Как провести бизнес конференцию

Проведение и организация конференции в компании – это обязательная составляющая менеджмента любой организации, так как на конференции можно раскрыть миссию компании, продемонстрировать достижения, отчитаться об успехах и определиться с планами на будущее стратегическое развитие.

В первую очередь надо отметить, что ошибки оглашения информационной составляющей конференции быстро будут забыты, но о технических провалах ее участники будут вспоминать долго.

Каждое мероприятие имеет четкие временные рамки, нарушение которых в редких случаях возможно, но нежелательно. Получается, что если в каком-то массовом мероприятии всё действие распланировано точно по минутам, но в процессе проведения появились внезапные обстоятельства, то временные периоды приходится все же немного перестраивать.

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Каждое мероприятие включает в себя организационный план, предписывающий логичность и порядок действий, нацеленных на структурирование мероприятия в общем. План мероприятия состоит из пунктов, которые требуют выполнения конкретных обязанностей. Чтобы мероприятие прошло на высоком уровне, нужно провести хорошую подготовку.

Как организовать Бизнес Конференцию?

Весь цикл работы в этом направлении должен быть отлажен и находиться под контролем специалистов. Обязательным условием всегда будет четкое распределение функций, обязанностей между вовлеченными в этот процесс. Оргкомитет обязан относиться к своим функциям с полным пониманием ответственности и со знанием дела. К примеру, при проведении делового приема нужно подобрать вид приема, составить список гостей, разослать приглашения и т.д.

В общем следует выделить следующие этапы организации и проведения конференции:

1. Возникновение идеи конференции и её закрепление.
2. Определение состава участников.
3. Оповещение о конференции.
4. Встреча участников конференции.
5. Размещение участников конференции.
6. Питание участников конференции.
7. Регистрация участников конференции.
8. Программа конференции.
9. Техническая часть конференции.
10. Культурная программа.
11. Анкетирование участников после конференции.
12. Отчет о проведении.

«Проведение и организация конференции в компании»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Идея конференции может появиться по субъективным или объективным причинам. В одном случае она может быть запланирована в связи со знаменательной датой: 20-летие создания компании, 10-летие публикации первой книги издательства, открытие объекта и т.д. Во другом случае она может быть предложена кем-то из сотрудников компании: проведение научной конференции, презентация нового продукта, новые свершения или подведение итогов.

Появившаяся идея мероприятия не реализуется без принятия решения руководителем, без рассмотрения служебной записки по этому поводу или обсуждения на собрании коллектива.

Как организовать конференцию без бюджета, заработать и масштабировать. Сенаторов Андрей.

Принятое решение закрепляется приказом, который фактически закрепляет необходимость проведения мероприятия, организаторов и осуществление контроля за исполнением.

Выбор состава участников выполняется организаторами или сотрудником по согласованию с руководителем.

• приглашающая сторона
• название и описание мероприятия
• место проведения
• порядок участия
• приглашение к участию.

Встреча участников тоже зависит от типа и размеров конференции, особенностей ее проведения. Иногородних участников встречают в месте прибытия, например, на вокзале или в аэропорту, а местных — в точке проведения мероприятия.

При проведении больших мероприятий принято встречать почетных участников и спикеров, назначенных регламентом конференции. Для этого разрабатывается график встреч, который состоит из фамилии, места работы и должности прибывающего участника, даты и места прибытия, данных ответственного за встречу. Нанимается персональный транспорт.

Считается неэтичным встретить почетного участника, не обращая внимания на участников, прибывших одновременно с ним.

Иногородние участники конференции обычно заселяются в гостиницы, общежития, пансионаты, квартиры компании-организатора.

При размещении гостей необходимо учесть:

• уровень конференции;
• количество участников;
• социальный статус гостя;
• финансовые условия;
• фактическую удаленность и транспортную доступность места проведения.

Возможны следующие виды организации питания участников конференции:

1. классическое трехразовое питание;
2. перерыв на кофе-брейк;
3. неформальный вечерний банкет.

