Сегодняшний пост необычен. Тем, что я предлагаю Вам статью, написанную моим читателем и коллегой Денисом Бондаренко. Я крайне редко публикую статьи людей, не входящих в нашу команду «Михаил Рыбаков и Партнеры». Однако, прочитав статью Дениса, я решил, что она может быть полезна и Вам.
Кстати, если Вы тоже пишете, и, на Ваш взгляд, Ваши материалы могут быть интересны и полезны моим подписчикам — присылайте мне. Интересны описания Вашего бизнес-опыта, применения на практике наших материалов и пр. Если мне лично понравится — опубликую. Вам это серьезный PR . Предложение для всех, кроме конкурентов 😉
Мое мнение не всегда совпадает с мнением автора данной статьи. Стилистика автора в основном сохранена.
Данная статья рассказывает о 7 простых приемах, которые можно применять для оптимизации как бизнес-процессов в целом, так и подпроцессов и операций. Данные приемы не являются «ноу-хау», а давно и активно используются по всему миру. Целью данной статьи является составление простой и короткой «шпаргалки» описывающий основные приемы оптимизации бизнес-процессов.
Как навести порядок в бизнесе? 5 шагов систематизации и построения. Академия Бизнес Роста
Михаил Рыбаков. Напоминаю, что описание и оптимизация бизнес-процессов — основа наведения порядка в бизнесе. Рекомендую Вам проработать мой бесплатный практический дистанционный курс, который так и называется: » Как навести порядок в своем бизнесе «.
Прием №1 – Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса
При оптимизации любых бизнес-процессов необходимо четкое описание ИКР. Как догадался искушенный читатель, это первый шаг из алгоритма решения изобретательских задач, созданный разработчиками ТРИЗ. Что, казалось бы, может быть проще, чем формирование ИКР при конструировании бизнес-процесса? Но сознание человека играет с ним злую шутку, заключая поиск ИКР исключительно в рамках самого процесса.
а) поменять грузовики на более совершенные, которые требуют меньше затрат на ремонт и обслуживание
б) использовать более дешевое топливо
в) провести переговоры с клиентами с целью убедить их платить больше за доставку и пр.
Но при этом автор оптимизации процесса закрывает для себя все остальные ресурсы данной ситуации. Какие возможности упускаются из виду? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте сформируем ИКР по другому, а именно: исходя из понимания того, что смысл бизнес-процесса должен выходить за рамки его самого. Т.е. смысл работы логистического центра не в самой работе логистического центра, не в том, чтобы грузчики помещали продукт фирмы на грузовик, а водитель отвозил его клиенту, а в том чтобы помогать реализации более глобального бизнес-процесса, а именно реализации продукции компании, посредством доставки товара клиентам компании. Поэтому в данном случае ИКР, на мой взгляд, будет звучать лучше, если сформулировать его следующим образом: «Сделать получение продукта компании клиентами не дороже чем N рублей за V км.» Таким образом при поиске решений данной задачи сознание уже не замыкается лишь в рамках работы логистического центра, но при этом не исключает возможности его использования. И мы к уже полученным возможным решениям добавляем такие, к которым в первом случае не могли бы прийти из-за более узкой области поиска решений:
7 шагов в бизнесе. Шаг № 0. С чего начать бизнес.
г) передача доставки на аутсорсинг
д) возможность скидки для клиентов, забирающих продукцию самостоятельно
е) открытие производства в регионах присутствия крупных клиентов и пр.
Как использовать прием?
Сформируйте ИКР, который мог бы быть достигнут не только посредством реализации процесса, а также всеми доступными способами, как это было в примере.
Прием №2 — Исключение лишних шагов из процесса
При реализации этого приема необходимо рассмотреть цель каждого шага процесса, задаться вопросом, можно ли исключить какие либо шаги или объединить их.
В компании Техносила при трудоустройстве продавца на работу он должен был пройти следующие этапы:
1) Собеседование по телефону с менеджером по персоналу
2) Очное собеседование с менеджером по персоналу в центральном офисе
3) Собеседование с директором магазина
4) Принести в центральный офис документы, необходимые для трудоустройство
И только пройдя все эти этапы, он мог приступить к работе в выбранный им магазин.
Задачи менеджера по персоналу — исключить попадание на собеседование к директору магазина случайных людей: не соответствующих по возрасту, образованию и месту проживания и пр. То есть роль менеджера по персоналу — своеобразный фильтр, а решение о принятии на работу осуществляет директор магазина. Проанализировав задачи этих этапов, руководство пришло к выводу что этапы 2 и 4 являются лишними, т.к. отсеять не соответствующего базовым требованиям кандидата можно и во время телефонного интервью. Четвертый этап, а именно оформление сотрудника, был перенесен непосредственно в супермаркет, в котором будет работать будущий сотрудник.
