Большой привет всем читателям онлайн-журнала! Давно в голове крутилась идея написать статью, связанную с тайм-менеджментом и выписать наиболее эффективные способы планирования рабочего времени . А тут на днях один из читателей напомнил об этом и я решил сегодня поделиться с вами своими соображениями по этому поводу.
Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.
Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина? Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два.
Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами.
Как планировать свое время. Моя 3-шаговая модель
Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…
Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства.
Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.
Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.
Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свой распорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.
ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ВРЕМЕНИ. 10 ПРАВИЛ.
1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30 .
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.
Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.
2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.
Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.
В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!” . Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.
3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).
4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха .
Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.
5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.
Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели.
Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.
Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.
Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.
6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат . Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов :
- вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
- каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
- у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью
Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.
Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам , которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.
7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.
8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.
Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.
Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.
Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!
9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.
Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут.
Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.
10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.
Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами, ложитесь спать сегодня, а не завтра .
Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.
В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…
ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ
06:00-07:00Подъем, зарядка, обливание, утренняя пробежка, утренние процедуры, душ07:00-07:30Завтрак07:30-08:30Отдых, проверка почты, иные дела08:30-09:00Еду в офис09:00-12:00Рабочий процесс (вносятся важнейшие задачи на сегодня)12:00-12:30Обед12:30-13:00Отдых, иные дела13:00-14:00Чтение литературы14:00-18:00Рабочий процесс (вносятся второстепенные задачи на сегодня)18:00-18:30Ужин18:30-19:00Перевыполнение плана, планирование следующего дня19:00-19:30Еду домой19:30-22:00Домашние дела, тренажерка, активный отдых, прогулка, развлечения, встреча с друзьями22:00-22:30Подведение итогов, окончательная корректировка распорядка на следующий день, подготовка ко сну22:30-06:00Сон
Небольшие пояснения к плану:
- Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
- Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
- Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
- Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
- Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
- Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
- В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).
Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились.
Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist
Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.
Источник: dzen.ru
7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела
Энергетический список, GTD, буллет-джорналинг и другие варианты, среди которых наверняка найдётся подходящий именно вам.
Эту статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.
1. Метод карточек
Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.
Как это работает
Толстый ежедневник в данном случае не понадобится: достаточно лишь нескольких листов бумаги. Заведите три карточки для различных целей. Они могут быть разноцветные, с пометками или со стикерами. Главное, чтобы они отличались одна от другой и, конечно, нравились вам.
Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. Во второй, посвящённой долгосрочным целям, вы записываете все дела и планы на год или на несколько лет вперёд. Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня. И меняться она, конечно, будет чаще всех.
- Уровень: новичок.
- Плюс: не нужно разбираться в искусстве планинга. Всё максимально быстро и просто.
- Минус: менее важные дела всё-таки остаются незапланированными. Так про них можно совсем забыть.
2. Метод Айви Ли
Прелесть методики американского журналиста Айви Ли заключается в простоте и последовательности. Большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за отсутствия плана, недостатка сосредоточенности и неправильных приоритетов. Для решения этих проблем Ли предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой.
Как это работает
В конце дня определите шесть главных дел и расположите их по уровню приоритета, начиная от самого важного. На следующий день с утра сразу же приступайте к первой задаче из списка, а когда выполните ее, беритесь за следующую. И так до победного.
- Уровень: новичок.
- Плюс: значительно упрощается планирование, легче начать работу и оставаться последовательным, придерживаясь намеченных целей.
- Минус: метод плохо работает, если в течение дня у вас часто бывают незапланированные дела.
3. Метод оценок
Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет. Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела.
Как это работает
Ставьте планируемым задачам баллы от нуля до двух в зависимости от степени важности. Основной приоритет — два балла. Дело на один балл можно выполнить позже. А мелкие обязанности и повседневные задачи получают ноль баллов.
Не забудьте оценить работу в конце дня, например по пятибалльной шкале. Невыполненное дело, получившее 1 или 2, отразится на предстоящей работе и доставит неудобства. Как плохие отметки в школе. Это важно для понимания собственной эффективности и управления своим расписанием.
- Уровень: новичок.
- Плюс: метод научит оценивать важность задач и управлять своей эффективностью.
- Минус: подойдёт далеко не всем. Приоритет заданий может сместиться, и, когда вы возьмётесь за работу, цифры будут сбивать с толку.
4. Энергетический список
Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.
Как это работает
Составляя список дел, разбивайте все задачи на три категории: тяжёлые, средние и лёгкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, оцените уровень сил и выбирайте подходящую задачу.
- Уровень: любитель.
- Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться.
- Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.
5. Метод 1–3–5
Большое количество дел отбивает желание браться за них. Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности.
Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи.
Как это работает
Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности.
Не забывайте, что нужно соблюдать количество дел и не превышать его. В противном случае метод окажется неэффективным.
