1С – платформа для автоматизации бизнеса, в первую очередь – бухгалтерского и налогового учёта. Компания создала решения и для других функциональных подразделений: “1С: Управление торговлей”, “1С: Розница”, “1С: Документооборот”, “1С:Зарплата и управление персоналом”.
Одной из возможностей, заложенных в 1С, является выстраивание бизнес-процессов, например документооборота или торговли.
Как создать бизнес-процесс с помощью 1С
Создавать их позволяет большинство решений на её базе. Для этого используется нотация (система обозначений, язык моделирования).
Основные объекты нотации:
- Точка старта и точка финиша.
- Точка действия (действие + исполнитель).
- Точка условия (разделитель “или”).
- Точки разделения и слияния (один процесс расходится на несколько параллельных; несколько сливаются в один).
- Точка обработки (система выполняет нужное действие).
- Точка вложенного процесса (помогает добавить бизнес-процесс как элемент).
Чтобы создать бизнес-процесс в 1С, потребуется:
- Внести в базу нужные справочники и документы.
- Смоделировать схему, используя приведённые выше объекты.
- Добавить задачи (контрольные точки).
- Выполнить адресацию (установить исполнителя для каждой задачи).
Что даёт автоматизация бизнес процессов в 1С?
Она помогает разработать структуру, создать регламент, назначить сотрудников, которые будут исполнителями на каждом этапе.
Руководитель сможет контролировать работу и видеть, на каком она этапе, где проблемные места, кто из сотрудников не успевает обработать свои задачи в срок.
Но набор инструментов этой платформы ограничен в сравнении с BPM-системами, которые создавались для управления бизнес-процессами в компании, а не цифровизации учётных функций организаций.
Недостатков автоматизации бизнес-процессов на базе 1С немало.
Проблемы использования платформы 1С для работы с бизнес-процессами
Для всех продуктов 1С характерна одна и та же главная проблема: чтобы их внедрить и настроить, нужен специалист, причём такой, который занимается этой платформой. Его нужно или нанимать в штат, или привлекать со стороны, и придётся оплачивать его услуги.
1С – типичный коробочный продукт. После его покупки и установки работа лишь начинается: нужно внести нужные настройки и доработки, чтобы решение в итоге соответствовало запросам компании.
Обилие инструментов подаётся разработчиками как преимущество. На практике часто указывают на то, что платформа сильно перегружена функциями, половина из которых не нужна конкретной компании. Однако управление бизнес-процессами в 1С требует хорошо изучить этот набор возможностей, причём такие требования предъявляются даже к рядовому пользователю. Он обязан запомнить, какие поля, формы и кнопки ему потребуются для выполнения каждой операции, а какие не нужны.
Наконец, проблемой становятся обновления платформы:
- Они требуются часто, каждый месяц.
- Эти обновления платные: их установка означает расходы.
- Обновления не получится выполнить без специалиста.
- После очередного обновления часто пропадают те настройки и доработки, которые были выполнены ранее. На то время, которое требуется для их повторного выполнения, платформа может оказаться нерабочей.
Это приводит к тому, что всё больше людей признают: разработка бизнес-процессов в 1С хотя и возможна, но это не лучшее решение. Существуют другие решения и альтернативные платформы, способные предложить тот же набор возможностей в более удобном формате и со значительно меньшими затратами.
Например, на Low-code BPM-платформе Comindware Business Application Platform вы можете самостоятельно создавать нужные решения силами бизнес-аналитика, почти без помощи IT-специалистов. Есть возможность так настроить формы и поля, чтобы каждый сотрудник видел лишь то, что нужно ему для работы, и его не отвлекал излишний функционал в интерфейсе. В то же время, дополнительный функционал легко добавить, если он потребуется.
Закажите демо, чтобы решить, насколько Comindware Business Application Platform подходит для вашей компании.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Источник: www.comindware.ru
1С: Документооборот КОРП: настройка комплексных процессов как способ повышения эффективности компании
Каждая коммерческая организация имеет своей целью извлечение прибыли. Для достижения этой цели, менеджеры стремятся к расширению клиентской базы, что неизбежно влечет к появлению большого количества документов.
Для осуществления эффективной управленческой деятельности и принятия решений руководителю необходим анализ документации, обращающейся в организации:
— различные входящие письма, коммерческие предложения, жалобы и предложения клиентов и др.;
— исходящие письма, уведомления для клиентов, оферты договоров, сопроводительные письма к договорам и др.
— различные внутренние документы, приказы и распоряжения руководителей, служебные записки и т. д.
— и, конечно же, краеугольный камень любой организации – договоры.
Очень часто возникают ситуации, что часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками, а часть информации не считается сотрудниками важной. Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит. Результатом является то, что важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе.
К чему может привести отсутствие своевременного реагирования на изменяющуюся конъюнктуру рынка? – Организация не использует свой потенциал полностью, договоров заключается меньше, часть потенциальных и действующих клиентов уходит к более оперативным конкурентам. В результате, организация теряет прибыль.
