Как повысить эффективность бизнес процессов

Бюджетирование и управленческий учет успешно закрывают ключевые потребности управления у большинства организаций любого уровня.

Система планирования ограничена по сравнению с совокупным объемом управленческих задач, решаемых на предприятии, поэтому необходимо расширить функцию учета планово-бюджетных систем до полноценного управленческого учета. В том числе, система планирования не затрагивает большинство задач оперативного и стратегического управления, то есть задачи, которые из-за небольшого масштаба и высокого уровня неопределенности нельзя решить еще на этапе планирования.

С какими внешними проблемами сталкивается большинство организаций

1. снижение показателей общей эффективности организации и стабильный рост доли накладных расходов;
2. невозможность оценить эффективность конкретных бизнесов и процент их участия в формировании прибыли предприятия;
3. внезапное ухудшение финансовых показателей в связи с реализацией рисков, которые были некорректно оценены на этапе разработки программы действий для инвестора;
4. трудности с привлечением заемных средств;
5. последовательная нехватка финансов на выполнение плана производства и реализации продукции и обеспечение текущих расходов предприятия. Увеличение просроченных задолженностей и штрафов;
6. уменьшение качества продукции и ее способности привлекать покупателей по сравнению с товарами конкурентов;
7. непрозрачность деятельности организации для руководителей и владельцев акций.

Примеры рассогласования плановых и учетных систем

1. У предприятия возникает проблема постоянных отклонений по затратам и себестоимости товаров, увеличиваются долги перед дебиторами. Руководители в этом случае могут полагать, что затраты организации в расчете на единицу товара необоснованно высокие. В то же время отчеты не дают полного представления о деятельности компании.

Подобная ситуация возникает тогда, когда бюджетная система и учетный блок, который ее обслуживает, рассматривают исключительно потоки денег, не включая движения обязательств, материальных запасов и затрат, связанных с производством продукта. К такой ситуации компания может прийти не по своей воле, а когда из существующего бухучета нельзя получить оперативные сведения, и для нужд бюджетирования создается собственный модуль учета, своевременно фиксирующий движение финансов. В этом случае системы планирования и контроля влияют лишь на часть деятельности компании. Это уменьшает сектор управления и контроля и возможности успешного планирования.

Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе

Совершенствовать такие системы возможно путем расширения направления планирования и адаптации систем учета для возможности качественного план-фактного анализа.

1. понять, все ли критерии соблюдены для признания договора — договор должен быть согласован сторонами в любой форме. В документе должны быть прописаны права сторон в области передаваемых продуктов, работ, услуг и условия их оплаты, а оплата должна быть вероятной;
2. определить обязательства по договору, то есть что именно продает компания. Зачастую это продукция, работа или услуга, отличимые от других.

Рассмотренные ситуации возникают из-за несогласованности систем управленческого учета и бюджетирования. Одна из них должна снабжать руководителя необходимыми сведениями, а другая — закреплять решения и обеспечивать их реализацию. Изменить подобную ситуацию, можно при помощи автоматизации процессов в 1С.

Как повысить эффективность в компании? ТОП лучших бизнес-инсайтов

1. Учитываемые сведения не соответствуют потребностям менеджеров. Чтобы решить проблему, нужно применить принцип составления форм управленческих отчетов с учетом потребностей ключевых управленческих задач. К их числу относятся управления затратами и себестоимостью товаров, движение финансов, расчеты и т.д. В основе необходимости выполнения процедур и использования отчетов должна лежать ориентация на пользователей: определенных руководителей, выполняющих те или иные функции.
2. Объем и глубина управленческих функций не соответствуют масштабу проекта.Крайние проявления — болезнь роста и всеобъемлющая бюрократизация.Для решения этой проблемы нужно руководствоваться принципом рациональности:— в небольшой коммерческой компании должна быть легкая система бюджетирования, учета, а также — единая информационная система. Ключевая задача — обеспечение сведениями оперативной деятельности.— в крупных промышленных организациях должны быть развиты функции контроля затрат, обеспечения производства и расчетов. Система должна быть автоматизирована и направлена на выполнение и контроль долгосрочных программ развития. Эффект от внедрения методов и технологий должен превышать затраты на них.

Частота контроля не соответствует частоте принятия управленческий решений. Также она зависит от возможности получения необходимых сведений и высокой степени динамики внешней среды.

