Как оптимизировать расходы в бизнесе

Одним из наиболее эффективных способов сохранения и развития бизнеса является сокращение расходов. Инструменты оптимизации расходов позволяют остаться на плаву в период кризисы и направить сэкономленные средства на рост компании. Однако реализовать это на практике не всегда бывает легко.

Для того, чтобы научиться уверенно управлять финансами своей организации, вы можете пройти курсе Управление финансами в кризис. Антикризисные меры.

Зачем оптимизировать расходы

Коммерческие расходы организации важно и нужно уметь оптимизировать. В первую очередь, грамотная политика в сфере оптимизации расходов, помогает повысить эффективность бизнеса и даже увеличить прибыль компании.

На первый взгляд может показаться, что самый простой способ оптимизировать расходы компании — это их сократить. Например, снизить зарплату персоналу или купить более дешевые материалы для упаковки товаров. Но не все так просто. Это может сработать, если расходы действительно избыточные и не так сильно влияют на продажи.

Здесь важно проследить, чтобы сокращение расходов в итоге не привело к ухудшению качества или спроса на товары и услуги. Если такое возможно, лучше поискать другие варианты оптимизации, рассмотрим их дальше.

Организация требует оптимизации затрат по разным причинам. Вот некоторые из основных аспектов:

• Минимизация рисков: любой ценой следует избегать любых ненужных рисков в бизнесе. Чтобы избежать любых ненужных затрат и несчастных случаев, организация должна планировать безопасную среду без риска. Один из способов сделать это — разработать стратегию оптимизации затрат.
• Минимизация затрат. Это способ уменьшить затраты, которые могут сопровождаться или включать в себя риски для прибыли и рабочего места. Все это необходимо учитывать в аспектах оптимизации затрат каждой фирмы.
• Максимизация ценности для бизнеса. Она позволяет вашему бизнесу оставаться на шаг впереди конкурентов за счет сокращения времени выхода на рынок и продвижения инноваций. Вместе эти аспекты могут помочь оптимизировать затраты бизнеса.

Наконец, важно помнить, что снижение эксплуатационных расходов не должно быть единственной целью. Важно найти баланс между снижением затрат и сохранением качества предлагаемой услуги или товара.

Как оптимизировать расходы

Давайте подумаем, каким образом можно оптимизировать состав и структуру расходов, которые несет компания.

Итак, рассмотрим, какие виды расходов компания может относительно безболезненно отменить, за какими расходами стоит пристально наблюдать и по возможности сократить и есть ли такие расходы, которые при определенных условиях могут даже вырасти.

Первым делом рассмотрим расходы, которые можно легко отменить или существенно сократить.

Отмена данных расходов может дать хороший эффект не только в период кризиса, но и в целом позволит более бережно относиться к ресурсам и использованию материалов.

Полезно знать!

Важно иметь хорошее финансовое планирование и составление бюджета. Постановка четких финансовых целей и измерение прогресса в их достижении помогут сосредоточиться на снижении и оптимизации расходов. Эксперты учебного центра “РУНО” рекомендуют использовать в анализе такой показатель как точка безубыточности. О том, зачем и как её считать, — в нашей статье “Как рассчитать точку безубыточности”.

Какие расходы можно оптимизировать

Теперь посмотрим какие расходы можно и нужно сокращать.

Следующая группа расходов — это расходы, которые могут вырасти.

Как нам определить тот минимум расходов, который несет компания и зачем нам это нужно? В первую очередь, стоит понять, какие расходы компания будет нести в любом случае, даже в период кризиса.

Предположим, у нас падают доходы. Даже если мы не можем сократить все расходы, всегда есть некий минимум, с которым можно работать в плане уменьшения затрат. Это тот минимум, который в сложной ситуации способен поддержать нашу компанию на плаву.

Для наглядности можно составить специальную таблицу с расходами организации и возможными действиями для их сокращения. В качестве примера рассмотрим следующий план сокращения расходов.

