В asana.com подсчитали, что среднестатистический работник интеллектуального труда тратит 60% своего времени на организацию работы — поиск информации или отслеживание статуса работы.
При этом каждую неделю срываются более четверти всех сроков выполнения работы. Несмотря на то, что мы упорно трудимся и заняты целый день, мы всё равно не успеваем и часто отстаём от графика.
Справедливо отметить, что речь идет про исследование сотрудников занятых в ИТ сфере, где с планированием,менеджментом и организацией рабочей среды ситуация статистически выглядит лучше, чем в других сферах.
В целом, практика большинства отечественных компаний из сегмента малого и среднего бизнеса показывает, что горизонт планирования очень короткий. Редко кто планирует на год вперед (не говорю уже о долгосрочных планах).
В лучшем случае планирование происходит на недельных или месячных планерках. И чаще всего это записывание задач в блокнот без системного взгляда на работу сотрудников.
Автоматизация бизнеса как организовать?
Но в этой статье речь на о планировании, хотя это также часть организации рабочих процессов. В этой статье мы взглянем на ситуацию шире.
Эффективность компании или отдельного сотрудника напрямую зависит от того, как организованы процессы в компании.
Я предлагаю рассмотреть вам пошаговый цикл организации рабочих процессов, который состоит из 7-ми шагов.
7 шагов организации рабочего процесса.
Как мы видим на схеме выше в организации рабочего процесса участвует три блока, каждый из которых несет в себе определенную ценность.
Чтобы лучше разобраться в этом вопросе мы будем использовать пример. Представим, что нам предстоит провести маркетинговое мероприятие, на котором будут представлены новые продукты нашей компании.
Блок 1. Планирование
Главная задача у этого блока — получить детальный план наших действий, которые понятны всем участникам процесса и при этом продуманы ресурсы для реализации плана.
На примере
Нам необходимо провести мероприятие 10 июня 2022 года, готовится начинаем заранее. За проектом закреплен сотрудник, который руководит им — «проектный менеджер». Далее будем использовать сокращение «ПМ».
Стартуем с первой планерки. Здесь менеджеру проекта необходимо определить список сотрудников, которые будут задействованы в проекте. На первой встрече будет обсуждаться концепция и цели мероприятия, поэтому решено позвать:
1. Директора по маркетингу — он расскажет почему был задуман этот проект и какие задачи он решает для компании;
2. Руководителя отдела продаж — узнаем у него как органично вписать продажи в это мероприятие, каких клиентов будем приглашать, соберем идеи.
3. Главного бухгалтера — согласуем все бюджеты и финансовые вопросы.
Как Организовать Эффективную Работу Компании, Бизнеса ?
4. Коллег, из отдела маркетинга, которые будут вовлечены в работу по подготовке и проведению мероприятия.
Этап 1. Формирование идей и сбор информации
- Какие результаты мы ожидаем от нашего мероприятия?
- Какая будет длительность?
- Какая численность гостей?
- Какая у них будет мотивация прийти на мероприятие?
- Какая программа будет у мероприятия?
- Какая площадка? Какие требования мы предъявляем к ней?
- Какие бюджеты мы выделяем?
- Как мы будем встраивать продажи в наше мероприятие?
Этап 2. Прием запросов
После первого этапа у ПМ появится информация, которая может быть оформлена как концепция будущего мероприятия.
Эту концепцию мы отправляем всем участникам проекта и собираем обратную связь.
- Подумайте над Вашими индивидуальными задачами в этом проекте? Хватает ли вам информации, чтобы выполнить их?
- Какие ресурсы требуются для выполнения задач: деньги, время, люди, экспертиза, софт и пр. ?
- Какие корректировки нужно внести в проект?
- Чего не хватает этому проекту, чтобы достичь наших главных целей?
- Что лишнее в этом проекте?
Этап 3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсов
Пройдя второй этап у нас уже формируется рабочий план проекта. Мы убираем лишнее, фокусируемся на главном.
Продумываем какие «тонкие места» есть в проекте и думаем как предотвратить их наступление.