- Уровень: любитель.
- Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые.
- Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.
6. GTD — Getting Things Done
По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен.
В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника.
Как это работает
Чтобы уверенно использовать метод GTD, нужно к нему привыкнуть. Здесь целая система оценки задач, и справиться с ней сразу непросто. Записывайте дела и отмечайте их особыми символами:
- Пустой кружок — задача для выполнения.
- Кружок с перечёркнутой полоской — задача, которая выполняется сейчас.
- Наполовину закрашенный кружок — задача выполнена не полностью.
- Закрашенный кружок — задача выполнена.
- Кружок с крестом — задача отменена.
- Закрашенный кружок со стрелкой — задачу выполняет кто-то другой.
- Восклицательный знак — задача с максимальным приоритетом.
- Кружок с точкой — нужно постоянно помнить об этой задаче.
- Уровень: любитель.
- Плюс: расширенный вариант моментального планирования. Не нужно следить за приоритетностью задач. Есть дело — выполни.
- Минус: метод плохо адаптирован для долгосрочного планирования. Подойдёт скорее в качестве дополнения к основному.
7. Буллет-джорналинг
Самый гибкий вариант ежедневника — планер и личный дневник одновременно. Его придумал американский дизайнер Райдер Кэрролл и объяснил принцип в видеоуроке выше.
Этот метод позволяет записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. Разобраться с таким ведением непросто, но если привыкните, то никогда не бросите планирование.
Как это работает
На первой странице сделайте оглавление с названиями разделов и заполняйте его по мере ведения. Далее — годовой разворот с большими целями и важными датами. Он помогает оценить планы в целом. На следующих страницах — месячные развороты. Слева выпишите числа месяца и дни недели. Напротив них отметьте события, даты которых точно не изменятся.
Справа — общие задачи на месяц.
По желанию можно добавить дела на каждую неделю или даже планировать день по часам. Для выделения разных заданий используйте специальные символы. Сначала такие пометки лучше выписать на отдельный листок, пока не привыкнете использовать их. Главное, не забывайте вносить в оглавление страницы месяцев или, например, списков.
- Уровень: профессионал.
- Плюсы: в отличие от привычных вариантов этот ежедневник можно начать вести с любой даты и даже в обычной тетради. А ещё здесь удобно делать чек-листы и списки.
- Минусы: потребуется время, чтобы разобраться во всех деталях и привыкнуть к этому методу.
- 10 инструментов для планирования времени
- Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел
- Как успевать делать всё самое важное и не тратить время зря
Источник: lifehacker.ru
Как все успеть: принципы тайм-менеджмента для бизнеса и жизни
Проблема нехватки времени актуальна для большинства людей. И обычно она появляется не в одиночестве, а вместе с ощущением, что мы топчемся на месте. Дни заняты срочными задачами, которые не приближают к целям, а действительно важные дела постоянно откладываются на потом. К этому добавляется хроническая усталость от перегруженности и недосыпания.
Такое может происходить по разным причинам. Но часто подобная ситуация – результат простого неумения планировать и распределять свое время. И тогда ее можно решить довольно простым путем. Для этого я предлагаю обратиться к такой замечательной вещи, как тайм-менеджмент.
Что такое тайм-менеджмент, для чего он нужен и что может дать
Тайм-менеджмент – инструмент для учета времени и его эффективного использования, который помогает быстрее и проще достигать своих целей: как в бизнесе, так и в любой другой сфере жизни.
Прежде, чем я начну говорить о тайм-менеджменте, его принципах, уловках и хитростях, я хочу сделать одно очень важное замечание. Цель тайм-менеджмента – структурирование и рациональное использование времени. За редким исключением он не предназначен для мотивации и изменения ваших приоритетов.
Это значит, что он будет вам полезен только в случае, если вы понимаете, зачем вы хотите делать те или иные дела. Если же у вас есть внутреннее сопротивление, если ваши цели вас не вдохновляют, то тайм-менеджмент не поможет. Здесь нужно разбираться – почему вы не хотите делать то, что нужно, или почему вы ставите перед собой не свои задачи. Иногда корни проблемы лежат в нашем психологическом состоянии, с которым тогда нужно работать отдельно – самостоятельно или со специалистом.
История и основное правило управления временем
Разумные люди всегда старались быть эффективными и тратить время с пользой. Термин «тайм-менеджмент» появился не так давно, а сами принципы разумного управления временем начали формулировать сотни лет назад. Простейшее правило, которое знали еще в средние века: каждое утро записывать дела на день от самых важных к самым неважным и делать их по порядку.
Понятно, что за прошедшее время эта идея получила развитие. Тайм-менеджмент сегодня – это целая система, которая может в разы увеличить личную эффективность. Но главный принцип остается тем же: записывать дела в порядке уменьшения значимости и действовать по списку.
