Одним из многих преимуществ автоматизации рабочего процесса является экономия средств.
Многие организации и отрасли внедряют автоматизацию, чтобы минимизировать производственные затраты и сократить время, затрачиваемое сотрудниками.
В отчете McKinsey and Company за январь 2017 года о будущем автоматизации говорится, что 60% всех профессий автоматизированы как минимум на одну треть своей деятельности.
Но сколько денег действительно сэкономит автоматизация, особенно когда речь идет об инвестициях в инструмент автоматизации рабочего процесса?
Не существует точной формулы экономии средств, но есть несколько ключевых областей вашей организации, на которые вы можете обратить внимание, чтобы найти ответ.
1. Затраты на человеческий труд
Автоматизация предназначена для замены или помощи человеческим рукам, когда дело доходит до выполнения задачи.
В некоторых случаях участие сотрудников в определенных процессах может быть полностью исключено. В других случаях работа работника сводится только к самому необходимому.
Какие затраты в бизнесе можно сократить или на чем можно сэкономить?
Это означает, что сотрудники должны иметь возможность сосредоточиться на задачах, проектах и идеях, с которыми не могут справиться машины или автоматизированные процессы.
Идея состоит в том, что с автоматизацией сотрудники эффективнее тратят свое время, что позволяет сэкономить на трудозатратах.
Так насколько автоматизация рабочего процесса экономит затраты на рабочую силу? Это зависит от нескольких факторов.
Во-первых, вы должны понять, сколько платят среднему рабочему за его или ее должность.
Например, средняя стоимость производственной рабочей силы в США колебалась где-то около 38 долларов в 2015 году и, по прогнозам, вырастет до 42,6 в 2019 году.
Вы можете рассчитать эти расходы на основе того, что вы уже платите своим сотрудникам.
Или, если вы еще не наняли кого-то для заполнения рулона и вам интересно, сколько сэкономит автоматизация, вы можете посмотреть на затраты на рабочую силу в отрасли.
Такие сайты, как Glassdoor, могут помочь вам получить представление о средней стоимости рабочей силы в каждой отрасли.
Затем вы можете умножить почасовую ставку на количество часов, которое потребуется для завершения процесса.
Почасовая ставка х рабочее время = стоимость рабочей силы
Сложность заключается в том, чтобы определить, сколько времени ваши инструменты автоматизации сэкономят на той или иной задаче или проекте.
Если у вас уже есть доступ к инструменту автоматизации рабочего процесса или демо-версии, вы можете запустить задачу и рассчитать время проекта. В противном случае вам, возможно, придется запросить у поставщика примерное время выполнения конкретных задач.
Определив потенциальную экономию (это будет оценка, так как получить точную цифру сложно), вы можете вычесть ее из текущих затрат на оплату труда.
Нужна ли вам автоматизация бизнеса $ Как понять ? САМЫЙ ЛУЧШИЙ ТЕСТ на бизнес автоматизацию !
Затраты на оплату труда – экономия затрат на автоматизацию = общая экономия затрат
Например, предположим, что в настоящее время вы нанимаете кого-то (за 12 долларов в час) для загрузки резюме в вашу систему управления персоналом, что занимает примерно час в месяц.
Ваши ежегодные затраты на эту задачу составят 144 доллара (12 долларов x 12 часов в год).
Предположим, что автоматизация сокращает этот час в месяц до 5 минут или одного часа в год . Это немедленная экономия средств в размере более 100 долларов за одну задачу.
Более длительные задачи и процессы — отчеты, процессы утверждения, отправка уведомлений и т. д. — могут сэкономить до тысячи долларов в течение года.
Сопоставление всех этих затрат с ежемесячной или годовой стоимостью инструмента автоматизации может помочь вам понять, стоит ли использовать этот инструмент.
Если вы экономите только на нескольких небольших задачах, это может быть того не стоит. Но для многих мелких или крупных задач экономия средств может быть значительной.
2. Потеря времени
Еще одним фактором, который необходимо учитывать при расчете затрат на оплату труда, является потеря времени.
Время, потраченное впустую на человеческие ошибки или недопонимание, может суммироваться в дополнение к регулярной почасовой оплате или зарплате, которую получают ваши сотрудники.
Другие факторы, влияющие на потерю времени, могут включать:
- Незапланированные перерывы
- Болезнь или неожиданное отсутствие
- Непродуктивное рабочее время (проведенное в социальных сетях, по телефону и т. д.)
- Преувеличения в табеле учета рабочего времени или плохая отчетность о времени
Фактически, 13% продуктивности сотрудников теряется только из-за социальных сетей.
Подсчитать количество потерянного времени для вашей организации может быть сложно. Вы можете использовать такой инструмент, как Time Click′′s Time Theft Calculator .
У них есть несколько калькуляторов, в том числе один, основанный на предполагаемых потерях заработной платы из-за преувеличения в табелях учета рабочего времени, например:
Вы также можете использовать Калькулятор потери времени American Time, чтобы рассчитать потраченные впустую минуты в течение дня из-за любого фактора, например, социальных сетей или отсутствия.
