Как улучшить производительность и эффективность своего бизнеса – тратить меньше и получать больше? Именноэтим и занимаются предприниматели, когда встаёт вопрос оптимизация операционной деятельности и улучшения текущей бизнес модели.
Как бывает, с одним вопросом приходя другие, не менее интересные. А что улучшать и как это сделать? А если мы не знаем, куда двигаться дальше?
41 просмотров
Как понять, что улучшать? Какие показатели эталонные в вашем бизнесе?
Оптимизация включает в себя анализ и улучшение всех аспектов операционной деятельности, включая процессы, системы, технологии и команды.
Прежде чем переходить к оптимизации, убедитесь, что в вашем бизнесе собраны все ключевые метрики и произведён анализ конкурентов. Чтобы понимать, к чему стремиться я однажды задал себе вопросы:
Есть ли среди моих конкурентов(смежных отраслей)те, кто уже добились желаемого результата?
Очевидно, это риторический вопрос, чтобы направить себя в нужное направление поисков. Речь о том, какие метрики у вас схожи и на что стоит ориентироваться. Я рекомендую выделить 5-10 метрик в вашей нише и сделать анализ 10 самых сильных конкурентов. Так будет проще понимать, к каким показателям приведут изменения, о которых мы будет говорить дальше.
Андрей Коптелов Как повысить операционную эффективность Школа Бизнеса СИНЕРГИЯ
Ключевыми метриками может быть стоимость м2 за аренду, если у вас бизнес связанный с услугами. Или себестоимость вашей продукции.
Не будет углубляться в детали анализа конкурентов в этой статье. Прикрепляю здесь шаблон таблицы анализа конкурентов для самостоятельного изучения.
Двигаемся дальше.
Оптимизация операционной деятельности является ключевым фактором успеха любого бизнеса. Она позволяет улучшить качество продукции или услуг, снизить затраты и повысить удовлетворенность клиентов. В этой статье мы рассмотрим несколько способов оптимизации операционной деятельности.
1. Автоматизация процессов
Автоматизация процессов – это один из самых эффективных способов оптимизации операционной деятельности. Она позволяет сократить время на выполнение задач, уменьшить количество ошибок и повысить производительность. Например, автоматизация процесса управления запасами позволяет сократить время на поиск и заказ необходимых материалов, а автоматизация процесса управления производством позволяет сократить время на настройку оборудования и уменьшить количество брака.
Это может быть внедрение СRM системы в отдел продаж( АМО СРМ или Битрикс 24) , системы управления (РУСКвант или Platrum) или учета(1С).
2. Улучшение систем
Улучшение систем – это еще один способ оптимизации операционной деятельности. Оно позволяет улучшить производительность и эффективность бизнеса. Например, улучшение системы управления качеством позволяет снизить количество брака и повысить удовлетворенность клиентов, а улучшение системы управления производством позволяет сократить время на настройку оборудования и уменьшить количество брака.
3. Внедрение новых технологий
Кто это Операционный директор (COO) и как им стать. Как повышать операционную эффективность бизнеса
Нейросети могут помочь оптимизировать операционную деятельность бизнеса, используя алгоритмы машинного обучения для анализа больших объемов данных и выявления скрытых закономерностей. Например, нейросети могут использоваться для прогнозирования спроса на товары и услуги, оптимизации производственных процессов, управления запасами и логистикой, анализа финансовых данных и многого другого.
Нейросети также могут использоваться для оптимизации производственных процессов, например, для управления роботизированными системами и автоматическими линиями производства. Это позволяет бизнесу улучшить качество продукции, сократить время производства и уменьшить затраты на производство.
4. Обучение персонала
Обучение персонала является важным элементом оптимизации операционной деятельности бизнеса, так как позволяет повысить квалификацию сотрудников и улучшить их производительность. Это может быть особенно полезно в случае внедрения новых технологий или изменения бизнес-процессов.
Внедрите годовой план обучения каждого сотрудника в вашей компании и это неизбежно приведёт вас к повышению производительности. Новые знания окупятся и сотрудники будут приносить в ваш бизнес новые работающие инструменты и улучшать ваши процессы.
В заключение, оптимизировать операционную деятельность – это бесконечный и творческий процесс, который позволяет улучшить производительность и эффективность бизнеса. Каждый раз улучшая свои ключевые показатели – вы улучшаете вашу прибыль и влияете на разные аспекты операционной деятельности, включая процессы, системы, технологии и людей. Реализация этих способов оптимизации поможет повысить качество продукции или услуг, снизить затраты и повысить удовлетворенность клиентов.
