Как расшифровывается bpm управление эффективностью бизнеса

Цифровая эпоха меняет правила выхода компании на рынок, снижает барьеры. В результате возрастает конкуренция между компаниями, которая вынуждает их искать, и внедрять инновационные стратегии и процессы в управлении, чтобы занять лидерские позиции в своей отрасли.

ВРМ может служить основой для достижения желаемых результатов и конкурентного преимущества. Каждый бизнес процесс (business process) имеет значение и нуждается в управлении. Программное обеспечение по управлению business process не только решает задачу повышения операционной эффективности компании, а также становится жизненно важным для роста компании получения необходимого вам преимущества.

Описание ВРМ систем

BPM — это инструмент, который позволяет разбить основные элементы бизнеса: задачи и действия. Благодаря ВРМ-системе видно, как продукт или услуга трансформируются по мере прохождения последовательности процессов в компании, часто почти в режиме реального времени.

BPM-системы фокусируются на улучшении корпоративной деятельности за счет контроля бизнес-процессов. Когда business четко понимает, как она производит свою ценность / продукты (в частности бизнес процессы производства), она может стратегически оптимизировать структуру своей деятельности.

Вебинар «Как повысить эффективность бизнеса с помощью BPM-системы на примере лизинговой компании»

Благодаря предметному анализу рабочих алгоритмов компании расширению их структуры становится легче выявлять возможности для улучшения и автоматизации бизнес-процессов, постоянного создания более высокой стоимости, а также устойчивого роста. В основе системы BPM лежит повышение прозрачности, коммуникации и вовлеченности любой организации при выполнении процессов. Конечным результатом внедрения таких систем является оптимизация производительности бизнес-процессов, а также прибыли.

При управлении анализируется каждый шаг, рассматривается по отдельности и включается анализ того, как различные процессы влияют друг на друга. Идея состоит в том, чтобы вначале получить полное представление о текущем состоянии всех process. Следующий шаг в управлении — выявить /определить, где можно улучшить или оптимизировать эти процессы.

Конечная цель — вывести бизнес на новый уровень, повысить эффективность и прибыльность компании.

Из чего состоит BPMS

Система управления бизнес процессами включает в себя четыре базовых компонента:

• Готовый механизм для работы с системой — надежный интерфейс для моделирования и выполнения приложений на основе процессов, включая бизнес-правила.
• Бизнес-аналитика — платформа оптимизирует процесс обнаружения бизнес-проблем, позволяет выявлять тенденции и возможности с помощью отчетов и информационных панелей, соответствующим образом реагировать на получаемые данные.
• Электронный документооборот — предоставляет систему хранения и защиты электронных документов, изображений и других файлов.
• Инструменты BPM-системы для совместной работы — платформа помогает в стирании коммуникационных барьеров с помощью динамических рабочих пространств, чатов и тд.

Кому необходима BPM-система

Использовать системы управления бизнес-процессами могут производственные предприятия, крупный бизнес, поставщики услуг, интернет-магазины. Больше всего продукты BPMS востребованы в банковской отрасли. Платформа может использоваться при организации front-офисных процессов, для управления инцидентами и обращениями, для запуска линий розничного кредитования.

Как повысить эффективность бизнеса с помощью BPM системы

Примеры управления бизнес-процессами с помощью BPM-системы:

• Регистрация обращения и направление пользователя к оператору — автоматическое считывание данных системой, регистрация заявки в системе, назначение ответственного по решению вопроса.
• Заявка на отпуск от сотрудника — регистрация обращения в системе, направление руководителю для визирования, затем — в отдел кадров и бухгалтерию.
• Процесс формирования системой заказа на поставку в сфере логистики.
• Процессы обработки системой обращений в МФЦ и направления результатов по почте.

Это пример типичных бизнес-процессов для большинства компаний, где на ежедневной основе обрабатываются сотни заявок и обращений. Благодаря внедрению BPM-системы и автоматизации БП (business process) работа с обращениями ускоряется и у сотрудников освобождается больше времени на работу с интеллектуальными задачами.

Как выбрать BPM систему

Выбирая BPM-решения для управления бизнес-процессами, необходимо обратить внимание на следующие параметры платформы:

• удобство администрирования, управления и кастомизации;
• инструменты графического моделирования бизнес-процессов;
• преднастроенные шаблоны бизнес-процессов;
• наличие разных типов заданий в системе «человек-человек»;
• удобство интерфейса системы для пользователя;
• возможность корректировки задач и процессов, в том числе оперативное вмешательство в процессы;
• инструменты BPM-сервиса для мониторинга и информирования в режиме реального времени, уведомление о любых отклонениях от стандартных показателей процесса;
• возможность развивать систему при помощи встроенных в архитектуру инструментов;
• современная архитектура системы, поддерживающая высокую производительность и предоставляющая возможности для масштабирования системы;
• функционал BPM-решения для обработки большого количества процессов, в том чисел динамических, длительных, разветвленных.

