Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Какой конечный продукт у бизнес-ассистента и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Руководитель может отказать человеку на должность ассистента даже из-за цвета волос. Конечно, в открытую этого никто не скажет, но если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу.
Какой ключевой продукт у бизнес-ассистента? #ассистент
Что делают помощники на самом деле
Личных помощников путают с бизнес-ассистентами, поэтому на сайте вакансий часто ищут людей, которые до обеда заказывают цветы, а после — контролируют работу отдела сбыта. Разбираемся, в чем разница и сколько стоит личный помощник.
Как предприниматели видят помощников
Как-то я искала ассистента для бренд-шефа крупного ресторанного холдинга. Требовалось, чтобы он знал несколько языков, управлял кухней, общался с поставщиками и имел приятную внешность. Была ситуация, когда шеф опаздывал на самолет. Ассистент нашел контакты командира экипажа и руководителя авиакомпании и договорился, что самолет не улетит без шефа.
Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Обязанности бизнес-ассистента
Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел.
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит.
- ценный — субъективное качество, которое влияет на решение о его приобретении; благодаря ценности продукт можно обменять на необходимые организации ресурсы, за него готовы платить;
- конечный — завершённый, то есть соответствующий заданным показателям качества и функциональности, полностью готов к использованию;
- продукт — результат процесса или совокупности процессов, который можно увидеть, измерить, оценить, применить по назначению.
Ценный конечный продукт вашей организации
Любую деятельность компании, начиная с объёма производства и заканчивая уровнем сервиса, можно измерять и оценивать по конкретным показателям. Например, эффективность избранной стратегии наглядно отражается в увеличении прибыли или отсутствии прироста. Продуктивность маркетологов можно оценивать по количеству обращений клиентов: первичных, вторичных или по общему потоку, в зависимости от ориентированности организации на тот или иной сегмент целевой аудитории. Производительность бухгалтера наглядно отражает кривая снижения или возрастания расходов (например, налоговых).
Почему менеджеры не понимают свой ЦКП
Выше мы говорили, что ЦКП компании должно заключаться в удовлетворении потребностей клиента. Так почему же «довольный потребитель» сам по себе не является целью работы менеджера? Тому есть несколько причин. Во-первых, ответственность за удовлетворение потребностей клиента лежит на том, кто изготавливает продукт.
Во-вторых, заполучить клиента можно разными способами, например, простимулировав покупку большим пакетом бонусов и скидок, наносящим урон компании. В-третьих, если менеджер по каким-то причинам не справляется, и руководителю приходится завершать сделку, то продукт сотрудника уже нельзя назвать конечным.
- умение работать с документацией;
- умение планировать время (свое и директора);
- организационные навыки;
- знания финансовой системы, математические навыки;
- поддержка деловых контактов;
- знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
- работа заместителем директора и офис-менеджером.
Рекомендуем прочесть: Горшки для цветов это материалы или основные средства—
Что должен уметь?
Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.
Зарплата и перспективы
Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.
С родителями я не живу уже достаточно давно, поэтому не знаю, что бы они сказали про такую работу. У меня был молодой человек, который ко всему этому относился довольно равнодушно. Деньги я зарабатываю, не прошу ничего у него, а задерживаюсь я или нет — не важно. Никакой ревности у него тоже не было. Какое-то время мы жили с его родителями, и только они переживали, что я поздно возвращаюсь и устаю.
Я медитирую, пишу аффирмации (позитивные утверждения, которые нужно повторять несколько раз. — Прим. ред.), умею абстрагироваться от работы. Главное, если даже сделала что-то не так, понимать, что претензии тут не к тебе как личности, а просто к твоей ошибке.
У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
За все время у меня было три начальника. Мне повезло: ни разу я не слышала ни одного грубого слова, никто не повышал на меня голос. Сначала у меня был руководитель — заместитель генерального директора одной крупной компании. Это очень легкий, позитивный человек, но при этом требовательный и уважаемый. Потом у меня была начальница.
Это настоящая отличница: требовала все делать четко, даже больше, чем нужно, очень пристальное внимание уделяла мелочам и постоянно боялась, вдруг что-то не понравится вышестоящему руководству. С ней было тяжелее всех. Сейчас у меня довольно молодой руководитель, ему меньше 40 лет, веселый и спокойный человек, интересуется техникой.
Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.
Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.
Как работать с ассистентом?
Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?
Но что самое главное – персональный ассистент руководителя должен быть на связи 24/7. Конечно, никто не будет вас заставлять сидеть до ночи, но всё же вы должны быть готовы к вопросам и задачам буквально в любое время суток.
