Как вести бизнес тетрадь

Ежедневник — что это такое и с чем его едят? Наверняка вы задавались подобными вопросами. На самом деле, для успешного человека это очень необходимая вещь. Ведь, если вы за сутки делаете кучу дел, то их просто нереально запомнить, можно о чем то важном забыть. Но вы же желаете создавать впечатление надежного мужчины. Не правда ли?

Далее мы объясним, как вести ежедневник, какая в них разница и другие полезные нюансы.

Для чего?

Посмотрите на свой рабочий стол или в свою сумку и поищите записки самим себе с напоминалками. Мы уверены, что хотя бы одна, но точно есть. А может на руке нарисован крестик? Признайтесь, сколько раз было, что вы смотрите на этот крестик, но хоть убей не могли припомнить то, о чем хотели не забыть?

Вот именно для того, чтобы не обрисовывать свою кисть и не захламлять рабочий стол миллионом записок, лучше составлять ежедневный план. Можем вас уверить, что буквально через месяц, воспользовавшись нашими советами, вы не сможете представить свою жизнь без дневника.

НОВЫЙ КЛАССНЫЙ БАЙНДЕР ДЛЯ КОНСПЕКТОВ!

Конечно, если у вас есть свой личный секретарь, который следит за выполнением запланированного, то может и не понадобиться заводить бумажную версию. Но сколько среди нас реально имеют собственного секретаря?

С ним вы сможете:

• сэкономить свое время и нервы. Не надо будет перезванивать людям и уточнять, на который час встреча или переносить ее, потому что случайно на один час назначили разные переговоры;
• разгрузить свой мозг от ненужной информации;
• планировать долгосрочное дело на несколько месяцев вперед;
• проанализировать свою эффективность.

Если еще сомневаетесь в надобности органайзера, то советуем создать демоверсию, так сказать протестировать на конкретном случае. Допустим в скором времени большой праздник — Новый год. Согласитесь, забот достаточно: купить подарки, спланировать походы к друзьям, завершить начатое до конца года, отдать долги и другое. Вот возьмите и запишите это в тетрадь.

Причем напишите сроки, точные даты и время. И следуйте своим записям. После праздника проверьте, что вы успели воплотить и насколько это было сложно.

Дневники бывают разные:

• для личных записей и секретов. Обычно девушки или молодые люди излагают то, чем ни с кем не могут поделиться;
• для студентов. Это очень удобно в обучении, особенно если разделить странички на 2 части и в первой конспектировать тезисы, а во второй — свои размышления. Это помогает правильно воспринимать и искать информацию.
• для домохозяйки. У женщин постоянно солидно забот, о которых следует помнить, так как кроме нее их никто не сделает и тем более не напомнит. Даты необходимо указывать крупно, чтобы выделялись на общем фоне и срочные помечать закладками, наклейками и прочим.
• для деловых людей. Ну здесь и так понятно, что без записей будет очень сложно держать в голове каждую мелочь.

Именно последний пункт мы будем в особенности рассматривать ниже.

Зачем вести Дневник на самом деле | Мэтт Давелла

Какой выбрать?

