Как организовать бизнес мероприятие

Бизнес-конференции – один из способов бизнес-общения. Какие виды деловых конференций существуют, кто участники таких мероприятий и как организовать деловую конференцию? Об этом – в материале.

Зачем нужны деловые конференции и трудно ли их организовать – вопросы, которые мы рассмотрим прямо сейчас.

Что такое деловая конференция

Деловая конференция – один их форматов бизнес-мероприятий, который выбирают, если цель – решение различных бизнес-вопросов, привлечение клиентов и партнеров, организация бизнес-площадки для обмена опытом и налаживания связей.

Для обучения нужным навыкам проводят бизнес тренинги для руководителей в компании. Это мероприятия, где есть две стороны – тренер и участники (обучающиеся). Руководители для повышения своего профессионализма могут участвовать в открытых мероприятиях – для этого существуют открытые тренинги для руководителей, на которых они могут знакомиться с руководителями других компаний, налаживать деловые связи. Существуют также тренинги по развитию руководителей, однако для полноценного развития руководителей и ведущих специалистов компании этого недостаточно – нужен еще обмен опытом . Для этого в основном и существуют бизнес-конференции. Это мероприятия, в которых участвуют две стороны – спикеры и участники (слушатели).

Организация мероприятий: 13 шагов к ИДЕАЛЬНОМУ ивенту [инструкция]

Цели бизнес-конференции

Конференции проходят довольно часто, они посвящаются бизнесу в целом и отдельным его направлениям, проводятся в масштабе города, области и в международных масштабах, собирают разное количество людей, проходят в очном и онлайн-форматах. Каковы их основные цели?

У спикеров своя цель, у слушателей своя. Спикеры заинтересованы поделиться важной и интересной бизнес-информацией, найти новых клиентов, продвинуть свой бренд и свой товар. Спикер также заинтересован наладить партнерские связи, познакомиться с коллегами и конкурентами, а также усовершенствовать свой опыт спикера.

Если бизнес тренинги для руководителей, к примеру, учат ораторскому мастерству, то конференция – то место, где этот навык можно проверить и усовершенствовать на практике. Тем более, что руководителям успешных бизнесов обычно есть что сказать широкой публике и профессиональному сообществу.

Участники посещают конференции, чтобы иметь возможность услышать из первых уст о том, как строят успех эффективные компании. Иногда это единственная площадка, где можно услышать доклады некоторых лидеров. Участники получают на конференциях свежие полезные знания по определенной теме, советы и идеи, которые способны обеспечить их профессиональный рост. Помимо этого, участники конференций заинтересованы познакомиться с интересными и полезными людьми, найти единомышленников, встретиться с конкурентами.

Зарядиться

Спикеры, в роли которых на конференции часто выступают харизматичные лидеры, достигшие успеха, обычно излучают энергию и позитив, заражают всех присутствующих верой в успех. Ради этого стоит посещать такие мероприятия. Это глоток свежей энергии, которая способна поднять эффективность бизнеса участников.

Многие приходят на конференции, чтобы получить заряд энергии и порцию мотивации, которая поможет реализовать свои цели, даст новый толчок и воодушевит на свежие решения. Бизнес-тренеры, которые проводят управленческие тренинги для руководителей, тоже заряжают энергией и дают мотивацию, но на конференции собирается сразу много самых ярких и успешных людей того или иного направления или отрасли.

Цели организатора

Есть еще организатор, который тоже преследует определенные цели. Мероприятие формирует и поддерживает имидж компании-организатора , помогает привлечь партнеров для эффективного сотрудничества.

Виды бизнес-конференций в России

В России принято проводить несколько видов бизнес-конференций.

Виды бизнес-конференций зависят от задач:

Конференции-презентации.
Маркетинговые конференции.
Отраслевые.
Дилерские.

Разделяют конференции по локализации:

Международные.
Всероссийские.
Региональные.
Смешанные.
Локальные (внутри компании).

По типу организации:

Локальные (проводимые в одном месте).
Распределенные (в нескольких местах).
Аудио- и видео-конференции.

