Сегодня все больше компаний работает без офиса. Это позволяет экономить на аренде, зарплате уборщиц и секретарей, покупке мебели и техники. Вот только законодательство РФ отстает от современных реалий бизнеса, и фирмы без «крыши над головой» не чувствуют себя в безопасности.
Офис требуется далеко не каждой компании. Без него работают юридические и консалтинговые фирмы, организации, оказывающие бухгалтерские услуги, IT-службы, риелторские конторы, рекламные агентства и проектировочные бюро. Появляется все больше интернет-магазинов, главная витрина которых — сайт в глобальной Сети.
Первая проблема, с которой сталкиваются такие фирмы, это постановка на учет юридического лица, так как в ЕГРЮЛ в обязательном порядке вписывается местонахождение компании. «Самым подходящим вариантом является регистрация организации по адресу прописки генерального директора, эта точка зрения поддержана минфином в письме от 3 декабря 2008 года N 03-01-11/5-159. Однако налоговые органы отказывают компаниям в этом праве. Можно обратиться в суд и признать решение инспекции незаконным (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.06.2007 дело N А33-18496/06-Ф02-3367/07), но это потребует дополнительных материальных и временных затрат», — говорит Денис Скрябин, юрист московской коллегии адвокатов «Князев и партнеры».
БИЗНЕС БЕЗ ОФИСА | Концепция Свободного Бизнеса | Как Открыть Бизнес
Еще один способ регистрации — по адресу расположения склада. «У многих интернет-магазинов есть помещение для хранения товаров, по его адресу компания может встать на учет в инспекции»,- считает Елена Муратова, руководитель направления налогового права, финансов и кредита юридической фирмы «Частное право».
Также организация может использовать для регистрации адрес своего более успешного партнера. Для этого с собственником заключается предварительный договор аренды или субаренды. Но немногие владельцы офисов соглашаются на это. Ведь если налоговики не смогут выйти на руководство недавно созданной фирмы, они станут обращаться к владельцу помещения.
Из-за того что законные способы постановки на учет связаны с рядом сложностей, компании до сих пор используют массовые адреса регистрации. Создание удобного механизма открытия фирм без офиса позволило бы существенно уменьшить спрос на этот сомнительный товар.
Еще один важный для налоговых органов момент — компания должна находиться в пределах досягаемости, то есть отвечать на письма инспекторов. «Статьи 69, 93, 101 НК РФ устанавливают приоритетный способ вручения требований об уплате налога, актов проверок, требований о предоставлении информации. Письма должны передаваться лично в руки налогоплательщику. Чтобы соблюсти это правило в отсутствие офиса, можно заключить договор доставки корреспонденции на домашний адрес директора фирмы или бухгалтера», — говорит Елена Муратова.
Также фирма без помещения не имеет возможности принять у себя проверку. Однако соблюсти закон она может, воспользовавшись пунктом 1 статьи 89 НК РФ, который дает юрлицу право перенести ревизию в налоговый орган — при условии, что компания не может предоставить в распоряжение контролеров свой офис.
Бизнес без регистрации ООО и ИП. Это возможно?
Если у организации нет офиса, очевидно, что ее сотрудники работают дистанционно, именно в этом случае с оформлением персонала возникают сложности. Марина Емельянцева, юрист юридической компании «Налоговик» говорит: «Трудовой кодекс позволяет организовать деятельность сотрудников на дому (глава 49 ТК РФ).
Подробные требования к организации работы надомников описаны в постановлении Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 г. N 275/17-99. Так, руководство предприятия должно обследовать жилищно-бытовые условия сотрудника, вооружить его необходимым инструментарием. При этом труд в пределах квартиры не должен доставлять неудобств соседям и нарушать требования пожарных и санитарных норм». Конечно, такую детальную проверку квартиры сотрудника работодатель не проводит. Он заключает гражданско-правовой договор и лишает человека социальных гарантий, а заодно экономит на страховых взносах.
Необходимость лавировать между законодательными ограничениями не останавливает руководителей компаний, которые решают работать без офиса. Экономия на содержании помещения оказывается решающим фактором. Можно предположить, что количество таких организаций будет расти. Поэтому стоит задуматься над созданием условий, которые позволят этим фирмам работать, не нарушая закон.
Смотрите также:
- «Северен-Телеком»: Как подключить телефон для организации так, чтобы не было необходимости сидеть в офисе?
Практически каждый открывающий свое дело бизнесмен сначала регистрирует предприятие, а затем подыскивает помещение для работы, обеспеченное всеми средствами коммуникаций. Сегодня многие компании малого бизнеса останавливают свой выбор на услуге «Виртуальный офис».