Мы продумываем, готовим и обеспечиваем проект ресурсами.
Здесь два фактора играют важнейшую роль: ресурсы должны быть предоставлены вовремя, а также в достаточном количестве и качестве.
ПМ вырабатывает список задач проекта. Оптимально, когда каждая задача согласовывается со всеми задачами проекта и следует главной цели.
Задачи удобно расставлять в специализированных программах вроде: Trello, Bitrix24, Jira и пр. Вы можете использовать канбан доски, диаграммы Ганта.
Также здесь хорошо подойдут чек-листы. Они служат ориентиром для каждого участника проекта. С удовольствием поделись чек-листом одного из проекта, который мы делали в нашей компании.
Вернемся к нашему примеру. Чтобы мероприятие прошло лучшим образом и для достижения целей нам необходимо:
- расписать задачи для каждого участника (или предложить им сделать это самостоятельно, а после внести корректировки);
- согласовать задачи друг с другом;
- убедиться, что ожидаемые результаты задач понятны исполнителю и постановщику;
- ресурсы подготовлены или запланированы;
Не будем здесь останавливаться и расписывать задачи для примера. Вы можете взять за основу скриншот чек-листа. Обратите внимание, что эта таблица в excel также имеет вкладки с другими чек-листами, которые необходимо выполнять до наступления определенных дат. Таким образом мы распределяли группы задач, которые должны быть выполнены к определенному временному отрезку.
Простыми словами — ПМ (руководитель проекта, компании, отдела и пр.) стремится продумать и организовать работу своих людей таким образом, чтобы достижение результата было максимально возможным.
Блок 2. Выполнение
Этап 4. Проработка и анализ
На этом этапе происходит реализация запланированных задач. Здесь, главное, убедиться, что каждый исполнитель хорошо понимает, что от него требуется и какие результаты ожидаются у каждой задачи.
Важно постоянно напоминать команде о конечной цели проекта и следить за тем, чтобы приоритетные задачи выполнялись в первую очередь.
Нам необходимо создать атмосферу, в которой команда будет работать в нужном темпе и не будет отклонятся от курса.
Этап 5. Отслеживание хода выполнения
На этом этапе ПМ исполняет роль дирижера своего оркестра и контролирует, чтобы ход работы шел согласно графику и качество выполнения соответствовало ожиданиям.
Именно на этом этапе ПМ из организатора переходит в роль наставника, который следит за ходом работы и помогает людям достигать поставленных целей.
Здесь происходит магия управленческой работы — получение обратной связи о статусе задач, выявление трудностей, принятие управленческих решений и т.д.
Конечно, чтобы описать действия управленца на этом этапе нам не хватит нескольких абзацев этой статьи, так как это огромная часть менеджмента. Просто отметим этот факт.
Блок 3. Анализ
Этап 6. Согласование
На этом этапе участники команды завершают свои задачи, а от ПМ требуется контроль и обратная связь. И иногда этой обратной связи очень не хватает. Хотя на первый взгляд может показаться — зачем тратить свое драгоценное время на задачи, которые в целом выполнены нормально и вовремя.
Но не все итоги на 100% соответствуют заявленным ожиданиям. Где-то была ошибка в планировании, где-то случился форс-мажор, какую-то задачу исполнитель неверно понял, в какой-то задаче пришлось проявить находчивость и это требует похвалы.
- Когда мы оценим планирование этой задачи? Все ли нюансы были учтены?
- Какие трудности были в этом проекте?
- Что мы можем изменить в похожих задачах, процессах, проектах?
- Как сам оцениваешь свою работу?
- Есть ли какие-то детали, о которых я должен знать?
Этап 7. Отчетность
Это этап подведение итогов. Хорошо, если его проводить совместно со всеми участниками, задействованными в проекте.
И не стоит устраивать только «разбор полетов». Важно и похвалить, даже если были ошибки.
Но главное — нужно вынести сильные и слабые стороны из проекта, интересные идеи, которые помогут нам лучше организовывать нашу работу и исполнять задачи.