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес-процесс, посредством вопросов:
— Есть ли этапы, которые дублируют друг друга? Можно ли убрать один из них?
— Все ли этапы процесса необходимы для главной цели процесса, если ли такие, без которых можно обойтись?
Прием №3 — изменение последовательности этапов исполнения процесса
В своей книге «Как навести порядок в своем бизнесе» Михаил Рыбаков описывает интересный пример процедуры выдачи кредита в банке. Последовательность описываемых действий такова, что сначала менеджер банка оформляет все документы и только когда 90% работы выполнено, отправляется запрос в службу безопасности. В случае, если служба безопасности не одобряет выдачу кредита, 90% работы оказываются зря потраченными человеко-часами, амортизацией техники и прочих расходных материалов, плюс упущенная выгода. Понятно, что в каждом бизнесе есть свои риски, но задача руководителя — стремиться всячески их сокращать, и в данном случае это сделать исключительно легко. Для этого нужно всего лишь операцию проверки потенциального клиента службой безопасности сделать одним из первых шагов в процедуре оформления кредита — это и позволит не совершать лишних операций в случае отказа.
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес-процесс, посредствам вопросов:
- Какие из шагов процесса являются самыми значимыми для успешного завершение процесса?
- Можно ли данные шаги переместить ближе началу процесса?
Прием № 4 — Дробление операций
И.Л. Викентьев на семинарах неоднократно повторяет, что чем более совершенны бизнес-процессы, тем меньше требований к квалификации сотрудников они предъявляют. Суть данного приема состоит как раз в таком дроблении процессов и операций, которое приводит к упрощению процесса в целом. По сути это конвейерный принцип работы, известный еще с глубокой древности. Одним из самых блестящих примеров того, насколько такой принцип может повысить производительность, является случай, описанный Адамом Смитом.
Английский ремесленник 17 века содержал мастерскую, в которой производились булавки. Каждый подмастерье вел процесс производства булавки от начала и до конца. В связи с экономическим кризисом владелец не смог оплачивать труд квалифицированных сотрудников своей мастерской, поэтому их сотрудничество было прекращено (он их уволил).
В результате было принято решение разделить производство булавок на мелкие последовательные операции. Каждую из этих операций мог освоить любой неподготовленный человек, а точнее — набрали мальчишек 15-16 лет с улицы. Благодаря данному ходу не только сократились расходы на оплату труда, но и производительность труда возросла в более чем в 200 раз! Если раньше, используя труд квалифицированных мастеров, мастерская выпускала около 80 булавок в день, то теперь — 48000 булавок усилиями подмастерьев.
Более подробно об этом случае можно прочитать в статье бизнес-консультанта Олега Безрукова «Возможно ли увеличить производительность труда на 10000% в течение года?»
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес-процесс, посредством вопросов:
- Какие операции в процессе требуют наибольшей квалификации исполнителя?
- Можно ли данные операции разделить на более простые, чтобы требования к исполнителю снизились?
Прием №5 — Вынесение операций за рамки данного процесса
Часто в сложных процессах, насыщенных операциями, один и тот же исполнитель выполняет все операции, что существенно затягивает процесс, а так же заметно снижает его качество. Потому как мы знаем: мастера-универсалы встречаются очень редко. В этом мы можем убедится, заглянув в сельскую автомастерскую, где один и тот же сотрудник занимается и ремонтом «ходовой», и он же в случае необходимости возьмется за ремонт карбюратора, что сложно себе представить в какой-либо профессионально оборудованной мастерской.
В мебельном холдинге Столплит изначально целиком оформлением кредитов занимались продавцы. В связи с этим в работах торговых точек возникала масса сложностей:
- во-первых, сам процесс оформления сильно затягивался. Нельзя быть профи во всем: и в продажах, и в оформлении банковской документации.
- во-вторых, по понятным причинам при оформлении кредитов снижалось общее количество обслуженных клиентов, т.е. падал оборот.
- в-третьих, продавцы часто допускали ошибки при оформлении документации на кредит, что опять же снижало количество выданных кредитов, и т.д.
В описанной ситуации отчетливо видно, что оформление кредита — это тот якорь, который тормозит процесс продаж в розничных точках, а должен был, наоборот, его стимулировать. Т.к. абсолютно понятно, что сегодня ни одна точка не обходится без предоставления услуги «продажа в кредит». На лицо явное противоречие: услуга продажи в кредит должна присутствовать на торговой точке, но при этом не должна оттягивать на себя ресурсы.