Организация завтрака и ужина, как правило, не актуальна для организаторов конференции – это заботы самих участников. Завтрак в большинстве случаев входит в стоимость гостиничного номера. Но необходимо продумать реализацию обеда участников.

Регистрация участников почти всегда происходит прямо перед началом конференции, а её способ зависит от типа мероприятия и его размеров. На многих массовых конференциях регистрация участников вообще не предусмотрена, если вход на них свободный.

Особенности конференций

Одним из ярчайших событий деловой жизни являются конференции, которые помогают обмениваться опытом, создавать профессиональные ассоциации, привлекать к себе внимание общества.

Определение 1

Конференция – это массовое собрание представителей каких-либо компаний, групп, а также единичных специалистов, ученых для дискутирования на определенные (часто теоретические) темы.

• внутрифирменными;
• отраслевыми;
• межотраслевыми;
• региональными;
• общенациональными;
• международными.

Они имеют практический, научный или научно-практический характер и проходят в самых разных областях – экономической, политической, научно-технической, природоохранной, образовательной, медицинской и др. Новейшие способы ведения конференций подразумевают применение возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Источник: spravochnick.ru

Как провести онлайн-конференцию: пошаговый план

Прежде чем спрашивать «Как?», давайте разберемся с вопросом «Зачем?». Подготовка любой конференции в офлайн- или онлайн-формате — это реалити-шоу, участники которого жонглируют десятками срочных задач. Трюки выполняются без страховки.

Это 2-3 месяца напряженной работы, множество согласований, работа с экспертами, которые норовят прислать презентацию в последний момент или забыть выйти в эфир. Если вы когда-нибудь организовывали вебинар, вы знаете, как сложно иногда договориться с экспертом, проработать программу, проверить качество связи и провести вебинар без косяков. А теперь представьте, что вам нужно организовать работу не одного, а 10-15 экспертов.

Почему же при всех описанных минусах онлайн-конференция становится одним из наиболее популярных форматов на рынке EdTech? Потому что у этого формата есть немало плюсов.

Запустите собственный проект во время обучения на курсе « Руководитель онлайн-школы »

Преимущества онлайн-конференции:

• из всех лидогенерирующих мероприятий конференция обеспечивает самую высокую конверсию из трафика в регистрацию. Даже при «холодном» трафике конверсия составляет около 17%, а если у вас есть «прогретая» аудитория, может в среднем достигать 45-50%. Мы на своей базе однажды наблюдали конверсию до 80%.
• конверсия онлайн-конференции из регистраций в количество участников также выше, чем, например, у вебинара.

Почему так происходит? Во-первых , программа конференции шире, чем программа вебинара. Вы предоставляете клиенту выбор, и шанс, что он нажмет кнопку «Зарегистрироваться» становится выше, потому что ему обязательно приглянется хотя бы одна из множества тем. Или же его заинтересует спикер.

Во-вторых , конференция обладает более широкими временными рамками. Если слушатель не сможет присутствовать на всех докладах, то почти наверняка выкроит полчаса на самый интересный.

В-третьих , конференция всегда воспринимается как нечто более масштабное, чем вебинар, и это играет вам на руку.

Итак, конференция потребует максимума ваших сил, но даст отличную конверсию как из трафика в заявку, так и из заявки в покупку.

В этой статье я хочу поделиться собственным опытом проведения конференций. Надеюсь, он будет для вас полезен.

Немного цифр. 21-22 февраля мы провели бесплатную онлайн-конференцию EdMarket Skills Puzzle и получили:

• 15 записей выступлений опытных экспертов рынка онлайн-образования (первый день конференции)
• 8 презентаций различных платформ для онлайн-школ (второй день конференции)
• 3660 регистраций
• более 1500 очных участников
• более 100 положительных отзывов
• 17 регистраций на платные продукты сразу после конференции и более 20 регистраций после обзвона менеджерами в течение первой недели

Кроме того, мы получили отличные отзывы, интерес к проекту и массу контента, который будем использовать и дальше.