Для начала определите до пяти ключевых бизнес-процессов и постройте их модели, определив все важные характеристики. После этого проанализируйте, какие из ИТ-систем используются в ходе выполнения описанных бизнес-процессов. Работать с BPM-системами будут многие специалисты и несколько отделов, поэтому разумно пообщаться с топовыми менеджерами, руководителями подразделений и ИТ-специалистами, чтобы узнать, какие есть запросы и требования к сервису для управления процессами.

Прежде, чем приступите к выбору BPM-системы для автоматизированного управления бизнес-процессами, составьте четкий список требований относительно функционала и различных опций для платформы. На этом этапе поставьте себе вопросы:

• Как решения этой систему будут интегрироваться с уже существующей инфраструктурой в организации и уже внедренными технологиями по управлению БП?
• Кто будет поддерживать работу системы после ее внедрения?
• Будет компания использовать облачную или локальную систему? Какой вариант предпочтительнее для повышения эффективности бизнес-процессов?

Для знакомства с функционалом платформы можно запросить у разработчиков демоверсию BPM-системы. В качестве пилотного образца для тестирования business process management можно использовать один бизнес-процесс. Вы сразу увидите, насколько гибко провайдер учитывает особенности вашей организации.

Системы управления бизнес-процессами отличаются подходом, гибкостью и ценообразованием, но большинство систем поддерживают плюс-минус похожие базовые функции. Поэтому лучше всего искать management для ПБ или платформу, которая будет эффективнее всего взаимодействовать с уже существующими системами в компании, будет удобной для сотрудников и сможет соответствовать специфическим требованиям бизнеса.

В чем разница между BPM и BPMS

Различия очевидны, по сути, BPM — это метод, техника или способ действия, а BPMS — это набор технологий, помогающих создавать программные приложения для управления бизнес-процессами и их автоматизации.

Business Process Management System помогает компаниям определить шаги, необходимые в управлении для выполнения бизнес-задачи, а затем оптимизировать или улучшить, чтобы сделать их более эффективными.

С помощью программного обеспечения BPM, бизнес-процессы компании оцифровываются. Это гарантирует создание точных задач и формирование инструкции по выполнению каждой из них, рекомендации по срокам исполнения и тд. А благодаря работе BPM системы можно гарантировать правильность завершения работ.

Как BPMS помогает управлять бизнес-процессами

В тот момент, когда вы захотите внести изменения в систему, все, что вам нужно сделать, это войти в программное обеспечение и произвести прямо там необходимые действия. Сотрудник, имеющий отношение к этому сегменту работ, уведомляется об изменениях, новый алгоритм применяется автоматически.

Практически в каждом решении BPM систем присутствуют следующие функции:

• Автоматизация процессов. Программное обеспечение автоматизирует обмен данными в системе между различными владельцами задач. Вместо того чтобы отправлять сотни электронных писем вручную, задачи назначаются автоматически.
• Моделирование. Планирование и выстраивание шагов, задач и любой другой важной информации онлайн.
• Отслеживание. Руководитель отдела получает собственную персонализированную панель управления, которая позволяет ему отслеживать сроки выполнения задач, чтобы не пропустить дедлайн или вовремя выявить есть ли какие-либо узкие места.
• Мониторинг KPI. Вместо того чтобы использовать электронную таблицу Excel для мониторинга, система по управлению сделает это за вас.

В свою очередь, упростить выполнение бизнес процессов, позволяет объединение двух подходов, разработка с Low-code и управление отдельными бизнес-процессами (ВРМ). Платформы разработки приложений Low-code используют настраиваемые инструменты на основе графического интерфейса пользователя, что приводит к снижению сложности проектирования BPM систем.

Преимущества и недостатки BPMS

Какие плюсы получает бизнес от использования ВРМ системы:

• Переход к процессному типу управления бизнес процессами и полной автоматизации большинства business process management. Результат — повышение эффективности и скорости работы компании.
• Использование графических нотаций BPMN для детального анализа и улучшений процессов в компании.
• Максимальная детализация действий ИТ-систем и разработчиков для получения наилучшего результата.
• Четкая регламентация всех действий и контроль за исполнением сроков. Результат — снижение влияния человеческого фактора

Минусы ВРМ системы:

• Статичность бизнес-процесса — сложности с корректировкой исполнителем.
• На стадии планирования возможны неточности, которые приводят к ошибкам.
• Внедрение ВРМ систем может негативно сказаться на инициативности сотрудников, так как создается ощущение, что все налажено и ничего не нужно контролировать. Поэтому так важно получать обратную связь от всех участников.