Источник: bishelp.ru
Мне говорили: «Ты не выживешь без офиса»
Almanax — компания, которая помогает детям из России и русскоговорящим детям из любого уголка мира поступать в школы Великобритании. История ее руководителя невероятна: Юлия Колбасова не побоялась пойти против ожиданий клиентов и построила удаленную компанию там, где это казалось невозможным. Она рассказала обо всех страхах, трудностях и возможностях, которые ей открылись. А также о том, как ее команда достигает вау-эффекта и как она организует удаленных сотрудников.
Юлия Колбасова
- Бизнес: Almanax — подбор обучения в Великобритании для русскоговорящих детей
Почему была потребность строить бизнес удаленно
Много лет я живу в Лондоне и помогаю русскоговорящим родителям из России и со всего мира подобрать их детям обучение в Великобритании — выбрать школу, летнюю программу, университет и оформить нужные документы. Около трех лет назад я решила уйти с работы по найму и строить собственную компанию. Серьезной причиной для ухода стало как раз нежелание работать в офисе.
Думаю, вы меня поймете:
- У меня есть дочь, с которой в то время я виделась очень мало. Перед работой я отводила ее в детский сад, а забирала уже поздним вечером, когда и ей пора было спать, и я уже была жутко уставшая и вымотанная работой.
- Мне не нравилось, что ежедневно я трачу очень много времени на дорогу — от дома до офиса или от офиса до школ. Я понимала, что рациональнее было бы исключить из этой цепочки офис и получить свободные часы, которые можно потратить с пользой: посетить больше учебных заведений, написать больше писем, встретиться с большим количеством клиентов. Да и, в конце концов, потратить это время на себя и семью. То есть использовать ресурсы гораздо эффективнее.
Я сразу отказалась от мысли становиться соло-консультантом.
- Во-первых, в одиночку создать респектабельную компанию не получится — ты никогда не выйдешь на ту же степень доверия клиентов и на хорошие темпы роста.
- Во-вторых, мой доход был бы сразу ограничен временными возможностями, и я помогала бы меньшему числу семей.
- В-третьих, мне было интересно тренировать себя как бизнесмена в такой сложной плоскости — построении команды, работе с людьми, их мотивировании.
Работать без офиса — нелогичный шаг в данной сфере
Мои клиенты — состоятельные люди, готовые в год тратить 4–5 миллионов рублей на обучение своего ребенка. В понимании таких людей у респектабельной компании должно быть какое-то «физическое воплощение», то есть офис. Это специфика рынка. Наши конкуренты — а их в Лондоне и Москве немало — часто располагают офисами, причем в центре города.
Наличие офиса в этой сфере не требование, но своего рода канон для тех, кто хочет «что-то из себя представлять». Это сложилось исторически, так же как с юридическим консалтингом, бухгалтерскими услугами, например. Офис — это статусность. Хочешь строить серьезную организацию — открывай офис.
Я понимала, что, арендуя офис, буду сама себе оплачивать собственные страдания
Бизнес без офиса: что помогло решиться
Сомнения одолевали. Мое окружение усугубляло ситуацию. «Ты сошла с ума!», «Ты не выживешь без офиса!».
Я подумывала сдаться и даже рассматривала варианты. Думала: а может, и не надо так рисковать, да и офисы есть какие впечатляющие? Но понимала, что, арендуя офис, буду сама себе оплачивать собственные страдания и создавать абсолютно не комфортную и не радующую меня жизнь. Поэтому снова и снова я просто напоминала себе, ради чего все это затеваю. Психологическая работа с самой собой играет здесь очень важную роль.
Я уволилась, наняла ассистента и стала работать. Создала свою компанию Almanax. Как известно, нужно только начать, и дальше уже отступать будет некуда. Так и получилось: страшно уже и не было, нужно было идти дальше. Но испытания на этом не закончились.
Команда Юлии
Произнести слова, что офиса нет, было как шаг в какую-то бездну, куда я падаю в глазах собеседника
«Недобизнес»: как бороться с собственными страхами и «тараканами»
Я никак не ожидала, что противостоять придется не только мнению общественности, но и кое-кому более серьезному — себе самой, своим внутренним «тараканам». Потому что когда на тебя давит некий стереотип, непросто продолжать верить в себя и свое решение. Волей-неволей ты натыкаешься на ситуацию: раз ты без офиса, значит, ты представляешь из себя какой-то «недобизнес».
Получалось, что я позиционирую себя как высокооплачиваемый специалист, давно работающий на рынке, но как будто не могу позволить себе снять офис, чтобы угостить клиента кофе.
