Как проводить обследование бизнес процессов

Что такое предпроектное обследование

Предпроектное обследование – это этап, без которого не провести автоматизацию предприятия. Чтобы понять, как правильно провести предпроектное обследование предприятия, нужно сначала разобраться в том, что это такое и для чего нужно. Под предпроектным обследованием обычно понимают изучение бизнес-процессов предприятия, на котором необходимо провести автоматизацию. В процессе анализируется то, что есть на данный момент, а полученные данные позволяют наметить объем предстоящих работ.

Задача предпроектного обследования

Задача этого этапа — получить наиболее полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать за разумный срок, чтобы дать максимально точную и обоснованную оценку состава, сроков и стоимости дальнейших работ. Детальное изучение бизнес-процессов предприятия и выяснение основных проблем, которые планируется решить с помощью системы автоматизации, позволят максимально точно удовлетворить требования Заказчика, не затягивая сроки внедрения и придерживаясь утвержденного бюджета.

Как проводить описание бизнес-процесса?

Важность предпроектного обследования для Заказчика

• получить подробное описание существующих на предприятии бизнес-процессов;
• оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы существующим бизнес-процессам;
• уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации до инициации проекта;
• уточнить возможные доработки предлагаемой системы под индивидуальные особенности бизнеса
• оценить ресурсы, необходимые для внедрения системы и заранее спланировать возможность выделения этих ресурсов;
• оценить возможные риски, которые могут повлиять на работу предприятия;
• оценить возможность выполнения части работы по внедрению собственными силами для экономии бюджета.

Важность предпроектного обследования для Исполнителя

Для Исполнителя предпроектное обследование дает возможность:

• уточнить реальные ожидания Заказчика и привести их в соответствие с реальным функционалом внедряемой системы до инициации проекта;
• уточнить сроки внедрения системы и количество ресурсов, необходимых для реализации проекта;
• выявить все особенности бизнеса Заказчика, чтобы учесть их при конфигурировании системы;
• уменьшить риск выполнения незапланированных работ;
• определить и минимизировать вероятные риски, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения;
• получение данные, необходимые для обоснования количества лицензий и структуры проекта;
• установить контакт с исполнителями со стороны Заказчика, что в дальнейшем послужит эффективной совместной работе в ходе внедрения.

Что можно узнать в результате проведения предпроектного обследования

В результате грамотного проведения предпроектного обследования фактически решается ряд задач по выбору методов реализации проекта, по уточнению окончательного бюджета проекта и срока его реализации и т.д. Результат фиксируется в отчете, который включает в себя:

Реестр бизнес-процессов. Аудит бизнес-процессов

• описание и оценка существующих бизнес-процессов заказчика;
• список основных задач, которые предполагается решить с помощью автоматизации компании;
• уникальные особенности бизнеса заказчика, которые нужно учесть при внедрении системы;
• описание системы документооборота на предприятии;
• оценка возможных рисков при реализации проекта с указанием возможных мер по минимизации данных рисков;
• описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы с помощью функционала внедряемой системы, поэтому потребуют доработки системы;
• количество рабочих мест, подлежащих автоматизации;
• предполагаемый бюджет проекта.

Как научиться правильно проводить предпроектное обследование

Для того, чтобы научиться правильно проводить предпроектное обследование, нужно учиться у профессионалов с большим практическим опытом в данной сфере.

20 декабря в 12:00 МСК CORS Academy будет проводить вебинар-практикум “Технологии предпроектного обследования”, на котором будут разбираться различные подходы к проведению предпроектного обследования, достоинства и недостатки каждого подхода, технологии проведения и многое другое, при этом весь материал будет представлен на примере реальных кейсов.

Для кого будет полезен вебинар-практикум

• руководителей IT проектов;
• IT аналитиков;
• руководителей IT компаний и подразделений;
• менеджеров по продаже IT проектов.

Спикеры вебинара-практикума

Вебинар-практикум “Технологии предпроектного обследования” будут вести эксперты с большим опытом практической деятельности внедрения проектов разного масштаба:

Илья Отькало, CEO, owner CORS Academy, автор Курса аналитика 1С “Технологии предпроектного обследования”, на котором будут разбираться различные подходы к проведению предпроектного обследования, достоинства и недостатки каждого подхода, технологии проведения и многое другое, при этом весь материал будет представлен на примере реальных кейсов.

