Грамотное оформление документов на предприятии — обязательное условие, без соблюдения которого крайне проблематично вести полноценный бухгалтерский учет. Одним из наиболее часто встречающихся типов повседневной документации является отчетность по денежным авансам, формируемая при проведении взаиморасчетов с сотрудниками и подтверждающая корректность расходования выданных ранее средств. Необходимость в подобных операциях возникает постоянно — к их числу относятся бронирование командировочных билетов, приобретение хозяйственных и строительных материалов, закупка канцелярских товаров, оплата ГСМ, и т. д. Как создать, правильно оформить и провести авансовый отчет в 1С? Давайте разбираться.
Общее представление и регламент заполнения
- Фактических сотрудников организаций, то есть граждан, заключивших официальное трудовое соглашение.
- Субъектов, с которыми подписан договор гражданско-правового характера.
Во втором случае речь, как правило, идет о подрядчиках, выполняющих определенный фронт строительных, ремонтных или отделочных работ, а также о лицах, оказывающих услуги логистического характера.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить
Перед тем как правильно сделать, заполнить и отразить авансовый отчет в программе «1С: Бухгалтерия 8», следует уточнить, что порядок выдачи денежных средств подотчетным субъектам регламентирован Положением №373-П, утвержденным в 2011 году, и посвященным вопросам ведения кассовых операций. В этом документе, в частности, определяется, что в качестве основания для предоставления ДС рассматривается соответствующее заявление со стороны сотрудника или иного уполномоченного субъекта, согласованное и подписанное непосредственным руководителем, и содержащее сведения о сумме и сроках расходования.
Для оформления операции в учетной программе используется шаблон с аналогичным названием, доступный в разделе «Банк и касса». Создание авансового отчета в 1С предусматривает заполнение шапки типовой формы, в которой указываются дата («От») и персональные данные («Подотчетное лицо»). Кроме того, информация вносится в раздел «Получатель» — в этом случае достаточно воспользоваться справочником с физлицами, и выбрать нужного работника из списка, сформированного за весь период работы предприятия.
Вне зависимости от формы предоставления денежных средств, будь то выдача наличности из кассы организации, или оформление безналичного перевода на расчетный счет (банковскую карту), содержательная специфика хозяйственной операции остается неизменной. При заполнении авансового отчета в 1С проводки ведутся по счету дебита 71 («Расчеты с подотчетными лицами»), который корреспондирует с кредитом 50 или 51 — в зависимости от формы начисления.
Теперь давайте перейдем к рассмотрению практических примеров, которые помогут пошагово разобрать особенности отражения в той или иной ситуации.
Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения
Как занести выданные ранее суммы
Итак, допустим, 1 октября сотрудник Иванов И.И. предоставил в бухгалтерию отчетность по расходованию предоставленного ему аванса в размере 10 000 рублей. В ситуациях, когда денежные средства уже были выданы, они должны быть отражены на соответствующей вкладке — при оформлении авансового отчета в 1С единственным вариантом выступает подбор, реализуемый через кнопку добавления, и позволяющий выбрать один из следующих типов операций:
- Списание с расчетного счета — применяется при расходовании баланса корпоративной служебной карты, либо при перечислении денег на персональную карточку сотрудника.
- Выдача наличных — актуально в тех случаях, когда аванс получен в кассе организации.
- Предоставление денежной документации — используется для ситуаций, в которых приобретение условных транспортных билетов и талонов на ГСМ осуществлялось самим предприятием, после чего указанные документы были переданы работнику.
Заполнение вкладки не требуется, когда расходы на нужды компании были покрыты собственными средствами физического лица и компенсируются по согласованию в соответствии с предъявленными чеками об оплате, а также иными закрывающими квитанциями. В подобных ситуациях рекомендуется проведение авансовых отчетов в 1С с использованием счета 73.03 — «Расчеты по прочим операциям».
В соответствии с требованиями законодательства, сотрудники, которыми были получены подотчетные деньги, обязаны предоставить сведения об их расходовании в течение трех рабочих дней с момента окончания срока выдачи, указанного в документе. При отсутствии явного определения (период устанавливается общим приказом по предприятию, или же уточняется в рамках конкретного заявления на совершение отдельной операции), для исчисления временного промежутка используется дата фактического предоставления аванса.