Что нужно сделать организатору онлайн-конференции

Лучше всего начинать подготовку за два месяца до события. Тогда у вас будет время на проработку всех этапов. Итак, вот какие шаги приведут вас к успеху:

За 2 месяца до конференции

1)Продумайте тему и программу онлайн-конференции

Учтите, что конференция — это не совокупность не связанных между собой докладов. Рассматривайте ее скорее как мини-курс, которому нужна образовательная стратегия и четкая логика изложения материала. В этом случае слушатели будут мотивированы провести на мероприятии как можно больше времени.

2) Найдите спикеров, которые будут интересны вашей аудитории

Учтите, что это не обязательно должны быть эксперты-звезды с заоблачными тарифами за выступление. Например, мы в EdMarket не платим спикерам за выступление на наших мероприятиях. Вместо этого:

• мы предлагаем выступить перед большой лояльной аудиторией
• они могут сделать специальное предложение для участников конференции и таким образом прорекламировать себя и свой проект.

3) Запустите лендинг, на котором будете собирать регистрации

Важный совет: размещая на лендинге фото спикера, используйте только согласованные с ним изображения и тексты. Фотографии, которые вы нашли в сети, не подойдут.

4) Разместите первую информацию о конференции в соцсетях и рассылках

Позаботьтесь, чтобы в приветственном письме после регистрации человек получал небольшую анкету с вопросами о его ожиданиях от конференции. Так вы сможете подготовить контент под запросы аудитории.

5) Составьте диаграмму и календарный план, в которых отмечены этапы подготовки и указаны ответственные за те или иные задачи

Учим запускать успешные образовательные проекты на курсе « Руководитель онлайн-школы »

За месяц до конференции

6) Найдите партнеров для конференции

Партнеры — это источник «теплого» и при этом бесплатного трафика. Не пренебрегайте этим каналом. Работая с партнерами:

• ищите компании, с которыми вы работаете на одном рынке, но при этом ваши интересы не пересекаются. Например, у вас нет похожих или близких продуктов.
• договаривайтесь на серию рассылок о вашем мероприятии (3-4 письма)
• создайте документ, куда будете заносить график рассылок у партнеров и договоренности. Обязательно фиксируйте обязательства перед партнерами, чтобы потом не краснеть за свою забывчивость.

7) Разработайте и отправьте спикерам шаблоны презентаций для выступлений

Обсудите тему выступлений, тайминг и план. И позаботьтесь о том, чтобы все презентации были выполнены в едином фирменном стиле и включали ваше брендирование.

Вместе с шаблоном презентации подготовьте письмо, в котором расскажите о цели конференции, формате, тайминге, аудитории. Вложите в это письмо максимум информации, которая поможет спикеру качественно подготовиться к докладу.

8) Выберите платформу для онлайн-конференции

Обратите внимание, что идеально стабильных платформ не бывает. Произойти может все, что угодно. Поэтому не жалейте времени на тесты, проследите, чтобы техническая поддержка платформы была всегда на связи. И продумайте план Б на тот случай, если что-то пойдет не так.

9) Запустите рекламные кампании и начните активный сбор лидов

Чем ближе дата старта, тем активнее участники регистрируются на конференцию, однако это не значит, что можно запустить рекламную кампанию за неделю до события и получить результат. Как правило, все рекламные каналы начинают работать на полную мощность недели через две после запуска кампании. Вам понадобится время, чтобы раскрутить маховик.

За две недели до конференции

10) Начните собирать презентации со спикеров

И будьте готовы, что часть докладчиков захотят прислать вам презентации за пять минут до выступления. Не допускайте такой ситуации, потому что:

• вам нужно проверить качество контента и убедиться, что спикер не потратит половину доклада на самопрезентацию
• вы вряд ли успеете без косяков загрузить презентацию на платформу за пять минут до старта.

11) Продумайте игровые механики, которыми вы будете развлекать слушателей во время конференции

Чем больше времени человек проведет на конференции, тем более «теплым» он будет. Поэтому продумайте игры и конкурсы, которые станут дополнительной мотивацией участвовать в событии.