Как правильно провести предпроектное обследование

• ← Вебинар-практикум «Технологии предпроектного обследования» 20.12.22 в 12:00 МСК
• “Курс аналитика 1С” сертифицирован компанией 1С! →

Источник: cors.su

«система». Лекция автоматизированные экономические информационные системы

Единственный в мире Музей Смайликов

Самая яркая достопримечательность Крыма

Скачать 0.87 Mb.

ЛЕКЦИЯ 7.

МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.

Моделирование бизнес-процессов является важной составной частью проектов по созданию крупномасштабных информационных систем. Отсутствие таких моделей является одной из главных причин неудач многих проектов.

Экономическая информационная система предназначена, как известна, в первую очередь, для решения проблем бизнеса. Требования к ней формируются на основе бизнес-модели данного бизнеса. Модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение.

На сегодняшний день в моделировании бизнес-процессов преобладает процессный подход. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.

Но прежде чем моделировать бизнес-процессы, их необходимо детально описать на основе достоверной и непротиворечивой информации. Для этого и предназначена методика проведения обследования бизнес-процессов. Она применяется на стадии предпроектного обследования и позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре предприятия, его бизнес-процессах, причем, вне зависимости от области деятельности и дальнейших методов оптимизации.

Классификация бизнес-процессов.

Основная цель бизнес-процесса – преобразование входящего массива данных (информации, документов) и ресурсов (материальные, финансовые, людские), необходимых для реализации процесса, в результат (продукцию) процесса. Основными составляющими элементами бизнес-процесса является совокупность подпроцессов, работ, операций, осуществляемых над входами для получения выходов.

Существуют первичные и вторичные входы и выходы процесса. Первичные входы поступают на начало процесса. Вторичные входы появляются в ходе реализации процесса на составляющих его подпроцессах. Первичный выход – это прямой, запланированный результат реализации процесса. Вторичный выход – это побочный продукт процесса, не являющийся его главной целью

Процесс осуществляется с помощью определенного механизма и производится для того, кто потребляет результат процесса, т.е., является клиентом процесса.

• Входящий массив данных (информация, документы и т.п.) и ресурсов (материальные и нематериальные активы);
• Результат бизнес-процесса;
• «Владелец»бизнес-процесса: объект (компания, подразделение, сотрудник), отвечающий за данный бизнес-процесс;
• Механизм реализации;
• Производительность– отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
• Длительность – время, которое необходимо для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и его завершением.
• Стоимость процесса – это совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для однократного выполнения процесса.
• Контрольные показатели эффективности бизнес-процесса, выражающиеся количественными величинами. Количественные показатели эффективности во многом зависят от специфики деятельности предприятия.

• Результативность- описывает соотношение полученного результата и того, чего хотят или ожидают заказчики.
• Адаптируемость- свидетельствует о том, насколько хорошо процесс способен реагировать на изменения в окружающей среде.

Основные бизнес-процессы – непосредственно ориентированы на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия.

К ним относятся: производственные процессы; материально-техническое обеспечение деятельности предприятия; материально-техническое обеспечение сбыта; маркетинг и продажи; обслуживание; закупки.

Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.

К ним относятся: поддержание инфраструктуры фирмы (общее управление, планирование, финансирование, бухгалтерский учет, юридическое обеспечение);

Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.

К ним относятся: стратегическое управление (разработка видения и миссии, концепции бизнеса, целей и структуры организации);

Развитие технологий (совершенствование процесса или продукта, НИОКР, дизайн);

Этапы методики

1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.

2. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения.

3. Детальное обследование бизнес-процессов.

1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.

Цель этапа.

Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности.

Содержание работ.

• документы, определяющие функционирование организации в целом;
• документы, определяющие направления ее деятельности;
• документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления;
• стратегический план (план развития) организации.

Результат.

• Общие принципы функционирования организации.
• Направления деятельности.
• Правила взаимодействия с внешними организациями.
• Перечень основных бизнес-процессов.

2. Обследование деятельности автоматизируемого подразделения.

Цель этапа.

Выявить общую структурную схему бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений.

Содержание работ.

2.1. Предварительный запрос информации о функционировании подразделений.

Цель шага – подготовить сотрудников организации к проведению обследования бизнес-процессов подразделений и структурировать основной объем информации, связанный с общими условиями функционирования подразделений.

