Как провести аудит бизнес процессов

Рассказываем, что такое аудит процессов в отделе продаж, в каких случаях стоит его провести и как сделать это самостоятельно, если нет ресурсов для привлечения специалистов.

477 просмотров
Image by our-team on Freepik
Что такое внутренний аудит отдела продаж?

Это процедура, которая проверяет работоспособность процессов в компании и достоверность отчётности. С помощью аудита вы сможете:

• Оценить, эффективно ли работают подразделения бизнеса и налажена ли коммуникация между ними.
• Оптимизировать процессы: найти лишние или «зависающие» этапы, на которых процесс останавливается или теряется.
• Проследить, соблюдают ли сотрудники регламенты, инструкции и стандарты. Вы поймёте, нужно ли менять процессы или обсудить с подчинёнными, как они выполняют (или не выполняют) свои обязанности.

Проводить внутренний аудит бизнес-процессов в отделе продаж следует минимум раз в год.

Когда нужно провести аудит в отделе продаж

Эти показатели помогут понять, что аудит нужен компании:

• План продаж систематически не выполняется.
• Вы не можете найти ответственного.
• Нет понимания, откуда приходят и почему уходят клиенты.
• Нет единой системы, по которой собираются данные для аналитики.
• Отчёты в CRM не помогают принять верное решение. Вы не можете спрогнозировать прибыль и составить адекватный финансовый план.
• У вас только одна воронка продаж.
• Система KPI отдельных сотрудников не отвечает общей финансовой цели компании.
• Менеджеры не успевают или забывают обрабатывать входящие заявки, из-за чего те копятся на первом этапе воронки.

Самое важное в аудите — сформулировать его цель. Например, увеличить выручку, оптимизировать расходы на маркетинг, повысить конверсию из заявок в продажи, сократить процент отказов и т. д.

Инструкция: как провести аудит бизнес-процессов в отделе продаж

Аудит должны проводить незаинтересованные лица. Во-первых, это поможет собрать достоверную информацию. Во-вторых, взгляд со стороны лучше освещает внутренние процессы. В-третьих, специалисты знают, куда смотреть и на что обращать внимание.

Но вы можете сами быстро оценить процессы в отделе продаж. Делимся нашей инструкцией по экспресс-аудиту.

Шаг 1. Стратегия продаж и внутренних процессов
Воронки продаж

1. Копятся ли сделки на определённом этапе воронки? Если да, почему:

• процесс переноса построен неудобно,
• нет дедлайна по этапу,
• нет инструкции по работе,
• нет понимания, что делать с проигранной сделкой.

2. Сколько у вас воронок продаж? Необходимо подготовить разные воронки для продажи товаров и услуг, работы с физическими и юридическими лицами.

На что обратить внимание:

1. Сколько у вас целевых аудиторий.
2. Сколько у компании продуктов — вероятно, для их продажи нужны разные воронки: например, продажа лицензий CRM и внедрения отличаются циклом сделки, стоимостью и этапами.
3. Сколько способов поиска — так, холодная продажа и обработка входящих заявок содержат разные этапы.
4. Выигранная или проигранная сделка — не конец. С клиентами нужно поддерживать связь. Тем, кто уже купил, проще допродать сопутствующие товары или предложить продлить лицензию. Те, кто отказался купить, могут вернуться, так что стоит напоминать им о себе.

Модель продаж

1. Разделены ли менеджеры по типу работы: например, два специалиста работают только со входящими заявками и ещё два — с исходящими.
2. Соблюдается ли функционал работы менеджера по продажам? Присмотритесь, не приходится ли сейлзу выполнять действия, которые не относятся к его задачам напрямую: проверять приходы в 1С, работать с рекламациями и т. п.

УТП и офферы

1. Есть ли у вашего продукта конкурентные преимущества (и это не цена), о которых знают менеджеры? Можно ли использовать их в общении с клиентами?
2. Созданы ли офферы? Умеют ли продажники предлагать их заказчикам?