Внедрение BPM системы

Начните со встречи с основными заинтересованными сторонами — руководителями компании. Никакая организационная трансформация не будет эффективной без поддержки основных заинтересованных сторон. Для перехода к автоматизации бизнес-процессов вам понадобится помощь ключевых руководителей.

Следующий шаг, оценка существующих бизнес-процессов в компании, выявление центральных и второстепенных процессов. После внутреннего аудита можно приступать к разработке схемы вашего BPM. Визуально наметьте последовательность событий, необходимых для достижения желаемой цели.

Когда есть четкое понимание структуры бизнеса и взаимосвязь задач, можно приступать к запуску. Используя интеллектуальный конвейер (КСК.ИК) вы можете применять готовые алгоритмы, выбрав из трех различных сценариев подходящий под ваши задачи.

Сценарий А — специализированная ВРМ. Позволяет произвести автоматизацию главных business-процессов компании от А до Я.

Сценарий Б — законченное ВМР-решение класса СУУ (ITSM). В данном сценарии вы сможете построить приложение под систему управления услугами. Эффективно реализовывать услуги с возможностью обработки данных с аналитикой и отчетностью.

Сценарий B — интегрированное ВМР-решение. Позволяет разобрать всю деятельность компании в виде сквозных процессов или автоматизировать только отдельные направления автоматизации. BPM органично встраиваются в имеющуюся ИТ среду компании, не вытесняя компоненты текущей инфраструктуры компании.

Связывает все инструменты управления процессами компании в единое целое, обеспечивает связь, а также передачу данных между имеющимися специализированными системами организации.

Low-code платформа класса BPM Интеллектуальный конвейер (КСК.ИК) это:

• Единая среда для разработки и исполнения приложений.
• Быстрая реализация приложений за счет механизмов Low-code.
• Открытая архитектура, встраивание в среду компании.
• Жесткость и гибкость в управлении бизнес-процессами.
• Коммуникация участников процессов с помощью чата.
• Поддержка мобильных устройств.

Интеллектуальный конвейер (КСК.ИК) может служить идеальным стартовым инструментом, который поможет вам оцифровать свой бизнес и управлять различными бизнес-процессами. Гибкость и адаптируемость продукта делают его пригодным для широкого спектра отраслей. Это может стать отличной инвестицией для получения немедленной и долгосрочной выгоды для компании!

Узнать подробнее об особенностях внедрения BPM систем управления бизнес процессами и подобрать свой сценарий для успешной автоматизации ваших бизнес-процессов вы можете, перейдя по ссылке.

Узнать подробнее об особенностях внедрения BPM систем управления бизнес процессами и подобрать свой сценарий для успешной автоматизации ваших бизнес-процессов вы можете, перейдя по ссылке.

Источник: www.kck.ru

Что такое BPM или опасайтесь недобросовестной рекламы

В России становится все больше компаний, которые предлагают отечественным заказчикам ПО класса Business Performance Management (BPM, управление эффективностью бизнеса). Но все ли системы на самом деле обеспечивают комплексную автоматизацию технологий управления компанией? Цель статьи — расставить точки над «i» и развенчать заблуждения, скопившиеся вокруг систем автоматизации управления корпоративного масштаба — систем BPM.

История познавательной деятельности человечества показывает, что становление нового неизбежно сопровождается ошибками, неправильными логическими построениями и ложными теориями. В прошлом можно назвать даже целые научные столетия, когда неверные положения принимались за истину. В области современных информационных технологий заблуждения и крайности часто становятся препятствием на пути к адекватному восприятию передовых программных разработок.

Нет ничего удивительного в том, что мнения и оценки относительно молодой и «модной» сегодня темы автоматизации технологий корпоративного управления часто грешат против истины. Заблуждения обусловлены сложностью выбранной области автоматизации, относительной ограниченностью информации и путаницей, которую вносят сами разработчики, стремящиеся занять свое место на только формирующемся рынке управленческого программного обеспечения. Безобидная, на первый взгляд, подмена в терминологии, обозначении целей и решаемых задач и др., в результате может обернуться неверным выбором средств автоматизации одной из важнейших областей бизнеса.

Четыре стадии развития ПО управления компанией

Итак, какие задачи решают системы Business Performance Management, и какое место они занимают среди другого ПО автоматизации бизнес-процессов?

Для ответа на этот вопрос воспользуемся материалами отчета Best Practices in Business Performance Management: Business and Technical Strategies (Успешный опыт управления эффективностью бизнеса: бизнес и технические стратегии) Международного Института исследования Хранилищ данных (The Data Warehousing Institute, TDWI). Авторы отчета, подготовленного летом 2004 года, позиционируют BPM-системы, анализируя общую схему развития ПО для автоматизации бизнес-процессов за последние двадцать лет (см. перевод схемы на рис.1).

