Как управлять арендным бизнесом

Функциональные возможности программы для управления арендой

Компания «Первый БИТ» разработала собственное решение для автоматизации учета аренды на базе 1С – БИТ.Строительство/Аренда. В данном программном продукте разработчики ушли от понятия сдачи в аренду только помещений и добавили возможность сдавать все виды объектов аренды с помощью различных настроек для каждого объекта.

Основные функции:

• Ведение бухгалтерии и оперативного учета;
• Учет договоров и группировка информации по объектам аренды;
• Изменение условий в рамках одного договора, оформление дополнительных соглашений;
• Продление договоров с выполнением всех условий;
• Аренда имущества компании (ОС, инвентарь, оборудование);
• Использование любых видов расчетов по аренде платежей;
• Выполнение отдельного расчета по каждому помещению в рамках одного договора;
• Автоматический расчет аренды по всем арендаторам;
• Мониторинг задолженностей по аренде;
• Учет коммунальных издержек в арендуемых помещениях по различным схемам: перевыставление, включение;
• Создание печатных документов или их печать по шаблонам;
• Графическое отображение объектов аренды.

Программа сократит время на расчет стоимости аренды, снизит дебиторскую задолженность и повысит лояльность клиентов благодаря своевременному предоставлению документации.

ГОТОВЫЙ АРЕНДНЫЙ БИЗНЕС: Плюсы и минусы покупки коммерческой недвижимости как инвестиции

БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Аренда – отраслевое решение, разработанное специально для строительных компаний и предназначенное для учета аренды объектов недвижимости и имущества.

Узнайте из видео, как в программе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Аренда ведется учет объектов аренды, осуществляется договорная деятельность, расчет арендной платы и коммунальных услуг, формирование документов для арендаторов.

Закажите бесплатную демонстрацию программного продукта в ближайшем офисе компании «Первый БИТ».

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Управление и учет аренды недвижимости

Многие арендодатели продолжают использовать для управления арендой неспециализированные программы – 1С, Excel и т.д. Их функционал плохо адаптирован под потребности арендного бизнеса. В них сложно или невозможность контролировать работу менеджеров, вести учет клиентов, дебиторской задолженности, объектов недвижимости, отсутствуют гарантии сохранности базы данных. Все это приводит к усложнению бизнес-процессов, увеличению трудовых и финансовых затрат, снижению эффективности бизнеса в целом.

Как реализовано управление арендой в системе АрендаСофт?

Программа АрендаСофт призвана устранить указанные проблемы. Система содержит весь необходимый функционал для управления арендой объектов недвижимости:

• Работа с клиентской базой. Хранение информации о каждом клиенте осуществляется в одном месте на облачном защищенном сервере, все данные подгружаются автоматически, менеджеру остается только следить за их корректностью и при необходимости вносить правки;
• История взаимодействия с каждым клиентом. Программа содержит инструменты для организации воронки продаж – от получения лида до заключения договора. За карточкой каждого клиента закрепляются договора, документы по совершенным им платежах. В системе можно просматривать, своевременно ли арендатор вносит арендную плату, есть ли текущие задолженности, были ли задолженности ранее. Программа предоставляет возможности для записи всех звонков по каждому клиенту;
• Работа с документами. Система позволяет заводить шаблоны договоров и счетов, автоматически формировать документы по каждому клиенту, рассылать готовую документацию арендатором всего в один клик; Работа с объектами недвижимости. В систему можно внести каждый сдаваемый объект недвижимости, следить за заполненностью в режиме реального времени, закреплять за каждым объектом арендатора;
• Финансы и платежи. Программа позволяет обрабатывать платежи, следить за дебиторской задолженностью, выставлять счета, есть интеграция с банками.

Также в АрендаСофт есть статистические инструменты, реализована возможность контроля за работой сотрудников. Все финансовые потоки собираются в одном месте. Это открывает новые возможности для анализа эффективности бизнеса и поиска путей увеличения прибыли.

Заключение договоров, внесение и работа с документами

В АрендаСофт реализована генерация договоров по шаблону. При заключении договора с клиентом менеджеру не нужно загружать новый документ. Система сама внесет реквизиты арендатора в выбранный шаблон. В АрендаСофт есть готовые шаблоны, они доступны для ознакомления в разделе «Справочник». Для создания договора требуется открыть окно «Договоры аренды».