Источник: vc.ru
Как трансформировать бизнес-процессы и операционные модели
Николай Ситников, директор по развитию платформы «ПРИМО-Р», в статье для портала «IT Manager» рассказал о том, как повысить операционную эффективность компании с помощью технологии математической оптимизации.
Словосочетание «цифровизация бизнеса» перестало быть магическим термином и аналогом панацеи от всех «болезней» бизнеса.
Теперь можно спокойно обсуждать эти вопросы с объективной точки зрения – как рост уровня автоматизации, перевод информации в цифровую, структурированную форму и так далее помогли улучшить финансовые показатели предприятия, обеспечили его выживание при неожиданном изменении среды, окружающей бизнес. С моей точки зрения, ответ будет таким – помогли, но не всем. И теперь подробнее рассмотрим вопрос почему. Перед этим давайте договоримся, что далее под термином «цифровизация» будем понимать всю совокупность мероприятий, связанных с внедрением различных информационных технологий в повседневную деятельность компании: от понятной автоматизации за счет доработок/замены/расширения учетных систем до все еще непонятно как работающего управления сбытом на основе прогнозов и применения искусственного интеллекта.
Роль операционной модели в рентабельности вашего бизнеса
Пару лет назад аналитик Гартнера Марк Керреманс (Marc Kerremans) провел неплохую аналогию между тем, как работает бизнес, и как человек выбирает способ добраться из пункта А в пункт Б. Для этого вы строите маршрут, удовлетворяющий вашим потребностям – хотим мы ехать по платным дорогам или нет, позволяют сроки попытаться избежать пробок или надо ехать прямо сейчас и так далее. Затем вы подбираете инструмент, который максимально эффективно решает эту задачу. Кто-то возьмет такси, кто-то личную машину, а кто-то совместит каршеринг и общественный транспорт. Главное в аналогии – наличие понятной логической цепочки, связывающей между собой высокоуровневые цели и конкретные способы их достижения.
В бизнесе у вас есть бизнес-модель – ваше ноу-хау (или ноу-хау вашего франчайзера), которое приносит деньги, и операционная модель работы компании, которая реализует бизнес-модель с тем или иным уровнем эффективности. А цифровизация – это инструмент, призванный повысить эффективность работы. И если ваша инициатива по цифровизации шла именно так – от бизнес-целей к инструментам, то она вам сильно помогала в эпоху ковида и при более поздних событиях. А если всё было наоборот – покупка инструмента и последующая перестройка под него операционной модели, – то рентабельность бизнеса могла и упасть, поскольку резервы, на которых шла подгонка бизнес-модели под конкретную технологию, оказались исчерпанными в ходе усложнения макроэкономической ситуации.
Сложности трансформации процессов в эпоху «черных лебедей»
Почему же так сложно менять операционную модель работы компании несмотря на все разнообразие технологий, позволяющих снизить затраты на перестройку процессов? Это происходит, потому что изменение макроэкономической обстановки, по сути, не меняет сами процессы. Могут измениться нюансы, добавиться некоторые шаги, эти шаги можно быстро роботизировать или автоматизировать, но сильного влияния на финансовые показатели компании эти изменения не окажут. Критическое звено – алгоритм принятия решений в ходе исполнения этих процессов. Такие решения зачастую принимаются сотрудниками среднего звена по многу раз за день, и от их эффективности зависит эффективность всей компании.
Изменилась ситуация в мире, и изменился алгоритм принятия этих решений. Все стало работать неэффективно. А точнее – полностью перешло на ручное управление/исполнение или встало, если возможность ручного управления была полностью исключена в ходе цифровизации. Казалось бы, BPM, low-code, RPA и еще множество технологий должны помочь мгновенно адаптироваться, однако часто этого не происходит или не дает ожидаемого эффекта: перед тем, как автоматизировать новый подход, его нужно описать и проанализировать, а это занимает значительное время. Нельзя сказать, что ситуация становится критической, так как живой человек всегда найдет способ обойти ограничения информационной системы и решить задачу, но ведь цель автоматизации – постараться максимально поддержать бизнес, не так ли?
Если раньше мы могли опросить сотрудника и перенести ход его размышлений в алгоритм, то в эпоху перемен у него в голове еще просто не сформировалось оптимальной последовательности действий. И весь набор перечисленных выше механизмов перестает работать. Это относится в том числе к ИИ и машинному обучению: те данные, на которых модели обучались в прошлом, перестали быть актуальными, и нужно значительное, исчисляющееся месяцами время на накопление новых данных и последующее обучение. Более того – нет эталона, на действиях которого можно учиться, и это отсекает очень много алгоритмов ИИ. Но не все так плохо: в такой момент начинает работать другая технология, которую редко ассоциируют с операционной эффективностью компании.