Важно детально проанализировать каждую статью расходов и рассмотреть все возможные варианты по их сокращению. Разобравшись с лишними и не обязательными расходами, вы получите тот минимальный перечень расходов, который необходим компании для ведения деятельности.

Во всем объеме разных видов расходов, которые несет компания, одним из главных является оплата труда, поскольку персонал обеспечивает основную деятельность организации и являются её основным ресурсом.

Однако многие компании в кризис все же решаются пересмотреть систему оплаты труда. Например, практикуют уход от окладной системы, переходят на премирование, выплату процентов от продаж и другие поощрения в зависимости от показателей эффективности работы сотрудников.

Эксперты образовательного центра “РУНО” рекомендуют делать оптимизацию расходов не только в период кризиса, но также на постоянной основе. Какие инструменты при этом использовать можно узнать из курса Управление финансами в кризис. Антикризисные меры.

После обучения вы научитесь находить новые резервы для сокращения расходов и использовать их для развития своего бизнеса.

Наш профессиональный совет!

Если вы начинающий предприниматель или руководитель бизнес-компании, вам пригодятся курсы управления финансами предприятия.

Для того, чтобы научиться уверенно управлять финансами своей организации,
вы можете пройти курсе Управление финансами в кризис. Антикризисные меры, на котором вы научитесь:

• планировать доходы в условиях падения продаж
• управлять расходами в период кризиса
• анализировать движение денежного потока

Источник: cpb-runo.ru

Оптимизируем расходы: как снизить затраты в кризис

Сейчас мы наблюдаем острую фазу кризиса. Компании крупно теряют в деньгах — приходится перестраивать бизнес-процессы и внедрять новые подходы. Выжить в новых экономических условиях можно либо за счет больших продаж, либо за счет грамотного управления расходами. В этой статье хочется уделить внимание второму подходу.

Оптимизируем, а не сокращаем

Бездумное урезание расходов на ключевые процессы может привести к снижению качества и вашей ценности для потребителя. Чтобы не растерять всех клиентов и не обанкротиться, подходите к оптимизации расходов грамотно и придерживайтесь простых правил:

1. Не экономьте на том, на чем вы зарабатываете. Если ваша ценность — высокое качество, не меняйте поставщика на более дешевого. Или делайте это очень аккуратно, отслеживая любое изменение удовлетворенности клиентов. Если клиенты вас ценят за обслуживание, не снижайте мотивацию урезанием зарплат сотрудников. Оцените траты, которые не повлияют на конечный продукт: возможно, есть смысл сменить офис или вовсе отказаться от него.
2. Используйте ресурсы более эффективно. Кризис — самое подходящее время, чтобы отказаться от неэффективных процессов. В отчете о прибылях и убытках вы можете отслеживать рентабельность разных направлений вашего бизнеса. Это поможет сконцентрироваться на том, что действительно приносит прибыль, и отказаться от того, что съедает бюджет.
3. Не экономьте на сотрудниках. Урезание зарплаты приведет к снижению эффективности и даже увольнению людей. На поиск, адаптацию и обучение новых кадров вы потратите гораздо больше времени и денег, чем сэкономите. Предлагайте и обсуждайте с сотрудниками альтернативы: например, заменить половину оклада премией, которая может быть выше фиксированной части при выполнении KPI.
4. Планируйте бюджет. Плыть по течению и просто реагировать на внешние обстоятельства рискованно, особенно в такое сложное время. Если вы не планируете поступления и выплаты, даете слишком большую отсрочку — кассовый разрыв неизбежен. У вас просто может не быть денег на исполнение своих обязательств. Про планирование подробнее поговорим чуть позже.

Эффективная методика снижения затрат

В кризисное время сокращать траты нужно очень аккуратно, иначе можно случайно потерять и в прибыли. Оптимизировать расходы поможет полный и развернутый анализ и влияние каждой статьи затрат на компанию в целом. В зависимости от размера и особенностей бизнеса, анализ может занять от нескольких дней до 1–2 месяцев. Рассказываем пошагово, что делать.

