Регламентация бизнес-процессов, то есть их описание и стандартизация, необходима каждому предприятию, которое задумывается о выходе на новый уровень посредством цифровой трансформации бизнеса.
Бытует мнение, что сложность регламентации и дальнейшей автоматизации бизнес-процессов зависит от величины компании, количества сотрудников и мощности производства. Но опыт показывает, что даже в небольших компаниях встречаются все те же самые затруднения, что и в крупных.
Разберём, какие самые типичные проблемы бизнес-процесса приходится решать в рамках его первичного анализа, регламентации и формализации.
Проблемы логики бизнес-процессов
Первое, с чего нужно начать анализ бизнес-процессов – это их отделение друг от друга и выстраивание чёткой системы, где не будет дублирования или каких-то сфер деятельности, не охваченных никакими бизнес-процессами.
Когда компания разобралась с этим, полезно нарисовать подробную схему того, как проходит каждый процесс, и подумать над её улучшением и оптимизацией. Часто предприятие теряет ресурсы и время сотрудников по причине того, что существуют избыточные и повторяющиеся действия, которых можно было бы избежать. Например, фиксация в электронных документах на личных компьютерах сотрудников тех же данных, которые уже имеются в общей базе.
Ещё большей проблемой может стать то, что для успешного завершения бизнес-процесса, например, закупки материалов, требуется получить разрешение и/или подпись избыточного числа людей: руководителя отдела, бухгалтера, руководителя предприятия. Это тратит время данных сотрудников и может заметно замедлять бизнес-процессы.
Проблемы учёта бизнес-процессов
Более типичные проблемы бизнес-процесса связаны с его учётом. Если на предприятии не выстроена система сбора информации и статистики, то с трудом можно предположить, чтобы цифровая трансформация бизнеса прошла успешно. Под учётом бизнес-процессов понимается следующее:
- Сколько времени тратится на каждый бизнес-процесс и на отдельные его этапы.
- Сколько сотрудников задействованы в каждом бизнес-процессе.
- Сколько ресурсов этот процесс потребляет.
- Сколько бизнес-процессов проходят через конкретного сотрудника.
- Кто из сотрудников с какой скоростью обрабатывает свои процессы.
- Сколько реальных операций в день совершает каждый сотрудник.
- Куда тратится больше всего ресурсов компании.
Ещё более важно то, что формализация бизнес-процессов позволяет увидеть «узкие места» бизнеса: на каких этапах чаще всего возникают задержки и трудности, по чьей вине, каковы причины таких проблем. Это открывает возможность для точечных решений. Часто поменять или дополнительно обучить 1-2 сотрудников, улучшить для них оборудование и ПО даст больше эффекта, чем тратить большие суммы на апгрейд всех компьютеров на предприятии.
Всю эту базу статистики собрать вручную невозможно. Однако современные системы BPM делают это без особого труда. Их ценность в том и состоит, что они позволяют увидеть работу предприятия такой, какая она есть, а не ориентируясь на отчёты и то, как деятельность сотрудника выглядит со стороны.
Проблемы оптимизации бизнес-процессов
Приступая к описанию бизнес-процессов, а в дальнейшем и к цифровой трансформации бизнеса на основе них, полезно держать в уме итоговые цели. Часто приходится сталкиваться со следующими типичными проблемами бизнес-процессов:
1. Отсутствие стратегических целей
Это можно видеть из того, что все бизнес-процессы в целом направлены на поддержание работы компании на том же уровне. Однако современный бизнес должен легко трансформироваться, основу для этого нужно закладывать в сами бизнес-процессы.
2. Нереалистичные цели или сроки
Обратная ситуация: предприятие нацеливается на то, чтобы с помощью цифровой трансформации и автоматизации бизнес-процессов преодолеть «пятилетку за три дня» – разрешить проблемы, которые копились месяцами. Хотя трансформация часто предполагает радикальный подход, но само внесение изменений должно быть, по возможности, плавным. Стоит отметить, что cложность адаптации бизнес-процессов в сжатые сроки является одной из «болевых точек» традиционных BPMS. А вот Low-code системы позволяют развёртывать BPMS функционал постепенно, чтобы это было комфортно для всех, кто работает в компании, а также адаптировать процессы под новые требования силами бизнес-аналитиков и без задержек.