Выход был прост: создали удаленный центр оформления кредитов (УЦОК), который работал со всеми банками-партерами Столплит. В задачу продавца входило только сделать ксерокопию паспорта и, отправив ее в УЦОК, указать тип, сумму и срок кредита.
Как использовать прием?
Проанализировать шаги прописанного бизнес-процесса посредством вопросов:
- Какие операции в данном процессе — самые энергоемкие?
- Могут ли данные операции быть поручены другим исполнителям без ущерба для процесса? Причем важно понимать, что операции могут быть поручены не только сотрудником своей компании, но и вынесены на аутсорсинг.
Прием № 6 — Объединение операция во времени и (или) пространстве
Объединение добычи и производства. Производство рыбных консервов часто располагается прямо на судах, которые занимаются ловлей рыбы. На местах добычи полезных ископаемых часто организуется и их переработка.
В салоне красоты с клиенткой могут работать несколько мастеров одновременно.
Как использовать прием?
Проанализировать расписанный по шагам бизнес-процесс, посредством вопросов:
- Есть ли в данном процессе операции, которые целесообразно объединить во времени и (или) пространстве?
Прием № 7 — Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине
Как навести порядок в своём бизнесе: 7 советов успешной домохозяйки
Всем нам знакомо чувство, что дома стало как-то неуютно, вроде и чисто, но… Невозможно найти свои вещи. Вместо летних кроссовок стоят зимние сапоги, и ты тоскливо понимаешь, что и эту пару обуви никак не удастся забросить подальше до следующего сезона. Увы, несмотря на лето, сапоги пора нести в ремонт.
В общем, ощущается необходимость чего-то кардинального, типа генеральной уборки: перебрать шкафы, избавившись от лишнего, отполировать паркет, мебель, кожу, сдать занавески в химчистку…
И вот всё. Терпение лопается — пора. Ты полон желания и решимости привести всё в порядок, проинвентаризировать каждый сантиметр квадратной площади своего дома, выбросить всё ненужное, составить чек-лист и порадовать своё жилище, и себя заодно, долгожданными новинками.
Подобное состояние известно не только женщинам. Мужчинам оно также не чуждо. Порядок в гараже, мастерской, ящике для инструментов… Знакомо?
Есть определённая схожесть и при наведении порядка в бизнесе: триггер-исполнение-результат. Однако, опыта много, горы литературы, а ошибки типичны. Но самое неприятное, что мы так и не понимаем, ГДЕ же этот вожделенный порядок? Как навести порядок в своем бизнесе? Когда он наступит?
Что это вообще такое?
Из опыта: вот эти ошибки, которые совершенно необязательно повторять:
1) Ввязаться в драку, а там посмотрим
Раз уж ваша цель — наведение порядка на предприятии, в своей компании, то этот вариант непроходной. Надо понимать: любая инвентаризация, реструктуризация, наведение порядка — это стресс. И для вас, и для ваших сотрудников. И если вы владелец своего бизнеса и это, как говорится, ваш крест, то для ваших сотрудников это дополнительная головная боль.
Если ваши люди не понимают, ради чего всё это затевается и в чём заключается грядущее “светлое будущее” — это катастрофа. Без преувеличения.
Цель (если она определена, но не доведена до сотрудников) не будет достигнута. Вы 100% потеряете кадры, свой имидж, время, ресурсы.
Поэтому точка А и точка Б должны быть определены чётко. И вы САМИ СЕБЕ должны ответить на вопросы:
2) В омут с головой
“Спокойствие, только спокойствие”. Взвесьте свои силы и двигайтесь постепенно. Решая ежедневные вопросы прибыли, организации текущей работы, подумайте: “А смогу ли я одолеть сразу несколько проектов?”. И если ответ отрицательный, остановите внимание на одном, но выполнимом. В ущерб своему самолюбию откажитесь от тех задач, которые сейчас не под силу.
Тот командир всегда на коне, который не бросает своих солдат на несколько фронтов. Он всегда побеждает, если его армия идет в наступление в одном, но решающем направлении. Вам нужна дорожная карта.
Сравним вашу компанию с обычной квартирой. Если не продумать заранее всё до мелочей, то стирка, уборка и т. п. затянуться до бесконечности. Так и в бизнесе. Пока не перепробуешь разные методы и приёмы, не выявишь самый верный.