Математическая оптимизация как способ адаптации к новым условиям
Это технология математической оптимизации. Термин сразу вызывает ассоциации с оптимизацией маршрутов движения автотранспорта, курьеров и т.п. Почему? Потому что именно там задача сильно варьируется изо дня в день, не существует однозначно правильного принципа поиска решения, очень часто логист принимает их интуитивно, но они оказываются экономически эффективными.
Упрощенно математическая оптимизация – это альтернатива полному перебору всех возможных вариантов действий для сравнения результатов, к которым они привели. Как и в случае с машинным обучением, в математической оптимизации есть множество теоретических подходов и практических ограничений, но суть одна и та же – в условиях, когда мы заранее не знаем «как лучше», нужно попробовать все «что можно» и потом выбрать.
Это же принцип можно переносить на любой процесс принятия решения – планирование закупок категорийным менеджером, оптимизацию складского хранения, построение производственных планов от стратегического до сменных заданий или планирование использования человеческих ресурсов. Для математической оптимизации не нужно знания о «правильном» подходе к поиску решения, достаточно информации об ограничениях, которые следует учитывать в ходе поиска, и критериях сравнения. Поменялись ограничения – измени настройки математической модели, и все сразу работает. Изменились приоритеты (например, вместо «максимально быстро» стало актуально «максимально дешево») – измени настройки, и не нужно обучать ИИ работать по-новому, поскольку все сразу считается с учетом новых приоритетов.
Инструменты математической оптимизации — это не что-то новое, им уже несколько десятков лет. Просто в стабильной ситуации выигрыш по сравнению с алгоритмическим подходом «делай как опытные товарищи» был невысок относительно затрат на построение модели для поддержки принятия конкретных решений в конкретной организации. Оптимизация логистики «последней мили» стала популярна только потому, что она достаточно одинаково работает у многих компаний, и отсюда возникло шаблонное решение. Вендоры — IBM, Gurobi и другие — уже давно создали свои универсальные продукты, которые интегрируются в «тяжелые» учетные системы типа SAP или внедряются как сложная заказная разработка у очень крупных заказчиков.
Однако для того, чтобы технология нашла широкое применение, нужны платформы, содержащие библиотеку готовых моделей, адаптированных для решения определенной бизнес-задачи (таких как планирование производства или построение планов-графиков) и с возможностью гибкой настройки под специфику конкретного заказчика. Такие платформы можно найти уже и в реестре отечественного программного обеспечения. Точно так же, как продвижению ML сильно поспособствовали решения класса MLOps, превратившие «колдунство» аналитиков данных в понятные инструменты, пригодные для регулярного применения, новые платформы «демократизируют» алгоритмы математической оптимизации, делая их основой для поддержки принятия решения сотрудниками наравне с инструментами BI.
Решая задачи сохранения или повышения операционной эффективности бизнес-процессов компании, бизнесу и департаментам ИТ не следует начинать с кардинальной перестройки этих процессов. Создание у сотрудников возможности принимать более эффективные решения способно принести больший экономический эффект с меньшими рисками.
Источник: www.ramax.ru
Повышение операционной эффективности
Повышение операционной эффективности компании – одна из ключевых задач руководства. Результатом станет улучшение позиций на рынке, повышение конкурентоспособности предприятия, улучшение качества продукции при снижении затрат. Операционная эффективность важна не только для крупных предприятий, но и для малого бизнеса, если он заинтересован в стабильности и успешном развитии.
Что такое операционная эффективность?
Операционная эффективность – это обеспечение оптимального соотношения между используемой ресурсной базой и затратами организации. Ресурсы нужно не просто экономить, а использовать максимально результативно, чтобы увеличить прибыль компании при снижении издержек производства.
Операционную эффективность часто путают со стратегией развития бизнеса, хотя перед ними стоят разные задачи. Стратегия направлена преимущественно на долгосрочное планирование: она определяет направления развития, сферы деятельности, поставленные цели и пути их достижения. А операционная эффективность имеет для организации тактическое значение: от нее зависит, как решаются практические повседневные задачи здесь и сейчас.
