Как внедрять бизнес процессы

Автоматизация бизнеса предусматривает перекладывание каждодневных задач на отлаженные рабочие механизмы, системы, оборудование или бизнес-процессы. Среди предпринимателей малого и среднего бизнеса бытует мнение, что автоматизация – это миф, что все равно собственнику придется брать на себя большую часть задач, пока бизнес не станет на ноги.

Согласно противоположному мнению другой группы предпринимателей, автоматизация бизнеса – это ключ к свободе собственника. Ведь именно благодаря автоматизации можно уменьшить количество рутинных задач, не расширяя при этом персонал и экономя зарплатный фонд.

Крупный бизнес уже не задается такими вопросами: автоматизация в больших компаниях и корпорациях – это «маст хев». И начинать нужно сразу же, а не ждать, пока ваш бизнес из маленького превратится в средний или крупный. Он не превратится, если вы с нуля не начнете делать правильные шаги.

Если вы согласны с вышенаписанным, давайте посмотрим, с чего начать, чтобы прийти к автоматизации. И в этом вам помогут два ключевых понятия – BPM и BPMS.

Как описывать и внедрять бизнес-процессы в компании?

Business Process Management – это концепция управления бизнес-процессами, которая включает в себя идеологию и управленческое ПО. BPM рассматривает всю работу компании, как набор процессов и четко отвечает на вопросы о каждом из них (например, где и когда выполняется процесс, кто ответственный за его результат и т.д.).

Соответственно, BPMS (Business Process Management System или Business Process Management Software) – система управления процессами в бизнесе, ПО для воплощения концепции BPM в реальность, ее техническая часть.

И BPM, и BPMS объединяет то, что они являются основой автоматизации бизнес-процессов, тем самым упрощая жизнь собственника.

Какие проблемы бизнеса решает BPMS

По мере развития бизнеса возникает ряд типичных проблем, а именно:

• Увеличивается штат;
• Усложняется внутренняя коммуникация;
• Расширяется количество каналов коммуникации;
• Изменяются и дифференцируются бизнес-процессы;
• Масштабируется оргструктура, появляются отделы.

Чтобы это развитие не вышло из-под контроля, нужно выстроить модель бизнес-процессов, обеспечить слаженную работу отделов и наладить внутреннюю и внешнюю коммуникацию сотрудников. Сложность в том, что чем больше компания, тем труднее все это реализовать.

Трудности при оптимизации бизнес-процессов

Первая и базовая трудность возникает на уровне человеческого фактора. Она затрагивает коммуникацию и мотивацию сотрудников, а также работу с корпоративными данными. Проблема может показаться незначительной, но на ее преодоление затрачивается огромная часть рабочего времени сотрудников. В результате страдает эффективность всего бизнеса и кошелек собственника.

Вторая проблема состоит в том, что объединение отдельных функций в процессы происходит на основе регламентов низкого уровня зрелости, неполных, противоречивых, трудно актуализируемых. Порой бизнес-процесс основан на устной договоренности руководителей отделов или «по старой дружбе». Что получает собственник? Текучку кадров, слив бюджетов и «головные боли» с неэффективностью и неподконтрольностью текущей деятельности бизнеса, отсутствию долгосрочных целей и планов, низкий уровень ведения бухгалтерии и полный разброд в бизнес-процессах.

Как понять, что бизнесу пора внедрять BPMS

Мы предлагаем Вам простой способ: обратите внимание на такие метрики, как скорость, качество и управляемость процессами в Вашей компании. Например:

• Все данные бизнеса ведутся «в ручном режиме»
  Ваши сотрудники оперируют данными с помощью таблиц Excel или бумаги и ручки, ведут подсчет и анализ данных в блокнотах или на личном компьютере, тратят уйму времени на поиск данных, а потом вводят их в разные системы, где они теряются.
• Сложные бизнес-процессы разрознены и не определены
  В компании существуют сложные бизнес-процессы, но при этом нет возможность внедрить и управлять сквозными KPI для всех сотрудников, отсутствует система электронного документооборота (ЕСМ), нет интеграции с 1C и прочих инструментов диджитализации.
• Зоны роста и перспективны бизнеса нельзя посчитать
  Невозможно просчитать наперед зоны развития вашего бизнеса, выделить их, моделировать бизнес-процессы, какими они должны быть, с учетом узких зон и улучшений, как должна строиться их эффективная координация между отделами, рабочими группами или филиалами.
• Уже внедрено много ИС и непонятно как их «подружить»
  Хаос в существующих информационных системах препятствует развитию бизнеса. В итоге данные невозможно собрать и консолидировать.

