Какие задачи можно делегировать бизнес ассистенту

Делегирование задач применяется в отделе продаж ежедневно. Это инструмент не только для Руководителя отдела продаж, но и для менеджеров работающих с ассистестентами в парах, а также для супервайзеров.

Статья описывает алгоритм делегирования задач в отделе продаж — опыт экспертов Active Sales Group в проектах по увеличению продаж.

Техника делегирования задач повышает результативность отдела продаж не менее чем на 30-40%.

Как делегировать задачи:

• Делегирование задач в отделе продаж: кем и когда применяется
• Делегирование задач: алгоритм
• Делегирование задач: шаг 1 — анализ ситуации
• Делегирование задач: шаг 2 — правила — параметры — показатели
• Делегирование задач: шаг 3 — назначение делегата
• Делегирование задач: шаг 4 — брифинг с делегатом
• Делегирование задач: шаг 5 — проверка понимания
• Делегирование задач: шаг 6 — мониторинг и Red Line
• Делегирование задач: шаг 7 — приёмка в Dead Line
• Делегирование задач: шаг 8 — поощерение

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ В ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ

Делегирование задач в продажах применяется при любой форме управления: управление отделом, управление проектом, управление процессом (и даже при управлении клиентом!).

Личный помощник. Какие задачи ставить ассистенту

Делегирование — это процесс и он проходит по определенным этапам. Вы получаете нужный результат только в случае, если соблюдаете алгоритм делегирования.

Продажи — это ядро бизнеса. Здесь вы ежесекундно управляете процессами, людьми, клиентами.

В каких случаях запускается делегирование задач в отделе продаж?

1. РОП делегирует задачи сотрудникам отдела

В отделе продаж все работы делятся на два типа: рутинные ежедневные активности (звонки, КП, договора, отгрузки и проч.) и проектные работы: участие в выставках, презентациях, программы по удержанию VIP-клиентов, опросы лояльности и исследования.

РОП формирует планы и мероприятия в начале отчетного периода: анализирует результы продаж, формулирует действия для увеличения продаж в следующем месяце и делегирует задачи исполнителям.

Если по результатам ежедневного контроля показателей воронки продаж, пайплайна продаж, метрик и отчетности РОП понимает, что необходимо менять стратегию работы, он ее корректирует и снова делегирует (теперь уже обновленные) задачи исполнителям.

Суть управления продажами — это постоянный анализ статистики продаж, выявление узких мест в процессах, оптимизация техник продаж и делегирование менеджерам работ, цель которых закрывать сделки быстрее, больше и дороже.

2. Менеджер делегирует задачи ассистенту

В сложных В2В продажах менеджер по продажам делегирует рутинную работу по оформлению и сопровождению сделок ассистенту.

В этом случае менеджер выступает в роли руководителя.

Суть управления продажами — это постоянный анализ статистики продаж, выявление узких мест в процессах, оптимизация техник продаж и делегирование менеджеру работ, цель которых быстрее закрыть сделку.

Как найти бизнес — ассистента и какие задачи делегировать ассистенту?

Работа в связке «Менеджер-Ассистент-КАМ» применяеися в двизиональной структуре отдела продаж. Эта структура эффективна при частых отгрузках по широкой номенклатуре в производственных компаниях, в продажах сложных услуг и IT-продуктов.

Менеджеры контролируют своих ассистентов, принимают сделанную работу и делегируют новые задачи.

3. Супервайзер делегирует задачи участникам группы

Если в отделе продаж созданы дивизионы под территорию/продукт/тип клиента и их уже более 3-х, назначайте для каждого дивизиона своего руководителя-супервайзера.

Задачи супервайзера — контроль и администрирование работы группы-дивизиона. Для того, чтобы выстроить работу супервайзеров, создайте Институт супервайзинга: учите принципам делегирования и контроля выполнения задач.