• Внешний вид. Как ни странно, но именно от того, как выглядит органайзер, будет зависеть желание его заполнять. Поэтому выбирайте тот, к которому лежит душа. На самом деле, это не самое главное в выборе, но приятный бонус.
• Размер . Как бы не хотелось выбрать большой и красивый блокнот, но остановитесь. Совсем не хочется носить постоянно с собой тяжелую и большую тетрадь. Но и в слишком маленький формат сложно будет вместить все задания. Идеальный формат — А5 или А6.
• Кожаная обложка. Предусмотрительней отказаться от идеи тканевой обложки и выбрать кожу или экокожу. И прослужит дольше, и выглядит более презентабельно.
• Еженедельник. Если ежесекундно не планировать свою жизнь, то и датированная разметка вовсе не обязательна. У еженедельника же на развороте указаны только понедельники, вторники и т.д. Ну а если уж и понадобиться что-то отметить по часам, то и самим будет не сложно расчертить или выделить цветным маркером.
• С датами. Это подходит тем, кто поставил себе цель более точного планирования. Если у вас уже есть еженедельник, то можно самостоятельно проставить. Только не откладывайте в долгий ящик, иначе потом и вовсе не захочется делать ничего, если в самом начале вы сдались. Для кого это прежде всего — для вас или нас? Не расстраивайтесь, если лист будет незаполненным — отдыхать то тоже нужно. Но если это режет глаз, то можете вписывать мотивирующие фразы или попросту рисовать.
• Кольца. Нет, никому предложение руки и сердца делать не требуется. А вот приобрести дневник на кольцах — удачная идея. Во-первых, можно будет вырвать ненужную часть в любой момент. Во-вторых, есть возможность вставить дополнительную, если не хватило места для записей мыслей. В-третьих, не обязательно носить ежедневник с собой постоянно, если можно взять отдельный лист, положить его в портмоне и освободиться от груза.
• Контактные данные. Кажется, мелочью, но не обманывайтесь. Допустим, блокнот потеряется, и если другим расписание ваше не понадобиться и его просто выкинут, то по номеру телефона можно позвонить владельцу и вернуть пропажу.

Правила ведения

На самом деле, определенных правил нет, и каждый ведет его как, захочет. Но чтобы действительно выполнять задуманное, ничего не забывать и избежать нервозности — наши советы могут быть весьма кстати.

Жесткий график

Главнейший недостаток — не учитываются форс-мажоры.

Разберем детальнее. Только приступив к заполнению планировщика, хочется как можно подробнее расписать каждую минуту. Например:

• с 6 до 7 проснулся, водные процедуры, завтрак;
• 7 — 8 дорога на работу;
• 8 — 9 планерка;
• 9 — 10 подписание контракта;
• 10 — 11 бизнес-ланч.

Можно продолжать бесконечно. Конечно, у каждого свои графики, но представьте такую ситуацию — вы проспали (ну с кем не бывает), и уже как минимум один пункт не выполнен в срок. У особо впечатлительных это вызовет нервозность с самого утра, соответственно если вдруг и планерка задержится — то произойдет взрыв мозга.

Или другая ситуация — утро прошло как надо, весь график выполняется — настроение отличное. На вечер намечен релакс дома, но вдруг приходят друзья в гости. Вы же не скажете им — уходите, у меня по плану релакс? Конечно от друзей зависит, но если действительно хорошие, то лучше-то с ними провести вечер. Таких примеров бесконечность.

Это грозит не только нервозностью, но и нежеланием вести дневник, так как все равно не получается следовать намеченному плану, соответственно какой в нем толк. А причина в изначально неправильном ведении.

Выделяйте неотложное, то что требуется выполнить в четкое время и отдельно плавающие задачи — проверить почту, сходить в магазин или поболтать по телефону. Последние не так важны, да и если вы их перенесете на другой день, ничего страшного не произойдет. Относитесь проще.

Идеальный вариант — разграничение на 2 части: левая колонка — жесткие, правая — гибкие. В первой колонке записываете действительно важное, то что невозможно перенести, и часы с минутами. Во второй — просто списком указывайте то, что желательно сделать. Так и вы не расслабитесь, будете держать себя в рамках.

Зачем разделение?

Нет, это не лишнее и бесполезное занятие, каким может показаться изначально. Некоторые могут предложить вариант, к примеру, выделять маркерами одного цвета жесткие, другого — гибкие. Таким образом просто подряд записывать все, что вспомните.

Но это неверное направление. В таком случае первоочередное затеряется среди второстепенного. Вы ненароком упустите из виду какую-то встречу, что отрицательно скажется на карьере.