Умение грамотно планировать использование ресурсов и максимальное совершенствование всех бизнес-операций дает возможность обойти конкурентов, уменьшить количество ошибок в производственном процессе и создать условия для экономического роста. Из-за этого повышение операционной эффективности важно даже для небольших, недавно открытых предприятий. Они начинают быстрее развиваться, лучше взаимодействуют с контрагентами, что создает условия для роста.
Что мешает достижению результатов по повышению операционной эффективности?
Повышение операционной эффективности предприятия напрямую связано с оптимизацией бизнес-процессов и внедрением новых информационных технологий. Однако далеко не всегда запланированные мероприятия приносят ожидаемые результаты. Операционная эффективность начинает снижаться из-за следующих факторов:
- Избыток аналитической информации. Новые сервисы значительно упростили процесс сбора данных – теперь можно практически моментально получать информацию обо всем, что происходит на предприятии. Однако обрабатывать весь поступающий объем аналитики становится все сложнее, трудно разработать механизмы устранения недостатков.
- Перегруженность сотрудников. Технологии удаленной работы практически уничтожили грань между рабочим и личным временем персонала. Постоянное общение в мессенджерах, чатах, соцсетях создает условия для выгорания, в результате сотрудники перестают справляться даже с базовыми задачами.
- Сложности масштабирования. Когда компания начинает расти, приходится перестраивать рабочие процессы и методы их контроля под новые масштабы, и это часто вызывает затруднения.
- Низкое качество работы. Менеджеры могут очень много времени проводить на рабочих местах и постоянно находиться в корпоративных чатах, однако далеко не всегда это приводит к желаемой эффективности. Руководству приходится искать наиболее эффективные способы контроля и повышения продуктивности, для этого должны быть разработаны четкие показатели.
- Отсутствие синхронизации в работе отделов и подразделений. Части предприятия должны уметь взаимодействовать друг с другом, иначе не поучится реализовать поставленные задачи.
- «Токсичное» лидерство. Неквалифицированный руководитель любого уровня приносит предприятию намного больше вреда, чем пользы. Если вовремя не сменить руководителя отдела или подразделения, потом приходится долго устранять многочисленные ошибки, просчеты и конфликтные ситуации.
Это только часть проблем, с которым сталкиваются руководители предприятий на всех уровнях. Эффективное использование ресурсов предполагает ответственное отношение к делу каждого сотрудника, стремление всех членов команды идти к поставленной цели. Однако сформировать такую команду и настроить все бизнес-процессы очень непросто даже в небольшой организации.
Принципы операционной эффективности
Повышение эффективности операционной деятельности построено на следующих обязательных принципах:
- Улучшение бизнес-процессов, доведение их до совершенства. Каждый сотрудник в организации должен знать необходимую последовательность действий для получения оптимального результата. При этом ресурсы должны расходоваться экономно, а каждый бизнес-процесс должен проходить с максимальной результативностью.
- Рациональное использование персонала. У каждого сотрудника должны быть четко определенные обязанности, они не должны дублироваться. Каждый работник в отделе должен знать должностную инструкцию и требования, которые к нему предъявляет руководство. Нагрузка на работников должна быть распределена равномерно.
- Экономное расходование ресурсов. Оно предполагает сведение процента производственного брака к минимуму, все оборудование должно использоваться максимально бережно, разумно и эффективно. Нельзя создавать большие запасы на складах, так как они занимают слишком много места, но при этом нужно помнить о необходимых резервах на экстренный случай.
- Постоянное получение информации. Руководитель не должен пускать рабочие процессы на самотек. Повышение операционной эффективности обязательно предполагает сбор и обработку аналитических данных.
- Контроль и учет результатов деятельности каждого сотрудника. Написание отчетов не должно мешать выполнению повседневных задач, однако сотрудники должны регулярно демонстрировать результаты свей работы.
Основной принцип повышения операционной эффективности и сокращения расходов – постоянное отслеживание всех процессов, происходящих в организации. В небольших компаниях руководитель следит за деятельностью сотрудников и выполнением поставленных задач лично, в крупных организациях ему приходится делегировать задачи. Для этого разрабатывается четкая организационная структура предприятия, где руководство на каждом уровне знает, какие задачи ставить подчиненным и как добиваться их выполнения.
Соблюдение всех принципов дает возможность максимально эффективно использовать все доступные ресурсы, в том числе человеческий капитал. В результате работа каждого сотрудника приносит организации максимум пользы, а качеств продукции поддерживается на высоком уровне.
