Грамотно планировать и организовывать встречи – целое искусство. Как провести деловую встречу, чтобы она прошла на высшем уровне? Как не испортить впечатление и получить максимальную выгоду в дальнейшем сотрудничестве с партнером? Здесь вы найдете эффективные советы в проведении деловых встреч.
Подходящее место – залог успеха вашей встречи. Это может быть уютное тихое кафе или бизнес-центр, специальные переговорные комнаты. Также вы можете арендовать офис. Ключевой момент – вы должны учесть вместительность помещения. Выбирайте в соответствии с количеством человек, что будут присутствовать на встрече.
Заранее четко спланируйте состав участников, но будьте готовы учесть и пару незапланированных гостей. Возможно, стоит заранее провести заседание с коллегами, где вы определите, кого именно стоит пригласить на деловую встречу, и составите список.
Время и дата встречи
Дата и время должна устраивать обе стороны партнеров. Недопустимо назначать встречи в тот же день, лучше тактично сообщать за несколько дней: предприниматели, как правило, имеют строгий план встреч и дел на день, неделю вперед, вы попросту можете не вписаться в их график.
Как эффективно проводить собрания и встречи? Управление персоналом. Свой бизнес |Бизнес Конструктор
У вас должен быть полный комплект необходимого оборудования – вы можете взять свое или арендовать. Такие вещи, как блокноты, ручки, вода необходимо купить заранее. Поручите это секретарю, но проконтролируйте результат. Обязательным моментом является предварительная проверка рабочего состояния микрофонов, проекторов, компьютеров.
Малейшая заминка в выступлении может испортить хорошее впечатление от вашей встречи, показать непрофессионализм партнера. Старайтесь просчитать всевозможные неловкие ситуации и избежать их.
Зачем оно нужно? В первую очередь, вы покажете себя профессионалом, внимательным и учтивым партнером. Вы продемонстрируете организаторские способности и зарекомендуете вашу фирму, как современную и надежную. Скупиться не стоит, ваши партнеры вас оценят, и в дальнейшем это окупится выгодными контрактами и долгосрочными плодотворными деловыми связями.
Подойдите к проведению встречи со всей серьезностью и ответственностью. От этого будет зависеть успех всей деятельности вашей компании. Изучив заранее полезные советы, вам удастся избежать ошибок на пути становления успешного делового человека.
Источник: gethall.ru
Как провести захватывающее собрание команды за 4 простых шага
Почему так трудно провести эффективную командную встречу с коллегами и сослуживцами? Некоторые утверждают, что собраний слишком много и что собрания – это пустая трата времени. Другие, не достаточно? Очень часто коллеги по работе стараются избегать их. Плохая организация собраний негативно влияет на людей.
Не только на работе, но и в личной жизни это может принести огромный стресс. Эффективные совещания также повышают эффективность работы компаний. Это положительно скажется на качестве жизни сотрудников.
В своей книге “Смерть от совещания” Патрик Ленсиони предлагает простой и очень мощный инструмент управления. Одним словом, проводите больше встреч, будьте более сосредоточенными и добавьте нотку драматизма.
Что мы можем почерпнуть из кино?
Что делает фильмы и телепередачи такими увлекательными? Большая команда из сотен, если не тысяч человек, вкладывает значительные средства, чтобы втиснуть столько всего в 90-120 минут. В течение одного фильма, а всего в полтора часа, вы будете наблюдать за жизнью героя. На командных совещаниях мы почти не подводим итоги недели. Во время просмотра фильма у зрителя нет возможности советоваться с актером, обсуждать с ним, делать замечания или предложения.
Так почему фильм, на который мы не имеем никакого влияния, намного интереснее деловой встречи? Мероприятие, проводимое в режиме реального времени, такое как деловая встреча, должно быть увлекательным. Поднятые там вопросы должны быть интересны всем участникам без исключения.
Сценаристы уже давно поняли, что для того, чтобы привлечь внимание зрителей, фильму нужен конфликт, человеческая драма. Конфликт — это ключевой фактор, который должен являться важной частью эффективной встречи.
Что не так с нашими совещаниями?
Миф о “слишком большом количестве встреч”.
Повышение качества встреч — это не уменьшение времени их проведения, или их частоты. Напротив, нам нужно проводить совещания как можно чаще. А вот эффективность их проведения поможет сократить время их проведения.
Еженедельные тактические совещания
Команды должны встречаться еженедельно или каждые две недели, в зависимости от продолжительности встреч, они могут длиться от 45 до 90 минут. Цель – обсудить текущие рабочие вопросы. Продолжительность встреч для еженедельного обсуждения тактических вопросов может длиться от 45 до 90 минут. Эти встречи включают в себя три основных элемента.
Блиц-обзор
Каждый участник делает экспресс-обзор приоритетных направлений за неделю. Это позволяет команде найти повторяющиеся задачи, проблемы и срочные вопросы.
Обзор результатов
В этом обзоре основное внимание уделяется ключевым или наиболее критическим показателям, но выбрать нужно не более пяти. В зависимости от деятельности компании среди них могут быть – выручка, расходы, качество обслуживания клиентов. Основная цель – повысить ответственность внутри команды. Обзор результатов не должен занимать более 5 минут, учитывая дополнительные вопросы.
Повестка дня в реальном времени
Обсуждение повестки дня проводится только после блиц-обзора и обзоров результатов. В «реальном времени» означает, что повестка дня не определяется заранее. Неизбежно, что во время двух первых частей встречи некоторые проблемы проявятся и потребуют обсуждения. Две важные цели еженедельных тактических совещаний – разрешать проблемы и сделать так, чтобы все сотрудники понимали друг друга
Основные риски при проведении еженедельных встреч:
- Соблазн сформировать предварительную повестку дня в режиме реального времени.