Если же сделать, как описано в предыдущем разделе, то главное будет всегда на виду, соответственно вы будете тратить гораздо меньше времени на поиски, следственно повысите свою эффективность.

Приоритетность

Как ни прискорбно, но данный пункт упускается из виду. Но что больше принесет пользы — смотреть на закат или помыть машину. И пусть закат вас успокаивает и дает новые силы, но какой толк, если авто так и останется грязным? Это слегка утрировано, но смысл, думаю, понятен.

И если с левой колонкой все понятно, там четко по времени, то правую следует подкорректировать. Напротив каждой строчки ставьте приоритет. Чтобы, когда освободится лишняя минутка, приступить к более приоритетной, а закат оставить напоследок.

Рекомендуем выделить отдельные символы, чтобы обозначать важность. Кому-то нравится ставить буквы, другим выделять цветом. Например:

• Красный (А) — срочное, невыполнение которого повлечет за собой серьезные последствия. (оплатить коммунальные услуги);
• Оранжевый (Б) — желательно выполнить, последствия будут, но не серьезные. Возможно перенести. (Отдать долг, починить духовку)
• Зеленый (В) — было бы неплохо осуществить, но можно и в любой другой день. Большой трагедии не будет.

После того, как вы разметите, станет гораздо понятнее, что выполнять раньше. Но это не значит, что надо делать все по очереди. Смысл заключается в том, что к оранжевому списку, вы не приступите, пока не закончите красный.

Лягушка

Не смейтесь, но именно так называют в тайм-менеджменте неприятные задания. И наш совет — начинайте день именно с лягушки. Почему так? Да потому что с утра наша производительность наиболее высокая, да и выполнив неприятное дело станет легче дышать. А более приятные вещи вы и так сделаете, потому что элементарно захотите этого.

Чтобы было понятнее, покопайтесь в своих школьных воспоминаниях. Может вы к таким и не относились, но процентов 90 откладывают написание курсового проекта, диплома или подготовку к зачетам на самый последний момент. От этого были бессонные ночи, вечная нервозность из-за откладывания и тому подобное. Вспомнили нечто подобное? Так вот, если есть возможность, то не откладывайте напоследок то, что можно осуществить сейчас.

Только не забывайте об приоритетности. Ведь вполне вероятно, что есть и более необходимые вещи. Главное подходить к этому с разумом и ответственностью.

В качестве дополнительной мотивации, можно отметить лягушку неприятным цветом в графике. Он обязательно будет мозолить вам глаза и захочется поскорее убрать. Или альтернатива — придумайте вознаграждение за выполнение (только что-то действительно стоящее).

Вечернее планирование

Составлять грядущие планы рекомендовано за 15 минут, до окончания предыдущего (то есть перед сном). Вы освободите свой мозг от ненужной информации, отдохнете и наберетесь сил. А значит будет запас энергии на выполнение задуманного. Да и утром не нужно будет сломя голову строчить.

Вычеркивание

Какая самая лучшая мотивация? Правильно — видеть выполненное. По нашим наблюдениям, когда вычеркиваешь сделанный пункт — получает моральное удовлетворения. Появляется желание двигаться дальше и вычеркнуть до конца.

Да и как минимум, не потребуется тратить свои энергоресурсы на чтение проделанного.

Источник: dzen.ru

5 креативных способов вести ежедневник

Систему придумала художница Яна Франк — в первую очередь для творческих людей и фрилансеров. То есть для тех, у кого много гибких креативных задач.

Каждый рабочий час делится на блоки: 45 минут для творческой или интеллектуальной работы, а остальное время — для рутинных занятий. В эту пятнадцатиминутку лучше заниматься теми задачами, которые не требуют умственного напряжения. Если работаете дома, можно помыть посуду или полить цветы. Если в офисе — рассортируйте бумаги, снимите копии с документов.

