Чаще всего вы посещаете несколько встреч в неделю. Другими словами, вы, вероятно, сидите на разных видах деловых встреч. Рабочие встречи являются жизненно важными элементами управления компанией. Есть встречи, на которых вы принимаете решения, обмениваетесь информацией, а есть такие, где вы что-то обсуждаете. Сегодня организация конференций пользуется большой популярностью.
Кроме того, эти частые встречи в организации используются для разрешения споров, решения проблем, построения командной работы, повышения производительности и многого другого. В зависимости от организации бизнеса, встречи компании могут быть неформальными или формальными и могут варьироваться от двух до нескольких сотен. Для компаний, которые придерживаются политики сотрудничества, довольно часто они привлекают клиентов, поставщиков и даже деловых партнеров к своим встречам.
Вообще, каждый тип организационных встреч имеет свою уникальную цель. Для достижения этих целей вы учитываете разницу в организации и проведении конкретной встречи. Это объясняет, почему вы должны определить тип встречи при планировании встречи. Хотя каждая встреча отличается от других, знание шести наиболее распространенных типов деловых встреч в организации поможет вам лучше определить цели, структуру и виды деятельности, наиболее подходящие для ваших встреч.
БОЯЗНЬ ПЕРЕГОВОРОВ. Как Провести Встречу в Бизнесе? / Андрей Гук
1. Проектные встречи
Многие компании имеют разные отделы, каждый из которых назначает определенную задачу, такую как разработка нового продукта или реорганизация бизнеса. Довольно часто руководство организации организует встречи, которые объединяют руководителей проектов департаментов. Этот вид заседания называется совещанием по проекту, и он принимает несколько форм, которые включают в себя мозговые штурмы, совещания по проектированию, планирование и прогресс, совещание по рассмотрению и так далее.
2. Статус обновления встреч
Встречи с обновлением статуса действительно являются одним из наиболее распространенных типов деловых встреч . Большинство компаний проводят встречи по обновлению после определенного периода, например, еженедельно или ежемесячно. Как следует из названия, главная цель этого типа сборки — предоставить сотрудникам обновленную информацию о проблемах и прогрессе компании.
3. Совместные встречи
Как указано в разделе «Введение», некоторые компании придерживаются политики сотрудничества, которая требует от них регулярно проводить встречи со своими деловыми партнерами, поставщиками и клиентами. Существует несколько форм этой сессии, которые включают ежегодное общее собрание, внеочередное общее собрание, собрание совета директоров, собрание комитета, собрание кредиторов, учредительное собрание и многое другое. Целью этой встречи является обсуждение таких вопросов, как усовершенствование цепочки поставок, расширение проекта, новые рыночные проекты и так далее.
Совместные встречи помогают укрепить деловые отношения с внешними группами и дают компании лучшее чувство ориентации на клиента. В отличие от других типов деловых встреч, где присутствующие в большинстве случаев находятся в одной комнате, совместные встречи всегда включают внешние группы, часто в разных местах. Может быть сложно и даже дорого попросить кого-то, находящегося за сотни тысяч миль от места вашей компании, физически присутствовать на деловой встрече. К счастью, в наши дни совместные встречи можно проводить в любое время и в любом месте благодаря решениям для виртуальной коммуникации.
4. Экстренные встречи
Срочная встреча убеждает, если компания испытывает серьезную проблему. Например, если произошли значительные финансовые потери, важно проинформировать всех сотрудников, чтобы они понимали изменения и последствия, которые произойдут в результате чрезвычайной ситуации. Многие другие чрезвычайные ситуации, которые могут возникнуть в организации бизнеса, могут привести к временной остановке или полному закрытию работников. Эффективно сообщая об этих проблемах на собрании, менеджеры смогут улучшить чувство неуверенности среди сотрудников и избежать риска распространения анекдотов повсюду.
