Наконец перед нами встала задача по поиску нового офиса. Прежний я арендовал спонтанно и в процессе работы вылезло много нюансов на которые не обратил внимание перед съемом.
74 просмотров
Первый пункт – определение необходимой площади помещения. Недостаточное пространство в прежнем офисе и было тем триггером, который и ускорил весь процесс.
Очень важные критерии:
- район, в котором будет располагаться офис;
- наличие отдельного входа;
- вход со двора или с улицы;
- этаж, на котором находится офис.
К счастью, эти моменты для нас были не важны, так как вид нашей деятельности не предполагает общения с клиентами в офисе.
Из опыта работы в предыдущем помещении, для нас более важным оказалось наличие офисной кухни, оборудованной полезными вещами: кулер, кофеварка, чайник и т.д. Кстати кофеварку приобрел капсульную, все в восторге.
Огромным плюсом считаю наличие охраны в здании где находится ваш объект.
Как правильно выбрать офис / Бизнес идеи в условиях кризиса
И, да, отдельный туалет – это «маст хэв». Вот это точно, то место, за которое стыдно не должно быть.
Конечно же при выборе обращал внимание на состояние объекта и необходимость ремонта. Но это не главное, ведь даже «убитое» помещение можно привести в порядок, в том числе в счет арендной платы. Но нам повезло, помещение было в хорошем состоянии. А так как мы делали перепланировку под свои задачи, то и косметический ремонт быстро сделали.
В общем, как и в любом деле, при выборе офиса стоит внимательно относится к деталям и тогда будет наименьшее количество ненужных телодвижений.
Источник: vc.ru
Как правильно выбрать офис?
Итак, вы решили, что вашей компании нужен офис. Теперь вам предстоит найти тот самый, в котором и клиенты, и сотрудники будут чувствовать себя комфортно. Многие руководители не знают с чего начать при выборе офиса и в первую очередь ищут самое выгодное предложение с точки зрения стоимости. Мы предлагаем обратить внимание на четыре небольших, но важных пункта, которые помогут вам выбрать подходящий офис и не пожалеть о своем решении.
Критерии выбора офиса
1. Площадь
При выборе офисного помещения в первую очередь обратите внимание на его площадь. Чтобы рассчитать оптимальный размер офиса, отталкивайтесь от количества сотрудников, специфики деятельности вашей компании и предполагаемого наплыва клиентов. Также перед выбором помещения определитесь, каким вы видите свой офис: классическим с обособленными кабинетами или современным open-space пространством.
В любом случае окружающая обстановка должна быть комфортной для сотрудников, чтобы их труд был результативным. По нормам СанПиН на каждого работника должно приходиться не менее 4,5 м² площади в помещении. Этот показатель поможет рассчитать минимум, но не определит оптимальный размер вашего офиса. Помните, что в офисе стоят не только рабочие столы сотрудников, но и есть зоны для хранения, отдыха, ожидания, переговорные и т.д. Учитывайте такие моменты при планировании офисного помещения, ведь они сильно влияют на площадь арендуемого объекта.
КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ ОФИС? | «Тема недели» Выпуск 34
Маленький офис подойдет для компаний с небольшим штатом сотрудников или для компаний, в которых персонал работает удаленно. Как правило, площадь офисных помещений такого типа не больше 50 м², а аренда стоит недорого и может заключаться на срок от одного месяца. Офис среднего размера обычно составляет до 500 м² и может вмещать в себя около 50 сотрудников.
В этом помещении уже свободно размещаются переговорные комнаты, кухни и зоны отдыха. Офис площадью от 500 м² считается большим и рассчитан на десятки и сотни сотрудников. Обычно такие офисы снимают крупные фирмы и филиалы иностранных компаний.
Отдельного внимания заслуживает офис типа open-space. Это распространенный тип планировки, при котором пространство офиса не делится на стандартные кабинеты, а владелец помещения может обустроить его по своему усмотрению. Очень часто open-space можно встретить в молодых и динамично развивающихся компаниях, которые ориентированы на командную работу и творческие проекты. Это не удивительно, ведь такая планировка способствует налаживанию сотрудничества между коллегами и совместному труду. Open-space можно организовать как в небольших офисных помещениях, так и в крупных офисах на несколько десятков человек.
2. Офис для сотрудников или клиентов?
Еще один важный вопрос на который предстоит ответить перед тем как выбрать офис — часто ли вас посещают клиенты? Если вы плотно работаете с клиентами, а они нередко приходят к вам на встречи, то вы должны позаботиться о комфорте гостей. Создайте уютную атмосферу и покажите как они важны для вас.
Если офис находится в большом бизнес-центре с множеством других фирм, сделайте удобную навигацию к вашему ресепшену. Так посетители не заблудятся и поблагодарят вас за сэкономленное время. Обязательно оборудуйте удобную зону ожидания и место, где можно оставить верхнюю одежду.
