По сравнению со сложностями ведения бизнеса поиск подходящего помещения может показаться легкой задачей. Но, как и везде, и в этом деле присутствуют подводные камни. Возможно, все окажется сложнее, чем вам казалось – в этой статье разберем моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы упростить процесс поиска.
Шаг первый. Как понять, что мне нужен офис?
На первом месте всегда определение потребности. Скорее всего, вам действительно пора искать офис, если:
- В команде от четырех человек, а коммуникация в Zoom и встречи в кафе стали неудобны.
- Больше нет сил оставаться дома, и эффективность на удаленке упала.
- Вы уже давно думаете об уютном рабочем месте для всех сотрудников недалеко от метро, где можно сходить за кофе или на обед.
- Время от времени вам нужно встречаться с заказчиками и клиентами, а встречи в кафе уже неуместны.
Покупка или аренда
Капитаны бизнеса.Как выбрать себе офис?
Какой вариант выбрать? Зависит от суммы, которую вы готовы выделить.
Аренда
Начинающим предпринимателям не желательно вкладывать большие суммы в покупку площадей — на начальном этапе можно ограничиться арендой.
- экономия средств;
- возможность быстрой смены расположения офиса в случае неэффективности.
Покупка
В этом случае вы должны понимать, что крупная часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку. Если вдруг вам потребуются эти средства, быстро получить их не получится. Есть вариант продать купленные квадратные метры – но едва ли этот процесс можно назвать быстрым.
Однако, в покупке офиса также есть свои существенные плюсы:
- в пределах допустимых норм вы получаете неограниченность действий внутри офиса;
- коммерческая недвижимость – выгодное вложение, помещение при необходимости можно будет сдавать другим арендаторам.
Кризис — самый удачный период для аренды
Из-за резкого перехода большей части сотрудников на удаленный формат работы, цены на аренду офисных помещений упали на 8-15%. Это ваше преимущество. Найти выгодные предложения гораздо легче, а также уместно будет торговаться и просить уступок.
Где будет располагаться ваш офис?
Успех фирмы может напрямую зависеть от удачного расположения офиса. Этот фактор один из главных.
Front-office или back-office?
Вольный перевод на русский двух этих понятий можно определить как “продающий” и “обслуживающий” офисы соответственно. Front-office больше подходит для бизнеса с большим потоком клиентов в день, например – розничный бизнес. В таком случае, успех будет зависеть от проходимости, удобства размещения рядом с метро, в центре, в густо населенном районе, на крупных транспортных развязках и т.д.
Как выбрать офис для бизнеса и не остаться на улице
Если же бизнес предполагает редкие встречи с заказчиками, а основное общение происходит в онлайн формате, список вариантов помещений значительно расширится. Такой вариант приемлем, если вы открываете, например маркетинговое агентство или дизайн-студию.
Определитесь, как вы будете работать с клиентами, а затем приступайте к поискам.
Выбирайте офис для людей
Ориентированность на комфорт не только клиентов, но и сотрудников очень важна. Типичная ошибка – арендовать офис рядом с собственным домом или в “престижном” районе. Далеко не все захотят ехать на работу в отдаленный район или обедать по завышенным ценам. Подумайте о людях – как они будут добираться на работу, обедать, парковать автомобиль.
Обратите внимание на следующие решающие факторы:
- доступность общественного транспорта;
- наличие удобной парковки;
- уровень загруженности дорог в часы пик;
- возможность сотрудников пообедать, не затрачивая время на поездки домой и обратно;
- как часто целевая аудитория и бизнес-партнеры бывают в данном районе;
- есть ли рядом офисы конкурентов;
- расположены ли поблизости компании, дополняющие деятельность друг друга (например, бухгалтерские услуги и изготовление штампов, печатей).
Классы и цены
Условно все офисные помещения можно разделить на классы — А+, А, А-, В, С и D. Более высокий класс обеспечивает лучшее расположение, доступность инфраструктуры, качество самих помещений. Однако, при выборе советуем опираться не только на класс, но и на общее сочетание характеристик помещения.
