Как создать кейсы по бизнес процессам

Кейсы для digital-подрядчиков — это возможность привлечь новых клиентов и повысить свою узнаваемость.

При этом качественная «упаковка» реализованного проекта — это не только отличный повод для PR, но и увеличение вероятности на победу в конкурсах и премиях (в частности — на Workspace Digital Awards, новейшей премии в области веб-разработки и интернет-маркетинга). Мы подготовили это руководство, чтобы помочь вам более эффективно формировать и выпускать в свет кейсы, демонстрируя рынку результаты вашей работы.

Для ориентира и детализации описания выбрана действующая структура кейсов в соответствующем разделе Workspace. Рекомендуем и вам применять ее для структуризации описания, чтобы не забыть важные детали.

0. Выбор проекта

Пункт № 0, который идет перед любыми активными действиями по работе с конкретным кейсом, — это выбор наиболее интересных/перспективных проектов.

Хороший кейс — это тот, который отвечает следующим критериям:

• Масштабность работ.
• Неординарность — отличие от других аналогичных проектов.
• Наличие качественных/количественных результатов и ценных инсайтов.
• Достаточное количество данных, которые не находятся в зоне действия NDA.

Идеальная ситуация — это когда кейс описывает проект, максимально похожий на те, на которых специализируется подрядчик. То есть публикуя кейс, агентство или фрилансер делает заявление: «Смотрите как я умею! У вас похожая задача?! Хотите так же? Обращайтесь!».

Практический кейс 💥. Контроль процессов в бизнесе | Андрей Курпатов | Мозг и Бизнес

1. Подготовка фактуры

Заручитесь поддержкой производства и/или проектных менеджеров, поставив задачу по сборке «сырых» данных о проекте. Попросите сделать выгрузку из таск-трекера, собрав в черновом документе информацию о стартовых условиях, включая задачи и цели, описание процесса работы над проектом и, конечно же, ключевые результаты.

Будьте готовы к тому, что с высокой долей вероятности вам придется еще возвращаться к носителям информации за уточнениями, однако это в любом случае упростит описание базовых элементов кейса.

В любом случае, при подготовке кейса стоит сразу искать ответы на следующие вопросы:

• Как была поставлена задача? Есть ли у нее какие-то особенности (ограничения, специфика отрасли, необычные пожелания заказчика и т.д.)?
• Какая аналитика была проведена? (в большинстве случаев имеет место быть конкурентный анализ. Но порой аналитический этап гораздо масштабнее: это могут быть количественные опросы целевой аудитории, детальные интервью пользователей, замеры активности аудитории относительно тематики и т.д. и т.п.).
• Из каких этапов состоял проект и что эти этапы собой представляли? (уместно кратко перечислить основные виды проведенных работ, детализировав только наиболее интересные моменты).
• Каких результатов удалось достичь? (при любой возможности стоит описывать не только качественные, но и количественные результаты, а также сформулировать ответ на вопрос: Какую именно бизнес-пользу получил ваш заказчик?).
• Были ли использованы какие-то новые технологии, сервисы, необычные решения, ноу-хау и т.д.?
• Какие пруфы есть по проекту (скриншоты из систем аналитики, отзыв клиента и т.д.)?

Антипримеры

Как правильно оформить кейс

«375 заявок для федерального застройщика из контекстной рекламы»

«Как мы настраивали рекламу для строительной компании»

«Разработка крупнейшего каталога медицинской одежды с 15 000 позиций товаров»

«Создание сайта для медицинской компании»

«50 000 трафика с поиска в месяц для нового бренда сети барбершопов»

«SEO для нескольких сайтов барбершопов»

В заголовке можно указать:

• Оцифрованные показатели, свидетельствующие о качестве/результативности услуг или масштабе работы.
• Отрасль бизнеса.
• Особенности реализации проекта — например, проведение работ в условиях кризиса.
• Установленный рекорд/какое-либо достижение.
• Использованные методики, каналы/площадки или инструменты.

Придумывая заголовок крайне важно посмотреть на него глазами потенциального заказчика. Какие потребности он испытывает? С какими болями сталкивается? О чем он может не знать? Что вы умеете делать такого, в чем нуждается ваша потенциальная аудитория?

