Одной из основных функций в менеджменте и самоменедж- менте является контроль. Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса.
Именно он позволяет выявить, были ли достигнуты поставленные цели, и произвести необходимую корректировку. Под контролем следует понимать процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными.
В организационном плане контроль необходим для выявления на более ранней стадии неблагоприятного развития событий с тем, чтобы руководитель мог скорректировать план, дать новые указания, провести реорганизацию и в итоге преодолеть любую из возможных проблем.
В психологическом плане контроль должен способствовать повышению мотивации труда и тем самым задавать импульсы для новой постановки целевых задач.
Своевременный контроль за результатами деятельности позволяет учиться на возникающих ошибках, т.е. набираться опыта.
Контроль, как функция самоменеджмента, охватывает три задачи [68, с. 180]: Осмысление физического состояния. Сравнение запланированного с достигнутым. Корректировка по установленным отклонениям.
#1 Подкаст «Про бизнес». Как контролировать бизнес-процессы в компании
Время, продолжительность и регулярность контроля в определенной степени зависят от исполняемых задач и поставленной цели. В этой связи следует различать: контроль процесса и осуществляемой деятельности; контроль результатов (целевой контроль).
Наука и практика сформулировали несколько обязательных принципов контроля. Контроль должен быть разумным. Контроль должен быть своевременным. Контроль должен быть оперативным, упреждающим развитие событий. Контроль должен быть постоянным.
Для контроля за результатами проделанной работы в течение дня можно задавать себе, например, такие вопросы: Выполняю ли я действительно необходимые задачи1? Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью? Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела, в том числе и срочные7 Собираю ли я в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.п.? Использую ли я все другие возможности рационализации и разгрузки? Веду ли борьбу с «помехами» и «поглотителями времени»?
Не менее важным аспектом контроля результатов является
регулярный анализ своей деятельности и своего времени, а также составление листка дневных «помех», что позволит совершенствовать свою рабочую методику [68, с.
Г рафик рабочего времени — это самое наглядное свидетельство того, как и на что тратится время. С помощью хорошо налаженной системы учета времени можно буквально по минутам проследить, куда и на что уходит время. Конечно, самое сложное — это строго придерживаться своего графика и контролировать его выполнение.
Написав план, расписав в нем все до мельчайших деталей, необходимо выполнять его, а не искать оправданий собственной нерадивости. Планирование работы и строгое соблюдение плана (контроль за процессом и результатами его выполнения как на промежуточных этапах, так и на завершающем) — вот основа, на которую опирается вся наука управления временем.
Функции руководителя. Контроль сотрудников, как способ лучшего результата.
Другое дело — учет специфики работы при составлении плана. Здесь необходимо брать тот вариант, который подходит именно вам, который считается оптимальным для конкретных условий труда. Необходимо быть реалистом, прежде всего по отношению к самому себе, и постараться объективно посмотреть на себя со стороны.
Полученный в результате этого опыт поможет выявить «поглотители времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, ненужную отчетность, лишние или слишком продолжительные совещания, отвлечения от работы, слишком большой объем представительской деятельности, неверные приоритеты, недостаточное делегирование дел) и принять соответствующие контрмеры.
Качество работы, бесспорно, повысится, когда, поборов всякого рода неожиданности и помехи, вы станете четко планировать свое рабочее время, посещать меньше собраний и совещаний. Сразу можно будет почувствовать, что появилось дополнительное время, которое так необходимо. Вместе с тем, заметно повышается и производительность труда [225, с. 96]. Всего этого можно достигнуть только при четкой организации контроля за процессами и результатами своей деятельности.
Но, безусловно, самый большой успех — это появившаяся возможность выделить дополнительное время на обдумывание перспективных производственных проблем, на деловое общение с коллегами и подчиненными, что повышает эффективность работы.
Кроме того, при плохо организованной системе контроля снижается уровень исполнительской дисциплины. Поэтому совершен- “вование системы контроля—одна из важнейших задач [24, с. 147].
Для повышения эффективности контроля руководитель долей осуществлять постоянный анализ процесса своей деятельно- ти и использования времени (приложение 11).
Анализ процесса деятельности и времени в рамках контроля, ак функции самоменеджмента, означает сравнение фактическо-
о использования времени с запланированным.
Контроль деятельности и времени может осуществляться сле- ующими основными способами: Запланированное время (целеустановка). Следует сформулировать и записать то, какие из важных задач можно было бы выполнять, если бы ежедневно вы имели на 1 ч больше времени в своем распоряжении. Восприятие фактического течения времени и деятельности. С целью контроля за планируемым и затраченным временем необходимо регулярно в письменном виде фиксировать осуществляемые в течение недели виды деятельности, а также формулировать необходимые мероприятия по их оптимизации (табл. 30).
Не забывайте фиксировать в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.
Источник: economy-ru.com
Что контролировать: результат или процесс?
У каждого руководителя бизнеса свой взгляд на проблему контроля персонала. Для большинства менеджеров очевидно, что контролировать сотрудников и бизнес-процессы нужно, но подходы к мониторингу сильно разнятся.