Комбинируйте форматы
Достаточно удобно арендовать помещение в бизнес-центре, если планируется постепенное расширение фирмы. В таком случае, всегда можно переехать внутри здания, снять соседнее помещение или целый этаж. Однако, несмотря на корректировку цен, стоимость аренды в хорошем бизнес-центре остается высокой.
В данном случае, можно комбинировать различные форматы размещения сотрудников. Например, расположить фронт-офис с центре города, обслуживающий офис – на отдалении, а часть сотрудников перевести на удаленный формат работы с встречами в офисе.
Внутренний распорядок офисного центра
Аренда офиса в бизнес-центре происходит все же чаще покупки, поэтому важный момент – выяснить правила работы БЦ, которые будут затрагивать рабочий процесс.
Вот вопросы, которые следует выяснить до заключения договора:
- правила входа на территорию как для сотрудников, так и для клиентов и гостей – придется ли встречать каждого визитера лично, есть ли необходимость оформления пропуска, можете ли вы держать при себе ключи и т.д.;
- как организована охрана помещений, график работы;
- можете ли вы пользоваться офисом во внерабочее время при наличии такой необходимости;
- можете ли вы размещать рекламу, баннеры, наружную навигацию на первом этаже, у входа, на витринах – без согласия собственника сделать это невозможно;
- есть ли возможность аренды дополнительных площадей в случае расширения.
Что в офисе?
Для начала определите площадь арендуемого помещения. Как это сделать?
По нормам СанПиН на одного сотрудника должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Однако, этот показатель стоит рассматривать как стартовый, минимальный. Для комфортной работы необходимо рассчитывать не менее 10 кв. м на сотрудника, ведь учитываются проходы между столами, оргтехника, мебель и проч.
Прибавьте к полученной площади 10-15%. Это не увеличит стоимость критично, но запас пригодится, если штат расширится. Подумайте о рабочем месте руководителя, уголке отдыха, переговорной и комнате для обедов.
Санузел должен быть недалеко от офиса – том же этаже. На начальном этапе рекомендуется арендовать офис с мебелью, чтобы сэкономить на ней средства и пустить их в оборот.
Вы можете сделать офис своей “визитной карточкой” и пригласить дизайнера – клиенты и сотрудники оценят его работу.
Об этом тоже нужно подумать
Некоторые моменты игнорируются при заключении договора. Напомним о них, чтобы не упустить ничего важного.
Как оплачиваются коммунальные услуги, как организована уборка, вывоз мусора
Уточните, входит ли в арендный платеж плата за отопление, электричество, водоснабжение, интернет, уборка офиса и вывоз мусора. Чаще всего коммунальные платежи оплачиваются по счетчикам, интернет оплачивается отдельно, а уборка офиса – задача арендатора. Часто за нее также приходится платить отдельно.
При покупке помещения все эти проблемы ложатся полностью на ваши плечи.
Подводные камни
Если вы не планируете устраивать ремонт на свой счет, то следует обратить внимание на состояние помещения. Что важно?
- Внутренняя отделка пола, стен, потолка;
- Окна и двери, их расположение, исправность, герметичность;
- Освещение, его интенсивность, а также количество, удобство расположения и функциональность розеток;
- Кондиционер;
- Водоснабжение и отопление, какие есть нюансы по этому поводу;
- Общую вентиляцию, ее исправность и функциональность.
Другие немаловажные моменты:
- Устойчивый сигнал мобильной связи, работу стационарных телефонов;
- Разрешенных провайдеров в здании;
- Предоставление собственником “юридической прописки” – так вы будете официально вписаны в список арендаторов и получите юридический адрес, что упростит ведение бизнеса.
Не бойтесь задавать любые вопросы. Обсудите с арендатором возможный ремонт и нюансы, связанные с этим – доступ рабочих, вывоз строительного мусора.
В попытках сэкономить вы можете арендовать полуподвальное помещение или последний этаж. Следует учесть, что в данном случае могут быть проблемы с нагревом или протеканием крыши летом, а также вероятный прорыв коммуникаций приведет к затоплению. К тому же, в подвальных помещениях самочувствие и работоспособность сотрудников не на высшем уровне.