Рис.1 Схема развития ПО для автоматизации бизнес-процессов

Проследим за представленной на схеме TDWI логикой развития автоматизированных систем поддержки бизнеса. Сначала появились системы автоматизации бэк-офисных процессов, прежде всего, производства и бухгалтерского учета. Затем пришел черед фронт-офиса: продаж, услуг, маркетинга.

В конце двадцатого века организации перешли к автоматизации перекрестных процессов, затрагивающих работу несколько подразделений, внедряя технологии управления взаимоотношениями с клиентами — CRM, и технологии управления цепями поставок — SCM. И, наконец, вершина пирамиды, которую стали автоматизировать совсем недавно — это корпоративное управление. Для решения этой задачи в мире выделяют специальный класс программного обеспечения — BPM-системы.

Движение вверх по уровням пирамиды отражает постепенный переход от автоматизации оперативных бизнес-процессов к автоматизации стратегии управления бизнесом. Процессы на более высоких уровнях пирамиды контролируют процессы на более низких уровнях. Таким образом, BPM-системы предназначены для автоматизации стратегического планирования развития бизнеса и, одновременно, для поддержки тактического (или оперативного) управления бизнес-процессами на разных уровнях. Задача BPM-систем — помочь в реализации стратегических целей бизнеса в реальных условиях. Для этого они должны обеспечивать пользователя нужной информацией в нужное время, чтобы повысить эффективность управления оперативной деятельностью.

Россия: долго запрягаем, но быстро ездим

Периоды появления и формирования различных классов ПО, указанные на схеме TDWI, отражают мировой опыт и не совпадают со временем, появления тех или иных технологий и инструментов в отечественных компаниях. В области автоматизации бизнеса Россия традиционно отставала от своих западных коллег, хотя в последние годы мы постепенно наверстываем упущенное. Если разница для нижних уровней пирамиды ощутима (скажем, пик автоматизации бэк-офисных, учетных задач пришелся в России на 1992-1993 год, а в мире это произошло на 5-7 лет раньше), то для систем управления масштаба корпорации отставание составляет уже не более 2 лет.

В качестве времени появления в мире самостоятельного класса программного обеспечения для комплексной поддержки управленческих технологий TDWI обозначает начало XXI века. Однако в России и странах СНГ в 2000-2001 годах внедрений BPM-систем почти не было, они стали активно появляться в 2002 году. А сам термин «BPM» пришел на отечественный рынок еще позже, на рубеже 2003-2004 годов.

По нашим оценкам, в настоящее время в России, Украине и Казахстане насчитывается порядка 200 завершенных проектов по внедрению систем управления уровня корпорации, из них примерно треть — более 60 — выполнено для кредитных организаций. При этом темпы роста российского рынка BPM-систем опережают мировые.

Исследовательская компания Gartner по итогам 2004 года оценивает рост объемов продаж BPM-систем в мире на уровне 11%. В России международные аналитические компании пока не проводили аналогичные исследования, однако по данным Intersoft Lab, ведущего поставщика в этом сегменте рынка, в 2004 году рост объемов продаж BPM-систем «Контур» по России, Казахстану и Украине составил 28% в целом, а конкретно по банковскому сегменту — 34%. Количество контрактов на внедрение BPM-решений на платформе «Контур», заключенных в первые три месяца текущего года, в два раза превысило показатели за аналогичный период прошлого года. Таким образом, факты свидетельствуют о стабильной динамике роста спроса на BPM-решения в России и странах СНГ.

Три составные части BPM

Функциональная архитектура классической BPM-системы банка складывается из трех составных частей. Первая часть — Хранилище данных. Это базис BPM-системы. В нем консолидируется оперативная финансовая информация из различных автоматизированных модулей Головного офиса и филиалов организации, из дочерних компаний.

Вторая составляющая решения — набор инструментов для поддержки технологий управления предприятием: финансового планирования, управленческого учета, прогнозирования и т.д. Третья компонента BPM — средства OLAP для оперативной работы с деловыми данными, которые накапливаются в Хранилище.

Таким образом, BPM-системы нельзя назвать чем-то принципиально новым. Они объединяют известные управленческие технологии и программные решения, которые прежде применялись локально и решали задачи отдельных подразделений и пользователей.

