Одна из самых удобных форм для обмена информацией и обсуждения различных проблем и вопросов — семинары. Семинары проводятся не только в учебных заведениях, но и в науке, и в бизнес-среде. В этой статье мы с вами поговорим о том, что такое семинар и как лучше его организовать.
Что такое семинар
Согласно сведениям из Википедии, название семинар в переводе с латинского означает теплица, рассадник. Каждый выступающий помогает расти в профессиональном плане всем остальным участникам обучения.
Семинар — это обмен информацией и ее анализ, то есть на семинаре не бывает одного ключевого спикера, как на лекции. Общая тема, список выступающих и вопросы, которые они будут освещать, заранее рассылаются участникам. Это важно для развития дискуссии, которая поможет найти верное решение поставленной проблемы.
Цель семинара
До того, как организовать семинар, определяется его цель. Для начала выявляется какая-либо проблема, которую требуется обсудить и найти решение. Постановка цели зависит от того, кто является инициатором проведения семинара.
Как провести семинар или тренинг. Часть 1
Виды семинаров и их цели
Семинары в учебных заведениях. Проводятся преподавателями для студентов.
Цель: закрепление и углубленное изучение пройденного материала. Каждый студент получает вопрос, на который он должен подготовить доклад и выступить с ним на занятии.
Научные семинары. Иногда проводятся в рамках научных конференций. Организаторами чаще всего выступают компании, для которых проводятся научные изыскания.
Цель: поделиться опытом и обсудить научные открытия, решить проблемы в какой-то определенной сфере.
Семинары для решения проблем бизнеса. Инициаторами являются собственники бизнеса.
Цель: повысить квалификацию работников, проинформировать о новом продукте, особенностях его применения и продвижения, обучить пользованию техническими программами. Важно, чтобы сотрудники не просто прослушали лекции на заявленную тему, но и задали вопросы, обсудили способы внедрения инноваций в зависимости от условий работы. Целью также может быть реклама нового продукта, тогда на мероприятие приглашаются представители СМИ и целевой аудитории.
Семинары по саморазвитию. Проводятся центрами личностного роста, школами эзотерики, фитнес-клубами и прочими подобными организациями.
Цель: повышение мотивации к развитию личных и физических качеств слушателей, донесение информации о новых продуктах и услугах, обсуждение со слушателями особенностей их применения в повседневной жизни.
Планирование семинара
Выбор темы и цель проведения определяется в зависимости от вида семинара. Если это учебные семинары, то тема будет диктоваться учебным планом. Если мероприятие проводит руководство компании — для него главным будет решение производственных проблем.
Перед проведением научных или бизнес-семинаров, а также семинаров по саморазвитию, важно найти ответы на следующие вопросы:
- Кто является целевой аудиторией семинара?
- Какие проблемы для себя решат слушатели?
- Зачем им вообще приходить к вам на семинар?
Отвечая на эти вопросы, вы сможете определиться и с темой, и с целью мероприятия, и со способами привлечения участников.
ОРГАНИЗАЦИЯ СЕМИНАРОВ | Как Привлечь Участников На События
Обозначив тему и цель сначала, перед тем как провести семинар, организаторы должны все тщательно спланировать.
Предлагаем вашему вниманию примерный план того, как организовать бизнес-семинар или тренинг.
- Составить список проблем и вопросов, требующих обсуждения.
- Запланировать дату и длительность проведения семинара.
- Составить список выступающих и распределить между ними вопросы, которые будут обсуждаться на семинаре.
- Расписать программу семинарских занятий, разослать ее выступающим.
- Определить количество слушателей.
- Выбрать площадку для проведения.
- Подобрать персонал для обслуживания участников семинара.
- Найти ведущего семинара. Нужно отметить, что именно ведущий должен продумать то, как провести семинар интересно и с пользой для всех участников.
- Подготовить техническое оснащение и материалы, необходимые для выступающих.
- Составить подробный график проведения мероприятия, учитывая при этом перерывы на кофе-брейк и обед (при необходимости).
