Как контролировать свой бизнес собственнику. Какие параметры отслеживать в первую очередь. И как контроль этих параметров влияет на будущее бизнеса и заработок владельца.
Сегодняшнюю статью я пишу под влиянием одной беседы с разорившимся ресторатором. Он мне рассказал, как он классно следил за кухней, за качеством продукции, как он придирчиво искал персонал, как осуществлял контроль сотрудников ресторана и как он старался улучшить сервис и оборудование, но почему-то закрылся. Я думаю, вы знаете такие примеры и видели неоднократно.
Меня зовут Даниил Герасимиди, я руководитель и основатель компании «Гастронорма» — мы проектируем объекты питания и досуга. Также я бизнес-тренер для предпринимателей в разных нишах уже более трех лет.
К сожалею, не только в нише общепита я наблюдаю этот пример, когда человек увлекается контролем за исполнением обязательств, за своим продуктом, забывая и выпуская из фокуса главные точки контроля по бизнесу, которые должен отслеживать собственник. Их всего пять.
Как правильно контролировать сотрудников? Управление персоналом. Бизнес секреты | Бизнес Конструктор
Финансовая модель, маржинальность, фонды
И первое – это финансовая модель, маржинальность и фонды. Те из вас, кто читает эту статью не просто так в надежде когда-нибудь что-нибудь открыть, а реально сейчас уже осуществляют контроль собственного ресторана – подумайте, какая у вас реальная система получения дивидендов с вашего бизнеса. Есть так называемая «котловая» система, а есть система фондирования.
В первом случае есть «котел», из которого вынимаются при необходимости деньги на какие-то затраты, а потом, что на донышке «котла» забирает себе собственник. Если останется конечно.
В системе фондирования, в цене каждого товара есть процент на каждый из фондов и в том числе на дивиденды собственника. Именно эта модель является единственной работоспособной и нормальной для функционирования бизнеса.
Курс по запуску кафе, ресторана, пекарни от 1900руб!
Учим открывать заведения: продумывать концепции, находить помещения без скрытых проблем, считать бюджет и штат
Важна финансовая модель, маржинальность и фондирование. Давайте я расскажу немного подробнее об этом. На каждую из затратных частей нужно определять свой фонд. Например, на закупку продуктов фонд, составляющий 26%. Это будет означать, что ваш шеф-повар должен создать такие условия закупки товаров или услуг, чтобы финансы на них не превышали 26% от цены в вашей продукции.
Также есть фонд на рекламу, на аренду, на зарплату, на налоги, на дивиденды учредителя, на развитие компании и др. и все товары и услуги собраны исходя из принципов фондирования. Это первая точка контроля.
Выручка, средний чек и количество чеков
Вторая точка контроля: выручка, средний чек и количество чеков, а также их динамика.
Получите бесплатную консультацию
От опытных специалистов, которые помогли открыть свыше 500 заведений общественного питания с оптимальной окупаемостью и устойчивой бизнес моделью с помощью уникальной технологии запуска и оцифровки.
Еще до запуска, переведем ваши идеи в четкий бизнес план — с концепцией, этапами, расчетом стоимости и сроками окупаемости, чтобы минимизировать риски и помочь вам реализовать коммерческий выгодный авторский проект.
Бесплатная консультация
задайте вопрос по открытию заведения
Очень много бизнесов зависит от сезонного фактора. Для того чтобы нивелировать сезонный фактор необходимо создать альтернативные товары или услуги, которые пользуются спросом в не сезон. Это единственная функция способная нивелировать сезонную просадку и зарабатывать весь год. Знаете какое количество объектов, расположенных в курортных городах или районах, звонят и стонут, что зимой практически всегда закрываются? Множество!
Даже сегодня у меня был такой разговор с предпринимателем, который как раз имеет очень большую зависимость от банкетов и в сезон отсутствия банкетов всегда находится на грани закрытия. Что это значит? Это значит, что им нужно другое функциональное значение, другая концепция для не сезона.
Почему я говорю, что важно оценивать выручку и количество чеков в динамике. Следует обязательно видеть, что происходит с вашей выручкой, средним чеком и количеством чеков – растут они, стагнируют или падают. Если эти показатели падают, то отследить, с какого момента это началось, что послужило причиной. Если они растут, то тоже отследить причину, с чего это началось и чтоб тоже усилить эту причину.
