Как проводить аудит бизнес процессов

Проведение непрерывного мониторинга всех бизнес-процессов компании нецелесообразно и требует значительного расхода ресурсов, в том числе человеческих и материальных. Поэтому следующей задачей руководителя внутреннего аудита является определение бизнес-процессов для проведения непрерывного мониторинга.

В условиях ограниченности ресурсов и риск-ориентированного подхода к планированию деятельности внутреннего аудита разумно проводить мониторинг основных и вспомогательных направлений деятельности, недостаточная эффективность которых формирует существенные риски для компании. При выборе предмета мониторинга необходимо оценить уровень регулирования и регламентации процесса, эффективность и достаточность контроля за процессом со стороны менеджмента компании и надзорных органов, а также актуальность, достаточность, достоверность и полноту оцениваемой информации.

Для компаний, работающих в энергетическом секторе, таким процессом может являться, например, закупочная деятельность по следующим основаниям:

Как самостоятельно провести бухгалтерский аудит бизнеса? 6 советов для предпринимателей

1) наличие недостатков регулирования и регламентирования на уровне нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов компании в части:

• подходов к формированию начальной максимальной цены закупок 2 , основанной на маркетинговом анализе рынка, при котором установлен приоритет ценовых предложений производителей и дилеров продукции;
• подходов к использованию процесса переторжек и переговоров при осуществлении закупочной процедуры;
• механизмов унификации технических заданий, формирования средне- и долгосрочных потребностей на поставку продукции, выполнению работ, оказанию услуг.

2) нестабильная правовая среда: высокая частота и существенное количество изменений нормативно-правовых актов в области закупочной деятельности;

3) наличие недостатка компетенций и численности сотрудников, осуществляющих закупки в компании, имеющей широкий спектр бизнес-процессов и направлений деятельности, для осуществления контроля за процессами планирования, проведения закупочной процедуры (в том числе проведения экспертиз заявок участников закупочных процедур), договорной работы;

4) существенное влияние закупочной деятельности на функционирование основных и вспомогательных процессов компании;

5) автоматизация процесса «Закупочная деятельность» посредством внедрения программных продуктов, в которых отражена актуальная, достаточная, достоверная и полная информация о закупках.

Автоматизация закупочной деятельности в компании позволила службе внутреннего аудита в этом году внедрить полноценный непрерывный мониторинг по следующему алгоритму:

1) актуализация информации о бизнес-процессе, определение периодичности проведения актуализации;

2) формирование системы индикаторов для автоматизированного выявления отклонений и рисков в бизнес-процессе и внедрение их в автоматизированную систему компании;

3) постоянный мониторинг процесса (отслеживание данных о существенных отклонениях и рисках бизнес-процесса);

Что Такое АУДИТ и Зачем Проводить АУДИТ БИЗНЕСА? Какие виды аудитов (audit) существуют? || ЮСТИКОМ

4) формирование выборки закупок по определенным индикаторам для анализа с периодичностью 1 раз в неделю;

5) определение и унификация аудиторских процедур;

6) информирование заинтересованных лиц компании о результатах непрерывного мониторинга (о выявленных нарушениях, недостатках, рисках, возможностях повышения эффективности процесса).

Рассмотрим составляющие алгоритма подробнее.

I. Актуализация информации о бизнес-процессе

Внедрение непрерывного мониторинга стоит начать с процедуры актуализации информации о бизнес-процессе, периодичность проведения которой зависит от различных факторов, в т.ч.:

• частоты и количества изменений нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов, регулирующих закупочную деятельность;
• периодичности проверок закупочной деятельности, осуществляемых внутренними и внешними поставщиками гарантий;
• периодичности формирования отчетности о закупочной деятельности.

Основными процедурами, проводимыми в рамках актуализации информации, могут быть:

• анализ нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов, регулирующих закупочную деятельность, оценка влияния их изменений на необходимость проведения дополнительных аудиторских процедур;
• анализ результатов:

• предыдущих аудиторских проверок и непрерывных мониторингов закупочной деятельности,
• корректирующих мероприятий по итогам предыдущих аудиторских проверок/ непрерывных мониторингов закупочной деятельности;
• проверок, проведенных иными поставщиками гарантий;

• выполнение плановых параметров закупочной деятельности (количество, стоимость, способ осуществления закупок, сроки проведения закупок);
• оценка эффективности закупок, осуществленных конкурентным способом, в различных ценовых диапазонах;
• уровень конкуренции при проведении закупок.

