Можно ли управлять бизнесом на расстоянии? Насколько эффективным будет такое управление? Эти и подобные им вопросы не дают покоя бизнесменам, которые по тем или иным жизненным обстоятельствам оказались на значительном расстоянии от места своей основной деятельности.
Как организовать работу коллектива
Для того, чтобы безопасно и продуктивно управлять компанией на расстоянии необходимо сначала правильно выстроить работу и взаимодействие коллектива.
Вот основные моменты, на которые руководители-удаленщики должны прежде всего обратить внимание и скорректировать при необходимости.
Инструкции
Для начала необходимо четко и в деталях прописать всю работу компании и конкретных ее звеньев. Находясь в непосредственной близости, вы сможете контролировать бизнес наглядно и отдавать необходимые указания и рекомендации сотрудникам сразу в момент ошибки.
Но, будучи на расстоянии, вы должны четко понимать, что ваши работники выполняют все то, что вы от них хотите. Но для этого сперва необходимо детально определить, что собственно вы от них хотите. То есть расписать по пунктам деятельность каждого сотрудника, общее взаимодействие коллектива, протекание рабочего процесса.
Только в этом случае вы сможете быть уверены, во-первых, в понимании своих сотрудников того, что от них хотят и как это сделать, а во-вторых в том, что ваша критика и возможные санкции будут не голословны.
Обязанности
От вас потребуется распределить обязанности таким образом, чтобы каждый сотрудник отвечал только за свой сегмент деятельности и не пересекался с работой других отделов или направлений работы (максимум в форме передачи необходимых данных). Это необходимо для того, чтобы человек не имел представления о том, как работает машина бизнеса в целом, а лишь его небольшая шестеренка.
Например, менеджер по продажам не должен быть вхож в отдел закупок или производственный цех.
Так вы обезопасите себя от самых «умных» сотрудников, которые в ваше отсутствие могут решить организовать себе дополнительный источник доходов в виде- откатов, слива клиентов конкурентам или даже желанием обзавестись собственной мини-фирмой, которая по договоренности с производством станет продавать ВАШУ ЖЕ продукцию ВАШИМ ЖЕ клиентам, но через СВОИ счета (и такое бывает).
Личное взаимодействие с клиентами
Хорошо бы, конечно, со всеми клиентами, даже новыми, поддерживать прямую связь и общаться лично, хотя бы в форме деловой переписки.
Если речь о розничной торговле мелким товаром, то в идеале установить в офис или магазин соответствующее программное обеспечение (об этом речь чуть ниже), которое будет отслеживать все реализованные товары, деятельность сотрудников, выставленные счета и прочее.
Исполнительный директор
Если все же вы пришли к выводу, что без исполнительного директора вам никак не обойтись, то выбирайте человека на эту должность правильно.
Он должен быть ответственным, умным, действенным, но в первую очередь- верным и зависимым от вашего мнения и от системы. Не удивляйтесь! Если вы найдете хорошего управленца, который сможет сам справляться со всеми трудностями, и который не боится брать на себя ответственность в полной мере, то считайте, что вы не нашли, а потеряли…свой бизнес.
Талантливый самодостаточный управленец быстренько поймет, что к чему и, поверьте, кинет вас нещадно. Ну или при хорошем стечении обстоятельств просто без очевидных потерь станет вашим конкурентом.
Исключаем такое развитие событий в том случае, если ваш бизнес связан с грандиозными вложениями и имеет невообразимые масштабы. Но, в любом случае, если вы будете искать человека, похожего на себя, то задайте себе вопрос- почему вы не работаете на кого-то, а имеете собственный бизнес, и почему он (ваш исполнительный директор), набравшись опыта, не поступит также?
Реклама, продвижение, пиар
На этом нельзя экономить ни при стационарном управлении, ни при дистанционном. Дайте своим сотрудникам работы и как можно больше!
Мотивация
Хороший управленец знает, что только лишь ожиданием результатов и требованиями достижений толковых сотрудников в своей компании удержать крайне сложно. Людей нужно уметь замотивировать, то есть сделать каждую должность действительно привлекательной для соискателей и действующих работников.
Как это сделать:
1. Прежде всего, конечно же, финансово. Собственно, что может больше волновать сотрудника в работе, чем его доход? Ничего. Но это не значит, что нужно выставлять всем зарплаты выше среднерегиональных или выдавать каждый месяц внушительные премии. Введите систему бонусов и поощрений.
Что называется, каждому по заслугам.