В списке представлены все заключенные договора с указанием:

• номер договора;
• ФИО арендатора;
• арендуемой площади;
• даты заключения договорного соглашения и даты начала аренды (могут отличаться).

Также указывается информация о конечной дате аренды, оплате (до какого числа). Каждый договор можно открыть для ознакомления, отредактировать, либо удалить. Есть возможность пакетной выгрузки документов. Создание нового договора осуществляется путем нажатия кнопки «Новый договор аренды».

Программа управления недвижимостью АрендаСофт откроет новое окно для внесения информации о договора. Здесь можно выбрать:

• организацию, то есть арендодателя;
• клиента – можно выбрать из существующей базы, либо добавить нового (если карточка клиента еще не создана);
• номер договора – формируется на основе шаблона, либо по номеру (если есть в базе);
• дата заключения договора – есть возможность продления предыдущего договора, который был закрыт ранее;
• дата начала аренды;
• следующий платеж – с первого числа (система рассчитает платеж за количество дней до конца месяца, а затем начнет считать платежи с первого по 30/31 число), с фактического числа (расчет производится по дате заезда, например, с 12 числа этого месяца по 11 следующего и так далее);
• период действия арендного договора – минимальный срок (1 неделя), максимальный, практически, неограничен.

На один договор можно оформить сразу несколько объектов аренды. Если сроки аренды одинаковые, то создавать 2 и более документов не требуется. В поле «Стоимость дополнительных услуг» менеджер может включить, например, комиссию за банковские услуги, которая будет причислена к постоянным расходам. К каждому договору можно добавить комментарии.

Договор формируется в формате Word. Для отправки договора арендатору достаточно нажать соответствующую кнопку в программе.

Добавление и редактирование площадей, их планов, организаций

АрендаСофт позволяет управлять арендой коммерческой недвижимости с разным количеством объектов (от 10). Доступ к программе производится по подписочной системе, где можно выбрать наиболее подходящий тариф. Программа позволяет добавить к аккаунту несколько организаций, закрепить за каждой из них конкретные объекты аренды. Для привязки конкретного помещения к организации, необходимо зайти в «Объекты аренды», выбрать соответствующий объект, выбрать из списка организацию и сохранить изменения в системе. Все сдаваемые в аренду объекты можно посмотреть на общем плане. Здесь содержится:

• адрес расположения конкретного здания;
• номера и площадь по каждому объекту;
• их статус – зеленые объекты активные, красные– ожидается съезд, белые – неактивные, серые – забронированные.

При наведении курсора на конкретный объект отображается его площадь, тариф, арендатор, номер договора и срок его действия.

Все объекты недвижимости распределяются по зданиям. Менеджер может добавлять в систему здания, где располагаются принадлежащие компании помещения, этажи, планировки а также отдельные объекты.

Объекты недвижимости можно просматривать не только на общем плане, но и в табличном виде. Здесь содержится:

• список всех объектов и активность – можно фильтровать по статусу;
• наименование;
• здание;
• этаж;
• площадь;
• оплачено до;
• последний договор;
• последний клиент.

Через опцию колонки можно выбирать, какая информация будет отображаться. Менеджер может настроить интерфейс по своему усмотрению. Добавление объекта осуществляется через соответствующую форму. Указываются следующие данные:

• здание и этаж – выбирается из внесенных в систему данных;
• номер, площадь, длина, ширина, высота;
• статус – активный, неактивный;
• комментарии;
• организация, за которой закреплено помещение;
• тарификация.

Преимущества и возможности программы

Преимущества и возможности программы

Визуальный план арендуемых площадей

Состояние в реальном времени

Интеграция с бухгалтерией 1С

Работа с должниками

Удобные отчёты и графики

Доступность и мобильность

Внесение информации о клиентах, привязка договоров и площадей

Программа АрендаСофт предоставляет широкие возможности для работы с клиентской базой. При добавлении нового клиента происходит автозаполнение данных, если они есть в системе. Для автозаполнения требуется ввести ФИО, либо ИНН арендатора или наименование организации.

В карточку клиента добавляется расчетный счет, контактная информация. Адрес электронной почты и телефон позволяют организовать рассылку счетов, уведомлений о наступлении даты оплаты.