И это только часть метрик. Если хотя бы 2 пункта – это про вас, значит пришло время задуматься о внедрении BPMS.

5 шагов внедрения BPMS

Давайте рассмотрим процесс внедрения системы автоматизации и управления бизнес-процессов в средних и крупных компаниях. Можно выделить 5 основных этапов.

Шаг 1. Определение проблем бизнеса

Собственник собирает команду специалистов, которые глубоко разбираются в делах компании. Ключевыми являются три сектора: управленческий, основной и сервисный, которые необходимо определить.

Шаг 2. Предъявление требований к BPMS

После «мозгового штурма» команда собственника делает резюме по каждому сектору и выделяет требования к BPMS. Для этого команда фиксирует метрики, их значение для бизнеса, а также ставит цели, которые нужно достичь в результате автоматизации бизнес-процессов.

Шаг 3. Выбор системы по требованиям

При выборе решения для автоматизации бизнес-процессов можно основываться на четыре основных критерия:

• Гибкость – возможность быстро обновить версию или запустить новые бизнес-процессы.
• Стоимость владения – потому как BPMS устраняет узкие места в бизнес-процессах, распределяет и отслеживает ресурсы для снижения финансовых потерь.
• Эффективность – то есть быстрая интеграция, устранение повторяющихся задач, отлаженные каналы коммуникации.
• Простота и прозрачность – мониторинг показателей бизнеса, аналитика в режиме онлайн, что позволит сразу же изменять результаты онлайн.

Остальные требования к BPMS зависят от специфики вашего бизнеса, ниши, масштаба и т.д.

Шаг 4. Внедрение BPMS и опытная эксплуатация

После того, как ВРМ-система выбрана, зафиксированы требования и логика ее работы, начинается процесс внедрения и далее тестовой (опытной) эксплуатации. Для этого устанавливают систему, подстраивают ее под потребности бизнеса и проводят тесты. Со стороны КСК ТЕХНОЛОГИИ собственнику предлагаются адаптированные готовые решения и возможность провести тестирование совместно. Собственник может выбирать любой вариант. А после теста и выявления «белых пятен» в системе, команда подает их на доработку и исправление.

Шаг 5. Промышленная эксплуатация и обучение персонала

После доработок и исправлений готовая BPMS передается в промышленную эксплуатацию, и команда собственника приступает к информированию персонала о нововведениях. Параллельно с этим, может быть проведено обучению сотрудников собственника работе с системой, после чего первая пилотная группа начинает работать. После завершения внедрения BPMS, между сторонами подписываются сопутствующие документы и с этих пор технической поддержкой BPMS занимается менеджер из службы поддержки разработчика.

Попробуйте наш КСК Platform бесплатно!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

• Автоматизируйте бизнес-процессы и следите за их исполнением
• Попробуйте нашу дизайн-студию
• Проектируйте схемы процессов, формы задач, настраивайте документооборот
• Изучите возможности нашей платформы для Вашего бизнеса
• Бесплатно до 20 лицензий

Заключение

Автоматизация бизнеса – это не привилегия крупных компаний, а необходимость для любого частного дела, которое мечтает вырасти и увеличить свою прибыльность. Грамотное внедрение BPMS поможем вам привести в порядок все бизнес-процессы компании, систематизировать каждый процесс в одной системе, выстроить структуру аналитики и в 2-3 раза сократить трудозатраты персонала.