5. Совещания по принятию решений
Совещания по принятию решений — это другие распространенные типы встреч в компании, где приглашенные принимают подавляющее большинство деловых решений. В то время как небольшие решения часто принимаются на всевозможных собраниях организаций, решения, считающиеся более важными, получают свои выделенные собрания. Все участники заседания должны хорошо знать, что они собираются обсуждать (информацию), чтобы удостовериться, что решение, которое они достигли на собрании, имеет смысл. Поэтому ведущий такой встречи должен определить проблему и дать участникам достаточно времени для обработки до начала встречи.
6. Мотивационные встречи
Мотивационные встречи (иногда называемые сессиями по построению команды) специально предназначены для того, чтобы заручиться поддержкой группы или коллектива работников в процессе изменений. Такие встречи проводятся, чтобы поднять энергию и волю участников для достижения конкретной цели. Они также играют важную роль в укреплении отношений между менеджерами компании и сотрудниками, помимо продвижения корпоративной культуры. Как организатор мотивационной встречи, вы должны апеллировать к ним как эмоционально, так и логически. На такой встрече диалог имеет решающее значение, и люди должны чувствовать, что их услышали, прежде чем они захотят принять и даже реализовать то, что задумано компанией.
Вывод
Список различных типов деловых встреч и их назначение просто бесконечны, а вышеприведенные объяснения — это лишь некоторые из них. В то время как разные типы деловых встреч имеют разные цели и задачи, определенные аспекты объединяют их. Встречи представляют огромную ценность как для сотрудников, так и для компаний. По сути, в качестве координатора вы должны соответствующим образом планировать проведение совещаний в соответствии с потребностями организации.
Источник: www.sciencedebate2008.com
Деловая встреча
Агентство делового туризма Мовенс организует для вас деловую встречу с партнерам, дилерами на самом высоком уровне. Мы найдем для вас место для встречи, привезем всех и при необходимости размести участников в гостиницах города, где проводится само событие.
Организация деловых встреч
Деловая встреча – это события призванное найти точки соприкосновения с потенциальными или существующими партнерами в области деловых взаимоотношений. Подготавливая встречу, где планируется обсудить деловые отношения, не всегда получается уделить должное внимание деталями самого проведения события.
Планируя организовать деловую встречу встречу стоит позаботится о том, где она будет проходить, есть ли в этом месте необходимое оборудование, какое питание будет предоставлено участникам мероприятия и многое другое, что создает благоприятные условия для комфортного диалога.
Какие бывают форматы деловых встреч?
Под формат деловых встреч может подойти почти любое деловое мероприятие, так как любое деловое мероприятие – это встреча деловых людей в любых форматах. Но есть некие основные критерии под которые попадают понятие деловой встречи такие, как: внутренние, внешние, формальные, неформальные, официальные, неофициальные.
Для кого проводятся деловые встречи?
Обычно деловая встреча проводится для партнеров компании, для представителей компаний присутствующий на одном рынке, для клиентов или дилеров и со всеми с кем могут быть деловые отношения.
Что обсуждают на деловой встрече?
Деловая встрече это время которое предназначено исключительно для обозначения своих деловых интересах и попытках привлечь на свою сторону как можно больше деловых людей.
Как подготовить деловую встречу?
Деловую встречу нужно начинать готовить с самой темы встречи и уж потом переходить к подготовке. Ведь, если встреча подразумевает тихое общение, то поиск помещения для большого количество участников не имеет смысла.
Сценарий мероприятия
Как провести деловую встречу?
Бизнес-завтрак длится недолго, но готовиться к нему нужно начинать хотя бы за месяц. Ведь от того, насколько гладко он пройдёт, зависит то, захотят ли люди в дальнейшем с вами сотрудничать. Ведь нужно успеть проанализировать аудиторию, разработать концепцию и программу, договориться с партнёрами и выполнить организационные задачи.
12 различных типов деловых встреч
Компании используют множество типов совещаний для проведения различных операций. Встречи могут помочь вам в таких вещах, как облегчение общения, обсуждение приоритетов и объявление о значительных изменениях в компании. Понимание того, как использовать различные собрания, может помочь вам стать более сильным лидером, поскольку это может помочь вам общаться с вашей командой. В этой статье мы обсудим различные типы совещаний и дадим советы о том, как их проводить.
