Как правильно вести доходы и расходы бизнеса в excel

Финансовые KPI рассчитывают на основе трех основных управленческих отчетов:

• Отчет о доходах и расходах (ОДР).
• Отчет о движении денежных средств (ОДДС).
• Управленческий баланс (УБ).

Три основных управленческих отчета полностью отражают финансовое состояние компании в текущем периоде.

Отчет о доходах и расходах

В данном отчете рассчитывается чистая прибыль, заработанная компанией в отчетном периоде. Промежуточными итогами, которые может содержать Отчет о доходах и расходах могут быть маржинальная прибыль, EBITDA (прибыль до уплаты налогов, процентов и амортизации), EBIT (прибыль до уплаты налогов и процентов) и т.д. То, какие подитоги будут рассчитываться в данном отчете зависит от того, что выбрано в качестве KPI.

Особенностью ОДР является то, что в нем отражены доходы, признанные заработанными в текущем периоде, и затраты, которые также признаны в текущем периоде. Доходы считаются заработанными, а затраты понесенными, если в текущем периоде произошел переход права собственности от продавца к покупателю, или, в случае услуг, подписан акт сдачи-приемки услуг.

Как вести учет ДОХОДОВ и РАСХОДОВ в EXCEL? Как вести учет в EXCEL

Момент признания доходов и расходов может не совпадать по времени с фактической оплатой, т.е. с поступлением денег на счет или списанием денежных средств со счета компании. Результирующим показателем ОДР является чистая прибыль, которая характеризует эффективность деятельности компании в текущем периоде.

Пример структуры ОДР торговой компании:

Разберем подробнее, какую информацию содержит ОДР и какие показатели деятельности компании мы можем рассчитать на его основе.

Выручка от продаж – оборот компании за отчетный период

Вычитая из суммы выручки от продаж себестоимость продаж и переменные коммерческие расходы (т.е. затраты на производство и продажу реализованной в данном периоде продукции), мы получим показатель маржинальной прибыли. В данном случае этот показатель говорит нам, сколько прибыли остается у компании на покрытие ее постоянных издержек (т.е. издержек, которые она несет в процессе своей деятельности и которые не привязаны к объему продаж).

После расчета маржинальной прибыли можно рассчитать такой часто используемый в торговых компаниях показатель как рентабельность продаж:

Рентабельность продаж = Маржинальная прибыль / Выручка от продаж

Управленческий учет в компании N. Несколько практических советов

Для большей информативности коммерческие и административные расходы разбивают на отдельные статьи затрат (например, затраты на аренду основного офиса, коммунальные расходы, заработная плата административного персонала и т.д.). Для того, чтобы компания работала не в убыток, уровень постоянных расходов должен быть ниже уровня маржинальной прибыли.

Пример состава административных расходов:

Правильно создаем таблицы в Excel. Учет расходов и доходов

Еще одним показателем, который можно рассчитывать в ОДР, является EBITDA (прибыль до уплаты процентов, налогов и амортизации). Этот показатель используют для того, чтобы сравнить эффективность работы менеджмента компаний, имеющих разный уровень капитальных вложений.

Однако не следует забывать, что капитальные вложения, которые не учитываются при расчете EBITDA и мерилом которых в ОДР является амортизация, часто являются постоянными, т.е. оборудование изнашивается и требует восстановления. Исключение из финансового расчета расходов на амортизацию приводит к искажению результата, поэтому показателем EBITDA следует пользоваться с осторожностью.

Рентабельность деятельности компании может быть рассчитана как соотношение чистой прибыли и выручки, или EBITDA и выручки. Сравнивая рентабельность различных компаний, нужно внимательно отнестись к тому, какие именно показатели выручки и прибыли участвовали в расчете, это позволит избежать искажений.

Например, в нашем примере рентабельность, рассчитанная как соотношение чистой прибыли и выручки, равна 23,81%; рентабельность, рассчитанная как соотношение EBITDA и выручки, равна 32,23%; рентабельность, рассчитанная как соотношение маржинальной прибыли и выручки, равна 52,48% (как было показано выше).

Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

Как следует из названия, в данном отчете отражается движение денежных средств организации за отчетный период. ОДДС можно составлять двумя методами: прямым и косвенным. В ОДДС, рассчитанном косвенным методом, показатель чистой прибыли организации связывается с поступлениями и выплатами денежных средств. В случае расчета прямым методом в ОДДС отражаются полученные и выплаченные в отчетном периоде денежные суммы. Результирующим показателем ОДДС является чистый исходящий денежный поток, т.е. та сумма денежных средств, которая остается в распоряжении компании на конец отчетного периода.