Например, для Skills Puzzle мы решили обыграть название и придумали игру с пазлами: в каждой презентации на случайной странице мы разместили пазл с одной буквой. Задача была — собрать их все, составить из букв код и прислать во время розыгрыша. Из тех, кто справился с задачей, мы с помощью генератора случайных чисел выбрали победителей и подарили им доступ к одной из программ EdMarket.

12) Продолжайте « греть » аудиторию рассылками с полезным контентом .

Люди, которые зарегистрировались за месяц до события, могут забыть о нем, если не напоминать о конференции и не приносить дополнительную пользу (подойдут видеоролики, полезные статьи, чеклисты, советы).

Запустите собственный онлайн-курс до конца обучения на курсе « Руководитель онлайн-школы »

За день до конференции

Проверьте, все ли у вас готово для проведения конференции. Лучше для этого составить чеклист. Например, такой:

• получить от спикеров подтверждение времени их выступления
• договориться о проверке связи и собрать контакты для экстренной связи
• подготовить промежуточные слайды (приветствие, рассказ о вас, правила конференции, спецпредложения и короткий рассказ о вашем продукте)
• подготовить серию писем для дня конференции (напомнить о событии за час, за 10 минут, а также прислать оповещение после окончания обеда)
• распределить роли в команде (кто будет модератором, кто сможет бросать полезные ссылки в чат)
• если вы работаете со спецпредложениями партнеров, проверить готовность виртуальной доски , на которой вы их размещаете
• сделать форму для отзывов , которые вы будете собирать у участников конференции
• продумать канал связи с командой конференции, чтобы оперативно реагировать на форс-мажоры.

В день конференции

• Начинайте вовремя.
• Создавайте атмосферу (шутите, будьте приветливы, включите приятную музыку в начале встречи и в перерывах между докладами спикеров). Позаботьтесь о слушателях: в перерывах предложите им сделать разминку, выпить воды, чтобы поддержать хорошее самочувствие и бодрый настрой
• В случае необходимости помогайте спикерам отвечать на вопросы. Собирайте вопросы из чата. Если какие-то из них останутся без ответа, постарайтесь задать вопросы спикеру после конференции и выложить ответ в соцсетях.
• В конце конференции попросите слушателей заполнить развернутую форму обратной связи, а также оставить отзывы о мероприятии в соцсетях, используя придуманный вами хэштэг
• Отправляйте слушателей в ваши группы в соцсетях

Форс-мажоры

Конференции, где все идет по плану, спикеры выступают точно по таймингу, и качество звука идеально, случаются редко. Наша задача — подготовиться заранее к возможных форс-мажорам и сделать все, чтобы их не допустить. Вот несколько советов:

• Протестируйте качество связи со спикерами , как минимум за несколько часов до начала конференции. Обязательно из того же помещения и с тем же оборудованием, с которым они собираются работать во время выступления.
• Договоритесь со спикерами о каналах экстренной связи . У вас должен быть телефон или аккаунт в мессенджере (и желательно не один), куда вы будете звонить или писать, если что-то пойдет не так.
• Продумайте, что вы будете делать и говорить в случае непредвиденных ситуаций (помехи со связью, спикер опаздывает и т.д.).
• Не паникуйте, если люди пишут в чате конференции, что им не видно или не слышно спикера . Прежде всего выясните, насколько масштабна проблема. Если трудности возникли у 2-3 человек, посоветуйте им обновить страницу, а если это не поможет, перейдите в личные сообщения, чтобы подключить техподдержку.
• В начале конференции четко и понятно объясните правила поведения . Расскажите, за что участникам может грозить бан (рекламные вбросы, неуважение к другим слушателям или спикерам).

После конференции

После конференции вам захочется выдохнуть с облегчением и почувствовать себя выжившим героем, но пока не время расслабляться. Используйте по максимуму потенциал события, чтобы ваши усилия были не напрасны.