Некоторым кажется, что наведение порядка в бизнесе по мановению волшебной палочки устранит все проблемы. Как бы не так! Стоит разгрести в одном месте, как наваливается ворох в другом.
Шагайте последовательно, шаг за шагом. Не отвлекайтесь, идите заданным курсом. И помните: убираете сначала там, где уже не убирать нельзя.
То, что может подождать, пусть подождёт. Найдите проблему, изучите её со всех сторон. А затем уничтожайте!
Именно так вы сможете расправить грудь и гордо посмотреть на барахтающихся соперников. Эти глупцы думают: “Я пропишу строгий регламент — и любые бардак, неразбериха растают, как Снегурочка весной”. Наивные! Вы сначала отыщите корень.
3) Вечный студент
Итак, решение принято. И тут нас накрывает жажда новых знаний, желание сделать так, как никто и никогда ещё не делал. Но помните: лучшие университеты – это жизнь. 80% богатейших людей мира вообще не имеют высшего образования. Зато имеют опыт, желание, стремление, здоровые амбиции.
“Мы все учились понемногу чему-нибудь и как-нибудь”, — это не про бизнес. Здесь такое правило не работает. Не обрастайте багажом ненужных в данный момент знаний. Не тратьте деньги на своё постоянное повышение квалификации.
Новые идеи и проекты не всегда выполнимы. Действуйте избирательно. Ваше дело буксует, прибыль трещит по швам — ищите причину и сразу её устраняйте. Иначе, постоянно сидя за партой, вы просто погубите все свои замыслы и подведёте множество людей.
Пригласите посредника со стороны, доверьте ему спасение своего детища. А вот когда появится свободная минута, смело постигайте новые идеи.
4) Хождение по мукам
Не надо постоянно читать коллективу патриотические лозунги. Правда такова, что никто не обязан нестись сломя голову на баррикады.
Встаньте на место своих сотрудников. Зачем им всё это надо? В чём их заинтересованность?
Ваши сотрудники проводят на работе больше половины времени, свободного ото сна. Они вас не понимают. Вы их достали. Какого эффекта вы ждете?
У вас хватит смелости ответить на простой вопрос, как если бы вы находились на месте ваших подчиненных: “Почему ты ходишь на постылую работу в эту компанию?”?
Многие делаю ещё круче: начинаю мучить персонал тренингами, связывают людей верёвочкой и заставляют переходить реку.
Услышьте своих сотрудников, услышьте их потребности. И… Или входите в состояние жёсткого менеджмента: договор-исполнение-оплата, или попытайтесь встроить их чаяния в свою карту желаний. Ну или смотрите следующий пункт.
Если вы хотите мотивировать свой коллектив, то проводите скромные, но тщательные анализы своей деятельности. Соберите вокруг себя команду единомышленников, и вместе наметьте конкретные шаги. А лучше всего помогает, если вы сами будете регулярно участвовать в таком совместном обсуждении.
Появится хотя бы один союзник после таких сессий — уже хорошо. Он понимает вашу политику и ведёт за собой других участников. Не проводите много встреч. Они могут привести к тратам времени. И есть опасение, что вы свернёте с верного пути.
5) Если хочешь сделать хорошо, сделай сам
Постулат верный. Но мы не челночный бизнес разбираем. А в более-менее серьёзном бизнесе не может один человек делать всё.
Научитесь делегировать полномочия. Если пришло время генеральной уборки — наведения порядка на предприятии, похоже, что бизнес для вас — всерьёз и надолго. А если так, то ручное управление компанией медленно, но верно ведёт к затормаживанию процесса развития. Вы с трудом и скрипом возьмёте следующую высоту, а потом отпустите рычаг… И всё полетит вниз сломя голову.
Если от режима ручного управления уйти нельзя, задумайтесь о продаже бизнеса. Честно, спокойно взвесьте все “за” и “против”. И помните — сегодня у вашего бизнеса есть ЦЕНА, завтра её может не быть.
Делегирование полномочий происходит не по принципу “верю – не верю”, а в последовательности:
- поиск и оценка кандидата,
- делегирование,
- контроль,
- получение и анализ результата.
6) Я начальник, ты дурак
Даже если вы делегировали полномочия, помните: ваши сотрудники должны понимать, что дистанция между ними и вами позволяет им считать, что вы “в курсе”.
Особенно эффективен метод вхождения в рабочую группу не на правах руководителя, а на правах рядового сотрудника. Очень мотивирует.