12 видов деловых встреч
Вот 12 различных деловых встреч и советы, которые помогут вам спланировать их:
1. Статусные встречи
Статусная встреча обычно включает обсуждение текущего проекта. Эта встреча может проходить на разных уровнях. Например, менеджеры могут собраться вместе и обсудить прогресс своих команд, связанный с выполнением различных задач проекта. Эта встреча может происходить и на уровне команды, так как каждый участник может сообщать о своем прогрессе друг другу и своим менеджерам.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Для статусной встречи лучше всего иметь установленную повестку дня. Каждый человек должен иметь возможность сообщать новости о проекте и быть готовым задавать вопросы и отвечать на них. Эти встречи могут варьироваться по времени, в зависимости от масштаба проекта и количества присутствующих участников.
2. Совещания по решению
Совещание по решению фокусируется на поиске решения конкретной проблемы или обсуждении проблемы, с которой сталкивается команда. Например, возможно, клиент расстроен результатами, которые он получил. Совещание по выработке решения может сосредоточиться на том, что компания может сделать, чтобы исправить ситуацию.
Совещание по решению может также сосредоточиться на внутреннем конфликте. Например, возможно, между отделом продаж и маркетинга возникла проблема с созданием маркетинговых материалов. Эта встреча может быть посвящена тому, чтобы у маркетинговой команды было время выполнить заказ, чтобы отдел продаж получил то, что ему нужно.
Проводя собрание по решению проблемы, сосредоточьтесь на проблеме, вызвавшей собрание. Обязательно выслушайте точку зрения каждого и учтите мнение каждого. Если вы проводите такую встречу, выступайте в качестве посредника между группами и направляйте их к потенциальному решению.
3. Стратегические встречи
Стратегическое совещание может помочь вашей команде разработать план для достижения конкретной цели. Стратегическое совещание может касаться долгосрочной цели, такой как достижение целей годового бюджета, или краткосрочной цели, такой как успешное привлечение крупного клиента. Если цель является долгосрочным проектом или целью на конец года, в течение года может быть проведена серия статусных совещаний для проверки прогресса.
Как правило, стратегическое совещание фокусируется на поставленной вами цели. Многие менеджеры могут разослать участникам электронное письмо с изложением того, чего они хотят достичь на собрании, и попросить людей поделиться идеями. Таким образом, люди приходят подготовленными с разными точками зрения, и встреча становится более продуктивной.
4. Инновационные встречи
Совещание по инновациям может быть направлено на улучшение процессов внутри компании, таких как изменение рабочего процесса и изменение еженедельных сроков, чтобы сделать сотрудников более продуктивными. Другим использованием инновационных встреч может быть рассмотрение новых технологий или инструментов, которые, по мнению членов команды, будут полезными.
Повестка встречи по инновациям может быть более общей, если только кто-то не упомянул конкретную инновацию, на которой он хочет сосредоточиться, например, технологическое обновление. Эти встречи также могут быть общекорпоративными, чтобы вы могли получить обратную связь от всех. Встречи по инновациям обычно включают мозговой штурм и часто включают открытые вопросы, такие как: «Что нам следует начать делать?» или «Что нам следует перестать делать?»
5. Тимбилдинговые встречи
Совещание по построению команды полезно, если вы хотите укрепить связи между членами команды, которые, возможно, не очень хорошо знают друг друга. Встреча по построению команды может побудить членов команды высказывать положительные отзывы о других. Иногда эти встречи могут быть направлены на разрешение разногласий между членами команды и, таким образом, на улучшение их отношений.
Встречи по построению команды, как правило, более сфокусированы и формальны, поэтому многие компании могут проводить сплочение команды с помощью веселых мероприятий. Например, в некоторых компаниях еженедельно проводится конкурс викторин, где команда-победитель получает приз. В праздничные дни некоторые компании проводят праздничные мероприятия. Если вы хотите запланировать некоторые упражнения по построению команды, было бы неплохо обсудить ваши цели с вашим менеджером или отделом кадров.
