Как перевести бизнес онлайн

Вспомним конец марта 2020. Предприниматели, кто мог, раздали сотрудникам ноутбуки, оплатили сотовую связь и отправили домой работать.

Это действие называлось «мы перешли на удаленку». Такая «удаленка» ничего общего с бизнесом онлайн не имеет. Бизнес – это отлаженный процесс, а работа «на кухне» – экстренная мера. Но лучше так, чем никак, чем все остановить.

Карантин затянулся. Мы отдохнули дома, потратили деньги, накопленные в добрые докарантинные времена. И увидели, что перевод офлайн-бизнесов в онлайн — уже не прихоть, не мечта, а необходимость.

Давайте разбираться, что нужно для перевода офлайн бизнеса в онлайн, чтобы все это четко работало. Как юрист с 25-летним опытом, советую все делать основательно, без спешки, юридически грамотно.

Сами понимаете, с законом не шутят. А здесь, в онлайн-бизнесе, все иначе. Может, и не кардинальны отличия онлайн и офлайн бизнеса, но довольно значительны. И каждая ошибка — это недозаработанные или потерянные деньги, потраченные зря время и нервы.

Вывод денег с расчетного счета ИП на счет физического лица в личном кабинете Сбербанк бизнес онлайн

Как перевести бизнес в онлайн юридически правильно?

Разберу три самые важные, на мой взгляд, позиции перехода офлайн-бизнеса в онлайн.
1. Доход. Получение дохода – ключевая цель бизнеса

Шаг № 1: организация действий по получению денег. Многие сейчас скажут, что сначала надо деньги «сгенерить», но я не соглашусь.

Полагаю, что даже если вы или ваш отдел продаж «на удаленке» продали товар или услуги, необходимо соблюсти формальности. Эти формальности называются счет, акт выполненных работ, накладная и т.д.

Этим ведает ваша бухгалтерия. Поэтому правило № 1 — обеспечить бухгалтерию доступом к онлайн платформам бухгалтерского учета, которые бесперебойно работают из любой точки, где есть интернет.

Сюда же, к правилу по доходу, стоит отнести и организацию отдела продаж. Самое правильное решение, по моему мнению (и не только для отдела продаж) – это CRM система, система учета клиентов и их взаимодействия с вами.

Для меня, как, возможно, и для вас, технические задачи — гора Эверест, на которую не взойти. Но даже я, чистый гуманитарий, задалась целью, освоила эту систему и оценила ее эффективность.

CRM-система позволяет контролировать процесс оперативно, вносить корректировки в поставленные задачи. в ней мы видим каждого клиента и каждое обращение, видим, чем занимался наш сотрудник.

CRM-системы успешно работают онлайн. Нужно только выбрать подходящую.
2. Оформление взаимоотношений с вашими сотрудниками

Шаг № 2: Оформление документов

Да, ваши сотрудники при приеме на работу были ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка и соблюдали его. А вы их контролировали. Теперь же все иначе. Ваши работники сидят по домам. Что они там делают, работают ли, выполняют ли свои обязанности?

Ваша задача сделать так, чтобы в результате перевода бизнеса из офлайн в онлайн ваша команда понимала, что и как им делать. Чтобы результаты были не меньше тех, которые были при работе в офисе.

КАК ПЕРЕВЕСТИ БИЗНЕС В ОНЛАЙН

От сотрудника, который находится дома, сразу требовать 100% вовлеченности в удаленный рабочий процесс не стоит. Для них это тоже стресс и перестройка. А некоторым еще и компьютер нужно осваивать на ходу.

Но и давать послабления в виде «затянувшегося переходного периода» — губительно для бизнеса.

Какой выход? Здесь хорошо работают старые, многими забытые регламенты, памятки, вводы в специальность, правила и т.д.

Для онлайн бизнеса важным является наличие регламентов по взаимодействию между сотрудниками и правил исполнения этих регламентов

Другими словами, «курс молодого бойца», как работать в СRМ и куда нажимать в случае чего, они должны пройти. А соответствующий раздел в СRМ-системе (к примеру в Битрикс-24 он называется”база знаний”) будет заполнен.