Задача делегирования — получить «запланированный» результат. Делегирование — это четкий алгоритм, если вы его нарушаете, значит не делегируете, а спихиваете работу на другого.

В продажах неправильное делегирование неминуемо приводит к ошибкам в работе с клиентами. Они уходят к конкурентам.

АЛГОРИТМ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ЗАДАЧ

Процесс эффективного делегирования задач состоит из 8-ми шагов:

1. анализ;***
2. разработка «правил игры»;***
3. назначение делегата;***
4. брифинг с делегатом;***
5. проверка понимания;***
6. мониторинг — red line;***
7. приёмка — dead line;***
8. поощерение.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 1 — АНАЛИЗ

Первым шагом делегирования соберите информацию и внимательно ее изучите.

Берите информацию не только из метрик и отчетов. Общайтесь с менеджерами напрямую! Но не во время их работы. Под сбор информации выделены определенные активности в режиме работы отдела.

Вам в помощь регулярные планерки, собрания, а также «разборы полётов».

При подготовке к делегированию задач используйте принцип 3D: «Сделай — Поручи — Уничтожь» (Do — Delegate — Delete). Он поможет вам выявить задачи, которые необходимо делегировать, и задачи, от которых можно отказаться.

После того, как определите, какую именно работу будете делегировать, рассчитайте время, требуемое на работу и делегата, которому ее поручите.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 2 — «ПРАВИЛА-ПАРАМЕТРЫ-ПОКАЗАТЕЛИ»

Особое внимание уделяйте корректировке функционала и планов сотрудника на период, а также KPI его системы мотивации.

В случае, если вы делегируете новую задачу в виде мини-проекта, которая должна быть выполнена помимо основного функционала сотрудника, заблаговременно вносите корректировки в показатели KPI.

В случае, если стратегия привлечения клиентов включает регулярную работу на отраслевых выставках, networking на коференциях, презентации, незапланированные выезды и дополнительная работа с ключевыми клиентами, включайте в систему мотивации KPI для выполнения краткосрочных проектов.

Выполнение задач по этим проектам формулируйте по принципу SMART.

Не спешите делегировать задачу сотруднику: чем тщательнее сформулируете параметры задачи на этом этапе, тем быстрее и качественнее получите результат.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 3 — НАЗНАЧЕНИЕ

На этом шаге делегирования необходимо решить, кто именно будет выполнять каждую из задач. При выборе делегата решите один человек или команда будет выполнять требуемую задачу.

Любой сотрудник в состоянии выполнить задачу, если она правильно спланирована и описана. И все же, если мы говорим о прдажах, чаще всего при корректировке стратегии работы в клиенте, менеджеру важно, чтобы вы выступили в роли наставника, а не просто поставили задачу.

Это означает, что процесс делегирования в продажах как нигде требует наставничества и обучения. На следующем шаге вам придется провести не только подробный инструктаж о том, как выполнять делегируемую задачу, но и обучить новым техникам продаж.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 4 — БРИФИНГ С ДЕЛЕГАТОМ

На прифинге с делегатом происходит персональное поручение задачи.

Не проводите делегирование по почте или в мессенджерах. Только лично или, в крайнем случае, по телефону при строгом соблюдении данного алгоритма.

Если не хотите самостоятельно переделывать плохо выполненную задачу, подробно объясните параметры задачи, которые вы сформулировали на этапе № 2.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 5 — ПРОВЕРКА ПОНИМАНИЯ

На этом этапе делегирования спросите у делегата пересказать своими словами то, что он услышал от вас.

Помните, что понимание задачи у делегата будет всегда иным чем у вас. Ошибки в толоковании неизбежны.

Для того, чтобы выяснить, как импенно делегат понял ваше задание, всегда получайте обратную связь! Спросите: «Как понял? Что будешь делать? Расскажи!»