- Назначить модератора, который будет следить за регламентом.
- Договориться с кейтеринговой компанией о предоставлении питания.
- Решить вопрос с уборкой помещения после мероприятия.
- Провести семинар, подвести итоги и сделать аналитический отчет о результатах, разослать его всем выступавшим.
Как провести семинар — пошаговая инструкция
Как организовать семинар
Рецензент: Мишель Зайдель, бакалавр наук, бакалавр права, MBA
Вы когда-нибудь думали о проведении семинаров для своих клиентов или сотрудников? Эти события могут повысить узнаваемость бренда и укрепить репутацию. В зависимости от вашей аудитории семинары могут повысить моральный дух и вовлеченность команды или привести к увеличению продаж и доходов вашего бизнеса. Кроме того, они помогают вам оставаться актуальными на конкурентном рынке и зарекомендовать себя в качестве отраслевого эксперта. Учитывая эти факты, стоит узнать, как организовать семинар для вашей команды, потенциальных клиентов или деловых партнеров.
TL; DR (слишком долго; не читал)
Скорее всего, посетители будут задавать вопросы во время и после мероприятия. Выделите время для сеанса вопросов и ответов и будьте готовы предложить дальнейшие идеи и рекомендации.
Зачем организовывать семинар?
Деловые мероприятия и личные встречи приносят сотни миллиардов долларов ежегодно. В 2016 году более 1,9 миллиона встреч проводились только в США. Бизнес-профессионалы организуют семинары, тренинги и другие мероприятия для обсуждения и обсуждения различных тем, привлечения клиентов и обмена информацией об отрасли. У участников есть возможность развить новые навыки, расширить свои знания и наладить конструктивные связи.
Организация семинаров повлияет на ваше сотрудничество с людьми. Это хороший способ отточить навыки публичных выступлений и поделиться своими знаниями, помогая другим расти в профессиональном плане. Эти события также могут увеличить свой доход, вдохновить ваших сотрудников и побудить людей следовать своей мечте, будь то открытие бизнеса или получение лучшей работы. Кроме того, вы повысите шумиху вокруг своей организации, установите интеллектуальное лидерство и укрепите доверие.
Согласно опросу 2015 года, 88% менеджеров считают, что встречи, в том числе семинары, помогают им расти в профессиональном плане. Примерно 93% говорят, что эти события улучшают их способность заключать сделки. Около 90 процентов посещают личные встречи, чтобы наладить связи и наладить контакты с другими профессионалами. Большинство руководителей высшего звена говорят, что посещение деловых мероприятий способствует сотрудничеству, повышает вовлеченность команды и повышает производительность.
Спланируйте и организуйте свой семинар
Начните с планирования мероприятия. Определите свою целевую аудиторию, выберите тему и поставьте четкие цели. Определите связанные с этим расходы и попытайтесь выяснить, какое оборудование и аксессуары потребуются для вашего семинара.
Допустим, вы планируете женский семинар. В этом случае вы можете организовать семинар, который поможет женщинам-предпринимателям развивать свой бизнес, преуспевать в отраслях, где доминируют мужчины, или сочетать работу и семейную жизнь. Семинар, который привлекает новых выпускников, может научить участников, как получить конкурентное преимущество на рынке труда, начать свой бизнес или продвинуться по карьерной лестнице.
Соответственно структурируйте свое мероприятие. Убедитесь, что вы знаете разница между семинаром и мастерской. Первые обычно ориентированы на лекции и занимают всего несколько часов; обычно он привлекает небольшую группу людей и не привлекает активно посетителей. Семинары, с другой стороны, включают практические упражнения, групповые обсуждения, дебаты и другие мероприятия, которые привлекают аудиторию; эти мероприятия более разнообразны и интенсивны, они привлекают большие группы людей. Кроме того, они обычно длятся дольше, чем семинары.
Выберите место проведения
Следующий, выберите место который может вместить количество гостей. Убедитесь, что в нем есть все необходимое для мероприятия, включая компьютер, аудио и видео оборудование, надлежащее освещение и так далее. Заранее протестируйте оборудование.