II. Формирование системы индикаторов для автоматизированного выявления отклонений и рисков в бизнес-процессе

Индикаторы для автоматизированного выявления отклонений и рисков в закупочной деятельности, а также подходы к формированию последующей выборки и дальнейших аудиторских процедур сложились исходя из опыта и результатов аудитов закупочной деятельности, полученных в предыдущие периоды.

В качестве основных индикаторов для автоматизации можно отметить следующие:

• закупки, стоимость которых увеличена в ходе проведения закупочных процедур;
• закупки, имеющие существенные отклонения фактических параметров от плановых (стоимость и сроки осуществления закупки, способ проведения закупки);
• закупки, по которым победитель отвечает следующим критериям:

• имеет выручку от осуществления своей деятельности существенно ниже стоимости закупки;
• занимается широким спектром различных видов деятельности;
• не имеет опыта выполнения работ, оказания услуг по предмету закупки;

В компании автоматизация процесса закупочной деятельности осуществляется посредством отечественного программного обеспечения (ЕИСЗ). Система комплексно автоматизирует все стадии закупочной деятельности – начиная от процессов планирования структурными подразделениями потребностей в закупке до процессов формирования реестра заключенных договоров. Сотрудники службы внутреннего аудита имеют доступ к данной программе на праве чтения.

Для автоматизированного выявления отклонений и рисков в закупочной деятельности ИТ-аудиторы разработали программный модуль, исходные данные для которого выгружаются из ЕИСЗ.

Неавтоматизировано сотрудники службы внутреннего аудита определяют объекты выборки по следующим критериям:

• закупки, осуществленные способом «Единственный поставщик» при наличии конкурентной среды;
• закупки, имеющие в своем составе разнородную продукцию;
• области закупочной деятельности, имеющие существенные недостатки, выявленные в ходе ранее проведенных проверок/ непрерывных мониторингов компании со стороны внешних и внутренних поставщиков гарантий.

Стоит отметить, что обычно уровень автоматизации процесса зависит от общего уровня автоматизации в компании.

III. Определение и унификация аудиторских процедур

Основными аудиторскими процедурами в разрезе подпроцессов/ процессов могут быть:

• сопоставление плановой потребности закупки с требованиями, утвержденными в компании;
• сопоставление планового параметра закупки с данными об остатках на складах (наименование, количество);
• проверка документов, обосновывающих плановую стоимость лота и полученную от третьих лиц, на достоверность, достаточность, своевременность и актуальность;
• сопоставление плановой и фактической стоимости лота с предложениями потенциальных производителей / дилеров, запрошенных в ходе непрерывного мониторинга;
• сопоставление плановой сметной стоимости работ на соответствие требованиям, утвержденным в компании, в части ценообразования;
• проверка состава лота на наличие разнородной продукции в объемах, превышающих разумные пределы;
• тест на осуществимость и экономическую целесообразность проведения конкурентной закупки способом «Единственный поставщик»;
• анализ аналогичных закупок в прошлые периоды для определения периодичности закупки, участников закупочной процедуры, победителя закупочной процедуры.

Проведение закупочных процедур:

• проверка технического задания лота на соответствие установленным требованиям в компании;
• проверка объективности и непредвзятости экспертной оценки заявок участников закупочной процедуры;
• сопоставление плановой и фактической стоимости закупки с предложениями потенциальных производителей/ дилеров, запрошенных в ходе непрерывного мониторинга;
• сопоставление фактической сметной стоимости работ на соответствие требованиям, установленным в компании, в части ценообразования;
• сопоставление фактических сроков проведения закупочной процедуры, относительно утвержденных в компании, определение причин и последствий выявленных отклонений;
• оценка обоснованности выбора победителя
• сопоставление законодательных требований в части импортозамещения с фактическим исполнением при выборе победителя закупочных процедур.

• сопоставление договорных условий, определенных в ходе закупочных процедур и при заключении договора;
• сопоставление фактических сроков заключения договора, относительно утвержденных в компании, определение причин и последствий выявленных отклонений.

