Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.
Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо ( business letter ). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:
В этой части письма формулируется цель его написания.
— Основная часть письма/ Body of the letter
В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.
— Заключительная часть/ Conclusion
В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.
Как писать деловое письмо Email на английском языке + готовые фразы
АДРЕСАТ/ ADDRESSEE
Текст начинается с обращения к адресату ( addressee ).
Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:
Dear Mr. Robinson,
Dear Mrs. Seefob,
Dear Prof. Chensky,
После имени получателя ставится запятая.
Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:
To whom it may concern,
В этом случае также ставится запятая.
Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:
Dear Marketing Team,
ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER
Основанная часть письма может включать элементы официального стиля ( formal style ), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.
Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:
Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.
ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ / OPENING PARAGRAPH
Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:
I am writing to … — Я пишу, чтобы…
I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…
Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…
With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…
This is to confirm that… — Настоящим подтверждаем, что
БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS
Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:
We are delighted to confirm… — Нам очень приятно подтвердить…
We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…
НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS
Информация негативного характера вводится предельно корректно:
We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…
I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…
I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…
I am afraid that we will not be able to… — Я боюсь, что мы не сможем…
ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION
Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:
We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
Could you… ? – Не могли бы Вы…?
Please let us know… — Пожалуйста, сообщите нам…
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP
В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:
We would be happy to help you with… — Мы были бы рады помочь Вам с…
Would you like us to… ? – Не хотели бы Вы, чтобы…?
ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY
В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:
We must apologize for… — Мы должны извиниться за…
We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…
We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…
ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES
Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:
Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…
I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается…
ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS
Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:
Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…
If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.
Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.
I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.
We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.
ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE
Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу « Yours sincerely » (« Sincerely ») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.
В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:
Type
Formal
Semi-formal
Informal
Источник: lingua-airlines.ru
Деловое письмо на английском языке
VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.
В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?
- Вы пишете своему англоговорящему боссу;
- новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
- коллеге из-за рубежа;
- вашему профессору или учителю английского;
- hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.
В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками.
В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.
Структура письма
В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо.
Вот примерный формат:
Начало письма
Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:
Good morning/Good afternoon , . .
Hi … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).
Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):
Dear , … . Уважаемый , .
To whom it may concern , До востребования .
В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?
Источник: dzen.ru
Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры
Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих.
Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.
Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.
В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.
Как написать деловое письмо на английском?
Давайте рассмотрим это подробно.
Также Вы можете ознакомиться со всеми онлайн-курсами английского языка.
1. Приветствие
Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова «Dear» («дорогой»). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr. — «доктор», Judge — «судья», Professor — «профессор»). Если его нет, то пишем Mr. или Ms. («мистер» или «мисс/миссис»). Только после этого идет фамилия нашего адресата:
Dear Mr. Jones
Dear Mr. and Ms. Smith
Dear Professor McDowell
! В Британском английском приветствие заканчивается запятой:
Dear Dr. Brown,
Дорогой доктор Браун,
Dear Judge Cornwall,
Дорогой судья Корнуолл,
! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие:
Dear Dr. Brown:
Дорогой доктор Браун:
Dear Judge Cornwall:
Дорогой судья Корнуолл:
Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:
Dear Personnel Director
Дорогой директор по подбору персонала
Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:
To Whom It May Concern
Тому, кого это может касаться
Dear Sir or Madam
Дорогой Сэр или Мадам
2. Основная часть
После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.
Основная часть письма обычно делится на три части:
- В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
- Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
- В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.
Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.
2.1. Часть первая — «предыстория» письма
Цель первого абзаца — сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет «предысторию»: к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений «with reference to» («касательно…»), «with regard to» («относительно…») или «in response to» («в ответ на…»):
With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.
With reference to your enquiry.
Касательно вашего запроса…
With reference to our meeting.
О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…
With reference to our phone conversation yesterday.
О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…
In response to your letter of 13th December.
В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…
With regard to your question about.
Относительно Вашего вопроса о…
With regard to your last e-mail.
Относительно Вашего последнего письма…
Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.
Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом.
Используйте фразу «I am writing to» («я пишу, чтобы…»), чтобы назвать свою цель. Например:
I am writing to inquire about.
Я пишу, чтобы спросить о…
I am writing to request further information about.
Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…
I am writing to confirm that.
Я пишу, чтобы подтвердить, что…
I am writing to apply for.
Я пишу, чтобы подать заявку на…
Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:
With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.
With reference to your enquiry I enclose the documents you’ve requested.
По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.
I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of.
Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….
I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.
I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.
2.2. Часть вторая — детали письма
Следующий (второй) абзац — это «мясо» письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.
Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон!
В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:
Could you.
Не могли бы Вы…
Would you please.
Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be grateful if you could.
Я был бы благодарен, если бы Вы могли…
Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу «I would be delighted to» («я был бы рад»):
I would be delighted to attend the meeting.
Я был бы очень рад посетить эту встречу.
I would be delighted to provide more information.
Я был бы очень рад предоставить больше информации.
Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:
Thank you for your invitation, but.
Спасибо за приглашение, но…
Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:
Please, find enclosed.
Пожалуйста, найдите во вложениях.
Enclosed is a.
В приложениях содержится…
Enclosed are.
В приложениях содержатся…
I am enclosing.
Я прилагаю…
2.3. Часть третья — призыв к действию
Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.
We hope that you’ll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.
Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.
Please, send me these documents as soon as possible.
Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.
Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:
In case you have questions, feel free to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
If you have any questions, don’t hesitate to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.
Please, contact us again, if we can be of assistance.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.
Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:
I’m looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением жду Вашего ответа.
I hope to hear from you soon.
Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.
3. Заключение
Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:
Sincerely,
Искренне ваш,
Respectfully yours,
С уважением,
Kind regards, / Best regards, / Regards,
С наилучшими пожеланиями,
После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию — и письмо закончено.
А теперь, как и обещала, я дам вам ссылки на примеры деловых писем.
Примеры деловых писем на английском
Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.
Ресурсы на русском с переводом:
Ресурсы на английском (без перевода):
Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время — пишите кратко, по делу и избегайте «воды». Успехов!
Источник: easyspeak.ru