При делегировании понимание задачи у подчиненного будет всегда иным чем у вас

Будьте готовы к тому, что делегат представит вам иное решение задачи. И к том, что оно может быть эффективнее чем ваше. В этом случае сосредоточьтесь на понимании иного способа решения и оцените его плюсы.

Важно: момент обсуждения понимания делегируемой задачи и согласования методов ее решения является ключевым. Взвешивайте совместно с делегатом все «за» и «против». Если требуется, корректируйте первоначальную стратегию выполнения.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 6 — МОНИТОРИНГ. RED LINE

В процессе делегирования проводите мониторинг выполнения задачи.

Почему мониторинг, а не контроль?

Потому что контролировать процесс делегирования должны сформулированные вами в шаге 2 и озвученные в шаге 4 правила, стандарты и требования.

А на этом этапе вашими задачами будет:

1. проверить, насколько выполенние задачи соответствует вашим согласованным параметрам;***
2. проверить насколько выполенение укладывается в сроки;***
3. выяснить какая необходима делегату поддержка;***
4. сформулировать более эффективные способы решения задачи.

Как часто осуществлять мониторинг?

Это зависит от сроков делегирования. Чаще всего в отделе продаж они небольшие — от недели до двух.

Правильно поделить срок на два и провести промежуточную проверку в середине срока. Это будет «красной линией» задачи. Это последняя дата, когда можно внести изменения в способ и параметры делегированной задачи.

Что делать, если в точке Red Line что-то пошло не так?

Существует 3 правила реагирования на ошибки:

1. наказание: крайняя мера, ее применять не рекомендуется; важнее разобраться в причинах проблемы и решить ее;***
2. критика: направляется на совершенствование менеджера, а не на уличение в промахе;***
3. анализ ошибки: осуществляется на планерке или «разборе полётов» с целью обучить и не допустить в будущем.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 7 -DEAD LINE

На этом шаге вы принимаете делегированную задачу. Это проверка вашего умения делегировать: если задача выполена в срок и более чем на 80% поставьте себе пятерку за навыки управления. Если менее 80% — вам следует совершенствоваться как управленец.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 8 — АНАЛИЗ. ПООЩЕРЕНИЕ

Не забудьте провести анализ выполениния и поблагодарить делегата. Менеджер вложил свои силы и делал работу ради вашего поощерения, но не ради материального вознаграждения. Помните это.

Будьте щедры на похвалу, рассматривайте каждую выполненную с вашей помощью задачу не только как веху для увеличения продаж, но и как способ вашего обучения.

Черпайте силу и энергию для дальнейших подвигов в развитии продаж в результатах ваших подчиненных.

Как делегировать задачи ассистенту

Сотрудничество с помощником может стать манной небесной, а может – палкой в колесах. Причем не обязательно причины проблем кроются в некомпетентности и манере работы ассистента. Часто руководитель делегирует неэффективно, и вместо экономии времени и сил получает дополнительные заботы.

Как делегировать правильно? Возьмите на вооружение 6 принципов.

ДА

1) Выделите время на обучение

Здравомыслящий руководитель не рассчитывает, что сходу получит в распоряжение помощника, который умеет читать мысли и все делает идеально.

Да, однажды вы находите ассистента, который знает и понимает вас лучше членов вашей семьи. Но это не происходит в первый рабочий день вашего помощника. Он может соответствовать требованиям на 100%, он может идеально подходить вам по характеру, но есть вещи, которые нужно просто знать: механизмы работы, структуры, особенности процессов, люди, ваши привычки.

Уделите время обучению помощника. Вы сделаете это один раз – и получите эффективного сотрудника, на которого можно смело положиться. Иначе… скорее всего, закончится поисками нового сотрудника, и с новым сотрудником может случиться та же история.

2) Будьте терпеливы

Даже если ваш помощник достаточно квалифицирован, соответствует вашим требованиям – он не сможет с первого же дня все делать идеально. В первое время ошибки и промахи неизбежны. Также неизбежны вопросы, некоторые из которых могут вам показаться глупыми.

