Как подписывать бизнес письмо

Это необходимо для того, чтобы адресат мог связаться с вами любым удобным для него способом. Например, если вы укажете федеральный номер 8-800, то повысите шансы на обратную связь. А это положительно влияет на конверсию рассылки.

2. Повышение узнаваемости бренда

Подпись нередко содержит в себе наименование компании, ее логотип или элементы фирменного стиля. Это нацелено на повышение узнаваемости бренда – нужно стремиться напоминать клиентам о себе и поддерживать образ.

3. Привлечение подписчиков для корпоративных аккаунтов

Современный бизнес обязан иметь страницы в социальных сетях (Вконтакте, Одноклассники и др.). Электронные письма – один из наиболее доступных способов привлечения подписчиков для этих страниц. Достаточно всего лишь добавить кнопки социальных сетей в подписи к письмам, чтобы пользователи могли в один клик перейти на корпоративный аккаунт и подписаться на него.

4. Формирование положительного впечатления

С помощью подписи в e-mail вы сможете не только не испортить, но и даже улучшить впечатление о себе. Тон подписи и способ обращения к адресату поможет настроить его на формальную или неформальную беседу.

Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Что необходимо указывать в подписи

Подпись в электронном письме может включать в себя следующие элементы:

1. Основная информация об отправителе

К основной информации об отправителе относится:

• Имя и фамилия
• Должность
• Наименование компании

Эти сведения помогут адресату понять, кто именно к нему обращается. Имя и фамилию лучше указывать именно в таком порядке (и в той форме, в которой вы хотите, чтобы к вам обращались) – в противном случае создается впечатление излишней формальности. Также старайтесь придерживаться того языка, на котором вы обращаетесь к адресату. Например, если вы общаетесь на русском языке, не стоит использовать англоязычные обращения и подписи, а также названия профессий (кроме случаев, когда этого невозможно избежать).

2. Контактная информация

Как уже было замечено выше, в качестве контактов можно использовать:

• E-mail
• Номер телефона
• Мессенджер
• Адрес

Несмотря на то, что адрес электронной почты можно увидеть в информации об отправителе, не будет лишним продублировать его – это необходимо для удобства пользователя. При необходимости вы можете указать дополнительный e-mail.

В подписи рекомендуется указывать личный номер телефона (или городской – но с добавочным номером). Не стоит указывать официальный номер телефона компании (даже если вы используете IVR) или факс. Оставляя свой номер телефона или мессенджеры, будьте готовы принимать звонки даже в нерабочее время.

Адрес компании следует указывать на тот случай, если клиент захочет встретиться лично или будет вынужден посетить офис компании (например, для подписания документов и т.д.).

Пример подписи в письме

3. Элементы фирменного стиля и повышения узнаваемости

Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо

Среди этих элементов можно выделить:

• Фотография адресанта
• Логотип компании
• Элементы фирменного стиля компании
• Кнопки социальных сетей

Вы можете разместить свою фотографию в подписи – это не только позволит установить контакт при общении (адресату будет проще ассоциировать вас с реальным человеком), но и поможет клиенту узнать вас на случай личной встречи.

Чтобы привлечь внимание к бренду, разместите логотип компании (а также используйте фирменные цвета в оформлении самого письма и подписи к нему) и кнопки социальных сетей.

4. Призыв к действию

В подписи к электронному письму вы можете разместить призыв к действию, например:

• Анонс вебинара
• Ссылка на новый материал в блоге
• Приглашение посетить стенд компании на выставке и прочее.

Подключите телефонию МТТ с аналитикой звонков Отслеживайте звонки из почты и конверсию

Как сделать подпись в письме

Алгоритм действий для изменения подписи в электронном письме зависит от используемого почтового клиента. Рассмотрим, как это сделать для Почта Mail.ru и Яндекс.Почта.

1. На странице почтового клиента в нижней части нажимаем «Настройки»
2. На открывшейся вкладке выбираем «Все настройки»
3. На открывшейся странице на вкладке «Главная» выбираем раздел «Имя и подпись»
4. Нажимает значок «Редактировать» и изменяем имя отправителя и подпись.

1. На странице почтового клиента в правом верхнем углу нажимает «Настройки»
2. На открывшейся вкладке выбираем «Личные данные, подпись, портрет»
3. На открывшейся странице вводим текст подписи, выбираем ее расположение (сразу после ответа или внизу всего письма) и нажимаем «Добавить подпись».