7) Наказание невиновных, награждение непричастных
Не ищите причину беспорядка в простых сотрудниках. Опытный руководитель не допустит бардака в своём отделе. Если это произошло, то разберитесь в причинах плохих отношений между партнёрами. Пусть вы потратите на это не один год. Зато наведёте порядок, и все дела пойдут на лад.
Сложнее всего, когда вы приступаете к изменениям в коллективе, где нет единства. Тут любые тренинги, попытки создать монолитную команду — бессильны.
Зачастую психологические тренинги не приводят к успеху. Как утверждают психологи, человек всегда остаётся при своём мнении. Неизбежный выход – искать новых сотрудников, которые разделяют ваши замыслы, а также готовы к дальнейшему продвижению.
Помните, что наведение порядка в бизнесе не всегда приводит к росту прибыли, оборота. Часто бывает, что порядок приводит к комфорту, пониманию своего дела. Тщательно продумайте свою цель, распланируйте ресурсы.
И ещё, в качестве совета — никогда не анонсируйте ГЕНЕРАЛЬНУЮ уборку. Начните, пройдите небольшую дистанцию.
Источник: pro-coach.ru
Анонсы — 2023
Описание и отладка бизнес-процессов вашей организации
Стратегическая сессия с вашей командой
27ой бизнес-лагерь «Как навести порядок в бизнесе и вовлечь команду в его развитие»
Авторский курс «Развитие организаций в гештальт-подходе» (5ый поток)
Практический онлайн курс «Описание и оптимизация бизнес-процессов и оргструктуры»
Онлайн курс «Деньги: как хорошо зарабатывать, со смыслом и удовольствием»
Онлайн курс «Как начать свой бизнес или фриланс»
50 шагов постановки грамотного управленческого учета
Расписание всех мероприятий
Вверх Михаил Рыбаков
и Партнеры
Стратегия бизнеса
Что такое стратегия? Слово очень затасканное, а понятие – запутанное.
Вот и получается, что многие собственники бизнеса и руководители вообще далеки от нее. А в некоторых компаниях и холдингах пишут толстые талмуды (сами или с консультантами за дорого), утверждают их на советах директоров. И на этом все заканчивается. А через год: «Ой, что же это мы так мало выполнили?»
На самом деле, суть стратегии очень проста:
- Вы сейчас находитесь в точке А.
- Вы наметили себе прийти в точку Б.
- Для этого вам нужно понять свой путь: как из А прийти в Б. Ясное понимание этого пути – и есть стратегия.
Стратегия может быть сформулирована длинно или кратко — не суть важно.
На практике мы часто сталкиваемся с разными проблемами в области стратегии, например:
- В компании нет согласия относительно текущего состояния.
- Нет понимания, куда двигаться. Зарабатывать деньги, расти — это понятно. Но эти цели не слишком оригинальны. Да и вообще это не цели. Как правило, компания движется вперед, основываясь на чуйке своих владельцев. А даже топ-менеджеры (не говоря уже про всех остальных), не знают, куда идти. Так и копают от забора до обеда. К тому же чуйка иногда ошибается, а делегировать ее невозможно.
- И, раз такое дело, вперед движутся интуитивно: «Нам бы день простоять. «, «Какое на хрен планирование, когда в России живем?» и пр.
Хорошая новость в том, что создать толковую стратегию можно. И самые успешные — те компании, которым удается посмотреть за горизонт, наметить цель и путь к ней. Есть примеры успешных стратегий длиной в десятилетия и даже столетия. Если внешняя среда нестабильна, то это повод не отказываться от стратегии, а, наоборот, продумывать ее более тщательно.
Конечно, иногда стратегию нужно обновлять: в соответствии со своим новым пониманием, всевозможными изменениями.
Создание стратегии бизнеса — одна из важных частей в проекте наведения порядка в бизнесе.
Вот основные блоки, которые нужно продумать, чтобы создать качественную стратегию:
- Нынешнее положение и состояние бизнеса.
- Его желаемое состояние — куда хотим прийти через несколько лет.
- Кто ваши клиенты, какие у них потребности.
- С помощью каких своих продуктов (товаров и услуг) вы эти потребности удовлетворяете.
- Кто ваши конкуренты, чем вы выделяетесь на их фоне.
- Какие основные тенденции (тренды) есть на ваших рынках, в обществе, экономике и пр.
- Какие нужны ресурсы, чтобы достичь вашего вИдения и целей. Что из них есть у вас в наличии, где взять недостающие.
В каждом из блоков много нюансов. К тому же нужно не только собрать исходную информацию, но и – главное – ее проанализировать, сделать глубокие управленческие выводы (увы, по опыту, с этим очень туго). По каждому блоку — свои методики.