Один убежден, что необходимо только спрашивать результат, другой предпочитает отслеживать все этапы выполнения заданий, а для третьего контроль означает шпионаж за сотрудниками и ловлю нарушителей дисциплины. На мой взгляд, последний из перечисленных подходов — самый неудачный из всех. Слежка демотивирует работников и практически никак не помогает достигать результатов. В отношении же контроля результата или времени я уверен, что необходимо совмещать их, так как по отдельности они менее действенны, чем в комплексе.
Необходимость и важность контроля чаще отрицают подчиненные. Их мотивы ясны: мониторинг ограничивает свободу и не дает заниматься личными делами на рабочем месте. Мне странно слышать, когда мнение о бесполезности контроля высказывают руководители. Ведь контроль — одна из основных функций менеджера.
Контроль необходим везде, где ставятся задачи, а среди подчиненных есть не только сверхмотивированные, инициативные и талантливые сотрудники.
Контроль совершенно необходим, когда организация растет. С усложнением иерархической структуры компании возрастает риск того, что процессы на нижних уровнях происходят не так, как было задумано на верхних. Автоматизированный контроль в этом случае применяется не столько как инструмент, позволяющий измерить эффективность отдельных работников, сколько для того, чтобы оперативно замечать возникающие проблемы на макроуровне и решать их; чтобы у топ-менеджера была возможность в любой момент времени оценить ситуацию по объективным параметрам, а не полагаться лишь на отчеты подчиненных.
Контроль результата, безусловно, необходим: отслеживать итоговые показатели в цифрах на определенную дату — это основа основ. Однако только контроль процесса (хода движения к результату) позволяет выявлять отклонения и вовремя принимать меры.
Итак, возможно ли разделить эти два процесса и сосредоточиться лишь на одном? Если результат достигнут и план выполнен, то, как правило, мало внимания уделяется тому, как подчиненные к нему пришли. В лучшем случае, руководитель предложит рассмотреть «наиболее эффективные практики работы» на обучающем семинаре компании. Однако, если результат не такой, как мы ожидали, возникает необходимость «докопаться» до причин сложившейся ситуации.
Причины могут быть разные: работнику не хватает знаний и навыков (требуется обучение), перегруженность персонала (распределить задачи более равномерно), у сотрудника отсутствует мотивация (выяснить причины, принять меры), в подразделении не налажена координация работ, коллективу неправильно поставили задачи или завысили плановые показатели (разобрать проблему с менеджером) и т. д. Опять же, чтобы определить истинную причину, необходимо следить за процессом работы. В идеале, еще на этапе движения к цели (результату), руководитель сможет обнаружить проблему и устранить ее, не дожидаясь провала в выполнении задачи.
Кого и как контролировать
Итак, мы выяснили, что для эффективного управления организацией необходимо контролировать не только результат, но и процесс. Однако эффективность контроля будет зависеть от того, кого именно мы хотим мониторить.
Контроль процесса важнее контроля результата, если мы контролируем работников, которые основную часть трудового дня проводят за компьютером и выполняют стандартные операции. Например, сотрудники бухгалтерии, операционисты, операторы колл-центра, аналитики и т. д. Почему? Потому что результат для этих сотрудников — это строгое соблюдение регламентов и выполнение служебных обязанностей.
Контроль результата выходит на первый план (но не отменяет контроль процесса), если мы проводим мониторинг сотрудников, которые основную часть рабочего времени тратят на задачи, которые сложно регламентировать. Особенной творческой составляющей здесь нет, но вот варианты достижения результата сотрудники могут выбирать сами. Поэтому и результат у них может быть разным. В качестве примера таких работников можно привести рекрутеров, специалистов техподдержки, системных администраторов и т. д. Процесс здесь контролировать нужно для того, чтобы определять лучшие практики и разбирать «по косточкам» неудачи.
Если говорить о нюансах, то и эту категорию работников особенно важно контролировать в процессе решения поставленных перед ними задач, если ваши сотрудники в большинстве своем молодые специалисты. Оставляя им возможность самостоятельно выбирать варианты достижения цели, вы должны осознавать, что учиться на ошибках они будут за ваш счет.
Есть категория работников, в труде которых превалирует творческая составляющая. Это управленцы, программисты, сотрудники научных отделов, дизайнеры, писатели и т. п. Как контролировать эту категорию? Этот вопрос вызывает бурные дискуссии и не имеет однозначного ответа. Контролировать процесс в данном случае может быть вредно (зависит от личного восприятия контроля сотрудником), а контроль результата не так прост, как кажется.
В некоторых случаях применяются специализированные инструменты контроля. Так, у программистов активно эксплуатируются системы постановки задач, в которые «вписан» и анализ времени, потраченного на ту или иную задачу. Однако, это далеко не точный анализ, который не применим во многих случаях. Управленцы часто самостоятельно контролируют и анализируют рабочее время и его эффективность при помощи инструментов тайм-менеджмента, тайм-трекеров и автоматизированных систем контроля.