Советы

• Проверяйте актуальность данных, кликабельность ссылок и т.д.
• Не перегружайте подпись лишней информацией. Она должна уместиться буквально в 4-5 строчек
• Если вы активно общаетесь по электронной почте внутри компании, с постоянными клиентами, с клиентами в России и за рубежом – сделайте несколько вариантов подписи и используйте их в соответствующих ситуациях
• Визуально разделяйте информацию. Контактные данные лучше разбивать на блоки (например, с помощью графических разделителей)
• Отслеживайте переходы по ссылкам, анализируйте открываемость писем и другие метрики email-рассылок.

Источник: www.mtt.ru

Делаем крутую подпись для e-mail: 15 советов + 6 сервисов

В среднем офисный работник отправляет в день до 40 электронных писем – оцените охват аудитории. Эффектная (и информативная!) подпись лишней не будет.

Дата публикации: 25 января 2022
Дата обновления: 24 мая 2023
Время чтения: 8 минут

Мария Журавлева Редакция «Текстерры»

Обновление статьи.

Начнем с обзора сервисов, в которых можно создать email-подпись, а потом перечислим несколько советов по написанию.

Создание подписи в сервисах и приложениях

«Яндекс.Почта»

Подпись для почты можно создать в самом почтовом клиенте. Рассмотрим, как это сделать в почте от «Яндекса».

Смотрим на любезно приведенный пример и создаем свою подпись.

Gmail

Теперь создадим email-подпись для почты от «Гугл».

Создаем новое письмо.

Гарантированно приведем клиентов
на ваш новый лендинг

Wise Stamp

Wise Stamp – один из самых известных сервисов по созданию email-подписей. Имеет две версии: бесплатную и Pro, которая обойдется вам в 4 доллара в месяц. В Pro версии вы сможете убрать обязательную установку приложения для Gmail, получить три набора шаблонов (к базовому добавятся Professional, Vertical и Minimalistic) и другие инструменты дизайна, а также создавать собственные иконки социальных сетей.

Также существует Business-версия приложения. У нее есть бесплатный пробный период в 14 дней. Бизнес-версия позволяет создать всем вашим сотрудникам email-подпись в одном стиле: каждому сотруднику не придется отдельно регистрироваться и платить деньги. Интеграция с Google Analytics поможет отследить, насколько эффективно повлияли ссылки в подписях на рост трафика вашего сайта.

У сайта понятный, несложный интерфейс. Слева заполняем графы с информацией, справа настраиваем оформление. Даже редактор дизайна базовой версии тут позволяет менять практически все, вплоть до размера и цвета иконок соцсетей.

New Old Stamp

Разработчик называет свой сервис «самым простым инструментом для создания email-подписей в мире».

У New Old Stamp две версии: бесплатная и Premium, в которой цена за одну подпись составляет 2 доллара. В Premium-версии расширены возможности редактора, доступно изменение размеров логотипов или фотографий, добавлено больше цветовых схем и иконок соцсетей.

В списке клиентов сервиса значатся Apple, Nestle, Opel и другие известные бренды.

Интерфейс приложения очень простой: в столбце слева заполняем графы с информацией, справа выбираем тему оформления. Нажимаем Save, выбираем почтовый клиент.

HTMLsig

HTMLsig включает в себя три версии: бесплатную, Basic (5 долларов в месяц) и Pro (30 долларов в месяц). Возможность редактирования email-подписи, созданной в бесплатной версии, станет недоступна спустя 30 дней после создания. Также в этой версии доступно меньшее количество стилей оформления. Лимит подписей в версии Basic – 50 штук.

Она также позволяет размещать ссылки на ваши приложения в App Store и создавать визитки в едином стиле для вашей команды. В Pro-версии нет ограничений по количеству создаваемых подписей, а для ваших сотрудников вы можете создавать целые генераторы подписей.

Редактор разбит на вкладки от основной информации до добавления ссылок на ваши приложения (последний пункт доступен только платно).

Первая вкладка, Main, предназначена для указания личной информации, а Social – для страниц в соцсетях. Disclaimer – по умолчанию это текст, объясняющий, что «в письме содержится информация личного характера и ее распространение запрещено» и так далее. Сам сайт называет такой дисклеймер «не только раздражающим, но и юридически бесполезным», но позволяет его добавить.

Текст дисклеймера можно заменить на любой другой и использовать его в качестве подписи к Banner – следующей вкладке. Баннер – это кликабельная картинка. Загрузите картинку и укажите ссылку.

Следующей идет вкладка Style, она отвечает за изменение дизайна. Последняя вкладка Apps позволяет добавить ссылки на ваши приложения.