Конечно, внедрение дорогостоящего решения для небольших компаний – это неоправданное вложение средств. Однако, автоматизировать бизнес-процессы и дать задел на будущий рост, смогут облачные low-code платформы с перенастроенными типовыми процессами.

Средний и крупный бизнес требует иного подхода. Вам нужна комплексная проектная работа с привлечением команды профессионалов. Специалисты КСК ТЕХНОЛОГИИ с удовольствием помогут вам с внедрением BPMS в Вашей компании – от анализа текущего состояния процессов, до полного сопровождения готовой системы.

Источник: www.kck.ru

Как внедрить процессное управление в компанию

Будучи практикующим бизнес-консультантом, я часто слышу вопросы от любителей аналитиков и профессионалов менеджеров про внедрение процессного управления. Рассмотрим это как проект с набором трудностей и разберем способы их преодоления.

Процессное управление как проект

Свежеиспеченных руководителей, особенно тех, которые недавно прошли пару модных тренингов по менеджменту, а также начинающих бизнес-аналитиков, познакомившихся с процессным подходом, часто охватывает пыл неофита. Их мир больше не может быть прежним: пылающим неофитам надо срочно внедрить процессное управление, чтобы компания стала эффективной. Конечно, лошадь можно привести к водопою, но невозможно заставить ее пить, если она, конечно, этого не хочет. Поэтому задача сводится к тому, чтобы заставить ее испытывать жажду. Возвращаясь к процессному управлению, далее рассмотрим, как железной рукой загнать человечество к счастью, не привлекая внимания санитаров внедрить в компании эффективный менеджмент на основе контролируемых бизнес-процессов. Это можно представить в виде проекта с программой из 5 пунктов:

• определить цели изменения, т.е. перехода от состояния «как есть» к состоянию «как должно быть» и критерии их достижения;
• найти оптимальные в текущих условиях способы реализации изменения;
• составить план изменений, включая действия, их исполнителей и ответственных за результат, сроки выполнения и бюджеты;
• реализовать этот план, т.е. выполнить внедрение;
• обеспечить регулярный контроль эффективности внедренных изменений.

Цели и критерии их достижения

Прежде всего, честно ответьте на главный вопрос аналитика: зачем? Вы хотите внедрить процессное управления, чтобы ЧТО? Не стоит упоминать здесь красивые, но абсолютно бессмысленные выражения типа «повысить прозрачность управления», «увеличить эффективность деятельности» и пр.

Сформулируйте четко и ясно требования к будущему состоянию, тому самому прекрасному эльдорадо процессного управления. Как там должно быть и почему вас не устраивает то, как есть сейчас? Например, надо к новому году на 33% увеличить выручку и 57% сократить количество отказов клиентам из-за отсутствия нужного товара на складе, о чем вовремя завскладом не сказал продавцам. По сути, эта сформулированная по SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) цель является бизнес-требованием с критериями приемки: в рассматриваемом примере это значение показателей «выручка» и «количество отказов клиентам».

Детализируя это бизнес-требование на уровень стейкхолдеров, можно сформулировать следующие цели для каждого участника предполагаемых изменений с учетом его личных интересов. Например, руководитель желает сократить количество своего рабочего времени на разбор проблемных инцидентов с отказами до 1 часа в месяц.

А продавец хочет регулярно, в конце каждого месяца, получать премию в размере X т.р. за 100% выполнение плана продаж. Для этого продаваемые товары всегда должны присутствовать в нужном количестве на складе или быть доступны для закупки у поставщика со сроком доставке не более 1 рабочего дня. Чтобы заведующий складом мог своевременно сделать закупку, ему необходимы оперативные данные о продажах и остатках товаров. Понять эффективность взаимодействия продавца и заведующего складом в процессе товарообеспечения продаж можно, измерив количество отказов по причине отсутствия товаров и количество заказов на поставку, сделанных завскладом на основании запросов от продавца.