Также Яна делает акцент на том, что творческие задачи обязательно нужно планировать, и как можно тщательнее. Так за них легче будет взяться и вы не потратите время на размышления, что вам сейчас делать. Не просто «написать статью», а «понедельник — ищу материал, вторник — составляю план, среда — пишу черновик, четверг — редактура». И так далее.

То же и с рутинами: составьте список занятий, которым следует уделять время ежедневно, еженедельно и ежемесячно, затем внесите их в блокнот.

В чём плюсы

• Просто разобраться, подойдёт любая удобная тетрадь.
• Систему легко адаптировать под себя и свои потребности.

В чём минусы

• Метод не подходит для тех, кто не распоряжается своим временем. Так, врач не выбирает, когда ему делать экстренную операцию.
• Планировать дела таким образом сложно, если на работе у вас строгие правила — к примеру, всего один перерыв.

Как можно оформить

Изначально ежедневник «365 дней очень творческого человека», выпущенный на основе этой системы, напоминал раскраску. И Яна Франк приветствовала рисование и любые творческие эксперименты в блокноте. Например, вы можете подчеркнуть заглавия разделов с помощью декоративного скотча или вывести на полях страницы растительный орнамент.

Декоративный скотч и цветочные узоры / einfach_lilienhaft, journal_junkies / instagram.com

Рисунки и стикеры / my_pplanner / instagram.com

4. Список не дел

bulletjournal.com

Как вести ежедневник

Метод создан для того, чтобы научиться расставлять приоритеты и успевать делать самое главное. Все задачи распределяются по трём спискам: дела, завершённые дела и не дела. В первый можно добавить только три пункта, не больше. Остальные занятия считаются не такими важными и оказываются в списке не дел.

Выполненную задачу из первой колонки нужно переместить во вторую. От этого, кстати, повышается уровень дофамина, а вместе с ним и продуктивность. В списке дел освобождается место для нового занятия, которое можно перенести туда из третьей группы.

В чём плюсы

• Система помогает разобраться, какие задачи действительно важные, а какие можно оставить на потом.
• Метод очень простой и удобный, подойдёт даже новичкам в планировании.

В чём минусы

• Какие-то задачи могут затеряться в списке не дел и так и останутся невыполненными.
• Любителям всё структурировать такие заметки могут показаться слишком хаотичными.

Как можно оформить

Дополните списки картинками, стикерами и вырезками из журналов.

Стикеры и картинки / my_pplanner / instagram.com

Оформление стикерами и вырезками / angeltemte / Instagram.com

5. Система 1–3–5

Как вести ежедневник

На каждый день можно запланировать только девять дел, не больше. Первое — задача дня — самое главное, его обязательно нужно выполнить. Следующие три тоже важны, по возможности разберитесь и с ними. Остальные пять — это небольшие второстепенные дела, к которым можно приступить, если останется свободное время.

Незавершённые задачи переносятся на следующий день.

В чём плюсы

• Просто, быстро, удобно. Подойдёт любой блокнот.
• Система научит расставлять приоритеты.
• Подойдёт тем, кто только начинает вести ежедневник.

В чём минусы

• Для тех, у кого очень много задач, лимит в девять дел за день может показаться смехотворно маленьким.

Как можно оформить

Например, сделайте рядом со списком задач красивый коллаж.

Оформление с помощью коллажа / wikat.planning / instagram.com

Коллаж в ежедневнике / wikat.planning / instagram.com

Коллаж и рисунки / wikat.planning / instagram.com

Как не забросить ежедневник

• Для начала разберитесь, нужен ли он вам. Если память у вас хорошая, а задач не очень много, ежедневник будет пустой тратой времени и сил.
• Ведите план так, как удобно. Даже если он не похож на красивые блокноты из соцсетей. Оформляйте тетрадь, как вам нравится, записывайте то, что считаете нужным: любые мелкие дела или только важные встречи. Нет никаких правил, и ежедневник — ваш инструмент, а не хозяин.
• Выберите идеальный блокнот. Такой, который поместится в любую вашу сумку и не будет раздражать. Если вам страшно писать в дорогой тетради, лучше выбрать что-то попроще. Если пропущенные страницы нагоняют тоску и лишают мотивации, забудьте про датированные ежедневники.
• Всегда держите блокнот под рукой. Носите его с собой на работу, прогулку и в кафе. Вытаскивайте из сумки сразу, как пришли домой. Перед сном не забудьте положить на прикроватную тумбочку.