Если возможно, назначьте встречу со спикерами на месте проведения и потренируйтесь перед фактическим мероприятием. Разработайте и утвердите повестку дня чтобы все прошло гладко. Вносите любые корректировки заранее.
Учитывайте также свой бюджет. Для семинара от 500 до 1000 человек потребуется больше места, например конференц-центр или аудитория, поэтому затраты будут выше. Конференц-зала гостиницы хватит на небольшое мероприятие от 100 до 150 человек. Узнайте об уровне и качестве услуг, вариантах еды и напитков, оборудовании номеров, удобствах и других деталях.
Создание и рассылка приглашений
Обратитесь к своей целевой аудитории по электронной почте. Создайте персонализированные приглашения описывающие событие и его цель. В зависимости от вашего бюджета вы можете использовать простой документ PDF или Word или нанять графического дизайнера для этой работы.
Отправьте приглашения за несколько недель и попросите получателей подтвердить свое присутствие. Это даст вам достаточно времени, чтобы сделать необходимые приготовления. Подготовьте все материалы семинара, включая бирки с именами и раздаточные материалы для участников, вывески и дисплеи, слайды и брошюры. Отправьте напоминание по электронной почте за день или два до семинара.
В зависимости от размера и цели вашего мероприятия вы также можете рассмотреть возможность рассылки пресс-релизов, рекламы в местных СМИ или запуска рекламных кампаний в Интернете. Если у вас ограниченный бюджет, обратитесь к спонсорам и предложите продвигать их в обмен на финансирование. Например, наем известного спикера всего на один час может стоить сотни или даже тысячи долларов. В этом случае важно привлечь внимание СМИ и обеспечить спонсорство для вашего мероприятия.
Источник: ru1.financieremedia.com
Практика проведения семинаров для клиентов: как организовать семинар?
Существует две полярные точки зрения на цель проведения семинаров для клиентов. Первая: семинары — зло для бизнеса и ведут к созданию неофициальных закупочных союзов, вторая: цель семинаров — увеличить лояльность клиентов. Однако чего можно ожидать от семинаров на самом деле? В каких случаях их не стоит вообще проводить? Почему не следует объединять семинары для руководства и для «пехотинцев»?
Существует две полярные точки зрения на проведение таких семинаров.
Первая очень ярко выражена Е. Чичваркиным: «…дистрибуторские оргии, когда крупный поставщик вывозит партнеров на «дилерскую конференцию». Итог подобных мероприятий — некое подобие неофициальных закупочных союзов. Партнеры обмениваются информацией о получаемых скидках. Всем же надо похвастаться. А я, мол, беру за такую-то цену.
А мне еще вот так отгружают. Пропадает дистрибуторская тайна, и сплоченные дилеры начинают выкручивать поставщику руки»*.
Вторая точка зрения: семинары необходимы, потому что они увеличивают лояльность клиентов, удерживают клиента и повышают продажи. Великие гуру маркетинга даже в цифрах все посчитали: повышение расходов, связанных с удержанием клиента, всего на 5% приводит к увеличению прибыли с 25 до 125%; компания Forum Company пришла к выводу, что затраты по удержанию постоянного клиента составляют только 20% от расходов по привлечению нового**.
Истина на самом деле где-то рядом. Первая точка зрения имеет право на жизнь при условии, что данное мероприятие длится несколько дней, когда клиенты имею возможность очень близко познакомиться друг с другом и начать делиться информацией. При этом много свободного времени — менеджеры не занимаются клиентами и культурная программа не продумана.
Вторая на самом деле тоже миф: лояльных клиентов не существует — это фантастика, напр., в нашей компании тысячи клиентов и только 3 лояльных. Тема лояльности на самом деле очень благодарная и можно написать не одну статью, но сейчас не об этом. Происходит ли увеличение продаж, которые планирует поставщик и даже дает скидки?
