Управленческий учёт позволяет компании на основании различных отчётов оценить, что происходит с бизнесом. Он показывает, на что были потрачены деньги, какова прибыль предприятия. «Это всё можно увидеть и в бухгалтерском учёте», — скажете вы. Да, однако управленческий учёт призван также ответить на вопрос, как правильно распоряжаться всеми активами организации. Разберёмся, что такое финансовый учёт, и как на его основе можно грамотно выстроить управление фирмой.
Принципы ведения финансового учёта
Обычного учёта доходов и расходов порой недостаточно для бизнеса. Особенно внимательными должны быть начинающие предприниматели, для которых потеря каждого рубля может стать фатальной. Расскажем, на что обязательно нужно обращать внимание при ведении финансово-управленческого учёта.
Список должников
- во-первых, нужно вести список должников;
- во-вторых, необходимо вести календарь дебиторской задолженности, чтобы точно знать, какие суммы и когда вы должны получить от своих деловых партнёров.
Наличие списка и календаря долгов позволит руководителю или уполномоченному сотруднику своевременно напоминать заказчикам, покупателям о сроках исполнения обязательств. Эта работа снизит объём дебиторской задолженности, уменьшит количество будущих судебных разбирательств при неуплате долгов.
Как управлять деньгами в малом бизнесе Управленческий и бухгалтерский учет финансов
Периодичная аналитика
Основы финансового учёта предполагают, что бизнес каждый период (например, раз в квартал) анализирует, где и на что повысились или уменьшились расходы, а где, напротив, видны точки роста для увеличения прибыли. Аналитика позволит:
- корректировать деятельность работников и тем самым повысить их эффективность;
- гибко регулировать планы — например, в начале года частная пекарня предполагала, что у неё чаще всего будут покупать пшеничный хлеб, но по итогам квартала выяснилось, что самым популярным товаром стали творожные пирожки, и руководитель принимает решение об увеличении их производства.
Наличие сотрудника, который знает всё о финансах компании
В малом бизнесе, как правило, о финансах компании знает всё руководитель. В среднем и крупном бизнесе эти полномочия делегируются специальному сотруднику. Если у вас финансами ведает отдельный человек, постарайтесь сделать так, чтобы у него на руках всегда была свежая информация о затратах и прибыли организации. Речь идёт о предоставлении таких документов, как:
- план платежей;
- отчёт о наличных расходах;
- банковские выписки и другие документы.
Платёжный календарь
Бизнесу нужно заранее планировать распределение финансов на различные хозяйственные операции. В этом непростом деле поможет платёжный календарь — в нём нужно будет указывать, кому, когда и сколько должна заплатить компания. Наличие календаря позволит спрогнозировать, в какие дни потребуется проводить крупные платежи (например, в случае, если нужно расплатиться с несколькими контрагентами одновременно).
Деление расходов на категории
Анализировать денежные расходы проще, когда они поделены по категориям. Но здесь важно не увлечься и не начать «категоризировать» каждую затрату. Нет смысла писать «закупка моющих средств», когда все расходы на поддержание чистоты в магазине, цехе или офисе можно объединить в одну категорию. Деление затрат на категории позволит выяснить, где произошли существенные скачки в большую сторону, и что с этим делать.
Сохранение предоплаты
Правила ведения финансового учёта относят предоплату к особому виду доходов. Её нельзя считать полноценным доходом до момента, пока заказчик или покупатель не подпишут акт передачи товаров или акт выполненных работ / оказанных услуг. Тратить эти деньги, если только договором не предусмотрено иное, не рекомендуется — клиент в любой момент может потребовать их назад и отказаться от покупки или работы / услуги. Если предоплата была израсходована, а контрагент попросил уплаченную сумму назад, то такая ситуация может привести к кассовым разрывам.