Составьте план выработки каждого сотрудника в отдельности, далее отдела и всего коллектива. Согласно ним, назначайте премирование. Люди должны знать, что работают не просто на благо компании и ее руководства, то есть вас, а прежде всего на свое благо! В идеале, конечно добиться, чтобы ежемесячный оклад составлял не больше половины от возможного дохода. Однако, стоит помнить и о том, чтобы планы были реальными, а не заоблачными цифрами, на которые ваша компания никогда и не выходила.
2. Организуйте здоровое соперничество, мотивируя сотрудников каким-то значительным бонусом в конце года/месяца/квартала. В идеале, конечно, что-то действительно ценное, например, автомобиль, телефон, дорогие часы, тур в теплые страны и так далее.
3. Создайте коллективу достойные условия труда. Необходимо не скупиться и снять хороший офис в престижном районе, сделать стильный ремонт, организовать зону отдыха сотрудников. Так же не стоит забывать о пространстве для приема пищи. Многие почему-то считают, что чайник с микроволновкой, стоящие где-нибудь в полуподвальном помещении вполне себе подойдут для организации обеденной зоны.
Начнем с того, что у вас работают люди, так и относиться к ним нужно по-людски. Сделайте так, чтобы сотрудники гордились тем, что они у вас трудятся, чтобы им нравилось приходить в свое рабочее пространство и проводить там время, чтобы, сравнивая с другими вакансиями, они оставались верны вам, даже при условии, что где-то будет доход чуть выше.
4. Организуйте досуг коллективу. Не скупитесь на корпоративных мероприятиях! Выбейте сотрудникам скидки в ближайшие спортзалы, бассейны и прочее. Почему-то многие управленцы считают, что это не столь важная сторона рабочего процесса и тратить бюджет в такие вещи попросту отказываются.
Однако, задайте себе вопрос, уважающий себя сотрудник предпочтет работу в компании, где на новый год весь коллектив вывозят на горнолыжный курорт или дарят по шоколадке?
Ваша задача создать престижные рабочие места, чтобы сотрудники сражались (образно) за возможность их занять и боялись потерять. Люди должны быть уверены в том, что лучшей работы им не найти и поэтому им необходимо делать все возможное для того, чтобы трудиться на вас. Лишь тогда не нужно будет опасаться покидать свою фирму на долгий срок и спокойно управлять бизнесом на расстоянии.
Контроль
Однако, какая бы замечательная и востребованная работа не была, пускать все на бесконтрольный самотек никак нельзя. Тем более с нашим русским менталитетом, который всегда в поиске халявы и денег за «ничегонеделанье». Ну что уж там, как повелось, так повелось…
Сталина на них, конечно, не нужно, а вот адекватный контроль работы необходим.
Что сюда может входить:
- Прежде всего, конечно отчетность, в идеале, согласно инструкциям, о которых говорилось в начале. На основе отчетности необходимо проводить анализ работы каждого сотрудника в отдельности и всего предприятия в целом. Если есть проблемы-корректировать работу, иногда конкретного сотрудника из-за которого съезжает работа отдела, иногда и всего отдела полностью, ну а в критичной ситуации проводить реорганизацию деятельности фирмы в целом.
- Видеокамеры. Это, само собой не понравиться вашим сотрудникам и конечно же не добавит балл престижа фирме в целом, однако, вы будете наверняка уверены в том, что в ваше отсутствие из вас не делают дурака и каждый работник занимается своим делом. А это, пожалуй, поважнее, чем душевно равновесие коллектива, который «будет чувствовать себя, как под микроскопом». Тем боле, давайте, честно, хорошему работнику без разницы следят за ним или нет, он просто выполняет свои должностные обязанности. А вот недовольны будут как раз те, кто либо халтурит, либо мухлюет.
- Программы шпионы на компьютеры. Такие программы показывают все те действия, которые выполняет сотрудник на своем ПК. То есть вы сможете четко понять сколько часов в день он уделяет работе, а сколько личным делам. Так минутный поиск телефона поликлиники, например, это простительно, а вот трехчасовой поиск платья для какого-то торжества, вот это уже повод обсудить с работницей ваше дальнейшее с ней сотрудничество.
Сервисы и техническое оснащение, которое вам поможет управлять бизнесом на расстоянии.
К счастью, энергичное развитие информационных технологий, свидетелями которого мы с вами являемся, позволяет контролировать подчиненных и решать все вопросы бизнеса, находясь в любой географической точке нашей планеты. В этом помогает интернет, а также знание особенностей некоторых инструментов, реализуемых через всемирную паутину.