1. Название подразделения.
2. Документы, определяющие условия работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы и т.п.).
3. Функции подразделения.
4. Документы других подразделений (отчеты, справки, заказы, заявки и т.п.), поступающие в данное подразделение, необходимые для его работы.
5. Документы, появляющиеся в результате работы подразделения, которые используются в других подразделениях, передаются поставщикам, клиентам или архивируются.

2.3. Составление отчета.

1. Структура организации.
2. Классификация бизнес-процессов.
3. Описание деятельности подразделений:

1. название подразделения;
2. документы, регламентирующие деятельность;
3. выполняемые функции;
4. входящие документы;
5. исходящие документы;
6. ревизия имеющихся организационных документов;
7. результаты деятельности подразделения.

Выполнение этого шага позволит определить на начальных стадиях обследования возможные неточности в представлении устройства организации сотрудниками, проводящими обследование, а также выявить действительную картину работы организации, возможно, искаженную в представлении ее сотрудников. Уточнение должно выполняться по данным составленного отчета и проводиться в виде интервью, определяющего возможные неточности. Для повышения эффективности проведения интервью отчет может быть выслан сотрудникам организации заранее для предварительного изучения.

2.5. Корректировка отчета, составленного в п. 2.2.

Результаты выполнения этапа должны быть внесены в отчет, построенный по структуре приведенной в пункте 1.2.2.

• Отчет о деятельности подразделений.
• Положение о классификации бизнес-процессов, систематизирующее информацию о бизнес-процессах.

3. Детальное обследование бизнес-процессов.

Цель этапа.

Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.

Содержание работ.

1. Запрос данных о выполнении бизнес-процессов.

Запрос данных производится у владельца процесса в виде интервью по каждому бизнес-процессу с использованием формы, приведенной в приложении 2. Последовательность действий выполнения бизнес-процессов (пункт 10 запросной формы) фиксируются на отдельном листе.

1. Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции

2. Документы, отчеты, запросы, справки и т.п., необходимые для выполнения функции. Их источники;

3. Документы, отчеты, справки, формируемые при выполнении функции. Их получатели;

4. Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции;

5. Материалы и другие материальные ценности, необходимые и потребляемые при выполнении функции;

6. Материалы и другие материальные ценности, получаемые в результате выполнения функции;

7. Степень важности процесса в рамках работы подразделения (А – очень важный, В – средней важности, С – практически неважный)

• насколько критичны:

• кардинально влияют на общую деятельность организации;
• влияют на функционирование отдела;
• не значительны;

10. Последовательность действий выполнения процесса.

2. Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов.

1. Название бизнес-процесса.
2. Условия начала выполнения бизнес-процесса.
3. Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники.
4. Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели.
5. Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса.
6. Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
7. Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
8. Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7).
9. Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании.
10. Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса.
11. Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса.
12. Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.

• схема организационной структуры (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между отделами — иерархические и функциональные);
• принципиальная схема бизнес-процесса (схематическое изображение основных элементов бизнес-процесса);
• иерархическая схема бизнес-процессов (понимание структуры и связей во всей системе)
• общий обзор процессов и схема подразделения (описание модели отношений в рамках данного процесса — включая подразделения, конкретных специалистов);
• общая схема процесса (описание компонентов, входящих в бизнес-процесс — основа для последующей маршрутизации);
• детальная схема процесса (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов);
• схема инструкций (предназначена для сотрудников организации — что должны выполнять и каким правилам следовать)
• схема управления формами (использование и маршрутизация форм документов в рамках бизнес-процесса — детальное представление действий для каждой формы в хронологическом порядке);
• схема обращения форм (поток форм документов в соответствии со структурными единицами и отделами);
• бухгалтерская диаграмма (дает представление о системе обработки данных бухгалтерского учета компании).

Формализованные данные о последовательности выполнения бизнес-процессов, с указанием соответствующего ему документооборота должны быть согласованы с сотрудниками заказчика. Согласование должно проводиться в виде интервью с возможным предварительным представлением материалов по почте.

Полученные уточнения должны быть внесены в описание бизнес-процессов, после чего согласование должно повториться.

4. Разработка положения по организации документооборота в подразделениях.

