Наш проект – агентство необычных путешествий выходного дня. Клиент покупает путешествие-приключение в 1 из 12 городов мира, но о городе назначения он узнает только за 24 часа до вылета, а инструкция к приключению ждет его на месте. Мы сами только встаем на ноги на travel-рынке в России, и для нас особенно важно доверие пользователя на первом этапе.
В команде проекта нас всего трое, но мы справляемся со всеми задачами, как если бы у нас был полноценный офис с полным набором сотрудников. А помогают нам в этом различные сторонние сервисы.
Когда мы общаемся с другими молодыми проектами, мы обмениваемся полезными знаниями и делимся друг с другом опытом. Как правило, все проекты сталкиваются с одинаковыми проблемами. Поэтому мы решили сделать небольшую подборку программ, которые помогут начинающему бизнесу сократить издержки на содержании отдельных сотрудников, а также сэкономить собственное время и поберечь нервы.
1. Для создания MVP наш
выбор – Tilda
Плюсы Tilda
- Cервис прост в использовании;
- Служба поддержки реагирует очень быстро и, что главное, действительно решает возникающие вопросы;
- Создан дизайнерами и «для людей», поэтому все блоки продуманы и вам не стоит переживать за дизайн;
- Отлично индексируется поисковыми машинами, что дополнительно влияет на выдачу сайта в поисковике.
Минусы Tilda
- Вы ограничены блоками, которые предоставляет сервис. То есть сделать свой уникальный сайт не получится.
Стоимость
Создание и поддержание 1 сайта бесплатно, но на домене Tilda. Ваш сайт будет выглядеть, например, так: myproject.tilda.ws. Чтобы подключить свой домен придется доплатить 500 рублей. Но кроме сайта с именем myproject.ru, вы еще получите кучу дополнительного функционала и возможностей, вплоть до создания собственного блока на сайте.
Лайфхак — 10 способов сэкономить время.
2. Для трекинга задач мы изначально использовали Wrike, потом пробовали RedMine. Наши друзья из WeShip2you рекомендуют для этих целей Trello.
Wrike и Trello – конкуренты и мало чем отличаются. RedMine – знаком каждому программисту. Но подходит и для постановки, и отслеживания любых задач.
Плюсы Wrike
- расширенный функционал: например, интерактивная диаграмма для отслеживания задач и учет потраченного времени. Это бывает очень удобно, чтобы понять, сколько действительно вы тратите на ту или иную задачу.
Минусы Wrike
- Платная программа
Плюсы Trello
- Понятный и дружелюбный интерфейс.
- Поддержка Trello представлена в виде милой анимированной хаски.
Плюсы RedMine
- Простота использования – нет лишних элементов при наличии всего минимально необходимого функицонала, типа отслеживания задач, выставления статуса, назначения исполнителя.
Минусы RedMine
- Простота использования – не самый дружелюбный интерфейс, нет поддержки на русском языке, нет возможности обмениваться дополнительными документами
Стоимость
- Придется заплатить за Wrike – 10$ за одного пользователя в базовом тарифе;
- У Trello есть бесплатный тариф при неограниченном количестве пользователей;
- RedMineполностью бесплатный.
Все сервисы предлагают бесплатный триальный период, поэтому можно проверить, что будет удобнее для вас. Сейчас тестируем Trello – за две недели пока не возникло претензий к этому сервису.
10 ПРОВЕРЕННЫХ Трюков, Как Сэкономить Время Предпринимателю
3. Для поддержки клиентского сервиса мы привязали к сайту виджет Chatra
Chatra – это онлайн-консультант, который позволяет клиенту связываться с вами через форму на сайте.
Плюсы Chatra
- Удобство переключения между сотрудниками – операторами;
- Чатра сохраняет переписку и узнает посетителей – если человек пришел на сайт второй раз, она сразу выдает предыдущую переписку для продолжения разговора. Таким образом вы не перепутаете никого из своих клиентов;
- Удобная мобильная версия. Даже уходя на обед, вы всегда остаетесь на связи с посетителями сайта.