3. Отсутствие мотивации персонала
Пожалуй, одним из наиболее серьёзных затруднений может стать отсутствие мотивации персонала к изменению схем работы бизнеса. Здесь важно ориентироваться на принцип постепенного проведения цифровой трансформации, начиная с тех областей, где это реально требуется и где сотрудники полностью осознают такую необходимость. В то время как навязывание подобной оптимизации при отсутствии готовности к ней людей часто не даёт хорошего результата.
Закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform и объективно оцените её преимущества для решения ваших задач.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Источник: www.comindware.ru
10 ошибок собственников бизнеса, из-за которых они теряют деньги
Собственники компаний нередко настолько закапываются в «операционку», что не видят, где они теряют деньги и совершают ошибки, которые тормозят их в развитии. Иногда они делают это по неопытности, а иногда — из-за недостаточно развитых компетенций или попросту потому, что давно потеряли системное видение. Предприниматель и бизнес-тренер Надежда Мертвищева рассказала, на что нужно обратить внимание, чтобы сделать ваш бизнес эффективнее.
— Когда я спрашиваю предпринимателей, ради чего они создавали бизнес, слово «деньги» у всех стоит на разных местах. Но на самом деле бизнес чаще всего создается именно ради денег. Если денег в бизнесе нет, то это хобби или благотворительность. Поэтому, если отсечь уровень миссии вашего бизнеса, то самый важный критерий эффективности — это наличие денег у компании и чистой прибыли у собственника.
Так где (и из-за чего) мы теряем деньги?
1. Неумение делегировать
«Быстрее сделать самому, чем объяснять».
«Они все равно сделают неправильно».
«Не хочу рисковать качеством, поэтому все делаю сам».
Знакомо? Или другая крайность: команда есть, должностные обязанности распределены, но вы все равно не можете отпустить контроль, вникаете во все детали, не доверяете, не даете команде проявить инициативу и взять ответственность. В обоих вариантах мы теряем ключевое: драгоценное время и ресурс руководителя, который он должен тратить на развитие бизнеса и управление командой.
Управлять — не значит вникать во все процессы. Это значит получать результат руками сотрудников, организуя их работу. Главный критерий эффективности работы управленца — бизнес растет. Если этого не происходит, то вы недозарабатываете деньги.
2. Финансовая безграмотность
В малых и микро-компаниях часто можно увидеть такую картину: расходы нормально не считаются, что пришло в кассу — тратится на бизнес и себя, деньги бизнеса и личные финансы не разделяют, «сколько зарабатываю — не знаю».
В таких бизнесах постоянно образуются кассовые разрывы, денег вечно не хватает, а при наступлении кризисов и падении выручки бизнес и вовсе рискует стать банкротом.
С одной стороны, очевидно, что в финансах должен быть порядок, но собственник бывает настолько загружен текущими делами, что разбираться в финансах не хватает времени / сил / мотивации. Грамотно составленные финансовая модель и финансовый план помогают расставить приоритеты в бизнесе, а значит — зарабатывать больше.
3. Отсутствие четких целей
Цели бизнеса всегда должны выражаться в цифрах, быть твердыми и измеримыми. «Хочу стать лидером рынка» — звучит неплохо. Но лидером — это как? Какая доля рынка? Какая там чистая прибыль? Лидером рынка можно стать, но при этом ничего не зарабатывать. Поэтому формулируйте свои цели четко и конкретно.
Без этого непонятно, как измерить, эффективны ли вы. Невозможно управлять тем, что вы не измеряете. Если хотите сделать доход управляемым, начните измерять результаты и «отсмартуйте» (распишите по технологии SMART) ваши цели.
4. Неадекватные цели
Рассмотрим две истории предпринимателей:
- Николай — в бизнесе 4 года, привык действовать быстро и получать все и сразу. Уже пару лет ставит цель «Сделать х10 за год», но почему-то никак не может сдвинуться, выручка стоит на месте.