Количественные метрики этапа:

• Выручка
• Средний чек (можно добавить по сегментам, если это важно)
• Количество новых обращений в месяц
• Количество сделок по новым клиентам
• Количество сделок по постоянным клиентам

Качественные метрики этапа:

• Конверсия из заявок в покупки
• Срок сделки
• Срок жизни клиента
• LTV (деньги от клиента за весь срок жизни)
• Регулярность покупок на одного клиента

Шаг 2. Команда
Система мотивации

1. Она рассчитана на вовлечение сотрудников в работу. В идеале её структура такова:

• 40% — фиксированная оплата
• 50% — бонус за продажи
• 10% — премия

2. Расписание активностей: тимбилдинги, тренинги и т. п. Они должны быть не внезапными, а запланированными и мотивирующими

1. Сколько времени занимают поиски сотрудника? Знаете ли вы, какой специалист вам нужен, какие задачи он будет решать и сколько будут стоить его услуги?
2. Предусмотрена ли в компании система обучения, адаптации и аттестации сотрудников?
3. Кто нанимает специалистов? Когда к поиску подключается руководитель отдела продаж (РОП)?

Управление

1. Умеет ли РОП ставить задачи, корректировать план, расставлять сотрудников в зависимости от их сильных сторон?
2. Понятно ли вам, кто за что отвечает в отделе продаж и является ли результат командной работой?

Количественные метрики этапа:

• Количество сотрудников в отделе продаж
• Количество РОПов
• Количество менеджеров по холодным продажам
• Количество продажников, закрывающих первую продажу
• Количество специалистов, которые работают с допродажами и поддерживают контакт с клиентами
• Количество сделок на одном менеджере
• Количество продаж на одного менеджера
• Количество звонков на одного менеджера
• Количество задач на одного менеджера

Качественные метрики этапа:

• Конверсия из заявок в покупки
• Срок сделки
• Срок жизни клиента
• LTV (деньги от клиента за весь срок жизни)
• Регулярность покупок на одного клиента
• Скорость ответа на новую заявку
• NPS (индекс потребительской лояльности)

Шаг 3. Инструменты

1. Есть ли в компании рабочие скрипты и используют ли менеджеры их в работе? Знают ли сотрудники их наизусть?
2. Предусмотрены ли речевые модули (стандарты), по которым говорят продажники, когда обрабатывают входящие и исходящие заявки, встречаются с клиентами и подводят их к покупке?

Презентация

1. Есть ли в компании шаблоны, которые менеджеры могут быстро переделать под запрос потенциального клиента?
2. Если да, составлены ли они по всем правилам: в них мало текста, есть цепляющие элементы и призыв к действию?

1. Внедрена ли в компании CRM?
2. Подключена ли к CRM телефония с записью звонков и отбивкой при пропущенном вызове?
3. Синхронизирована ли с системой почта, чтобы менеджерам не приходилось переключаться между программами?
4. А есть ли прямая связь с соцсетями и мессенджерами? Увидят ли сейлзы сообщения от клиентов, если те напишут в телеграм или VK?
5. Настроено ли оптимальное количество воронок, воспринимают ли сотрудники этапы в них как ТЗ?
6. Отражает ли CRM всю историю взаимодействия с клиентом?
7. Настроены ли в системе все отчёты для РОПа, чтобы он мог отслеживать ситуацию по сделкам в режиме реального времени и не отвлекать сотрудников?
8. Предусмотрены ли дашборды с KPI для менеджеров? Можно ли в них посмотреть, где и насколько должен поднажать каждый отдельный специалист, чтобы получить премию в полном или повышенном размере?
9. Отображаются ли в CRM источники заявок, причины отказов, количество сделок в работе и прогноз выручки?

Количественные метрики этапа:

• Количество компаний в базе
• Количество клиентов на одном менеджере
• Количество коммуникаций с клиентом от первого касания до успешной сделки

Качественная метрика этапа:

• Скорость ответа на новую заявку
• Индекс NPS – Net Promoter Score – индекс измерения лояльности клиентов и их готовности рекомендовать компанию.