Не делайте поспешных выводов. Вы имеете дело с человеком – не с автоматом. Дайте возможность помощнику пройти ознакомительный этап – самый сложный и стрессовый. В конце концов, вы же сами выбрали этого человека из ряда других претендентов.

3) Установите прозрачные стандарты

Помощник должен четко понимать, когда он работает эффективно, а когда – нет. Для этого вы должны использовать понятные стандарты работы.

В самые первые дни сотрудничества ознакомьте ассистента с вашими требованиями и критериями оценки качества его/ее работы. Планка должна быть поднята достаточно высоко, чтобы было к чему стремиться. С другой стороны, нет необходимости превращать каждую задачу в ASAP – если вы вынудите помощника прыгать выше головы каждый раз, он быстро перегорит и, скорее всего, начнет присматривать себе другого руководителя.

НЕТ

1) Не напускайте туман

Не держите вашего ассистента в неведении относительно результатов его работы. В течение дня обязательно общайтесь: беседуйте в кабинете или выходите на связь, если вы в разных географических точках.

Давайте обратную связь по самым важным задачам: хвалите за достижения, критикуйте за просчеты. Когда речь идет о задачах в рамках общих проектов, давайте ассистенту картину в целом: что происходит, в каком направлении движется команда.

2) Не опаздывайте с актуальной информацией

Ставьте в известность помощника об изменениях в ваших маневрах – маршрутах, расписаниях – как только они становятся известны вам. Если, конечно, не хотите, чтобы ассистент назначал вам встречи на время, которое занято, в местах, от которых вы в этот момент будете находиться далеко – и потом не говорите, что виноват ассистент.

Рассказывайте помощнику о своих приоритетах, тогда он сможет эффективно организовать ваше расписание.

3) Не игнорируйте ассистента

Некоторые руководители вспоминают о помощнике, только когда в этом есть необходимость – возникла новая задача, или нужно внести коррективы в расписание, или созрело замечание. Это большая ошибка.

Отвечайте на письма и звонки помощника своевременно, то есть – сразу (если есть возможность) или сразу, как только возможность появляется. В сообщениях помощника обычно содержится полезная информация, которая теряет актуальность каждую минуту, пока вы откладываете ответ.

Конечно, сказанное имеет смысл только в том случае, если у вас толковый помощник, который не беспокоит вас по мелочам. Если все так, берегите своего сотрудника, создавайте лучшие условия для работы, будьте щедры на позитивную обратную связь.

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru

Какие задания выполняют в сервисе бизнес-ассистентов Делегатор24

Не знаете, какие из ваших задач можно поручить нашим сотрудникам? Отбросьте сомнения! Сервис Delegator24 гораздо эффективнее, чем обычный личный помощник, поскольку мы команда специалистов разного профиля.

Какие задачи вы можете поручать бизнес-ассистентам сервиса?

Вы можете делегировать нам практически все, что придет Вам в голову. Для того, чтобы начать работу с сервисом, вы можете поставить задачу на сайте, выслать ее на электронную почту, позвонить нам или написать нашим менеджерам сообщение (смс, whatsapp viber telegram).

Если задачи не требуют вашего личного присутствия и нарушения законодательства, то наши ассистенты выполнят их оперативно и качественно. Удаленные сотрудники сервиса могут обзванивать ваших клиентов, помогать вам с поиском персонала, находить любую информацию в сети Интернет.

Личные помощники готовы консультировать вас на профессиональном уровне по разным вопросам (бухгалтерским, юридическим, маркетинговым и прочим). Бизнес-помощники знают, как составлять документы, создавать презентации и многое другое.

Направления бизнеса, в которых у нас есть успешный опыт решения задач:

Примеры задач от наших клиентов, выполненные удаленными помощниками:

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку ваших персональных данных

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Источник: delegator24.ru