Этапы открытия
1. Разработка концепции объекта
2. Создание пилотного (концептуального) проекта
3. Уточняется бюджет по статьям оборудования и отделки помещений
4. Выполняется проектирование архитектурных и инженерных разделов
5. Проводится тендер и заключается контракт на строительные, инженерные и отделочные работы. Стартуют работы.
6. По итогам АР проектирования уточняется технологический проект
7. Нанимаются ключевой персонал
8. Разрабатывается фирменный стиль
9. Разрабатывается маркетинговая политика
10. Разрабатывается и отрабатывается ассортимент
11. Создаются технологические карты, инструкции, техусловия, декларации
12. Прорабатывается производственный и складской учет
13. Набирается линейный персонал, стартует обучение персонала
14. Создается и обучается отдел дистрибуции продукции
15. Открывается юрлицо (ца), регистрируются кассы
16. Объект комплектуется оборудованием, инвентарем, мебелью, декором, вспомогательными
17. Заключается необходимые для работы договора, уведомляется Роспотребнадзор
18. Запускается маркетинг старта и сайт заведения
19. Техническое открытие
20. Основное открытие
1. Разработка концепции объекта
2. Создание пилотного (концептуального) проекта
3. Уточняется бюджет по статьям оборудования и отделки помещений
4. Выполняется проектирование архитектурных и инженерных разделов
5. Проводится тендер и заключается контракт на строительные, инженерные и отделочные работы. Стартуют работы.
6. По итогам АР проектирования уточняется технологический проект
7. Нанимаются ключевой персонал
8. Разрабатывается фирменный стиль
9. Разрабатывается маркетинговая политика
10. Разрабатывается и отрабатывается ассортимент
11. Создаются технологические карты, инструкции, техусловия, декларации
12. Прорабатывается производственный и складской учет
13. Набирается линейный персонал, стартует обучение персонала
14. Создается и обучается отдел дистрибуции продукции
15. Открывается юрлицо (ца), регистрируются кассы
16. Объект комплектуется оборудованием, инвентарем, мебелью, декором, вспомогательными
17. Заключается необходимые для работы договора, уведомляется Роспотребнадзор
18. Запускается маркетинг старта и сайт заведения
19. Техническое открытие
20. Основное открытие
Следующая точка контроля вытекает из предыдущей – это реклама. Управление тем, как у вас происходит маркетинг.
Реклама – это первое и самое главное, с чего в принципе начинает действие и развивается любой бизнес. Часто наблюдаю решение на старте — создать супер классный продукт, выпустить его на рынок и ждать, что рынок будет обязан на этот супер классный продукт откликнуться своими деньгами. Эта стратегия ошибочна.
Любой PR-менеджер скажет, что первоначально в любой нише нужна организация рекламной кампании. Бюджеты на маркетинг всегда должны быть очень значительные. Скажу по-простому: если ваш оборот составляет несколько миллионов рублей, то ваш бюджет на маркетинг будет составлять несколько сотен тысяч рублей. Вам будет просто запомнить определенный момент: издержки на маркетинг на один порядок ниже, чем общая выручка.
Почему выбирают нас?
Реализуйте свою авторскую идею с помощью опытного партнера которому не нужно платить долю
Поможем избежать 98% ошибок еще до запуска строительства, из за которых заведение может работать в минус
Получите четкое понимание что открывать, сколько тратить и сколько вы будете зарабатывать
Реализуем все под ключ и даем гарантию безопасности, реализация на 100% в соответствии с нормами и законами
Собственная технология запуска и оцифровки, реализовали уже более авторских 500 проектов
Получаете все плюсы франшизы, без ее минусов, получаете возможность создавать свою сеть
Реализуйте свою авторскую идею с помощью опытного партнера которому не нужно платить долю
Поможем избежать 98% ошибок еще до запуска строительства, из за которых заведение может работать в минус
Получите четкое понимание что открывать, сколько тратить и сколько вы будете зарабатывать
Реализуем все под ключ и даем гарантию безопасности, реализация на 100% в соответствии с нормами и законами
Собственная технология запуска и оцифровки, реализовали уже более авторских 500 проектов
Получаете все плюсы франшизы, без ее минусов, получаете возможность создавать свою сеть
Вы не растете скорее всего из-за того, что вы жалеете денег на рекламу, говоря простыми словами. Когда человек скуп на рекламу это говорит кое-что о его мышлении. Нельзя повысить выручку, лишь осуществляя контроль собственного кафе. Производственный контроль на предприятии бесполезен, если нет клиентов.