Увеличить прибыль организации поможет внедрение 1С: Документооборот КОРП!
В каждой организации при обработке входящих, исходящих, внутренних документов, договоров есть уникальные бизнес процессы, которые не описываются стандартными процессами, предлагаемыми системами электронного документооборота. А доработки типовых решений программных продуктов требуют временных, материальных и трудозатрат. В 1С: Документооборот КОРП есть возможность настраивать сложные нестандартные процессы в пользовательском режиме, пользуясь средствами типовой конфигурации.
Для этого в 1С: Документооборот КОРП имеются шаблоны процессов, в которые отправляются документы. Для настройки шаблонов процессов в 1С: Документооборот существует отдельный блок «Управление процессами». Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы представлен на рисунке 1.
Рисунок 1. Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы.
Для настройки движений документов в организации между исполнителями есть возможность создания шаблонов процессов. Шаблоны процессов представлены на рисунке 2.
Рисунок 2. Шаблоны процессов в 1С: Документооборот КОРП
Рассмотрим на примере организацию документооборота на предприятии. Представим, такую ситуацию, что ООО «Ромашка» планирует заключить договор на приобретение в лизинг оборудования. На рынке существует несколько лизинговых компаний, которые присылают свои коммерческие предложения для ООО «Ромашка». Целью ООО «Ромашка» является наиболее выгодный вариант с самой низкой процентной ставкой и отсутствием дополнительных комиссий. Схема обработки коммерческих предложений представлена на рисунке 3.
Рисунок 3. Схема обработки коммерческих предложений в ООО «Ромашка»
Данные бизнес-процессы возможно реализовать с помощью типовой конфигурации 1С: Документооборот КОРП.
Для этого создадим комплексный процесс «Обработка коммерческих предложений лизинга» (рисунок 4):
Рисунок 4. Обработка коммерческих предложений лизинга
Установим порядок выполнения действий: «Все одновременно».
Далее, назначим, шаблон процесса для вида документа «Коммерческое предложение» и настроим автоматический запуск (рисунок 5).
Рисунок 5. Назначение шаблона процесса виду документа
Данные действия означают, что после регистрации коммерческого предложения, документ отправится одновременно на рассмотрение исполнительному директору и на ознакомление генеральному директору.
Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов представлен на рисунке 6.
Рисунок 6. Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов
Для принятия управленческих решений возможно формировать различные отчеты по входящим документам (рисунки 7, 8).
Рисунок 7. Статистика по входящим документам
Рисунок 8. Список входящих документов
С помощью процесса по обработке коммерческих предложения и настройки отчета руководитель получает актуальную информацию и может принимать эффективные управленческие решения.
Как уже писалось выше, что краеугольным камнем, в деятельности любой организации является заключение договоров. Бизнес-процесс согласования договоров уникален в каждой организации.
Рассмотрим, процесс заключения договора на примере ООО «Ромашка» (рисунок 9):
Для реализации вышеперечисленных бизнес-процессов создадим в 1С: Документооборот комплексный процесс «Обработка договоров лизинга». Данный составной процесс будет состоять из следующих процессов.
Первый процесс – это согласование с техническим директором. При этом, имеем условие, что, если он не согласовывает, то проект договора сразу же отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем первый процесс «Согласование» и указываем исполнителем роль «Технический директор» и устанавливаем ему срок 4 часа (рисунок 10).
Рисунок 10. Процесс «Согласование»
Второй процесс – это одновременное согласование с финансовым директором и главным бухгалтером. При этом, также имеем условие, что, если кто-то из них не согласовывает, то проект договор отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем второй процесс «Согласование» и указываем исполнителями роли «Финансовый директор», срок укажем 1 день и «Главный бухгалтер», установим срок 4 часа (рисунок 11).
Рисунок 11. Процесс «Согласование»
Третий процесс – это согласование с исполнительным директором. Его создадим аналогично первому процессу согласования.
Четвертый процесс – это необходимость ответственным лицам собрать соответствующие пакеты документов и установить связи с этими документами в карточке документа в базе. Для этого, в комплексном процессе создадим процесс «Исполнение» (рисунок 12).
Рисунок 12. Процесс «Исполнение»
Пятый процесс – это одновременное согласование с техническим директором, финансовым директором, главным бухгалтером и исполнительным директором. Для этого, создадим процесс «Согласование», аналогично второму процессу (Рисунок 13).
Шестой процесс – это подписание Генеральным директором (рисунок 14).
Рисунок 14. Процесс «Подписание»
Седьмой процесс – это регистрация документа (рисунок 15). При этом, документ регистрирует автор документа. Для этой цели в качестве исполнителя процесса воспользуемся автоподстановкой.
Рисунок 15. Процесс «Регистрация»
Восьмой процесс – это отправка контрагенту экземпляра договора, ожидание подписанного экземпляра от контрагента. Для этой цели создадим процесс «Исполнение» (рисунок 16).
