Чтобы стать успешным предпринимателем, не обязательно быть финансовым гением. Иногда достаточно прислушиваться к полезным советам, чтобы совершенствовать финансовый менеджмент. В этой статье CEO и сооснователь компании Fundera Джаред Хэчт делится некоторыми из них.
Сабрина Парсонс, CEO в LivePlan, уверена, что «бюджетирование, прогнозирование и планирование нужны не только стартапу. Если применять все это к уже действующему бизнесу, он будет расти быстрее на 30%, то есть будет более успешным».
Управление прогнозами, балансовыми отчетами и прочим — нелегкое дело для предпринимателя, но Парсонс права. Когда вы начинаете заниматься бизнесом, вы не просто думаете о каких-то цифрах. На самом деле ваш успех зависит от того, как вы будете применять эти цифры в решениях по текущим вопросам.
Перед вами шесть подсказок от предпринимателей, которые помогут преуспеть в финансовом менеджменте.
1. Прибыль не определяет успех
Для развивающейся компании прибыль — не лучший показатель того, как идут дела. В реальности этот показатель может быть дестимулирующим. Мэт Риссел, CEO в TSheets, напоминает о том, что «новая, быстрорастущая компания обязательно будет сжирать все деньги, и происходить это будет очень быстро».
Если бизнес идет к успеху, вы заметите, что ваши денежные запасы истощаются гораздо быстрее, чем вы ожидали. Ваши доходы могут быть небольшими, но это и хорошо, потому что рост самой компании будет интенсивным. Вместо того чтобы считать доходы, следите лучше за динамикой роста бизнеса, это поможет понять, на правильном ли вы пути.
И в то же время не забывайте о том, что рентабельность должна быть главной целью вашей компании.
2. Поймите, какие показатели важны именно для вашего бизнеса
Существуют различные финансовые показатели, которые универсальны и важны абсолютно для любой компании (например, доходы, расходы, кассовая наличность, совокупная прибыль и т.д.). Но Джошуа Ривз, CEO в ZenPayroll, советует также подумать над уникальными показателями для вашего бизнеса и обязательно включить их в подсчеты.
«Например, для компании, основанной на модели подписки, очень важны два показателя: жизненный цикл клиента (ЖЦК) и расходы на привлечение новых клиентов (РПНК). ЖЦК поможет понять, сколько стоят ваши клиенты, а РПНК обратит ваше внимание на то, во сколько обходится их привлечение. Отслеживая два этих показателя, вы сможете легко оценить выгоду, которую приносят разные каналы, и сфокусироваться на наиболее эффективных».
Присмотритесь к вашей бизнес-модели и пообщайтесь с партнерами из индустрии, возможно, они помогут определить эти уникальные показатели. Задайтесь вопросом, какие показатели уникальны именно для вашей индустрии и на что следует обратить внимание.
3. Не теряйте деньги из-за глупых ошибок
Когда на вас наваливается множество предпринимательских обязанностей, легко случайно совершить ошибку, за которую придется дорого заплатить. Парсонс приводит идеальный пример: «Часто бизнесмены не управляют дебиторской задолженностью и заключают какие-то дополнительные соглашения, вместо того чтобы заставлять клиентов платить в срок.
Те деньги, которые вы получаете сегодня гораздо ценнее тех, что вы получите через четыре месяца. Чем скорее деньги окажутся в банке, тем больше выгоды для вас. Если срок, за который вы должны получить деньги от клиентов, продлевается или клиенты задерживают оплату, вы можете ввести комиссию за отсрочку или начислять проценты с суммы. Очень многие в малом бизнесе не делают этого и в результате теряют деньги, которые могли бы уже быть в банке».
Какие еще ошибки могут стоить вам значительных денег? Возможно, вы пропускаете дни оплаты по кредиту и из-за этого переплачиваете? Или вы сами попадаете под «штрафы» из-за того, что поздно платите поставщикам?
Потратьте немного времени и как следует проанализируйте процесс вашей работы, определите те бреши, через которые утекают деньги. Попробуйте также поговорить с вашим бухгалтером, он поможет.
4. Проводите аудит расходов
«В моей компании работало более тридцати человек в четырех офисах. Я выяснил, что абсолютно все сотрудники (даже самые честные) заполняли табель рабочего времени наобум, в результате чего мне приходилось ежемесячно нести излишние расходы в размере $2300», –рассказывает Риссел.