Hubspot Signature Generator

Hubspot Signature Generator – самый простой из перечисленных сервисов, и единственный полностью бесплатный. Минимальное количество функций не мешает создать неплохую email-подпись.

Первая вкладка Main включает в себя главную информацию, Social – ссылки на аккаунты в социальных сетях, Style позволяет менять дизайн, а CTA – добавить «призыв к действию». Последняя вкладка Certification отвечает за указание ваших сертификатов от сайта Hubspot. Положение элементов подписи меняем в списке Choose a theme for your signature.

Готово!

После завершения создания подписи в любом из перечисленных сервисов, появляется окошко с готовой подписью, которую вам остается только поместить в ваш почтовый клиент.

Советы по созданию email-подписи

1. Используйте хорошо сочетающиеся цвета

Добавить в вашу подпись немного цвета – хорошее решение, которое придаст ей индивидуальности и выделит среди других писем, но не используйте слишком яркие, кислотные или блеклые цвета.

Хороший дизайн представит вашу информацию в наиболее читабельном виде. Соблюдайте определенную иерархию: первым выделите ваше имя, а затем перечислите по степени важности свои контакты.

Вот еще несколько советов по дизайну:

Не превращайте вашу email-подпись в документ MS Word, списки в ней будут выглядеть неуместно.

Она не оправдывает ваши опечатки и совершенно не нужна.

Анимация не только часто некорректно воспроизводится, но и добавляет лишнего веса вашему письму.

Этот совет звучит странно, но многие люди действительно так делают: подписывают адрес почтового ящика, с которого и отправляют письмо. Представьте, что хозяин дома на вечеринке представляет вам своего друга: «Знакомься, это Игорь», а тот говорит: «Приятно познакомиться, меня зовут Игорь». Зачем? Имя уже известно, не нужно его повторять. Так и с адресом почтового ящика.

Профиль в социальных сетях – это ваш личный бренд. Аккаунты могут многое рассказать о человеке и том, чем он занимается, а также позволяют связаться с вами лично. Поэтому добавление ссылок на ваши социальные сети – это отличная идея для email-подписи.

Вместо текстовых ссылок на социальные сети лучше использовать иконки. Они не только лучше вписываются в общий дизайн подписи, но и легко узнаваемы. Кроме того, иконки вместо ссылок сделают вашу подпись более компактной, оставляя место для другой важной информации. Если вы пользователь многих социальных сетей, то укажите несколько наиболее важных и регулярно обновляемых.

Не бойтесь использовать изображения в вашей email-подписи. Ваша собственная фотография сделает вас реальным человеком, а не неким автором письма, а добавление в подпись логотипа бренда способствует повышению его узнаваемости.

Убедитесь, что картинка корректно отображается во всех почтовых программах и хорошо выглядит на портативных устройствах.

Лучше не перегружать email-подпись большим объемом текста. Но если хочется разграничить информацию и сделать ее текст более читабельным, то стоит использовать разделители, например, вертикальную черту. Добавить ее можно в любом приложении для создания email-подписи.

Вы добавили в email-подпись ссылки на свои социальные сети или блог. Но как узнать, переходит ли кто-то по ним? Сделайте их отслеживаемыми и наблюдайте за статистикой посещаемости: для соцсетей можно использовать сокращатели ссылок, а для сайта или блога – UTM-метки.

Если вы работаете с людьми по всему миру, не забудьте указать код вашей страны перед номером телефона. Телефонные коды стран можно посмотреть тут.

«Призыв к действию» (call to action) – отличное дополнение вашей email-подписи. Он должен быть простым, актуальным и ненавязчивым. Лучше выполнять его в том же стиле, в котором написана вся email-подпись. Призывом к действию может быть предложение подписаться на ваш блог или посетить ваше выступление, поэтому его следует периодически обновлять.

По данным сайта Litmus, 56% электронных писем открываются на мобильных устройствах. Чем больше людей, использующих портативные гаджеты, тем больше внимания следует уделить корректному отображению на них любого вашего контента, в том числе и email-подписи. Убедитесь, что ваш текст достаточно крупный, чтобы хорошо читаться на небольшом экране, а на ссылки и иконки удобно нажимать пальцем. О том, как оптимизировать email-контент для мобильных устройств, читайте в нашей статье.

Почтовые клиенты могут принять письма с некорректными email-подписями за спам. Поэтому проверьте, не попадает ли ваше письмо в заветную папку.

Необязательно всегда повторять информацию в email-подписи, но если вы работаете с англоязычными партнерами, это может быть весьма полезно.