Разработайте схему передвижения клиентов по офису так, чтобы они не мешали работе сотрудников и при этом могли почувствовать себя частью вашей корпоративной культуры. Для этих целей можно даже разработать зону, в которой посетители могут поближе ознакомиться с вашей деятельностью и проникнуться вашей философией. Это скрасит их ожидание и приблизит к вашей культуре. Если вы не хотите погружать посторонних в свою работу, то расположите переговорные комнаты и клиентские отделы ближе ко входу.
Другой вариант — офис для сотрудников, где почти не принимают клиентов. В этом случае оборудуйте пространство так, чтобы ваш персонал хотел возвращаться на работу. По статистике, сотрудники в первую очередь обращают внимание на очень простые вещи: комфортную освещенность, свежий воздух в помещении и возможность устроить рабочее место по своему усмотрению.
Поэтому при выборе офиса обратите внимание на количество дневного света в помещении и состояние систем вентиляции и кондиционирования. Позаботьтесь о физическом благополучии своих работников: создайте эргономичные удобные рабочие места и предусмотрите наличие кухни, где в перерыве подчиненные смогут принять пищу. Не помешают зоны досуга и отдыха. К сожалению, не все компании могут такие себе позволить, но если вы располагаете достаточным бюджетом и лишними квадратными метрами, то смело радуйте своих подчиненных.
3. Территориальная расположенность
При выборе офиса стоит обратить внимание на его месторасположение. Если вы активно работаете с клиентами или хотите подчеркнуть свой статус, ищите офис ближе к центру города. Для мини-офисов небольших компаний подойдет место на окраине города близ спальных районов, где также получится сэкономить на аренде.
Обязательно изучите ближайшую к офису инфраструктуру: наличие парковки, остановок общественного транспорта, станций метро. Важно, чтобы в офис можно было добраться на разных видах транспорта и не попасть во все возможные пробки. Хорошо, если рядом будут разнообразные заведения общественного питания, где можно пообедать или провести деловую встречу.
Там же можно собраться с коллегами после работы, чтобы пообщаться на личные темы. Например, до офисных помещений в комплексе Апаринки. можно легко добраться на автомобиле или общественном транспорте. При этом есть бесплатная парковка и развитая инфраструктура вокруг.
Выбирая офисное помещение в бизнес-центре можно столкнуться с тем, что придется работать бок о бок с прямыми конкурентами. Чтобы этого избежать, внимательно изучите наличие рядом похожих организаций. С осторожностью отнеситесь к таким вещам, чтобы не потерять своих клиентов и ценных сотрудников.
4. А может вам нужен coworking?
Вы ознакомились со всеми вышеизложенными пунктами и решили, что офис — это все-таки не ваша история? Попробуйте организовать coworking — свободное пространство для работы. Это место где есть все необходимое для работы: оборудованные рабочие места, бесплатный Интернет, бизнес-ланчи и т.д. При этом работать именно в коворкинге каждый день нет никакой необходимости.
Поэтому этот офисный формат подходит для людей, которые не могут мириться с жестким регламентом и четким распорядком дня. Сотрудники могут часть работы выполнять в коворкинге, а часть работы из дома или вообще работать удаленно, лишь иногда появляясь в офисе.
Коворкинг легко применить в начинающих компаниях с нечеткой структурой, где на первом этапе многие делают работу совместно. Или же в тех компаниях, где определяющее значение имеет творческий процесс и совместная проектная работа. Если в вашем коллективе много фрилансеров и тех, кто работает удаленно, то коворкинг будет прекрасным решением. Таким образом, вы не будете тратить большое количество денег на дорогой офис, а лишь создадите небольшое пространство для комфортного труда.
О том, как правильно составить договор аренды офиса, читайте в нашей статье.
Источник: holodsklad.ru
16 рекомендаций, как правильно выбрать офис
Свободных офисных помещений, сдаваемых в аренду, на рынке много. При этом выбрать по-настоящему хороший вариант не так просто. На что обращать внимание компаниям при поиске офиса, рассказывает старший консультант департамента брокериджа компании Colliers International в Беларуси Константин Каряпин.
– Мнимая экономия может обернуться незапланированными затратами. Подбирая офис, важно учитывать не только арендные ставки (хотя это тоже немаловажный аспект), но и те расходы, которые сопутствуют процессу поиска недвижимости и въезда.
Предлагаю несколько рекомендаций по поиску и аренде офиса.
При кажущемся многообразии предложений, в реальности наш рынок не настолько велик, чтобы найти помещение, которое бы подходило под все критерии.