Для активации рассылки уведомлений требуется поставить галочку на соответствующем пункте в карточке клиента. Отправка счетов и уведомлений производится автоматически. Ее можно настроить по почте, либо телефону. В случае с телефоном это может быть SMS со ссылкой, либо звонок (требуется подключить соответствующий сервис дополнительно).

Следить за отправкой уведомлений и счетов можно через раздел Инструменты. Здесь можно внести настройки, проследить за историей рассылки. При заключении договора с конкретным клиентом за его карточкой закрепляются соответствующие площади. В рамках карточки агрегируется информация о договоре, платежах и другая история взаимодействий.

Подключение банков и другие интеграции

Для автоматического учета платежей программа поддерживает интеграцию с банками. Количество банков каждый пользователь определяет сам. Для подключения следует направить заявку в техподдержку.

В большинстве случаев платежи при интеграции учитываются правильно. Менеджеру остается только регулярно проверять корректность данных. АрендаСофт поддерживает и другие интеграции. Например, можно настроить взаимодействие с 1С и обмениваться данными об учете аренды. Для фиксации источников лидов доступна интеграция с соответствующими сервисами.

Пользователи АрендаСофт имеют возможность заказать разные доработки под конкретные цели.

Переменная и постоянная части арендной платы

Программа АрендаСофт позволяет создать разные тарифные сетки для объектов и зданий, а также вести учет переменных расходов.

К переменным расходам можно отнести:

• уборку;
• электричество;
• отопление и т.д.

Для каждого договора есть опция добавления конкретных видов переменных затрат. В случае с электричеством требуется зафиксировать на момент заезда текущие показания. Далее остается только вносить новые данные каждый месяц.

Каждый месяц за электричество и другие услуги ЖКХ арендатору будут выставляться счета для оплаты.

Статистический модуль

Программа предоставляет большое количество информации для анализа об эффективности работы:

• выручка по периодам (формирует приход денежных средств с 1 дня по сегодняшний день);
• выручка по видам оплат (формирует приход денежных средств по видам оплат, т.е. наличные, безналичные;
• отчет по занятости (сколько занято и свободно на определённую дату квадратных метров)
• статистика оплат (предоплата, текущие оплаты, задолженность).

Все отчеты и таблицы легко экспортируются для презентации руководству, последующего анализа в другом программном обеспечении.

Это только часть функционала АрендаСофт, при этом программа остается простой в понимании, не перегружена ненужными опциями. Для более детального ознакомления есть демо-доступ. Вы можете заказать бесплатную демонстрацию системы от нашего специалиста, который покажет какие возможности система может предоставить для Вашего бизнеса.

Источник: arendasoft.ru

1С:Аренда и управление недвижимостью

Программный продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью» — совместное отраслевое решение фирмы «1С» и компании «ЭЛИАС ВЦ». Продукт предназначен для собственников коммерческой недвижимости, управляющих компаний, девелоперских структур. Продукт позволяет повысить эффективность бизнеса компаний за счет автоматизации процессов по ведению реестрового учета объектов недвижимости, управлению договорами аренды и расчетами с арендаторами, эксплуатации объектов недвижимости. Программа обеспечивает решение задач бухгалтерского, управленческого, юридического и административного учета.

Программа позволяет эффективно управлять недвижимостью разных типов: торговыми и офисными центрами, земельными участками, выставочными площадями, складами, рынками и т.п.

Продукт разработан на последней версии технологической платформы «1С:Предприятие 8» и выпускается в различных вариантах: на основе типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия» , «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:ERP. Управление холдингом».

Для конфигурации Бухгалтерия предприятия КОРП предусмотрено отдельное решение – «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП», которое существенно расширяет возможности продукта «1С:Аренда и управление недвижимостью» и обеспечивает комплексную автоматизацию всех процессов, связанных с управлением недвижимостью.

В программу заложены инструменты эффективного управления объектами недвижимости и арендной деятельностью.