Целью проведения аудиторских процедур является выявление:

• риска неэффективного и/или нецелевого расходования денежных средств, комплаенс-риска, риска мошенничества, риска потенциальных претензий со стороны государственных органов (в том числе налоговых органов, ФАС России), репутационного риска, риска предъявления штрафов;
• потенциала для повышения эффективности расходования денежных средств (возможности формирования долгосрочной закупки, а также совместных закупок).

IV. Информирование заинтересованных лиц о результатах непрерывного мониторинга

Периодичность направления заключений и рекомендаций заинтересованным лицам зависит от существенности выявленных нарушений и недостатков. Формат информирования носит справочный характер и содержит краткое описание результатов непрерывного мониторинга. При необходимости могут быть сформированы статистические таблицы и приложения с более подробным описанием выявленной проблематики.

Применение непрерывного мониторинга закупочной деятельности позволяет использовать компетенции сотрудников службы внутреннего аудита в максимальном объеме и формировать своевременные и полезные рекомендации для заинтересованных лиц, оценивать эффективность как основных, так и вспомогательных процессов в режиме реального времени, выявлять факты мошенничества, а также новые области для последующего аудита, в том числе планировать проверки исполнения договоров, по которым обнаружены существенные риски.

Результаты непрерывного мониторинга закупочной деятельности также могут быть использованы для оценки эффективности организации системы внутреннего контроля в соответствии с требованиями, предъявляемыми в рамках налогового мониторинга.

1 Ассоциация «Институт внутренних аудиторов» (Ассоциация «ИВА»), зарегистрированная в 2000 г., является профессиональным объединением более чем 4000 внутренних аудиторов, внутренних контролеров и работников других контрольных подразделений российских компаний и организаций. Подробности на сайте www.iia-ru.ru

2 Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»

Источник: www.audit-it.ru

Автоматизация внутреннего аудита и аудита внешнего поставщика

Автоматизация аудита систем менеджмента с помощью программного решения позволяет повысить эффективность и качество этого процесса. Рассмотрим необходимость автоматизации аудитов систем менеджмента и преимущества использования программного решения для проведения аудитов.

Аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021).

Цель аудита состоит в сборе объективных свидетельств, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) и др. Информация, которая получена в рамках аудита, является основой для улучшения системы менеджмента.

Необходимость проведения аудитов обусловлена тем, что важно получать непредвзятую информацию от незаинтересованных лиц о различных элементах бизнеса, о выполнении запланированных мероприятий, о соответствии установленным требованиям.

Сегодня автоматизация бизнес-процессов охватила многие отрасли и сферы деятельности, однако процесс проведения аудитов в большинстве компаний не автоматизирован. Как правило, планирование, проведение аудитов и контроль за выполнением корректирующих действий осуществляется с помощью документов Word или Excel. Осуществление аудитов без использования программных решений требует большого количества времени и других ресурсов, а также часто приводит к ошибкам в работе: системным (например, ошибки в алгоритме проведения аудита, ошибки при формулировке вопросов, ошибки в справочной базе) и случайным (например, потеря данных при заведении, технический сбой, ошибки в расчетах). Автоматизация процесса проведения аудита позволяет повысить эффективность и качество этого процесса. Но самостоятельно предприятиям автоматизировать процесс проведения аудитов довольно сложно по следующим причинам:

• трудности при формализации процесса проведения аудита (сложности алгоритмизации процесса);
• отсутствие единого подхода к планированию и проведению аудита в разных компаниях;
• сложности систематизации результатов, полученных при подготовке и проведении аудита;
• сложности анализа большого количества требований, которые могут быть критериями аудита (требования международных стандартов, требования законодательства и др.);
• наличие особенностей у разных отраслей, которые нужно учесть при разработке ПО.

Этот перечень не является исчерпывающим. Хочется отметить, что перечень проблем, которые встают на пути цифровизации, всё время пополняется, но есть готовые решения, автоматизирующие проведение любых аудитов систем менеджмента и постоянно адаптирующиеся к современным условиям.