Также важно посмотреть на заголовок с точки зрения SEO. Посмотрим правде в глаза. Большинство кейсов не собирают и 30 просмотров за месяц. Но, в последующем, когда потенциальные заказчики будут вбивать в поисковик соответствующие запросы, именно ваш кейс может «выстрелить» и обеспечить вас новыми заказчиками.

3. Позиционирование и визуалы

Визуалы решают, а достоверность — помогает! Это догматы, которыми руководствуется любой приличный маркетолог. Как это работает в плане кейсов — мы изложили ниже.

3.1. Ссылка на сайт

3.2. Сроки реализации

Указывайте реальные сроки старта и завершения работ, даже если они могут показаться читателям слишком долгими или, наоборот, короткими. Относитесь к кейсам и любым внешним коммуникациям с аудиторией с должным уровнем честности и прозрачности.

3.3. Обложка проекта

Обложка — это второй по счету элемент, который влияет на количество переходов на страницу кейса. Привлеките к процессу ее отрисовки дизайнера, учитывая ряд нюансов:

• Многие пользователи могут изучать ваш кейс с мобильных устройств — не забудьте про это. Используйте подход mobile-first и избегайте мелких сложно различимых деталей, надписей и т. д.
• На обложке должна прослеживаться четкая ассоциация с тематикой кейса — это должна быть либо реалистичная фотография, связанная с продукцией/процессом работы или объектами компании, либо же качественная стоковая графика, указывающая на сферу деятельности. Также допускаются скриншоты с сайта и внешних систем (например, из аналитических дашбордов).
• Не стесняйтесь проявлять креативность и комбинировать на обложке разные элементы в формате коллажа либо баннера.

3.4. Логотип клиента

Обязательно сразу запрашивайте у клиента логотип как минимум в PNG, а еще лучше — в SVG.

3.5. Заглавная картинка (она же витринка или обложка) или видео

Кроме общей обложки для превью, рекомендуется также подготовить полноценное изображение, либо видео, которое будет анонсировано в самом начале кейса — то есть сразу после заголовка на странице. Это может проектный showreel с кадрами результатов по сайту/приложению или же анимация динамики улучшения маркетинговых показателей.

4. Описание задачи

Опишите подробно вводные данные, с которыми к вам пришел заказчик: в какой точке находилась его компания/продукт/услуги на тот момент, что больше всего «болело«/на что был запрос, каковы были показатели на старте и т. д.

Вернитесь к брифу, чтобы вспомнить, какие именно задачи озвучивал вам клиент на этапе переговоров о будущем сотрудничестве. В идеале задачи должны быть оцифрованы. Но если этого не было сделано, то вы можете просто обозначить их в разрезе общей идеи.

Ваша главная задача в этой части кейса — продемонстрировать, что вы умеете слушать заказчика и готовы работать вне шаблонов, подстраиваясь под конкретный проект.

5. Решение

Добавьте медийные файлы для демонстрации процесса. Можно показать эскизы либо часть внутренних рабочих документов, итоги некоторых промежуточных итераций, кадры из профессиональных инструментов или даже фотографии из рабочего процесса — вплоть до съемок обсуждения проекта или командного брейншторминга.

Опишите все этапы работ, акцентируя внимание читателя на важных деталях. Расскажите:

• С какими трудностями вы столкнулись.
• Какие нестандартные решения применяли.
• Были ли внеплановые корректировки.

Старайтесь минимизировать технические профессиональные детали, которые не поймет рядовой пользователь. Описывайте проект с точки зрения бизнеса потенциального заказчика.

Разделите реализацию проекта на основные этапы. Как правило, их не больше Опишите основные этапы, акцентировав внимание читателя на наиболее «вкусных» моментах.

Помните, что наступила эпоха малых текстов. Не стоит детально описывать каждое движение вашего программиста или маркетолога. Стандартные процессы стоит обозначать кратко, а вот моменты, демонстрирующие вашу экспертность, наоборот, необходимо подчеркнуть/выпуклить.

Примерная схема для описания проекта (после вводной части про специфику задачи, особенности проекта и пр.) в кейсе на примере маркетинга/рекламы:

1. Аналитика (результаты, выводы, гипотезы);
2. Поиск лучшего решения ( A/B- тестирование кампаний и пр.);
3. Закрепление (выжимка максимума из проверенных гипотез и тестирований);
4. Результаты. (ниже расскажем про это подробнее).