В течение нескольких месяцев у меня была самая настоящая ломка. Достаточно было одному клиенту спросить: «Где ваш офис?», чтобы я в тот момент услышала: «Где доказательство, что вы — серьезная компания?». Произнести слова, что офиса нет и можно встретиться где-то еще, было как шаг в какую-то бездну, куда я падаю в глазах собеседника.
Мне помогли сами же клиенты — многие подтверждали мое мнение, что офис не значит профессионализм и экспертность. И я научилась трезво смотреть на ситуацию. Здесь нет никакого секрета — просто день за днем напоминаешь себе, зачем ты все это делаешь, почему это правильно, почему в этой затее есть здравый смысл. И продолжаешь полировать продукты и процессы.
Делать свою работу хорошо было недостаточно. Нужно создавать вау-эффект
Цель — создание вау-эффекта
Кроме работы с собой, приходилось сильно озадачиваться и результатами своей профессиональной деятельности. Я понимала, что в компанию без офиса в нашей сфере могут обращаться люди, которым нас рекомендовали, которые заранее расположены к нам и в принципе понимают, что им нужно решить задачу, а не пить кофе в офисе.
Поэтому делать свою работу хорошо было недостаточно. Нужно раз за разом оказывать услуги такого качества, чтобы семьи были довольны и рекомендовали нас знакомым. Создавать вау-эффект.
В нашем случае это когда ребенок поступает в школу, о которой ранее не мечтал. Когда, приехав учиться избалованным и без всяких целей, он к окончанию первого учебного года достигает респектабельных результатов. У ребенка расправляются плечи, у родителей появляется вера в будущее своего чада. Именно в это я вкладывала все силы, и бизнес постепенно рос, команда пополнялась удаленными сотрудниками.
Расти органическим путем, вообще без рекламы — это не только большой риск, но и доказательство качества услуг.
Отработка возражений
Наши сотрудники преимущественно, конечно, в Лондоне, но есть, например, из Минска, Бахрейна. Клиенты иногда теряются, когда получают звонок откуда-то из Белоруссии, а не из Лондона.
Вся команда уже без проблем объясняет, почему у нас нет офиса. Это прекрасная возможность рассказать про деятельность компании. В современном мире у нас у каждого, а тем более у наших клиентов, по два-три международных номера. Это перестало быть чем-то странным. Я искренне объясняю клиентам: нам не нужен офис, потому что так нам удобнее, так мы приносим больше пользы, и с нашим количеством поездок в школы по всей Англии необходимость ездить в офис не добавит качества.
Многие онлайн-компании не до конца понимают важность CRM-системы и других облачных программ для виртуального офиса
Организация процессов: выбор CRM, почты и сервисов для работы
Сейчас в нашей удаленной команде Almanax Education Consultancy вместе со мной 8 человек. Организовать работу удаленной команды тоже оказалось непросто, в этом есть свои тонкости.
Внедрение CRM-системы и других сервисов
В первую очередь нужно выстроить техническую часть и принципы работы с клиентами и сотрудниками. Поэтому я с особой тщательностью подошла к выбору CRM-системы: мы используем Insightly. В нее заносится вся-вся информация по каждому клиенту, вплоть до мельчайших деталей, например какому из родителей и ассистентов семьи по какому вопросу звонить.
Сотрудники легко могут зайти в систему с компьютера или телефона. Лично мне это очень удобно: в любой поездке в любой стране мира я могу найти в системе исчерпывающую информацию по клиенту. Например, если возникла проблема в школе, в которой учится наш ребенок и мне нужно позвонить администрации, я просто захожу в приложение, ищу информацию в контактах клиента и набираю номер.
Наша CRM-система соединена с бухгалтерской системой Xero и сервисом для рассылки MailChimp. Таким образом, я в три клика могу посмотреть, например, сколько счетов у нас к оплате и в целом все финансовое здоровье компании, или сколько писем было открыто.
Кстати, бухгалтерская программа также установлена у нас на телефонах. И это особенно удобно и актуально, так как позволяет сразу загружать в приложение все чеки для наших клиентов. Дело в том, что нам приходится делать за клиента очень много покупок, и все эти траты мы просто заносим в бухгалтерскую систему.
Мне кажется, что многие онлайн-компании не до конца понимают важность CRM-системы и других облачных программ для виртуального офиса. Руководители иногда не представляют, для чего им нужна CRM-система, или используют ее нерационально, или подбирают не под свой тип бизнеса и потом разочаровываются. Мой совет — не жалеть времени, чтобы разобраться в этом вопросе.
У нас у каждого сотрудника на десктопе установлена нормальная Windows. Office 365 позволяет хранить все документы в SharePoint — это безопасное пространство для совместного использования данных. Неважно, где ты находишься, — можно зайти в Office 365 через любой браузер любого компьютера и получить доступ ко всем файлам, документам, письмам. Я могу всем этим управлять сама без помощи IT-специалиста.