Качество исполнения
Следующая точка контроля, четвертая – это система контроля качества ресторана. Я ранее об этом также упоминал. Именно тут, на четвертом этапе мы приходим в блок исполнения обязательств. Здесь необходимо иметь систему выполнения контроля качества, и эта система контроля качества основана не на субъективных ваших ощущениях, а на обратной связи от гостей или покупателей, которую необходимо обязательно иметь, создать механизм, для того чтобы гости системно ее оставляли в любой день.
Очень много случаев, когда компания не может развиваться, стагнирует даже с хорошим маркетингом из-за того, что у нее очень плохое качество. Постоянно создавать новых и новых клиентов сложно. Реклама становится все дороже, качество клиентов становится все хуже, потенциальных клиентов становится все меньше в выбранной вами локации или городе.
Компании, которая хочет расти много лет подряд, важно заботиться о своем качестве с первого дня и постоянно проверять информацию по своим товарам и услугам из обратной связи своих клиентов.
Как построить систему контроля качества? Гость должен получать выгоду от обратной связи. Поощряйте их за то, что они ее оставили, делайте им бонусы, позволяйте им накапливать баллы, дарите им подарки. В обратной связи должна присутствовать автоматизация.
Вычислите индекс удовлетворенности покупателя NPS, и следите чтобы он не падал ниже 8 из 10. Такой процесс через определенное время перестанет нуждаться в маркетинге, потому что получит огромный объем рекомендаций со стороны ваших потребителей.
Отслеживание трендов
Наконец пятый пункт, до которого очень редко кто доходит – это глобальная проверка трендов, конкурентов и отраслевых новостей. Что это значит? Не так давно ресторанное сообщество разделилось на две части: те, кто заранее создал у себя систему продажи товаров на доставку через свою программу без агрегаторов и те, кто этого не сделал.
Как вы думаете кому было легче в пандемию, когда не могла проводиться деятельность по приему гостей в самом ресоране? Конечно же тем, кто заранее об этом позаботился. Более того, они получили рекорды во время локдауна по направлению доставки на дом. А те, кто это направление игнорировал, получили большие убытки. Ведь работа через агрегаторы невыгодна практически никому и никогда, если это становится основным направлением дохода объекта питания.
Так вот. О том, что существует глобальный мировой тренд усиления доставки на дом, мы уже знаем несколько десятилетий, но почему-то основная масса рестораторов это игнорирует. Вот, пожалуйста, доигнорировались до того, что получили убыток! Глобальные тренды игнорировать нельзя.
Поможем открыть пекарню под ключ
Опытный партнер во временное пользование, которому не нужно платить долю, и который объединяет компетенции команды из 30 специалистов.
Как контролировать финансы, когда бизнес растет
Обороты радуют глаз, но деньги утекают как песок сквозь пальцы. Как изменить систему управления финансами, чтобы не столкнуться с болезнью роста бизнеса.
Итак, вы предприниматель и ваш бизнес, как говорится, «прет». Растет оборот, растут продажи, количество заказчиков и торговых точек, штат сотрудников. Казалось бы, все в шоколаде. Но что с рентабельностью, прибылью – она тоже растет или вы не знаете наверняка, потому что не считаете точные показатели?
Создав когда-то компанию с нуля, все мечтают о развитии, масштабировании, но большая часть руководителей в погоне за ростом продаж наступают на типичные грабли – система управления не меняется вместе с бизнесом, а остается прежней. Эта болезнь роста затрагивает и оргструктуру, и ключевые бизнес-процессы, и систему управления финансами. Такая ситуация приводит к снижению эффективности бизнеса – в частности, экономической эффективности. Вот и получается, что все здорово, только прибыли нет или недостаточно.
1. Научиться правильно считать
Первое и главное – надо создать систему учета, которая поможет держать руку на пульсе и знать ключевые показатели своего бизнеса, чтобы принимать решения на основе цифр. Бухгалтерский учет для этого не подходит. Почему? Его главная цель – отчетность перед фискальными органами, а значит, данные в нем собраны по стандартам, которые диктует государство, и искажены для оптимизации налоговой нагрузки.
Вам нужен управленческий учет – предназначенный для помощи руководителю в принятии управленческих решений. Цифры в нем реально показывают положение дел в компании, корректно собираются с учетом всех нюансов вашего бизнеса и доступны оперативно, а не через месяц или квартал. Информацию руководитель получает из трех ключевых отчетов – отчета о движении денежных средств, отчета о доходах и расходах (финансовом результате/прибылях и убытках) и управленческого баланса.