Чтоб своевременно собирать и обрабатывать управленческие сведения, необходимо использования сочетание средств автоматизации и регламентации движения информации. Эти средства должны использоваться повсеместно, поскольку это уменьшает затраты на постановку и обслуживание информационных систем и трудозатраты на выполнение неавтоматизированных опций.

Улучшение структуры данных, необходимых для принятия управленческих решений

Если потребности алгоритмов управления частично не соответствуют имеющимся в распоряжении компании сведениям, то оптимальным решением будет приведение в полное соответствие потребностей и информационных возможностей.

1. Определить реальные потребности управления.
2. Сравнить существующую и желаемую структуры информации.
3. Ликвидировать информационные пробелы.
4. Решить вопрос о целесообразности сбора «лишних» сведений.
5. Провести оптимизацию бизнес-процессов.

1. На этапе 1 в отличие от этапа 5 рассматриваются уже существующие на предприятии функции управления, которые в будущем могут быть изменены в режиме их оптимизации.
2. На этапе 4 разумно рассматривать не только возможность ликвидации функций по сбору и хранению «лишних» данных, но и использование не слишком затратных методов развития соответствующих ей управленческих функций.
3. Этап 5 подразумевает глобальный пересмотр управленческих функций, предполагающий параллельную корректировку потребностей в данных. Новое несоответствие информационных потребностей и наличия сведений может приводить к необходимости нового цикла корректировок.
4. Результирующая структура сведений необязательно означает необходимость обработки равных объемов данных по каждой из управленческих функций. На самом деле, их соотношение определяется спецификой отрасли и условиями данной компании.

1. Повысить своевременность формирования управленческой отчетности благодаря автоматическому сбору фактических данных.
2. Упростить процедуру прохождения внешнего аудита.
3. Сэкономить время в рабочих процессах компании.

Источник: spark.ru

7 шагов к эффективным бизнес-процессам

Современные реалии российского бизнеса таковы, что на деятельность предприятия влияют устойчивые негативные тенденции, связанные с кризисом, застойными явлениями в экономике. И это в дополнение к другим факторам, осложняющим работу: конкуренция, ошибки в работе персонала из-за недостаточной квалификации, недобросовестность контрагентов и т. п. Но, несмотря на все проблемы, организация должна функционировать, и успешно, рентабельность расти, а бизнес развиваться.

Достичь этого непросто и при благоприятных условиях, что же говорить про нашу суровую капиталистическую действительность. Выход один — результативный менеджмент, основанный на актуальном анализе деятельности. Причем отработанной годами системы, исследующей только прибыли и убытки, финансовые показатели, сегодня уже явно недостаточно ввиду малой информативности. Поэтому развивается объектный анализ, оценивающий эффективность бизнес-процессов.

Понятие бизнес-процесса

Вся финансово-хозяйственная деятельность предприятия может быть описана как совокупность бизнес-процессов — мероприятий, имеющих конечной целью оказание услуги или производства продукта. Эффективный бизнес-процесс — тот, который максимально удовлетворяет все заинтересованные стороны: владельцев, руководителей, работников, контрагентов, потребителей и способствует в итоге росту рентабельности.

Но как оценить эффективность? Для этого бизнес-процесс разбивается на отдельные процедуры, которые становятся составляющими блок-схемы. Потом составляется общая карта. И так со всеми процессами: управляющими, операционными, поддерживающими.

Оценка эффективности бизнес-процесса

По разработанным методикам проводится оценка эффективности бизнес-процессов. Выявляются все активности, препятствующие их успешности или лишние. Моделирование применяется не только для оценки деятельности, но и при автоматизации технологических процессов производства, реинжиниринге, разработке организационной структуры, для функционально-стоимостного анализа.

Определение и своевременное тестирование показателей эффективности бизнес-процессов позволяет выявить:

• Внешние и внутренние резервы для преодоления негативных тенденций в экономике.
• Незадействованные внутренние резервы.
• Проблемные процессы.
• Степени оптимальности выполнения.
• Показатели функционирования.
• Действенные стратегические рычаги для управления.