Переписка с клиентами
Бизнес без офиса
Красивое слово «офис», которое в 90-е годы вызывало у людей почти что трепет, сегодня для многих звучит уже не так привлекательно. Поскольку офис – это не только серьезные люди в строгих костюмах и соблазнительные секретарши, но и унылые долгие совещания, ломающаяся техника и пыль на рабочем столе. Не говоря уже про ощущение тюрьмы, на которое жалуются многие офисные сотрудники.
Кстати, самих сотрудников тоже сейчас называют иронично – «планктоном». Так что ничего удивительного, что некоторые люди работать в офисе категорически не стремятся. Причем зачастую это касается как наемных работников (у них всегда есть возможность изменить свою жизнь, занявшись фрилансом), так и предпринимателей – людей, организовавших собственное дело.
Мотивы работы без офиса могут быть самыми разными: некоторые молодые бизнесмены, открывая стартап, просто хотят делать по-новому абсолютно все, поэтому отказываются от отжившей схемы «офисного рабства». Для кого-то на первый план выходит экономия. А кто-то просто выбирает деятельность, которая в принципе не нуждается в офисном формате.
Без офиса можно прекрасно обойтись, если вы собираетесь заняться интеллектуальной или творческой деятельностью, а также разъездной и консультационной работой – совершенно лишним офис может быть для дизайнеров, программистов, копирайтеров, изготовителей ручных кукол, собачьих парикмахеров, бизнес-тренеров. Сколько бы их в вашей компании ни было.
Строго говоря, офис больше всего нужен тем, кто проводит много встреч на своей территории или нуждается в служебных помещениях.
Зачем вообще нужен офис?
Первая и самая важная функция офиса – это коммуникация внутри компании. Собственно «компанию» люди зачастую ассоциируют именно с офисом – он является своего рода носителем корпоративной атмосферы. Офис «оформляет» компанию, дисциплинирует ее сотрудников, дает им возможность чувствовать себя единым целым.
Офис – «лицо» компании и для посторонних. Если ваш бизнес-партнер затевает с вами совместное дело на миллион долларов, а у вашей компании нет даже офиса, выглядеть она будет немного подозрительно.
Офис – это рабочее место сотрудников компании. То есть то место, в котором они обеспечены всем необходимым им для работы: компьютером, доступом к корпоративным ресурсам, служебной связью. Современные технологии, правда, вполне позволяют все необходимое заиметь прямо дома, но не каждый работник, например, согласится, чтобы в его квартире целый день звонил служебный телефон. Интернет, который человек оплачивает сам – тоже, хоть и не слишком дорогое сегодня удовольствие, но все-таки повод по рабочим вопросам пользоваться рабочим Интернетом.
Помогает ли офис контролировать сотрудников?
Помогает. Особенно если этих сотрудников стало много. За двумя-тремя вполне можно уследить и так – вполне достаточно встречаться на любой нейтральной территории пару раз в неделю, все остальное время вполне можно коммуницировать по телефону и электронной почте. А вот когда сотрудников уже десять, а то и все двадцать – офис необходим.
Хотя бы просто потому, что такую толпу собирать в кафе просто неудобно. Да и вряд ли получится.
Под контролем можно иметь в виду разные вещи: заставить плохих сотрудников работать лучше офис волшебным образом не сможет. Однако руки вам как руководителю до известной степени развяжет, а глаза откроет – вы сможете понять темп каждого, особенность протекания разных бизнес-процессов, наладить необходимое взаимодействие между отдельными «звеньями цепи».
Каковы плюсы и минусы работы без офиса?
Самый весомый плюс офиса «виртуального» — это огромная экономия. Для многих маленьких предприятий этот момент становится решающим. Среди прочих преимуществ – свобода, отсутствие корпоративных рамок, избавление от необходимости проводить день в одном помещении с другими людьми. Для некоторых людей, особенно творческих, это не такие уж мелочи.
Главный минус отсутствия офиса – это сложности с корпоративной коммуникацией в течение дня (отсутствие возможности личного общения с нужными вам сотрудниками). Удаленная работа многих работников исключительно расслабляет. Настолько, что они становятся совершенно неспособны выполнять нужные задачи вовремя.
Решая, нужен ли вам офис, задумайтесь о том, удается ли вам самому эффективно строить рабочий день, когда вас окружает домашняя обстановка. Однако учитывайте и другие стороны вопроса: если снять офис прямо в начале деятельности вашей компании – дорого, это совсем не означает, что вы не «дорастете» до офиса немного позже.
На сайте работает система проверки ошибок. Обнаружив неточность в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.
Источник: gorod342.ru
