Ошибки и неточности в договорах повышают правовые риски организации и могут стать причиной проигрыша в суде. Под угрозой не только репутация, но и прибыль: 80% выручки B2B-компаний регулируется контрактами. Разработчики ПО по автоматизации бизнес-процессов рассказали, как улучшить работу с документами.
0 4 20/05/2022
По данным исследования IACCM , 92% времени в работе с договорами уходит на процесс согласования. Как следствие, между командами возникают трения, а недостаток скорости может повредить способности компании закрывать сделки.
Автоматизация договорного процесса позволяет увеличить скорость работы с документами и минимизировать риски ошибок. А еще она делает каждый шаг понятнее и прозрачнее. Вы можете смотреть на процесс как на маршрут на карте, находить узкие места и выбирать другой маршрут, чтобы «объехать пробку». Точнее, оптимизировать процесс так, чтобы действительно качественно расширить «узкое горло».
Цифровизация бизнес-процессов с целью повышения эффективности и прозрачности строительства
Рассмотрим практику автоматизации договорного документооборота в «Диджитал Дизайн» .
О компании
«Диджитал Дизайн» – один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России – оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов.
Основной вид договоров в компании, которые требуют согласования, – это договор на работы и услуги. Он связан с основной деятельностью – оказанием услуг по внедрению и развитию ИТ-систем для наших заказчиков. Именно по этим договорам в компании осуществляется коммерческая деятельность, приносящая прибыль.
Особенности согласования договоров
- Большое число участников процесса из разных подразделений, из разных региональных офисов;
- Сложный процесс, который подчиняется ряду внутренних правил компании;
- Высокий риск ошибки из-за человеческого фактора;
- Высокая стоимость ошибки.
В соответствии с принятой системой менеджмента качества компания «Диджитал Дизайн» стремится регламентировать и автоматизировать внутренние бизнес-процессы. Работа с договорами уже давно была автоматизирована в компании, но используемая более 10 лет система на базе платформы Docsvision потребовала обновления и модернизации, чтобы соответствовать новым требованиям к скорости изменения процессов и потребности в адаптации.
1. Процесс согласования договоров инициирует коммерческая дирекция после конкурсных процедур и согласования коммерческого предложения с заказчиками. Договор может быть в формате компании-заказчика, компании-исполнителя или в формате, который отвечает требованиям ФЗ-243 или ФЗ-44. Вместе с договором готовится смета на работы, которая согласуется с руководителем соответствующего подразделения.
Прозрачность бизнес-процессов. Повышение операционной эффективности
2. Тендерно-договорной отдел получает основные артефакты от коммерческого блока: договор и смету. Далее в Системе электронного документооборота на базе платформы Docsvision сотрудник ТДО вносит данные в карточку договора, которые позволяют автоматически построить маршрут согласования:
- определить последовательность согласования, участников согласования и время реакции , что позволяет следить за соблюдением SLA , собирать данные в отчет, чтобы сотрудники могли анализировать и улучшать работу;
- при необходимости назначить групповые задания, которые выполняются в зависимости от загруженности сотрудников, сложившейся практики внутри компании.
3. В согласовании участвуют:
- сотрудники юридического подразделения;
- сотрудники финансового подразделения;
- руководители производственных подразделений, которые будут осуществлять работы по новым обязательствам;
- топ-менеджмент в зависимости от условий договора и внутренних регламентов компании. Например, в зависимости от суммы контракта.
4. Процесс согласования проходит последовательно. Каждый последующий участник видит комментарии предыдущего.
5. После прохождения круга согласования сотрудники ТДО получают документ с правками, запросами к другим сотрудникам компании.
6. После исправления замечаний договор уходит на новый круг согласования.
7. После полного согласования внутри компании договор направляется на согласование заказчику.
8. После получения правок от заказчика договор снова проходит свой круг согласования.
Процесс подписания
- После согласования договора юристы финально просматривают документ и проверяют, чтобы все замечания были исправлены.
- После проверки юристами договор можно направлять лицам, подписывающим договоры, задания на подпись в СЭД.
- Далее договор может быть подписан в электронном виде через юридически значимый онлайн-документооборот между организациями или на бумаге.
Процесс хранения оригиналов
После подписания все договоры в оригинальном виде хранятся в отделе бухгалтерии, а также в электронном архиве.
Роль автоматизации в компании
Автоматизация бизнес-процессов компании, в том числе договорного документооборота, позволяет выполнять основные требования системы менеджмента качества . То есть измерять результативность и эффективность каждого процесса, предупреждать несоответствия, устранять их причины и постоянно улучшать всю СМК.
Напутствие
Несмотря на все описанные плюсы от автоматизации процесса согласования договоров, перед стартом подобного проекта следует вначале описать процессы, убедиться в их работоспособности, а затем дополнять их ИТ-системой, которая автоматизирует то, что уже работает. И при выборе ИТ-системы ориентироваться следует на две вещи: на функциональность, которая должна закрывать описанные требования, и команду, с которой предстоит работать в проекте внедрения и развития.