Что в итоге?

Внутренний аудит помогает привести в порядок бизнес-процессы: добавить недостающие этапы, убрать повторяющиеся и создать из клубка действий выверенную систему. Кроме того, он определяет, качественно ли работают сотрудники, и наводит на мысли, как увеличить прибыль компании.

Мы рекомендуем доверять аудит сторонним специалистам, потому что они смотрят на бизнес-процессы объективно и в принципе знают, на что обращать внимание. Так же вы можете провести экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно: мы подготовили google-таблицу с параметрами. Вам нужно просто сделать копию документа и выставить баллы.

Источник: vc.ru

Как провести аудит бизнес-процесса правильно

– Аудит – комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения как конкретного бизнес-процесса, так и, возможно, некоторых других. Ограничения и несоответствия одного процесса могут быть вызваны проблемами в соседних.

Основная цель аудита – поиск путей повышения эффектности бизнес-процесса. Кроме того, возможны и дополнительные цели:

• выявление кандидатов на повышение в должности (и при необходимости – на понижение);
• поощрение инициаторов улучшений;
• управление отношениями в коллективе.

Аудит не проводится для выявления незначительных отклонений от регламентов или плановых показателей. Все это должно выявляться на уровне оперативного управления процессами. Аудит же определяет, как именно осуществлялось оперативное управление процессами.

Когда проводить аудит

1. Аудит после разработки и внедрения документации, регламентирующей бизнес-процесс. В этом случае он проводится для выявления ее соответствия реальности. Выясняется, есть ли возможность без негативных последствий выполнять действия по процессу. Проверяется соответствие бизнес-процесса требованиям документов.

Проводить аудит лучше не сразу после разработки регламентов, а через некоторое время, необходимое для тестирования и «обкатки» процесса.

Аудит следует провести в полном объеме, если регламент изменялся в связи с коренными преобразованиями (например, после установки нового программного обеспечения). А вот если в документацию внесли незначительные изменения, можно ограничиться и частичным аудитом. Все зависит от сложности и важности процесса для компании.

2. Плановый аудит. Проводится согласно графику проведения аудитов, не реже одного раза в год.

3. Внеплановый аудит бизнес-процесса. Проводится по требованию владельца бизнес-процесса либо его вышестоящего руководителя в случаях:

• крупного сбоя процесса;
• поступления периодических жалоб и нареканий со стороны клиентов процесса (как внутренних, так и внешних);
• при появлении предложений по улучшению процесса и т.д.

Как проводить аудит

Необходимо собрать как можно больше информации, при этом желательно релевантной и достоверной. Для чего необходимо провести следующие мероприятия:

• анализ документов, регламентирующих бизнес-процесс;
• сбор данных о значениях и показателях процесса (не только непосредственно количественные данные, но и информация, как осуществляется планирование целевых значений, как происходит реагирование на отклонения и т.д.);
• интервьюирование сотрудников, выполняющих бизнес-процесс;
• интервьюирование поставщиков и клиентов процесса;
• непосредственный мониторинг за ходом выполнения процесса.

В ходе этих мероприятий необходимо собрать следующую информацию:

1. Соблюдается ли порядок выполнения бизнес-процесса?

2. Проведено ли ознакомление и обучение участников бизнес-процесса?

3. Соблюдаются ли сроки, указанные в описании бизнес-процесса?

4. Подается ли отчетность вышестоящему руководителю?

5. Есть ли плановые значения показателей бизнес-процесса?

6. По каким методикам измеряются показатели? Обоснованы ли плановые значений показателей бизнес-процесса, какова их связь со стратегическими целями компании?

7. Какова степень удовлетворенности клиентов бизнес-процесса?

9. Есть ли у владельца бизнес-процесса доступ ко всем нормативным документам, необходимым для выполнения процесса?

10. Все ли формы рабочих документов, задействованных в процессе, имеют описание?

11. Ведутся ли записи по процессу, если таковые предусмотрены?

