В одной из моих предыдущих статей (Как тематические мероприятия могут помочь вашему бизнесу?) я рассказывал, как проведение мероприятий может помочь вашему бизнесу получить новых клиентов и выйти на новый уровень развития. Я хотел бы продолжить данную тему и рассказать, как и где можно проводить свои собственные профессиональные мероприятия, как сделать их эффективными для всех участников, что нужно предусмотреть заранее.
Для начала давайте определимся и составим небольшой список того, что нам нужно, чтобы организовать свое мероприятие:
1) Помещение;
2) Тема встречи;
3) Формат мероприятия;
4) Кому может быть интересно;
5) Стоимость проведения;
На наш взгляд, это минимальный список задач, который должен быть решен перед проведением каждого нового мероприятия. Рассмотрим подробнее каждый пункт.
Где можно проводить мероприятия?
Как организовать нетворкинг на любом мероприятии // Кейсы и приёмы бизнес-знакомств 16+
Очевидно, что аренду конференц-зала в современных бизнес центрах могут позволить себе далеко не все компании. Но, тем не менее, помещение найти можно. Вот список мест, где вам с радостью дадут помещение на пару часов за небольшую оплату или даже бесплатно.
1) Аудитории в колледжах и университетах. Большинство из них будут рады не только предложить вам аудиторию, но и позовут своих студентов к вам на встречу. Для этих целей вам следует связаться с профкомом или студенческим советом.
2) Коворкинги и открытые пространства. Это места, где чаще всего собираются молодые профессионалы. Заинтересовавшись вашим мероприятием, они расскажут о нем всем друзьям, что обеспечит хорошую вирусную рекламу.
3) Анти-кафе. Проводить мероприятие в таких местах буде выгодно и вам, и им. Многие из них делают объявления о подобных мероприятиях в своих соц сетях, что обеспечивает дополнительную рекламу вам.
4) Конференц-залы. Несмотря на то, что они достаточно дорогие, существует способ существенно снизить плату или вовсе свести ее к нулю. Если ваши мероприятия достаточно популярны и их посещают не менее 50 человек, то вам стоит задуматься о поиске спонсоров. Это могут быть компании со смежным бизнесом, которые могут рекламировать свою продукцию или услуги на ваших мероприятиях. Упомяните о них в своей лекции или выступлении, и спонсоры захотят работать с вами дальше.
Тема встречи.
Как бы ни казался этот пункт легким, над ним также стоит поразмыслить некоторое время. Конечно, можно написать просто: «Обсуждаем современные стратегии продвижения сайта в рунете», и ждать, что пользователи сами будут проявлять интерес и регистрироваться на мероприятие. Но такое случается крайне редко.
Я бы порекомендовал прочитать несколько статей о том, как правильно составлять заголовки, которые привлекают внимание читателей. Это значительно может повлиять на интерес публики к вашим встречам и обеспечить аншлаг.
Организация мероприятий: 13 шагов к ИДЕАЛЬНОМУ ивенту [инструкция]
Не забудьте дать небольшое описание того, что ждет участников вашего мероприятия. Будет лучше, если вы также добавите несколько фотографий лекторов, материалов или помещения к аннотации встречи.
Формат мероприятия.
Из личного опыта могу обозначить несколько форматов мероприятий:
1) Семинар, тренинг или лекция. Зачастую такие форматы проводят небольшие компании, рассказывающие истории из своего личного опыта. Они долгое время занимаются, скажем, продвижением в сети и хотят найти новых клиентов на своих мероприятиях. Иногда они проводят конкурсы прямо на встречах, где разыгрывают бесплатные услуги или продукты. Это обеспечивает интерес участников и мотивирует их посетить последующие мероприятия.
2) Конференции. Этот формат объединяет несколько компаний – профессионалов в одной отрасли. Они рассказывают о новых достижениях, устраивают открытые лекции с вопросами экспертам, и дают бесплатные консультации участникам встречи. На конференциях всегда присутствуют лидеры рынка, имена которых на слуху у участников.
3) Презентационные вечера. Здесь возможно присутствие как одного организатора, так и нескольких. Очень часто организатор приглашает выступить своих коллег в смежной области. Они рассказывают о своих продуктах и узнают мнение гостей о них. К таким вечерам можно отнести встречи, где стартапы презентуют свои проекты и получают первые отзывы от потенциальных клиентов и инвесторов.
4) Нетворкинг. Самый неформальный вид мероприятий. Его участники приходят, чтобы познакомиться друг с другом, найти бизнес партнеров или просто отлично провести время в кругу людей с такими же интересами. На некоторых встречах организаторы предлагают участникам бесплатные напитки и еду (например, пиццу).