Стоит также отметить, что выданная и израсходованная суммы совпадают не во всех случаях. Существует два варианта:
- Перерасход, отражаемый в официальной отчетности при наличии согласования со стороны организации, обуславливает формирование сальдо по кредиту счета 71, равное разнице значений, и закрываемое путем дополнительной выдачи соответствующего объема денежных средств.
- Образование остатка, который, в зависимости от специфики целей выдачи, может быть либо возвращен на баланс компании, либо оформлен повторно новым документом для дальнейшего использования.
Источник: www.cleverence.ru
Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция
В хозяйственной деятельности практически любой компании присутствуют операции выдачи денежных средств/ДС работнику из кассы предприятия, за которые потом сотрудник обязан либо отчитаться, либо вернуть полученные денежные средства в кассу.
В этой статье мы рассмотрим несколько примеров операций, связанных с учетом средств, выданных под отчет, выдачей кассой денег, а также с возвратом сотрудником ранее полученных и неиспользованных средств. Отдельно остановимся на особенностях учета таких операций и крайних ситуациях, встречающихся на практике.
В соответствии с действующим законом получателем выдаваемых под отчет ДС может быть либо работник предприятия, т.е. физическое лицо с которым заключен трудовой договор, либо человек, с которым заключен договор гражданско-правового характера, например, подрядчик, проводящий работы по такому договору.
В качестве системы для моделирования операции, позволившей сформировать отчет по авансам, мы будем использовать конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск
Выдача средств под отчет
Порядок выдачи ДС под отчет регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П.
Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная подпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.
В 1С 3.0 выдача ДС сотруднику/отчет осуществляется:
- Посредством «Расходный кассовый ордер» с видом хозоперации «Выдача подотчетному лицу»;
Во всех документах выдачи ДС под отчет с соответствующими видами операций присутствует обязательное для заполнения поле «Получатель», в котором необходимо из справочника «Физические лица» выбрать работника, которому выдаются (перечисляются) денежные средства.
Независимо от способа выдачи денежных средств под отчет – наличными из кассы или безналичным переводом на р/с сотрудника (на карту), суть хозяйственной операции не меняется. В 1С Бухгалтерия учет ДС, выданных под отчет, ведется на счете 71: ДС 71 счет (по дебиту) корреспондирует со счетом 50 или 51 (по кредиту) в зависимости от того, каким образом выдавались деньги.
Как оформить авансовый отчет
Поскольку ДС выдаются на основании заявления сотрудника, можно сделать вывод, что организация имеет право не принимать авансовый отчет от сотрудника, которому ранее не выдавались денежные средства под отчет (или выдавались, но с другими целями). В этом случае информация о понесенных сотрудником затратах в системе не отражается.
Создать новый документ «Авансовый отчет» можно из подсистемы «Банк и касса», далее команда «Авансовые отчеты».
В шапке документа обязательно указывается, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, по которым отчитывается сотрудник.
В документе также присутствует ряд необязательных для заполнения полей, используемых для печати авансовых отчетов сотрудником (печатная форма АО-1) или, если авансовый отчет содержит приобретенные сотрудником товары, для печати приходного ордера (печатная форма М-4).
Если вам необходимо изменить или дополнить печатные формы, обратитесь к нашим специалистам, мы в кратчайшие сроки предоставим услуги по доработке 1С.
С помощью авансового отчета можно отразить целый спектр расходов сотрудника:
Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет.
Согласно текущему законодательству, работник, получивший денежные средство под отчет, обязан отчитаться в использовании этих средств не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания срока выдачи этих средств. Если срок выдачи средств явно не определен (он может быть указан как в приказе по организации (общий для всех сотрудников), так и уточнен руководителем в заявлении на выдачу денежных средств), то три дня отчитываются с момента выдачи денежных средств.
Сумма выданных денег и сумма, потраченная подотчетным лицом, может не совпадать:
- В случае перерасхода (если перерасход отражен документом Авансовый отчет, значит компания признала факт перерасхода), формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику.
- В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, он может оформить их использование новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств.
Если работа с авансовыми отчетами вызывает у вас вопросы, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению программ 1С:Предприятие. Мы с радостью вам поможем!