Пример отчета о движении денежных средств (прямой метод):

Движение денежных средств организации происходит по трем основным направлениям:

1. Текущая деятельность (т.е. денежные потоки, возникающие в результате основной деятельности, направленной на получение прибыли).
2. Финансовая деятельность (т.е. деятельность, связанная с привлечением и размещением денежных средств компании, а также получением средств от собственников и выплаты им доходов на вложенные средства).
3. Инвестиционная деятельность (сюда относятся поступления / выплаты денежных средств от реализации / закупки основных средств, а также инвестиции компании в новые проекты и в другие компании и поступления денежных средств от инвестиций).

Управленческий баланс

Баланс является отчетом, показывающим «моментальный снимок» структуры активов и пассивов компании на отчетную дату. Из баланса компании видно чем владеет компания (ее активы) и за счет каких заемных и собственных средств ее активы обеспечиваются.

На основе баланса рассчитывают такие финансовые показатели, как показатели ликвидности и финансового рычага, оборачиваемость активов, оборачиваемости запасов и дебиторской задолженности.

Для того, чтобы сотрудники, которые заносят в базу управленческого учета первичную информацию, заносили ее единым образом, составляют справочники статей ОДР и ОДДС и описывают методики разнесения доходов и затрат по статьям ОДР и движения денежных средств по статьям ОДДС.

Прочие управленческие отчеты

Хотя три основных управленческих отчета предоставляют всю необходимую финансовую информацию, иногда удобнее воспользоваться специальными отчетами, которые предоставляют информацию в определенном разрезе, например, отчет по дебиторской задолженности, отчет об оборачиваемости складских запасов.

Также это могут быть отчеты, в которых представлена не финансовая информация, например отчет о продажах в натуральном выражении.

Подробная информация:

Управленческий учет на российских торговых предприятиях значительно отличается от видения данного аспекта в Европе и США. Что касается отечественных реалий, данное понятие подразумевает сбор и анализ достоверных данных о передвижении финансовых средств, доходов и расходов, а также сопутствующих результатах. Такая подробная и разносторонняя информация позволяет принимать правильные управленческие решения и, что немаловажно, отслеживать их результаты.

Большинство предпринимателей, владеющих бизнесом среднего масштаба, уже удостоверились в том, что автоматизированная система управленческого учета жизненно необходима торговому предприятию для осуществления действительно эффективной деятельности, а также развития. Сфера торговли диктует свои особенности, отраженные как в самой структуре предприятия, так и в специализированных программах учета. В отличие от обычной бухгалтерской отчетности, управленческая система позволяет точно определить:

• прибыль, высчитанную из отдельно сформированной полной себестоимости единицы товара. Это позволяет вести учет, сравнивать ожидаемые и реальные результаты торговли, контролировать затраты;
• маржинальный доход, который определяется на основании сокращенной себестоимости. Маржинальный доход позволяет проанализировать безубыточность предприятия, составить правильную производственную программу, определить сильные и слабые направления деятельности. Это создает благоприятные условия для принятия верных решений руководства.

Для этого обычно используется управленческий учет 1с как одно из наиболее эффективных и всесторонних решений. Хотя подобные системы сегодня в основном используются крупными организациями, годовой оборот которых составляет больше 1 миллиарда рублей, а прирост балансовой прибыли последних лет составляет не менее 25%. Однако управленческая система способна оптимизировать деятельность и значительно более скромного бизнеса.

Дополнительные преимущества автоматизации управленческой деятельности

Огромное значение для удобства руководителя и большинства структурных подразделений предприятия имеет удобное быстрое формирование многих отчетных финансовых документов с помощью такой системы. Данные в них базируются на собранной системой информации и подаются в доступной форме.

Управленческий учет на предприятии: пример таблицы Excel

Это значительно облегчает обработку отчетов руководителем.

Отдельно стоит сказать о пользе, которую может принести автоматизированный платежный календарь. Этот инструмент одновременно служит для отражения текущих финансовых передвижений и их планирования на короткий отрезок времени: месяц, неделя, день.

Именно с его помощью можно легко контролировать своевременное исполнение платежных обязательств самой компанией, а также ее агентами, обеспечивать нормальный баланс средств, предотвращая серьезные дестабилизирующие разрывы. Пересчет остатков и обработка поступающих заявок осуществляется в режиме реального времени, что особенно удобно для предприятий, одновременно использующих разные типы оплаты.

Пример как вести управленческий учет в Excel

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные.

Управленческий учет на предприятии с примерами автоматизации

Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Форма управленческого баланса для получения кредита a банке для субъектов малого бизнеса.

При формировании управленческого баланса важно руководстоваться следующими правилами:

На предприятии должен вестись ежедневный учет поступлений денежных стредств.

Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

Таким образом, необходимо сопоставить данные учета с наличностью в кассе и остатками на счетах по банковским выпискам. Необходимо уточнить, как часто Субъект малого бизнеса осуществляет закупки товаров и оплату счетов, если не ежедневно, следовательно, имеется выручка за прошлые торговые дни, которая либо была сдана в банк и лежит на банковском счете, либо, если не сдавалась в банк, учитывается по кассе и хранится в сейфе.

Для определения достоверности полученной информации необходимо дополнительно сопоставить «выручку по отгрузке» и «выручку по оплате» с имеющимся объемом дебиторской задолженности.

Для определния достоверности полученной информации необходимо произвести пересчет нескольких позиций товара. Дополнительно можно косвенно сопоставить объем складских помещений и объем товарной массы.

Полученную информацию необходимо сверить с первичными документами. К примеру, если часть основных средств оформлена на близких родственников, и есть договора поставок (купли-продажи) и документы, подтверждающие оплату, при этом первичные источники информации не вызывают сомнения в принадлежности основных средств Субъекту малого бизнеса, их можно поставить в баланс, если возникают какие-либо сомнения, то на баланс их ставить не нужно.

Источник: astbusines.ru

Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

Модой последних лет для отечественных организаций и предпринимателей стало широкое применение регистров и данных управленческого учета. Информационное исследование рынка, проведенное по заказу Минфина несколько лет назад, показало, что 80 % опрошенных согласны с тем, что применение управленческого учета способствует увеличению прибыльности организации, т. е. потенциально может повысить рентабельность.

Статья проверена экспертами
Андрей Леонидович Травкин, компания «АЛТИУС СОФТ»

Что такое управленческий учет и для чего он нужен

На сегодняшний день не существует юридически зафиксированного понятия управленческого учета, в отличие от бухгалтерского учета, который всегда регулировался государством (советским, затем российским) еще с довоенных времен.

Многие отечественные руководители и менеджеры до сих пор считают, что управленческий учет применяется в обязательном порядке, но это не так. Видимо, это связано с непониманием того, что он не является учетом в узком смысле этого слова, а включает в себя контроль, управленческий анализ и планирование на их основе.

Обособленное ведение управленческого учета возникло из-за потребности лиц, принимающих решения, в оперативной информации — чего обычный бухгалтерский учет не может обеспечить в силу своей цикличности, регистрации уже свершившихся фактов хозяйственной жизни и жесткого законодательного регулирования.

В отличие от бухгалтерского, управленческий учет (в том числе) использует данные экономического планирования и другую информацию, не подтвержденную первичными учетными документами. Поэтому он гораздо шире по своему охвату и позволяет прогнозировать будущее. Центром внимания бухгалтерского учета являются операции прошлых периодов и уже полученные финансовые результаты.

Зарубежный подход к управленческому учету связан с применением системы национальных или международных стандартов учета (например US GAAP или МФСО). Использование алгоритмов такой системы позволяет применить к данным показателей различных хозяйственных процессов (например показателей продаж, затрат и т. п.) определенные процедуры обработки (например расчет себестоимости, финрезультатов и т. п.), которые затем сводятся в управленческую отчетность. В результате формируется набор индексов, критически важных для оперативного управления предприятием.

Спецификой при этом является то, что такая информация предназначена в первую очередь для внутренних пользователей (руководителей, работников финансовых служб и т. д.). Внешним пользователям (собственникам, банкам, кредиторам) эта информация может быть недоступна.

Задачи управленческого учета и методы их решения

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием, что должно выражаться в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

• планирование (на основе метода бюджетирования);
• определение затрат и контроль (в т. ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
• принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

• формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
• контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
• ведение многосценарного планирования;
• осуществление план-фактного анализа.

Управленческая отчетность: что в нее входит

Факты хозяйственной жизни, регистрируемые в управленческом учете, независимо от специфики деятельности компании, можно разделить на три группы:

1. Движение денежных средств (денежные потоки).
2. Формирование финансового результата (доходы минус расходы).
3. Изменения в имуществе и обязательствах организации, не относящиеся к первым двум группам.

Предоставление результатов обработки этих данных осуществляется с помощью управленческой отчетности.

Если мы обсуждаем понятие управленческой отчетности в терминах РСБУ (российских стандартов бухгалтерского учета), то важнейшими ее формами будут:

• баланс;
• отчет о финансовых результатах;
• отчет о движении денежных средств.

Они отражают все аспекты деятельности организации, дают полную картину ее финансового состояния.

Иностранные компании, как было отмечено выше, предпочитают метод бюджетирования, т. к. бюджет является одним из основных экономических инструментов управления хозяйственной деятельностью. В зависимости от потребностей применения, такие бюджеты формируются в различных видах. В текущей практике наиболее распространенными стали:

• БДДС (бюджет движения денежных средств);
• БДР (бюджет доходов и расходов).

