Как организовать контроль бизнеса

Дебиторская задолженность является важным активом и играет значимую роль в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Высокая ее доля в общей структуре активов хозяйствующего субъекта снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь. На величину дебиторской задолженности предприятия оказывают влияние как внешние факторы (общее состояние экономики и расчетов в стране, эффективность денежно-кредитной системы, уровень инфляции, емкость рынка и его насыщенность), так и внутренние: осуществления контроля за дебиторской задолженностью, уровень профессионализма в управлении дебиторской задолженностью, а также состояние ее учета.

Организация контроля, за дебиторской задолженностью предполагает проведение комплекса мероприятий, направленных на снижение риска невозврата дебиторской задолженности. Общепринятых методов контроля над дебиторской задолженностью не существует, многие рычаги по управлению ею зависят от отраслевой специфики предприятия, его масштаба, оборотов, рыночных условий и иных показателей. Тем не менее, при организации контроля можно ориентироваться на несколько основных факторов.

Как удобно и эффективно организовать личный контроль за бизнес-процессами предприятия?

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся:

• контроль и учет договоров с покупателями,
• контроль оформления документации,
• установление характера дебиторской задолженности,
• осуществление своевременного контроля и
• принятие необходимых мер.

При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).

Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:

• всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
• порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
• срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
• форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
• меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
• выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.

В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.

Как повысить эффективность в компании? ТОП лучших бизнес-инсайтов

Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже:

На основании сведений, представленных в таблице, анализируются сроки возникновения, суммы задолженности, принятые меры по взысканию задолженности, а также информация о платежеспособности дебитора. Полученная информация поможет принять верные решения при рассмотрении возможных мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности.

В качестве предупредительных мероприятий по недопущению возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо внедрить выполнение следующих мероприятий:

• проведение прогнозной оценки уровня финансовой устойчивости и платежеспособности потенциального покупателя (заказчика), перед заключением договора;
• включение в договоры с покупателями и заказчиками существенных условий, определяющих порядок их исполнения, штрафных санкций за неисполнение обязательств;
• установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов предприятия;
• внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов предприятия;
• установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов;
• своевременное проведение инвентаризации расчетов с дебиторами.

Организация и внедрение контроля за дебиторской задолженностью позволит существенно снизить уровень риска неплатежей и непредвиденных убытков, что в конечном итоге окажет положительное влияние на финансовые показатели предприятия.

Источник: Пресс-центр АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», FD.ru

Источник: delprof.ru

Как организовать автоматизированную систему внутреннего контроля в компании? Новые тенденции

Руководитель группы отдела автоматизации мониторинга и рисков IBS Андрей Яковлев выступил на седьмой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса». Доклад был посвящен подходам к организации системы внутреннего контроля в современных реалиях.

На мероприятии, организованном 16 февраля 2022 года в Москве порталом CFO-Russia.ru и группой Prosperity Media, Андрей Яковлев предложил взглянуть на систему внутреннего контроля (СВК) и основные возможности ее применения. В рамках доклада эксперт IBS рассказал о ключевых факторах успеха СВК, отдельно остановившись на использовании СВК с учетом ESG-принципов (экологическое, социальное и корпоративное управление — от англ. Environmental, Social, and Corporate Governance, ESG) компании. Кроме того, он рассмотрел последовательность покрытия бизнес-процессов СВК и преимущества автоматических контрольных процедур.

Андрей Яковлев отметил, что исторически цель СВК заключалась в контроле и нивелировании рисков при подготовке финансовой отчетности.

Факторы успешного применения СВК

По мнению эксперта, при внедрении автоматизированной СВК необходимо учесть несколько факторов, которые помогут ее успешному использованию. В первую очередь у компании должна появиться осознанная необходимость в автоматизации СВК. Ее признаками становятся трудности, с которыми сталкивается компания при использовании СВК, например: трудоемкость процессов, отсутствие единой информационной системы и хранилища доказательств выполнения контрольных процедур. Кроме того, компания должна обладать зрелой методологией процессов СВК. Важно также, чтобы заинтересованные стороны согласовали задачи, приоритеты и конечные цели реализации системы.