Мы, команда ИнтерКонсалт, в результате многолетнего опыта работы с малыми и крупными предприятиями выявили потребность создания цифровых решений для внедрения систем менеджмента на основе международных стандартов, в частности, потребность в автоматизации аудитов. Всё это привело к тому, что мы выделили IT-отдел в отдельную компанию ООО «Грэйт», которая непосредственно занимается разработкой цифровых решений и имеет статус (аккредитацию Минцифры РФ) IT-компании. Грэйт – дочерняя компания ИнтерКонсалт.

Облачное программное решение GRAIT Audit, автоматизирующее проведение любых аудитов систем менеджмента

Существенным преимуществом разработки IT-продуктов ИнтерКонсалт является объединение научно-практического опыта работы консультантов на проектах по разработке и внедрению систем менеджмента, IT-образования и навыков в разработке программного обеспечения. Это в комплексе представляет синергию и позволяет агрегировать и реализовать в продуктах накопленный научно-практический опыт.

Общие сведения о GRAIT Audit

Облачное программное решение GRAIT Audit – это продукт, который был создан с учётом лучших практик и передового опыта проведения аудитов.

ПО GRAIT Audit создано для проведения аудитов первой стороны (внутренний аудит) и аудитов второй стороны (аудит внешнего поставщика и / или другой внешней заинтересованной стороны).

Для каких организаций предназначено ПО

Данное IT-решение для автоматизации аудита систем менеджмента предназначено для:

• организаций любого размера, любой отрасли, которые хотят оптимизировать процесс проведения внутренних аудитов у себя в компании;
• консалтинговых и сертифицирующих компаний, призванных помочь бизнесу успешно развиваться путем корректного выявления и устранения несоответствий в существующей системе на любой стадии жизненного цикла компании;
• сетевого ритейла для проведения аудита любого участника цепочки поставок;
• частных аудиторов, которые хотят сократить время на планирование, проведение аудита и составление отчета по результатам аудита с рекомендациями.

Цели использования ПО

Программное решение помогает:

• оптимизировать работу и организовать процесс проведения аудитов в любой компании в соответствии с международным стандартом ISO 19011;
• быстро и грамотно провести любой аудит, сформировать понятный и грамотный отчет;
• определить степень соответствия требованиям международных стандартов систем менеджмента (аудит систем менеджмента);
• определить слабые и сильные стороны, конкретные узкие места для принятия решений по формированию стратегии бизнеса и оптимизации бизнес-процессов компании (внутренний аудит);
• ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с любым уровнем подготовки без потери качества.

Особенно важно отметить, что программное решение GRAIT Audit содержит примеры готовых чек-листов, примеры формулировок несоответствий и рекомендаций по каждому требованию многих международных стандартов, подготовленных профессионалами.

В рамках внедрения систем менеджмента на малых и крупных предприятиях консультантами ИнтерКонсалт было выявлено, что у лиц, которые только начинают проводить аудиты систем менеджмента в своей компании, часто возникают вопросы, связанные с подготовкой чек-листов, формулировкой несоответствий и разработкой рекомендаций. Всё это было учтено при разработке ПО GRAIT Audit.

Это решение содержит готовые примеры, которые можно адаптировать для разных отраслей. Также программное решение GRAIT Audit содержит шаблоны, которые уже учитывают особенности некоторых отраслей. Так, например, в ПО есть примеры для молочной, кондитерской и мясной отраслей. Ценность данного цифрового решения состоит в том, что предустановленные шаблоны чек-листов постоянно актуализируются с учётом происходящих изменений и база дополняется новыми шаблонами.

При помощи программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента можно сделать следующее:

• создать неограниченное количество шаблонов своих чек-листов для проверки;
• воспользоваться уже готовым (предустановленным) набором чек-листов со стандартными вариантами формулировок несоответствий и рекомендаций, составленных на основе опыта проведения аудитов;
• разработать детальный план аудита с возможностью распределения вопросов между разными аудиторами, выгрузить краткий и подробный план аудита;
• каждому аудитору до начала аудита изучить план и сформировать заметки по каждому критерию чек-листа;
• при проведении аудита использовать готовые варианты формулировок несоответствий и рекомендаций с возможностью их правки;
• контролировать руководителям процесс проведения аудита;
• во время аудита сразу в качестве доказательств прикреплять по каждому критерию фото или скан документа;
• быстро сформировать общий отчет по результатам аудита с количественной оценкой степени соответствия критериям аудита, с общими и детальными выводами и рекомендациями (рисунок 4);
• сформировать файл со всеми несоответствиями для формирования плана корректирующих действий и их исполнения.