Также сотрудники, ваша команда, обязаны знать, как они коммуницируют, через какие инструменты общаются в рабочее время.

Здесь стоит обратить внимание на сервисы видео-конференцсвязи — незаменимый помощник.

Опыт показывает, что утреннее приветствие сотрудников, утреннее обсуждение планов на текущий рабочий день в видеоконференции – отличное начало дня.

Такую же планерку для подведения итогов дня целесообразно проводить в конце дня. Тогда у сотрудников появляется ощущение постоянного сплоченного присутствия. Это дает толчок работать, а не стоять у плиты, гулять в рабочее время с детьми или сидеть у телевизора.

Таким образом, даже при внедрении в работу СRМ системы необходимо переработать ваши внутренние трудовые акты, по которым работают сотрудники. Ведь только при хорошем администрировании и регламентировании ваш переведенный в онлайн бизнес будет четко работать.

Трудовые отношения в онлайн-бизнесе

Очень важным является правильное оформление трудовых отношений. Отныне ваши сотрудники – это уже дистанционные сотрудники. О них говорит главы 49.1. Трудового Кодекса, и прописанные там правила организации работы на удаленке важно соблюдать.

Сразу решите для себя — ваш сотрудник будет исполнять свои трудовые обязанности на вашем оборудовании: стол, стул, компьютер, принтер, сканер… Или же на своем.

Если работа предусматривает использование имущества работодателя — то впору обсудить и заключить соглашение о материальной ответственности.

Если работа производится на оборудовании работника — он вправе поставить вопрос о компенсации за использование инструмента.

В онлайн-бизнесе очень четко работает правило: регламенты и памятки – наше все. И поверьте, и временные и финансовые затраты на их составление оправдываются. Если, конечно, они составлены юридически правильно.

Сделать это самостоятельно собственнику бизнеса весьма проблематично. И потому, что каждое слово в них может работать как на вас, так и против вас. И потому также, что это очень трудоемкая работа, отнимающая кучу времени и сил.

3. Информационная безопасность

Шаг 3: IT- защита.

Интернет как известно, помнит все. При организации онлайн-бизнеса необходимо четко представлять и понимать, как будет храниться ваша информация и кто и как будет иметь к ней доступ.

Здесь уместно будет напомнить о том, что не рекомендуется пересылать по почте информацию особой (повышенной) важности, раздавать пароли и доступы и т.д. Пароли и доступы не храните в телефоне. Для их хранения должно быть особое место. Также важно регулярно обновлять пароли и доступы.

При передаче такой информации сотрудникам обязательно должен быть составлен акт приема-передачи.

Дистанционные сотрудники могут для выполнения своих обязанностей иметь ЭЦП (электронно-цифровую подпись). А если ее нет — вполне подойдет обмен скан-образами подписи.

НО: еще раз акцентирую внимание на том, что вся переписка ведется с рабочих аккаунтов, e-mail, специально организованных чатов в мессенджерах. И эти правила должны быть зафиксированы, а сотрудник с ними ознакомлен под роспись.

Подводя итоги, хочу сказать, что если вы сказали себе: «Хочу перевести бизнес в онлайн» — значит действуйте!

Ведь офлайн бизнес в онлайне также может прекрасно работать. А вы будете лучше защищены от всевозможных кризисов и вирусов.

Я абсолютно уверена, что если желание сильное, то дорогу осилит идущий. Вы переведете бизнес в онлайн, успешно организуете позитивный контроль над командой и ваше дело будет наращивать мощь и расти. А если нужна моя консультация юриста или вы хотели бы делегировать мне всю рутину по переводу офлайн-бизнеса в онлайн, то я здесь, рядом. Пишите или звоните здесь.

Источник: business-person.ru

Как перевести бизнес в онлайн и не нарушить законы

Цифровая трансформация — один из основных трендов как прошедшего 2020-го, так и наступившего 2021 года. Но когда вы переходите в онлайн, важно обратить внимание не только на финансовые и маркетинговые вопросы, но и учитывать юридические и налоговые нюансы. Мы собрали их в одной статье, чтобы вы были готовы к переходу в онлайн.