Для целей планирования они могут существовать как:

• фактические БДДС и БДР, составленные на основании данных бухгалтерского учета;
• прогнозные БДДС и БДР, составленные на ближайший период для корректировки плановых бюджетов;
• плановые БДДС и БДР, описывающие будущую хозяйственную деятельность.

Тот факт, что требования МСФО или GAAP сильно отличаются от РСБУ, почему-то не является важным для многих отечественных руководителей и управленцев. Видимо, именно по этой причине такое широкое распространение получили формы БДДС и БДР, содержащие алгоритмы расчета, противоречащие отечественным стандартам, в том числе по таким важнейшим показателям, как:

• EBIT (earnings before interest and taxes) — прибыль до вычета процентов и налогов;
• EBITDA (earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) — прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации основных средств и нематериальных активов.

Несмотря на то, что упомянутые показатели не установлены МСФО или национальными стандартами западных стран в качестве обязательных, тем не менее, они широко используются экономистами, кредиторами, акционерами, иными заинтересованными лицами для оценки финансового положения и стоимости компаний.

Кратко БДР можно охарактеризовать как способ регистрации операций, формирующих финансовый результат деятельности организации. В чем-то БДР схож с российской бухгалтерской формой «Отчет о финансовых результатах», но данные будут различаться, если его составитель придерживался системы национальных или международных стандартов учета, отличной от РСБУ.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы и другие структурные подразделения компании.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т. д.). В этом случае и расходы можно распределить по такому же признаку.

Предлагаемый пример БДР сформирован методом начисления, когда доходы и расходы организации совпадают с датой отгрузки товаров, оказания услуг. Зачастую его составляют, используя кассовый метод, когда доходы и расходы определяются в момент поступления или списания денежных средств. Такой подход искажает дальнейший расчет прибыли, а также не дает сопоставимых результатов для сравнения с аналогичными показателями конкурентов.

Источник: ppt.ru

Как наладить эффективный управленческий учет в Excel?

Что нужно для постановки управленческого учета в компании? На подготовительном этапе важно наладить сбор данных по подразделениям, разработать универсальный алгоритм действий по их обработке и подобрать для этого подходящее программное обеспечение. Здесь на помощь финансовым специалистам приходят электронные таблицы Excel. Они обладают обширным набором функций и инструментов для сортировки, обработки, анализа данных. Давайте разберемся, как организовать грамотный управленческий учет в Excel и по возможности автоматизировать этот процесс.

Справятся ли с управленческим учетом таблицы Excel?

• большая детализация
• другие методики учета
• применение особых счетов
• высокая регулярность составления

Приобретение или разработка специального программного обеспечения для ведения управленческого учета — удовольствие дорогостоящее и не всегда оправданное. Поэтому в небольших и средних компаниях активно используется программа Excel. Она не требует дополнительных финансовых затрат и имеет достаточный функционал для составления управленческой отчетности. С помощью математических, статистических, текстовых, логических функций и инструментов анализа данных специалисты могут рассчитывать и организовывать данные для отчетов. В одной из статей мы разобрали полезные приемы работы в Excel для бухгалтера, которые могут для этого пригодиться.

Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы

С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:

Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.

Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.

Рекомендации по подготовке управленческих отчетов в Excel

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления. Но существуют общие рекомендации, как быстрее и точнее создавать управленческие отчеты в Excel:

1. Разделяйте таблицы
   Каждой таблице необходимо присвоить отдельный лист и не пытаться в одной уместить все показатели. Это значительно облегчит поиск необходимой информации и читаемость данных, особенно, для детализированных отчетов.
2. Сортируйте данные по категориям
   Размещайте исходные данные для разных категорий продукции или услуг на отдельных листах, а на первом — сводную таблицу с итоговыми значениями. Такой формат представления информации будет наглядней и удобней для пользователей.
3. Используйте справочники
   Справочники единиц бизнеса значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек.
4. Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
   Не пренебрегайте аналитическими функциями — дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие. Они позволят выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
5. Создавайте листы корректировки
   Вносите исправления на специальные листы корректировки. Отчеты должны быть оформлены по единому стандарту без дополнительных исправлений от руки.
6. Создавайте проверочные ячейки
   При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
7. Пользуйтесь настройками защиты
   Контрольные листы отчетных форм должны быть защищены от изменений.

Важнейшими достоинствами программы Excel для ведения управленческого учета являются доступность, наличие необходимого набора функций для быстрой обработки массивов данных и возможность автоматизации однотипных операций. Грамотно налаженная система учета позволит при минимальных временных затратах в удобном формате регулярно вести аналитику по фактическому состоянию дел на предприятии.

Ведите управленческий учет с в режиме реального времени! Научитесь создавать панели индикаторов данных на курсе «ACPM: Бизнес-анализ данных в финансах»!

Источник: finacademy.net