- получение обратной связи от всех участников;
- озвучивание руководителем проекта своего мнения по поводу результатов проекта и качества исполнения задач;
Источник: alfetisov.com
Как организовать рабочий процесс, чтобы все было под контролем
Если вы хотите развивать свой бизнес, вам нужно начать все с правильного пути. Чтобы получить тот огромный рост, на который вы надеетесь в ближайшие годы, вы должны убедиться, что ваш бизнес организован.
Это легче для крупного бизнеса и огромного бюджета — и сотни (или тысячи) сотрудников — плюс огромного количества времени, которое можно посвятить тому, чтобы оставаться организованным.
Но как убедиться в том, что ваш малый бизнес в порядке, когда вы ограничены в средствах и у вас всего несколько сотрудников?
Даже если вы используете лучшие инструменты для роста своего бизнеса, успех может отстать, если вы не ставите на место правильные вещи, чтобы быть уверенным, что вы растете.
Каким бы вы бизнесом не занимались, важно найти хорошего поставщика всех необходимых вам товаров для бизнеса. На сайте Гростер вы можете найти любые товары для бизнеса в одном месте. Товары имеются для магазинов, офисов, общепита, кофеин, медицинских учреждений, спортзалов и так далее. Например, если вы свяжете свой бизнес с родниковой водой, то вам обязательно понадобится ПЭТ тара оптом, которую легко подобрать на сайте.
1. Управление офисными помещениями и хранилищами
Для начала вам необходимо убедиться, что ваше физическое окружение аккуратно и организованно.
Это гарантирует, что вы сможете выступать на самом высоком уровне. Во многом организация всей вашей компании определяется тем, как организован ваш стол.
Для начала убедитесь, что все имеет определенное место, даже если это место находится в куче бумаг на вашем столе.
Чтобы наилучшим образом использовать это пространство, рекомендуется использовать возможности вертикального хранения для улучшения рабочего процесса и повышения эффективности.
Поскольку бумажная работа, как правило, отнимает много времени и ресурсов у большинства современных офисных работников, следует подумать о том, чтобы хранить ее за пределами офиса.
Это означает, что вы будете тратить меньше времени на управление документами, и вы можете быть уверены, что они находятся в безопасности и защищены лучше, чем вы могли бы сделать это самостоятельно.
Однако, если это не совсем ваш стиль работы, есть другой метод, который может помочь уменьшить вашу рабочую нагрузку на бумагу за минуту.
2. Следите за поддержкой клиентов
Постоянные клиенты — это сердце бизнеса.
В то время как они отнимают у вас много времени и ресурсов, это время, потраченное на то, чтобы сделать их счастливыми и довольными услугами, которые вы можете предложить.
Чтобы убедиться, что вы достигаете их эффективно, рассмотрите возможность использования дополнительных программ, которые позволяют эффективно управлять вашими клиентскими билетами.
Это позволяет вам тратить меньше времени на управление клиентами и больше времени на совершенствование продукта и бизнес-систем.
Важно автоматизировать систему, но это плохая идея — автоматизировать отношения с клиентами.
Используйте такие программы, которые позволяют вашим сотрудникам укреплять отношения с клиентами, но не пытайтесь автоматизировать процесс.
Это только заставит вас чувствовать себя расстроенным, когда клиенты бросают вас ради конкурентов, которые относятся к ним лучше.
Вместо этого, упростите обслуживание клиентов на мировом уровне, и они вознаградят вас постоянными деловыми контактами и направлениями к специалистам.
3. Заранее спланируйте свои кампании в социальных сетях
Если вы проводите маркетинговую кампанию в социальных сетях с бюджетом, вам необходимо сократить время, которое вы тратите на хранение вещей в Интернете.
Вместо того, чтобы тратить время на публикацию сообщений каждые несколько часов, вы должны планировать все заранее.
Эта простая техника организации сэкономит вам бесчисленное количество часов и поможет повысить эффективность и продуктивность вашей работы.
Есть еще одна техника, которая может вывести все на новый уровень. Вместо того, чтобы просто писать сообщения в социальных сетях в течение следующих нескольких дней, почему бы не позволить инструменту опубликовать их для вас?