Последовательность покрытия бизнес-процессов СВК

Более подробно Андрей Яковлев остановился на выборе последовательности покрытия бизнес-процессов СВК. В первую очередь выполняется определение организационного объема: вначале — для проекта внедрения, а затем — для тиражирования решения. После этого необходимо выделить бизнес-процессы проекта внедрения и проанализировать возможности автоматизации контрольных процедур. Важно понимать, что затраты на их внедрение должны быть меньше, чем эффект от их применения. При этом все вышеперечисленные моменты должны коррелировать с целевым видением автоматизированной СВК на горизонте минимум пяти лет.

Преимущества контрольных процедур

Среди преимуществ контрольных процедур эксперт IBS выделил: предотвращение нарушений, снижение риска человеческого фактора, упрощение и ускорение закрытия периода в учетных системах, рост операционной эффективности, уменьшение личной и корпоративной ответственности и другие. Основными выгодами являются исключение ошибок, снижение затрат и сокращение времени на выполнение контрольных процедур.

Важным моментом при внедрении или эксплуатации СВК, по мнению Андрея Яковлева, является возможность ее использования как инструмента для контроля за соблюдением ESG-принципов и подготовки отчетности по их соблюдению. В этом случае необходимо учесть планы компании по формированию ESG-концепции и внедрению ESG-принципов уже на этапе разработки или актуализации методологии по СВК.

«Благодаря внедрению автоматизированной СВК компания может использовать хорошо знакомые инструменты для ответа на современные вызовы. СВК позволяет добиться роста операционной эффективности, помогает скоординировать службы по управлению рисками и получить синергетический эффект. СВК дает возможность перейти от контроля к непрерывному мониторингу, увеличить инвестиционную привлекательность компании и получить доступ к более дешевым финансовым инструментам, а также соответствовать долгосрочным глобальным тенденциям рынка и следовать устойчивому развитию», — пояснил Андрей Яковлев.

Источник: ibs.ru

Как контролировать предприятие

Бизнес на предприятии включает в себя много различных элементов: оценку задач, отчетность по доходам и контроль. Последняя задача одна из самых главных. Как же осуществлять ее грамотно и четко?

Статьи по теме:

• Как контролировать предприятие
• Как контролировать бизнес
• Что такое контроль как функция менеджмента

Инструкция

Следите за продажами. Они являются пульсом любого предприятия. Изучите механизм графиков продаж, выявите основные закономерности в тенденциях и сезонах. Всегда есть числовые данные, которые выражают активность или пассивность продаж. Все это поможет подготовиться к росту прибыли за определенное время.

Это и есть контроль доходности организации.

Изучайте ежедневные данные бухгалтерского учета. Следите четко за доходами и расходами. Согласовывайте все банковские операции. Выделите необходимый бюджет и следите за ним. Контролируйте все важные отчетности внутри организации.

Используйте специальное программное обеспечение, например XBRL. Оно во много раз упростит менеджмент финансовых и бизнес-данных.

Повышайте эффективность работы цепочки поставок. Это важнейшая система, которая перемещает продукт или услуги от поставщика к заказчику. Она состоит из множества элементов: организации бизнеса, человеческих ресурсов, информационных процессов и других важных элементов. И все они должны работать слаженно, чтобы товар дошел до конечного потребителя. Следите за этим пристально.

Определите все сильные и слабые стороны компонентов данной цепи. Подумайте, как можно повысить эффективность процесса поставок. Что влияет на сбой или же слишком быструю доставку. Все это будет индикатором деятельности вашего предприятия.

Слушайте советы ваших сотрудников и добивайтесь обратной связи с клиентами. Создайте специальной форум на сайте компании. Дайте возможность высказываться на нем всем работникам. Вы, как руководитель предприятия, не всегда можете точно знать потребности персонала. Оперативно может помочь только такая форма общения.

Получайте отзывы о ваших продуктах или услугах посредством того же форума. Помимо данного ресурса используйте анкетирование как часть маркетингового процесса. Попросите клиентов написать небольшие отзывы по продукции или дать ответы на вопросы. Все это нужно для создания большего контроля над работой организации.

Источник: www.kakprosto.ru