Учёт всех операций
Может показаться, что покупка бумаги для офиса — настолько незначительный расход, что его не нужно и учитывать. Это фатальная ошибка, поскольку зачастую из мелких трат по итогам месяца или квартала может скопиться приличная сумма. Любая финансовая операция должна быть записана сразу же, как только она совершилась. Не стоит откладывать их учёт, поскольку потом о них можно позабыть.
Деление личных финансов и средств бизнеса
Смешением личных и бизнес-финансов чаще всего «грешат» ИП. Однако и в небольших ООО такая ситуация встречается часто. В результате с одного счёта оплачиваются и новое оборудование для бизнеса, и «хотелки» руководителя. Этого быть не должно, поскольку управленческий и финансовый учёт обеспечивают нужды компании и помогают анализировать именно её потребности и перспективы.
Нельзя допустить, чтобы деньги организации бесконтрольно утекали на личные нужды. Потому рекомендуется назначить руководителю зарплату, а на фирму тратиться с её расчётного счёта.
Немаловажно и то, где именно будет открыт расчётный счёт предприятия. В СберБанке предусмотрены особые преимущества для клиентов — это полностью бесплатное обслуживание при отсутствии исходящих и входящих операций, бесплатные сервисы электронного документооборота и отправки отчётности в госорганы, возможность быстрого составления доверенностей для сотрудников, доступ к сервисам 1С для малого бизнеса и многое другое.
Источник: www.esphere.ru
Управленческий учет для малого бизнеса: задачи, особенности
Управленческий учет для малого бизнеса дает возможность постоянно иметь под рукой оперативную информацию о финансовых потоках компании. На основе собранных во время учета данных принимаются стратегические и тактические решения о дальнейших действиях на рынке, оптимизации внутренних процессов, отказе от убыточных направлений работы.
Подобный учет постоянно ведется в средних и крупных компаниях, управлять которыми без данных о финансовом состоянии невозможно. Внедрение финансового учета в малом бизнесе также необходимо, однако оно имеет определенные особенности. Рассмотрим их подробнее.
- Цели управленческого учета
- Какие задачи решает управленческий учет
- Особенность управленческого учета в малом бизнесе
- Сервисы для ведения управленческого учета
- Как организовать учет
Цели управленческого учета для предприятий малого бизнеса
Учет для управленческих целей используется для того, чтобы предоставить руководителям компании в целом или подразделений данные для взвешенного принятия решений. С помощью данных учета можно определить:
Избежать подобных проблем можно, если правильно организовать учет. При организации рекомендуется следовать таким советам:
- Отчетная документация должна содержать показатели работы, которые нужны руководителю или собственнику для принятия решений.
- Количество отчетов и информация в них должны быть такими, чтобы собственник получал систематизированные и обобщенные данные, не тратил время на изучение подробных таблиц и длинных текстовых отчетов.
- Учет должен вестись непрерывно с помощью специализированных сервисов или аутсорсинговых компаний, чтобы его данные можно было легко использовать в любое время.
- Отчеты разных типов должны быть такими, чтобы данные в них не противоречили друг другу и могли сравниваться при анализе.
Какие задачи решает управленческий учет
Главная задача внедрения учета — это возможность собрать данные для принятия взвешенных решений руководителями. Хотя он и похож на бухгалтерский, отличия от последнего имеются. Связано это с тем, что управленческий учет позволяет собрать и использовать для анализа существенно больший объем данных.
Благодаря этому руководитель на основе собранных данных может решить несколько дополнительных задач:
- Формировать управленческую отчетность для группы компаний или головной администрации холдинга;
- Планировать деятельность юридического лица на длительный срок и формировать бюджеты;
- Управлять денежными потоками, в том числе рассчитывать платежи в бюджет и государственные фонды;
- Контролировать показатели работы компании в онлайн-режиме;
- Составлять инвестиционные проекты и искать инвесторов для их реализации.