Таким образом, чтобы чем-то управлять, это нужно, прежде всего, идентифицировать и измерить. Определите, каких бизнес-целей вы хотите достичь с помощью процессного управления и как вы будете измерять степень их достижения. Как сделать такую трансформацию бизнес-целей в набор пользовательских историй с помощью наглядной техники Impact Map, я расскажу в следующий раз.

Методы описания бизнес-процессов (IDEF, DFD, BPMN, EPC, UML)

Код курса

MODP

Ближайшая дата курса

14 июня, 2023

Длительность обучения

8 ак.часов

Стоимость обучения

15 000 руб.

Планирование изменений и выбор оптимального способа их реализации

Даже когда, вроде бы все сотрудники, от ТОП-менеджера до линейного персонала, поймут, что такое бизнес-процесс и осознают пользу процессного управления в теории, на практике они активно сопротивляются его внедрению. Потому что они привыкли работать по-старому. Побороть сложившую привычку, тем более у множества людей, очень сложно.

Любое изменение – это боль, а на уровне компании она многократно усиливается из-за инерции производства и самих людей. Чтобы заставить людей работать по-новому, например, им должно быть это выгодно (награда, премия). Или им должно быть очень страшно не выполнить очередные указания начальства (штраф, наказание). Однако морковки и плетки являются внешними факторами, а потому обычно не работают. Поэтому необходимо создать такие условия, чтобы сотрудники просто НЕ МОГЛИ выполнять свою работу ИНАЧЕ, чем в соответствии с процессным подходом.

В нашем примере с завскладом и продавцом это может выглядеть следующим образом:

• основанием для закупки товара у поставщика для заведующего складом является заказ от продавца с номером, датой и количеством товара. Без этих данных сделать закупку нового товара у поставщика невозможно.
• если продавец вовремя (не позднее 2-х часов с момента заключения договора с покупателем) не заказал товары у заведующего складом, исполнителем этого договора становится другой продавец.
• оплата труда продавцов прямо пропорционально зависит от количества успешно исполненных договоров, а заведующего складом обратно пропорциональна количеству отказов по причине нехватки товаров.

Таким образом, слаженное взаимодействие продавца с заведующим складом становится единственно возможным способом работы того и другого, направленным на достижение общей цели (рост выручки и снижение количества отказов). А исключить случаи подтасовки и неправомерного использования этого единственно возможного способа, например, предоставление заказа от продавца для заведующего складом «задним числом», поможет автоматизация этого процесса с помощью BPMS или других исполняющих систем (СЭД, ERP, CRM), где можно отследить историю создания и изменения любой сущности.

Однако, внедрение BPMS требует определенного уровня процессной зрелости, поэтому начинать с него будет равнозначно автоматизации хаоса. Отладьте сначала процессное управление в том контексте, добавив дополнительные точки контроля и исключив ненужные операции, которые не приносят пользы. Например, нет смысла сообщать начальнику о каждом шаге типового процесса, если получение им этого сообщения не меняет ход работы.

Определив действия, которые нужны для измерения и контроля бизнес-процессов, составьте план их реализации. Например, в табличном виде:

Поддержка и контроль

После того, как план изменений будет выполнен, свежевнедренную систему процессного управления необходимо поддерживать и сопровождать по циклу PDCA. Это делается через регулярные аудиты – внутренние проверки, что работа выполняется по регламенту, а фактические значения KPI соответствуют запланированным.

При обнаружении отклонений проводится разбор полетов, чтобы ответить на 2 самых главных вопроса: кто виноват и что делать. Однако, суть такой проверке не в поиске «стрелочника», на которого можно свесить вину за неэффективную работу, а в актуализации выстроенной системы процессного управления. Например, в ходе аудита стало ясно, что бизнес-процесс закупки товаров у поставщика фактически выполняется не по регламенту, поскольку из-за обновления системы учета ТМЦ завскладом вынужден выполнять еще несколько ручных операций по отправке данных во внешние хранилища. А в регламенте это не отражено. Следовательно, ответственный за организационно-распорядительную документацию (аудитор, контролер СМК, специалист отдела организационного развития или бизнес-аналитик), должен обновить регламенты, положения, должностные инструкции и пр.