- Для начала необходимо наладить общение со своими сотрудниками, клиентами, поставщиками и всеми, кто вовлечен в ваш бизнес. Здесь в помощь куча сервисов, которые все знают, скорее всего, и, для работы которых понадобиться только лишь Интернет. Skype позволит вам проводить совещания, конференции, общаться с сотрудниками. Также для быстрой переписки возьмите на вооружения все известные мессенджеры:
- Facebook Messenger
- Viber
- Telegram
- Line
- Snapchat
2. Всевозможные CRM системы, которые вам не только облегчат работу, но и помогут сделать ее намного продуктивнее.
Например, система управления малым бизнесом MegaPlan. Благодаря этому инструменту вы сможете:
- управлять продажами и налаживать взаимоотношения с клиентами;
- осуществлять постановку задач сотрудникам своего предприятия, а также контролировать выполнение этих заданий;
- хранить различного рода документы;
- осуществлять управление проектами;
- управлять имеющимися в вашем распоряжении финансами;
- планировать рабочий день сотрудников и осуществлять множество прочих задач.
Информация в пределах этого продукта надежно защищена, программа максимально проста и позволяет входить в личный кабинет из любой точки планеты с использованием для этой цели любого браузера.
3. Сервис «умных рассылок» под названием SmartResponder. Это превосходный инструмент, позволяющий сформировать свою целевую аудиторию, состоящую из потенциальных клиентов. Стартовая версия продукта абсолютно бесплатна. Данный инструмент используют практически все отечественные сетевые бизнесмены.
4. Система Ecommtools, позволяющая принимать платежи и заказы от клиентов. Этот инструмент достаточно легко встроить в используемый вами сайт, он позволяет на протяжении полных суток принимать в автоматическом режиме платежи клиентов в самых разнообразных платежных системах. Собственнику сайта не нужно ничего разрабатывать на ресурсе, программное обеспечение устанавливается самостоятельно. Продукт позволяет создать любую партнерскую программу, а также значительно упрощает обработку заказов.
5. Сервис DropBox, созданный для обеспечения возможности удаленного хранения самых разнообразных файлов. Для каждого пользователя этого сервиса процесс выглядит максимально просто, на его компьютере появляется специальная папка, в которую можно копировать любые файлы, которые моментально синхронизируются с сервером. Воспользоваться размещенной информацией можно с любого компьютера или смартфона. К информации можно разрешить доступ участников вашей бизнес-команды. Данные из этого хранилища зашифрованы специальным протоколом, который используют банки и военные ведомства.
Напоследок, необходимо сказать о самом важном. В любом бизнесе должен присутствовать порядок. В том случае, когда бизнес не формализован, а напротив, завязан на тех или иных конкретных личностях, в том случае, когда в нем так называемый «человеческий фактор» необычайно силен, то вы, как владелец или руководитель бизнеса, вряд ли обретете в самое ближайшее время достаточное количество свободного времени. Прежде, чем решиться оставить свое дело на расстоянии, убедитесь, что все работает как часы. Иначе вы рискуете потерять не только время или сотрудников, но и сам бизнес.
Источник: vasyaznaet.ru
Как управлять бизнесом на расстоянии
Вот поэтапная инструкция для тех, кто готов рискнуть, чтобы жить полной жизнью.
Дистанционное управление только выглядит сложным и рискованным предприятием. Бывают задачи, которые приходится решать лично, — продление электронной подписи, оформление доверенности для заместителя, многие операции с недвижимостью. Не все банки открывают расчетный счет по доверенности. Но большинство вопросов можно решать дистанционно.
Если вы готовы освободить офисное кресло на продолжительный срок — готовьте компанию организационно и технически. Подготовку лучше проводить этапами и участками.
Разберитесь со стереотипами
У многих собственников есть заблуждения, которые заставляют их постоянно находиться в офисе и тонуть в операционке.
1. «Работники недостаточно компетентны»
Собственник считает, что никто кроме него не сможет нормально выполнить задачу.
Но зачем тогда вообще нужна команда? Когда руководитель решает задачу вместо своего подчиненного, он платит деньги зря, отказывается от более эффективных альтернативных решений и берет на себя ответственность за результат.
Сотрудники отучаются думать и просто ждут от начальника правильного ответа.
2. «Работники трудятся усерднее, если над ними висеть»
Это не так — работники трудятся усердно, когда их труд организован. Продуктивность сотрудников связана с тремя аспектами: контролем процесса, критериями измерения результата, мотивацией к труду.
Физическое присутствие босса в офисе слабо с этим связано. Чаще всего оно лишь вытекает в массовую прокрастинацию.
Я сам видел, как руководитель расхаживает по офису, словно гепард в саванне, пытаясь «найти и уничтожить» на компьютерах работников ВКонтакте и онлайн-игры.