Важная мелочь

Даже такая незначительная, казалось бы, деталь, как email-подпись, может сыграть важную роль в продвижении вашего бизнеса и повлиять на ваш профессиональный имидж, поэтому стоит уделить время ее разработке. Для этого вы можете использовать как редактор в почтовых клиентах, так и специальные сервисы.

Источник: texterra.ru

Правила оформления подписи для E-mail

Подпись в письме — один из ключевых моментов формирования имиджа компании. Это, по сути, ваша электронная визитка, поэтому оформлять ее следует правильно, учитывая все нюансы деловой переписки и маркетинговых требований. Умение красиво завершить деловое письмо, мастерство не менее ценное, чем его виртуозно начать.

Как правильно подписывать письма в электронной почте

Правильно подписанное письмо — это максимум информации о каналах взаимодействия с компанией. Важно вызвать доверие и избавить человека от необходимости искать недостающие данные о фирме в других источниках.

В идеале подпись в E-mail должна включать:

• Инициалы отправителя, его фотография, должность.
• Полное название компании; ее логотип.
• Контакты (email, сайт, телефон и т.д.).
• Ссылки на соцсети компании и мессенджеры.

Всё нужно указывать с новой строчки. Если пишете номер телефона, то делайте это в формате +N (ххх) ххх-хх-хх. Адрес начинайте с почтового индекса.

Возможно, человеку нужно будет отправить вам какие-нибудь бумаги. Не забывайте указывать адрес вашей почты в подписи. Да, его можно посмотреть в шапке письма, но при пересылке такая возможность пропадает.

Пример правильной подписи к письму:

Сергеева Елена Викторовна,

Менеджер отдела продаж,

Тел. (847)77-77-77

(ВК, ОК, ТВИТТЕР)

Несмотря на то, что письмо может быть личным или деловым, все равно важно его структурировать и не допускать ошибок правописания. Цените время читающего, тщательно подбирайте слова. Предложения должны быть короткими и простыми для “сканирования”, чтобы получатель мог сразу ухватить суть текста.

Маркетологи обращают внимание, что реклама в подписи часто отталкивает, поэтому акцент (если вы его делаете) должен быть ненавязчивым.

Как подписывать письма “с уважением”

В рабочей среде часто нужно писать деловые письма, но как сделать это грамотно, проявив достаточно уважения к человеку?

Во-первых, быть вежливым — это не значит извиняться за беспокойство. Тот, кто получает вашу корреспонденцию, априори настроен на изучение информации.

Не добавляйте в конце письма фразу: «Простите за потраченное на меня время». Низкая самооценка не красит даже спамера, а в деловой переписке тем более не уместна.

Во-вторых, подчеркивать важность человека, для которого подготовлено письмо, нужно аккуратно. Разработайте стандартно-тёплое, но не очень личное пожелание без элементов заискивания.

Правильно:«Хорошего Вам дня! С уважением, Елена Георгиевна»

Неправильно:«Будем сильно рады, если вы обратите внимание на наше предложение, ждем звонка, честь поработать с Вами, Елена Георгина»

Кстати, о том, когда нужно писать “Вы”, а когда “вы” – можно прочитать здесь.

Старайтесь минимизировать эмоджи-графику и не допускайте панибратства. Подпись должна быть несколько ниже, чем основной текст. Многие почтовые программы позволяют это легко настроить. А значит, ваш «автограф» будет появляться автоматически и сэкономит время.

Как оформлять деловые письма. Общие советы

Не забывайте начать с приветствия. Самая простая конструкция для этого:

Само же письмо разбивайте на абзацы каждые 4-5 предложений (в них, кстати, не больше 15 слов). Перед отправкой просмотрите на предмет орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок.

Как правильно подписывать письма от организации

Очевидно, что писать нужно «мы», а не «я». Обязательно оставлять данные организации, а в отдельных случаях контакты и имя менеджера.

Если требуется написать письмо от организации, то желательно в подпись включить логотип, контактные данные, телефон, сайт, адрес организации. Выигрышным маркетинговым ходом будет приглашение оценить в социальных сетях новинки каталога и подписаться на группу.

Подпись в письме не только его логическое завершение. Она может помочь заинтересовать клиента, покажет статус компании и ненавязчиво познакомит с новостями компании в социальных группах, если клиент пока еще мало знает о вас.

На этом короткий обзор правил подписи к письмам и общих норм деловой переписки закончен. Если у вас есть дополнения, возражения или вопросы, давайте пообщаемся в комментариях.

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Источник: petr-panda.ru