По способу участия:

На бизнес-конференции многие хотят попасть потому что это уникальный способ познакомиться с людьми, которые работают над одним проектом, и не видят друг друга в своей ежедневной работе, увидеть людей, которые работают в той же области, но никогда не пересекаются между собой и т.д.

Существуют торговые, образовательные, венчурные, сетевые и другие конференции. На конференциях обмениваются опытом, получают новые знания, знакомятся. Ученые знакомят общественность с открытиями, бизнесмены сообщают о новых продуктах и решениях.

Как организовать

Организация бизнес-мероприятия – ответственное дело и сложный процесс. Он включает в себя ряд задач: подобрать формат и тему, сформулировать задачи мероприятия, разработать программу и подобрать профессиональных спикеров.

Еще среди задач, необходимых для успешной организации бизнес-конференции, – подготовка раздаточного материала, продвижение мероприятия, выбор места и обеспечение его оборудованием. Конечно, самое главное – информация, которую услышат участники. Подготовка к мероприятию – это серьезный сбор информации об отрасли, проблемах, тенденциях, прогнозах, законодательной базе и много другого.

Организация мероприятия – это и подготовка, и последующее информирование о прохождении мероприятия, и информационная поддержка участников.

25–50–25

Самой эффективной формулой контента конференции считается 25-50-25. 25% — новая информация, 25% — обратная связь, 50% — кейсы из жизни. Часто конференции проходят в несколько дней, включая в себя и развлекательную программу.

Деловая пресс-конференция

Существует еще один формат конференции – деловая пресс-конференция. Основная ее цель – информирование общественности и организация общения между бизнесом и СМИ. На таких мероприятиях компанию представляют ключевые фигуры. Такие мероприятия обычно продолжаются не более часа и делятся на сообщение и ответы на вопросы СМИ.

Зачем и как

Подведем итоги. Деловые конференции – источники новых знаний, опыта и контактов. Поэтому их нельзя игнорировать, они наряду с тренингами для руководителей развивают руководителя и приносят пользу всей компании.

Для тех, кто решил организовать бизнес-конференцию – советы по каждому важному этапу.

Планирование

Определитесь, для кого мероприятие . Опишите и сегментируйте ЦА.
Продумайте дату. Обычно для участников своего города конференции назначают на будний день во второй части недели, а для приезжих выбирают выходные.
Подберите место. Площадка должна быть достаточно просторной, располагать парковкой и хорошим техническим оснащением.
По всем задачам назначьте ответственных , установите сроки и промежуточные итоги.
Оценив все расходы, принимайте решение, какую часть можно взять на себя, а какую закрыть за счет спонсоров и партнеров .

Привлечение партнеров

Привлекать партнеров можно на бартерной или коммерческой основе . Бартер обычно предполагает рекламу партнера – размещение его логотипа на пригласительных, рекламных материалах, упоминание в приветственной и финальной речах, публикации на ресурсах организатора.
Бартером можно закрыть затраты на полиграфию, информационное партнерство, сувенирную продукцию, кайтеринг.
Для партнеров на коммерческой основе подготовьте несколько вариантов спонсорских пакетов со стоимостью пакета в зависимости от статуса спонсора (обычный, генеральный).

Приглашение спикеров

Продумайте тематики .
Составьте список признанных экспертов в каждой теме.
Составьте приглашения и условия : что хотят спикеры за выступления и что вы хотите от спикеров.
Обсудите предварительно длительность и формат выступления.
Предупредите, что вам не нужны рекламные доклады (они подрывают доверие к организаторам).
Выбирайте спикеров-практиков : конференция получится интересной и полезной.
Соберите темы и тезисы и поработайте над тем, чтобы в докладах не было пересечений и рекламы . Для этого запросите презентации за пару недель до события и предупредите о таком условии заранее.
Позаботьтесь о спикерах и убедитесь, что учтено все: при необходимости бронируйте для них билеты, номера в гостиницах и пр.