Сотрудники играют с ним в игру «Сверни окно вовремя». Когда побеждает шеф, он ругает работника, — но работники побеждают чаще.
3. «Если работать удаленно, бизнес станет неконтролируемым»
Тоже неправда. Контроль и присутствие — не одно и то же.
Присутствие — это когда вы видите глазами и можете потрогать руками, а контроль — это когда вы ожидаете результат и получаете то, что хотели.
Контролировать можно и дистанционно, нужно лишь выстроить для этого систему.
Система дает понимание: кто что должен сделать, как и когда это проверить. А там уже не важно, будете вы ею пользоваться из офиса в Самаре или из гамака на Гоа.
Выстройте систему удаленного управления
Если правильно выстроить систему управления, то удаленно вы будете так же эффективны, как и в офисе. Для этого нужно сделать пять основных вещей.
1. Составьте схему процессов компании
Разделите процессы по направлениям деятельности: продажи, маркетинг, производство, хранение, финансы и так далее. Для каждого направления распишите задачи и бизнес-процессы.
2. Распределите должности
За каждое действие в каждом процессе должен отвечать компетентный сотрудник. Он может взять на себя несколько задач — главное, чтобы они не мешали друг другу.
3. Разработайте показатели эффективности (KPI)
У каждого сотрудника и у каждого бизнес-процесса должен быть KPI. Чтобы подобрать показатели, начните с цели — что должно стать результатом работы сотрудника.
Например, менеджер по продажам должен продать на 500 тыс. рублей в месяц, а эйчар — провести два тренинга. Поставьте план по каждому показателю.
4. Создайте должностные инструкции
Цель инструкции — согласовать представления руководителя и исполнителей о целях работы, процессе, доступных инструментах и измерениях результата.
Инструкция должна быть однозначной и понятной. Чем детальнее вы опишите действия работника, тем выше шанс, что работа будет выполнена именно так, как вы задумали.
5. Организуйте сбор управленческих отчетов
Чтобы принимать обоснованные управленческие решения, собственник должен иметь информацию о состоянии ресурсов — четко видеть, как каждое решение отражается на активах бизнеса.
Для этого нужен управленческий учет. Данные в учет должны поступать моментально — нельзя принимать решения, пользуясь устаревшей информацией.
Подготовьтесь технически
Чтобы система контроля функционировала, нужно технически оснастить ваш бизнес — ввести инструментарий для постановки задач, принятия результатов и учета всех активов и процессов.
1. Общение
Некоторые руководители считают, что видеть и слышать своих подчиненных — очень важно. Им надо по-старинке собрать всех в кабинете, заглянуть в глаза и послушать объяснения о выполненной или невыполненной задаче.
А что мешает делать это дистанционно? Интернет и технологии настолько развиты, что создают эффект присутствия в офисе: хотите заглянуть в глаза — Skype, хотите послушать оправдания — WhatsApp.
Только заранее проверьте качество связи там, куда переезжаете.
2. Бизнес-процессы
Продажи удобно вести в CRM-системах. Тут тотальный контроль воронок, маркетинговые отчеты и торговая аналитика в удобном виде. Все, что делает отдел продаж, будет под вашим контролем.
Для управления бизнес-процессами используют BPM-системы (business process management, управление бизнес-процессами), в которых можно прописать каждый шаг сотрудника, даже развилки и ввод результатов, — система будет контролировать и подсказывать, чтобы сотрудник не мухлевал.
Управленческий учет ведется в ERP-системах (enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия).
Лучшие CRM, BPM и ERP интегрируются друг с другом и выдают перекрестную аналитику.
Так, например, вы сможете проанализировать маркетинг и оплаты от покупателей в одном отчете, чтобы понимать, какая категория клиентов для вас выгоднее.
Перекрестные отчеты позволяют комбинировать наиболее эффективных сотрудников с наиболее выгодными контрагентами, а также формировать пакетные предложения.
Документы удобно вести без бумаги, в системах электронного документооборота. В них вы сможете коллективно работать с документами и таблицами, доступ к файлам будет отовсюду, где есть интернет.
Важно, чтобы системы были совместимы между собой.
Источник: novator.io
Как организовать управление бизнесом из-за границы и удаленно
В декабре 2022 год мы провели исследование и выяснили, что примерно 20% наших клиентов-предпринимателей переехали в другие страны. А бизнес оставили в России. Сейчас так тоже можно, закрываться необязательно. Рассказываю, как организовать управление бизнесом удаленно, зачем нужна электронная подпись и как получать деньги за границей.
Управляйте делами из-за границы
OkoCRM поможет. Контролируйте продажи, ставьте задачи, следите за переписками и звонками. Автоматизируйте бизнес из любой страны.