Основные возможности программы автоматизации управления недвижимостью

Управление реестром объектов недвижимости

• Ведение иерархического справочника объектов недвижимости с широким набором характеристик и возможностью добавления произвольных характеристик;
• Работа с графическими планами объектов – как на основе произвольных изображений (например, скан плана БТИ), так и с использованием 3D-моделей объектов недвижимости;
• Автоматическое создание объектов недвижимости в базе данных на основе графических планов размещения;
• Оперативный просмотр размещения объекта на плане;
• Регистрация произвольных статусов объектов недвижимости на заданный период — свободен, в резерве, на ремонте, арендуется и т.п.;
• Формирование реестра объектов недвижимости с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам;
• Формирование диаграммы состояний объектов недвижимости;
• Формирование графической отчетности на основе планов размещения объектов с цветовым выделением объектов в зависимости от статуса и возможностью произвольного отбора (по свободным площадям, по площадям в ремонте, резерве и т.п.);
• Публикация 3D-моделей объектов (например, поэтажных планов) на сайте компании;
• Возможность привязки объектов недвижимости к ценовым категориям, регистрация цен на услуги с привязкой к ценовым категориям, хранение истории цен.

Управление договорами аренды

• Учет первичных документов по договорам аренды (Заключение договора аренды, Дополнительное соглашение, Расторжение договора аренды, Акт приема-передачи арендуемых помещений, Акт приема-возврата арендуемых помещений);
• Разделение услуг на постоянную и переменную части;
• Гибкое управление способами начисления, ставками и тарифами на услуги, хранение истории изменения ставок и тарифов;
• Раздельное назначение сроков оплаты и параметров начисления пеней для услуг постоянной и переменной части, а также для конкретных услуг;
• Использование произвольных шаблонов формата Microsoft Word для печати первичных документов;
• Печать графических планов с выделением сдаваемых в аренду объектов в качестве приложений к договорам;
• Хранение списка телефонных номеров и их привязка к договорам арендаторов;
• Возможность многократного изменения ставок на услуги в пределах одного договора;
• Возможность учета аренды с перерывами;
• Использование специальных курсов валют (фиксированный курс, курс ЦБ плюс заданный процент, валютный коридор);
• Возможность управления договорами субаренды;
• Формирование графической отчетности на основе планов размещения объектов с цветовым выделением объектов в зависимости от их статуса и возможностью настройки состава выводимой информации (по арендаторам, условиям договоров, характеристикам объектов и т.п.);
• Проверка занятости и контроль превышения общей площади объекта при создании нового договора аренды;
• Возможность сдавать один объект в аренду нескольким арендаторам;
• Групповая пролонгация и расторжение договоров аренды с возможностью отбора по заданным характеристикам;
• Формирование реестра договоров аренды с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам.

Управление взаиморасчетами по аренде

• Гибкая настройка детализации взаиморасчетов с арендаторами: по договорам, периодам оплаты, объектам, услугам, счетам на оплату;
• Учет первичных документов по аренде: счетов, актов об оказании услуг, счетов-фактур. Возможность печати документов, как в сводной форме, так и с детализацией по объектам и/или услугам;
• Автоматическое формирование счетов на оплату и актов об оказании услуг с возможностью произвольного отбора по арендаторам, услугам, объектам и т.п., печать сформированных документов и отправка арендаторам по электронной почте;
• Расчет аренды за неполный период. Возможность расчета как по фактическому количеству дней в указанном периоде, так и на основании «среднего месяца»;
• Расчет оплаты за тарифицируемые услуги с учетом показаний счетчиков, возможность распределения показаний счетчика по нескольким объектам либо арендаторам;
• Расчет начислений по услугам переменной части на основе произвольных формул;
• Начисление процентов с торгового оборота арендатора по различным алгоритмам;
• Автоматическое заполнение сроков оплаты в счетах по условиям договора аренды;
• Расчет оплаты за телефон с учетом номеров, числящихся по договору контрагента;
• Учет обеспечительных платежей (депозитов);
• Ведение расчетов с собственниками объектов недвижимости по агентской схеме;
• Отчетность по взаиморасчетам с арендаторами с аналитикой по периодам, услугам, объектам аренды, счетам на оплату и возможностью анализа расчетов по пеням и депозитам;
• Анализ задержек платежей по услугам и расчет суммы пеней по различным алгоритмам;
• Анализ соответствия условий договоров аренды и фактических начислений;
• Отчет об эффективности использования площадей с расчетом коэффициента полезного использования и величины финансовых потерь от простоя объектов;
• Анализ продаж с развернутой детализацией и произвольной группировкой данных;
• Планирование платежей по аренде, проведение план-фактного анализа.