Выдача денег из кассы на сумму разницы между ранее выданными и потраченными суммами
Выдача денежных средств на сумму перерасхода ничем не отличается от рассмотренной выше операции первичной выдачи средств сотруднику. Единственное, на что нужно обратить внимание – чтобы денежные средства выдавались от имени той же организации и тому же сотруднику, по которым был оформлен авансовый отчет на сумму перерасхода.
Возврат неиспользованных средств в кассу предприятия
Возврат ДС осуществляется через «Приходный кассовый ордер/Возврат от подотчетного лица», либо перечислением на расчетный счет организации.
К особенностям операции возврата неизрасходованных ДС подотчетником на расчетный счет организации (по безналичному расчету) можно отнести то, что данная операция не регламентируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из факта хозяйственной деятельности. В крайнем случае, можно попробовать определить порядок таких расчетов в локальных актах, например, выпустить приказ о порядке выдачи и возврата неизрасходованных средств подотчетными лицами по безналичному расчету.
Итоги
Купив программу 1С:Бухгалтерия вы получаете достаточный для регулярной хозяйственной деятельности функционал по выдаче и возврату ДС из кассы предприятия. Заполнить авансовый отчет в 1С Бухгалтерия предприятия 3.0 несложно, но сам процесс потребует определенных методологических знаний.
Авансовые отчеты оформляются отдельным документом, которым можно оформить как поступление товаров или оплату поставщику за товары и услуги, так и специфические операции, например, оплату налогов или командировочные расходы.
Источник: wiseadvice-it.ru
Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8
С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер. Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа. В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание.
Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку «Банк и касса» и выбрать пункт «Авансовые отчеты».
Добавляем новый документ, выбираем организацию (в том случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и подотчетное лицо. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов.
В документе несколько закладок. Рассмотрим, в каком случае заполняется каждая из них.
Самая первая закладка называется «Авансы», она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства сотруднику в подотчет. В том случае, если работник сначала получил необходимую для оплаты сумму, а потом за неё отчитывается, нужно заполнить эту закладку. Добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем и сам документ, которым отражена выдача денег (можно добавить такой документ непосредственно во время работы с авансовым отчетом).
Хочу обратить ваше внимание, что в документе обязательно должен быть указан вид операции «Выдача подотчетному лицу» (для выдачи наличных средств) и «Перечисление подотчетному лицу» (для списания с расчетного счета), иначе вы не сможете его выбрать в авансовом отчете.
Следующая закладка «Товары» предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом ТМЦ. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника «Номенклатура», указываем количество, цену и сумму.
В том случае, если поставщиком предъявлен счет-фактура, по которому НДС может быть принят к вычету, необходимо установить галочку «СФ» и заполнить реквизиты. При проведение авансового отчета документ «Счет-фактура полученный» будет создан автоматически.
Закладка «Возвратная тара» заполняется в том случае, если сотрудник получил у поставщиков тару, которую необходимо вернуть.
На закладку «Оплата» вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее ТМЦ, услуг или авансом за будущие поставки.
На закладке «Прочее» указывается информация о командировочных расходах (суточные, билеты и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле «Счет затрат» и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку «СФ» при её наличии.
Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок заполнены. В нашем случае, документ формирует следующие движения по счетам.
Для того, чтобы распечатать авансовый отчет предназначена кнопка «Авансовый отчет (АО-1)», расположенная в верхней части формы.
Если у вас остались вопросы по заполнению авансовых отчетов в программах 1С, то вы можете задать их в комментариях к статье.
А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке .
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий
Комментарии
0 #141 Ирина 18.12.2021 06:41
Цитирую Ирина:
Здравствуйте. В статье не указано, что если выдано наличными 5000, а израсходовано 4000. Остаток образовался 1000 рублей. И я делаю приходник в кассу 1000 через авансовый отчет, что сотрудник возвратил в кассу остаток денежных средств. В авансовом отчете должны быть заполнена строка Остаток внесен в кассу по номеру такому то от определенного числа. Нов 1С не помечается возвращенный остаток в этом авансовом отчете и в статье не говорится как это делать
Ирина, добрый день.
Указанная вами строка в печатной форме авансового отчета не заполняется автоматизирован о. Она вписывается обычной ручкой (синей, черной) бухгалтером. И не нужно делать это через авансовый отчет, достаточно сделать обычный приходный кассовый ордер.