• Поблагодарите всех, кто был причастен к событию: команду, партнеров, спикеров.
• Отправьте участникам полезные материалы конференции: видео докладов, презентации спикеров, саммари выступлений.
• Сегментируйте базу на участников/неучастников конференции и «дожмите» потенциальных покупателей продающими рассылками и звонками отдела продаж
• Соберите отзывы о конференции в соцсетях и используйте их в ваших рекламных кампаниях
• Используйте контент, который вы получили на конференции. Вы можете упаковать его в виде серии статей, белой книги, серии роликов для вашего youtube-канала.

Финансовый вопрос

Записи конференции стоит продавать или делиться знаниями нужно даром? И то, и другое решение имеют свои преимущества. Если вы планируете использовать доклады конференции как лид-магниты и контент для ваших рассылок, блога и коммуникаций с аудиторией, то можно предложить записи бесплатно — вы сможете заработать, продавая платные продукты.

Если же вы хотите отбить вложения на организацию конференции, можно подавать записи выступлений. Средняя стоимость подобного материала обычно колеблется от 1500 до 5000 руб. Учтите, что записи купят примерно 5% участников конференции.

Надеюсь, советы помогут вам провести онлайн-конференцию на высоком уровне и получить результаты. Помните, что залог успеха — это качественный контент, интересные спикеры, тщательная подготовка. И… готовность ко всему. Лояльные участники конференции, довольные уровнем организации и качеством выступлений, — это ваши «теплые» клиенты, которые готовы платить вам за образовательные продукты.

Источник: edmarket.ru

Как организовать крупную конференцию онлайн

Во время карантина все мероприятия пришлось перенести в онлайн, но неожиданно этот формат оказался таким удобным, что вполне может остаться с нами надолго. Если на первый взгляд перенос события в виртуальную плоскость кажется достаточно простым, то в реальности он скрывает в себе множество сложностей — как технических, так и организационных. Александр Альперн, основатель и CEO Webinar Group, рассказывает, как провести крупное мероприятие в виртуальном формате и какие подводные камни нужно учитывать при организации

11 августа 2020 9:20

К ак правило, проведение вебинара или мастер-класса для небольшой аудитории не вызывает больших проблем: часто от спикера требуется лишь создать конференцию в Zoom и подготовить презентацию. Другое дело — крупное мероприятие на десятки или сотни тысяч участников. Объем работ в этом случае связан не только с количеством контента: хорошая картинка и звук, удобная навигация, многопотоковая трансляция, общение в чате — все это требует серьезной подготовки и труда множества специалистов.

Быстрее, проще, короче

Перенос мероприятия в онлайн-формат связан не только с техническими, но и с организационными деталями. Иначе говоря, виртуальное пространство предъявляет свои требования к контенту: здесь сложнее удержать внимание зрителя, вызвать эмоции и создать нужную атмосферу. Кроме того, отключиться от трансляции намного проще, чем уходить из зала посреди выступления спикера.

Выступления в онлайне должны быть более короткими и динамичными, поэтому продолжительность сессий на онлайн-конференции «Startup Village’20 Сколково», где мы организовывали трансляцию, которую посмотрели более 100 тысяч человек, сократилась с традиционных полутора часов до 20–40 минут. Разумеется, это потребовало определенной работы со спикерами, и все равно в тайминг уложились не все — выкинуть две трети от своего доклада не так-то просто. Но у этого формата есть очевидные плюсы: выступление становится максимально емким и концентрированным. Чтобы докладчикам было проще подготовиться, на трансляции ПМЮФ (Петербургского международного юридического форума. — Прим. ред.) «LF 9 ½: законы коронавируса», которая собрала 300 тысяч просмотров, мы с командой форума готовили для них специальные памятки, притом что работать приходилось с лицами первой величины, среди которых были Дмитрий Медведев, глава ВОЗ, генеральный секретарь Совета Европы, министры юстиции Сингапура, Китая, России.

Быстрее, короче и проще — общее правило онлайн-ивентов, которое касается не только программы, но и всех организационных аспектов. Именно поэтому на Startup Village мы упростили регистрацию для нетворкинга, а для просмотра выступлений — отменили полностью.