Основными элементами управленческого учета являются:
- Отчет о прибыли и убытках. Позволяет понять, насколько успешно компания работала последний месяц, квартал, год. Детализация доходов и расходов зависит от потребностей руководителя. Можно указывать общий результат по компании, в разрезе подразделений или отдельных направлений бизнеса.
- Движение денежных средств. Этот отчет чаще всего состоит из трех разделов: операционные денежные средства компании, финансовые потоки и инвестиционные накопления.
- Управленческий баланс. Он по структуре похож на бухгалтерский, но составляется по данным управленческого учета и позволяет сравнивать аналогичные показатели за предыдущие периоды для определения роста или падения.
Особенность управленческого учета в малом бизнесе
Для предприятий малого бизнеса важно, чтобы управленческий учет предоставлял нужные для анализа данные, но не перегружал информацией руководителя (учредителя). Поэтому глубина изучения финансовых показателей компании зависит от потребностей директора. В простейшем случае достаточно иметь данные о текущих и плановых поступлениях и расходе денежных средств.
По мере увеличения объемов работы, количества контрагентов и сотрудников можно добавлять в анализ другие показатели:
- Дебиторская и кредиторская задолженность.
- Плановое и фактическое производство продукции, количество проданных товаров.
- Размер налоговых платежей.
- Плановый и текущий доход, прибыль, рентабельность работы.
Самый простой способ вести управленческий учет для малого бизнеса — использовать электронные таблицы. Они подходят на ранних стадиях развития компании при небольших оборотах. Однако со временем сложность бизнес-процессов возрастает и на ведение отчетности в офисных приложениях требуется больше усилий.
Поэтому рекомендуется сразу использовать сервисы для ведения управленческого учета. В будущем это поможет избежать миграции с Excel-таблиц. Наиболее популярные онлайн-платформы для решения этих задач:
- ПланФакт — сервис для автоматизации учета финансов, расчета прибыльности проектов, планирования доходов и расходов с возможностью делегирования учета удаленным сотрудникам;
- Финансист — онлайн-приложение для планирования расходов и доходов, подсчета прибыли, поиска точек роста, контроля бизнес-процессов;
- ФинГрад — платформа для формирования управленческих учетов с любой детализацией, адаптированная для компаний, работающих в разных сферах от торговли до производства;
- Контур. Пульс — сервис для планирования финансов в разрезе компании или подразделений с автоматическим распределением по категориям, аналитикой по проектам, сводными отчетами;
- Финолог — сервис управления деньгами для учета денежных потоков, автоматизации учета, он позволяет принимать заказы и управлять ими в онлайн-режиме.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Источник: megaconsult.ru
От простого к сложному: как малому бизнесу вести учёт доходов и расходов
Любой предприниматель хочет понимать, что происходит с финансами в его компании. Иными словами – ему нужен грамотный учёт. Вести его можно, в зависимости от стадии развития бизнеса, с помощью разных инструментов. О том, когда уместно использование таблиц Excel для этих целей и когда необходимо переходить на более сложный продукт, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал Роман Месяткин, директор компании «Идея».
Роман Месяткин – предприниматель из Калининграда, основатель и директор компании «Идея» . По первому образованию – системный администратор, помимо этого учился по специальности «Менеджмент». После учёбы работал в компаниях в найме, занимался внедрением решений «1С». В 2011 году основал свой бизнес. Компания «Идея» является партнёром фирмы «1С», автоматизировала бизнесы более 430 клиентов из самых разных сфер.
Решение для старта
Когда компания только начинает свою деятельность, то, как правило, у неё не так много клиентов и партнёров. На этом этапе вести учёт доходов и расходов ещё относительно просто из-за небольшого количества данных. Можно для этих целей использовать таблицы Excel или Google. Чтобы учёт был точным, необходимо соблюдать несколько простых правил.
Таблица создаётся на постулатах построения баз данных. Отдельно должны храниться данные, отдельно – справочники, и отдельно – отчёты. Вся информация содержится в разных местах, и это принципиальный вопрос. Я предлагаю для каждого типа данных использовать в Excel или «Google Таблицах» новый лист.
