В деловой переписке часто происходит обсуждение важных для бизнеса вопросов. Немалую роль в успешности и оперативности их решения играет умение правильно закончить письмо. На практике именно от его финала зависит то, как скоро адресат даст ответ. Заканчивая сообщение, мы ставим промежуточную точку в общении с деловым партнером или клиентом. При этом наиболее важными являются два нюанса:
- финал должен быть таким, чтобы у получателя сохранился настрой на продолжение общения;
- из заключительной части письма должно быть понятно, что и как планируется делать в дальнейшем в рамках решения обсуждаемого вопроса.
При этом грамотно оформленный финал также позволяет оставить у адресата положительное впечатление об авторе и о компании в целом.
Что должно быть отражено в финале делового письма
Активная составляющая. Следует точно и предметно обозначить, что и как должно быть сделано или будет предпринято в ближайшее время. Активная составляющая финала нацеливает получателя сообщения на скорейшее решение обсуждаемого вопроса.
Как отпустить кармического партнера?
Имиджевая составляющая. Необходимо создать или закрепить позитивную атмосферу делового общения. Имиджевая составляющая заключительной части сообщения должна демонстрировать уважение и лояльность по отношению к адресату. Она формирует общее впечатление о компании. В зависимости от контекста можно использовать следующие готовые фразы:
- Будем рады сотрудничать с Вами!
- Надеемся на плодотворное сотрудничество!
- Обращайтесь при возникновении вопросов. Мы обязательно ответим!
- Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
- Если появились вопросы, напишите или позвоните. Мы подробно ответим Вам.
- Надеемся, что наше сотрудничество будет продуктивным.
- Всегда готовы помочь и ответить на возникающие вопросы.
- С искренним уважением…
- Удачного дня и хорошего настроения!
- Благодаримза сотрудничество!
Полезные советы по оформлению финала письма
Продумайте активную часть финала. Напишите в заключении сообщения о следующих шагах в максимально понятной для получателя форме. Четкие формулировки позволят Вам удерживать инициативу в переписке и будут способствовать быстрому получению ответа на Вашу просьбу, запрос информации и т. д.
Пишите максимально понятно. Разъясните получателю, какие действия он должен предпринять после получения письма. Неудачный вариант, когда адресат, прочитав сообщение, вынужден сам додумывать, чего же от него хотят. Активная часть финала обязательно должна отвечать на вопросы:
- каким будет следующий шаг (указание на действие);
- когда нужно выполнить действие (обозначение сроков).
В этих примерах активная часть сформулирована правильно:
- Прошу прислать скорректированный вариант договора 15 июля до 18:00 включительно. Прошу обращаться при возникновении вопросов.
- Пожалуйста, продумайте возможные пути решения проблемы с дефицитом кадров. Жду ваши предложения до конца недели (до 17:00 в пятницу).
- Буду признателен за помощь, если получу Ваш ответ до 10 августа включительно. С уважением…
Соблюдайте баланс между частями финала. Важно помнить, что имиджевая составляющая отлично работает на создание положительного настроя при прочтении, но может размывать цель, снижать действенность сообщения. Готовые позитивные клише не настраивают адресата на оперативный ответ. Именно поэтому не стоит в качестве финальной фразы использовать стандартное «Спасибо, что обратились в нашу компанию!». Заключение должно быть более активным, призывающим к действию.
Секреты делового письма на английском / Как закончить письмо
Откажитесь от шаблонных подписей. Нельзя забывать о том, что имиджевая составляющая должна быть созвучна теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для блока подписи, она не всегда может соответствовать контексту переписки. В таком случае имиджевая составляющая перестает выполнять свое назначение.
Как закончить деловое письмо в сложных ситуациях
К сложным относятся случаи, когда отправителю важно, что ответит получатель («да» или «нет»), но при этом нет возможности спросить прямо. Бывают ситуации, когда просьба указать точные сроки или принять окончательное решение выглядит преждевременной, навязчивой или некорректной (например, если речь идет о предложении каких-либо услуг). Как в таком случае не потерять нить диалога в переписке?
На помощь может прийти прием с указанием на последующее действие – то, которое произойдет после того, как адресат ответит на письмо. Так отправитель не выглядит слишком навязчивым, но в то же время получает возможность обрисовать дальнейшие перспективы. Ниже приводятся примеры подобных фраз:
Михаил Владимирович, сообщите, насколько Вам интересно это предложение, и мы сразу согласуем все детали сотрудничества.