Положение по организации документооборота в подразделениях состоит из следующих документов:

• Номер (код) документа
• Наименование документа
• Откуда приходит документ
• Куда уходит
• Информация, документы, используемые при формировании документа
• Операции, выполняемые над документом
• Ответственный за выполнение операций над документом

• Номер документа
• Наименование документа
• Тип документа (Внутренний/внешний; Входящий/исходящий; транзитный)
• Частота документа за временной период
• Ответственный за документ (сотрудник или отдел)

• Номер формы
• Наименование формы (классы документов)
• Поля формы
• Обязательные для заполнения поля
• Типовая форма (ссылки на образец и шаблон)

• Номер формы
• Наименование формы
• Код документа

Результат.

Положения по бизнес-процессам.

Положение по документообороту.

Источник: topuch.com

Предпроектное обследование в рамках внедрения СЭД: интервьюирование и анкетирование

Автор, ответственный за внедрение СЭД со стороны заказчика на мясоперерабатывающем заводе, объясняет, с чего лучше начать: как провести интервьюирование и анкетирование руководства и ключевых специалистов завода. Вы узнаете, на какие вопросы удается получить ответы. Опубликован пример анкеты, которой сможете воспользоваться и вы. Даны практические советы по взаимодействию с живыми людьми в процессе получения от них информации, а также по анализу полученных сведений.

В настоящее время наблюдается бурное развитие и внедрение информационных технологий не только в госорганах, но и на многих российских предприятиях, и от того, каким будет подход к внедрению СЭД, насколько он будет грамотно спланирован, зависит успех самого внедрения.

Вместе с ростом бизнеса увеличивается и объем бумажной документации. А когда количество обрабатываемых документов превышает пороговое значение, процессы работы с документами выходят из-под контроля, перестают быть управляемыми и, как следствие, начинают тормозить развитие предприятия, тогда и приходит понимание важности внедрения СЭД. В этот момент многие предприятия сталкиваются с проблемой под названием «с чего начать».

Процесс внедрения СЭД в успешной мировой и отечественной практике включает в себя следующие этапы:

1. Информационное обследование.

1. Интервьюирование.
2. Анкетирование.

Почему не обойтись без информационного обследования?

• получить более четкий «портрет» организации: ее миссия, направления деятельности; структура предприятия; функции подразделений (и их взаимодействие), заложенные в положениях о структурных подразделениях; основные бизнес-процессы;
• определить общее состояние организации делопроизводства на предприятии;
• определить информационные и документационные потоки (в т.ч. виды используемых документов);
• выявить и учесть риски и способы их преодоления при внедрении системы;
• определить цель внедрения;
• определить задачи и функции, которые в последующем СЭД должна будет выполнять;
• определить пользователей СЭД;
• узнать и описать существующие бизнес-процессы (подлежащие автоматизации) и др.

Получить ответы на перечисленные вопросы можно путем самостоятельного изучения общей информации об объекте внедрения СЭД. Это помогает подготовиться к интервьюированию руководства и ключевых специалистов. А анализ результатов интервью поможет вам разработать анкету с более детальными вопросами для более широкого круга лиц. Таким образом, каждый этап обследования позволяет погружаться в проблему все глубже и получать на выходе все более детальное описание задачи.

Только поняв реальные потребности предприятия, можно определить, какие функции должна выполнять СЭД. Тогда ее появление сможет оптимизировать труд людей и они не станут воспринимать ее как пятое колесо телеги.

К моменту начала проведения обследования наш мясоперерабатывающий завод имел группу территориально-распределенных офисов, сложную структуру предприятия и большой объем бумажного документооборота, что привело к разрозненному неконтролируемому документообороту, нарушению сроков согласования и исполнения, а также к потере документов.

С ростом объемов производства и увеличением задач, решаемых нашим предприятием, количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой, только росло, возросла и роль исполнительской дисциплины. В связи с выходом мясоперерабатывающего завода на новый уровень руководством предприятия было решено внедрить систему электронного документооборота (СЭД), позволяющую автоматизировать не только работу с организационно-распорядительными документами (приказы, переписка и т.п.), но и некоторые бизнес-процессы, сопровождаемые обработкой и исполнением документов.

Для этой цели была сформирована команда из специалистов ключевых структурных подразделений предприятия. Руководителем этого проекта была назначена заместитель директора по ДОУ – автор данной статьи.

Интервьюирование

Нами было решено внедрять СЭД поэтапно. Первым «видимым» для коллектива этапом информационного обследования было проведение интервьюирования 1 – опроса первой линейки руководителей и основных участников бизнес-процессов, которые будут работать в СЭД, т.е. будут являться ее пользователями. В обязательном порядке в это обследование должны входить руководители и предметные специалисты заинтересованных структурных подразделений, которые смогут высказать свои пожелания и замечания.