6. Общее собрание
В общем собрании обычно участвуют все сотрудники компании. Некоторые компании ежегодно проводят эти встречи, чтобы обсудить состояние компании, ответить на вопросы сотрудников и поставить перед ними новые цели на предстоящий год. Иногда общее собрание происходит из-за крупных событий, таких как продажа компании или приобретение другой компании. Как правило, руководители компаний высшего уровня и отдел кадров организуют всеобщие собрания, обычно включающие повестку дня и раздел вопросов и ответов.
7. Встречи один на один
Встреча один на один обычно проводится между двумя людьми, например между менеджером и кем-то из его подчиненных. Часто менеджер назначает встречи один на один еженедельно или ежемесячно. Обычно на встрече один на один менеджер обсуждает работу сотрудника.
Менеджер может похвалить некоторые аспекты работы человека, а также обсудить области, в которых он мог бы улучшиться. Личная встреча также дает сотруднику возможность оставить отзыв, поднять вопросы, вызывающие озабоченность, или обсудить то, что его руководитель делает особенно хорошо. менеджеры начинают встречу с нескольких тем для обсуждения, а затем позволяют разговору развиваться дальше.
8. Информационные встречи
Информационные встречи могут объявить о новой политике или подходе к работе. Информационные встречи, как правило, сосредоточены только на нескольких моментах информации. Цель информационной встречи — донести важную информацию до сотрудников. Иногда информационная встреча может включать в себя обучение сотрудников использованию новой системы отчетности или демонстрацию сотрудникам, как подавать отчет.
При проведении информационной встречи полезно иметь готовую презентацию со слайдами и вспомогательной информацией. Не забудьте также оставить время для вопросов, поскольку вы хотите убедиться, что информация, которую вы предоставляете, доходит до целевой аудитории. Иногда на информационной встрече у вас может быть кто-то с большим техническим опытом, например, ИТ-специалист, на случай возникновения каких-либо проблем во время презентации.
9. Меняйте встречи
Встреча по изменениям включает в себя объявление о значительных изменениях в компании. Например, возможно, два отдела объединятся, изменив обязанности обоих. На этой встрече может быть рассмотрено, почему происходит слияние, как меняется структура отчетности и какие новые обязанности для сотрудников. Это хорошая идея, чтобы привлечь всех, кого коснулись изменения.
Это позволяет обсуждать изменения со всеми участниками одновременно. Встреча также может предоставить сотрудникам возможность задать вопросы и высказать свое мнение относительно изменений.
10. Инициативные встречи
Встреча по новой инициативе часто включает в себя развертывание новой технологии. Эта встреча может быть живой демонстрацией новой технологии и того, как она работает, или о новом продукте. Часто развертывание инициативы может включать серию встреч. Вы можете провести первую встречу в виде широкой демонстрации для большой группы, а затем провести более целенаправленные тренинги в небольших группах.
Как правило, эти встречи посвящены предмету и различным ролям сотрудников в рамках инициативы. Презентация может помочь вам донести инициативу простыми словами, позволяя подчеркнуть роли разных сотрудников. Например, ваша презентация может включать временную шкалу развертывания и информацию о выполнении задачи.
11. Регулярные встречи
Регулярная встреча — это общее собрание, которое регулярно проводится командой или группой менеджеров. Иногда регулярные встречи используются для поощрения общения между различными отделами. В других случаях регулярная встреча может наметить предстоящие проекты. На уровне команды менеджер может регулярно встречаться, чтобы помочь установить приоритеты или подчеркнуть элементы обязанностей команды.
Регулярные собрания могут иметь установленную повестку дня, на которой отдельные лица представляют рутинные отчеты. Повестка дня может быть не намного больше, чем имя человека с отчетом, который он регулярно представляет. Повестка дня также обычно включает вопросы для обсуждения или возможности для членов команды поднять вопросы в рамках процесса мозгового штурма.
Источник: buom.ru