Соберите все расходы

Идеально, если у вас предусмотрена подробная финансовая и управленческая отчетность. Такой учет, как правило, ведется с помощью программ, можно легко выгрузить данные за определенный период. Цифры расходов и поступлений в этом случае сразу разнесены по статьям.

Иногда в компаниях нет подробного и глубокого учета расходов. Тогда нужно будет потратить время, поднять все траты хотя бы за последние шесть месяцев и распределить их по направлениям, месяцам, способам оплаты.

Учитывайте все расходы, даже самые на первый взгляд незначительные. Часто множество мелких трат при анализе собирается в крупную статью. Допустим, вы не учитываете представительские расходы — бизнес-завтраки, такси после встречи с клиентом и т.д. Суммы вроде небольшие и в общих тратах особо не заметны. Но если такие мероприятия у вас регулярны, итоговая цифра будет существенной для бюджета.

Самый простой отчет, который здесь поможет, — отчет о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств в Adesk

Сгруппируйте затраты в категории

Разделите затраты на постоянные и переменные и анализируйте каждую отдельно. Это нужно для того, чтобы оценить долю расходов, не зависящих от объемов продаж.

• Постоянные расходы не зависят от объема производства. Компания их несет, даже если ничего не продает. Это аренда офиса, ремонт оборудования, оклад сотрудников, реклама и пр. Постоянные затраты для бизнеса самые весомые и тяжелые: их непросто урезать и влиять с их помощью на прибыль. По возможности их необходимо сокращать, но для этого нужно знать структуру затрат, анализировать и оценивать влияние на рентабельность бизнеса.
• Переменные затраты напрямую связаны с объемом производства. Это расходы на материалы, услуги сторонних компаний, необходимые для производства, сдельная часть зарплаты и т.д. Казалось бы, контролировать такие расходы легче, но чтобы ими управлять, важно оптимизировать закупку сырья и комплектующих, постоянно анализировать условия поставщиков.

Вообще очень полезно периодически — раз в квартал или полгода — пользоваться методикой тендера. Вы можете собирать ценовые предложения на товары и услуги, которыми пользуетесь. Часто мы привыкаем к партнерам, но если не сравнивать их условия со среднерыночными, можно упустить неплохие альтернативы. Тем более, поставщики часто идут на уступки, когда вы указываете на более выгодные условия конкурентов.

Однотипные расходы группируйте в укрупненные статьи, такие как закупка материалов и комплектующих, зарплата, расходы на рекламу, налоги, аренда, связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты. Некоторые предприниматели любят отправлять непонятные расходы в категорию «Прочее». Этого лучше избегать: пусть у вас будет больше категорий, но и более четкая картина издержек.

Расставьте приоритеты

Чтобы понимать, насколько та или иная статья важна для компании, разделим их по экспресс-методу сокращения расходов. Для этого сгруппируем траты по приоритетности:

• Высокоприоритетные. Необходимы для основных производственных процессов: сырье, основные материалы, производственное оборудование и т.д.
• Приоритетные. Без этих расходов в работе компании возникнут сбои. Это может быть реклама, расходы на программное обеспечение.
• Допустимые. Как правило, это затраты, влияющие на лояльность (Wi-Fi для клиентов кофейни, баллы лояльности и т.д.). Если бюджет позволяет, их лучше оставить.
• Ненужные. Это лишние траты, которые вы могли внедрить, потому что «так принято/модно и уже все так делают», подглядели в другой компании, идея вам понравилась — были свободные деньги и внедрили, вроде неплохо работает. Такие расходы редко влияют на прибыль или на лояльность, и если их отменить, ничего страшного не случится.

Проанализируйте расходы, начиная с самых крупных

Выбираем две-три самые крупные статьи расходов и начинаем анализировать:

• Смотрим динамику по периодам. Ищем причины резкого спада или роста трат по статье расходов. Возможно, это сезонные изменения, или внезапно поменялись условия у поставщика.
• Оцениваем и смотрим, какое влияние каждая статья расходов оказывает на результаты компании в целом.
• По каждому конкретному случаю принимаем решение: сокращать, отказываться или менять что-то в статье расходов.