12. Фиксируются ли предложения по изменению и улучшению бизнес-процесса?

Вся полученная информация должна документироваться. При необходимости можно вести аудио и видео запись. Черновые записи также желательно сохранять до окончания аудита, то есть до принятия решения по результатам аудита. Если в ходе аудита выявляются какие-то отклонения и несоответствия, постарайтесь на месте уточнить:

• каковы причины отклонений по мнению участников процесса;
• знали ли участники процесса об этих отклонений;
• случались ли такие несоответствия ранее;
• принимались ли какие-то меры;
• были ли какие-то предложения по этому поводу, какая и от кого была реакция на эти предложения.

Крайне важно, с точки зрения целей аудита, найти причину отклонений. Она может быть внутренняя или внешняя, объективная или субъективная. Даже если работник просто не выполнил какую-то часть процедуры, у этого есть причина: низкая мотивация, невозможность выполнить процесс в соответствии с регламентом, несовместимость «интерфейса» со стороны клиента, низкий уровень управления и т.д.

Важно найти причину и использовать для улучшений. При этом в ходе поиска важно сохранять объективность (насколько это возможно) и рассматривать любую проблемную ситуацию с различных точек зрения.

Что делать после сбора информации

Завершающий и, наверное, самый важный этап. Необходимо упорядочить всю собранную информацию. Для этого удобно использовать контрольные листы аудита бизнес-процесса: специальную форма, содержащая поля для записи ответов на вопросы и дополнительной информации (ссылок на регламентирующие или распорядительные документы, мнение работников и клиентов и т.д.).

Контрольный лист (или другой документ, содержащий упорядоченную информацию об аудите) необходимо отправить основным заинтересованным лицам для получения от них обратной связи. С чем-то они согласятся, с чем-то нет. Что-то попросят дополнить, а что-то потребует дополнительной проверки. Процесс получения обратной связи и сбора дополнительной информации тоже должен быть упорядоченным по срокам и каналу передачи информации.

Итак, мы собрали информацию о процессе, выявили отклонения, определили их возможные причины, собрали предложения по улучшению, а также мнения заинтересованных лиц о данной информации. Дело остается за малым: для каждого несоответствия необходимо найти вариант его устранения – то есть, разработать предложение, которое повышает эффектность процесса.

Необходимо также оценить целесообразность, выявленных в ходе аудита предложений по улучшению. Делать это лучше всего не тайным закрытым «малым советом», а через совещание, с привлечением профильных специалистов, владельцев и участника процесса, специалистов по процессному управлению, возможно, поставщиков и клиентов процесса (внутренних и внешних).

Результатом такой работы должен стать план повышения эффектности процесса, который может включать:

1. Предложения по изменению хода процесса.

2. Меры по дополнительному обучению персонала.

3. Меры по доработке программного обеспечения.

4. Список дополнительного оборудования/ПО для закупки.

5. Административные распоряжения.

6. Предложения по поощрению персонала.

7. Предложения по кадровым изменениям.

Если в ходе обсуждения того или иного улучшения среди участников совещания не будет согласия, не стоит превращать его в политические и психологические поединки.

Во-первых, определите перечень лиц, имеющих право окончательного решения/право вето.

Во-вторых, мы имеем дело с процессным управлением. А это значит, что если показатели не продемонстрируют положительную динамику в течение установленного срока, изменение можно отменить.

Пробовать, изменять, проверять успешность, снова пробовать – это всегда лучше, чем ничего не делать.

Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях.

С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью. С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Источник: probusiness.io

Зачем компании проводить аудит бизнес-процессов?

Аудит бизнес-процессов — это анализ ключевых показателей компании, от которых зависит эффективность бизнеса. Глобальные задачи аудита: выявить точки роста предприятия, устранить нарушения и оптимизировать деятельность. В статье расскажем, когда следует проводить аудит бизнес-процессов, какие есть риски и как могут помочь технологии.