Даже если вам покажется слишком сложным и трудно выполнимым все остальное, это правило само по себе может сделать вашу работу гораздо более продуктивной.
Заблуждения о тайм-менеджменте
Есть много распространенных мифов о тайм-менеджменте.
- Планировать время бессмысленно, всегда происходит что-то неожиданное
- Управление временем нужно только для работы, а в своих делах оно только мешает
- Техники тайм-менеджмента не применимы в России из-за менталитета
- Он делает человека бездушным роботом без свободы воли
- Тайм-менеджмент заставит человека больше работать и меньше отдыхать
Разберем каждый из них.
Жизнь непредсказуема и нет никакого смысла планировать
Первая часть этого утверждения соответствует действительности. А вот вывод не очень логичный. Наша жизнь действительно то и дело подкидывает нам сюрпризы. Написав утром план действий, мы не можем быть уверены, что он реализуется во всех деталях. Тем более это касается планов на неделю, месяц или год вперед. Но это вовсе не значит, что планировать не нужно.
Более того, из-за этого особенно важно планировать.
В хорошем плане не только выделено время на каждое дело, но и остается небольшой запас времени на неожиданные обстоятельства. Срочная задача, форс-мажор – вы должны быть к этому готовы.
Обстоятельства действительно могут измениться. А могут и остаться такими, какие они есть. Но важно исходить из ваших приоритетов: что для вас важнее – запланированное дело или меняющиеся нюансы. Если что-то изменилось радикально – то можно создать новый план. А если речь идет о несущественном, оно не должно влиять на важные дела.
Если от любой мелочи все ваши планы летят кувырком, возможно, стоит пересмотреть свои приоритеты. Занимаетесь ли вы действительно важными делами? И если да, то почему вас так легко отвлечь и сбить с толку?
Управление временем имеет смысл только на работе
Если в вашей личной жизни нет обязанностей, важных дел и обязательств перед другими, вы, конечно, не нуждаетесь в тайм-менеджменте. Но большинство людей решает множество задач в самых разных сферах своей жизни. Эти задачи переплетаются, мешают друг другу, отвлекают одна от другой – если не упорядочить их.
Эффективность в личных делах не менее важна, чем в бизнесе, потому что в жизни мы очень много времени тратим на пустые занятия, которые не делают нас ни счастливее, ни успешнее, а только истощают наши ресурсы. Это и бессмысленные привычки, вроде просмотра новостей в Интернете или проверки почты, и неумение сказать «нет» пожирателям времени, и многое другое.
Менталитет
Очень многие люди думают, что тайм-менеджмент не подходит для русского человека, который предпочитает делать все спонтанно и по велению души.
Отчасти это может быть верно – управление временем действительно нелегко дается, если человек привык действовать по вдохновению. Но если вы хотите достичь каких-то реальных результатов, такой принцип, к сожалению, ваш враг. Достижение успеха в любом проекте, а особенно в собственном бизнесе, требует большой отдачи и постоянной, ежедневной работы. А для того, чтобы эта работа была эффективной – необходим тайм-менеджмент. Иначе вы рискуете работать много, а получать мало, причем во всех смыслах – мало денег, удовольствия, признания и успеха.
Страх превратиться в робота
Тут у меня нет хороших новостей. Большинство людей и так действуют автоматически большую часть своей жизни. Вся наша деятельность состоит из шаблонов, которые к тому же сложились без нашего участия, то есть запрограммированы заранее. Это наши привычки, стереотипы мышления и поведения. И освободиться от этой шаблонности очень сложно.
Но можно заменить неэффективные привычки на эффективные.
Научившись управлять своим временем, вы наоборот, получите больше свободы, времени и ресурсов на свои дела – и на творчество, когда этого захотите. А «свобода» от планов на самом деле оборачивается постоянной нехваткой времени и возможностей, чтобы придумать что-то новое и интересное – вам либо не до этого, либо вы устали.
Управляя временем, я буду больше работать и уставать
Задача тайм-менеджмента – наоборот, освободить как можно больше времени за счет того, что деятельность человека становится более эффективной. Одна из основ управления временем – обязательно находить время на отдых и развлечения. Потому что наша продуктивность зависит от того, как мы восстанавливаем силы, как чувствуем себя эмоционально и насколько востребованы в личном и социальном планах. Отдых, общение, развлечения необходимо планировать, как самые важные дела!
Основные правила тайм-менеджмента
Итак, что современный тайм-менеджмент может предложить в качестве инструментов?
- Первое и самое главное – поймите, что для вас важно. Если вы этого не знаете, вам не поможет тайм-менеджмент. Вы просто будете более эффективно решать ненужные задачи или надрываться, пытаясь успеть все и сразу. Некоторое время так можно существовать – например, в ущерб сну или отношениям, но потом произойдет срыв.