Перед началом данного этапа заместителем директора по ДОУ были подготовлены вопросы, ответы на которые могли бы дать представление о проблемах в организации работы с документами.

Был составлен список будущих респондентов, куда вошли около 30 человек (это руководители подразделений, их замы и специалисты, ответственные за создание документов, визирующие, подписывающие и утверждающие их). С каждым договаривались об отдельной встрече, во время которой сначала излагалась цель личной беседы, а дальше шел диалог, «программой» которого служил заранее подготовленный список тезисов и вопросов (см. Пример 1). Для удобства проведения и анализа интервью можно записывать разговор на диктофон. Но участнику опроса лучше не знать, что происходит запись, потому что при виде диктофона большинство людей теряются.

Пример 1. Заготовка для проведения интервью в рамках обследования мясоперерабатывающего завода для внедрения СЭД

При встрече с каждым респондентом заместителем по ДОУ в начале разговора были подробно изложены:

«Обследование состояния делопроизводства и документооборота, понимание существующих бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы и деятельность которых сопровождается обработкой и исполнением документов».

2. Для чего нашему предприятию нужно внедрение СЭД:

«Назначение СЭД – качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами».

3. Какие преимущества дает СЭД, например:

Далее были заданы примерно следующие вопросы:

1. Какие проблемы у Вас возникают в работе с документами?
2. Что бы Вы хотели улучшить, усовершенствовать, изменить в организации работы с документами?
3. Как быстро и качественно происходит доставка документов?
4. Где находятся, на Ваш взгляд, слабые участки, из-за которых возникают проблемы в работе с документами?
5. Удобны ли в работе существующие бланки документов?
6. Какое время затрачивается на обработку одного документа? Этот вопрос следует задать применительно к каждому виду документов, массово присутствующему в бизнес-процессах организации.
7. Каков объем документооборота на Вашем участке работы?

На процессе проведения интервью сказалась занятость участников опроса, что отразилось на сроках его проведения, а также продемонстрировало недооцененность важности проекта со стороны сотрудников.

В качестве результата анализа собранных в ходе интервью сведений была сформирована таблица, показанная в Примере 2. Она помогла структурировать полученную информацию и сделать необходимые выводы, которые хорошо отражаются в ней.

Пример 2. Систематизация сведений, полученных в ходе интервью

• управление договорами;
• согласование счетов на оплату;
• согласование организационно-распорядительных документов:
• контроль исполнения поручений (резолюций).

Интервьюирование позволило подготовить почву для анкетирования, которое предполагает большую точность в предоставлении ответов на вопросы.

Анкетирование

Целью анкетирования было получение более детальных (точных) сведений о текущем состоянии документооборота и делопроизводства на предприятии. Участниками анкетирования были руководители структурных подразделений и предметные специалисты, которые потом должны стать пользователями СЭД. Анкетирование проводилось заочно, что подразумевало заполнение анкеты при отсутствии исследователя.

Анкета состояла из трех частей (см. Пример 4):

1. Вводная часть – главная ее задача была побудить респондента дать ответы на поставленные вопросы. Описывалась цель и задачи исследования, значимость роли респондента; инструкция по заполнению анкеты.
2. Основная часть, содержащая вопросы с простыми формулировками, а их полнота и количество зависят от желаемой цели (вопросы в образце анкеты из Примера 4 являются рекомендательными и могут отличаться от оптимальных вопросов для обследования вашего предприятия, вы можете их использовать как стартовый образец для разработки собственной анкеты).
3. Заключительная часть – здесь респонденту давалась гарантия конфиденциальности высказанного им мнения; выражалась благодарность за участие в исследовании.

По желанию респондента анкета распечатывалась и вручалась ему лично либо отправлялась на его электронную почту. Форма анкеты была составлена так, чтобы респонденту было удобно заполнять ее прямо в word`овском файле.

Если анкета направлялась в виде word`овского файла, то в теле электронного письма получатель сначала видел сопроводительный текст (все контактные данные в примере вымышленные):

Пример 3. Сопроводительный текст и тема электронного письма при отправке анкеты в виде вложенного файла по e-mail

Пример 4. Анкета для проведения обследования предприятия перед внедрением СЭД

Источник: delo-press.ru