В первую очередь следует создать лист «Данные» и продумать, как вести учёт. На этом листе, на мой взгляд, обязательно должны быть следующие колонки (слева направо):
- «Дата»;
- «Приход/Расход»;
- «Контрагент»;
- «Движение денежных средств»;
- «Проект» (чтобы различать разные бизнес-направления);
- «Сумма»;
- «Комментарий».
В колонке «Приход/Расход» следует включить проверку, чтобы упростить взаимодействие с таблицей, используя выпадающие списки.
Данные должны расти вниз. Таблица, увеличивающаяся вправо – любимый многими вариант построения – имеет в корне неверный подход. Для эффективного учёта колонки должны добавляться крайне редко. В первых версиях Excel неслучайно были ограничения по количеству колонок: не больше 128.
На листе данных категорически запрещается делать какие-либо вычисления. Это может привести к случайным ошибкам и, как результат, неверной информации для учёта.
Данные для анализа должны быть едиными. Необходимо создавать справочники, в которых информация вносится единообразно. Так можно избежать ситуаций, когда один человек запишет контрагента, как «Пётр Иванов», а другой «Иванов» или «Супер Петя». В этом случае программа засчитает их как разных людей, и анализ данных «провалится». При вводе данных информация выбирается из списка, который формируется из справочников, именно по этой же причине.
Каждое новое событие в колонке «Приход/Расход» фиксируется датой. Можно вносить сведения в хаотичном порядке, если вдруг вспомнили про какой-то расход, который до этого забыли добавить в таблицу. Порядок записей может быть любой, но обязательно нужно соблюдать непрерывность в вводе данных. Пропусков между строками быть не должно, они разрушат весь учёт.
В результате простых действий в таблице можно получить отчёт, например, в разрезе чистой прибыли по проектам, либо в разрезе клиентов или движения денежных средств. Информация доступна за любой период времени, с использованием отбора по конкретной дате и контрагенту. Вариантов достаточно много и их можно настраивать, как угодно.
Пример того, как вести учёт в таблицах, можно посмотреть на этом видео:
Следует помнить, что учёт в таблицах хорош до того момента, пока данных у компании немного и их вводом занимаются несколько человек.
Продукт для развивающегося дела
Как только в компании появляется несколько человек, которые должны вносить данные или требуется настройка прав доступа, работать в таблице Excel или Google становится неудобно. Увеличивается риск ошибок.
Таблицы перестают быть эффективными и тогда, когда усложняется учёт: необходимо учитывать сразу несколько параметров – например, запасы товаров, взаиморасчёты, деньги.
Здесь вполне логичнее перейти на более сложные и эффективные программы для ведения учёта. Наиболее удобным, на мой взгляд, является решение «1С:Управление нашей фирмой» .
Преимущества «1С:УНФ» по сравнению с таблицами
- В программе одновременно могут работать с данныминесколькопользователей.
biz360 рекомендует
В «Анализе бизнеса» в «1С:УНФ» можно увидеть и провести анализ управленческих отчётов: «Денежный поток», «Доходы и расходы», «Баланс». Ключевые показатели бизнеса и достижение целей удобно отслеживать на панели руководителя
Вместо резюме
На старте бизнеса вести учёт просто. Для этого подойдёт любой инструмент, даже таблицы Excel или Google. Но с ростом бизнеса необходимо вести учёт более качественно, чтобы собственник и руководители могли принимать верные управленческие решения. От этого во многом зависит прибыльность всего бизнеса. И тут компании необходимо переходить на удобные специализированные решения.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360
13 апреля 2023
Хотите автоматизировать бизнес?
Оставьте заявку — и получите доступ к 1С
Спасибо, в ближайшее время наши партнёры свяжутся с вами
Источник: biz360.ru