На основе проведенного анализа менеджер, заинтересованный в оптимизации работы своего отдела, или руководящий работник, болеющий о предприятии в целом, могут далее предпринимать конкретные шаги для исправления ситуации. В каких случаях бизнес-аналитика в организации необходима:

• Есть трудности с реализацией проектов.
• Выявлено падение рентабельности.
• Не наблюдается рост продаж.
• Показатели работы от отдела к отделу сильно отличаются.
• Не удается достигнуть поставленного уровня продаж.
• При изменении в экономической ситуации в стране, в рыночном сегменте.

Как повысить эффективность бизнеса

Для повышения эффективности работы организации требуется системный подход, улучшение в комплексе всех ее бизнес-процессов. Задача разбивается на элементы с выделением основных 7 шагов:

1. Составление плана. Вычленяется отдельный бизнес-процесс, ставится техническое задание по его улучшению, подбираются исполнители.
2. Исследование. Выделенный бизнес-процесс изучается, моделируется.
3. Анализ бизнес-процесса. Выявляются показатели, проводится их оценка.
4. Обновление. Выясняются факторы, которые требуют изменений.
5. Подготовка инновации. Определяется круг лиц, потребность в оборудовании, ресурсах, материалах для осуществления корректировки.
6. Проведение реформации.
7. Непрерывная доработка бизнес-процесса. Выделенный процесс подвергается непрерывному анализу и корректировке.

Работа по повышению эффективности бизнеса начинается с выявления существующих проблем. При их наличии отдельный процесс или их совокупность требуют реформации. Проводится бизнес-моделирование деятельности предприятия.

Составляется матрица для процессов, требующих обновления. В нее вносятся критерии каждого с оценкой в баллах. Например, как он влияет на удовлетворенность заказчиков компании. Баллы затем суммируются, процессы ранжируются, выстраиваются по степени необходимости изменений.

Очень важный вопрос, как осуществить ранжирование? Необходимо выделить наиболее важные процессы, вносящие наибольший вклад в дело всей организации. Для этого учитывается мнение экспертов, персонала, контрагентов. Опять же в приоритете бизнес-процессы, влияющие на потребительский спрос.

Обязательно оцениваются расходы: денежные, временные и трудоемкость на изменение каждого процесса. Тогда они ранжируются по коэффициенту: отношение приносимой пользы организации к требуемым затратам.

В приоритете для инновации бизнес-процессы, способствующие простоям, неудовлетворенности клиентов, понижающие корпоративный дух, производительность труда сотрудников, удлиняющие цикл выпуска продукции или оказания услуг.

Для проведения реформации подбирается персонал: менеджер проекта, пользователи, ведущий, скептики, эксперты, ответственный за дальнейшее ведение процесса. Составляется подробное ТЗ и план-график внесения изменений.

С помощью доступных средств определяются показатели бизнес-процесса, по принятым методикам оценивается их эффективность. Определяются те, которые нуждаются в преобразовании. Внедряются изменения. Следующие действия ведутся далее непрерывно: оценка показателей, выявление проблемных участков, корректировка.

Вся функциональность, необходимая для проведения всех вышеописанных шагов реализованы в BPM-системе от Comindware. Сбор данных и обработка проводятся автоматизировано, а при необходимости внесения изменений в действующие бизнес-процессы навыки программирования не требуются. Система позволяет вести непрерывный анализ бизнес-процессов в реальном времени, управлять проектами, кейсами, задачами, создавать специфические бизнес-приложения. Приглашаем запросить демонстрацию BPM-системы от Comindware, стандарт управления BPMN 2.0.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонок

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Похожие записи:

Опубликовано: 25 ноября 2016 в разделе Бизнес-процессы

Лидер среди BPMS на российском рынке

Компания Comindware признана крупнейшим разработчиком систем управления бизнес-процессами среди российских компаний.

Взгляните на цифровую трансформацию глазами ИТ-директора СургутНефтеГаз

Узнайте, как цифровизовать бизнес-процессы в компании с географически распределённой структурой.

Узнайте как создать ИТ-стратегию и -среду, соответствующую современному темпу развития цифрового бизнеса.

Узнайте как правильно автоматизировать бизнес-процессы HR и в короткие сроки получить результат.

Узнайте как правильно автоматизировать процессы в бирюзовой компании и быстро получить результат.