Обычно подобные акции действуют на закупки как в сообщающихся сосудах — если где-то стало много — где-то убавилось. Надо обязательно учитывать эластичность спроса. В противном случае клиенты много купят в месяц проведения семинара и предоставления скидок и ничего в следующем.
Так чего же тогда ждать от семинаров? Стоит ли их проводить? Стоит проводить если их заранее продумать и толково организовать.
Я бы предложил два типа семинаров: семинары для руководства и для пехотинцев. Смешивать их попросту нельзя, в противном случае одна часть будет слушать, вторая скучать и мешать проведению. Это две большие разницы, как говорят в Одессе: руководство ждет ответов на насущные вопросы бизнеса. Средний же менеджмент и закупщиков интересует товарная составляющая: новинки, продвижение, преимущества…
Так же надо учитывать, что руководство во время вечерней программы может действительно расслабиться скорее в компании равных себе. Часто получается, что довольные менеджеры «отжигают», а владельцы бизнеса грустно пьют минералку.
Как подготовить и организовать оба типа семинаров?
Семинары для руководства и владельцев компаний. Первоначально необходимо узнать, что им будет помощью в работе, какие лекции или тренинги будут полезны. Для этого менеджеры делают обзвон клиентской фокус-группы. Скорее всего — это управление и мотивация персонала, рекламные кампании, мерчендайзинг.
Может показаться смешным, но очень часто в регионах люди работают, не имея специальных знаний и систематизация их навыков и умений принесет только пользу. Сам семинар можно провести одним днем, с хорошей развлекательной программой. Лучше что бы это был будний и непраздничный день — никому не хочется ради работы терять законный отдых.
Всем уже надоели обычные ужины с обязательным стриптизом. Картинг и пейнт-болл так же старо. Можно и нужно удивить чем то оригинальным и неизбитым: рафтингом, конными прогулками, как это мы сделали однажды, организовав все в Горном Алтае. Не надо бояться неожиданных решений: семинар можно организовать и в хорошей бане — все равны, все в простынях. Хороший антураж, лечебные чаи…
Клиентов надо все время удивлять. Мне очень запомнилось, как в свое время Gillette продвигали Oral-B: после выступления каждого докладчика на сцену выходил один из актеров ОСП-студии и в шутливой форме делал коротенький со-доклад. Участники после семинара восприняли новый бренд, хотя до этого должного внимания ему не уделяли..
Семинары для закупщиков следует приурочивать к моменту, когда нужно продвинуть новую или не очень новую продукцию. Был на моей практике пример, когда продажи одного товара после семинара увеличились в 5 раз: клей для холодной сварки линолеума не покупали не потому что не хотели, а потому что не знали про него ничего.
Если семинар возможно провести за один день, то все просто: продумывается вечерняя программа на один вечер. Если же информации много и требуется два дня, то важно не дать гулять участникам до фанатизма в первый вечер, для этого надо занять время клиентов при помощи активных развлечений, аниматоров. Расскажу, для примера, как это было организовано в один из семинаров:
В первый вечер после рабочей дневной программы всех участников поделили на два племени — на зеленых и желтых. Были придуманы названия племен и боевой клич. Затем выбраны вожди и построен тотем. Первым заданием было разведение максимально высокого костра. По итогам первого дня победила команда зеленых.
Далее последовала игра «Погоня за диким жареным зверем», которая состояла из четырех испытаний — своеобразной эстафета, итог которой собрать четыре подсказки и разгадать, как называется этот самый «дикий жареный зверь». Зверем оказался шашлык, который участники с удовольствием и съели под аккомпанемент гитары, распевая совместно песни.
На второй день соревнования между двумя племенами продолжилось: оба племени нанесли на лица боевую раскраску и изготовили боевые знамена. Затем последовал обоюдный захват пленных и выкуп вождя зеленых, который попал в плен. Заключительным соревнованием было перетягивание каната пленными, ставшими теперь членами противоположного племени.
За участие в конкурсах участники получали местную валюту, которые можно было отоварить в баре. Примирение племен или «Свадьба» — закономерное завершение соревнований. Выбор невесты для вождя понравился и запомнился всем участникам. Своеобразной шарадой стало отгадывание имен невесты и жениха — жестами требовалось изобразить все части имени.