• 5 причин, почему бумажный ежедневник лучше электронного
• Как выбрать идеальный ежедневник: 6 вариантов для разных целей
• 10 идей по организации времени для спонтанных людей
• 5 отличных приложений для ведения личного дневника
• Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Источник: lifehacker.ru

Как вести ежедневник: пошаговая инструкция и 14 главных правил организации своего дня

Планирование – это неотъемлемая особенность жизни каждого человека, который хоть сколько-то мечтает добиться успеха. В этой статье я расскажу, как правильно вести ежедневник. Правильно составленный ежедневник будет помогать вам, эффективно распределить время между делами, и не отнимет силы на заполнение.

Для чего нужен ежедневник

Планер или ежедневник есть как у любого преуспевающего бизнесмена, так и у людей, кто просто предполагает грамотное планирование времени.

Вот основные причины ведения ежедневника:

1. Расстановка приоритетов. Можно разделить дела на главные – наиболее приоритетные задания и менее важные – не требующие немедленного решения дела.
2. Расчет времени. Помогает оценить сколько временных ресурсов будет потрачено на выполнение той или иной задачи, что впоследствии поможет проанализировать день и эффективно спланировать свою работу.
3. Усиление мотивации. В ежедневнике важно распланировать не только свое рабочее, но и свободное время. Это поможет уделить достаточно времени каждому вашему хобби. В дневнике следует также выделить страницу для своих успехов, на которую записывать все достижения.
4. Повышение трудоспособности. Выделив и выполнив наиболее приоритетные задачи, и лишь затем, переходя к остальным делам, человек успевает выполнить за день намного больше, чем, если бы он действовал «вслепую». Основное правило это начинать выполнять сложные и длительные задачи, чтобы потом можно было легко переключиться на простые и быстрые дела.

Даже из этих четырех пунктов ясно, что ежедневник незаменимая вещь, если вы хотите добиться успеха. Несмотря на такую полезность, не все знают, как правильно вести ежедневник.

Как правильно вести ежедневник

Разделение графика на жесткий и гибкий

Жесткий график это привязка задачи к конкретному времени и ее невозможности осуществить в другое время. К таким задачам чаще всего относится работа, заказы или совещания. Гибкий график – это все задачи, которые могут быть выполнены в любое время либо перенесены на определенный срок . К гибкому графику также относятся все ежедневные дела, которые не имеют привязки по времени и должны быть выполнены вами в течение дня. К таким задачам, к примеру, относятся – посмотреть почту, разобрать документы, заняться хобби.

Ошибкой многих людей, не знающих как заполнять ежедневник, является почасовое распределение времени между гибкими задачами, такой строгий распорядок дня приведет к нервным расстройствам, особенно когда не все удается выполнить вовремя. К примеру, вас могут задержать на работе, это помешает вашему плану, который прописан в вашем личном планере. Это снизит вашу мотивацию и производительность, поэтому привязывайте ко времени только те задачи, которые необходимо .