Эти суммы растут, особенно в малом бизнесе. Когда ваш бизнес расширяется, лишние траты могут стать проблемой, а у вас нет времени следить за каждым долларом, который уходит из компании. Но находить время все же необходимо. Так что раз в квартал обязательно проводите аудит расходов.
Отслеживайте, куда вы тратите деньги. Можете ли вы с уверенностью сказать, что вы не тратите лишних денег? Может быть, есть какое-то оборудование или услуга, которыми вы не пользуетесь и от которых стоит отказаться? Как еще можно урезать расходы? Четыре раза в год задавайте себе эти вопросы, и это поможет вам сэкономить тысячи.
5. Цените свое время
«Владельцы малого бизнеса часто работают с очень ограниченным бюджетом, что вынуждает их многое делать самим, — говорит Ривс. – Однако самым ценным ресурсом на самом деле является их время. Предприниматели должны постоянно помнить о том, что тратить время нужно только на самые важные направления бизнеса. Например, владелец бизнеса, у которого в неделю уходит три часа на то, чтобы вручную подсчитать расходы на персонал, скорее всего, считает, что он экономит деньги, но на самом деле он тратит время и энергию, которые мог бы инвестировать в развитие своего бизнеса».
Хотите — верьте, хотите — нет, но ваши попытки сэкономить и все сделать самостоятельно могут на самом деле привести к тому, что вы гораздо больше денег спустите в трубу. Технологии играют не последнюю роль в малом бизнесе, ведь они позволяют отдавать на аутсорс и автоматизировать сложные задачи.
Риссел предлагает предпринимателям «взглянуть на бизнес со стороны и оценить, где они могут улучшить технологии. И если это возможно, использовать облачные решения или доверенных консультантов для решения проблем».
Безусловно, технологии могут стоить довольно дорого. Но время и деньги, которые они помогут сэкономить, оправдывают изначальные расходы. Какой бизнес-процесс вы могли бы автоматизировать и тем самым высвободить время?
6. Создайте систему для отслеживания динамики вашего успеха
Что же поможет вам упростить процесс управления финансами? Создайте систему, которая позволяет отслеживать финансовый прогресс и мотивирует вас устанавливать новые цели. Парсонс считает: «Если вы не ставите цели, вы упускаете одну точку на графике вашего успеха.
Ваша система должна включать то, что вы хотите сделать, то, что вы сделали на самом деле, как это выглядит по сравнению с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года (последний показатель поможет вам отследить сезонные колебания). Если вы хотите быть максимально успешным, ваша система обязательно должна иметь эти четыре ключевые точки на графике. Благодаря ей вам будет проще принимать решения».
Эта система не только поможет обосновать любые будущие финансовые решения, но и позволит каждый год улучшать финансовое состояние компании. Предприниматели никогда не должны расслабляться, иначе рост их бизнеса остановится.
Совсем не обязательно быть гением в области финансов, чтобы достичь успеха в бизнесе. Важно работать над тем, чтобы получать максимально возможную финансовую выгоду. Тратьте время на то, чтобы понять, какие показатели наиболее значимы для вашего бизнеса, как вы можете их измерить и улучшить.
Источник: kontur.ru
Зачем предпринимателям вести финансовый учёт
Специалист по финансам бизнеса Александр Афанасьев — о том, почему так важен финансовый учёт и как правильно его вести.
Александр Афанасьев
Специалист по финансам бизнеса в консалт-бюро «Нескучные финансы».
Многие предприниматели не ведут финансовый учёт. У них максимум есть табличка, куда они вбивают приходы и расходы. Некоторые вообще записывают всё в тетрадь. Но толку от этого мало — информации не хватает, бизнес со временем становится убыточным.
Почему в малом бизнесе не принято вести учёт
Так сложилось, что в малом бизнесе нет культуры ведения финансового учёта. В первую очередь предприниматели учатся маркетингу и продажам. Но без знания основ финансового учёта бизнесу нереально вырасти до среднего или даже крупного.
По статистике , малый бизнес редко живёт дольше трёх лет. Есть ощущение, что дело как раз в незнании базы по менеджменту и финансам. Финансы — это не просто сбор цифр в таблички, а информация, которая помогает принимать решения, планировать действия и достигать целей. Бизнес становится понятным и управляемым, а не просто как-то куда-то движется.
Почему важно вести учёт
Представим Семёна, у которого магазин сантехники. Пока тепло, люди активно занимаются ремонтом, меняют унитазы, ванны, смесители. Заказов у Семёна много, деньги падают в кассу и скапливаются на счёте компании.