BestPitch также имеет специальную формулу для расчета почасовых ставок на основе потери времени на основе множества других факторов.
Сравните расчетное время, которое потребуется средству автоматизации для выполнения задачи, и время, которое потребуется сотруднику, включая любые перерывы, ошибки, сбои в электронной почте и другие факторы потери времени.
Вы сможете примерно определить, сколько времени (и затрат на заработную плату) вы сэкономите, добавив автоматизацию.
Ваш инструмент автоматизации не делает перерывов для публикации в Twitter. (Если, конечно, это то, для чего он предназначен.)
Важно помнить об этом, когда решаете, стоит ли выбирать автоматизацию рабочего процесса. В отличие от сотрудников, автоматизация редко тратит время впустую.
3. Операционные узкие места
Потеря времени также может произойти из-за нечеловеческих событий.
Такие вещи, как отсутствие тонера в принтере, застревание бумаги, ошибки загрузки и поломки машины, могут повлиять на ваши общие расходы.
Опять же, может быть сложно вычислить конкретное число, поскольку сбои не всегда случаются, когда вы их ожидаете (в идеале их вообще не должно быть). Может быть трудно планировать ошибки.
В этом случае лучше всего посмотреть свою операционную историю. Сколько ошибок вы сделали в прошлом году? А за последние пять лет?
Рассчитайте среднюю стоимость любых поломок машины (затраты на замену деталей, затраты на возмещение клиентам и т. д.), чтобы получить четкое представление о потерях времени и затратах, связанных с вашими физическими операциями.
Автоматизация не всегда может помочь здесь, но в некоторых случаях целые программные системы могут быть заменены программным обеспечением для автоматизации.
Узкие места в рабочем процессе также могут повлиять на затраты.
Если ваш рабочий процесс не предназначен для быстрой доставки продукта конечному пользователю (например, без нескольких этапов утверждения), то автоматизация (и картирование рабочего процесса), безусловно, может помочь предотвратить возникновение этих узких мест.
Также важно потратить время на то, чтобы действительно интегрировать любое программное обеспечение для автоматизации в вашу систему, чтобы увидеть, как оно экономит ваше время и деньги.
Вы должны посмотреть на свои операционные расходы за 3-6 месяцев до и после использования инструмента автоматизации, чтобы убедиться, что он действительно эффективен.
В одном отчете от Ascend2 говорится, что требуется от 4 до 6 месяцев, чтобы увидеть все преимущества вашего инструмента автоматизации.
Если вы постоянно отстаете в определенных проектах, процессах или задачах, автоматизация может помочь устранить эти пробелы. Он должен быть виден вам в отчетах о годовом бюджете.
Выводы
В идеале ваш инструмент автоматизации рабочего процесса сэкономит вам больше, чем если бы сотрудник выполнял ту же задачу.
Если вам нужно автоматизировать всего несколько задач, возможно, не стоит тратить сотни на инструмент автоматизации.
Или вы можете рассмотреть возможность использования более простого или дешевого инструмента автоматизации для выполнения этих задач.
Если вы видите, что тратите больше на задачи и процессы, которые можно легко автоматизировать, то инвестиции в более серьезный инструмент автоматизации рабочих процессов окупятся в долгосрочной перспективе.
Опять же, инструменты автоматизации рабочего процесса могут быть использованы для уменьшения объема работы, которую может выполнять сотрудник, или полностью заменить его работу.
В любом случае, убедитесь, что вы принимаете во внимание такие факторы, как потеря времени, при расчете затрат на рабочую силу, чтобы сравнить их с экономией затрат на автоматизацию.
Источник: betext.ru
Структура затрат на автоматизацию
Методика оценки экономической выгоды, получаемой предприятием от автоматизации процедур управления
- удельная доля каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупном объеме затрат на автоматизацию;
- относительный вклад каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупный эффект.
- При наличии вышеперечисленных оценок становится возможным переход к стадии планирования затрат на автоматизацию во времени:
- расчет минимального момента времени, начиная с которого возможно получение «отдачи» от вложенных в автоматизацию каждого бизнес-процесса финансовых инвестиций;
- формирование и защита оптимального план-графика затрат (в соответствии с критерием затраты/эффект).
- средний процент снижения условно-постоянных затрат обычно не менее 5%;
- сокращение срока оборачиваемости оборотных средств может достигать 12%;
- уровень неликвидных запасов на складе обычно удается снизить на 10-20%;
- общее снижение затрат, по нашим данным, может составить до 15% от годового оборота предприятия.
- степень организационной зрелости предприятия;
- наличие условий, необходимых для получения эффекта;
- выбранная схема внедрения автоматизированной системы управления.
Источник: studfile.net
Автоматизация бизнеса: киоск самообслуживания или персонал, что выгоднее?
В предыдущей статье мы рассказывали об автоматизации фитнес-клубов — как единичных, так и франшизных сетей с применением киосков самообслуживания. Сегодня на основании полученных комментариев и запросов хотим рассказать больше о финансовой стороне решения и реальных экономических преимуществах. Расчеты актуальны для оценки затрат на автоматизацию любого бизнеса — салонов красоты, парикмахерских, барбершопов, ресторанов и фаст-фуд, парков развлечений, аквапарков, спортивно-досуговых центров, клиник, медицинских центров и т. д.
