делает HR-менеджер? Расширяет географию поиска, придумывает интересное описание вакансии или создает систему внутренней подготовки и обучения людей. Мой клиент вложил много времени и сил в такой подход. К сожалению, он не дал компании требуемого результата: ни закрытых вакансий, ни сокращения адаптации для тех сотрудников, которых все-таки удалось нанять.
В конце концов компания решила опереться на управление бизнес-процессами. Что именно сделала компания?
Бизнес-процессы и HR
В первую очередь, компания уточнила (а где-то даже просто описала с нуля) технологию основных бизнес-процессов. Казалось бы, зачем? Сотрудники говорили, что они и так хорошо представляют, что и как они делают.
Однако детальное представление того, из каких этапов и операций состоят бизнес-процессы в компании, помогло очень точно сформулировать требования к персоналу. Причем теперь речь шла не о том, что нужно делать закупщику или менеджеру по продажам. Можно было точно понять, что должен знать и уметь сотрудник на разных этапах процесса.
Что дальше? Компания посмотрела на персонал и увидела следующую картину:
- есть ограниченное количество людей, которые, в принципе, могут справляться со всем — назовем их «ангелами». Проблема в том, что «ангелов» мало, их не хватает на все этапы бизнес-процессов. Именно их HR-менеджер и не мог найти и нанять.
- есть сотрудники, которые не дотягивают до того, чтобы доверить им какой-то процесс целиком — назовем их «обезьянками». У них есть преимущество: их много, и компания без особых проблем может отыскать их на рынке труда.
Дальше компания смогла взглянуть на все бизнес-процессы и выделить те этапы, где «ангельское» участие абсолютно необходимо, так как они требуют максимальной квалификации и имеют критическое значение для успеха общего дела. А все остальные задачи и операции процесса поручили «обезьянкам».
Кроме того, компания поняла: если доверять «обезьянкам» менее ответственные и сложные задачи, они ближе знакомятся с бизнес-процессами в целом. Поэтому в дальнейшем можно рассчитывать, что из некоторых из них вырастут «ангелы».
Воспользовавшись процессным подходом, компания смогла за три с половиной месяца решить проблему кадрового голода, одновременно разгрузив от рутины самых ценных и опытных сотрудников.
Как бизнес-процессы помогают «утолить кадровый голод» за 6 шагов?
Из этого частного случая можно выделить общий подход к тому, как делать бизнес, когда квалифицированного персонала объективно не хватает.
Например, если есть проблемы с менеджерами по продажам (а с ними практически всегда есть проблемы), то закрыть вакансию помощника менеджера сравнительно легко. На него мы можем переложить часть менеджерских задач, связанных с текущими клиентами, документооборотом или расчётом сделок. Конкурентоспособная оплата труда для таких сотрудников будет значительно ниже, чем деньги, которые приходится платить уже опытным, подготовленным менеджером.
Вот общий алгоритм, который поможет разобраться с кадровым голодом с помощью бизнес-процессов:
- Опишите пошаговую технологию всех бизнес-процессов, в которых наблюдается хроническая нехватка персонала.
- По каждой операции (или этапу) бизнес-процессов определите реальные (!) требования к квалификации персонала, как можно четче опишите, что именно он должен уметь делать.
- Разделите все операции процесса на две категории: «сложные» и «простые». При желании можно добавить категорию «средние».
- Перераспределите ответственность сотрудников: направьте самых опытных на сложные этапы процессов, а недостаточно квалифицированных сотрудников и новичков — на легкие.
- Наймите недостающий персонал для легких операций.
- Постройте систему обучения, направленную на постепенный переход сотрудников с легких операций на сложные.
Практика показывает, что использование бизнес-процессов в управлении персоналом помогает быстрее закрывать вакансии, часто с меньшими затратами, и создать в компании по-настоящему действенную систему развития и обучения персонала.
Подробнее о процессном управлении в малом и среднем бизнесе читайте в моей новой книге «Управление бизнес-процессами по-человечески». Она поможет повысить удовлетворенность клиентов, сплотить команду, уточнить систему показателей в компании и привлечь бизнес-партнеров.
Источник: leadmachine.ru
Кадровые процессы в организации
Кадровыми процессами в структуре компании принято называть некий алгоритм действий, обеспечивающий достижение заданной цели. Цель создаётся в границах кадровой политики или программы организации. Достижение результата должно при этом осуществляться с рациональным подходом к эксплуатации трудовых, материальных ресурсов, соответствовать официальному законодательству и современным принципам управления предприятием.
Структура кадрового процесса
Структуру отдельно взятого кадрового процесса составляют:
— формирование и внедрение политики выбора кадров и расстановки людей по должностям;
— выполнение строгих норм принятия на работу и увольнения персонала;
— создание и соблюдение условий трудовой деятельности руководящих кадров;
— профессиональные знания, образование и квалификация с возможностями для дальнейшего развития навыков;
— определение профессионализма и моральных качеств специалистов;
— освоение технологий деловой культуры;
— формирование штата компании по опыту, качествам личности, квалификации;
— урегулирование социальных конфликтов в организации;
— закрытие трудовых споров;
— контроль за результатами деятельности сотрудников;
— проведение аттестационных испытаний;
— стимулирование трудовой деятельности.
Кадровые процессы в управленческих кадрах
Часто кадровые процессы прослеживаются в характеристиках сотрудников, социальных отношениях на предприятии. Управленческие кадры — это ресурсы власти, инструменты для осуществления некоторых полномочий. Личность, располагающая такими ресурсами, при сложении ряда условий, получает возможность влиять на окружающих людей. Происходит безостановочное изменение ресурсов власти, их рост или снижение. При этом, накоплению и распределению власти между субъектами в организации способствуют именно кадровые процессы.
Общая характеристика кадровых процессов
Кадровые процессы в своих характеристиках напоминают общественные. Содержание этих процессов обусловливается влиянием на предприятие факторов извне и индивидуальными характеристиками самого предприятия. Строгая структура кадрового процесса — это метод выстраивания стойких взаимоотношений компонентов общей системы. Любым изменениям компонентов структура будет противостоять, но станет условием накопления изменений, которые впоследствии дадут толчок к развитию организации.
Характеристики кадровых процессов формируются кадрами. Ключевыми элементами структуры кадровых процессов в компании могут быть:
— образовательный и профессиональный уровень;
Влияние на кадровые процессы
Основной способ управления кадровыми процессами — сознательное влияние на структуру, характеристики и направленность. Ключевой механизм управления — регулирование кадров, согласно принятым нормам кадровой политики организации.
Теги: Кадровые процессы в организации, управление кадровыми процессами в организации, процесс кадровой деятельности организации, организация процесса кадрового планирования, основные кадровые процессы в организации, процесс формирования кадровой политики организации, процесс кадровых решений в организации.
Источник: hr-portal.info