Семён захотел новый iPhone и MacBook. Снял 200 тысяч с расчётного счёта магазина и купил.
Предприниматель выдал сотрудникам зарплату и заплатил за аренду. Но тут позвонил поставщик и напомнил, что завтра день оплаты за поставленный товар. Семён включил компьютер, зашёл в онлайн-банк, а там не хватает 300 тысяч. Пришлось брать в долг.
Семён не записал, что через 30 дней после отгрузки должен заплатить поставщику. Тогда он ещё не понимал, что если мы берём отсрочку у поставщика, то как бы держим его деньги у себя, а их ни в коем случае нельзя тратить.
И это только одна из возможных ситуаций. Некоторые предприниматели работают в плюс, но не видят денег, потому что они зарыты в запасах. Другие дают слишком длинные отсрочки и живут на хлебе с водой, пока клиент наконец не заплатит.
Что такое финансовый учёт
Финансовый учёт — это система отчётов, которая позволяет держать финансы бизнеса под контролем. Он состоит из трёх отчётов — о движении денег, о прибылях и убытках и баланса. В совокупности эти отчёты дают ответы на важные вопросы: растёт ли компания, почему возникают кассовые разрывы, эффективно ли работает менеджмент, как увеличить прибыль, почему прибыль есть, а денег нет. Без этой информации руководителю сложно управлять бизнесом.
Отчёт о движении денег (ДДС)
Что учитывает
Сколько денег поступает и уходит со счетов.
Зачем нужен
По отчёту руководитель видит, хватит ли бизнесу денег на выполнение обязательств: оплату аренды и заработной платы, закупку товара. Без ДДС он не будет контролировать средства на счетах и со временем попадёт в кассовый разрыв — ситуацию, когда у бизнеса нет денег для работы и оплаты по счетам.
Отчёт ДДС. Сверху — кошельки, снизу — статьи расходов и доходов
Вместе с отчётом о движении денег нужно вести платёжный календарь. В него надо вносить планируемые в будущем поступления и списания денег. Так вы сможете предвидеть кассовые разрывы и заранее принять меры.
Платёжный календарь. 5 и 6 августа всё хорошо, а 7 и 8 августа будет кассовый разрыв. Нужно потерпеть до 9 числа, когда поступление 80 тысяч выведет в плюс
Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ)
Что учитывает
Выручку и расходы бизнеса по закрытым актам или накладным.
Зачем нужен
По отчёту руководитель считает чистую прибыль бизнеса.
Прибыль — это не деньги в кассе. У убыточного бизнеса может быть полная касса денег, а у прибыльного — пустая. Рассмотрим это на двух примерах.
- Полная касса, убыточный бизнес. Кирилл перед Новым годом решил подзаработать на ёлочных игрушках. Заказов оказалось много. Кирилл закупал сырьё для производства, платил премии, запускал таргетированную рекламу. Новый год наступил, заказы закончились. Кирилл заплатил налоги, аренду, а на зарплату всем сотрудникам уже не хватило. Оказалось, бизнес был убыточным. Кириллу надо было повысить цены на игрушки. А он и не подозревал — в кассе же была куча денег.
- Пустая касса, прибыльный бизнес. Настя производит косметику. Все ею восхищаются, пишут отзывы, у неё много заказов. Но денег нет — она занимает у родственников на производство. А бизнес был прибыльным. Просто прибыль была в форме запасов на складе, а также дебиторской задолженности — отсрочек оптовым покупателям.
Баланс
Что учитывает
Активы и пассивы бизнеса. Активы — это всё, чем владеет компания: недвижимость, оборудование, запасы. Пассивы — это деньги, на которые бизнес купил активы.
Зачем нужен
Руководитель знает, растёт ли бизнес и на чьи деньги развивается. Также по балансу он видит, в чём заключается прибыльность бизнеса.
Представьте: предприниматель ведёт три отчёта. По ДДС он видит, что денег нет. Смотрит ОПиУ — прибыль есть. А потом проверяет по балансу и понимает, что прибыль — полный склад товара и новое оборудование.
Ситуации, из-за которых у компаний возникают финансовые проблемы
Неправильно обращаются с деньгами
Собственник думает, что все деньги компании — это его собственность. Это неверно, потому что бизнес — отдельный организм, в который нельзя просто так залезть и забрать 100 тысяч на новый смартфон.