Предлагаем в качестве кейса ситуацию, где в заведении открыто две или три вакансии рецепциониста, при этом в долгосрочной перспективе крайне желательно сократить издержки и объединить рабочие обязанности администратора, кассира и сотрудника на ресепшене в одном человеке.
Затраты на персонал
Из данных на сайтах вакансий и примерной оценки реальной зарплаты по таким городам как Новосибирск и Екатеринбург, рецепционист в среднем получает 30 000 ₽ в месяц.
Зарплата 360 000 ₽ в год.
Налог 47% на сотрудника (ПФ, ФСС, ФОМС, НДФЛ) — 169 200 ₽ в год.
Итого 529 200 ₽ на одного рецепциониста каждый год.
Не забываем, что это человек, а значит по закону необходимо предоставлять отпуск, больничный. Бывают личные обстоятельства и какие-то внешние факторы, влияющие на эффективность. Помним про расходы на хозяйственные нужды. Существуют различные методики оценки вышеописанных затрат. Мы возьмем их равными 20% от уровня заработной платы. Итого такие затраты составят 72 000 ₽.
Итоговые затраты на 1 сотрудника ~600 000 ₽ в год
Если мы автоматизируем рабочее место кассира в более крупном городе, средняя заработная плата в нем равняется 50 000 ₽ в месяц.
Затраты на такого сотрудника составят ~1 000 000 ₽ в год
Затраты на киоск
Рассматриваем пример наличного и безналичного киоска высокого ценового диапазона. Цены взяты из открытых источников на сайтах производителей оборудования, примерны и могут изменяться в зависимости от курса доллара. Мы выступаем в качестве разработчиков ПО и рассматриваем кейс от лица стороннего владельца бизнеса.
Безналичный киоск
Средняя цена на подобные киоски — 175 000 ₽, только POS-терминал (как правило, выдается рядом банков бесплатно, только оплата услуг эквайринга, преимущество для небольшого бизнеса, никаких инкассаций), яркий экран для высококачественного мультимедиа-контента.
Киоск с поддержкой наличности
Примерная цена на подобные киоски ~300 000 ₽, при том, что комплектация оборудования включает прием банковских карт и рециркуляцию наличности, а также сканер штрихкодов.
Другие потенциальные затраты на киоск
Любое техническое устройство требует периодического обслуживания. Если бизнес-сеть имеет в своем штате инженерного специалиста или пользуется услугами аутсорсинга, киоск самообслуживания будет обслуживаться в рамках заключенного договора и не потребуется дополнительных затрат.
Если устанавливается киоск, поддерживающий работу с наличностью, потребуются инкассаторские услуги, однако, они в любом случае есть и при наличии кассового узла, поэтому здесь также не потребуется дополнительных затрат.
Затраты на запуск
Примерная стоимость пусконаладочных работ на рынке производителей ПО для киосков — 100 000 ₽, они складываются из работы по интеграции с системой, также добавляем затраты на ПО. Итоговая стоимость при запуске одной точки равняется ~130 000 ₽.
Сроки окупаемости в сравнении с сотрудником
При затратах 600 000 ₽ на одного рецепциониста каждый год и учете всех затрат на киоск в год — на оборудование, пусконаладочные работы, облачное ПО, техническое обслуживание и поддержание работы, чековую бумагу:
Безналичный киоск со всеми издержками
~320 000 ₽ — 6,4 месяца
Наличный киоск со всеми издержками
~480 000 ₽ — 9,6 месяцев
Не забываем, что для крупного города где сотрудник стоит 1 000 000 ₽ сроки окупаемости еще меньше — 4,5 и 5,7 месяцев соответственно.
Напомним, что специально выбраны как можно более дорогие модели киосков, представленные на рынке. Также не учитываются затраты при увольнении, наборе и обучении новых сотрудников.
Дорогой аппарат, использующийся как телевизор?
Как видим из приведенных расчетов, цена на киоск не так высока в сравнении с наймом сотрудников. На рынке оборудования в России и СНГ есть из чего выбрать и даже самая дорогая и полнофункциональная модель не будет дороже одного годового рецепциониста. В более крупных и дорогих городах зарплата выше, а значит сроки окупаемости киоска будут еще меньше.
Если фитнес-клуб оборудован электронными замками на кабинках, киоск может быть модифицирован для выдачи RFID-карт, которые будут использованы для доступа на территорию и к персональной кабинке. В таком случае сотрудники исключаются из процесса выдачи ключей.
Установка киоска не означает моментальный перенос всех бизнес-процессов в обход сотрудников. Определенное время требуется на переориентацию или как минимум привлечение внимания к устройству, на данном этапе нужно взаимодействие киоска с персоналом.
При этом владельцами киосков постепенно внедряются некоторые ограничительные меры по операциям с сотрудниками. Например, прием всей оплаты только через киоск, никакого участия персонала, активация скидочных купонов только в режиме самообслуживания и т. д.
Источник: vc.ru