Напишите о своем решении, и мы приступим к оформлению договора.
Сразу после получения ответного сообщения я вышлю скорректированный график выплат.
Напишите, какой из вариантов, предложенных нашей компанией, Вам больше подходит, и мы вышлем детальную информацию.
Какие финальные фразы следует с осторожностью употреблять в деловом письме
«Благодарю за понимание». Такую фразу можно использовать только в случае, когда Вам нужно извиниться перед получателем сообщения. Ее не нужно употреблять, чтобы выразить благодарность за проделанную работу. В подобной ситуации лучше написать «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».
Не стоит употреблять фразу, чтобы выразить надежду, что адресату понятно все изложенное в сообщении. В этом случае будет уместен такой вариант: «Я постарался детально изложить суть ситуации. Однако если какие-то моменты остались неясными или у Вас будут вопросы, обращайтесь».
«Спасибо за внимание». Такая фраза обычно используется, чтобы поблагодарить за внимание, которого Вам в принципе могли бы не уделять. В переписке с бизнес-партнерами это выглядит неуместно. «Благодарим за внимание» не стоит использовать, если Вы инициатор общения и надеетесь на его продолжение. Это слишком категоричный вариант прощания, который практически не оставляет шанса на продолжение диалога.
«Всего наилучшего». Такая фраза подразумевает окончание беседы. Она будет уместна только в том случае, когда Вы не планируете продолжать общение с адресатом. В качестве вежливого пожелания добра и участия можно использовать нейтральный вариант «Удачного дня!».
Популярные тренинги
- Тренинг «Управление эффективностью организации»
- Тренинг по разработке бизнес-модели
- Тренинг «Стратегическое бизнес планирование»
- Подбор кандидатов на должности медицинских представителей
- Обучение для медицинских представителей
- Инструменты коучинга и развития медицинских представителей
- Тренинг: эффективные решения
- Тренинг: эффективные совещания
- Проведение групповых тренингов
- Тренинг: развитие профессиональных навыков
- Тренинг: стратегическое управление
- Бизнес тренинги личностного роста
- Тренинги по обучению и развитию навыков персонала
- Тренинг: управление процессами
- Тренинг: управление ресурсами
- Тренинг: управление рисками
- Тренинг: управление сервисом
Источник: www.papagroup.ru
Образцы письма-благодарности за сотрудничество
Образцы текстов для письма-благодарности за сотрудничество. Стиль писем – официальный. Рекомендации по оформлению находятся в конце страницы.
Все имена, фамилии, наименования организаций использованы исключительно для удобства изложения, не забывайте заменять их.
Вариант №1
Уважаемый Илларион Иванович!
Выражаем Вам нашу искреннюю благодарность и глубокую признательность за плодотворное сотрудничество в уходящем 2023 году.
Как закрыть деловое письмо (с советами и примерами)
Письма — важный способ общения в деловом мире. Отправленное по почте или по электронной почте, хорошо написанное и отформатированное письмо может помочь вам создать и поддерживать позитивные деловые отношения. То, как вы заканчиваете деловое письмо, дает вам возможность оставить хорошее впечатление у получателя.
В этой статье мы рассмотрим, как закончить письмо профессионально, используя правильные заключительные предложения, и приведем 22 примера заключительных абзацев.
Описание изображения
Формат делового письма
- Дата
- Имя и адрес
- Приветствие
- Вступительный абзац
- Заключительный абзац
- Завершение и подпись комплимента
Что такое закрытие делового письма?
Закрытие письма — это слово или фраза, используемая перед подписью для обозначения прощания. Эта фраза демонстрирует уважение и признательность к получателю.
Как закончить деловое письмо
При выборе того, как закончить деловое письмо, необходимо учитывать несколько моментов. Заключительные слова могут оставить сильное впечатление в сознании получателя, поэтому вам следует выбрать концовку, которая усиливает цель письма и подчеркивает ваши профессиональные отношения. Используйте эти пять шагов, чтобы создать концовку, которая оставит у читателя положительное впечатление:
1. Используйте целенаправленное последнее предложение
После основной части письма, но до закрытия, вы можете включить короткий заключительный абзац длиной всего в одно или два предложения. Последнее предложение можно использовать для решения нескольких задач, включая следующие:
- Проясните или повторите цель письма
- Резюмируйте ключевой момент
- Просьба о действии
- Предложить приглашение
- Выразить благодарность
- Подтверждение подключения
Рассмотрите эти примеры заключительных предложений, чтобы помочь вам закончить свое деловое письмо:
- Я с нетерпением жду вашего звонка в ближайшее время.