Рисунок 16. Процесс «Исполнение»
Девятый процесс – это списание договора в дело. Для это цели создадим аналогичный процесс «Исполнение» как в восьмом процессе.
Весь комплексный процесс «Обработка договоров лизинга» будет выглядеть следующим образом, как на рисунке 17:
Рисунок 19. Комплексный процесс «Обработка договоров лизинга»
Далее, шаблон назначается для вида документов и, при необходимости, настраивается автозапуск.
По договорам также возможно формирование отчетов для их анализа и принятия эффективных управленческих решений (рисунок 20).
Рисунок 20. Динамика сумм и количества заключенных договоров
При учете исходящих документов в 1С: Документооборот КОРП также можно повышать эффективность управления бизнес-процессами организации. Например, при подготовке коммерческих предложений для своих клиентов. По исходящим документам также возможна настройка комплексных процессов и, по результатам исполнения задач, формирование различных отчетов для принятия актуальных управленческих решений руководителями организации.
Таким образом, согласно примеру выше, можно убедиться, что внедрение 1С: Документооборот КОРП поможет организовать самые сложные бизнес-процессы предприятия, обеспечить прозрачность ведения документации, что в свою очередь позволит:
• повысить качество управления организацией, путем получения актуальной информации и возможности оперативно на неё реагировать;
• повысить качество работы сотрудников, путем анализа и контроля над исполнением;
• повысить производительность труда, из-за отсутствия траты времени на поиск документов, потери документов в кипах бумаг и перемещений их из рук в руки, хождений из кабинета в кабинет;
• снизить недобросовестное поведение сотрудников, путем отсутствия возможности сказать «Не видел», «Не знаю», так как все действия пользователей в базе возможно отследить;
• широкие возможности в настройках прав доступа позволят ограничить доступ к информации в зависимости от должностей, от функциональных задач;
• для крупных компаний, имеющих филиалы в разных городах, появляется возможность объединения информации в единую базу.
Источник: ailant.com.ru
Настройка 1C:Документооборота
Создать шаблон комплексного процесса в «1С:Документообороте» очень просто. Для начала нужно перейти в меню «Управление процессами» и нажать на «Шаблоны процессов».
Рис. 1 Управление процессами
В открывшемся окне будет представлен список различных процессов. Для создания комплексного процесса нужно выбрать пункт «Комплексный процесс» из списка и нажать на кнопку «Создать».
Рис.2 Создание комплексного процесса
При создании комплексного процесса система спросит о том, какой нужно использовать способ настройки маршрута: схема или таблица. Здесь нужно выбрать подходящий вам способ и нажать «Готово». Окно настройки шаблона состоит из трёх вкладок: «О шаблоне», «Настройки процесса» и «Предметы процесса».
Вкладка «О шаблоне»
Во вкладке «О шаблоне» нужно ввести название комплексного процесса, указать ответственного, т.е. автора шаблона комплексного процесса. Затем в поле «Рабочая группа шаблона» нужно добавить пользователей, которым будет доступен данный шаблон. Если никого в этом поле не указать, то шаблон комплексного процесса будет доступен всем сотрудникам.
Рис.3 Создание шаблона комплексного процесса
Вкладка «Настройки процесса»
Во вкладке «Настройки процесса» нужно в верхнюю строку ввести наименование, которое будет отображаться у пользователей, когда им будет поступать какая-либо задача по процессу. Галочка «Добавлять предметы в наименование» позволяет указать будет ли отображаться у пользователей название документа после наименования задачи по процессу. Далее нужно заполнить общее описание процесса.
Рис.4 Обработка исходящего документа
Вкладка «Предметы процесса»
В этой вкладке нужно создать предметы процесса. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить». Система предложит выбор из трёх вариантов: «Основной» (предмет, чей статус будет меняться в ходе процесса, к примеру, «Согласован», «На доработке» и т.д.), «Вспомогательный» (предмет, чей статус меняться не будет) и «Заполняемый» (предмет, при обработке которого, нужно будет заполнить дополнительные реквизиты). Для примера выберем основной предмет. Откроется окно, в котором нужно вписать имя предмета и указать тип предмета, который будет обрабатываться (например, исходящий документ).
Рис.4 Добавление файла
После этого нужно снова вернуться в раздел «Настройки процесса» и добавляем действия, которые будут выполняться в рамках данного процесса. Например, для исходящего документа это будут «Согласование», «Утверждение», «Регистрация» и «Исполнение». После выбора действия появится окно, в котором нужно указать наименование действия, ввести описание задачи, указать с кем и в какой срок будет проходить согласование.
Рис.5 Создать согласование
На этом всё. Таким образом можно создать очень полезные для компании процессы, ускоряя и упрощая работу сотрудникам. Убедитесь сами, записавшись на демонстрацию или попробовав демоверсию на нашем сайте.
Видеообзор по созданию шаблонов комплексных процессов в 1С:Документооборот
Источник: www.1c-kpd.ru