Использование интеллектуальной собственности

На площадках, сайтах и блогах можно использовать только ваши изображения и тексты. Смотрите сами:

ПАО «Мегафон» приобрело в фотобанке права на размещение изображения «Ждун». После чего разместило его в рекламе на своем сайте megafon.ru. Как оказалось, фотобанк законных прав на это изображение не имел. В результате чего «Мегафон» получил иск от реального правообладателя. Решением суда первой инстанции (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 10.09.2018 по делу № А40-182074/2017) за нарушение исключительных прав на «Ждуна» правообладателю была присуждена компенсация в размере 8,6 млн рублей.

Достоверная реклама и не очень

Ваша реклама в интернете должна соответствовать закону о рекламе и не вводить клиентов в заблуждение. Например, сеть ювелирных магазинов «Sunlight» регулярно сообщала о своем уходе с рынка, в связи с которым предлагала приобрести товары на распродаже со скидкой до 80%.

Сотрудники УФАС России сделали вывод, что выражение «Уход с рынка», о котором говорилось в распространяемой рекламе, означает окончательное и полное закрытие всех торговых точек сети, включая онлайн-магазины. Однако при мониторинге сайта антимонопольная служба обнаружила информацию о продолжении реализации товаров через несколько торговых точек и интернет-сайт.

В результате чего реклама была признана недостоверной, а на «Sunlight» наложен штраф в размере 400 тыс. рублей. (Решение Волгоградского УФАС России от 31.07.2020 по делу № 034/05/5-540/2020).

Не забывайте выдавать чек

Покупка в интернете — это такая же покупка, и должна происходить по таким же правилам, как и в офлайне. Клиенту необходимо выдать чек, который подтверждает оплату. Но не все предприниматели поступают добросовестно.

Сотрудниками налоговой инспекции было выявлено, что покупателю, который сделал заказ в интернет-магазине «Утконос» и оплатил его банковской картой, не был отправлен на указанный при регистрации адрес электронной почты чек.

В результате чего ИФНС был наложен штраф в размере 30 тыс. рублей за неприменение ККТ (Решение Московского городского суда от 06.11.2020 по делу № 7-12566/2020).

Обратите внимание, что при повторном нарушении деятельность юрлица может быть полностью приостановлена на срок до 90 суток. Для большинства бизнес-моделей такая приостановка равна огромным убыткам.

Серьёзные последствия

Рассмотренные кейсы — это только «верхушка айсберга», ведь законодательных требований к интернет-бизнесу не меньше, чем к офлайн-сфере. Последствием чего является высокая вероятность получения административных штрафов, а может быть, даже и приостановка деятельности.

Приведём в пример судебное дело № А40-202764/2018 (прошло три инстанции, включая Суд по интеллектуальным правам, а решение так и осталось неизменным).

Компания «А» заключила трудовые договоры с программистами. Со слов компании, она как работодатель дала поручение своим сотрудникам разработать программу — медицинский мессенджер для онлайн-взаимодействия врачей и пациентов. Программисты разработали мессенджер, Компания успешно продвигала свой продукт на рынке.

Один из работников ещё до момента увольнения зарегистрировал права на мессенджер лично на себя в Роспатенте. После чего сотрудники, которые работали над мессенджером, уволились и сразу создали своё ООО. Права на программу были переоформлены на эту организацию.

По мнению компании «А», бывшие работники намеренно создали новое юридическое лицо с целью осуществления конкуренции и использования созданных в период наличия трудовых отношений между ними и компанией продуктов и технических решений, исключительные права на которые должны были принадлежать «А».

Чтобы защитить свои права, компания обратилась в суд. И проиграла дело, потому что не смогла предоставить необходимые документы. А ведь всех этих проблем можно было бы избежать при грамотном документальном оформлении.

Источник: academyopen.ru

Как перевести бизнес онлайн

Пандемия изменила поведение покупателей и вынудила предпринимателей менять свои бизнес-процессы. Переход в цифровое пространство – зачастую единственная возможность сохранить бизнес и продолжить его развитие. Вот 10 шагов для перехода в онлайн-среду:

1. Проверьте, нет ли ограничений для перехода в онлайн.