Минусы Chatra
- Высокая цена;
- Отсутствие возможности отправить смайлик или изображение посетителю;
- Нельзя создать разные виджеты для разных сайтов. То есть вы можете подключить свой виджет к разным сайтам, но отображенная информация везде будет одинаковая. Если вы хотите для разных проектов отобразить разные сообщения, придется создать дополнительный аккаунт;
- Нет поиска по диалогам.
Стоимость
490 руб/в месяц за одного оператора. Есть некоторые неудобства при использовании, например, переключение между операторами или подключенными устройствами. Но в целом отличный инструмент. Есть приложение, и можно быть на связи круглосуточно. Удобные настройки, можно создать несколько разных сообщений в зависимости от ситуации и достаточно информации о подключенном пользователе: город, источник захода на сайт, имя, IP.
4. Содержание АТС и городского номера слишком дорого для стартапа
Есть несколько решений:
- Подключение городского номера у любого мобильного оператора,
- Яндекс.телефония (стоимость: в самом бюджетном тарифе исходящие от 0,5 рублей, входящие бесплатно);
- Cрвис Алло.Инкогнито (стоимость: 500 рублей в месяц за 200 минут исходящих звонков. Входящие также бесплатны.);
- Городской номер у Мегафона или Билайна тарифицируется только по исходящим и стоит не больше 1 руб/за минуту.
Если вы пользуетесь динамическим колл-трекингом для аналитики входящих звонков, рекомендуем сделать замену на городской номер, чтобы у клиента не возникало сложностей с набором номера.
5. Для создания планов мы используем диаграмму связей MindMeister
Плюсы MindMeister
- Карта хранится в облаке и ее удобно редактировать совместно;
- Адаптирована для мобильных устройств;
- Понятный, удобный и функциональный интерфейс;
- Удобный импорт карт.
Стоимость
До 5 карт можно создавать бесплатно.
Ментальные карты полезны скорее не для постоянного использования, а для брейнстормов или в моменты, когда очень много мыслей и идей, и их необходимо структурировать. Ментальная карта как раз позволяет вынести все мысли и подмысли в одну плоскость, выстроить цепочки взаимосвязей. Это наглядная и структурированная карта ваших идей.
10 лайфхаков, как экономить время бизнесмену и менеджеру
Эти советы помогут разумно организовать ваш день и не тратить время впустую.
Время – наш самый лимитированный ресурс, его всегда не хватает. И бизнесмену, и менеджеру. Как часто вы не замечали в рабочих и повседневных делах, что уже наступил вечер? У меня это происходило настолько часто, что я начала задумываться о том, где и как упускаю свои драгоценные минуты. В итоге в моей жизни появились правила, которыми я пользуюсь, чтобы не тратить время попусту.
Думаю, они будут полезны всем. Применяйте разумно.
1. Не в потоке
«Все бегут, бегут, бегут, и я бегу», – пел Валерий Леонтьев. И его песня, согласитесь, очень жизненная. На работу и с работы мы все едем примерно в одно и то же время, проводя значительную его часть в пробках. В магазины забегаем в похожие часы, поэтому стоим в очереди на кассе, теряя минуты. Даже в отпуск летим по расписанию – и часто попадаем на битком забитые пляжи и в дорогущие отели.
Совет: смените расписание, живите не как все.
Найдите время, когда на улице нет загруженного трафика, и используйте для переездов его. Бизнесмену это сделать проще – он сам себе хозяин и может приехать на два часа позже в офис, да и уехать в своем режиме. Если у вас свое дело, по возможности не планируйте встречи на загруженные часы, пояснив свое предложение пообщаться попозже экономией времени партнера. Это многие оценят.
Менеджерам стоит поговорить с начальством о возможности выходить на работу не по расписанию У меня есть друзья, которые приезжают в офис и раньше положенного, и позже. Первые – жаворонки, вторые – совы. Соответственно, они раньше или позже уезжают, опять же не попадая в пробки. Если вы исполняете обязанности без нареканий, с большой вероятностью вам не откажут. Даже в жестких корпоративных условиях банка такие предложения срабатывают.