В чем же преимущества и новизна BPM-подхода? Дело в том, что BPM-система предназначена для поддержки ПОЛНОГО ЦИКЛА управления компанией. Это значит, что инструменты BPM взаимосвязаны и обеспечивают исполнение четырех основных этапов управления эффективностью бизнеса (см. рис.2):

1 этап. Разработка стратегии. Цель первого этапа — выделение целевых показателей бизнеса и планирование количественных значений их метрик — KPI (Key Performance Indicators, ключевых показателей эффективности). Стратегическое планирование опирается на одну из методологий BPM, известную как BSC (BalancedScorecard, система сбалансированных показателей).

2 этап. Планирование. На втором этапе разрабатываются тактические планы для достижения поставленных стратегических целей. Ориентирами для разработки тактических (оперативных) планов становятся KPI. Основным инструментом оперативного планирования является бюджет.

3 этап. Мониторинг и контроль исполнения. Третий этап в цикле корпоративного управления — мониторинг и контроль исполнения бюджетных планов. Фактические значения по статьям управленческого учета вычисляются на основе собранных в Хранилище первичных данных. Для сравнения намеченных и достигнутых показателей бюджетов и KPI используются инструменты «план-фактного» анализа на основе технологии OLAP.

4 этап. Анализ и регулирование. На заключительном этапе стратегические планы корректируются в соответствии с реальными условиями работы банка. Для планирования изменений используются инструменты прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации. В итоге цикл корпоративного управления — между выбранной банком стратегией и ее практической реализацией — замыкается.

Таким образом, с помощью BPM-системы создается целостная инфраструктура для поддержки согласованного стратегического и тактического управления банком на основе единой модели данных. В этом принципиальное отличие комплексного подхода систем автоматизации управления масштаба корпорации от изолированного решения отдельных управленческих задач.

Однако, комплексный подход не исключает этапность при выполнении BPM-проектов в банках. Использование пошаговой технологии внедрения BPM-систем принято во всем мире, и Россия не является исключением. Заказчики начинают — вначале используют BPM-платформу для поддержки какой-то одной управленческой технологии (в отечественных банках это, чаще всего, управленческий учет и подготовка управленческой отчетности), а потом постепенно наращивают функциональность, внедряя полный цикл управления реализацией корпоративной стратегии. Прагматизм в данном случае вполне понятен — поэтапный подход позволяет в короткие сроки получить первые результаты от внедрения новых управленческих технологий и оценить их практическую пользу. Кроме того, менеджмент банка может контролировать и своевременно корректировать развитие проекта.

К вопросу о терминологии: BPM, CPM, EPM.

Понятие BPM впервые было предложено аналитической компанией IDC (International Data Center). Такой же терминологии сегодня придерживается другая авторитетная исследовательская организация — META Group. Среди решений, представленных на российском рынке, концепции BPM полностью отвечает ПО компаний Hyperion, SAS, Intersoft Lab и некоторых других.

Однако, на страницах специализированных СМИ можно встретить разнообразные аббревиатуры, которыми аналитики и разработчики обозначают системы автоматизации управления масштаба корпорации. Терминологический коктейль как будто специально создается, чтобы запутать читателя. Кроме BPM, наиболее распространены сокращения CPM (Corporate Performance Management, управление эффективностью корпорации) и EPM (Enterprise Performance Management, управление эффективность предприятия). Что скрывается за этими аббревиатурами, и в чем их отличие от BPM?

По определению Gartner, управление эффективностью корпорации (СРМ) — это комбинация методик (например, Balanced Scorecard), показателей (финансовых и нефинансовых, долгосрочных и краткосрочных и др.), процессов (например, разработка стратегии, бюджетирование, прогнозирование) и систем, используемых для контроля и управления производительностью деловой деятельности организации. С позиции реализации, СРМ-система объединяет те же функциональные блоки, что и BРМ-решение: Хранилище данных, инструменты автоматизации методик управления эффективностью и OLAP. Это означает, что термины СРМ и BРМ не имеют существенной разницы по смыслу. Хотя ряд авторитетных зарубежных экспертов, рассматривая концепцию корпоративного управления применительно к банковскому сектору, используют именно это сокращение. Среди западных поставщиков ПО этому термину в обозначении собственных программных разработок отдают предпочтение Cognos и Oracle.

Аббревиатуру EPM в подавляющем большинстве случаев используют как прямой синоним BPM и СРМ. Однако, некоторые авторы вкладывают в нее более широкий смысл, и помимо традиционных компонентов относят к ключевым составляющим EPM-системы справочные данные, исходные системы и приложения, связанные на основе Хранилища данных. Тем самым, в отличие от BPM, в составе EPM-решения выделяется самостоятельный слой источников данных. Оправдывая свое название, EPM чаще применяют для обозначения управленческих решений, выстраиваемых для предприятий.