Когда стоит проводить аудит бизнес-процессов

• кто из сотрудников работает хорошо и кто заслужил премию или повышение;
• какие сотрудники относятся к обязанностям формально;
• какие инициативы были предложены в компании, кто их автор и какой результат;
• возникают ли какие-либо производственные сложности;
• почему резко увеличилась численность персонала и/или фонд оплаты труда;
• какие процессы идут медленнее из-за ограниченности ресурсов или иных проблем, например, профессионального выгорания сотрудников;
• откуда взялась излишняя дебиторская или кредиторская задолженность.

Как проводить аудит: алгоритм действий

Аудит включает в себя несколько основных этапов в зависимости от требований менеджмента компании. Единых стандартов проведения аудита не существует.

Найти аудитора. В первую очередь, для начала нужно определиться, как именно проводить аудит бизнес-процессов. Это можно делать своими силами, например, директор выделяет время и лично проходится по отделам, чтобы собрать информацию, а затем выбирает ответственного среди своих сотрудников. Если аудиторская работа проводится силами сотрудников, с точки зрения права у владельца бизнеса нет необходимости отдельно оформлять такую деятельность персонала.

Второй вариант: обратиться к независимому агентству, которое специализируется на аудитах. Это может быть крупная консалтинговая фирма, которая разом закроет все вопросы, связанные с аудитом, или небольшое агентство, которое поможет проверить конкретный отдел вашей компании, например, бухгалтерию или отдел продаж.

Определить цели аудита. Аудит часто начинается с распоряжения. Этот документ специально принимают на собрании директоров, или же гендиректор подписывает его единолично. В распоряжении указывают причины, цели и сроки аудита, а также способ проведения: собственными силами или с привлечением сторонних специалистов.

Но подписывать распоряжение необязательно — достаточно просто договориться с аудитором, что именно он будет проверять, сколько это займет времени и на какой результат можно рассчитывать. Например, это может быть налоговый или бухгалтерский аудит, либо проверка логистики.

Собрать информацию. Аудитор собирает информацию о компании разными способами: интервью с директором и руководителями отделов, анкетирование штатных сотрудников, опросы, тесты или наблюдение со стороны. Собранные данные аудитор заносит в документ, где описывает текущие бизнес-процессы и рассказывает свои выводы.

Разработать план проведения аудита. Когда информация собрана, аудитор планирует работу на ближайшее время. Например, структурировать данные, составить предложения по оптимизации процессов или разработать готовые рекомендации для конкретного отдела. В план развития могут входить следующие материалы:

• схема управления;
• спецификация ресурсов;
• фундаментальные показатели и глоссарий;
• регламент выполнения бизнес-процесса.

Для каждого элемента плана аудитор определяет самые ключевые задачи, устанавливает методы сбора и анализа информации, сроки выполнения, а также людей, которые несут ответственность за результат.

Сформировать отчет. Как правило, отчетная документация для высшего руководства состоит из общей части, где предприниматель может взглянуть на цельную картину бизнеса, и разделов по каждому департаменту, в котором проводился аудит — с перечнем затраченных ресурсов и получившихся итогов. В отчете аудитор указывает на слабые и сильные стороны компании, предлагает список шагов по решению текущих проблем, определяет приоритетность задач согласно возможностям подразделений компании. Специалист также оценивает стоимость внедрения конечных решений в инфраструктуру бизнеса.

Аудит бизнес-процессов лучше проводить в комплексе: важно одновременно анализировать работу нескольких отделов компании или все департаменты разом. Дело в том, что работа одного отдела часто пересекается с деятельностью другого, поэтому проводить аудит только в бухгалтерии или IT-департаменте может оказаться бессмысленным: проблемы могут быть вызваны неэффективной работой коллег из другого департамента. Если анализировать компанию целиком, этих рисков можно избежать.

На какие показатели обращает внимание аудитор

Если аудитор обладает достаточной компетенцией (и по согласованию с заказчиком), он может представить отчет и по другим показателям бизнеса. Например, оценить уровень информационной безопасности компании или рассчитать эффективность вложений в технологии автоматизации или программное обеспечение.