2. Одно дело за раз
Огромное количество времени мы теряем в попытках все сделать сразу: ответить на письма, на сообщения в мессенджерах, прочитать статью или осуществить все то, что пришло нам в голову. Смена деятельности – это всегда огромные затраты энергии и времени, так как пропадает фокус внимания, и нам нужно снова сосредоточиться. Если мы мечемся от задачи к задаче, то успеваем не много и делаем дела с низкой продуктивностью. Это касается и бизнесменов, и менеджеров, и даже домохозяек.
Совет: составляйте план и придерживайтесь его, компонуйте однотипные задачи.
Проще говоря, не отвлекайтесь от проекта на каждое письмо или сообщение (исключая особенно важные). Решите для себя проверять почту 2-3 раза в день или же раз в логичный допустимый для вашей занятости период времени. Я, например, отвечаю на письма по утрам, а после заглядываю на почту раз в час, при этом просто прохожу взглядом отправителей. Только самым важным я отвечу сразу, все остальные письма откладываю на завтрашнее утро. При потоке в 10 писем в час экономия времени получается впечатляющей.
То же самое касается многих идей о развитии компании, которые нередко приходят в голову бизнесменам. Чаще всего они появляются в самый загруженный момент, когда ум максимально сконцентрирован. Очередное «А если вот так» лучше записать и обдумать позже, вернувшись к делам насущным.
План дел на день позволит успеть все, если вы придерживаетесь его более-менее стабильно. Гибкость никто не отменял, но в разумных пределах.
3. Позвоните!
Случалось ли вам выехать на встречу и в пути или даже на месте узнать, что у партнера изменились планы и он забыл вас предупредить? Слово «партнер» можно заменить на «клиент», «друг», «родственник», «супруг». Бывает очень жаль потраченного на дорогу и подготовку времени.
Совет: позвоните или напишите партнеру перед встречей. Не стесняйтесь, ваше время ценно.
Возьмите за правило заранее в нужный день уточнять у партнеров, клиентов или друзей, в силе ли договоренность о встрече. Если позволяют отношения, то позвоните прямо перед выездом и спросите, успевает ли он вовремя. Особенно это важно, если вы потратите много времени на дорогу.
Кстати, для простого шоппинга это правило тоже работает. Если планируете купить конкретный товар в магазине, который далеко от дома, позвоните туда перед выездом, уточните, есть ли он в наличии.
4. Нет перспектив – заканчивайте
Нередко люди бизнеса попадают в ловушку «довести дело до конца во что бы то ни стало». Вы начали проект, вложились в него значительно и потратили массу времени. Но вдруг рыночная ситуация поменялась и ваше детище более не так востребовано, как вы планировали. Невероятно сложно это признать и отойти от дела вовремя.
Мы продолжаем тратить на него массу времени, хотя понимаем, что не сработает. Реальность такова: выигрывает тот, кто легче и быстрее подстраивается по ситуацию.
Совет: не тратьте время на то, что более не перспективно.
Дома также можно сэкономить немало времени, например, не досматривая фильм, который не понравился после первых 15 минут. И настроение будет хорошим, и что-то более интересное успеете сделать за выигранный час.
5. У меня буквально 3 минуты
Наверняка у каждого был партнер или клиент, который любил поболтать и кроме важного рассказать о детях, здоровье и семье. Как вы понимаете, времени на это уходит огромное количество. Если это не тот, от кого кардинально зависит ваш доход или зарплата, то диалог можно значительно сократить, предупредив в начале разговора, что у вас буквально 3-5 минут до важной встречи или садится батарея. В этом случае вы узнаете все важное в первые минуты общения и далее сможете сами решить, стоит ли продолжить диалог на отвлеченные темы.
Совет: ограничьте разговор, чтобы не терять времени.
С назойливыми родственниками и знакомым также можно сэкономить немало минут, предупредив их заранее, что ждете звонка от курьера или важного клиента.
6. Приемные часы
Здесь все достаточно просто: если ваше дело предполагает активное общение с подчиненными, ограничьте его приемными часами. Если этого недостаточно, то можно сделать сигнальную систему, предупреждающую, что прямо сейчас вас беспокоить нельзя. Например, держать дверь плотно закрытой. В этом случае вы сможете выполнять важные дела вовремя без отвлечений.