- Я ценю ваше участие в этом вопросе.
- Благодарю вас за понимание, и я свяжусь с вами на следующей неделе для уточнения деталей.
- Если у вас возникнут дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
- Я с интересом жду вашего ответа.
- Было приятно иметь с вами дело.
- Спасибо за рекомендацию, и я буду держать вас в курсе моего статуса.
- и внимание.
- Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу быть вам полезен.
2. Учитывайте контекст
Концовка вашего делового письма должна быть связана с целью письма. Если вы пишете, чтобы попросить о помощи или выразить благодарность, вы можете закончить письмо фразой типа С благодарностью . Если ваше письмо направлено на установление деловых связей, вам следует соблюдать формальность и уважение, заканчивая его словами С уважением или Искренне . Учитывайте контекст вашего письма при выборе заключения.
3. Рассмотрим ваши отношения
Ваше завершение должно соответствовать вашим отношениям с получателем. Если письмо адресовано начальнику, человеку, с которым вы никогда не встречались или которого вы плохо знаете, выберите формальную и профессиональную концовку, например, Искренне , С уважением или С уважением . Если письмо адресовано человеку, с которым вы часто общались или которого хорошо знаете, то вы можете использовать более неформальное завершение, сохраняя при этом профессиональный тон, например, Всего наилучшего , Сердечно или Спасибо .
4. Завершите письмо своей подписью
После заключительной фразы поставьте свою подпись. После подписи укажите свою контактную информацию, если она уже не указана в верхней части официального письма. Вы можете указать свою должность, адрес электронной почты и номер телефона. Если вы отправляете письмо по электронной почте, вы также можете включить ссылку на ваш профессиональный профиль в Интернете или портфолио работ.
Советы по форматированию для закрытия деловых писем
Воспользуйтесь этими советами, чтобы профессионально оформить конец делового письма:
- Начинайте заключительную фразу с новой строки после последнего абзаца основного текста вашего сообщения. Если письмо составлено в блочном формате (все строки вровень с левым полем), заключительная строка также должна начинаться слева. Если вы используете полублочный стиль (отступ первых строк каждого абзаца), то начинайте заключительную фразу справа от центра, чтобы она совпадала с датой в заголовке.
- Начинайте заключительную фразу с заглавной буквы. Если закрытие состоит более чем из одного слова, используйте нижний регистр для всех следующих слов.
- Используйте запятую после комплиментарного заключения, перед вашей подписью.
- Оставьте четыре пробела перед своим именем, чтобы можно было подписать письмо, если вы отправляете его по почте. Если вы отправляете письмо по электронной почте, поставьте один пробел между закрытием и своим именем.
Примеры закрытия делового письма
Если вы хотите быть очень официальным, завершая свое деловое письмо, воспользуйтесь одной из этих фраз:
- С уважением
- Искренне ваш
- С уважением, ваш
- Искренне ваш
В зависимости от ситуации, вы можете использовать формальные способы завершения делового письма:
- С верой и правдой
- Искренне
- С наилучшими пожеланиями
- Спасибо
- С благодарностью
- С благодарностью
- С искренней благодарностью
- Искренне ваш
Если у вас близкие отношения с человеком, с которым вы переписываетесь, подумайте о неформальной подписи в завершение делового письма:
- Best
- Всего наилучшего
- Лучшие пожелания
- С уважением,
- С наилучшими пожеланиями
- Добрые пожелания
- Большое спасибо
- С уважением,
- Еще раз спасибо
- С теплыми пожеланиями
Образцы окончаний деловых писем
Ниже приведены примеры окончания письма, которые вы можете использовать в качестве руководства при написании своего собственного:
Образец 1: Окончание официального письма
Еще раз благодарим вас за внимание к этому вопросу. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас возникли вопросы или если я могу оказать дополнительную помощь.
[собственноручная подпись]
Алексис Парино
Образец 2: Завершение неформального электронного письма
Было приятно иметь с вами дело.
С наилучшими пожеланиями,
Источник: hr-portal.ru