6. Результат

Укажите конкретные результаты, которые представляют ценность для бизнеса.

Не забывайте, о чем мы говорили в первом пункте! В отличие от заголовка в пункте Результаты особенно важно отразить вашу специализацию и успехи по конкретному проекту!

Ваш кейс может набрать лишь 10 просмотров или 100, или даже 1000. Но это не значит, что все читатели сразу отложат все остальные дела и набросятся к вам с новым заказом. Попробуйте сформулировать бизнес-пользу, которую заказчик получил по результатам совместного проекта. Так другим потенциальным заказчикам будет понятнее, почему стоит обращаться именно к вам и в чем может заключаться профит от этого сотрудничества.

Антипримеры

«Увеличили выручку с Интернета на 75%»

«Создали 25 рекламных объявлений»

«Разработали сайт с конверсией в 4,5%»

«Разработали красивый сайт»

«Привлекли 1 млн пользователей из поиска»

«Настроили редиректы и закупили 100500 ссылок»

7. Комментарий

Будем честны — этот пункт не обязателен. Более того, он редко встречается в кейсах. Но, если вы ищете способы для улучшения кейсов — берите на вооружение!

Опишите выводы/инсайты, которые были сделаны в процессе работы над проектом. Подведите итоги кейса.

Вы узнали что-то новое? Поняли, как играться с компонентами в сложной отрасли, которую представляет заказчик? С помощью дизайна решили какую-то важную проблему? Попробовали новые настройки в таргетинге или контекстной рекламе и пришли к интересным результатам?

Тогда закончите свой кейс именно этим знанием. Не важно, как оно будет упаковано: в виде выводов, рекомендаций или предостережений. Важно одно: вы сделали классный проект! Пусть завистники кусают локти, главное — чтобы заказчики обращались именно к вам!

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

• Региональные представители в интернет магазин
  4service-group Удаленная работа 15 000 – 60 000
• Менеджер отдела маркетинга и рекламы
  Lucky Lee Project Москва от 100 000
• SMM-менеджер
  Lucky Lee Project Москва от 120 000
• PR-менеджер
  Lucky Lee Project Москва от 180 000
• Специалист по интеграциям Битрикс24
  Comelit Удаленная работа По договоренности

Источник: workspace.ru

Все о Process Mining от ProcessMi

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Как создать бизнес-кейс по process mining

Четко сформулированное техническое задание – первый шаг к внедрению программного обеспечения для анализа процессов в компании. Бизнес-кейс – это четко сформулированный пример, как надо презентовать необходимость подобного проекта как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения человеческих ресурсов.

При внедрении новой технологии в сложную сеть журналов событий, ИТ-систем и рабочих процессов необходимо обеспечить взаимное понимание конечных целей, вариантов использования и рентабельности инвестиций.

Составляющие сильного кейса

Экономическое обоснование должно быть подробным, чтобы предотвратить риски, укрепить доверие к проекту и предоставить финансовый прогноз, который позволит оценить стоимость реализации по сравнению с потенциальной экономией затрат или ростом доходов. В то же время бизнес-кейс должен включать убедительное «резюме», в котором четко указывается, почему проект достоин продолжения и, собственно, самого внедрения в компанию.

Если не получается просто и четко сформулировать, как и почему технология process mining будет полезна для оптимизации процессов или нивелирования операционных недостатков – это провал. Подробные аспекты бизнес-кейса следует рассматривать как навигационный инструмент на протяжении всего проекта, но прямой ответ на вопрос «Зачем нужна процессная аналитика?» должен быть сразу.

Представление вариантов использования

Прежде, чем приступать к формированию какого-либо шаблона, нужно внимательно рассмотреть все варианты использования процессной аналитики в компании. Самые частые варианты – обнаружение процессов, проверка соответствия, оптимизация ресурсов и времени цикла.

Важность определения варианта использования заключается не в том, чтобы остановиться на одном, а в том, чтобы заранее понять область применения. Например, обнаружение процессов (Process Discovery) может быть основным вариантом использования. При таком раскладе проверка соответствия или оптимизация процесса могут стать второстепенными вариантами. К этому нужно быть готовым.