2. Посмотрите варианты лично. Часто клиенты отказываются от очень хороших помещений не глядя, потому, что им не нравится локация, здание не соответствует вкусам, а зачастую и в силу стереотипов. Поэтому, отобрав варианты, не поленитесь лично посмотреть каждый. Любое помещение лучше один раз увидеть, чтобы понять подходит ли оно вам.
3. Выбирайте помещение, принадлежащее профессиональным игрокам рынка аренды. Особенно это актуально для арендаторов крупного формата.
На ранней стадии развития для рынка недвижимости в Беларуси была характерна модель долевого строительства. Люди инвестировали свои деньги в строительство офисных помещений. Поскольку эти инвестиции, как правило, были небольшими, то и офисы строили небольшого формата. В этих условиях крупным арендаторам приходилось заключать договоры аренды в одном здании с двумя, а то и тремя-четырьмя собственниками. Все это плохо сказывалось и сказывается на сроках и качестве решения текущих проблем, возникших в процессе эксплуатации помещений.
Чаще всего такие инвесторы не понимают специфики арендного бизнеса. Поэтому немногие из них сегодня пошли на снижение ставок, полагая, что арендатор все равно придет.
Сейчас на рынке стали появляться объекты с одним собственником и единой управляющей компанией. Кризис заставил профессиональных девелоперов снизить ставки аренды: не будет арендатора – нечем будет возвращать кредит, а помещение будет обузой, статьей расходов. Следовательно, на таких арендодателей можно обратить внимание.
4. Арендуйте помещения недалеко от транспортных развязок. Чтобы сотрудникам было легче добираться до работы.
Если же офис не имеет удобной транспортной локации, вопрос всегда можно решить за счет организации подвоза сотрудников. Конечно, это дополнительная статья расходов, но экономия на аренде (чем дальше офис от развязок, тем он обычно дешевле) даст такую возможность.
В нашей практике был случай, когда одна крупная международная компания переехала из центра города за кольцевую автодорогу. Изначально сотрудники были крайне негативно настроены к этому. Но плохая локация компенсировалась высоким качеством нового помещения. Экономия на аренде позволила организовать транспорт и купить новую мебель.
Поэтому не всегда стоит слишком много времени уделять выбору места. Исключение: компании с высоким уровнем миграции сотрудников и конкуренцией, как, например, в ИT-сфере.
5. Отбирайте несколько вариантов. Часто бывает, что компания выбирает только один вариант и начинает вести по нему переговоры, которые часто ничем не заканчиваются. И арендатору снова необходимо начинать поиски.
Чтобы не терять свое время, ведите переговоры одновременно с двумя, а то и тремя собственниками. Создавайте эффект «тендера»: кто даст лучшее предложение, тот и победит.
6. Обращайте внимание на строящиеся объекты. В строящихся проектах, чаще всего, можно получить более выгодные коммерческие условия, нежели в готовых.
В зависимости от предполагаемых сроков вхождения в проект, у бизнеса будет возможность договориться с собственником о строительстве офиса под конкретные нужды компании в рамках сметы и за счет арендодателя.
Например, какие-то перегородки можно не ставить или расположить в другом месте, можно перенести системы вентиляции и кондиционирования, развести сети, выбрать тип и цвет коврового покрытия и многое другое.
Это дает вам возможность сэкономить на своем ремонте, на «подгонке» помещения под требования вашего бизнеса или корпоративного стиля.
В этом случае бизнесу необходимо подготовить техническое задание и оценить стоимость работ. К примеру, арендодатель заложил усредненную стоимость отделочных работ в размере $100 на м 2 . Компания же хочет видеть стены и полы из других материалов, стоимость которых – $125 м 2 . В процессе строительства (если время сдачи объекта позволяет) можно договориться, чтобы арендодатель сделал ремонт по требованиям будущего арендатора, который затем компенсирует разницу в смете.
Эта разница в любом случае будет существенно меньше ваших затрат на адаптацию под свои нужды уже построенного и отремонтированного помещения.
7. Обращайтесь к независимым консультантам. Выбрав несколько вариантов офиса, рекомендую обратиться к специалистам, которые помогут грамотно разместить отделы в нем по их функциональному назначению и коммуникации внутри компании. Консультанты помогают профессионально посмотреть на организацию внутренних процессов, часто также подсказывают, на чем можно снизить издержки.
Также следует обращать внимание на эффективность использования самих помещений. Часто бывает, что приходится арендовать коридоры и другие пространства, которые использовать никак нельзя. Считается, что коэффициент потерь эффективности в районе 12-20% является нормой (в зависимости от класса недвижимости). Иногда большее по площади помещение с меньшей ставкой аренды из-за своей неэффективности может стоить столько же, сколько стоит меньшее, но более дорогое и эффективное помещение.