Свои особенности есть и в продвижении виртуального события: в онлайн-формате рекламная кампания будет эффективна не только до мероприятия, но и во время. В офлайне это правило не работает: вряд ли кто-то, узнав о проходящем прямо сейчас форуме, отменит все свои планы и отправится срочно покупать билет в другой город. Зато подключение к трансляции не обязательно планировать заранее.

Основные принципы организации крупного онлайн-мероприятия:

• Продолжительность докладов — 20–40 минут
• Не больше четырех-шести человек в сессии
• Четкий тайминг
• Динамичный сценарий
• Интересный контент в перерывах между докладами
• Профессиональные ведущие

От трансляций до чатов

За трансляцией выступлений спикеров стоит работа множества специалистов: операторов, ведущих съемку в Full HD, режиссера, формирующего программу, инженеров и техников. А еще нужен сайт с формой регистрации и его продвижение, нужна графика для трансляций, нужен качественный синхронный перевод, тестирование спикеров и многое другое. Ситуацию осложняет то, что часто все эти процессы ведутся одновременно и в ускоренном темпе: так, для ПМЮФ нам пришлось организовывать все за две недели, хотя на подготовку события столь широкого масштаба обычно закладывается не меньше месяца.

Кроме того, любая конференция — это не просто череда докладов, это еще и обратная связь, ответы спикеров на вопросы участников, нетворкинг, знакомства, выставочные зоны, менторские сессии и многое другое в зависимости от формата мероприятия. Все это требует соответствующих технических решений.

Общение спикеров с участниками можно реализовать с помощью модераторов, которые будут выбирать вопросы и переадресовывать их докладчикам, либо напрямую. Так, на Startup Village для ряда спикеров была реализована механика второго экрана, которая позволяла им видеть вопросы из зала и отвечать на них во время выступления.

В качестве площадки для нетворкинга можно выбрать любой мессенджер — например, Telegram: это позволит участникам продолжить общение и после окончания конференции. Но в целом сейчас существует множество инструментов для организации общения на мероприятии, поэтому можно выбрать любой удобный.

Экспо в 3D

Зона экспо — важный элемент многих конференций, и, чтобы по максимуму сохранить впечатления от нее в онлайне, оптимальный вариант — перенести ее в 3D. Так, участники выставки на Startup Village получили возможность прогуляться по территории экспо, принять участие в играх, посмотреть видеопрезентации, изучить стенды разных компаний и пообщаться с их представителями. Чтобы упростить навигацию по выставке, Startup Village разработал систему фильтров для представленных на ней стартапов: их можно было отсортировать по рынку, технологиям, стадии проекта, стране и объему требуемых инвестиций.

В программу Startup Village традиционно включаются еще два формата: матчмейкинг (поиск контактов) и менторские сессии. Оба удалось успешно перенести в онлайн: для личного общения участники могли переходить в приватные чаты, а работа с менторами проходила по видеосвязи в специальных виртуальных комнатах. Комнаты были доступны через личный кабинет, а для получения консультации нужно было заранее записаться к конкретному ментору.

Задачи для afterparty

Очевидный плюс онлайн-мероприятия, помимо его более низкой стоимости, — способность приносить прибыль и после своего завершения. Многие организаторы продают записи выступлений спикеров, так что после конференции работа не заканчивается. Во-первых, нужно смонтировать видеоматериалы для продажи, размещения в соцсетях, отчетных роликов и других целей. Во-вторых, предстоит оценить результаты: количество уникальных участников, максимальное число зрителей онлайн, среднюю продолжительность просмотра, статистику по браузерам, девайсам, городам, выступлениям и так далее — все это пригодится для планирования следующих мероприятий.

В целом онлайн-конференция — новый, более гибкий и технологичный формат, который имеет все шансы завоевать прочное место в нашей жизни. Поэтому стоит экспериментировать уже сейчас: судя по современным тенденциям, в скором времени оставаться полностью в офлайне будет уже невозможно.

Источник: snob.ru