Эти отчеты содержат все данные и аналитики, необходимые для бизнеса в данный момент времени и могут изменяться и дополняться по мере развития компании. Например, это развернутая информация по статьям затрат, по местам их возникновения, по регионам продаж. Причем не только в стоимостном выражении, а еще и в натуральных показателях (тоннах, килограммах, количестве чеков…). В бухучете таких аналитик нет.
2. Научиться читать управленческие отчеты
И превращать цифры из этих отчетов в действия по развитию бизнеса – в конкретные решения, которые затем опять же оценивать через призму цифр. К какому росту прибыли или денежного потока привели ваши действия? Как они отразились на финансовом здоровье бизнеса? Ведь если с анализом отчетности ситуация такая, что вы «смотрите в книгу, а видите…», то смысла в системе управленческого учета не будет. Для этого нужно понимать, как устроены эти отчеты, что стоит за той или иной цифрой.
К сожалению, в России большая часть предпринимателей не имеют финансового или экономического образования. На обучении по бюджетированию и управленческому учету, которое я провожу, руководители регулярно совершают открытия. Что деньги на счету не равны прибыли, что затраты и расходы – это разные сущности, что, если прибыли нет, ее надо искать в товарных запасах, задолженности (а значит, нужен управленческий баланс, который в их компании никто никогда не составлял).
Как научиться читать отчеты? Во-первых, получить недостающие знания доступным вам способом: на профильных мероприятиях, обучение по теме или хотя бы из открытых источников. Во-вторых, создать такие отчеты, в которых будет только минимально необходимая и достаточная для вас информация, изложенная системно, в понятной вам форме.
Такой отчет должен входить на одну страницу текста, а не представлять собой «простынь» из множества показателей, зачастую излишних. В-третьих, поручить специалисту, который отвечает за подготовку этих отчетов (как правило, это экономист или финансовый директор), провести для вас и всех ключевых руководителей ликбез по основам экономики и финансов бизнеса. Вы и ваши топы должны знать, из чего складываются финансовые показатели, как они взаимосвязаны. Тогда решения – брать или не брать кредит, закупать ли товар впрок, выделять ли средства на инвестиции, будут приниматься быстро и взвешенно, с понимаем последствий.
3. Управлять рентабельностью
Когда бизнес растет, растет и вариативность решений для управления рентабельностью, прибыльностью. Поэтому недостаточно анализировать только общие итоговые цифры по результатам месяца.
Например, вы торговая компания и продаете товары в разные регионы России по нескольким сегментам клиентов. Для управления маржинальной прибылью вам необходимо понимать рентабельность продаж в каждый регион – куда выгодно продавать, а куда нет. То же с сегментами клиентов – выгоден этот контракт или нет. То же с товарными группами / категориями – сколько вы зарабатываете на каждой из них или даже на конкретном товаре, какой ассортимент вам необходим, а во что нет смысла вкладывать деньги.
Все это – аналитичность ваших отчетов, она усложняется с ростом бизнеса и в какой-то момент требует автоматизации, потому что ручной сбор показателей будет очень трудоемким, неоперативным, с большой вероятностью ошибок.
Смотрим на цифры и делаем выводы. На этапе бурного роста важно следить за маржинальностью и оборачиваемостью товаров, обновлять ассортимент, вовремя замечать неликвиды и избавляться от них, чтобы они не тянули бизнес вниз. Важно, что эта информация нужна не через месяц, а здесь и сейчас, поэтому отчеты нужны каждый день, каждую неделю (а итоговые финансовые к 5-8 числу месяца, следующего за отчетным).
4. Обеспечить достоверность данных
Сделать так, чтобы цифры в отчетах были корректными – реально отражали состояние бизнеса. Часто бывает так, что отчеты для руководителя составляются, но данные для них берутся, словно из большого черного ящика, за их корректность не поручится даже финансовый директор.
Правила, по которым ведется управленческий учет – это методология, которая должна быть разработана, закреплена в отдельном документе и утверждена вами. Почему ее так важно зафиксировать? Чтобы вы всегда получали корректные отчеты, независимо от того, работает или уволился человек, который отвечал за их разработку, в отпуске он или заболел. Информация о вашем управленческом учете не должна храниться в голове у сотрудника, как бы сильно вы ему не доверяли. Незаменимые люди – это слишком большие риски для бизнеса.