Более того, деньги, которые тратит собственник, могут даже не принадлежать компании. Например, если вам дали предоплату за проект, а вы свою работу ещё не сдали, эти деньги — собственность не компании, а клиента, которые просто хранятся у вас на счёте.
Ещё предприниматель может не понимать, сколько можно брать себе без ущерба бизнесу. Чтобы это знать, нужно правильно считать прибыль, планировать будущие расходы и развитие, а только потом получать дивиденды.
Думают, что зарабатывают
Часто компания считает прибыль по деньгам в кассе или на счетах: вычитает из доходов расходы и получает определённую сумму. Но это неправильно. Прибыль — это виртуальный показатель, который нельзя потрогать или выразить цифрой на расчетном счёте.
Проблема неправильного расчёта прибыли в том, что руководитель делает на основе него вывод, эффективно работает компания или нет. Но количество денег никак не связано с эффективностью и показателем прибыли.
Не планируют и неправильно ставят цели
Если руководитель неправильно ставит цели или вообще этого не делает, компания не развивается. Чаще всего думают так: «Чем больше заработаем, тем лучше». В таких целях нет ни конкретики, ни плана, ни оцифровки. Из-за этого бизнес топчется на одном месте, упирается в потолок, а предприниматель перепрыгивает на новый проект.
Планирование и исполнение плана — это базовая часть управления компанией. Чтобы план сбылся на 80–90%, нужно поставить цели по прибыли и развитию, составить финансовую модель с разными сценариями, посчитать бюджеты, назначить сроки и ответственных и регулярно следить за исполнением плана. Без этого предприятия малого бизнеса так и будут закрываться в первые три года.
Думают, что если увеличить продажи, то увеличится и прибыль
Логика вроде бы простая: чем больше продаж, тем больше заработок. Но стоит учитывать, что вместе с продажами растут и расходы на наём новых сотрудников, закупку сырья и товаров, организацию дополнительного объёма продаж, доставку. Расходы часто отодвигаются на задний план, а учитывается только количество денег от будущих продаж.
Если не планировать увеличение продаж, можно вместо прибыли заработать убыток. Нужно чётко понимать, как увеличится выручка, какие расходы это за собой повлечёт, как это отразится на оборотном капитале, хватит ли на это денег компании. Если изначально не оцифровать увеличение продаж, вам либо повезёт, либо нет. А если учёт ведётся неправильно и компания на самом деле убыточная, то убыток только увеличится.
С чего начать вести финансовый учёт
Финансовый учёт нужен, чтобы вести бизнес на основе цифр, а не интуиции. Начните вести его с отчёта ДДС. Это самый простой способ. Вносите каждый день приходы и расходы для всех кошельков, сравнивайте их с фактическим количеством денег на счетах.
Вместе с отчётом ДДС ведите платёжный календарь: определяйте количество денег на начало месяца, добавляйте планируемые поступления и траты. Так вы увидите, хватит ли вам денег, чтобы со всеми расплатиться.
Когда вы только разбираетесь в учёте, не нужны сложные программы. Будет достаточно таблички в Excel. Важно научиться самому группировать поступления и траты на категории и вести отчётность регулярно.
- 33 вещи, которые должен знать каждый начинающий предприниматель
- Как быть предпринимателем и не сдохнуть
- Постройте своё дело в 2020 и не разоритесь: безжалостная игра с полезными подарками
Источник: lifehacker.ru
Как вести финансовый учёт. 9 шагов к порядку в финансах твоей компании
Неверный подход к ведению финансов компании может привести к ошибочным решениям и, как следствие, к закрытию бизнеса. Делимся кейсом клиента и 9 шагами по ведению финансового учёта, которые помогут малому и среднему бизнесу успешно развиваться.
Не помню ни одной компании, у которой было бы всё хорошо с управленческим учётом. Предприниматели — как новички, так и «бывалые» — совершают одни и те же ошибки. Не придают значения важности управленческого учёта — есть же бухгалтерский! Вот только не понимают, почему бухгалтер показывает прибыль, а по ощущениям — убытки.
На эти же «грабли» встали и мои клиенты. В конце апреля ко мне обратилась компания по продаже мебели за помощью по настройке учёта.
Ситуация
Николай пришёл в компанию в качестве управляющего, где собственником компании был Тимур. Основная задача перед Николаем стояла увеличить продажи, вывести бизнес на 10 млн рублей чистой прибыли за год.