Значительно реже употребляют понятие ECM (Enterprise Commerce Management, управление коммерческой деятельностью предприятия). Его, в качестве альтернативы BPM, предложила независимая аналитическая фирма AMR Research.

Еще одна аббревиатура, которая время от времени замещает BPM на страницах электронных изданий, — это BAM (Business Activity Management, управление деловой активностью). К задачам систем этого класса относят, прежде всего, контроль бизнес-процессов на основе измерения KPI в интегрированной бизнес-среде. Эта концепция больше ориентирована на решение части задач BPM, связанной с учетом и анализом фактического состояния бизнеса, и не затрагивает деловое планирование.

После всего сказанного становится очевидным, что нагромождение терминов и сокращений не меняет сути рассматриваемых решений. Почти все перечисленные BPM/CPM/EPM-платформы предназначены для управления реализацией корпоративной стратегии на основе единой информационной модели организации.

Агрессивный маркетинг

В России становится все больше компаний, которые предлагают отечественным заказчикам ПО класса BPM. Но все ли системы на самом деле обеспечивают комплексную автоматизацию управления компанией? Как отличить истинные возможности программного продукта от навязываемого агрессивным маркетингом ошибочного представления, как выяснить, где в словах поставщика правда, а где просто реклама, эксплуатирующая «модное» понятие? Попробуем раскрыть самые распространенные заблуждения относительно BPM.

BPM-система — это просто Хранилище данных

Это неверно. Хранилище данных и BPM-система решают разные задачи. При этом Хранилище данных является одной из составляющих системы автоматизации корпоративного управления. При внедрении BPM-системы Хранилище обеспечивает сбор, согласование и финансовую консолидацию корпоративных данных.

Цель BPM-проекта у заказчика — постановка и автоматизация на основе единой модели данных комплекса управленческих методик, которые помогут воплощать в реальность стратегию развития корпоративного бизнеса. Решение этой задачи выходит далеко за рамки возможностей Хранилища данных и обеспечивается другой функциональностью в составе BPM-системы.

Решение, построенное на основе Хранилища данных, — это BPM-система

Это ошибочное мнение. Хранилище данных, действительно, является базисом для построения BPM-системы. Для этого на его основе реализуют набор специализированных BPM-приложений, обеспечивающих полный цикл управления эффективностью бизнеса.

Если прикладные решения на основе Хранилища решают отдельные управленческие задачи или вообще служат другим целям, этот комплекс нельзя назвать BPM-системой. Например, если Хранилище данных используется в банке для выпуска обязательной отчетности, то построенное решение не относится к классу BPM.

Система бюджетирования — это BPM-решение

Это не так. Бюджетирование — только один из инструментов корпоративного управления. Методика бюджетирования, реализованная на основе Хранилища данных, поддерживает только оперативное (тактическое) управление. Тогда как основная задача BPM-системы — обеспечить взаимосвязь управления на стратегическом и тактическом уровне.

С другой стороны, на рынке представлено несколько систем бюджетирования, которые предназначены только для финансового планирования и не имеют в своем составе Хранилища данных. Это узкоспециализированные системы, они не относятся к классу BPM и обеспечивают поддержку единственной управленческой технологии — ведения бюджетов.

Любая аналитическая система относится к классу BPM

Это неправильная оценка. Во-первых, так же как и приложения для бюджетирования, аналитическая функциональность — это только составная часть комплексной системы управления масштаба корпорации.

Во-вторых, традиционно под «аналитической системой» понимают инструменты, которые реализуют специализированные аналитические методики на основе сложного математического аппарата, например для анализа банков-контрагентов. Такие системы выделяются в самостоятельный класс ПО и не имеют отношения к BPM.

Отдельные аналитические методики могут быть встроены в состав BPM-системы, но не являются ее обязательным атрибутом. Фактически, в BPM востребованы самые простые аналитические функции: обобщение/детализация, сравнительный анализ и др., которые, прежде всего, реализуются с помощью встроенных в BPM инструментов OLAP.

Говорим по-русски

В русском языке, к сожалению, пока также отсутствует единое название для ПО класса BPM. Возможно, это расплата за традиционные уловки маркетологов, «маркетоложество» которых, особенно в ИТ-среде, основано на обработке клиента англоязычной терминологией (отсюда «растут ноги» мутантов типа «ERP-система XX-Предприятие 108:0»). К сожалению, термин «корпоративное управление» в русском языке уже занят, и означает перевод английского выражения Corporate Governance, происходящего от глагола «править» (to govern). Сегодня «система корпоративного управления» — это вообще не управление компанией (сбытом, закупками, бюджетом, отношениями с клиентами, стратегией и тд), а система отношений менеджмента компании с акционерами, сотрудниками и окружающим миром, система правил игры для топ-менеджмента, устанавливаемая акционерами (в основном, через Совет директоров).