Составление программы

При необходимости группируйте доклады по тематике. Если залов несколько, распределите доклады так, чтобы залы не пустовали.
Включите в программу мастер-классы.
Продумайте перерывы и соблюдите баланс. Гости не должны заскучать или устать от долгого сидения.
Не затягивайте программу. Человек способен активно воспринимать новое не более 5 часов.

Подбор участников

Для привлечения используйте все возможности рекламы в сети, привлекайте партнеров, используйте прямые продажи.
Создайте страницу мероприятия в сети и информируйте о ходе подготовки. Выложите на сайте программу не позднее, чем за 2-3 недели.
Предусмотрите возможность регистрации и оплаты онлайн. Предусмотрите промокод , для каждого канала продвижения свой. Это поможет собрать статистику эффективности каналов продвижения и создаст дополнительные стимулы для участия.

Распределение ответственности

За каждой задачей закрепите куратора .
Закрепите куратора за каждым спикером .
Во время мероприятия у кураторов должны быть опознавательные знаки – одинаковая одежда, логотипы, надпись «Организатор» на одежде.
Обеспечьте каждый зал модератором, администратором и техническим специалистом. Модератор выполняет роль ведущего, администратор встречает гостей и следит, чтобы всем было удобно, технический специалист настраивает технику и решает возникающие технические проблемы.
Подумайте о хороших фотографиях. В каждом зале желателен фотограф, минимум один фотограф на два зала. Подготовьте чек-лист для фотографов, в котором укажите, какие планы нужно обязательно снять. Заранее сообщите фотографу, какой будет цвет стен на площадке.
Видео поручите профессионалам.

Брендирование

Разработайте фирменный стиль , чтобы мероприятие стало узнаваемым.
Фирменный стиль нужно предусмотреть минимум для пакетов, папок, раздаточных и рекламных материалов, а также для дизайна сайта.
Учтите фирменный стиль на мониторах конференции.
Раздаточный материал заготовьте с запасом.
Бейджи лучше делать неименные. Пусть гости сами заполнят свое имя.
Используйте хештег мероприятия.

Это только некоторые советы по проведению конференций. Если вы практикуете тренинги по развитию руководителей, не забывайте и о таком формате как конференция. Руководить бизнесом эффективно – это также и обмениваться, делиться опытом, информировать общественность и сообщество отрасли о своих проектах и достижениях, а также формировать такое сообщество.

И, само собой, посещая управленческие тренинги для руководителей, не стоит забывать и о посещении отраслевых конференций, включая онлайн-конференции, которых сейчас становится все больше – как отечественных, так и зарубежных.

Источник: dzen.ru

Две стороны делового мероприятия: площадка и организатор. Как добиться успешного взаимодействия?

Как без труда организовать деловое мероприятие на большое количество участников и выстроить грамотные взаимоотношения организатора мероприятия и площадки — взгляд двух сторон.

50 блогеров с «Яндекс.Дзен» в одном месте? Легко, если их собирает коммуникационное агентство «Пикчер» в небольшом стильном ивент-холле на Савёловской. О радостях и горестях неформально-делового мероприятия с двух организаторских сторон – компании и площадки – читайте далее.

Анна — от команды Bash Today- посекретничала с Ксенией (менеджер проектов в «Пикчер») и Ульяной (ивент-менеджером площадки) о том, как создать идеальное мероприятие и достичь «Дзена» во взаимоотношениях организаторов.

Ксения, менеджер проектов «Пикчер»

Расскажите, пожалуйста, что это было за мероприятие? Часто ли такие проходят?

14 июня мы совместно с ребятами из «Яндекс.Дзен» провели мероприятие для наших авторов-блогеров, которых мы когда-то привели на платформу «Дзена» и помогали им пройти весь путь от «начинающих» до мастеров своего дела. Изначально не хотели делать встречу формальной – все же вечером пятницы все хотят отдохнуть от рабочей недели. Но мы были бы не мы, если бы не добавили полезностей – пригласили спикеров, которые дали авторам немного полезной информации о продвижении на платформе.