- Из первого пункта логично следует второй: сосредотачивайтесь на главном. Очень часто мы пишем огромные списки дел, которые все кажутся нам неотложными и в результате не знаем, за что хвататься. Очень важно отличать дела, которые действительно ведут вас к вашим целям (их надо выполнять в первую очередь), от тех, которые могут подождать. И особенно важно научиться находить (и убирать из списка!) дела, которые вообще ни к чему не ведут.
- Записывайте. То, что оказалось на бумаге или хотя бы в электронном органайзере, воспринимается нами более серьезно и обязывает хотя бы к минимальным усилиям.
- Планируйте день. Если у вас несколько задач в день, особенно из разных сфер жизни – без планирования вам не обойтись. Не обязательно делать жесткий график на каждый час, но список дел с приоритетами их выполнения облегчит вашу жизнь. Часть планирования – правильное распределение задач, когда вы знаете, какое время суток у вас самое ресурсное. На эти часы лучше назначить самые важные и интеллектуально сложные дела. А когда вы еще не проснулись или уже устали – сделать что-то, не требующее умственных усилий.
- Дробите крупные задачи. Они пугают своим объемом, и часто вызывают сопротивление – мы не знаем, с какой стороны к ним подойти. Самое лучшее – разделить задачу на более мелкие части и выполнять по одной. Если задача грандиозная, а сопротивление очень велико, можно даже разделить ее на абсурдно мелкие части, вплоть до «найти адрес компании в интернете» или «распечатать договор».
- Говорите «нет». Один из самых главных принципов тайм-менеджмента. Очень много нашего времени пожирают навязанные нам дела и общение. Говорить «нет» нужно учиться не только людям, но и обстоятельствам, и даже собственным привычкам – просмотру ненужных новостей в соцсетях, частой проверке почты или болтовне с коллегами.
- Планируйте отдых. Тайм-менеджмент – это не только о работе. Отдых – самая важная часть вашей деятельности. Планируйте его как самое важное дело, которое не подлежит переносу и отмене! Так вы сделаете свою работу действительно эффективной, а еще получите дополнительный бонус: научитесь ценить себя и свои удовольствия.
- Делегируйте. Это один из самых важных навыков тайм-менеджмента. Очень многие вещи можно поручить кому-то другому, даже если вы не руководитель. И чем больше стоит ваше время, тем оправданнее становится делегирование. Но даже если вы еще не достигли финансовых высот – все равно лучше перепоручите рутину кому-то другому, а оставшееся время потратьте на совершенствование своих навыков в деле, которое вам интересно.
- Ешьте «лягушку» с утра. «Лягушка» на жаргоне тайм-менеджмента – это важное, но неприятное дело. Его обычно хочется отложить «на после обеда» или на вечер, но в реальности мы перемещаем его из списка в список несколько дней, а то и месяцев. Если вы заметили в своем ежедневнике «лягушку», «ешьте» ее прямо с утра. Это наполнит вас уверенностью в себе и ощущением победы. Отложенные важные дела отнимают массу психической энергии – мы бессознательно постоянно помним о них и испытываем дискомфорт. А когда их нельзя больше откладывать, они становятся источником стресса.
- Создавайте собственные правила. Проверяйте то, как те или иные правила тайм-менеджмента действуют в вашем случае. Не все вам подойдет. Более того – у вас обязательно появится что-то свое, что будет помогать вам лучше организовать свое время.
Подведем итоги
Современный тайм-менеджмент – целая сложная система. Реализовав ее в своей жизни, вы можете существенно повысить личную эффективность, перестать тратить время зря и отвлекаться на несущественные вопросы.
При этом, когда человек начинает разбираться в этой системе, чтобы начать применять ее в своей жизни, его может напугать ее сложность. В итоге он часто просто отступается от этой идеи и продолжает жить, как жил.
Если вы всегда делали все спонтанно и по вдохновению, вам действительно может оказаться сложно начать планировать свою деятельность и жить по расписанию.
Но не обязательно сразу подчинять всю свою жизнь строгим правилам. Вы можете начать с основного принципа тайм-менеджмента, которого уже достаточно, чтобы действовать гораздо продуктивнее.
Каждый день с утра выписывайте список дел на сегодняшний день в порядке важности – от самого важного к тому, что можно отложить. И старайтесь делать их по очереди, даже если хочется перенести сложные дела на потом и сначала заняться всякими пустяками.
Соблюдение этого простого правила уже очень сильно продвинет вас. А когда вы привыкнете к этому и, главное, увидите результат, можно попробовать привнести в свою жизнь еще какие-то идеи тайм-менеджмента.
Источник: vadimkurkin.com