- Евгений — привык расти медленно, но устойчиво. В плане на год закладывает рост +5−10% ежемесячно. За год делает этот план и растет из года в год.
А все потому, что неадекватные, завышенные цели не вызывают желания что-то делать: наш мозг экономит силы, когда цель кажется ему нереалистичной. Поэтому важно ставить более реальные цели на более короткий промежуток и периодически пересматривать их. Ставя нереалистичные цели, мы теряем мотивацию к действию и деньги.
5. Отсутствие стратегии
Часто встречаю такую картину: в бизнесе есть оцифрованная цель, декомпозиция по продуктам и направлениям, а вот стратегии из понятных шагов — нет. Поэтому действия, которые делаем в течение года, не приводят к этой цели, она остается недостижимой. Соответственно, теряем в результатах и деньгах из-за этого. Хотите прийти к цели — начните с понятной стратегии на 6−12 месяцев.
6. Неправильные люди в команде
Иногда мы сильно теряем в деньгах из-за неправильных людей в команде.
У меня был опыт работы не с тем человеком. Я три года обманывала себя и растила его до руководителя направления, вкладывала в его обучение деньги и время. По итогу человек оказался недостаточно компетентным, и через три года я все же его уволила. При этом еще в течение года я продолжала платить штрафы из-за ошибок этого сотрудника.
Поэтому если вам кажется, что с сотрудником что-то не так — он делает работу некачественно и постоянно придумывает оправдания, находится в позиции «жертвы» — вам не кажется! В конце концов, вы все равно с этим человеком не будете работать. Поэтому не нужно ждать и терпеть некомпетентность — это обойдется вам слишком дорого.
7. Неправильный приоритет в бизнесе
В вопросе приоритета мы часто попадаем в ловушку мышления: нам кажется, что у нас «правильный» приоритет, но все наши действия говорят об обратном. Например, мы хотим записаться в спортзал и много читаем разных статей про ЗОЖ, возможно, даже покупаем абонемент, но не ходим туда. При этом нам кажется, что у нас здоровье в приоритете, но случается подмена действий мыслями о здоровье. Лучше честно признаться себе, что эта сфера попросту для нас не в приоритете на данный момент.
Также и в бизнесе. Нам кажется, что мы занимаемся развитием компании, а сами день за днем только и делаем, что разгребаем дела, тушим пожары, а для роста не делаем ровным счетом ничего. Истинный приоритет в том, чем наполнены наши дни. Соответственно, если мы хотим, чтобы бизнес рос и развивался, важно делать действия из списка «Для развития». Если их не делать, то каждый день мы теряем деньги.
8. Убеждения предпринимателя
Иногда мы сами своими убеждениями и установками ограничиваем рост бизнеса. Например, я работала с девушкой-предпринимателем, которая считала, что надо сотрудникам «платить много», иначе от нее все уйдут и никто не захочет на нее работать. Как итог, ФОТ зашкаливал, а рентабельность была настолько низкой, что мотивация вести такой бизнес равнялась нулю.
9. Быстро сдаваться
Иногда мы теряем деньги, когда ждем быстрых результатов и не даем себе времени на тест гипотез. Например, запускаем пробный продукт, инвестируем большие деньги в рекламу и почти сразу сворачиваем проект, не получив быстрого отклика. Таким образом, теряем вложенные бюджеты и не зарабатываем на новом продукте. В бизнесе важно постоянно тестировать гипотезы на mvp (минимально жизнеспособный продукт) и выделять бюджеты на эти тесты.
10. Идти сложным путем
Есть такой тип предпринимателей — борцы, которые привыкли достигать цели через преодоление сложностей. Они любят действовать «на слабо», любая преграда для них превращается в бизнес-задачу. В целом, это хорошая стратегия для бизнеса, но не все задачи нужно решать через дисциплину и преодоление. В бизнесе важно мыслить категориями эффективности и всегда искать самые быстрые, легкие решения.
Иногда к цели можно прийти менее затратным способом. Например, слить 200 тысяч на таргет и не привлечь в работу новых клиентов. Или съездить на конференцию и найти там нового крупного заказчика. Второй пример про более легкий и «дешевый» путь к цели.
Источник: probusiness.io