Meet Edgar и подобные — это отличный способ управления вашим контентом заранее, позволяющий вам писать обновления в социальных сетях один раз, а затем отправлять их несколько раз.
Это отличный способ держать все в порядке, не повторяя себя, постоянно обновляя свои социальные ленты.
4. Управляйте своими расходными квитанциями
Если вы управляли вашим малым бизнесом в течение длительного времени, вы знаете, как неприятно может быть управлять всеми вашими отчетами о расходах.
Их трудно отслеживать и регистрировать, но ими нужно управлять, чтобы вы могли быть в курсе налогов и следить за тем, чтобы ваши финансы были в порядке.
Однако вы не можете просто отложить их, когда речь идет о более важной работе. Вы должны отслеживать каждую покупку и операцию еженедельно.
Используйте программное обеспечение, такое как Expensify, которое делает всю работу, сохраняя ваши расходы организованными и записанными, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, которые действительно имеют значение.
А если говорить о том, чтобы позволить программному обеспечению обрабатывать ваши документы, то вы можете распространить это на другие области вашего бизнеса для получения звездных результатов.
5. Перейти на безбумажный режим
Если вы хотите уменьшить беспорядок и управление, которые связаны со всеми бумагами, которые вам нужно держать в курсе, возможно, пришло время отказаться от бумаги.
Это означает, что вместо того, чтобы постоянно отслеживать десятки файлов и папок, вы просто сводите все к цифровому сканированию наиболее важных документов.
Эти простые рекомендации помогут организовать все максимально комфортно.
Будем благодарны, если поделитесь статьей:
- Из лягушки в принца или из IT-шника в предприниматели
- Как начать свое дело?
- С чего начать создание собственного бизнеса
- Эрни Зелински «Успех без офисного рабства. Настольная книга фрилансера» скачать
- Как занять первое место
- Как стать богатым без особых усилий
- Как развить уверенность в себе
- Как улучшить зрение за 7 дней (9 упражнений)
- Вред алкоголя и его влияние на организм человека
- 10 причин бросить курить
- Самая полезная еда
- Медитация для самопознания и духовного прогресса
Источник: www.vitamarg.com
Организация рабочего процесса: принципы, контроль и оптимизация
Если вы являетесь руководителем компании, то вам необходимо знать, как правильно организовать работу всего коллектива. Для того чтобы это сделать, необходимо располагать специфическими знаниями, а также опытом. Вы должны правильно распределять обязанности, добиваясь, таким образом, максимальной производительности.
Для начала нужно тщательно изучить работу, ознакомиться с методиками, применяемыми во время работы, а также попытаться их усовершенствовать. Весь рабочий процесс, желательно, разделить на блоки. Кроме того, нужно подумать, к какому именно результату вы стремитесь.
Что такое рабочие процессы?
Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц».
Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей. Для каждой профессиональной компании нужен рекламно-информационное издание, чтобы описать представляемые товары или услуги. Поэтому мы советуем вам задуматься о каталоге. Здесь вам напечатают каталог на выгодных условиях! А также, подскажут, как осуществить печать каталога дёшево и достигнуть при этом высокого уровня исполнения.
Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда.
Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину.
«Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания».
Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас
Принципы организации рабочего процесса, которые необходимо соблюдать
Технология организации рабочего процесса подразумевает обязательное выполнение нескольких основных правил:
- Содержание трудового процесса должно быть оптимальным. Для равномерной загрузки сотрудника необходима рациональная последовательность и наилучшее сочетание используемых в работе приемов. Эту же цель преследует правильная организация интенсивности и ритмичности трудового процесса, а также разработка для сотрудника оптимального сочетания умственной и физической деятельности. Достичь всего этого можно, применив на производстве принцип разделения труда, верно рассчитав рабочую норму и оснастив предприятие высококачественным и соответствующим всем современным требованиям эргономики оборудованием.
- Человек и техника должны действовать одновременно. То есть, пока включено оборудование, сотрудник может заниматься обслуживанием рабочего места, подготовительной/заключительной работой или выполнять вспомогательные трудовые операции.