То же самое делаем с мелкими тратами. Это довольно утомительно, приходится погружаться в самые незначительные расходы, которых, как правило, очень много. Но если бизнес оказался в трудной финансовой ситуации — не пренебрегайте этим шагом. Динамика цен видна не всегда, но если удастся пересмотреть условия по каждому небольшому расходу — тарифы на интернет, подписки на сервисы, расходы на хозяйственные нужды и канцелярию и т.д., — это поможет хорошо сэкономить.

У нас есть для вас идеальное решение!

Протестируйте наш продукт — Adesk. Он очень простой, но при этом сможет собрать все ваши расходы в одном месте, поможет распределить их по статьям и максимально наглядно покажет вам аналитику. Вы легко поймете, что можно сократить.

Планируйте бюджет

Полный анализ со степенью значимости каждой статьи уже перед глазами, и самое время взять эти расходы под контроль. Основная задача планирования бюджета – обеспечить деятельность компании необходимыми финансовыми ресурсами: распределить имеющиеся ресурсы и спланировать новые поступления и выплаты.

В идеале нужно использовать инструмент, который может в реальном времени показывать соотношение плана и факта.

Бюджеты в Adesk

Надо понимать, что внедрение системы планирования — достаточно трудоемкий процесс. Но он необходим, чтобы бизнес был виден в цифрах и конкретных действиях. С планированием у компании появляется гибкость — способность изменять объем и структуру финансирования и быстро перестроиться к изменившимся внешним и внутренним условиям.

Оцените результат и действуйте

В результате у вас должна появиться четкая и прозрачная схема действия. Что вы получите по итогам анализа:

1. У вас перед глазами будет полный список расходов за период.
2. Все траты будут сгруппированы и распределены по более крупным статьям расходов. Они, в свою очередь, будут поделены на постоянные и переменные — вы сможете управлять процессами раздельно.
3. В результате есть решения по оптимизации каждой статьи расходов.

Когда вы будете собирать и анализировать информацию, у вас уже на этом этапе появится масса идей и возможностей сокращения расходов.

P.S.

Не забывайте, что кризис — это не только трудности, но и новые возможности. Нас это закаляет, мы становимся сильнее и учимся по-новому смотреть на привычные вещи.

Сохраняйте холодный рассудок, заботьтесь о себе и своих сотрудниках. Одна из ключевых задач в трудные времена — сохранить сплоченность всей команды. С ее помощью вы не просто поддерживаете друг друга, но и создаете информационную систему для всестороннего и объективного мониторинга.

Источник: adesk.ru

Сокращение бизнес-расходов: 10 рабочих способов

Малый бизнес всегда очень чутко реагирует на любые изменения в законодательстве и экономической ситуации в стране. С нового года НДС составит 20%, что неизбежно приведет к снижению покупательской способности на все. С июля 2019 года вступит в силу 3-й этап закона об онлайн-кассах, который охватит абсолютно всех предпринимателей.

Что предпринять, чтобы бизнес остался успешным, а сотрудников не пришлось увольнять? Лучшим способом станет грамотное сокращение бизнес-расходов. Как это сделать выгодно и безболезненно, не нарушая закон? Рассмотрим 10 рабочих способов.

Аренда более дешевой коммерческой недвижимости

В 2014 году Тверская улица в Москве опустела буквально за месяц. Исчезли яркие вывески, витрины опустели, пропали промоутеры у входа в метро. Такова была реакция бизнеса на резкое увеличение стоимости аренды недвижимости в центре столицы. Причем переехать в более бюджетные места предпочли не только организации малого бизнеса (нотариусы и адвокаты, дизайнерские бутики, антикварные магазины и т.д.), но и крупные супермаркеты, сетевые ритейлеры одежды и обуви, банки.

С тех пор тренд вынесения офисов и точек продаж из центра на периферию становится все сильнее. Главная причина – стоимость аренды квадратного метра. Она всегда будет ниже в удаленных от центра районах. Но и посещаемость в спальных районах может оказаться куда выше, чем в центре. Задумайтесь: если у вас автосервис, химчистка, парикмахерская или любая другая организация сферы услуг, нужен ли вам статусный и дорогой центр города?