Нравится: 4 Была ли статья полезна? Да Нет
Источник: kachestvo.pro
Популярные группы
Все знают, что прозрачность рабочих процессов очень важна как для командной работы, так и бизнеса в целом — она напрямую влияет на результаты. Её недостаток значительно снижает эффективность. Но на практике, особенно в малом и среднем бизнесе, руководители не придают этому большого значения. Почему это происходит?
ЧТО ТАКОЕ ПРОЗРАЧНОСТЬ И ЗАЧЕМ ОНА НУЖНА?
Прозрачность — несколько абстрактное понятие. Основная сложность заключается в том, что не совсем понятно, как её измерять.
Представьте, что команда работает над большим и комплексным проектом, в рамках которого взаимодействует множество различных отделов: от дизайна до финансов. Вам нужно организовать конференцию для клиентов и продумать все до мелочей — разработать фирменный стиль, программу мероприятия, договориться с площадкой, подрядчиками и так далее. До дня Х осталось две недели, но очередной планерке становится понятно, что очень многое еще не сделано.
ФРАГМЕНТАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ: ПОЧЕМУ ОНА ПРОИСХОДИТ
Зачастую это происходит из-за фрагментации информации, которая валится со всех сторон. Например, (1) руководитель предложил внести изменения в согласованную программу по электронной почте; (2) коллега, с которым общались по Slack, оставил свои комментарии по поводу дизайнов; (3) подрядчик отредактировал смету в документе Google.
Естественно, многоканальное общение серьезно влияет на скорость и эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов — растягивается время на реализацию проектов, происходит неравномерная загрузка подчиненных, переплата фрилансерам из-за смещенных дедлайнов. Вместо того, чтобы сосредоточиться на процессах и работе, сотрудники пытаются найти нужную информацию и объясняют «на пальцах», на какой стадии находится проект.
ПРОЗРАЧНОСТЬ НАПРЯМУЮ ВЛИЯЕТ НА ПРОДУКТИВНОСТЬ?
Прозрачность бизнеса подразумевает, прежде всего, «открытость» в компании. Её суть состоит не в чрезмерном контроле за работой сотрудников, а в том, чтобы лучше понять механику работы различных команд, их сильные и слабые стороны.
Прозрачность нужна для того, чтобы иметь целостную картину по всем процессам в организации. Но как её достичь и на что стоит обратить внимание?
Компания Wrike провела исследование о продуктивности, в ходе которого выяснилось, что треть сотрудников недовольны организацией рабочего процесса. 34% респондентов посещают 6 и более и совещаний каждую неделю, а нехватка информации является причиной стресса на рабочем месте.
Главные причины снижения продуктивности у сотрудников — это параллельная работа над слишком большим количеством задач (60%) и ожидание действий со стороны других лиц (49%).
СОВЕТЫ ПО ПОВЫШЕНИЮ ПРОЗРАЧНОСТИ
Правильное управление позволит создать команду, которая работает на принципах доверия. Так с чего следует начать?
Сервисная модель: как повысить прозрачность управления
Выбор одного цифрового продукта может полностью изменить бизнес. Группа компаний «Агат» применила решение, в основу которого заложена сервисная модель управления GANDIVA по оптимизации бизнес-процессов на всех уровнях. Спустя год холдинг ускорил свой рост и вдвое увеличил число дилерских центров в России, сэкономив при этом 288 млн рублей фонда оплаты труда сотрудников.
Компания основана в 1991 году. С каждым годом растущий бизнес сопровождался новыми затратами на его поддержку: в 2013 году доля офисного персонала в компании достигла 36% от общего коллектива. И тогда руководство столкнулось с тем, что информация, которую передавали рядовые сотрудники высшему руководству, часто искажалась, в результате чего топ-менеджмент неверно оценивал ситуацию в компании. Кроме того, не было единства в управлении: некоторые функции дублировались в центре и регионах, и реальную загруженность персонала было сложно представить. Именно тогда руководство задумалось о необходимости автоматизировать управление холдингом, добиться прозрачности и измеримости деятельности на всех уровнях.
Иван Мамочкин, генеральный директор ГК «Агат»:
– В компании был целый «зоопарк» IТ-решений и отсутствовали четкие стандарты в офисных процессах. Мы поставили задачи по централизации функции управления, внедрению новых стандартов и нормативов работ, расчету эффективности офисного персонала, формированию единого окна коммуникаций, а также мотивации сотрудников на постоянное улучшение показателей. Рассматривая ряд поставщиков программных продуктов, мы отказались от избыточных управленческих систем и тех продуктов, которые казались слишком сложными для рядовых пользователей. Нам нужен был адаптированный к нашим запросам интерфейс, с которым удобно и просто работать. Выбор был сделан в пользу компании GANDIVA.