- При организации рабочего процесса нужно предоставить сотруднику возможность экономить движения. Это достигается путем установки хорошего оборудования, четкой планировки рабочих мест, максимально удобного расположения инструментов.
- Движения, совершаемые работником, должны быть налаженными и доведенными до автоматизма. Достичь ритмичности помогает продуманная последовательность приемов, совершаемых с расчетом, чтобы сотрудник затрачивал за конкретный отрезок времени определенное количество энергии — и так до конца смены. Благодаря автоматизму, то есть постоянному повтору одних и тех же операций в течение долгого времени, внимание человека концентрируется на быстром и качественном выполнении работы.
- Интенсивность труда также обязана быть оптимальной. Организация рабочего процесса на предприятии предполагает удобство выполнения тех или иных операций, перемену видов деятельности, переход с мышечных нагрузок на нервные и наоборот, заботу о минимизации влияния производственной среды на человека. Исследования в области физиологии и экономики выявили ту степень загрузки рабочего и уровень напряженности его труда, при которых будет обеспечена оптимальная производительность.
Условия производственной деятельности на разных предприятиях могут сильно отличаться, а значит, и организация рабочих процессов имеет свои особенности. Чтобы добиться повышения эффективности труда, нужно все вышеперечисленные требования адаптировать к конкретному случаю.
Как организовать рабочий процесс
Также нужно познакомиться со всеми, кто работает в данном подразделении. Это даст вам возможность определить, насколько опытные работники, какой у каждого из них характер. Если вы будете все знать, то сможете спрогнозировать будущий результат, а также определить поведение человека в определенной ситуации. Учитывая все это, вы сможете правильно распределить обязанности, а также максимально оптимизировать рабочий процесс.
Вам необходимо приложить все усилия для того, чтобы сплотить всех сотрудников. При этом каждый из них должен знать свои обязанности, а также четко выполнять поставленную задачу. Для того чтобы максимально контролировать рабочий процесс, вам необходимо постоянно проводить планерки. В этом случае вы сможете исключить некачественную работу.
Для того чтобы увеличить производительность, необходимо постоянно мотивировать собственных сотрудников, прилагать все усилия. Так, вам стоит поощрять материально тех, кто этого заслуживает. Это приведет к тому, что каждый будет уверен, что он полезен. Учтите, что вы не должны выделять кого-то среди других, а также поощрять льстецов.
В противном случае, спокойная рабочая обстановка будет нарушена. Все это негативно отразиться на производительности и эффективности рабочего процесса.
Работа с сотрудниками на внештатной, удалённой основе
Исследование аналитической компании eMarketer под названием “Удаленная рабочая сила меняет мировой рынок труда” начинается словами: “Если Вы сомневаетесь, что удаленно работающие сотрудники начинают играть существенную роль на рынке труда, имейте в виду, что данный отчет написан в парижском кафе с беспроводным доступом к Интернету австралийским экспертом, работающим на американскую компанию, и был отправлен на утверждение менеджеру, который работает дома в Нью-Джерси”.
Действительно, учитывая тенденции рынка труда, процессы информатизации и глобализации, а также потребности стартующего бизнеса, можно смело утверждать, что качественная работа с внештатными сотрудниками уже стала не менее важной составляющей бизнеса, чем работа со штатниками. Как именно выстроить эффективную работу с людьми на расстоянии, с которыми к тому же по условиям работы созданы либо устная договоренность, либо заключено соглашение типа агентского договора?
Решить эти проблемы существенно помогают различные онлайн-инструменты, например, социальные сети, позволяющие собрать вместе необходимых для работы над проектом специалистов, предварительно познакомив их друг с другом. Эффект совместной работы обязательно должен присутствовать и здесь. У коллег, которые не встречаются лично для обсуждения рабочих моментов, зачастую не возникает того взаимопонимания, которое присуще командам, работающим в одном офисе. А это немаловажное условие для создания благоприятной атмосферы внутри коллектива и высокой эффективности деятельности.
Источник: advokat-now.ru