8. Не бойтесь открытых пространств (помещений с минимальным количеством перегородок). Они позволят вам создать в офисе планировку, которая необходима и удобна вашей компании. Это может повлечь дополнительные затраты, но здесь мы можем вернуться к вопросу эффективности использования рабочего пространства. Либо вы делаете офис максимально эффективным сразу, либо вы постоянно тратите деньги на низкоэффективные площади, за которые вы тоже платите.
9. Обращайтесь к дизайнерам. Многие компании дизайнерски оформляют свои офисы. Это один из способов удержания и привлечения сотрудников (помимо финансовой мотивации).
Эта же рекомендация относится и к мебели. Весьма странно видеть, когда компания арендует офис, делает красивое пространство для работы, но при этом покупает (или перевозит) старую мебель, не соответствующую помещению и ремонту в нем.
Красивая, удобная, эргономичная мебель поможет сотрудникам сосредоточиться на своих обязанностях, а не отвлекаться на мысли о больной спине или затекшей шее.
10. Уделяйте внимание деталям. Уточняйте информацию про системы вентиляции, кондиционирования, открывающиеся окна, силовые и слаботочные электрические сети, возможность их переноса в другие места в случае установки дополнительных перегородок, стоимость таких работ и кто будет их оплачивать.
Как вариант – для таких работ можно провести тендер. Это позволит получить оптимальное предложение по стоимости, качеству и срокам. Правда, важно также уточнить у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Также можно попросить самого арендодателя (если он готов это делать) помочь в организации работ.
Не стоит отказываться от офиса, если в нем не разведены слаботочные сети (телефонные провода, ТВ-кабели, оптоволоконные провода). Еще не ясно, что дешевле: сделать сети под себя или адаптировать имеющиеся.
11. Обращайте внимание на эксплуатационные расходы. Уточняйте, что в них входит. Обычно это услуги, необходимые для поддержания здания и самого арендованного помещения в нормальном состоянии. Есть несколько способов взимания платы за эти услуги:
- По факту, пропорционально арендованной площади. Оплата по факту позволит постоянно контролировать расходы, получая документы, их подтверждающие. Но в силу того, что расходы могут быть разными из месяца в месяц, такой способ выглядит неудобным. Особенно если бизнес бюджетирует все свои расходы. Для такого арендатора предпочтительнее фиксация ставки.
- Фиксированные платежи (бывают в виде тарифа на оказываемые услуги или определяются арендодателем отдельно и включаются в арендную плату).
12. Не забывайте о парковке. Как правило, у офисных зданий есть закрытая для общего доступа парковочная зона. Аренда мест на ней платная.
Чаще всего, ставки зависят от стоимости аренды земельного участка. Если парковочные места не зарегистрированы в качестве отдельных объектов недвижимости, нужно грамотно прописать право доступа на парковку в самом договоре аренды (для этого проконсультируйтесь с юристами).
Стоит также учитывать, что бизнес-центры в своем большинстве строятся в загруженных местах города. Что автоматически влечет за собой проблему с парковочными местами. Она актуальна практически для всех бизнес-центров.
13. Обратите внимание на систему контроля доступа в офис. Она бывает (кроме варианта с размещением охраны на входе) нескольких видов:
- Турникеты на входе в здание
- Карточная система доступа на выходе из лифтового холла на этаж
- Комбинированная – оба варианта
Некоторым компаниям важно иметь открытый доступ, но при этом контролировать его. В такой ситуации предпочтительной кажется установка систем контроля доступа на выходе из лифтового холла или непосредственно на дверях входа в офисное помещение.
14. Обращайте внимание на заполненность здания и его узнаваемость. Важно знать, кто еще арендует помещения в этом здании. Во-первых, если в нем есть компании с известными именами – это означает, что офис соответствует высоким стандартам качества. Крупные арендаторы за этим следят.
Во-вторых, чем больше арендаторов, тем меньше ремонтных работ (и, соответственно, шума) будут издавать соседи во время заезда. Даже если здание не заполнено полностью, оговаривайте с собственником режим проведения ремонтных работ, чтобы они не мешали вам.
15. Изучите инфраструктуру вокруг здания. Хорошо, если рядом есть магазин, почта, химчистка. Как минимум, должно быть какое-то место для питания сотрудников – кафе или ресторан с обеденным меню. Это тоже важно, коль скоро мы хотим создать второй дом для сотрудников.
16. Внимательно обсуждайте условия аренды. Они впоследствии лягут в проект вашего договора с арендодателем. Хорошо, если у вас есть своя юридическая служба, которая проследит за грамотностью составления договора и минимизацией рисков. Если же такой службы нет – можно обратиться к внешним юристам.
Эти расходы не так велики, как риски, которым вы можете подвергнуть компанию.
Источник: probusiness.io