Снижаем риски, обходим сложности
Собрали еще несколько советов, которые могут оказаться полезными при поиске офиса.
- Свяжитесь с другими арендаторами и узнайте их мнение о собственнике, поговорите с соседями, соберите мнения. Это поможет избежать некоторых подводных камней в этой сделке.
- Проверьте подтверждающие собственность документы. Надежный вариант – снять копии и проверить из со специалистом.
- Тщательно проверьте договор аренды или продажи самостоятельно или со специалистом. В нем не должно быть общих фраз и двояких толкований. Все компоненты арендной платы должны быть перечислены, чтобы избежать дополнительных поборов.
- Не забудьте определить показания счетчиков в день вступления в силу договора.
- Смотреть помещение лучше ехать в часы пик – так вы поймете загруженность дорог в этом направлении.
Аренда офиса с Maxima Rent
Наши профессиональные специалисты помогут вам избежать подводных камней при поиске офиса и подберут комфортное помещение со всеми необходимыми составляющими.
Как выбрать свой первый офис ? (для IT фирмы)
Первый и самый «шишконабивающий» опыт аренды офиса для создания фирмы по интернет-услугам. Аргументы зачем офлайн офис и как я его искал — описываю в статье. Создал первый список необходимого для работы в офисе и указал что можно перепроверить и как себя подстраховать.
Я создал свою фирму более 1 года назад. Точной даты сказать не могу, потому что здесь зависит уже от какого события считать, регистрации домена, регистрации ФЛП (аналог близкий ИП), начало аренды офиса и наем первых сотрудников. Моя основная деятельность это интернет маркетинг, а именно поисковое продвижение сайтов и контекстная реклама.
Именно эти две услуги являются базовыми на текущий момент. После работы со своими сайтами, фриланса для клиентов, я пришел к выводу что нужно расти и создавать свое предприятия для оказания такого рода услуг. Сайт компании сейчас обсуждать не будем, но вот он — https://prodvizhenie.com.ua/ Изначально я решал сложный вопрос, создавать онлайн студию или организовывать всю деятельность на основе офиса, то есть оффлайн места работы всех сотрудников, базово. И выбрал все же обычный офис. В этой статье я хотел бы подробно описать метод выбора офиса и раскрыть подводные камни с которыми я столкнулся в этом процессе, возможно эта информация будет полезна и поможет сэкономить и деньги и ваши силы.
Цель офиса и бюджеты на него
- Офис как пространство для работы сотрудников и их взаимодействия.
- Офис как место только для работы
Каждому человеку необходимы разные условия для продуктивной работы. Но так с детства пошло что развивались мы в садике, учились в школе и учились в высших учебных заведениях. Мы не были мотивированы данным процессом, мы заставляли себя это делать исходя из сложившихся обстоятельств. Отчасти это являлось и само место, то ли садик, то ли университет, это достаточно эффективно давало нам осознать что место предназначено для обучения и развития. И это записывалось у нас в головах, лишая личного принятия решения что и как стоит делать и какой путь выбрать.
Это не говорит что это плохо, это говорит что место может предопределять настрой человека и сильно влиять на его работу, (продуктивность), вектор действий на весь рабочий день.
Это также касается и внешних факторов которые могут мешать вам (даже в хорошем смысле этого слова), когда вы не дома вас не отправят в магазин, вас не отвлечет работник электросети, чтобы снять показания счетчиков.
И наверное самое важно за что я ценю офис, это то что ты когда приложил усилия приехал, а перед этим еще и собрался — ты знаешь что у тебя есть оставшееся время чтобы работать и принести оправданный результат всем этим действиям.
- Офис как место для официального представительства и регистраций сервисов
Когда ты развиваешь свою фирму многие сервисы, тот же Google Бизнес требует подтверждение почтой что вы именно по этому адресу находитесь и способны получить письмо.