Совет: не будьте доступны для общения все время. Оставляйте часы для выполнения важных дел.
7. Помощники помогут
Если совсем непонятно, куда уходит время, поставьте себе на телефон и компьютер программу, которая будет отслеживать ваши действия, например, Rescuetime или подобные. Кроме вас эти данные мало кому могут быть полезны, поэтому не стоит бояться утечки. Зато вы узнаете, сколько времени проводите на различных ресурсах, сколько часов уделяете электронной почте и мессенджерам. Подобный ежедневный отчет расскажет о скрытых резервах времени, которое можно использовать более эффективно.
Совет: узнайте больше, куда вы тратите время, и оптимизируйте процесс.
8. На пике
Узнайте больше о своей продуктивности. Понаблюдайте, в какие часы вы делаете сложные дела более качественно, быстро и с настроением. На это время планируйте самые важные проекты и встречи. Весь остальной день можно посвятить разъездам, приемным часам или рутинной работе.
Если вы точно не можете сказать, когда более всего настроены на работу, поэкспериментируйте: можно вставать пораньше и все делать рано утром. Или же наоборот, поздно вечером или ночью.
Кстати, в зависимости от возраста и ситуации активное время может меняться. Раньше я очень продуктивно работала в ночные часы. С появлением семьи это время сместилось на утреннее-дневное.
Совет: делайте важные дела в момент пика своих возможностей.
9. Сокращайте сроки
Финансовые советы: как сэкономить время в своем бизнесе
Если вы регулярно оказываетесь в ситуации, когда вам кажется, что у вас мало времени, вы не одиноки. Большинство компаний сообщают, что их ситуация с тайм-менеджментом либо напряженная и неэффективная, либо есть возможности для улучшения. Тайм-менеджмент — повсеместная бизнес-проблема.
И еще, только 18% работающих специалистов использовать специальную систему тайм-менеджмента. Но это не должно быть так.
Как говорится, время — деньги. Итак, пришло время всем нам научиться лучше способы максимально использовать его в течение рабочего дня, особенно когда речь идет об управлении финансами.
Взгляните на 7 советов по экономии времени по управлению финансами бизнеса, которые может попробовать каждый.
№1. Инвестируйте в инновационные автоматические программы
Одна из самых простых, но эффективных вещей, которые вы можете сделать, чтобы сэкономить время в бизнесе, — это инвестировать в автоматические системы обработки.
Финансовый менеджмент является одной из многих корпоративных обязанностей, которые могут выиграть от такого рода технологий с точки зрения времени, денег и общей производительности. Вы можете использовать финансовые технологии для оптимизации и выполнения широкого круга задач:
- Безопасность и управление данными: Эти системы зашифрованы и безопасны, поэтому вам никогда не придется беспокоиться об утечке или повреждении данных.
- Консолидация реестра: Если ваша компания владеет несколькими филиалами или франшизами, очень важно иметь центральную точку для консолидации всех соответствующих реестров. Программное обеспечение предлагает возможности централизованного управления, которые значительно упрощают этот процесс.
- Аудит: Каждый бизнес должен вести надежный аудит для отслеживания финансовых транзакций. Эти программы могут автоматически достичь этого.
- Управление счетами: Отправка и получение счетов и счетов не доставляет удовольствия, но это важная часть финансового управления. Системы финансового программного обеспечения оборудованы для разработки, проверки фактов и отправки точных счетов от вашего имени.
- Автоматизация рабочего процесса: технология предназначена для сокращения ручного ввода и максимального увеличения производительности, и именно это и делают эти системы.
Существует множество автомобильных программ профессионального уровня, которые помогут справиться с этими обязанностями, например, Quick Consoles и FutureAdvisor. Используя их, вы уменьшаете потребность в ручном труде и получаете доступ к гораздо большему количеству функций, позволяющих сэкономить время.
#2. Отдайте управление финансами на аутсорсинг профессионалу
Если у вас нет реального опыта в сфере управления финансами, попытка сделать все это самостоятельно будет утомительным и излишне трудоемким процессом.