Вообще, это первый наш опыт проведения подобного мероприятия, но я думаю, что мы справились – судя по отзывам, всем все понравилось!

Долго готовились? Какие самые важные аспекты подготовки были?

Готовились мы где-то на протяжении месяца — нужно было составить список авторов, которых мы хотели увидеть, сделать и разослать приглашения, продумать меню, программу выступлений и прочее, но самым важным аспектом всей подготовки стал поиск идеального помещения.

Какую площадку выбрали? По каким критериям подбирали?

Мы хотели найти помещение, в котором было бы не только удобно слушать спикеров и выступления, но и достаточно уютно для неформальной части. Изначально планировали, что на мероприятии будет около 50 человек, поэтому оно не должно было быть маленьким.

Для нас стало огромным облегчением, что ребята из Bash Today помогли подобрать хорошее место по нашим критериям — мы тут же получили несколько вариантов площадок. Изучив все варианты, остановились на новом необычном пространстве — ивент-холле на Савёловской. У них есть большое пространство на 700 гостей, но мы выбрали то, что поменьше и уютнее — на 60.

Дмитровская
10 мин. пешком
пока нет отзывов
Площадь 75 м²
Мест 40 чел

Сразу же связались с владельцами площадки и начали обсуждать детали – дату, время, какие части помещения будут задействованы (решили, что нам нужен еще и их бар — для легкого фуршета и зоны отдыха), как все будет оформлено, какая аппаратура и помощь нам потребуется. Сначала обговорили все в чате, а потом поехали смотреть площадку лично – остались в восторге и заключили договор.

Для фуршета кейтеринг заказывали? Как рассчитывали количество еды?

Кейтеринг нам предоставила площадка, что оказалось очень удобным – не пришлось выбирать из тысяч вариантов и гадать — вкусно/невкусно. Еда была на высшем уровне!Количество еды по формулам не рассчитывали, но навскидку должно было хватить на 50 человек точно и еще остаться – вдруг гости будут голодными 🙂

Совпало ли ожидание от мероприятия с реальностью?

Ожидание/реальность мероприятия совпали один в один, потому что мы предварительно посмотрели помещение и уже имели представление, как все пройдет. Круто, что ребята с площадки нам во всем помогали, выполняли все наши просьбы – начиная с того, что нужно было куда-то убрать вещи (они предоставили нам помещение, куда можно будет скинуть все ненужное), вплоть до каких-то нюансов. Например, когда у нас была официальная часть и все были в зале, где проходили выступления спикеров, у ребят в баре перегорели лампочки и они в экстренном порядке, пока не закончились презентации, своими силами это исправили – никто даже не заметил!
Мероприятие в целом прошло очень круто, все остались довольны – и это немалая заслуга площадки. Там очень уютно и атмосферно – блогеры то и дело фоткались! Все шло по плану – сначала мы прослушали спикеров, а потом было небольшое «афтерпати», где все могли в крутой обстановке, у бара, пообщаться друг с другом и достойно завершить вечер пятницы.

Что посоветуете тем, кто собирается организовать такое мероприятие?

В первую очередь, когда организуешь мероприятие, нужно представлять, какая у него цель и какую аудиторию вы бы хотели на нем видеть. Как только определитесь – не тяните с выбором площадки, ведь остальные элементы организации во многом зависят от нее. Кстати, на Bash Today удобно искать пространства – указываете самые важные критерии в фильтрах и можно тут же увидеть подходящие варианты. При выборе отталкивайтесь от вашей программы – на ивенты и презентации стоит рассматривать площадки, где гостям будет комфортно и уютно, а если это исключительно вечеринка, то нужно пространство, где много места, чтобы люди не чувствовали себя скованными.
Мой совет – не забывайте о расположении площадки. Она может быть стильной и крутой, но в 90% случаев, если человеку долго и неудобно добираться на мероприятие – он туда не поедет. Нам в этом плане опять же повезло – пространство находится в классном доступном месте, недалеко от метро Савеловская. И напоследок – не забудьте оставить гостям память о вашем мероприятии! Позовите фотографа и разошлите всем снимки – в нашем «блогерском» случае это особо важный момент 🙂
Ульяна, ивент-менеджер площадки

Расскажите немного о пространстве. Как создавалось? В чем концепция?

