Как найти помощницу по бизнесу

Наверное, каждый предприниматель с удовольствием бы клонировал себя, чтобы не быть тем самым «осьминогом», который решает одновременно несколько задач. Интернет-предприниматель — не исключение, потому что задач у него настолько много, что на определенном этапе возникает вопрос «Как все успеть?». Решение — найти личного помощника.

Личный помощник в инфобизнесе — это, по сути, многопрофильный специалист, который умеет все! Об этом и поговорим.

Руководитель нанимает себе помощника, чтобы сбросить с себя черновые текущие задачи, которые отнимают много времени, но которые легко можно делегировать.

Допустим, создание контента (обучающего курса), проведение мастер-класса, выступление перед аудиторией делегировать нельзя, потому что люди приходят именно к вам и платят вам деньги, потому что хотят обучаться именно у вас. А вот организацию работы, напоминание о текущих задачах, работу с сотрудниками, поиск фрилансеров — все это можно отдать своему помощнику.

личный помощник

КАК НАЙТИ АССИСТЕНТА: Требования, Поиск, Отбор.

Личный ассистент руководителя и его обязанности

Предприниматель нанимает персонального ассистента, чтобы высвободить свое личное время, которое можно потратить на создание новых программ, для работы над стратегией бизнеса, для реализации новых идей или просто для общения с семьей. Один из критериев свободного бизнеса состоит в том, что главный показатель бизнеса — не выручка компании, а свободное время предпринимателя. Поэтому личный ассистент — ваш помощник в построении свободного бизнеса.

Как подобрать личного помощника и поручать ему свои дела?

Эта статья — гайд по тому, как подобрать личного ассистента и выстроить с ним работу. Первая статья про то, как определить, нужен ли вам помощник, и какие задачи выбрать для делегирования, тут .

Поиск помощника

Как исключить неподходящих людей?

При поиске помощника я столкнулась с десятками ответов на вакансию. За неделю вам может придти больше сотни заявок. Нужно потратить много времени, чтобы отфильтровать все заявки и пригласить на следующий этап только тех, кто осмысленно хочет работать с вами.

Попробуйте такой лайфхак : в конце описания вакансии разместите вопрос на внимательность, и всем, кто на него не ответил — отказывайте сразу. Таким вопросом может быть просьба рассказать, почему кандидат подходит на эту должность, или, как его опыт и компетенции помогут ему в решении ваших задач. Приглашайте на следующий этап отбора тех, кто на него обратил внимание и написал ответ.

Как найти самых замотивированных помощников?

1. Разместите вакансию на сайтах вакансий или в тематических каналах/группах и чатах в соцсетях. В объявлении попросите кандидатов написать сопроводительное письмо , в котором нужно ответить на вопрос «почему мы подходим друг другу». А также, добавьте тот самый вопрос на внимательность.

Как найти помощника? Ваш личный ассистент. Бизнес помощник | Антон Назмиев | Бизнес Старт БМ

2. Из полученных откликов отберите всех, кто дочитал вакансию до конца, написал сопроводительное письмо и ответил на вопрос.

3. Предложите всем сделать два тестовых задания : одно на внимательность и аккуратность, другое на умение вникнуть в незнакомую программу или тему.

4. Полученные ответы оцените баллами от 0 до 10 по критериям «грамотность», «вежливость», «как справился с заданиями», «количество сделанных задач», «как быстро прислал ответ/уложился ли в дедлайн».

5. Набравших максимальное количество баллов пригласите на звонок . В процессе разговора с будущим помощником задайте вопросы о количестве свободного времени, о том, чему новому он научился за прошлый год, занимался ли благотворительностью.

Задавая подобные вопросы, вы получаете возможность оценить три важных параметра: стремление развиваться , желание помогать , и ваш собственный комфорт в коммуникации с человеком.

6. Выберите самых подходящих кандидатов и договоритесь об условиях работы.

У меня процесс выглядел немного по-другому: вместо двух тестовых заданий, я давала кандидатам, которые меня заинтересовали в самом начале, тестовые дни. Таким образом, я посмотрела насколько качественно и быстро они решают задачи в реальной жизни и, насколько оперативно и вежливо общаются.

Работа с помощником

Как поставить задачу личному помощнику?

Существует формула , которая помогает правильно делегировать задачу. Она включает в себя 6 пунктов, прописав которые вы добьетесь лучшего результата от совместной работы.

1. Действие — Прошу тебя помочь сделать.

Пример: прошу тебя помочь найти мне список СММ-специалистов в области образовательных проектов.

2. Форма — Итог должен быть представлен.

Пример: итог должен быть представлен в виде гугл таблицы со столбцами: имя, телефон, ссылка на портфолио, стоимость работ, локация.

3. Цель — Мне это нужно для того, чтобы.