Для планирования, проведения и подготовки заключений по результатам аудита разработан интуитивно понятный интерфейс, который визуально разделен на удобные блоки (рисунки 1, 2, 3, 4).

Рисунок 1 – Интерфейс «Главная страница»

Рисунок 2 – Интерфейс «Планирование аудита. Гибкая настройка»

Рисунок 3 – Интерфейс «Ответ на чек-лист»Ответ на чек-лист

Рисунок 4 – Отчет в Excel

Рисунок 5 – Сводные результаты аудита по всем объектам аудита в Word

Выгоды от использования GRAIT Audit

Выгоды от использования ПО «GRAIT Audit» представлены на рис. 6. Использование ПО GRAIT Audit позволяет:

• повысить качество процесса за счет минимизации ошибок при работе с ПО, грамотного планирования проведения аудитов, автоматического расчета оценок аудита, понятного интерфейса отчетов, осуществления контроля в режиме онлайн;
• минимизировать издержки за счет оптимизации расходов на привлечение сторонних аудиторов (до 80%), сокращения времени на подготовку чек-листов (до 90%) и формирование отчета (до 70%), оптимизации прочих затрат (от 30% до 99%);
• сэкономить время на планирование аудита (>60%), проведение аудита (>75%), подготовку отчета (>90%), выгрузку отчета (до 99%).

Рисунок 6 – Выгоды от использования ПО GRAIT Audit

Источник: www.iksystems.ru

Аудит программ 1С

Как и когда наиболее эффективно произвести реорганизацию оргструктуры и бизнес-процессов предприятия?

• Произошел резкий рост объемов предприятия.
• Создано или выделено новое направление деятельности.
• Необходимо упростить оргструктуру в связи с закрытием одного из направлений деятельности.
• Бизнес или часть бизнеса готовится к продаже. Требуется максимальная прозрачность сделки.

Как оценить, насколько эффективны текущие бизнес-процессы компании?

Системная оптимизация бизнес-процессов возможна только, если процессы формализованы.

Для анализа эффективности предприятия в рамках внутреннего аудита мы проводим описание бизнес-процессов в формате «как есть».

Результатом является «карта» предприятия, опираясь на информацию из которой, можно будет принимать взвешенные решения по оптимизации бизнес-процессов.

Как снизить зависимость от сотрудников ? Как избежать внутренних конфликтов?

• Формализацию и описание текущих бизнес-процессов.
• Оптимизацию бизнес-процессов.
• Внедрение ряда регламентов, направленных на контроль качества внутренних процессов.

На что сотрудники тратят свое рабочее время ? Сколько времени на самом деле занимают рабочие вопросы? Какие именно задачи отнимают больше всего времени?

Без ответа на эти вопросы невозможно измерить эффективность не только отдельно взятых сотрудников, но и всего оцениваемого подразделения.

Формализация точного перечня реальных задач, которые на самом деле стоят перед вашими сотрудниками, поможет более эффективно ставить цели и строить планы.

Работы в составе внутреннего аудита

В рамках услуги внутреннего аудита мы оцениваем предприятие или отдельно взятое подразделение на предмет эффективности бизнес-процессов и их соответствия типовому функционалу программных продуктов 1С.

Описание оргструктуры и бизнес-процессов предприятия или отдельного подразделения в формате «как есть».

Наши специалисты проводят интервью с ключевыми сотрудниками и создают «карты» деятельности предприятия, на которых формализуются текущие бизнес-процессы.

Карты представляют из себя блок-схемы бизнес-процессов, разбитые по отделам или областям деятельности.

Далее на эти карты наносятся выявленные проблемы. Выделяются участки, которые требуют внимания.

Исследование загрузки персонала — оценка эффективности использования рабочего времени, выделение наиболее трудоемких задач.

При исследовании процессов предприятия наши эксперты делают фотографию рабочего времени ключевых участников бизнес-процессов.