Попробуйте инновационную платформу для разработки и запуска бизнес-приложений Comindware Business Application Platform

Попробуйте полнофункциональ­ное решение для управления бизнес-процессами

Случайные статьи

• Электронный документооборот в контексте оптимизации бизнес-процессов
• Управление бизнес-процессами рекламного агентства
• Comindware поделилась на РИФ+КИБ 2014 своим опытом по UX
• Управление бизнес-процессами – общее представление
• Comindware и Promease упростят цифровую трансформацию российских организаций
• «Гражданские» разработчики и ИТ-отдел – не вместо, а вместе
• Цели внедрения BPM

Полезные страницы

• Современная BPM система
• Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
• CRM система с функционалом BPMS
• Карта Блога

Источник: www.comindware.ru

Lean-перезагрузка, или Как повысить эффективность бизнеса?

Катарина Андреева, директор по лин-технологиям «Ак Барс» Банка, рассуждает о том, как повысить эффективность бизнес-процессов и сократить расходы с помощью бережливого производства. Что такое lean, зачем он нужен предпринимателю и с чего начать оптимизацию процессов своими силами — об этом в ее колонке, написанной для «Реального времени».

Концепция lean-менеджмента

Сегодня, когда конкуренция набирает обороты, бизнес ищет новые способы, чтобы ускорить процессы и снизить издержки. Методологий, которые помогают эффективнее организовать работу компаний, много — это и теория ограничений, и управление проектами, и agile, и MBO («управление по целям») и т. д. Необходимо выбрать свою «таблетку» направленного действия — никакая методология не решает всех проблем организации, они, как правило, применяются в синергии.

Все больше компаний выбирают концепцию бережливого производства (Lean Production), которая позволяет повысить производительность труда в несколько раз. Это система методов, которая помогает ускорить бизнес-процессы и устранить потери. Техники лин-менеджмента сегодня применяются в различных практиках — от здравоохранения и строительства до банковской сферы и IT-среды.

Преобразования начинаются с решения руководителя — готов ли он перестраивать свой бизнес, чтобы стать лучше и конкурентоспособнее? Внедрение подобных подходов — это всегда конструктивное насилие, так как трансформацию претерпевают уже устоявшиеся и привычные процессы, в которых задействованы сотрудники. А им, в свою очередь, свойственно сопротивляться изменениям.

Как проводить оптимизацию — с помощью собственных сотрудников или профессиональных консультантов? Аутсорсинг — процесс дорогостоящий. Один тренинговый день может стоить 250 — 300 тысяч рублей, а сопровождение проектов — исчисляться миллионами. Оптимизировать бизнес-процессы своими силами может быть не только дешевле, но и эффективнее при правильно выстроенной стратегии.

Если сотрудники компании «проживают» весь цикл эволюции бизнес-процесса — до трансформации, во время ее реализации и после нее, — они становятся амбассадорами этих изменений. Сотрудники в процессе этих усовершенствований меняют свое мышление (Lean Thinking) и культуру (Lean Culture). Нужно учитывать, что первые плоды лин-проектов можно увидеть через 3—4 месяца, а изменения культуры — только через 3—5 лет.

Лин не является лекарством от всего — нужно знать, какой инструмент лучше выбрать для «лечения» конкретной проблемы. Задайте себе вопросы — есть ли в ваших бизнес-процессах ошибки, есть ли большие затраты, нужно ли повысить лояльность и инициативность сотрудников? Например, в вашем офисе есть залежи бумаг или других ненужных вещей. Или вы замечаете, что один сотрудник уходит с работы всегда вовремя, а другой — задерживается на несколько часов. В решении этих задач могут помочь инструменты лин-менеджмента.

Техники лин-менеджмента сегодня применяются в различных практиках — от здравоохранения и строительства до банковской сферы и IT-среды. Фото medium.com

Шесть сигм

В современной методологии происходит слияние двух подходов — японского Lean и американского Six Sigma. Так зародилась концепция Lean 6 Sigma (сигма в статистическом анализе обозначает стандартное отклонение) — система инструментов, которая сфокусирована на непрерывном качественном улучшении внутренних процессов с одновременным повышением удовлетворенности клиентов и сотрудников.

Как это работает? Если сотрудник находится в комфортных условиях и участвует в простых и прозрачных процессах, то он счастлив, а такой сотрудник культивирует счастье и дарит его клиенту. Мы сфокусированы на процессах, и в них участвуют и сотрудник, и клиент. Если сотруднику процесс понятен и прозрачен, то и для клиента он будет таковым.