На наш взгляд, вполне адекватное англоязычному термину BPM и «почти русское» название ПО этого класса — «система управления бизнесом масштаба корпорации», или, короче — «система управления бизнесом» («ведь панталоны, фрак, жилет — всех этих слов на русском нет», как писал классик). Будем надеяться, что это название приживется, и под ПО класса систем управления бизнесом специалисты будут понимать именно то, что описано в данной статье.

Источник: Аналитический банковский журнал, 2005, № 6

Источник: iso.ru

Что такое BPM-системы?

BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) – это концепция управления, которая рассматривает процессы в качестве особых ресурсов организации. Менеджмент предполагает изменение процессов благодаря специальному программному обеспечению. Фактически, любую систему, созданную для управления бизнес-процессами можно назвать BPM.

Цели

Внедряя данную концепцию бизнес стремится к достижению разных целей. Для понимания того, каких целей можно добиться, составим следующую таблицу:

Помимо вышеуказанных целей, бизнес может стремиться реализовать свои индивидуальные задачи. Допустим, оптимизировать штат сотрудников благодаря автоматизации. Также можно избавиться от рутинной работы.

Во главе концепции находятся разные варианты выполнения каких-то процессов в организации. На примере, это может быть работа с заявлениями (обработка) или работа с кадрами (трудоустройство новых сотрудников).

Несколько важных функций

Из основных функций BPM можно выделить:

1. Ведение предпринимательской деятельности, основываясь на полученных данных. Владение важными данными в качестве комплексов показателей по разным параметрам дает возможность вести контроль и отслеживать затратность всех шагов, отслеживать необходимое время на выполнение, а также его скорость. Таким образом можно облегчить анализ каждого процесса в отдельности и наладить оптимизированное выполнение задач в рамках реализации.
2. Поиск уязвимостей и проблем. Поиск происходит благодаря бесконечному мониторингу и обновлению контрольных параметров. Частыми слабыми сторонами в бизнесе является наличие лишних процессов, которые становятся причиной неправильного распределения средств и затрате большого количества времени на выполнение задач. Зачастую происходит ситуация, когда какой-то отдельный процесс или сразу несколько уходят в некую преграду, к примеру, некомпетентная работа конкретного сотрудника либо не самая лучшая организация процессов менеджмента. Благодаря постоянному контролю можно забыть про эти проблемы.
3. Точное изучение процессов. Сбор аналитических данных помогает всегда знать, какие процессы доминируют, какое время нужно для обработки и прохождение всех шагов. Еще функция помогает выявить задействованность специалистов в работу, их успехи, найти самые трудоемкие шаги в реализации процессов.

Использование систем

Чтобы система функционировала как положено и не имела конфликтов с существующим функционалом, нужно перевоплотить ее в элемент ИТ структуры. Использование сквозной интеграции дает возможность с помощью систем объединить процессы в одно целое и получить нужный результат.

Внедрение ВРМ можно сделать благодаря применяемым ИТ решениям. Эти алгоритмы позволят достигнуть гибкости процессов и сделать их более действенными.

Хорошими вариантами интеграции можно назвать использование всем известных систем Bitrix И 1С в работе. На этом интеграции, конечно, не ограничиваются.

Благодаря интеграции можно комплексно автоматизировать процессы и расширение ИТ-структуры организации. Модули и решения объединяются в сильный единый комплекс, который может легко решить любые сложные задачи.

Факт! Согласно аналитическим данным, из-за пандемии спрос на ВРМ-системы увеличился до 35 процентов, если сравнивать с последними тремя годами. Связано это с тем, что при наличии нестабильной экономики необходимы надежные решения, чтобы оптимизировать издержки и удерживать позиции на рынке.

ВРМ-системы позволяют задействовать человеческие ресурсы на максимум и в пользу предпринимательской деятельности.

Инструменты

Всем этапам требуются свои компоненты в BPM, какие – сейчас узнаем подробнее.

1-й этап: проектирование

Данным этапом занимаются аналитики с помощью графического дизайнера. Разработка блок-схем – самый популярный способ, который легко анализировать и корректировать. На этом этапе вырабатывают бизнес-логику и последовательность действий, определяют требуемые данные для входа, для начала процесса и информация о пользователях, их предоставляющих.

Итог проектирования – это готовый процесс, который можно запустить. Важно сказать, что на этом этапе аналитики работают не прибегая к услугам программистов, все выполняется в BPM-системе.

2-й этап: выполнение

За выполнение отвечает «движок». Ядро начинает процесс, просматривает выполнение и изменения состояния, делает переходы между этапами и прочее. Также движок позволяет подключить сторонние сервисы.