- Обсуждать слишком много проблем во время блиц-обзоров. В этом случае участники встречи быстро потеряют интерес, и вы можете не дойти до по-настоящему важных вопросов.
- Обсуждение стратегических вопросов. Такие вопросы перечисляются отдельно для обсуждения на ежемесячном стратегическом совещании. На недостаточно времени для их рассмотрения в течение 45-90 минут встречи.
Ежемесячные собрания по стратегии
Скорее всего, ежемесячная стратегическая встреча – это встреча с самыми интересными и захватывающими темами для обсуждения. Эти темы, максимум две или три, требуют серьезной подготовки. Продолжительность дискуссий на ежемесячных стратегических зависит от характера темы. Однако на каждую тему необходимо выделить два или более часов.
Достаточное количество времени позволит участникам провести вдумчивую дискуссию. Регулярность является существенным фактором эффективности ежемесячных стратегических совещаний.
Специальные встречи по стратегии
Часто возникают ситуации, когда необходимо рассмотреть стратегический вопрос, не дожидаясь ежемесячного стратегического. Таким образом, продление рабочего времени руководства для решения критической проблемы вполне допустимо.
Один из рисков ежемесячных стратегических мероприятий – слишком большое количество тем на повестке дня. Другая причина заключается в плохой подготовке этих встреч. Наконец, страх перед конфликтом может подорвать качество этих встреч.
Ежеквартальные выездные обзоры
Выездная работа – это возможность для руководства отвлечься от текущих, еженедельных и даже ежемесячных проблем. Это отдельная область, которая помогает рассматривать бизнес в целом. Ежеквартальный выездной обзор включает в себя следующее.
Обзор стратегии
Руководители должны пересматривать свое стратегическое видение три или четыре раза в год. В новых отраслях конкурентные угрозы появляются регулярно и требуют особого внимания.
Обзор отрасли и конкурентов
Руководителям полезно время от времени отвлекаться от повседневных задач. Это позволяет им беспристрастно и со всех сторон оценить новые тенденции и текущее состояние дел.
Обзор команды
Регулярное критическое осмысление позиции каждого в команде позволяет выявить негативные поведенческие факторы.
Обзор персонала
Обсуждение работы ключевых сотрудников должно проходить три-четыре раза в год. В результате менеджеры могут определить, кто в команде действительно эффективно работает, а кто посредственно.
Одной из наиболее распространенных проблем является перегрузка ежеквартальной выездной встречи. Ежеквартальный выездной обзор направлен на то, чтобы понять состояние компании изнутри и снаружи. Он не должен выглядеть как бесконечная презентация PowerPoint. Обычно они сопровождаются бесконечными познавательными беседами.
Следующая задача в необходимости пригласить третье лицо и обсудить в его присутствии текущие проблемы и дела. Это вполне может нарушить динамику установленных отношений в коллективе. В данном случае можно привлечь посредника извне. В этом случае руководитель группы сможет поддерживать дискуссию, не оглядываясь.
Вывод
Несмотря на то, что совещания – это вполне обычный инструмент менеджмента, не каждый руководитель имеет четкое представление о том, когда и как его использовать. В результате встречи приносят сплошное разочарование. Они создают впечатление пустой траты времени. Поэтому многие менеджеры относятся к ним скептически. Примените рекомендации Патрика Ленсиони, чтобы, наконец достичь эффективности при проведении деловых встреч с сотрудниками и коллегами.
Все описанные виды совещаний будут занимать не более 15% рабочего времени менеджера. Ни один руководитель не станет отрицать, что уделять менее 15% времени своей команде не стоит, чтобы получить высокоэффективную команду. Дaвид Гуссе
Немного юмора перед отъездом. Помните ли вы свою последнюю конференц-связь в Zoom или Teams?
Источник: humanskills.blog
Как правильно организовать бизнес-встречи?
В рамках сильной рыночной конкуренции, все чаще различные Компании прибегают к помощи Event-Агентств в организации деловых мероприятий.
К вопросу организации такого рода мероприятия необходимо подойти со всей серьезностью и ответственностью, ведь от того, как все пройдет, зависит лицо Компании. Главное в данном контексте показать профессионализм перед партнерами и зарекомендовать себя, как надежную Компанию.
Для того чтобы мероприятие прошло успешно, необходимо четко и ясно поставить цель события. От этого уже можно отталкиваться в тематике и формате проведения деловых встреч.
Одним из главных моментов в организации — это правильно подобранное помещение, в котором будет все проходить. Техническое оснащение зала должно соответствовать вашим требованиям и иметь возможность подключить всю необходимую аппаратуру. 
Программа должна включать в себя четкий тайминг, для того, чтобы не выходить за рамки установленного времени. На протяжении всех презентаций, гости мероприятия не должны терять интерес к представляемым материалам или услугам, поэтому распределите программу правильно, делайте перерывы между информационными блоками.
Обращаясь за помощью к организаторам, вы оградите себя от различных форс-мажоров, которые могут случиться внезапно, а так же опыт Event- Агентств позволит сделать бизнес-встречи с четко установленной целью и с отличным результатом.
Остались вопросы? Хочешь себе Эксклюзивный праздник?
Закажи бесплатную консультацию прямо сейчас
почему выбирают нас
Команда профессионалов с 17 летним опытом
Организация мероприятий и идей любой сложности
Грамотный оптимизированный бюджет
Гарантируем качество услуг
— это то, что вы искали так долго
Самое актуальное
— специально для вас —
скидка + подарок
сегодня и получи фото зону
Источник: exclusive-rnd.ru