Риски при проведении аудита бизнес-процессов

Чтобы получить точные ответы на все поставленные перед аудитом вопросы, собственнику бизнеса всегда приходится предоставлять аудиторам все необходимые им документы — а для этого нужно полностью доверять специалисту. В этом случае возникает вопрос о конфиденциальности данных: если аудитор сообщит чувствительную информацию конкурентам, компания может пострадать. Это касается таких данных, как:

• служебная или коммерческая тайна;
• персональные данные сотрудников и третьих лиц;
• данные, критичные для эффективного функционирования бизнеса.

От некоторых видов разглашения информации спасает закон, например, 98-ФЗ «О коммерческой тайне» защищает собственника от случаев, когда аудитор продает полученные данные конкурентам. В большинстве случаев запрет на разглашение данных и ответственность за нарушение прописываются в договоре.

Сотрудники компании, в которой проводится аудит, должны содействовать или по крайней мере не препятствовать работе аудитора. Для этого желательно заранее объяснить им цель мероприятия и рассказать, как именно результаты аудита могут помочь сотрудникам в дальнейшей работе. Один из возможных положительных результатов для работников фирмы: оптимизация рутинных действий при помощи современных технологических решений.

Примеры успешных кейсов

• Кейс 1. Аудит отдела сопровожденияповысил качество работы менеджеров на 66%

Сотрудники отдела сопровождения помогают бизнесу удержать клиентов: проводят первичные консультации, формируют коммерческие предложения, продают дополнительные услуги и развивают клиентскую базу. Но как оценить их работу — непонятно. Менеджеры отдела ежедневно проводят сотни звонков, и руководитель не может прослушать все записи разговоров. Поэтому в таких случаях бизнес приглашает аудиторов.

Так, компания Т8 заказала аудит и поставила задачу улучшить качество работы отдела сопровождения, проверить бизнес-процессы и выстроить понятную систему отчетности. Во время аудита специалисты агентства выявили ошибки в работе менеджеров, провели обучение и разработали методички, внедрили систему аттестации и предложили новую систему мотивации. В результате средняя оценка качества разговоров с клиентом выросла на 66%.

• Кейс 2. Комплексный аудит компании помог компаниирасти на 20% ежемесячно

Комплексный аудит подразумевает детальное изучение всего бизнеса. Для магазина «Линзмастер» специалисты агентства MediaNation проанализировали работу интернет-магазина, посетили мастерские по изготовлению очков и несколько раз примерили на себя роль покупателей, проверив работу менеджеров и службы доставки. Задачей аудита было создание стратегии, которая позволит компании расти минимум на 10% в месяц.

Первичный аудит показал, что сайт работает не так эффективно, как мог бы, а записаться на прием для диагностики зрения очень сложно: врачи не вели контроль записей, забывали о клиентах или записывали несколько человек на одно и то же время. В MediaNation предложили модернизировать сайт, обновив версию «Битрикс» и расширив функционал, а также внедрили CRM-систему и обучили врачей, как ей пользоваться.

Чтобы выйти на ежемесячный рост организации в 10% и зарабатывать больше, MediaNation сформировали маркетинговую стратегию по продвижению сайта в интернете с помощью SEO, CPA-сетей, SMM и контекстной рекламы. В результате трафик на сайт увеличился на 70%, ROI — на 140%, продажи в e-commerce — на 60%. Количество записей на диагностику зрения увеличилось на 300%, а продажи после диагностик зрения в офлайн-точках — на 80%.

• Кейс 3. Аудит документооборота помог сэкономить 75% времени сотрудников

Компания Doczilla специализируется на автоматизации работы с документами, и у наших клиентов возникают одни и те же проблемы. При этом масштаб бизнеса не имеет значения: проблемы актуальны как для небольших предприятий, так и для компаний федерального уровня.