Если я не назвал какой-нибудь другой формат мероприятий, то вы всегда можете дополнить статью в комментариях. Но на мой взгляд, эти 4 встречаются гораздо чаще других.
Кому может быть интересно данное мероприятие?
«Оно будет интересно всем!» — такое заявление можно услышать от большинства организаторов. Но нужно учитывать и то, что «все» не всегда будет приходить на ваши мероприятия, рассказывать о них в сети и приводить знакомых. В первую очередь, нужно стараться привлечь именно клиентов, которым нужны ваши мероприятия. Наверняка, у вас есть своя база клиентов и партнерская сеть.
На мой взгляд, начать нужно именно с них. И пусть на ваших первых встречах будет всего 10-15 человек. Именно они будут рекламировать вас своим знакомым.
Хотелось бы еще отметить, что из 20 приглашенных, встречу посетит один – два человека, а из 10 подтвердивших свое участие – только 5-6. Поэтому рассчитывайте размеры помещений и всего остального исходя из этих цифр.
Стоимость проведения.
Многих людей, решивших организовать свое мероприятие, уже на начальном этапе пугает стоимость его проведения. Изначально они закладывают в нее дорогие помещения, аппаратуру, рекламу в соц сетях и поисковиках и расходные материалы, не понимая, что этого можно было бы избежать.
Не бойтесь искать партнеров и спонсоров. Обзвоните своих коллег по бизнесу и предложите взаимовыгодное партнерство. Подумайте, кто бы мог стать спонсором вашего мероприятия в обмен на рекламу его продуктов: вы можете раздавать их листовки всем участникам или разрекламировать их со сцены, а также не забудьте обозначить их в описании мероприятия. Мне кажется, таким способом вы сможете снизить стоимость проведения мероприятия или даже сделать его бесплатным.
В дальнейшем, когда количество участников на каждом мероприятии будет не меньше 50, вы сможете начать продавать билеты.
Как видите, проведение мероприятия может быть не таким уж трудным и проблематичным занятием, если постараться предусмотреть некоторые нюансы. Сейчас даже небольшие компании начинают проводить свои мероприятия, и этот тренд будет только расти в будущем.
Остается только один вопрос: «А когда Вы начнете?»
- бизнес мероприятия
- конференции
- развитие стартапа
- медиа
- управление услугами
- Управление медиа
- Брендинг
Источник: habr.com
«Бить» в сердце: как создавать запоминающиеся деловые события
Успешные деловые события — это не конференции об итогах года с монотонными спикерами, а шоу с драматургией, интересным контентом и механиками вовлечения. Каким должно быть идеальное деловое событие?
Рассказывают представители ведущих агентств — преподаватели интенсива Meeting Design школы MACS:
Event-индустрия постоянно меняется. Что уже изменилось в организации деловых событий и нужно ли пересмотреть подход к созданию деловых событий?
Борис Альхимович: Деловые мероприятия приближаются к тому, чтобы быть полноценными шоу и влиять на эмоции участников, когда выступления ключевых спикеров на пленарных сессиях превращается в настоящий технологический перформанс. Прежде всего это связано с тем, что сегодня царит экономика впечатлений, поэтому деловые события — это ни в коем случае не скучные мероприятия с длинными докладами. Их спикеры — полноценные шоумены, а сами ивенты — мощные шоу, поскольку яркие составляющие мероприятия создают позитивное впечатление участников о компании. К примеру, в этом году мы делали SAP Forum, где использовали элементы шоу по максимуму. Мероприятие получилось ярким, запоминающимся и эмоциональным.
Илья Овинцовский: Важно соблюдать баланс, чтобы за ярким шоу не пропала важная информация и смыслы, которые необходимо донести каждому участнику. Все элементы программы должны работать на достижение главной цели. С чем должен выйти участник, что должен понять, какие выводы сделать? Необходимо думать о цели в первую очередь.
Подход к организации деловых событий уже пересмотрен, и всё больше компаний делают интересные и запоминающиеся ивенты. Пересматривать подход или нет — решение каждой компании. Однако даже яркие и успешные форматы события, если их повторять из года в год, перестают производить впечатление и приносить результат, поэтому я бы рекомендовал компаниям чаще задумываться, как сделать по-новому каждое свое событие.
Яна Балачевцева: Деловые события сейчас и 10 лет назад — это несопоставимые мероприятия. Раньше мы, ивентеры, думали в первую очередь о комфорте гостей, об удовлетворении базовых потребностей, оформлении контента спикеров.
Сейчас ситуация изменилась. В приоритете не оформление и спецэффекты, не закрытие базовых потребностей целевой аудитории — это научились делать клиенты без нас. Агентство привлекается для донесения стратегических целей клиента.
Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт PR-кветки
Организаторы студенческого форума PR-кветка рассказали, как они объединились в команду и управляли проектом по подготовке этого события. Хотя ребята еще учатся в университете, их опыт, по нашему мнению, может быть интересен и полезен для многих компаний.
– Студенческий коммуникационный форум PR-кветка проводился 8 год. Из вузовского мероприятия он вырос в узнаваемый проект, ежегодно объединяющий около 600 человек. Его организовывают студенты 4-го курса специальности «Информация и коммуникация» Института журналистики БГУ.
Глобальная цель: способствовать профессиональному развитию будущих пиарщиков, маркетологов, рекламистов. На форуме можно представить свой конкурсный проект, принять участие в мастер-классах и круглых столах, найти работодателя или партнеров.
Команда и координация работы
Нас было 28 организаторов и 2 куратора-преподавателя кафедры технологий коммуникации. Преимущества нашей команды, на наш взгляд:
- Мы с 1 курса знали, что будем заниматься форумом, некоторые из нас раньше были помощниками у организаторов прошлых лет
- Мы получаем образование в этой области, и у многих уже есть опыт работы
- У нас был уже устоявшийся коллектив
Планирование проекта
1. Назначить ответственных за каждый пункт подготовки. От поиска партнеров до «архивариуса», который собирал для следующего форума все документы. Куратор составила весь список задач, и каждый их «разбирал».
Использовать его предложила одна из участниц, имея опыт работы с такими системами. В итоге команда после нескольких напоминаний – зарегистрировалась в менеджере, «покликала» по задачам, поставила даже свои пометки, а дальше – тишина. На вопрос, почему не пользуются системой, были ответы: «это слишком сложно», «я не разобралась», «давайте лучше организовываться через группу ВКонтакте» и т.д. Вероятно, эта система не совсем подходит для людей с гуманитарным складом ума. Кроме того, нам нужно было действовать быстро.
Пришлось работать по старинке:
1. GoogleDocs служили базами данных для всего: от схемы распределения обязанностей до смет и списков партнеров.
2. Была организована закрытая группа ВКонтакте «Закулисье форума». Там мы писали новости и вопросы для обсуждения, «молнии», раздавали новые задачи, и – не без этого: радовались одному и жаловались на другое.
3. Проводили общие собрания. Они структурировали то, что уже сделано, оперативно создавались новые задачи.
4. Просто диалоги через социальную сеть. Самый стихийный канал коммуникации. Помогали быстро найти нужного ответственного и напоминали о форуме в режиме 24/7.
3. Постановка дедлайнов.
Два месяца – очень короткий срок, чтобы ставить промежуточные дедлайны одной и той же задачи, контролируя их исполнение.
Наш главный дедлайн – успеть к первому дню форума. Также были несколько более мелких дел, которые нужно было успеть вовремя:
- Разработка визуального оформления бейджей, афиш и т.п. – за 2 недели.
- На печать маек и фирменных папок для раздачи участникам – не меньше 4 дней
- Сбор партнерской продукции – не раньше последней недели перед форумом, поскольку хранить это все было негде.
Поиск партнеров, контакты с медиа, прием заявок и консультирование участников – задачи бессрочные. Ими занимались даже за неделю до форума.
Привлечение партнеров и спонсоров
В выигрыше оказались и те, кто сориентировался на дополнительную ЦА нашего форума, – приглашенных экспертов. К примеру, у магазина органических продуктов и суперфудов высокая ценовая категория. Поэтому они сделали подарки всем участвующим членам жюри, спикерам, участникам круглых столов.
Форум, как и любое другое мероприятие, «платил» своей аудиторией. Мы предлагали:
- Размещение на пресс-стенке – она находилась в самой активной зоне: около актового зала, стойки с регистрацией и зоны для кофе-брейка, а потом на after-party
- Размещение в листе партнеров
- Упоминание на сцене
- Размещение роллапа
- Размещение на сайте и в соцсетях
- Решение кейса компании – во время форума
Сумму партнерского соглашения можно было выплатить продукцией либо услугой компании. Мы договаривались на призы и подарки от партнеров, и там суммы разнились в зависимости от услуг. От небольших сумм до нескольких тысяч долларов (призы участникам форума).
Например, служба такси подарила нам 3 поездки. Через головной офис российского издательства мы вышли на их местное представительство и нам достались книги победителям. Компания, которая занимается ремонтом техники, свой партнерский пакет также оплатила поездками – ее сотрудники везде доставляли нас на личных машинах, хотя это никак не связано с их бизнесом.
Главный вывод – готовьте для спонсоров развернутую презентацию о самом проекте и возможностях, которые он дает. Один-два слайда отведите на возможные формы сотрудничества. А, собственно, условия вашего партнерства вы все равно будете оговаривать уже при звонке в компанию или при встрече с ее представителями.