Управление эксплуатацией объектов недвижимости

• Учет конструктивных элементов и инженерных систем объектов недвижимости, подлежащих техническому обслуживанию и ремонту;
• Планирование мероприятий по техническому обслуживанию объектов недвижимости (плановый и текущий ремонт, регламентные работы и т.п.)
• Оформление и контроль заявок на обслуживание;
• Хранение смет по материалам и работам на проведение мероприятий по техническому обслуживанию;
• Учет фактических затрат на эксплуатацию;
• Учет услуг подрядных организаций по выполнению техобслуживания;
• Ведение истории мероприятий по техобслуживанию;
• Планирование затрат на эксплуатацию, сравнение плановых и фактических показателей.

Сервисные возможности

• Автоматическое создание напоминаний и уведомлений по различным событиям (например, напоминаний о приближающейся дате окончания договора аренды);
• Версионирование (хранение истории изменения) справочников и документов;
• Интеграция с программой «1С:Документооборот».

Это интересно. Для комплексной автоматизации всех процессов, связанных с управлением недвижимостью, включая управление договорами аренды со стороны арендатора, расширенные возможности по ведению реестра объектов недвижимости, управление размещением сотрудников на рабочих местах разработано решение «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП»

В сентябре 2015 года выпущен «Модуль 1С:Аренда и управление недвижимостью для 1С:ERP» — новая поставка решения «1С:Аренда и управление недвижимостью» для конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2».

Основные инновации в поставке «Модуль 1С:Аренда и управление недвижимостью для 1С:ERP»

• продукт разработан на основе «1С:ERP Управление предприятием 2» – инновационного решения для построения комплексных информационных систем управления деятельностью многопрофильных предприятий с учетом лучших мировых и отечественных практик автоматизации крупного и среднего бизнеса, предусмотрена возможность интеграции с «1С:ERP. Управление холдингом»;
• раздельное назначение и контроль сроков оплаты для постоянной и переменной части арендной платы;
• возможность расчета пеней за задержку оплаты на основании как фактической (по актам), так и планируемой (по счетам) задолженности;
• возможность назначения как индивидуальных, так и единых тарифов на услуги переменной части;
• управление осмотрами объектов недвижимости;
• возможность совместного использования с решениями «1С:ERP Управление строительной организацией 2» и «Модуль 1С:Риэлтор. Управление продажами недвижимости для 1С:ERP» в рамках единой конфигурации.

Это интересно. Для автоматизации государственных учреждений, в сферу деятельности которых входит аренда и управление недвижимостью, разработана программа «1С:Аренда и управление недвижимостью для «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»

Это интересно. Предусмотрена возможность бесшовной интеграции программных продуктов «1С:Аренда и управление недвижимостью» и «1С:Документооборот». Интеграция позволяет использовать многие возможности «1С:Документооборота», не покидая конфигурации «1С:Аренда и управление недвижимостью», в частности:

• хранить произвольные файлы, связанные с объектами аренды, договорами аренды и иными справочниками и документами, в «1С:Документообороте»;
• использовать в работе с объектами конфигурации бизнесы-процессы «1С:Документооборота»: поручение, согласование, утверждение и многие другие;
• создавать на основании договоров аренды, заявок на обслуживание и иных документов входящие, внутренние и исходящие документы «1С:Документооборота» и управлять их состоянием.

Цены на программу «1С:Аренда и управление недвижимостью» и дополнительные лицензии

Вы можете ознакомиться и задать вопросы по реализованным проектам по автоматизации арендной деятельности. Среди организаций, использующих программу «1С:Аренда и управление недвижимостью» предприятия любого масштаба: от небольших офисных центров и промышленных предприятий (для которых сдача в аренду является косвенной деятельностью) до управляющих компаний и девелоперов, профессионально работающих на арендном рынке.

Это интересно. Для управления деятельностью по оформлению сделок по продаже недвижимости и автоматизации офисов продаж недвижимости разработана программа 1С:Риэлтор. Управление продажами недвижимости

Задать вопрос

У Вас есть вопросы? Вас интересуют подробности? Обратитесь прямо сейчас к нашему консультанту, чтобы получить всю необходимую информацию.

Источник: elias.ru