Чаще всего работа с документами похожа на хаос: файлы пересылаются по почте от одного сотрудника к другому, их приходится долго искать в папках или на рабочем столе, не все работают в режиме рецензирования — документ приходится вычитывать. Некоторые правки возникают параллельно и противоречат друг другу. Но есть и другие моменты:

• Отсутствие типовых форм. Каждый новый документ приходится создавать с нуля — на это тратится дорогостоящее время квалифицированных специалистов.
• Типовые формы есть, но неизвестно, где они хранятся. Специалисту сложно найти нужную форму, поэтому он либо тратит время на поиск документа, либо делает его с нуля.
• Неизвестно, кто пользуется типовыми формами. Бывает, что компания позаботилась о сотрудниках и подготовила типовые формы, но насколько часто они используются — сказать невозможно.
• Типовые формы есть, но сотрудники работают со «своими» файлами . Часто сотрудники создают новые документы на основе тех, которые использовали ранее в аналогичных сделках, а не на основе типовых форм. Если меняется законодательство, использование старых договоров приводит к ошибкам.
• Нет ответственных за поддержание типовых форм. Типовую форму нельзя использовать, если изменилось законодательство или бизнес-процесс, поэтому за актуальностью документов нужно следить.
• Типовая форма слишком сложная. Сотрудник без юридического образования или опыта работы не может разобраться с формой и допускает ошибки. Из-за этого подготовку документов невозможно поручить менее квалифицированному персоналу, а обучать работника — долго и дорого.

С этими задачами помогает справиться Doczilla Pro — платформа, которая специализируется на автоматизации подготовки и согласования документов. Главная функция — избавить сотрудников от монотонных операций с документами и высвободить время на решение сложных задач.

Так, сотрудники АКБ Абсолют Банк сталкивались с чрезмерной тратой времени на формирование закладных. Команда Doczilla настроила процесс , в котором сотрудник банка создает закладную в считанные минуты, просто отвечая на вопросы анкеты. Данные из внутренних баз подтягиваются автоматически — по ID сделки. Для клиентов банка услуги стали удобнее, а сотрудники банка теперь выдают в четыре раза больше закладных тем же составом штата.

Как Doczilla Pro помогает бизнесу навести порядок в документах

Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники.

Исключение человеческого фактора. Сотрудник компании создает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов.

Интеграция с СЭД, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Doczilla Pro интегрируется с различными системами электронного документооборота и вашими базами данных, что позволяет загружать данные из таких систем автоматически, исключая рутинный ручной перенос.

Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то все формы обновятся автоматически.

Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает вводить формулировку и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик.

Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы.

Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, а также отслеживать статус выполнения операций и вносить правки.

Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши менеджеры и как часто они работают с платформой.

Профессиональная служба заботы о клиентах. Мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять задачу при каждом обращении.

Doczilla Pro помогла МТС передать подготовку типовых документов в регионы.

Почте России мы помогли сократить срок заключения сделок минимум в два раза.

Аудит процессов по подготовке и согласованию документов

Некоторые наши клиенты вообще не знали, сколько на самом деле проблем связано с неэффективной работой по подготовке и согласованию документов. Сколько теряется сделок (и прибыли!), сколько проблем возникает из-за ошибок в документах, ну, а выгоревших от рутинной работы сотрудников вообще никто не считал…

Чтобы помочь компаниям получить прозрачное представление об «узких местах» в бизнес-процессах и (не)эффективности в подготовке и согласованию документов, мы предлагаем провести диагностическую сессию.

Закажите аудит документооборота, и наши эксперты выявят точки роста вашего бизнеса и предложат решение.

Длительность: 2 часа.

Эксперты: бизнес-консультанты Doczilla, с опытом работы в консалтинге более 15 лет (PwC, Baker McKenzie, KPMG); с опытом автоматизации работы с документами в МТС, Абсолют Банк, Согаз, Галс-Девелопмент, Почта России, Росатом и других.

Результат: заключение от эксперта по текущему состоянию процессов работы с документами и индивидуальный пошаговый план действий для достижения желаемого коммерческого результата.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок

Источник: doczilla.pro