Также подумайте, нужен ли вам такой большой офис, торговый зал или склад? Возможно, уменьшение площади арендуемой недвижимости решит проблемы.

Еще один способ – арендовать жилое помещение, которое обойдется существенно дешевле коммерческой недвижимости. Для небольших организаций (нотариальная контора, небольшой салон красоты) в спальном районе это может оказаться не только самым доступным, но и самым удобным вариантом сокращения расходов для бизнеса.

Некоторые стартапы предпочитают отказаться от офиса вообще. Альтернатива – регулярные встречи команды в коворкинге и использование программ для совместной удаленной работы. Но, как правило, долго в таком режиме организация существовать не может. Офис (хотя бы очень маленький) открывать в итоге приходится.

Снижение налоговой нагрузки

Проверенный и самый популярный сегодня метод снижения налоговой нагрузки – переход на спецрежим (ЕНВД, УСН, ЕСХН, патент). Налоговые льготы полагаются организациям, развивающим инновационные производства, предпринимателям без наемных работников, самозанятым и т.д.

Организации с относительно невысокой выручкой могут получить освобождение от уплаты НДС. Для этого ИП или ООО должны быть на общей системе налогообложения, заниматься не подакцизными товарами, а выручка за квартал не должна превышать 2 млн рублей без учета налогов.

Также существуют различные налоговые вычеты для малого бизнеса. Например, за установку онлайн-кассы предприниматели могут вернуть до 18 тысяч рублей. Все самые важные вопросы и ответы об обязательной установке онлайн-касс с 1 июля 2018 года мы рассмотрели в этой статье.

Часть сотрудников – удаленно

Оптимизация штата для снижения бизнес-расходов совсем не обязательно грозит увольнением части сотрудников или срезанием им зарплаты. Таких радикальных методов можно избежать, если перевести часть людей на удаленный режим работы. Для вас – экономия на рабочем месте. Для сотрудника – удобство и даже дополнительная мотивация.

О работе удаленно, как способе нематериальной мотивации в малом бизнесе, мы писали в одном из предыдущих материалов. Кроме того, вы можете привлекать специалистов из любых регионов, где зарплаты могут быть существенно меньше, а выбор хороших сотрудников – больше.

Подумайте, нужно ли, например, менеджеру по работе с клиентами быть в офисе с 9.00 до 18.00. Возможно, лучше организовать ему постоянную связь по телефону, почте и мессенджерам? Подавляющее большинство интернет-магазинов поступают именно так.

Конечно, в этом случае важно не дать слишком много свобод. Помочь могут четко поставленные KPI не только с объемами, но и со сроками выполнения работ. И важно понимать, что стратегически важных сотрудников и управленцев переводить на полностью удаленный режим работы категорически нельзя. Поэтому сделать полностью удаленный офис вряд ли получится.

Аутсорсинг вместо непрофильных отделов

Не обязательно держать свой отдел логистики или ВЭД, если вы, например, занимаетесь только продажей зарубежных товаров, но не их импортом. Также многие компании малого бизнеса предпочитают пользоваться услугами внешнего подрядчика по юридическим или бухгалтерским вопросам, дизайну, созданию и поддержке сайтов и т.д.

Среди основных минусов – предоставление информации третьим лицам. В корпорациях с подрядчиками часто подписывают соглашение о неразглашении. Но в малом бизнесе это практически не работает.
Кроме того, у подрядчика часто не бывает общей картины вашей ситуации. Даже если вы обращаетесь к одному и тому же партнеру, исполнители по вашему проекту могут быть разными.

Отказ от неэффективных инструментов маркетинга и рекламы

Сегодня даже крупный бизнес сокращает расходы на рекламу и маркетинг. Так, в 2017 году Procter https://planfact.io/blog/posts/sokrashchenie-biznes-raskhodov» target=»_blank»]planfact.io[/mask_link]