Такие аудиты необходимо проводить регулярно, например, раз в полгода. Иначе любая внедренная система процессного управления перестанет давать обратную связь о своем функционировании и превратится в тыкву очередное разочарование с впустую потраченным бюджетом.

Как автоматизировать такие аудиты, а также другие аспекты процессного управления в рамках российской системы бизнес-моделирования Business Studio, я рассказываю на обновленном курсе по этой платформе.

Источник: babok-school.ru

Как внедрить бизнес-процессы на предприятии

Внедрить бизнес-процессы — это значит убедить или заставить сотрудников предприятия выполнять работу в соответствии с утверждёнными правилами — описаниями бизнес-процессов. Но прежде чем заставлять людей работать по правилам, эти правила должны быть грамотно описаны, сотрудники должны быть обучены, мотивированы и обеспечены необходимыми ресурсами. Рассмотрим эти этапы внедрения бизнес-процессов подробнее.

1. Описание бизнес-процессов для внедрения

Иногда руководители предприятия пытаются внедрить бизнес-процессы, не имея их корректного описания. Обычно это бывает, когда на предприятии описывали бизнес-процессы самостоятельно. Некачественные описания бизнес-процессов содержат противоречия, неясности. Чем настойчивее руководители пытаются внедрить такие описания, тем сильнее противодействие сотрудников.

2. Обучение сотрудников

Существует наивное мнение, что для внедрения бизнес-процессов достаточно выпустить грозный приказ. На самом деле, чтобы внедрить бизнес-процессы в жизнь, нужно провести ряд мероприятий по обучению сотрудников, включая методические семинары, практические тренинги на рабочих местах и регулярный разбор возникающих в процессе работы инцидентов.

3. Мотивирование сотрудников

Внедрение любых изменений, в частности, новых редакций бизнес-процессов, это стрессовый для коллектива этап. Бывает очень полезно в период изменений провести мероприятия по нематериальной мотивации персонала.

Очень важно для успеха внедрения бизнес-процессов, чтобы система материального стимулирования была основана на показателях бизнес-процессов. Только в этом случае материальные интересы сотрудников совпадут с интересами предприятия.

4. Обеспечение необходимыми ресурсами

Думаю, никто не станет возражать против того, что для внедрения бизнес-процесса копания ямы, участника этой процедура нужно снабдить, по крайней мере, лопатой. Аналогично, не вызывает сомнение необходимость снабдить операторов колл-центра средствами связи, а торговых представителей — транспортом или хотя бы проездными карточками.

А вот о необходимости обеспечить участников бизнес-процесса необходимой информацией иногда забывают. Например, если вы хотите внедрить управление бизнес-процессом согласования договоров, не забудьте обеспечить регистрацию этапов согласования в системе электронного документооборота, программном обеспечении BPМ-класса или, на худой конец, в Excel. Владельцу этого бизнес-процесса также понадобятся отчёты программного обеспечения регистрации этапов:

• оперативный, который даст ему информацию о том, на каком этапе согласования находятся договора, где превышен норматив времени согласования,
• аналитический, позволяющий отслеживать динамику показателей бизнес-процесса, например, среднее время согласования договора.

Если хорошо выполнить все 4 перечисленных выше этапа, вероятность успешно внедрить бизнес-процессы в жизнь существенно увеличится. Однако эти этапы не заменяют настойчивость внедренцев, умение регулярно анализировать ход внедрения и принимать управленческие решения, направленные на достижение цели внедрения.

По следующей ссылке можно посмотреть некоторые примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. На сайте также размещена процедура заказа работы по совершенствованию бизнес-процессов. В разделе «Стоимость описания бизнес-процессов» мы рассказываем, как сэкономить при заказе этой услуги.
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, оптимизирующее ваши расходы на выполнение этой работы.

Как заказать наши услуги

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

1. Наши услуги
2. Сколько стоит консалтинг?
3. Примеры работ
4. Отзывы клиентов
5. Подписка на рассылку

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

Источник: piter-consult.ru