Практически любое благое начинание или действие при неправильном подходе может привести к негативным последствиям. Контроль — не исключение. Есть несколько ошибок контроля, которые можно назвать классическими в силу их распространенности:
Контроль без понимания сути контролируемого процесса. Сложно контролировать процесс, который менеджер не понимает. К примеру, менеджер не инженерной специализации не сможет контролировать технологический процесс самостоятельно. В этом случае лучше делегировать контроль специалисту в этой сфере.
Контроль, ограниченный инцидентами. Вы контролируете лишь ошибки работника и при первой возможности указываете ему на них? Ни один нормальный человек не выдержит, если его вы будете его только «шпынять». Контроль должен быть системным, но не должен быть слишком плотным. Не дергайте сотрудника между контрольными точками и не забывайте отмечать интересные и нестандартные решения в его работе.
Скрытый контроль, переходящий в явный при выявлении нарушений. Если вы устанавливаете систему контроля скрытно, не стоит открывать персоналу информацию о ней, когда сотрудник показал «плохую статистику». Контролировать работников скрытно имеет смысл, чтобы налаживать процессы, влиять на мотивацию отстающих сотрудников, стимулировать их к труду. Узнав, о скрытой слежке, работники будут демотивированы. Весь полезный эффект от воспитательной меры к провинившемуся будет несравнимо меньше, чем недовольство всего коллектива и обида на «плохого» руководителя.
Формальный контроль. Если вы лишь грозитесь «учтите, я все проверю», но не предпринимаете в дальнейшем никаких действий, не ждите отдачи от такого «контроля». Без конкретных требований и дел он не работает.
Источник: hr-portal.ru
Что контролировать: результат или процесс
Каждый руководитель имеет собственный взгляд на проблему контроля и методы ее решения. Ведь существует несколько вариантов. К примеру, можно интересоваться только результатом или отслеживать все этапы выполнения проекта. Поэтому для начала необходимо определить максимально эффективный подход.
Статьи по теме:
- Что контролировать: результат или процесс
- Как контролировать бизнес
- Как контролировать качество работы
Причины
Важность подобной затеи зачастую отрицают сотрудники. Ведь контроль является условным ограничителем их свободы. Однако, такая проверка считается основной задачей менеджера.
Контроль необходим в условиях роста организации. Потому что с расширением иерархической структуры растет риск ухудшения работы на нижних уровнях. Проверка в этом случае нужна для выявления проблем и быстрого их решения.
Объекты
Безусловно, важным моментом является отслеживание итоговых показателей. При этом отслеживание процесса позволяет обнаружить отклонения и немедленно принять меры.
В случае положительного результата процесс, который этому способствовал, не интересует руководителя. Однако, в противном случае необходимо выявить причину неудач.
Виновником негативного результата может быть, например, недостаточная квалификация подчиненного. В этом случае необходимо провести обучение. Кроме того, следует обеспечить равномерное распределение заданий, мотивирование и другое. То есть для того чтобы точно выяснить причину неудачи, стоит внимательно следить за стадиями реализации проекта.
Методы
Контролирование процесса выходит на первый план в случае, если сотрудники ежедневно выполняют стандартный набор функций. Ведь в этом случае результатом работы персонала является соблюдение определенного регламента и выполнение служебных обязанностей.
Результат стоит контролировать при отсутствии строгого порядка работы. То есть способы реализации задачи сотрудники выбирают сами. В этом случае они работают с разной эффективностью. Поэтому проверка нужна для определения оптимального решения поставленной задачи.
Стоит также проверять работу молодых специалистов, программистов, научных сотрудников и управленцев.
Ошибки
Контроль не принесет должный результат без четкого понимания сути проверяемого процесса. При этом он должен быть системный, а не навязчивый. Скрытый контроль, который переходит в явный, также негативно скажется на работе подчиненного. Ведь сотрудник будет демотивирован. Формальные проверки не принесут желаемый результат.
Ведь в отсутствие конкретных целей и действий он не работает.
Совет полезен?
Статьи по теме:
- Как контролировать работников
- Как контролировать подчиненных
- Как внедрить процессный подход
Добавить комментарий к статье
Похожие советы
- Директивный стиль — как это?
- Как контролировать сотрудников
- Зачем нужна автоматизация
- Как контролировать выполнение обязанностей сотрудниками
- Что такое мониторинг
- Как организовать мониторинг
- Как контролировать персонал
- Кто такой коуч, и чем он может помочь?
- Как описывать бизнес процесс
- Что такое цепная реакция
- Как управлять рабочими
- Как осуществить контроль
- Что такое контроль как функция менеджмента
- Как справляться со стрессом: 3 фронта работы
- Как посмотреть запущенные процессы
- Как систематизировать работу
- Как провести мониторинг
- Как контролировать товар
- Как разработать внутренний контроль в коллективе
- Как достичь высокого результата и обеспечить его устойчивость
- Как избавиться от загруженности
- 5 ошибок, которые мешают вам стать продуктивным руководителем
- Как разобраться с делами
- Как научиться контролировать свои мысли
Источник: www.kakprosto.ru