И на заполнение оборотно-сальдо вой ведомости по счету 71 не влияет заполнена ли эта строка в печатной форме авансового отчета или нет.
0 #140 Ирина 17.12.2021 13:11
Здравствуйте. В статье не указано, что если выдано наличными 5000, а израсходовано 4000. Остаток образовался 1000 рублей. И я делаю приходник в кассу 1000 через авансовый отчет, что сотрудник возвратил в кассу остаток денежных средств. В авансовом отчете должны быть заполнена строка Остаток внесен в кассу по номеру такому то от определенного числа. Нов 1С не помечается возвращенный остаток в этом авансовом отчете и в статье не говорится как это делать
0 #139 Анна Куликова 29.09.2021 05:11
Цитирую Марина:
Доброго дня! Подскажите пожалуйста, номенклатура в авансовом отчете должна полностью соответствовать номенклатуре в чеке? Обязательно заводить новую единицу, если уже существует , допустим, саморезы, без детализации применения, по металлу или по дереву, размеры? Или , допустим, канцтовары. тетради и прочее бывают разные.
Марина, добрый день.
Приведем ответ наших коллег с сайта 1С:ИТС, с которыми мы солидарны.
Можно ли оприходовать МПЗ не по наименованию и количеству каждой единицы, а единым комплектом?
01.2021
Вопрос аудитору
Учетной политикой организации предусмотрено, что инструмент стоимостью менее 200 руб. за единицу при поступлении сразу списывается в эксплуатацию. Можно ли оприходовать инструмент разного назначения (отвертки, плоскозубцы) не по наименованию и количеству каждой единицы, а комплектом с формулировкой «инструменты в ассортименте согласно товарной накладной»? Тот же вопрос относительно канцтоваров.
Единица бухгалтерского учета запасов устанавливается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от вида запасов характера, порядка их приобретения и использования единицей запасов может быть номенклатурный номер, инвентарный номер, партия, однородная группа, отдельный объект или иная единица (п. 6 ФСБУ 5/2019).
Если запасы(малоценн ые инструменты, канцтовары и т.п.) принимаются к учету по накладной поставщика без разбивки по наименованиям (как одна номенклатурная позиция), то и в расходы они списываются так же (по одной номенклатурной позиции). В этом случае:
невозможно обеспечить надлежащий контроль за их наличием и движением (п. 6 ФСБУ 5/2019);
будет поставлена под сомнение полнота и достоверность информации о них (п. 6 ФСБУ 5/2019);
возможны претензии со стороны налоговых органов, т.к. такие расходы, скорее всего, будут признаны документально не подтвержденными и экономически необоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В то же время учет запасов по каждой единице, обозначенной в накладной поставщика, слишком трудоемок. Такой способ может быть оправдан, только если наименований немного, поступление и списание происходит нечасто либо производственны й процесс требует детального учета запасов.
С точки зрения баланса между необходимостью надлежащего контроля за наличием и движением запасов и принципом рациональности учета допустимым представляется учет запасов по однородным группам («отвертки», «плоскогубцы», «кусачки» и пр. – в отношении инструментов; «ручки», «карандаши», «файлы» и пр. – в отношении канцтоваров). При этом приходовать однородные запасы следует на одну номенклатурную позицию, но отдельными записями по каждой строке из накладной поставщика в указанном количестве и с указанной ценой. Если цена какого-либо запаса значительно отличается от средней цены по однородной группе, следует выделить его в отдельную номенклатурную позицию.
Этот способ не противоречит нормам ФСБУ 5/2019, гл. 25 НК РФ (пп. 3 п. 1, п. 2, п. 8 ст. 254 НК РФ), но его следует утвердить в учетной политике организации для целей бухгалтерского и налогового учета.
Также напомним, что ФСБУ 5/2019 может по решению организации не применяться в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд (п. 2 ФСБУ 5/2019). При этом затраты, которые в соответствии с ФСБУ 5/2019 должны были бы включаться в стоимость запасов, признаются расходами периода, в котором были понесены. Это решение раскрывается в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.
Еще хотелось бы посоветовать вам прочитать нашу статью под названием «Разные наименования одного товара – как отразить в 1С: Бухгалтерии». Тоже будет полезно.
Источник: xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai