Как создать красивую почту для бизнеса

Самое интересное в том, что в отличии от давних лет, когда на заре развития интернета в России создать фирменные email было, наверно, титанически сложно и дорого, сейчас сделать это очень просто. С этим справляются не только люди из отрасли разработки, но и те, кто от далек от этого. Достаточно иметь базовый опыт работы в интернете, каплю терпения и инструкцию, которую мы как раз для вас написали здесь.

Видеоверсия кейса

Сайт не обязательно, нужен только домен

Для создания корпоративных почтовых ящиков требуется только домен. То есть, наличие физического сайта не требуется, только сам адрес. Мы не будем рассказывать, как зарегистрировать домен, скажем кратко, что это можно сделать у любого хостинг провайдера. Но цены на один и тот же домен у разных регистраторов могут быть разные.

Когда у вас появился фирменный адрес в сети, тогда можно выбрать один из способов создания почтовых ящиков. Существует две наиболее распространённых схемы. Первая непосредственно на хостинге и вторая с подключением через сторонний почтовый сервис. Критичных различий в этих способах нет, вся разница только в деталях, а основной функционал приема и отправки писем будет работать в обоих случаях.

Почта для сайта на своем хостинге

У хостинг провайдеров услуга почтового сервера, как правило, входит в стандартный функционал популярных тарифов виртуального хостинга.Рассмотрим такое подключение на примере одной из известный в рунете компании Timeweb

Почта на Timeweb

Чтобы создать почтовый ящик, вам необходимо в панели управления выбрать раздел почты. Интерфейс тут интуитивно понятный и наверняка вы уже заметили список с выбором домена и кнопкой создать ящик.

В форме создания вы указываете логин, который будет частью адреса почты, и пароль. Можно так же написать комментарий, на случай если у вас будет их много и нужны пометки для быстрого ориентирования.

После создания повторяем операцию, если необходимо больше ящиков. У каждого потом можно делать свои отдельные настройки. Например, настраивать переадресацию или добавлять автоответчик. Еще одна удобная функция, это контроль исходящих сообщений – то есть все сообщения почты дублируются на указанный дополнительный адрес для контроля. Эта опция подойдет, например, когда руководитель отдела продаж хочет видеть все сообщения своих менеджеров, отправленных с корпоративных ящиков.

Когда все адреса созданы, как с ними работать?

Можно прямо в браузере. Для этого открываем ссылку — webmail.timeweb.ru. Вводим свой ящик, пароль и попадаем в удобную панель управления. Стоит отметить, что в отличии от бесплатных сервисов, типа Яндекс, Google и Mail, тут нет рекламы – ни баннерной, ни контекстной.

Еще один способ работать с созданными ящиками, это подключить программы по протоколу IMAP на подобии Outlook, Thunderbird и других. Для этого в выбранной программе создаем новый ящик и добавляем следующие настройки для отправки и получения писем:

Сервер для отправки почты (SMTP) — smtp.timeweb.ru.

• Для отправки почты необходимо использовать SMTP-авторизацию:
• Логин (имя пользователя) — адрес электронной почты;
• Пароль — пароль от почтового ящика;
• Порт SSL — 465.

Сервер для приема IMAP — imap.timeweb.ru.

• Порт SSL — 993 (IMAP).

Почта для сайта через сторонний сервис

Все популярные почтовые компании дают возможность использовать их систему для работы с корпоративной почтой на вашем домене. Вам предстоит только выбрать ту систему, которая вам привычнее.

Общая схема подключения такая:

1. Подключаем домен и подтверждаем право на его владение;
2. Прописываем новые DNS записи у домена. Какие именно мы ниже напишем, так как они отличаются в зависимости от выбранной системы;
3. Создаем и настраиваем почтовые ящики

Работать с почтой, созданной через эти сторонние сервисы, можно так же через браузер, используя привычный интерфейс выбранной компании, или через компьютерные программы типа Outlook и подобных.

Теперь опишем необходимые настройки для каждого компании и стартовые цены по их тарифным планам.

Яндекс.Коннект

Стоимость: от 0 рублей

DNS настройки

• mx 10 mx.yandex.net

Настройки для почтовых программ:

• Адрес почтового сервера — imap.yandex.ru;
• Защита соединения — SSL;
• Порт — 993.

• Адрес почтового сервера — smtp.yandex.ru;
• Защита соединения — SSL;
• Порт — 465.

Google G Suite

Стоимость: от 5$ за пользователя в месяц

DNS настройки

• mx 10 aspmx.l.google.com
• mx 20 alt1.aspmx.l.google.com
• mx 20 alt2.aspmx.l.google.com
• mx 30 aspmx2.googlemail.com
• mx 30 aspmx3.googlemail.com
• mx 30 aspmx4.googlemail.com
• mx 30 aspmx5.googlemail.com

Настройки для почтовых программ

• Адрес почтового сервера — imap.gmail.com;
• Защита соединения — SSL;
• Порт — 993.

• Адрес почтового сервера — smtp.gmail.com;
• Защита соединения — SSL;
• Порт — 465.

Mail.ru

Стоимость: от 0 рублей

DNS настройки

• mx 10 emx.mail.ru

Настройки для почтовых программ

• Адрес почтового сервера — pop.mail.ru;
• Защита соединения — SSL;
• Порт — 993.

• Адрес почтового сервера — smtp.mail.ru;
• Защита соединения — SSL;
• Порт — 465.

Другие точки доступа в корпоративную почту

Кроме классических точек входа через браузер и локальные почтовые программы, которые устанавливаются на компьютер или ноутбук, есть и другие. Например, это может быть какая-то учетная система в вашей организации (ERP или CRM). Или может быть потребность войти в почтовый ящик сотрудника через портативное устройство. Все это возможно и, как правило, не зависит от того каким образом вы создавали корпоративный email.

Работа с корпоративной почтой из Битрикс24

В популярной системе управления компании Битрикс24 можно не только подключиться к вашей корпоративной email системе, но и плотно интегрировать ее в бизнес-процессы. В пару кликов можно создавать на основе письма задачи. Можно сразу их делегировать. Можно отвечать на письма из карточки сделки или из карточки компании.

Для настройки используются параметры, описанные нами выше. Просто выбираем соответствующий сервис и вводим данные для подключения.

Корпоративная почта со смартфона (Android, iPhone, Windows Phone)

В современном динамичном ритме, огромное количество предпринимателей и сотрудников пользуются мобильными устройствами и работают с почтой, что называется, на ходу. Для того, чтобы созданные фирменные ящики стали доступны для работы с вашего устройства, вам потребуется одно из почтовых приложений. Это может быть фирменное от яндекс, Google или Mail.ru. Может быть приложение вашей CRM системы, типа Битрикс24. А может быть просто популярная почтовая программа, в которой подключаются ящики из любой системы.

Для связи так же используется протокол IMAP и настройки, которые мы писали ранее. Вам надо только выбрать программу, через которую вы хотите работать и по шагам ввести соответствующие настройки.

Резюме

Несмотря на большой объем статьи, все подключается быстро. И отсутствие на визитке доменной почты сегодня будет скорее расценено как лень, чем технические или финансовые сложности. Мы просто описали вам разные возможные варианты. Теперь вам остается только выбрать один из них и сделать себе фирменную почту.

Источник: vj-web.ru

Почта со своим доменом: создаем корпоративный email

На днях наткнулся на любопытный материал Geekhacker о том, как создать корпоративную почту. Среди прочего там был топ почтовых сервисов, почти все из них российские. Решил поделиться текстом.

37 781 просмотров

Корпоративная почта позволяет эффективно настраивать холодные и маркетинговые рассылки, налаживать взаимодействие сотрудников компании без необходимости личной встречи или телефонных звонков. Это отличный инструмент для решения текущих задач и не только. Если сотрудник удаленный, то с ним удобнее всего общаться как раз посредством e-mail.

Некоторые пользователи не понимают разницы между стандартной электронной почтой и корпоративной. Хотя различий много. В данном материале мы расскажем о корпоративной почте и рассмотрим лучшие платформы для создания почтового сервера и удовлетворения всех потребностей вашего бизнеса.

Что такое корпоративный e-mail?

Это электронная почта, использующая домен вашей компании, а не стандартные префиксы вроде «mail.ru», «yandex.ru» или «list.ru». Стоит заметить, что в 2021 году на корпоративной почте держится весь маркетинг, хоть последняя и является платной.

Ведь такой вариант имеет ряд определённых преимуществ перед стандартной почтой:

• Собственный сервер с индивидуальным доменом;
• Более высокий уровень защиты;
• В системе только сотрудники;
• Крайне низкий уровень спама;
• Лёгкое управление ящиками внутри домена;
• Владение доменом открывает новые перспективы в бизнесе;
• Более эффективные рассылки.

Это только некоторые преимущества корпоративной электронной почты перед стандартной. Домен можно создать для одной организации и добавить сотрудников, присвоив каждому собственный адрес электронной почты. Для коммуникации с определённым работником достаточно будет нажать всего одну кнопку в окне почтового ящика и написать сообщение. Интерфейс выглядит точно так же, как и в обычном почтовом ящике, поэтому переезд не доставит проблем.

Зачем нужна корпоративная почта?
Есть несколько причин использовать для бизнеса и собственного бренда корпоративную почту

Во-первых, это отличный способ подтвердить состоятельность своего бизнеса. Но есть и другие преимущества, о которых стоит сказать подробнее.

Особенно, если при этом используется собственный домен:

• Чтобы выглядеть профессионально. Ни один серьёзный предприниматель не будет использовать стандартный почтовый ящик. Это своеобразные правила хорошего тона. Никакого времени рядовому сотруднику для привыкания не понадобится, так как интерфейс будет тем же.
• Чтобы влиять на доставляемость писем. Дело в том, что в стандартных почтовых ящиках нельзя настроить записи SPF, DKIM и DMARC, а значит, у системы не будет доверия к таким письмам и они автоматически попадут в спам. В этом плане у стандартной почты (вроде Яндекс.Почта или Gmail) крайне неудобный механизм.
• Чтобы организовать рабочую переписку. Сделать это в стандартном почтовом ящике крайне сложно, так как там нельзя подключить всех сотрудников, создать их контакты и общаться только с ними. Плюс – наличие отвлекающих факторов в виде рекламы и прочих вещей. Обновление задания можно будет сразу донести до нужных работников.

Есть несколько основных правил при создании бизнес емейла, которые позволят повысить продажи и обеспечат письмам соответствующий приоритет:

• Чем короче доменная почта, тем лучше.
• Ни в коем случае не используйте цифры (а если они есть – удалите их как можно скорее). Их наличие затрудняет восприятие и негативно влияет на переадресацию в случае чего.
• По названию домена сразу должно быть понятно, от какой организации пришло письмо.
• Добавьте контактную информацию в стандартный шаблон или непосредственно перед отправкой емейл. Это повышает шанс обратной связи.

Корпоративную почту можно создать на своём хостинге или же используя специальный почтовый сервис. Оба варианта платные, но собственный хостинг используется только в тех случаях, если кроме самой почты больше ничего не требуется: никаких дополнительных инструментов предоставлено не будет.

Почему для рассылок лучше корпоративный email?

Иными словами, письма от компании с собственным доменом заслуживают больше доверия, чем стандартные сообщения. Высока вероятность того, что письмо не попадёт в папку со спамом и будет действительно прочитано.

Также корпоративные почтовые ящики не блокируются, если с них отправлено слишком много писем. А вот «гражданские» ящики могут быть заподозрены в рассылке спама, что приведёт к перманентной блокировке.

5 действий для создания почты на своем домене

Процесс создания на любом сервере состоит из определённого количества шагов. Обычно их не более пяти. Каждый шаг необходим, так как является компонентом одного процесса. Пропускать их нельзя. Вот, что нужно сделать:

• Шаг 1: подтверждение домена. Необходимый этап, который позволит в наименовании почтового ящика указывать собственный корпоративный домен, а не безликое «google.com». Для процесса подтверждения домена есть отдельная инструкция.
• Шаг 2: добавление MX-записи. Это запись, указывающая на сервер, который обрабатывает почту. Сначала нужно выбрать, какой почтовый сервис вы будете использовать, а затем проверить, не была ли настроена MX запись ранее. Иначе они будут конфликтовать.
• Шаг 3: добавление SFP-записи. Эта запись определяет список серверов, с которых допускается отправка почтовых сообщений. Это снижает риск попадания в спам и существенно повышает уровень безопасности. Именно по SFP записи любая система осуществляет проверку на спам.
• Шаг 4: добавление DKIM-подписи. Такая подпись служит доказательством того, что письмо пришло от реального отправителя, а не от бота мошенников. Система автоматически помещает такие сообщения во входящие.
• Шаг 5: добавление пользователей. Завершающий этап процесса. В рамках данного шага добавляются сотрудники в почтовую сеть и каждому присваивается уникальный логин, а также собственный пароль.

Одна важная особенность при создании корпоративной почты: выбираем среди тарифов те, что предлагают максимум возможностей для ведения современного бизнеса. Так можно существенно сэкономить. Ведь базовой почты (пусть и правильно настроенной) может и не хватить для всех нужд корпорации. Теперь же стоит посмотреть, к какой системе осуществить подключение и где создать учетные записи сотрудников.

Лучшие сервисы для создания корпоративной почты

На самом деле, многие компании предоставляют возможность создать собственный домен. Среди них есть даже такие гиганты, как Yandex и Google. Однако существуют и другие более адаптированные под рынок СНГ варианты.

1. Яндекс 360 для бизнеса

Стоимость:311 рублей за пользователя в месяц.

Площадка, предоставляющая широкие возможности. Здесь почта входит в состав сервиса Яндекс 360 для бизнеса. Есть возможность зарегистрировать довольно много ящиков с неограниченным объёмом на один домен. Скорость работы сервиса зависит только от вашего провайдера.

Рекомендуем просматривать почту в браузере, без использования почтовых программ, так как протокол IMAP, используемый на этом сервере, довольно сложно прописать в настройках. Штатный трекер сервиса работает стабильнее.

Из других особенностей стоит отметить:

• Защиту от спама и вирусов;
• 10 ГБ дискового пространства для каждого пользователя (Яндекс.Диск);
• Мессенджер с веб-версией и приложениями для Windows, Mac, Android и iOS;
• Календарь;
• Поддержка вложенных файлов;
• Большое количество настроек;
• Возможность внести изменения в txt файлы записи;
• Сервис для управления задачами и проектами организации;
• Возможность создания почты без собственного домена;
• Надёжная защита аккаунтов;
• Использование системы Яндекс.Коннект;
• Сервис для создания собственной базы знаний.

Технологии Яндекса защищают Диск (облачное хранилище) от взлома и вирусов. Информация хранится на серверах в разных геолокациях. Разрешено создать столько ящиков, сколько нужно: их объём и число алиасов не ограничены. Можно использовать Телемост без регистрации и приглашать коллег по ссылке. Сервис подойдёт для небольшого бизнеса, но в плане удобства он не очень.

Тем не менее, сервис активно используют в странах СНГ. Хоть пробный период здесь и отсутствует. Защита сервиса реализована силами Лаборатории Касперского.

Стоимость:от 5000 до 7800 рублей в год (в зависимости от тарифного плана)

Это продукт позволяющий управлять документами, редакторами, почтой, календарём и внутренней соцсетью. Он предназначен для малого, среднего и большого бизнеса, госорганов и учреждений образования.

В состав сервера входят такие инструменты и модули, как:

• Редакторы Р7-Офис. Включает в себя профессиональный онлайн-редактор текстовых документов, мощный онлайн-редактор электронных таблиц, редактор для создания презентаций онлайн. Есть совместимость с форматами MS Office и OpenDocument. Имеется два режима совместного редактирования в реальном времени. Доступно рецензирование, комментарии, чат. Есть встроенные дополнения: переводчик, редактор изображений, OCR и другие.
• Хранилище документов. Включает в себя структурированное хранение документации, предоставление доступа для отдельных пользователей или целых отделов, разграничение прав доступа: чтение, рецензирование, редактирование, предоставление доступа по внешней ссылке, управление версиями и ревизиями, опция встраивания документов в веб-страницы, тесную интеграцию с почтой.
• Почта. Включает в себя почтовый сервер, возможность создания корпоративных адресов в своём домене, встроенный агрегатор для сбора почты с разных аккаунтов, возможность сортировки корреспонденции с помощью тэгов, адресную книгу и автоответчик, возможность интеграции с календарём и системой документооборота, опцию быстрого просмотра и сохранения прикрепленных файлов для редактирования.

Именно последний модуль вызывает наибольший интерес. Его можно получить бесплатно, если приобрести продукт «Р7-Офис. Корпоративный сервер» и развернуть его в локальной сети предприятия или компании. Допускается использование почтовых программ (Thunderbird, The Bat и так далее) для отправления и принятия email. Но их нужно уметь правильно настраивать (прописывать DNS, SPF1 Name и маршрутизации, применять соответствующие настройки конфиденциальности, настраивать фильтры антиспама и так далее).

Почтовый модуль надёжно защищён от атак различного характера и может управляться системным администратором. Присутствует круглосуточная техническая поддержка. Есть возможность присвоить каждому работнику собственный электронный адрес (несмотря на количество сотрудников). Администрирование возможно удалённо.

Разобраться с администрированием легко сможет любой технический специалист. В любом случае, можно рассчитывать на помощь службы поддержки.

3. Mail.ru для бизнеса

Стоимость:от 2990 до 3990 рублей в месяц (только почта)

Весьма известный сайт, объединяющий в себе новостной портал, продвинутую поисковую машину, большое количество сервисов и услуг, а также почтовый сервер с возможностью создания корпоративных почтовых ящиков. Весь функционал платформы, который нужен для бизнеса откроется только после приобретения полного пакета. По умолчанию можно будет назвать корпоративную почту и настроить подписи (соответствующий параметр в настройках).

Платформа Mail.ru для бизнеса предлагает такие вещи, как:

• Возможность создания до 5000 ящиков в одном домене;
• Календарь;
• Инструменты для редактирования документов;
• Мессенджер;
• Отсеивание посторонних пользователей;
• Интеграция с облачными хранилищами;
• Конструктор сайтов;
• Возможность использовать одну вкладку;
• Сервис опросов;
• Почтовые ящики поддерживают xlsx docx pptx;
• Возможность отслеживать действия сотрудников;
• Метатег;
• Возможность удалять имя пользователя, если его заблокировали;
• Vision для мероприятий;
• Сервис рассылок;
• Мобильные приложения для iOS и Android.

Что касается корпоративной почты на Mail.ru, то она характеризуется приоритетной поддержкой, полным отсутствием рекламы, возможностью совершать аудио и видео звонки, повышенным уровнем безопасности, наличием расширенных инструментов для контроля пользователей в пределах одного домена для одной корпорации (примерно такая же система используется в Zoho). Подписка поможет в ведении бизнеса.

4. Google Workspace

Стоимость:от 398 до 1329 рублей за пользователя в месяц (в зависимости от тарифного плана)

На этой популярной площадке от всемирно известной корпорации почта для бизнеса входит в состав пакета G-Suite и Google Workspace. Есть возможность пользоваться всеми прелестями корпоративной почты бесплатно в течение 14 дней.

Предложение от Google включает в себя такие возможности, как:

• Надёжную интеграцию с Google Meet и Google Chat;
• Продвинутую защиту за счёт алгоритмов машинного обучения;
• Полную совместимость с Microsoft Outlook, Apple Mail и Mozilla Thunderbird;
• Неограниченное количество групповых адресов;
• Собственный поддомен;
• Широкие настройки верификации;
• Уведомления о приходящих сообщениях;
• Простота пользовательского интерфейса;
• Встроенный антивирус;
• Возможность открывать и ограничивать доступ к ресурсам;
• Быстрый ответ техподдержки;
• Узнаваемость домена;
• Возможность блокировать рекламные письма, оставляя только деловые;
• Цифровая безопасность;
• Персонализированный адрес в вашем домене;
• Надёжные серверы Google.

Можно использовать корпоративные адреса электронной почты, которые легко запоминаются и положительно влияют на имидж компании. Также есть возможность создавать списки рассылки. Можно отправлять приглашения в Календаре, добавлять задачи в список. Кроме того, благодаря дополнениям Google Workspace есть возможность разместить на боковой панели свои любимые сторонние приложения (например SEO инструменты). Также есть возможность полностью использовать возможности G Suite.

Заключение

Корпоративная почта на собственном домене – непременный атрибут современной продвинутой компании. Такая почта помогает в рассылках и вызывает уважение у потенциальных клиентов. К тому же, проще работать с сотрудниками. А правильное добавление SPF-записи даст возможность использовать данный инструмент максимально эффективно.

Источник: vc.ru

Почта для бизнеса на вашем домене: 2 способа подключить бесплатно

Электронная почта — один из самых эффективных инструментов для совместной работы и обмена идеями. Крупные компании уже давно используют корпоративный электронный адрес на собственном домене. Такой вид адреса вызывает больше доверия клиентов и партнеров, влияет на запоминаемость бренда, а также является общепринятой нормой в бизнесе.

Кроме того, почта это не только удобный способ коммуникации, но и целая экосистема полезных инструментов: календарь, облачное хранилище, онлайн-редактор документов и другие возможности. Это особенно актуально для малого и среднего бизнеса.

У нас вы можете создать бесплатную почту на базе своего домена двумя способами:
1. Подключить Mail.Ru для бизнеса
Это бесплатно и очень просто! Что вы получите:
— до 5 000 почтовых ящиков на домене;
— до 10 Гб облачного хранилища и онлайн-редактор для работы с офисными документами;
— календарь.

2. Настроить почту на хостинге REG.RU
Вы можете создать корпоративную почту для своего домена на хостинге REG.RU и не зависеть от других почтовых сервисов.

Перед тем как создать почту в панели управления веб-хостингом, убедитесь в том, что у вас заказан хостинг. Если нет — закажите его по инструкции. Далее переходите к настройке своего почтового ящика.

Выберите удобный для себя способ и используйте все возможности почты для продвижения своего проекта.

Источник: www.reg.com