Это можно обойти, но все же если я бы выбирал фирму с одинаковыми параметрами и ценами (или даже разными). То между фирмой без офиса и с ним, я бы выбрал вторую. Это психология или подсознание, не уверен как оно называется — но оценивая риски и серьезность подхода людей к своему делу. Я оцениваю их вложения как материальные так и личное время и усилия.
- Офис как место для встречи с клиентом
Часто требуется обсудить рабочие моменты или провести знакомство с потенциальным клиентом. Встреча не независимой территории где то в кафе — несет в себе ряд неудобств в виде шума, в виде отсутствия под рукой чего-то необходимого что постоянно думаешь что не понадобиться.
Когда клиент приходит в офис, он видит как кипит работа, как работают сотрудники что это не выдумано — это реально.
- Офис как часть упаковки сайта и фирмы
Для того чтобы прибавить справедливой солидности, серьезного отношения как к своим услугам, так и к своим обязательствам — мы должны показывать свой офис. То что офис есть, означает что клиент у них не первый, значит вам уже доверяют и работают. А если работают и нет негативных отзывов об обман, а наоборот — то значит вы молодцы.
- Офис как личное средство мотивации
Каждый человек бизнесмен, хочет получать прибыль путем созидания. Аренда, покупка офисных помещений это процесс приятный и дающий уверенность что ты делаешь все правильно. Отношение к тебе как к человеку который что то делает в интернете у взрослых людей меняется, когда есть синергия с оффлайн жизнью и более стандартные сигналы бизнес-активности, а не просто цифры.
Составляем основные параметры
Какие параметры выставил я для себя при поиске и выборе первого офиса для работы.
Размещение. Я выбирал исходя из своего района в городе. Мне важно было чтобы я добирался не более 20-30 минут до офиса, как на машине так и общественным транспортом.
Близость от метро. За сотрудников без автомобиля или те кто не ездит на такси, я тоже думал. Было важно брать во внимание близость и к метро и хорошим транспортным развязкам в целом, троллейбусы, трамваи и маршрутки все это должно быть в пешей доступности от офиса — 5-10 минут спокойным шагом.
Квадратура. Изначально целью было офис на 4-8 человек. С двумя помещениями минимум, один как основной для сотрудников. один для меня как владельца и управляющего. Это было от 30 до 50 квадратных метров.
Бюджет на месяц. Изначально ориентировались в пределах вилки 5000-15000 грн в месяц. Это в долларах на текущий момент — 185-560. Задача была вписаться в эти рамки совокупно с коммунальными услугами.
Удобства и техника. Наличие кондиционера обязательно. Большое количество розеток и стабильная сеть. Возможность установки интернета — то есть присутствие провайдера в здании. Отсутствие соседей которые создавали бы неприемлемые условия для работы: шум, запахи, дрожание пола и стен.
Готовый вид помещения, что бы не под ремонт. У нас не было задачи делать все под себя, брендинг и так далее. Не было на это ни времени, ни денег. Да и мы понимали что расширяться будем и желательно это не оттягивать.
Инфраструктура. Наличие супермаркета, кафе, булочных или столовых. Для покупки всего необходимого в короткие сроки рабочего обеда. Возможно наличие поблизости службы доставки типа “Новой почты”. Заказывать технику или другие товары которые нужны для офиса.
Парковка. Безусловно это удобно для тех кто на машине.
Источники поиска предложений
- Отправляли заявки агентствам.
- Мониторили форумы региональные в разделе недвижимость — аренда офисов
- Мониторили доски объявлений типа olx.ua
- Искали через поиск, сайты агрегаторы или профильные сайты, объявления
Сразу скажу что именно наш офис нашли на региональном форуме, там тему разместили коммерческий отдел компании которая сдает свою недвижимость. А до этого, смотрели предложения которые находили свежими на досках объявления (считаю что это самый правильный путь поиска недвижимости аренды, возможно сарафан еще будет хорошо)
Из минусов других каналов поиска. Смею отметить агентства. Сотрудники там работают на процент, зачастую это 50-100% от месячной стоимости. И им абсолютно все равно какой объект вам впихнуть, они откровенно способны обманывать об особенностях помещения или же пытаться с помощью обмана сопоставить ожидания арендоискателя и желания арендодателя.