Наша площадка — это коворкинг, бар и отдельное ивент-пространство, которые находятся под одной крышей на 2700 квадратных метрах в бизнес-парке Фактория. Мы в шутку называем его «бутиковым пространством», потому что концепция была полностью оригинальной и выросла из потребностей нашей команды. Мы вместе сделали Рокетбанк самобытным, в том числе и даже в интерьере. Этот опыт лег в основу пространства.

Эти недавно открывшиеся стильные площадки — новый проект основателей Рокетбанка (прим.ред.)

Главное, что это самое комфортное место работы для людей, которые делают компанию или продукт своей мечты. Мы учли всё, чтобы тут хотелось заниматься именно этим, а не просто тыкать в планшетики и попивать смузи.

Часто ли у вас происходят такие крупные, можно сказать «серьезные» мероприятия? В какую цену обходятся?

Думаю, на данный момент практически все наши мероприятия «серьезные», так как большие проекты и компании — наша основная целевая аудитория. У нас уже были, к примеру: Diageo, The Singleton, Redefine, Greenpeace, Swatch, Monki и другие. Мы открыты к совершенно разным форматам: от бизнес-завтраков и деловых конференций до брендовых вечеринок и внутренних закрытых корпоративов. Стоимость, безусловно, варьируется в зависимости от многих факторов — какую конкретно площадку арендуют, сколько позиций кейтеринга заказывают: Аренда маленького ивент-холла (3 часа) и бара (2 часа) на вечер буднего дня обойдется примерно в 65 000р.
Кейтеринг может быть разным — от кофебрейка до полноценного фуршета, но сытно накормить закусками 50 человек — примерно 100 000р.

Как считаете, что нужно площадке для того, чтобы вами интересовались клиенты? Важен ли человеческий фактор, помимо самого пространства?

Прежде всего на площадке должно быть приятно находиться. Если вокруг вас все визуально красиво, персонал приветлив, а менеджеры коммуникабельны и отзывчивы — вы определенно захотите что-то на этой площадке организовать.

Помогали в чем-то в организации мероприятия? Интересно участвовать в подготовке таковых?

Мы сопровождаем все мероприятия от заключения договора до демонтажа, так что да, нам это интересно и мы готовы погружаться в процесс подготовки ровно настолько, насколько от нас это требуется в конкретной ситуации. С мероприятием от «Пикчер» все прошло как нельзя лучше – быстро сошлись с организаторами на общем видении 🙂

Возникали ли сложности в процессе подготовки? Как преодолевались?

Разве что иногда случаются небольшие сложности с коммуникацией – все мы люди, но если обе стороны настроены на продуктивный диалог — все довольно быстро решается. Хорошо, что мы всегда настроены на него и, как мы с удовольствием заметили – наши соорганизаторы по мероприятию про «Яндекс.Дзен» были с нами в этом солидарны.

Что в ближайшее время планируется на вашей крутой площадке? Ждать чего-то грандиозного?

Пока что у нас было только техническое открытие и знают о нас немногие, большая часть мероприятий на ближайшее время — закрытого типа. Но если будет что-то грандиозное и открытое — вы узнаете об этом первыми! Итак, как же найти тот самый «Дзен» во взаимодействии организаторов и площадки? Ответ прост: нужно быть готовым к диалогу, всегда.

Зачастую, прислушиваясь лишь к себе, мы упускаем из виду очень важные детали. В чем-то люди вокруг могут быть компетентнее, а какими-то секретами поделиться из банально неудачного опыта – лучше учиться на чужих ошибках!

Резюме подобного мероприятия:

зал для делового мероприятия (лекции от спикеров);
бар для неформального завершения вечера;
площадка недалеко от метро (не более 10 минут пешком);
площадка помогает с организацией мероприятия;
подготовка — 1 месяц;
примерный бюджет ~ 165 000р.

Источник: bash.today