Инструменты повышения общей эффективности работы
Инструменты повышения общей эффективности работы подбираются с учетом специфики деятельности компании и особенностей производственного процесса. Однако есть общие методики, которые работают в большинстве организация и помогаю увеличивать их прибыльность.
Можно перечислить несколько основных мероприятий повышения эффективности:
- Анализ текущей ситуации. Перед внедрением любых улучшений необходимо проанализировать имеющуюся картину, определить сильные стороны и зоны развития компании. Аналитическая информация позволяет выявить излишние издержки, участки производства с низкой эффективностью и другие проблемы, требующие решения.
- Постановка конкретных целей с четко измеряемыми результатами. В зависимости от обнаруженных проблем разрабатывается детальный план их устранения. Руководитель должен разработать ряд конкретных действий, которые предстоит выполнить в четко установленные сроки.
- Реструктуризация команды и распределение задач между сотрудниками. Каждый человек в организации должен быть на своем месте, то есть заниматься тем, что у него получается лучше всего. Однако при этом нужно избегать перегрузки ценных работников и вовремя избавляться от «балласта», который вообще не настроен на продуктивную работу.
- Разработка четких показателей эффективности и контроля качества работы сотрудников. Персонал должен знать, по каким критериям оценивается эффективность работы, и стремиться к выполнению поставленных задач. Особенно важна разработка таких критериев, если часть персонала работает в офисе, а часть из дома.
- Организация обмена информацией между участниками команды. Необходимо продумать систему взаимодействия, которая будет помогать согласовывать действия отделов и подразделений. Общение может проводиться не только в форме традиционных совещаний, отнимающих много времени у сотрудников, но и с помощью различных онлайн-платформ.
Это только основные инструменты повышения эффективности, общие для большинства организаций. Однако нужно учитывать специфику компании, так как многое зависит от особенностей производства.
Несколько методов повышения операционной эффективности предприятий
На производственных объектах хорошие результаты демонстрируют следующие методики повышения эффективности:
- Знакомство и обмен опытом между сотрудниками разных подразделений. Любой начальник цеха должен не только знать свой участок производства, но и представлять, что происходит на других объектах. Это поможет организовать более эффективное взаимодействие между подразделениями.
- Определение основных направлений затрат и поиск способов их оптимизации. Например, стоит изучить расход материалов и полуфабрикатов, проверить эффективность распределения фонда оплаты труда.
- Стандартизация рабочих процессов. Если каждая операция выполняется в точном соответствии со стандартом, это позволяет значительно сократить процент брака на выходе – готовая продукция будет соответствовать поставленным требованиям.
- Регулярное обновление инструкций и справочников для персонала. Они со временем устаревают, и это постепенно приводит к снижению эффективности.
- Распределение зон ответственности между руководителями различных уровней. Каждый сотрудник должен знать, чьи конкретно распоряжения он обязан выполнять. Несколько начальников в одном отделе могут создать настоящий хаос из-за противоречивых распоряжений и взаимоисключающих требований.
Задача руководителя предприятия – сформировать систему обратной связи с постоянным получением честной и объективной информации о ситуации на производстве. При правильном взаимодействии между отделами не возникает сбоев, и каждый участок производства работает эффективно.
Отслеживание результатов принятых мер
После введения новых бизнес-стандартов и принятия других мер для повышения эффективности работодатель должен отслеживать результативность каждого принятого решения. Различные инструменты позволяют собирать аналитическую информацию и отслеживать показатели, требующие корректировки.
Для сбора информации по отделам используется система отчетности. Сотрудники должны знать, когда и какой отчет они должны заполнить, должно быть, как можно меньше незапланированных встреч и внезапных проверок. При правильно организованной работе в них нет необходимости: руководитель регулярно получает необходимую аналитическую информацию и отслеживает все, что происходит на предприятии.
Если же подчиненные постоянно получают от руководства новые требования и вынуждены бросать повседневные дела ради новых отчетов, это приводит к хаосу, потере эффективности и психологическому выгоранию. Сотрудники начинают делать больше ошибок, так как не могут оценить правильность своих действий.
Повышение операционной эффективности – это не разовое действие, а целый комплекс тактических мер, которые с первого шага начинают улучшать рабочие процессы, снижать издержки и повышать результативность труда. В итоге предприятие начинает работать более эффективно, что дает возможность обойти конкурентов и закрепить позиции на рынке.
Для того, чтобы получить услугу по повышению операционной эффективности в Excellence Expert необходимо оставить заявку на сайте или позвонить по телефону 8 (800) 201-86-48.
Источник: excellence-expert.com