• Обнаружение процесса (Process Discovery)
  Этот вариант использования полезен, когда процессы неизвестны или отличаются от исходной архитектуры. Process Discovery возвращает контроль в руки пользователей и позволяет ЛПР перепроектировать неэффективные или устаревшие процессы. Обнаружение процессов также помогает определить вероятность маршрутизации, распределение путей и точки принятия решений. Чтобы понять первопричину результатов процесса, надо изучить исторические данные, влияющие на принятие решений.
• Проверка соответствия (Conformance checking)

Правила и регламенты оказывают различное влияние в зависимости от того, в какой отрасли работает организация – от GDPR до законов о безопасности пищевых продуктов, установленных FDA или EMA. И процессы должны соответствовать этим правилам.

Проверка соответствия – это один из основных вариантов использования интеллектуального анализа процессов, который сравнивает выполнение процесса с идеальной моделью. В какой степени процессы соответствуют саморегулирующимся правилам и юридически обязывающим нормам? Существуют ли отклонения в процессе, и как они возникают?

Ведь часто несоблюдение правил и регламентов может привести к потере клиентов, серьезным штрафам или вовсе закрытию бизнеса.

• Оптимизация ресурсов (Resource optimization)

Оптимизация ресурсов посредством интеллектуального анализа процессов помогает ЛПР понять реальное распределение ресурсов по задачам. Выявление того, как ресурсы используются в процессе, дает возможность лучше понять качество выходных данных и время цикла. Этот вариант использования может выявить наиболее эффективных сотрудников, высокоэффективные процессы и способы, которыми ресурсы поглощаются с небольшими результатами.

• Оптимизация времени цикла (Cycle time optimization)

Оптимизация времени цикла отличается от ресурсов тем, что основное внимание здесь уделяется сокращению времени. Оптимизация ресурсов больше направлена ​​на переподготовку персонала или внедрение более эффективных методов работы, в то время как Cycle time optimization – ​​​​на сокращение простоев без ущерба для качества продукта/услуги.

Шаблон кейса

Любой шаблон следует формировать от общего к частному – от общих задач к конкретным деталям, касающимся предыстории проекта, целей, варианта использования, ограничений, объема и финансовых последствий. Что должен содержать сильный кейс?

• Основной блок

• Краткий ответ на вопрос «Зачем именно компании нужна процессная аналитика?».
• Резюме для обоснования интеллектуального анализа процессов.

• Бэкграунд

• Почему сейчас решили внедрить технологию? Что случилось, что возникла такая потребность?
• Был ли значительный разрыв процесса?
• Работают ли конкуренты с процессной аналитикой? Вы хотите внедрить ради «тренда» или получения реальной выгоды?

• Желаемые результаты

• Какова конечная цель внедрения process mining?
• Улучшить качество обслуживания клиентов?
• Избежать штрафов?
• Привлечь новых поставщиков или партнеров?
• Снизить эксплуатационные расходы?
• Воспользоваться новыми возможностями?

• Вариант использования

• Для каких целей будет использоваться процессная аналитика?
• Обнаружение процесса?
• Проверка соответствия?
• Оптимизация ресурсов?
• Оптимизация времени цикла?

• Оценка технологии

• Чем инструменты process mining отличаются от других решений?
• Возможна ли ручная/нетехническая оптимизация процесса?

• Команда и её участники

• Кто участвует?
• Кто будет связан с проектом?
• Какие конкретные элементы бизнеса или отделы будут затронуты?
• Как изменится повседневная деятельность?
• Кто будет решать, как будут распределяться внутренние ресурсы на этот проект?

• Хронология

• Наметить реализацию проекта (все этапы должны быть привязаны ко времени!).
• Кто что делает, когда и как?

• Риски

• Что произойдет, если случится провал?
• Что произойдет, если ничего не делать?
• Что произойдет, если регламенты изменятся?

• Финансовая оценка

• Как предлагаемое программное обеспечение поможет сэкономить деньги?
• Как можно просчитать экономическую выгоду от RPA, выявленную с помощью интеллектуального анализа процессов?
• Какова стоимость внедрения process mining?

• Это единоразово или есть постоянные расходы?
• Какова стратегия покупки?
• Мы владеем технологией или сдаем ее в аренду?

Источник: processmi.com

Process mining и BPMS — находим «бутылочные горлышки» на примере процесса выдачи банковских гарантий

Process mining позволяет найти «бутылочные горлышки» в бизнес-процессах, построенных в BPMS. В этой статье на примере бизнес-процессов выдачи банковской гарантии расскажем, как это можете делать вы. Узнайте, как найти самое узкое место в бизнес-процессах.

Process mining для чайников

Представьте, что вы заказали тостер в интернет-магазине с доставкой. На складе не оказалось нужной модели и оператор колл-центра предложил аналогичный товар, вы согласились. В день доставки у курьера сломалась машина, и доставку перенесли еще на два дня.
Ваш заказ — это кейс в терминах process mining. С вашим кейсом что-то случалось — это события. У каждого события есть дата.

В интернет-магазине есть программа, в которой всё это записывается в таблицу:

01.01.2010 — Заказ №2525 — Зарегистрирован
01.01.2010 — Заказ №2525 — Не найден на складе
02.01.2010 — Заказ №2525 — Предложен аналог
05.01.2010 — Заказ №2525 — Согласован аналог
….

Такая табличка собирается по каждому заказу. Если её вставить в специальное программное обеспечение, то оно сможет рассказать об узких местах процесса оформления заказа и восстановить его последовательность.

Пример «Выдача банковской гарантии»

Кратко бизнес-процесс выглядит так:

Решение, в отличии от обычных BPMS, покрывает не только внутреннюю сторону (Банк), но и внешнюю (Клиент).

Поэтому аналитика будет включать в себя и события на стороне клиента тоже.

Как организовать сбор событий в BPMS для Process Mining и почему встроенные инструменты не подходят

Большинство BPMS позволяют использовать встроенные способы анализа процессов. В ELMA это выглядит так:

Это хорошо подходит для анализа одного конкретного бизнес-процесса, но не дает возможность анализировать группы бизнес-процессов, как в схеме про PlatformBG.
Так же нас по определению интересует кейс, который движется по этим бизнес-процессам.
Поэтому мы решаем этот вопрос таким образом:
1. Создаем объект «Событие аналитики». Это простой справочник подходящего для process mining вида:

2. Создаем плагин «Создать событие аналитики» и располагаем его по бизнес-процессу в нужных местах:

В итоге по каждой заявке мы имеем историю её прохождения сквозь бизнес-процессы в банке и в личном кабинете клиента.

Таких событий мы собрали 50 тысяч, и теперь будем их анализировать

Как и куда загонять данные

Нам известен сервис celonis.com — SAAS-решение для Process Mining, да еще и с бесплатной возможностью попробовать. Если вам известные другие подобные сервисы, напишите о них в комментариях.

1. Выгружаем данные из BPMS.
2. Грузим в celonis: там есть 30-дневный триал, его можно использовать для разовой аналитики — вот страница для регистрации.
3. Указываем кейсы, события, даты.

Сервис генерирует базовые отчёты, которые и дают информацию об узком горлышке.

Базовые отчеты

Сервис отдаёт 5-8 отчётов из коробки, давайте пройдёмся про ним.
1. Ключевая статистика по процессу. Показывает количество заявок в день, количество событий в день, средний срок прохождения и рост заявок по месяцам. Ничего особенного.

2. Счастливый путь — система вычислила порядок событий, которые за минимальное время должны приводить кейс к конечному событию и соотношение заявок, проходящих через счастливый путь. У нас таких заявок не оказалось — то ли это реальная проблема процесса, то ли ошибки алгоритма.

3. Распределение заявок по сроку прохождения и средний срок прохождения заявки. Показывает, что заявки в среднем обрабатывается за 364 часов, медиана — 100 часов. А 52% кейсов обрабатываются в пределах 200 часов.

4. Узкие горлышки — те самые события, между которыми проходит больше всего времени.

5. Визуализация процесса. Показывает события и средний срок между событиями. Самый понятный отчёт, который четко показывает где и сколько времени проводит заявка.

Что дальше делать с выводами

Теперь мы знаем, где в бизнес-процессах можно сэкономить до 50% времени. Теперь надо понять причины такой задержки, опуститься на уровень конкретных задач — поговорить с исполнителями, проанализировать их рабочий день.
Process Mining чётко показывает места для приложения усилий. Мы посмотрели на примере, как это работает, теперь и вы можете это применить в своей практике.

Источник: bpmn2.ru