Первое, что заметил Николай, что собственник вытаскивает для себя деньги, как захочет и когда захочет. Оплачиваются с расчётного счёта и расходы по бизнесу, и расходы на рестораны, покупки в магазинах. В компании часто не хватает денег на закупку товара для продажи по уже оплаченным заказам.
Взяли кредит, скоро же в компании увеличится объём продаж — и всё будет хорошо.
Но это «хорошо» никак не наступает. Объём продаж не получается увеличить, т. к. клиенты уходят к конкурентам, не дождавшись товара, и просят вернуть переплаченные деньги.
Ух… страшно. К сожалению, с такой ситуацией сталкивается каждый предприниматель.
Что же делать, чтобы не допускать таких ошибок? Начать вести финансовый учёт бизнеса.
Что такое управленческий учёт?
Управленческий учёт — это «скелет» бизнеса, без него не будут двигаться ручки и ножки. А если серьёзно — это ряд отчётов, на основании которых можно увидеть прибыльность компании, в чём заморожены деньги и как всем этим управлять.
Как вести финансовый учёт
1. Разделите свои деньги и деньги бизнеса
Назначьте себе заработную плату и не выводите из бизнеса ни копейкой больше. Заведите отдельную банковскую карту для личных расходов и переводите на неё свою заработную плату один или два раза в месяц. Даже если с этой карты вы оплатите расходы компании, их легко отследить.
2. Начните вносить все доходы и расходы в Excel/Google-таблицу
Первый месяц просто записывайте доходы и расходы в таблицу, в дальнейшем начинайте конкретизировать категории расходов, группировать их и анализировать.
Например, учёт денег можно автоматизировать в сервисе «Финансист», где выписка банка будет подгружаться автоматически, а расходы — разноситься по вашим статьям и правилам.
3. Записывайте все операции сразу, не откладывайте на выходные, свободное время
Нельзя вести финансовый учёт от случая к случаю, нужна регулярность. Все расходы нужно обязательно записывать, даже незначительные, ведь за месяц их сумма может оказаться приличной.
4. Отдельно учитывайте предоплату
Предоплата — ещё не выручка, это только долг покупателю до момента подписания акта выполненных работ или передачи товара. Клиент в любой момент может попросить вернуть деньги, а вы их уже потратили. Вот и кассовый разрыв.
5. Разбейте расходы на определённые категории, чтобы не было неопределенных трат и поступлений
6. Заведите платёжный календарь
Любому бизнесу нужно постоянно оплачивать поставщикам товар, подрядчикам — услуги, рекламные расходы, аренду и многое другое. Внесите в платёжный календарь все будущие платежи с указанием даты переплаты. В один день может совпасть несколько крупных платежей, а платёжный календарь способен заранее это показать.
7. Назначьте ответственного за ведение финансовых отчётов
Финансовые отчёты нужны регулярно и всегда в актуальном виде. Чтобы точно всё успевать, назначьте ответственного за заполнение отчётов. Предоставляйте ему первичную информацию (выписки банка, расходы за наличный расчёт, плановые платежи).
8. Подводите итоги и анализируйте каждый период
Динамика и анализ помогают руководителю правильно принимать решения, корректировать планы и деятельность сотрудников. Анализ отчётности поможет увидеть слабые и сильные стороны компании.
9. Записывайте всех, кто должен вам деньги
Чтобы ваши клиенты платили вам вовремя, а вы про них не забывали — ведите учёт дебиторской задолженности с указанием сроков оплат. Звоните клиентам с напоминанием об оплате за несколько дней до даты платежа и в случае просрочки оплаты.
Что мы сделали с Николаем, чтобы навести порядок:
- Назначили зарплату собственнику (конечно, не без участия Тимура).
- Разработали справочник статей расходов и доходов.
- Внедрили отчёт о движении денег и платежный календарь.
- У нас появился ответственный человек за ведение финансовых отчётов.
- Ведём учёт продаж, видим дебиторку и рентабельность каждого заказа.
- Разработали ключевые показатели для достижения 10 млн рублей чистой прибыли.
- Конечно, подводим итоги работы — это позволяет нам видеть пробелы и продолжать наводить порядок.
Если вам важно, чтобы прибыль росла, а в работе с партнёрами и клиентами не было сбоев — значит, вам нужен управленческий учёт.
Управлять можно всем, что можно посчитать!
Есть мысли и дополнения по теме? Делитесь в комментариях.
- #учет расходов
- #управленческий учет
- #менеджмент
- #финансист
- #учет доходов
- #финансовый анализ
Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно здесь.
Источник: www.klerk.ru