3-й этап: мониторинг

Контроль дает возможность своевременно делать правки для оптимизации, находить неполадки. Вы сможете получить данные на каком шаге находится тот или иной процесс и где он зависает. В дашборде указаны данные о самых частых процессах, времени выполнения и т. п. Возможно получение данных о самых «заваленных» работой сотрудниках.

Кому пригодится

Предпринимательская деятельность, торговые онлайн площадки, маркетплейсы, поставщики услуг, производство, абсолютно любые компании, в которых взаимодействуют несколько отделов для получения результата — все они могут облегчить свою работу благодаря BPM.

Больше всего система востребована в банковской отрасли. Финансовые компании применяют системы при организации фронт-офисных процессов, а также при розничном кредитовании, решении служебных вопросов, работе с обращениями клиентов. Проще говоря, работу всего фронт-офиса можно автоматизировать благодаря BPM.

Автоматизация подходит для процессов, имеющих некую очередность действий, назначены те, кто участвует в работе.

Данная автоматизация позволит сократить время на выполнение этих задач и позволит человеку потратить сэкономленное время на более важные и интеллектуальные задачи.

3 области, в которых система полезна в главную очередь

При начальном запуске стоит начать работу со следующих областей:

Продажи

Для повышения уровня обслуживания, необходимо использовать систему, которая не только отмечает взаимодействие с пользователями, но и позволяет формировать обращения, а после следит за выполнением.

Поэтому «грамотная» система должна состоять из контейнера данных по взаимодействию с людьми и набора процессов, которые реализованы через BPM-систему.

Процессы в сфере продаж аналогичны условиям использования BPM, рассмотренным выше. У каждой компании есть разные «понимания» работы с клиентами. К ним можно отнести: встречу с людьми, заказы, рекламации и прочее. Принимая во внимание количество клиентов, выходит большое количество процессов. Помимо этого, при всех взаимодействиях требуется доступ к системе, для получения всей подробной информации о клиентах, контактах, ранее сделанных заказах и т. п.

Договора

С первого взгляда, для систем электронного документооборота данная область является самой привычной. Только работа с договорами не может закончится на их подписании. Необходимо зафиксировать, что тот или иной договор был подписан, добавить в систему условия договора, а затем проследить будут исполнены данные условия или нет.

Именно поэтому для работы с договорами необходим доступ к учетным записям. Говоря о 1-м условии внедрения BPM — множестве экземпляров – здесь все просто. Важно вспомнить, сколько договоров заключено в вашей компании. Поэтому, без BPM сложно обойтись.

Персонал

Для любого бизнеса хорошие сотрудники важны не меньше клиентов. Правильная работа с человеческими ресурсами влияет на эффективность бизнеса, и BPM поможет поднять данную область на следующий уровень.

Применение BPM в бизнесе позволяет упростить работу кадровой службы и наладить взаимодействие с работниками.

На самом деле, кадровых процессов множество: здесь и подбор персонала, прием на работу, перевод, отпуска, отгулы, больничные, всевозможные справки, аттестации, увольнения и прочее. Если все эти задачи умножить на штат сотрудников компании, то число процессов может достигать нескольких тысяч в год. И это показатели для среднего бизнеса, а что уж говорить о крупном? Попробуйте проанализировать, сколько ресурсов можно сэкономить, если отдать эти задачи BPM-системе. К тому же вся учетная информация из кадровых систем будут доступна из самой задачи — очень удобно!

Удивляет лишь одно. Почему BPM-системы при таком хорошем раскладе еще редко используют для решения кадровых вопросов? Ведь у систем масса преимуществ, интеграции поможет справиться с массой сложных задач!

Описание работы

Приведем пример работы аналитика:

• Опрос всех сотрудников. Исследование того, как выполняется работа во всех отдельных случаях.
• Создание документов, основываясь на собранной информации. На данном этапе аналитик получит описание процессов в том виде, в каком они есть.

Изучается процесс с проблемных мест и способа его оптимизации:

• На основании оптимизированной схемы создают следующие документы: инструкции для сотрудников, пользовательские установки, а также реализуют автоматизированные решения.
• После интеграции систем проводят полный контроль процесса, находят несоответствия, исследуют причины возникновения.
• При необходимости вносят правки на основании найденных ошибок в работе, которые зависят от внешних факторов.

После этого проводят еще раз переработку изменений. Затем дело за повторной интеграцией и ввод в эксплуатацию.

Немного о жизненном цикле

Все процессы проходят разные циклы от разработки до внедрения. Какой-то период они работают “как они есть”. Затем при практике, как упоминалось выше, появляются ошибки, специалист просматривает отчеты и выявляет ошибки. Процесс модернизируется.