С чем надо определиться в ведении учета? Например, в зависимости от того, что относится к основным средствам, расходы будут списывать сразу или через амортизацию, а значит, сумма прибыли в периоде будет разной. Также разной будет прибыль и стоимость активов в виде запасов готовой продукции при использовании различных методов расчета себестоимости.
5. Начать планировать
Финансовое планирование – это ваша уверенность в будущем. Оно позволяет соблюдать баланс между доходами и расходами, поступлениями и выплатами денег. Помогает расставлять приоритеты в том, что мы можем себе позволить, а что нет, и вовремя увидеть угрозу кассовых разрывов. С помощью грамотного бюджетирования собственники могут, наконец, выйти из состояния постоянного цейтнота и получить свободу от бизнеса (который как раз для ощущения этой свободы и создавался).
Важный элемент системы финансового планирования – финансовая структура. То есть вовлечение руководителей подразделений в управление затратами и доходами. Это финансовая дисциплина ваших сотрудников, которая особенно важна на этапе роста бизнеса. Особое мышление и культура в компании, когда все (а не только директор) смотрят на свои решения и действия через призму денег.
6. Автоматизировать систему управления финансами
Зачем нужна автоматизация? Прежде всего, она позволяет решить три основных задачи, которые стоят перед вашей системой учета – оперативность данных, достоверность данных и аналитичность данных. Это гарантия прозрачности компании и контроля на каждом уровне управления. А еще это существенное снижение трудозатрат на формирование отчетности. Поверьте, ваши сотрудники могут тратить рабочее время гораздо эффективней – не на ручной ввод и обработку данных, а на их анализ, поиск узких мест и точек роста для компании.
Пока бизнес небольшой, учет можно вести «на коленке» (в табличке MS Excel), но вместе с масштабами компании растет количество данных, которые нужно собирать – тогда вероятность ошибок возрастает с каждой операцией, которую вручную обрабатывает ваш сотрудник, и значительно падает оперативность отчетов.
Чтобы выбрать программный продукт из множества, представленных на рынке, необходимо понимать, что именно вам нужно. Из чего складываются ваши требования к продукту? Прежде всего, из особенностей вашей учетной политики, которую этот продукт должен поддерживать: отчетности и списка аналитик. Важно, чтобы этот продукт можно было поддерживать и развивать без постоянного участия айтишников, а собственными силами специалистов по финансам. То есть, решать задачи в области бюджетирования и управленческого учета без вмешательства в код и без риска «подсесть на иглу» услуг программистов.
7. Взять на работу экономиста
Именно так: взять в штат экономиста, а не переложить задачи по управлению финансами на плечи бухгалтера. Бухгалтер – вовсе не специалист в экономике, как это может показаться на первый взгляд. Он работает ради спокойствия компании – чтобы налоговая отчетность была корректна и вовремя сдана с учетом всех нововведений от государства. Для этого не требуется бизнес-мышление, которое необходимо для работы экономиста.
Каким должен быть экономист? Это специалист, который поможет вам и руководителям подразделений понимать цифры, научит читать отчеты, делать по ним выводы и самое главное – сможет наладить систему бюджетирования и управленческого учета. Он регулярно анализирует структуру затрат и предлагает методы их снижения, анализирует рентабельность на разных уровнях прибыли и предлагает те или иные действия для руководства, занимается прогнозированием и предотвращением кассовых разрывов.
Это стартовый набор действий, которые помогут создать фундамент для системы управления финансами, которая поможет вашему бизнесу расти, преумножая прибыль. Ведь главная задача системы корпоративных финансов – предоставить вам информацию для принятия управленческих решений, в том числе тех, которые обеспечат компанию средствами для реализации всех ваших планов.
И последнее, надеюсь, очевидное для вас. Нельзя смешивать личные и корпоративные финансы – нельзя залазить в кошелек компании и брать оттуда деньги на покупку авто или недвижимости. Собственник может вынимать деньги из бизнеса только через заработанную прибыль. Если вы нарушаете это правило, забудьте пока про предыдущие пункты – сначала исправьте это.
Как получить полный бесплатный доступ к публикации?
- Авторизоваться или зарегистрироваться на сайте
Источник: www.e-xecutive.ru
15 подсказок тем, кто хочет начать контролировать своё финансовое положение
Если вы находитесь в той финансовой ситуации, которая вас не устраивает, необходимо менять личные привычки и латать «дыры» в бюджете.