Так что если и пользоваться услугами таких людей, то следует перепроверять все: и слова, и на бумаге, и при личном присутствие и даже практической проверке. Воспринимайте как вызов работу с такими людьми.
Агрегаторы в моем регионе показались достаточно заброшенными, скорее всего ветку первенства они уже давно отдали доскам объявлений, которые в разы популярней и практичней.
Форумы достаточно неактивные. Аудитория все же меньше чем на досках и список предложений раз в 5-10 меньше. но все же там что есть есть и там могут не так быстро его забрать как на доске.
Выбор, аренда, договор и подводные камни
Как правильно выбрать офис для своей фирмы, чтобы потом не пожалеть
Правильный офис в удачном месте — надежный фундамент успешного бизнеса. По офису клиенты составляют первое впечатление о компании, поэтому пренебрегать этим вопросом нельзя. В каких случаях можно обойтись без офиса. Основные критерии при подборе помещения под офис
Как правильно выбрать помещение для офиса
Итак, все формальности по регистрации собственной фирмы улажены. Разрешения получены, лицензии оформлены. Теперь нужно заняться поиском подходящего офиса. Правильно выбрать его – означает заложить надежный фундамент в успешное развитие своего дела, ведь офис – то место, по которому клиенты будут судить о компании.
1. А нужен ли он?
Это зависит от того, в каком режиме будет работать предприятие. Если в удаленном, то отдельное помещение для сотрудников не понадобится. У каждого из них будет свой персональный офис, обустроенный на дому. В подобной организации работы много положительного.
Вы экономите значительные средства на аренде или покупке соответствующего помещения, а сотрудники – на оплате проезда и времени. Однако если вы планируете нанимать так называемый офисный персонал, то без специального помещения не обойтись.
2. Покупка или аренда?
Даже если у вас достаточно средств, чтобы купить отдельный офис, не торопитесь. Потратить деньги всегда успеете. Для начала арендуйте помещение в приглянувшемся месте. Вскоре вы точно будете знать, какой именно офис и в каком районе нужен конкретно вам.
3. Отсутствие пробок, близость стоянок и остановок
Чтобы вам и вашим сотрудникам, а также клиентам было удобно добираться в офис, важно выбрать такой район, куда можно доехать на разных видах транспорта. Если вы пользуетесь автомобилем, значит, желательно, чтобы на ближайших к офису улицах не было пробок, в противном случае поездка на работу и с работы станет сущим мучением. Следующий важный момент – наличие поблизости парковки. Лучший вариант, конечно, – собственная, у здания офиса, если же таковая не предусмотрена, главное – чтобы до нее не приходилось идти несколько кварталов.
Поскольку многие сотрудники и клиенты пользуются не только личным транспортом, но и общественным, не забывайте, что офис должен располагаться недалеко от остановок троллейбуса, автобуса, маршрутного такси или от станции метро. И опять же важно, чтобы путь от остановки до офиса занимал не более пяти минут (от станции метро – не более десяти). В противном случае многие будут вынуждены доезжать на дополнительном наземном транспорте, что, конечно, скажется на расходах и сотрудников, и клиентов.
4. Центр или окраина?
Конечно, работать в центре лучше во многих смыслах. Во-первых, сюда проще добраться из любого района города на разных видах транспорта. Во-вторых, в центре деловая жизнь всегда кипит, поэтому и поток клиентов растет. В-третьих, в центральной части множество различных заведений, где в обеденный перерыв можно полноценно подкрепиться.
Однако офисы в центре города всегда дороже. Выход есть, если удастся найти помещение в цокольном этаже или даже подвальном. Кстати, сейчас подвалы многих домов переоборудуются в удобные помещения для бизнеса – благодаря современному ремонту, который включает качественную изоляцию стен, систему кондиционирования воздуха, неказистые комнаты превращаются в уютные и престижные офисы.