С этой задачей все отлично справились. Далее последовало соревнования между парами за титул почетных свидетелей — тут победила пара не только самых выносливых, но и самых сообразительных. Финалом стала забавный примирительный круг двух племен: надо было передать не касаясь руками апельсин по кругу образованному участниками обоих племен, развлечение более чем детское, но столько довольных лиц я уже давно не видел.
Из моего опыта самой организации семинаров: очевидные вещи иногда не делаются, что может серьезно омрачить проведение семинара. Поэтому приведу краткую памятку, составленную мной:
Обязательно должен быть назначен менеджер ответственный за проведение семинара. В обязанности этого менеджера входит: организационные моменты, слежение за регламентом, оперативные изменения в программе, а так же непосредственная роль ведущего.
Конференс-зал должен быть оборудован проектором, компьютером и должен иметься флип-чарт. Вроде само собой разумеется, но были прецеденты, когда организаторы делали удивленные глаза: а разве надо было?
Раздаточные материалы должны располагаться в легкодоступных и видных местах, свободных для доступа, чтобы каждый мог свободно подойти посмотреть, взять с собой)
Менеджеры прибывают на семинар за полчаса до его начала. Была ситуация, когда клиенты прибыли чуть раньше и стояли под дверьми в ожидании чуда появления менеджеров. Такое недопустимо и убивает первое впечатление от мероприятия.
В месте проведения семинара, начиная от рецепшн и до самого конференс-зала должны быть указатели, где именно проводится семинар.
Театр начинается с вешалки, а семинар с регистрации. Стол регистрации должен быть на видном месте. На столе обязательна табличка с логотипом компании и надписью «Регистрация». Само собой разумеется, что за столом должен быть и менеджер, регистрирующий прибывающих участников.
Каждому вновь прибывшему вручается программа семинара, анкета и раздаточные материалы. Семинар — лучшее место для получения обратной связи — поэтому анкетирование просто необходимо.
Все проводимые акции по товарам необходимо объявлять сразу. Если не будет бланка заказа — не будет и заказов. Бланки должны быть обязательно! Заказы делаются только на самом семинаре, потому что после семинара собрать заказы практически невозможно.
Должен быть назначен из числа менеджеров ответственный за съемку всего происходящего. Фотографии можно потом разместить на корпоративном сайте компании, где каждый клиент с радостью увидит себя любимого.
Большая часть клиентов вполне обоснованно хочет иметь на CD все презентации, которые будут на семинаре. Необходимо заранее сделать такой CD.
Вечерняя программа для менеджеров предназначена в первую очередь для общения с клиентами и только потом для отдыха и развлечений. Менеджеры должны быть с клиентами до последнего, поскольку это их основная задача на семинаре: не давать клиенту скучать и вовремя реагировать на возникновение конфликтных ситуаций.
О компании всегда судят по последнему. Все менеджеры должны быть предупреждены: за появление в нетрезвом виде — увольнение! Пить можно, напиваться — нет.
Для лучшего запоминания семинара надо изготовить и всем раздать футболки, кепки, ветровки, шейные платки или шарфики и т. д. с логотипом компании и запоминающимся слоганом или девизом, который соответствует данному семинару. Клиенты потом с удовольствием носят их на даче. 🙂
На всякий случай надо взять запас пустых бланков командировочных удостоверений с печатью фирмы, т. к. часть клиентов обязательно их забудет. То есть стоит продумать все до мелочей, чтобы клиенты чувствовали о себе заботу ежесекундно.
Понятно, что все учесть невозможно, но это основные моменты, с которыми я сталкивался при организации и проведении подобным мероприятий.
* Е. Чичваркин «Тим-дебилдинг», Секрет фирмы.
** Ф. Котлер Маркетинг гостеприимства и турбизнеса: Пер. с анг.- 2-е издание, М: Юнити, 2002.
Источник: hr-portal.ru