Не любой бизнес может работать онлайн. Например, запрещена дистанционная торговля алкоголем или отдельными видами лекарств.

2. Выберите оптимальную модель онлайн-бизнеса.

Если вы хотите контролировать все самостоятельно, вам лучше создать собственную онлайн-площадку. Но можно заключить договор и с уже существующей площадкой, которая обеспечит продвижение сайта, обработку заказов, доставку товаров покупателям или прием платежей.

Сотрудничество с действующей площадкой выгодно, если дистанционные продажи не основной канал вашего сбыта, поскольку у каждой площадки свои требования или ограничения. Площадка может выкупать ваш товар для перепродажи онлайн или быть посредником между вами и конечным покупателем.

У онлайн-площадок часто есть стандартная форма договора с контрагентами. Но договор можно и изменить. Обратите внимание на условия оплаты, распределение ответственности перед покупателями, ответственность за нарушение договора, порядок и основания для изменения или прекращения договора.

3. До запуска собственной онлайн-площадки убедитесь, что все формальности выполнены.

В иных случаях надо уведомить регулирующие органы о начале торговой деятельности и внести изменения в ЕГРЮЛ в части кодов по ОКВЭД. При переходе к продажам товаров дистанционно не забывайте об общих требованиях к торговле. К примеру, для продажи ювелирных изделий в онлайне нужно встать на учет в пробирной палате и соблюдать законодательство о противодействии легализации доходов, полученных преступным путем.

4. Разместите на сайте онлайн-площадки всю необходимую информацию.

Законодательство о защите прав потребителей и о защите информации предусматривает перечень сведений, указанных на сайте онлайн-площадки. Это в том числе информация о продавце и товарах, а также о правилах их возврата. Важно, чтобы, оформляя заказ, покупатель согласился с условиями продажи, например поставил галочку рядом с формулировкой согласия.

Обработка онлайн-заказов подразумевает операции с персональными данными. Чтобы исключить претензии потребителей и Роскомнадзора, разработайте политику конфиденциальности: укажите категории субъектов персональных данных, цели сбора и порядок обработки персональных данных. Политику опубликуйте на сайте и заручитесь согласием пользователей с условиями обработки информации, которую они предоставляют.

5. Используйте офлайн-магазин как склад или точку отгрузки товаров, если это разрешено.

Существующий магазин используйте для отгрузки товаров, продающихся онлайн, если это не запрещено договором аренды. Обращайте внимание на определение «разрешенного использования», положения о неконкуренции и наличие предельных значений площадей магазина, которые можно использовать как склад.

6. Планируйте, сколько персонала потребуется для перехода в онлайн.

Определите новые трудовые функции персонала и количество работников, необходимое для новых задач. При запуске интернет-магазина понадобятся контент-менеджеры, курьеры, операторы колл-центра, а потребность в продавцах-кассирах снизится.

7. Оформите все кадровые решения документально.

Чтобы исключить возможные споры с работниками и инспекцией труда, оформите все изменения в условиях труда работников, продолжающих работу, а также прекращение трудовых отношений с работниками, которые не нужны на цифровой площадке.

8. Соблюдайте требования законодательства о рекламе.

В интернет-пространстве важно учитывать специальные требования для онлайн-рекламы, к примеру запрет рекламы алкогольной продукции в интернете.

9. Используйте чужую интеллектуальную собственность законно.

Для использования на сайте разного контента не забывайте правильно оформить отношения с авторами или иными правообладателями, получить их согласие или лицензии.

10. Защищайте бренд и деловую репутацию компании в интернете.

Необходимо регулярно отслеживать появление сайтов-двойников, которые могут обманывать ваших клиентов. Нужно исключить и возможное распространение порочащих и недостоверных сведений о вашей компании или, к примеру, регистрации доменных имен, сходных с доменным именем и товарным знаком вашего сайта.

Источник: xn--14-9kcqjffxnf3b.xn--p1ai