Приоритет задач

Вторая по частоте ошибка – реализация дел по мере прихода без учета значимости каждого дела. При составлении планера нужно учитывать важность каждой задачи . Если вам поручены серьезные и срочные дела, не стоит откладывать их ради выполнения незначительных мелочей, которые вам были недавно поручены, но в списке они у вас оказались выше. Следуйте матрице Эйзенхауэра и присваивайте каждой новой задаче определенный приоритет важности. Пример степеней важности может быть такой:

• А – высокая важность. Если не выполнить эту задачу точно в срок, это повлечет опасные последствия. К задачам с такой степенью важности следует приступать безотлагательно. Если важных задач несколько, то помечайте их А1, А2 тоже по приоритету.
• Б – средняя важность. При не выполнении задания этой категории серьезных или опасных последствий не будет, но их стоит выполнить для упрощения своей жизни. Например, покупка продуктов, это дело, которое можно отложить, но если отложите, то не сможете приготовить на ужин свое любимое блюдо. Это не опасно, но выполнение этой задачи даст вам возможность удовлетворить свою потребность.
• В – низкая важность. Задачи этой категории вам не так нужно делать, и не выполнение их, последствий не принесет, но выгодно скажется на вашем здоровье или на профессиональной деятельности, если вы сделаете это. Примеры – повесить картину, посетить спортзал, убрать в квартире и другие подобные дела.

Вместо букв можно использовать специальные символы, которые будут ставиться рядом с задачей. Например:

• красный треугольник – задача высокой важности;
• желтый квадрат – средняя важность;
• зеленый круг – низкая важность.

Неприятные дела – «Лягушки»

В списке ваших дел всегда найдется неприятная и местами ужасная задача, которую обязательно нужно выполнить. В тайм-менеджменте такие задачи называются лягушками. В ежедневнике такие задачи должны быть первыми, именно с них следует начать свой день.

Почему первым делом надо выполнять задачи-лягушки

1. Эти задачи неинтересные и требует приложения большого количества сил для их выполнения.
2. Утром человек находится на пике своих сил.
3. Выполнив самую сложную задачу утром, вы наполнитесь энергией и будете готовы к выполнению остальных дел, без ощущения нависшей над вами тяжелой задачи, которую вы откладываете.

Важная ошибка, которую чаще всего допускают школьники и студенты это откладывание задач – «Лягушек» на потом, и занимаясь чем угодно только не ими. Для задач лягушек можно придумать специальную метку, например «Л».

Время составления плана

За 20 минут до окончания своего дня нужно сесть и расписать план на завтра, не откладывая это дело на утро . Если вы правильно распишите свои предстоящие дела, то вам не придется перед сном лежать и обдумывать свой завтрашний день.

Формат делового дневника

Перед составлением планов, следует определить, для чего нужен ежедневник именно вам и какого он должен быть формата. Решите – будет ли ваш ежедневник для работы или вы будете записывать в него ваше личное время или же он будет совмещать и то и другое. Дизайн и форма вашего планера может быть любой, все зависит от вашего вкуса.

Вычеркивать законченные дела

Чтобы не тратить время впустую, перечитывая все запланированное, рекомендуется зачеркивать выполненные задания . Также вычеркивание поможет вам увидеть, сколько всего вы уже выполнили и тем самым повысит вашу мотивацию для выполнения оставшихся задач. Просматривая вычеркнутые задачи, ваша уверенность в себе также возрастет, и вы почувствуете себя более успешным, чем, если бы вы просто оставляли сделанные дела в списке, не выделяя их. Кстати, прочтите про состояние потока, в которое можно войти как раз завершая задачи и выделяя их. Постепенно вы увидите и поймете, сколько всего вы сделали, и пропадет ваша лень и пассивность.

Лично мне не нравится черкать в планере, поэтому я выполненные задачи просто выделяю хайлайтером.

Помните о назначении ежедневника

Планер предназначен для организации вашего дня и повышения эффективности вашей деятельности, не следует путать его с записной книжкой. В него не нужно записывать мысли, рецепты, адреса и так далее. Использования вашего планера не по назначению приведет к тому, что он быстро закончится или создаст еще больший хаос в вашей жизни. Если вам нравится держать все в одном месте – заведите bullet journal.

Источник: lifediary.ru