Как говорил американский ученый Эдвард Деминг, «в 80 процентов случаев виноваты не люди, а процессы, в которых они работают». Сотрудник поставлен работать в определенных условиях и самостоятельно изменить процессы, заданные сверху, он не может.

По концепции 6 Sigma продукт или услуга оценивается не изнутри, а снаружи, т. е. «глазами клиента». Сама по себе методология имеет сложный математический инструментарий, одним из ее ключевых подходов является DMAIC — поэтапная оптимизация процессов:

• Define — определите проблему и зафиксируйте границы, которые мы будем улучшать;
• Measure — составьте детализированную «карту» процесса;
• Analyze — погрузитесь в бизнес-процесс и дайте ему оценку;
• Improve — сгенерируйте новый улучшенный процесс, продумайте план по его внедрению и запустите в работу;
• Control — разработайте метрики, с помощью которых вы будете контролировать и оценивать эффективность процесса.

Метод DMAIC позволяет сократить длительность бизнес-процессов в разы, найти лишние звенья в организации труда и устранить потери. Например, в производственной компании был такой промежуточный процесс, как промывка лома. Благодаря лин-перезагрузке команда сделала важное открытие — оказалось, что работники компании мыли металл зря и делали это только потому, что так написано в инструкции. После помывки лома сотрудники компании передавали его контрагенту, который опять его мыл.

Людям иногда бывает стыдно после таких открытий, т. к. годами или даже десятилетиями они тратят свои ресурсы на бесполезные процессы. Как говорил известный теоретик Питер Друкер: «Нет ничего более бесполезного, чем делать эффективно то, что не нужно делать вообще».

Как начать лин-перезагрузку

Есть обширный перечень инструментов, которые помогут понять причины проблемы и принять управленческие решения. Один из самых простых — диаграмма Ишикавы (еще ее называют «рыбья кость»). Это график, на котором представлены все факторы, которые могли повлиять на возникновение проблемы.

Шаг первый — сформулировать проблему

Например, у компании упали продажи. Рисуется «голова рыбы», куда мы вписываем эту проблему. В приведенном примере «почему у нас упали продажи».

Шаг второй — определить причины ее возникновения

Кости «рыбьего хребта» — это факторы, которые влияют на развитие проблемы.

• люди (низкий уровень квалификации, мало обучены, отсутствие опыта и т. д.);
• методы (слишком сложные продукты, техники продаж, отсутствие памяток);
• инструменты (отсутствие планшетов, нехватка терминалов для оплаты);
• материалы (нехватка канцтоваров, некачественная полиграфия);
• окружение (плохая геолокация, отсутствие парковок);
• измерение (отсутствие мониторинга в режиме онлайн, воронки продаж для своевременного принятия решений и бесконтрольные переработки).

Шаг третий — мозговой штурм по нивелированию причин, влияющих на проблему

Например, если сотрудники недостаточно обучены, необходимо составить программу и план обучения.

Из-за неправильно выстроенных процессов могут возникать потери. Вообще, как правило, в 90 процентах случаев бизнес-процесс имеет потери, при этом полностью устранить их невозможно. Как руководителю работать с данными потерями, мы расскажем в нашей следующей колонке.

Домашнее задание

1. Разберите одну из бизнес-проблем по диаграмме Ишикавы, чтобы выявить все ключевые факторы, влияющие на конечный результат.
2. Чтобы получить более полную и объективную картину, создайте реестр бизнес-процессов:

— обозначьте 10 ключевых бизнес-процессов;

— дайте экспертную оценку этим процессам по нескольким критериям, поставив от 1 до 3 баллов: трудоемкость (1 — малозатратный, 2 — среднезатратный и 3 — высокозатратный), удовлетворенность клиентов (1 — нет негативных отзывов, 2 — среднее количество жалоб, 3 — большое количество жалоб), массовость, когда один процесс совершается чаще, чем другие процессы, или приносит максимальную прибыль (1 — низкая, 2 — средняя, 3 — высокая);

Продолжение следует

Катарина Андреева

Справка

Топ-3 лучших книг по теме

1. Тайити Оно «Производственная система Тойоты».
2. Джеффри Лайкер «Дао Toyota. 14 принципов менеджмента ведущей компании мира».
3. Джеффри Лайкер «Практика дао Toyota. Руководство по внедрению принципов менеджмента Toyota».

Источник: realnoevremya.ru