Шаг 1. Назначить заместителя
Полностью руководить бизнесом из-за границы сложно. Если вдруг надо съездить на производство, проконтролировать запуск новой линии, или сходить в суд, нужен помощник. Надёжный человечек на месте, который будет курировать работу компании.
Лучше сделать замом сотрудника, который в курсе процесса работы фирмы и не будет несколько месяцев вникать в суть. Он сможет работать сразу.
Но на 100% доверить бизнес нельзя даже помощнику. Чтобы все контролировать, есть OkoCRM — система, которая помогает управлять продажами удаленно .
Философ, использовал OkoCRM
А чтобы не было неприятностей, лучше перестраховаться — сделать УКЭП и подписывать электронные документы из любой точки мира. Ещё не стоит делать генеральную доверенность. Об этом дальше.
Шаг 2. Сделать доверенность
Сейчас можно онлайн подписывать документы и без доверенности. Но она нужна для других случаев. Например, чтобы получить деньги вместо руководителя или сходить на суд, если поставщик сильно накосячил. Тут есть 2 варианта.
1. Генеральная доверенность. Представитель сможет делать вообще всё вместо предпринимателя: сдавать налоговую декларацию, оформлять сотрудников на работу, заключать сделки. Плюс такой доверенности — можно обойтись без электронной подписи, так как представитель сможет делать всё сам. Минус — представитель может обмануть предпринимателя и вообще забрать бизнес себе.
2. Специальная доверенность. Такая доверенность нужна, чтобы представитель совершал по ней одни и те же действия. Например, представлял компанию в суде или подписывал накладные. Она даёт меньше полномочий, но и меньше шансов организовать схему обмана.
Необязательно составлять доверенность на кого-то из сотрудников. Можно оформить на брата или троюродную бабушку. На того, кому готовы доверить свои дела.
Шаг 3. Оформить УКЭП
Усиленная квалификационная электронная подпись поможет вести дела из-за границы: подписывать договоры, акты, декларации. Везде, где нужна подпись предпринимателя, ее можно поставить в виде электронной УКЭП. Лучше оформить ее еще до переезда. Потом не получится даже по генеральной доверенности — нужно прийти в налоговую лично.
Электронная подпись — файл с зашифрованной информацией о предпринимателе. Её невозможно подделать, поэтому УКЭП используют для подписания документов. Чтобы получить УКЭП нужно:
1. Подать заявление. Вот бланк заявления, его можно подать в бумажном виде в отделении налоговой — это бесплатно, или в доверенном удостоверяющем центре — это платно. В электронном формате — через личный кабинет налогоплательщика для физлиц и для ИП.
2. Записаться на приём. Получить УКЭП можно только лично, никакие генеральные доверенности тут не помогут. Поэтому записываемся и собираем документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, ОГРН, ИНН компании и документ, чтобы подтвердить, что вы директор фирмы.
3. Купить носитель. Электронную подпись записывают на специальный защищенный носитель — токен. Выглядит как обычная флешка, но запаролен, чтобы защитить УКЭП. Если получаете подпись через налоговую, токен нужно принести с собой.
В удостоверяющем центре его выдадут. Отдельно купить носитель можно хоть на Яндекс.Маркете, хоть на Вайлдберриз, но лучше у проверенных продавцов — в удостоверяющем центре. И сразу надо проверить сертификат токена.
4. Пойти в налоговую. Взять документы и токен, чтобы получить подпись. Если продаёте алкоголь, предупредите об этом в налоговой. Подпись должна подходить для ЕГАИС — системы контроля оборота алкоголя.
5. Загрузить УКЭП на компьютер. Чтобы пользоваться электронной подписью, на компьютер надо установить программу «КриптоПро». Здесь можно скачать программу и почитать инструкцию, как установить сертификат подписи.
Шаг 4. Составить инструкции и KPI
Каждый сотрудник должен знать, что делать, когда что-то пошло не так. Вдруг выключат свет или покупатель потребует директора. Лучше составить простые инструкции в виде чек-листов для всей команды и отдельно — для заместителя.
KPI — показатель того, как работают сотрудники. Например, сколько продаж сделали продавцы, сколько сделок с поставщиками заключил менеджер или сколько документов оформил бухгалтер. Нужно прописать KPI для каждого отдела и сотрудника — так будет проще оценивать, справляются ли они со своими обязанностями.
Вы же не думаете верить сотрудникам наслово? Проверять выполнение KPI помогает OkoCRM — система автоматизации бизнеса и управления продажами .
Источник: okocrm.com