Если ваша компания имеет бюджет для этого наем профессионального бухгалтера на полный рабочий день для обслуживания ваших финансовых отчетов является одной из самых освобождающих и полезных вещей, которые вы можете сделать.
И даже несмотря на то, что это означает платить еще одну зарплату, количество времени, денег и производительности, которые вы сэкономите, окупятся вложениями.
#3. Используйте облачную систему управления
Из всех вариантов производительности и экономии времени, которые вы ищете как бизнес, облачная система управления финансами, возможно, является самой важной. Эти централизованные цифровые системы имеют решающее значение, поскольку они обеспечивают безопасное сотрудничество между несколькими отделами. Это позволяет уполномоченным сторонам легко получать доступ к важным финансовым документам или информации и развертывать программное обеспечение везде, где оно может понадобиться в течение рабочей недели.
Облачные системы управления финансами позволяют членам одной и той же команды получать доступ к данным и управлять ими на ходу, что имеет большое значение с точки зрения устранения недопонимания или недопонимания, которые в конечном итоге приводят к пустой трате времени и денег.
#4. Сверяйте свои счета каждую неделю
Сверка счетов не реже одного раза в неделю помогает предотвратить отставание и гарантирует, что вы всегда будете в курсе своих финансов. Убедившись, что главная бухгалтерская книга синхронизируется с внешними источниками, вам никогда не придется беспокоиться о неточных или двойных записях.
Еженедельная сверка дебиторской задолженности с денежным потоком и приложением — очень полезная финансовая привычка для компании любого размера или отрасли.
#5. Поддерживайте здоровый денежный поток
Плохой денежный поток — неудачная ахиллесова пята большинства предприятий. Но есть способы избежать этого, и мало кто их использует. Если вы ищете способы обеспечить более стабильный денежный поток для своего бизнеса, вот несколько идей:
- Предложите несколько платежных порталов для клиентов: Расширяя возможности своего платежного портала, вы облегчаете оплату вам широкой демографической группой клиентов.
- Внедрить лучшую систему управления запасами: Плохое управление запасами приводит к затовариванию, недостатку запасов и целому ряду других проблем с производительностью; все из которых препятствуют времени и производительности. Не позволяйте этому случиться.
- Разработайте эффективную биллинговую систему: Чем эффективнее ваш обработка счетов то есть, тем быстрее будут ваши платежи. Инвестируйте в мощное программное обеспечение для выставления счетов.
Стабильный денежный поток не только обеспечит вам большую финансовую стабильность, но и избавит вас от необходимости устранять убытки, когда неизбежно возникают разрывы.
#6. Наймите виртуального помощника, чтобы заполнить пробелы
Если вы обнаружите, что вам просто нужна дополнительная поддержка в офисе, найм виртуального помощника может иметь большое значение. Они могут взять на себя все те второстепенные (финансовые или иные) задачи, на которые у вас нет времени, таким образом высвобождая больше времени, чтобы сосредоточиться на других делах.
#7. Используйте ИИ для финансовых прогнозов
И, наконец, еще один очень эффективный способ сэкономить время и деньги в финансовой сфере бизнеса — это использовать святой Грааль современных технологий: Artificial Intelligence (AI).
Опираясь на прошлые записи и модели вашей компании, ИИ можно использовать для создания финансовых прогнозов, которые показывают вам, как выглядит вероятное будущее финансов вашего бизнеса. Эта информация может быть использована для принятия более эффективных решений в будущем.
Итоги
Эти советы по экономии времени предназначены для того, чтобы вооружить предприятия инструментами и ресурсами, необходимыми им для выполнения высококачественной работы, сохраняя при этом контроль над своими повседневными задачами. Попробуйте их и посмотрите, насколько эффективнее станет ваша система управления финансами.
Статьи по теме
- ОБЛАЧНЫЕ ТЕЛЕФОННЫЕ СИСТЕМЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА в 2023 г. (обновлено)
- Системы управления делами: определение, типы и лучшие программные решения
- Преимущества ИИ в HR
- AI-маркетинг: 30+ лучших маркетинговых инструментов искусственного интеллекта
Источник: businessyield.com