5. Просторный лучше тесного
Насколько просторным должен быть офис, зависит от численности будущих сотрудников, планируемого наплыва клиентов и специфики работы компании. Но в любом случае люди чувствуют себя намного комфортнее в просторных светлых помещениях, чем в тесных каморках. Да и посетителям становится ясно, что фирма, располагающая прекрасным офисом, скорее процветает, чем перебивается нерегулярными заказами. Помните, что по санитарным нормам на одного человека должно приходиться 4,5 кв. м площади плюс место для прохода и для оборудования. Если же вы открываете производство, то нормы расчета площади будут совершенно другими.
6. Вход и вывеска
Выбирая помещение для офиса, учитывайте расположение главного входа и наличие яркой вывески. Желательно, чтобы вход был хорошо виден издалека, так же как и вывеска. Кто знает, может быть, , именно она, а нее только ваша добросовестная работа привлечет новых клиентов.
7. Внешний вид
При выборе офиса обращайте внимание на внешний и внутренний вид. Облупленное, давно не штукатуренное здание, равно как и давно не знавший ремонта интерьер – не самый лучший вариант. Такой офис не только не придаст респектабельности вашей компании, но и отпугнет потенциальных клиентов. Впрочем, если вас не пугает перспектива капитального ремонта, можете поторговаться и значительно сбить цену: неухоженные здания стоят дешевле.
8. Инженерные коммуникации
Ободранные обои и облупленный потолок – это еще не самое страшное. Подобный недостаток интерьера легко исправляется бригадой мастеров. Главное – чтобы с инженерными коммуникациями все было в порядке. Проверьте состояние вентиляции, отопления, кабелей, возможность подключения к Интернету…
И еще важный момент: если вы самостоятельно отремонтируете коммуникации, то покупка или аренда офиса будет стоить вам дешевле, чем покупка или аренда офиса с шикарным евроремонтом. Впрочем, все зависит от ваших финансовых возможностей. Так что если ремонт инженерных коммуникаций и стен не предусмотрен вашей сметой, убедитесь, что зимой батареи будут греть, летом кондиционер – охлаждать воздух, а Интернет работать бесперебойно.
9. А может, бизнес-центр?
Конечно, индивидуальный офис – оптимальный вариант. Но это всегда в определенной степени дорого. Придется оплачивать довольно большие счета за коммунальные услуги, да еще и нанимать охрану. Между тем, аренда нескольких комнат в бизнес-центре плюс оплата газа, света и воды там же обойдется намного дешевле. Однако для тех, кому важно иметь круглосуточный доступ в офис, этот вариант не подойдет.
10. Вы сами или риэлтор?
Если вы точно знаете, какое помещение вам нужно, умеете оценить его с инженерно-технической стороны и вообще ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости, конечно, можете рассчитывать только на себя при выборе будущего офиса. Однако большинству разумнее все же обратиться в столь важном деле к профессионалам. Риэлтор существенно облегчит вашу задачу.
Во-первых, он может сразу предложить несколько вариантов помещений, во-вторых, знает, какие вопросы нужно задать собственнику или арендодателю, на какие детали обратить внимание. И гарантирует, что вы не получите помещение с ненадежной электропроводкой, которая не выдержит не то что десять компьютеров, а даже двух, с неработающей системой отопления или с недооформленными документами на право сдачи комнат под офис. А представьте, что вы не арендовали, а купили сомнительное во всех отношениях помещение! Так что лучше заплатить профессионалу и сохранить нервную систему.
11. Договор аренды
Перед заключением договора аренды внимательно изучите его. В нем должны быть прописаны обязанности и права сторон, в том числе на улучшение офиса, сроки внесения арендной платы, ответственность за просрочку в оплате, стоимость аренды. Уточните предполагаемый набор услуг, включенный в арендную плату. Возможно, предполагается сдача офиса с мебелью и оборудованием и т.д.
Но при заключении договора не полагайтесь только на себя. Обязательно проконсультируйтесь с юристами. И тогда, совершив первую удачную сделку, вы будете запрограммированы на дальнейшую успешную деятельность.
Источник: bbf.ru