Пример: мне это нужно для того, чтобы мы выбрали себе специалиста по СММ на постоянную удаленную работу для продвижения курса по тайм-менеджменту.

4. Количество — Твой результат — это.

Пример: твой результат — это список из 10 человек.

5. Тест — Промежуточная проверка.
Пример: промежуточная проверка после того, как найдешь первого специалиста и заполнишь все столбцы таблицы. После «ок» можно будет продолжить работу.

6. Дата и время — Конечный дедлайн.
Пример: Конечный дедлайн 23.03.2019 до 16:00.

Все вместе будет выглядеть так: Я прошу тебя помочь (действие), для того чтобы (цель). Твой результат — (артефакт), представлен в форме (формат артефакта). Особо важно обратить внимание на (детали, нюансы). Промежуточная проверка (когда и каким образом). Конечный дедлайн — (дата).

Пример: Прошу тебя помочь сделать редактуру текстов: грамотно расставить знаки препинания, исправить грамматические ошибки. Если есть лексические ошибки, то отметить и их. Лексические ошибки по тексту не изменяй, предложи исправление в сноске или отдельном комментарии к тексту.

Итог должен быть представлен в форме документа Word, можешь работать прямо в этом документе [ссылка на google-документ]. Я для тебя открыла доступ к редактированию и все тексты разместила там. Моя цель — издание книги со стихами и фотографиями. Твоя задача подготовить тексты к изданию. Твой результат — это откорректированная вводная часть книги и 15 стихов.

Промежуточная проверка после редакции вводной части и двух первых стихов. Конечный дедлайн 30.08.2020.

Не обязательно, записывать ваши задачи словами, бывает быстрее и проще проговорить задачу голосом . Это можно сделать с помощью войсов (голосовых сообщений) во всех мессенджерах. Такой альтернативный вариант дачи заданий помогает сэкономить пару часов в неделю, благодаря тому, что вы не тратите время на формулирование и написание четкого задания, а просто проговариваете его в свободной форме. При этом нужно не забывать соблюдать все пункты формулы.

Как избежать недопонимания и мискоммуникации при делегировании?

Вот вы описали всю задачу по формуле и предоставили все референсы, но по результату, задачу всё равно приходится просить переделать или дополнить. Все люди понимают одни и те же слова по-своему. Поэтому нужно обязательно проверять, как сотрудник понял задачу.

Интерпретация. Нужно надиктовать задание и попросить следующее: «Расскажи, пожалуйста, как ты понял задачу, и какими будут твои первые шаги». Часто после произношения сотрудником задачи, можно понять, что ему не хватает дополнительных вводных или он понял задачу неправильно. Скорректировав его на данном этапе, можно значительно снизить риск провала выполнения всей задачи.
Быстро-просто. Можно попросить сделать небольшую часть работы за 20 минут, показать, что получилось. Это позволит сразу пройтись по ошибкам и скорректировать их, пока работа еще не сделана полностью.

Перспектива работы с помощником

В процессе работы можно столкнуться с недопониманием и трудностями, поэтому желательно сделать помощника своим напарником и другом . Помощник должен помогать вам расти, но при этом развиваться самому. Чтобы понять, полезно ли ваше сотрудничество для каждой из сторон и сохранить крепкие отношения, можно проводить ежемесячные или ежеквартальные синхронизации . На них стоит обсудить вопросы следующего характера:

«Как считаешь, что в прошлом квартале тебе удалось сделать классно?», «Что можно было бы улучшить?», «Что в работе тебе хотелось бы попробовать?»
«Что я, как руководитель, сделал хорошего в прошлом квартале?», «Что я, как руководитель, мог бы улучшить в своей работе?».
Попросите помощника задать интересующие его вопросы. Он может расспросить вас про планы дальнейшего развития проекта, попросить ваше мнение о себе, как об исполнителе.

Такой откровенный разговор помогает подружиться, наметить точки роста сотрудника на ближайший квартал.

Нужно понимать, что в какой-то момент ваш помощник скорее всего вырастет из этой позиции и захочет двигаться дальше. Поэтому, нужно продумать процессы работы так, чтобы можно было без сильных издержек передать задачи новому помощнику .

Лучше заняться настройкой процессов вашей работы с самого начала — прописывать все бизнес-процессы, регулярно делать треккинг задач и хранить в архиве все материалы по вашему сотрудничеству. Можно попросить помощника заниматься этим.

Таким образом, если вам придется расстаться с одним человеком, вы сможете быстро ввести в курс ваших дел нового помощника без необходимости заново объяснять повторяющиеся задачи.

Надеюсь, эта статья поможет вам найти подходящего напарника, который заберет на себя часть ваших задач, и тем самым повысит вашу продуктивность.

Подписывайтесь на мой телеграмм- канал «life as a project», где я публикую больше материалов об управлении жизнью и проектами.

Источник: dzen.ru