- Образование. Специального образования не требуется, я – политолог, а вы, может дипломированный филолог, это не страшно. НО лучше, конечно, иметь математический склад ума, потому что обязанности ассистента подразумевают работу с цифрами, аналитикой, требуют принятия быстрых решений. И если вы абсолютный гуманитарий и долго думаете, скорее всего – это не для вас. Конечно, требования босса могут быть разные и кто-то ищет творческую натуру, а не того, кто за 30 секунд посчитает квадратный корень из 888. Тут всё индивидуально, но скорее всего, так не будет. Но не стоит отчаиваться, потому что сейчас легко можно найти школы-онлайн, чтобы обучаться по этому профилю.
- Возраст. В основном эта работа для молодых, энергичных, желающих развиваться людей. Но есть тип начальников, которые предпочитают работать со зрелыми и опытными, уже готовыми специалистами в этой сфере. Такой личный помощник руководителя уже имеет свои устоявшиеся правила, принципы, убеждения и установки, в конце концов, особенный стиль работы. А в этом кроится самый большой минус, потому что, не будет совпадения с руководством. Поэтому, нелегко подобрать уже готового assistent, с которым boss будет думать и работать в одном стиле.
- Пол. Преимущественно эту должность занимают девушки, конечно, встречаются и парни, но намного реже. Хотя, должна сказать, что когда мы выставили вакансию личный помощник руководителя, около десятка резюме было от парней И даже 2 раза позвонили, судя по всему, мужчины в возрасте 40 лет.
Рекомендуем прочесть: Имеют ли право приставы арестовать имущество если человек в квартире не проживает только прописан
Кто может стать личным ассистентом
Сегодня я — персональный ассистент директора крупной компании. Когда я поступала в университет, представляла свою идеальную работу, о таком развитии событий у меня, конечно же, и мыслей не было. Несмотря на это, чувствую, что двигаюсь в правильном направлении.
Важно подумать, как решить задачи без помощника. Например, он заказывает цветы и подарки, следит, когда и кому их отправлять. Мы договорились со студией цветов, что составим график дат, и они будут нам напоминать, когда отправить цветы.
Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам. Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.
Как предприниматели видят помощников
Можно искать на сайтах вакансий, обычно этим занимается менеджер по персоналу, который работает в компании. Если у компании его нет, лучше обратиться в кадровое агентство, иначе придется самому разбираться в сотнях резюме — это отнимет время.
На какую бы встречу я ни ехал, мой бизнес-ассистент уже знает всех участников. И на каждого из них уже готово личное дело: в нём около 20 составленных мною вопросов — от бизнес-показателей до имени мужа или жены. Есть даже люди, которые по поручению ассистента смотрят интервью и рейтингуют их, чтобы в такси перед встречей я мог быстро посмотреть самые важные моменты.
Обычно на встречах я гораздо лучше осведомлён о человеке, нежели он обо мне. А когда располагаешь информацией о человеке, найти с ним контакт намного проще. На бизнес-конференциях то же самое — я всегда знаю всех спикеров и VIP-гостей.
— советует Георгий Соловьёв (SkyEng)
Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно.
Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.
Что делает мой бизнес-ассистент?
У меня в подчинении есть команда высокопрофессиональных топ-менеджеров, которым я не могу делегировать свои мелкие задачи. Поэтому раньше мне приходилось выполнять их самому: к примеру, готовить презентации, составлять планы и резюме встреч, заниматься документооборотом. Я считаю, что это не моя работа как генерального директора: моя задача — принимать стратегические решения, собирать крутую команду и обеспечивать её необходимыми ресурсами.
Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.
Масштабное мышление
Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.
Рекомендуем прочесть: Статья 228 П 4
Стрессоустойчивость
Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.
Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.
Тернистый путь в профессию
Бизнес-ассистент — единица автономная. Иначе говоря, руководитель нанимает тебя, чтобы ты ему помогал, а не чтобы он помогал тебе. В этом важное отличие этой профессии от остальных, где новичка обучают и новичку помогают. Человеку несамостоятельному, некрепко стоящему на своих двоих, пугливому, робкому дорога в эту профессию заказана. Зато тем, кто на ходу подмётки режет, в ней всегда рады.
Скоростная магистраль
Итак, первый вариант освоить профессию, не имея опыта, ничего о ней не зная и не обладая востребованными в ней навыками, — просто откликнуться на сотни вакансий, где не требуется опыт. Работодатель, который примет тебя на работу, будет знать, что ты новичок, и не окунёт тебя в самый хард. Вакансии, которые приведут тебя в профессию бизнес-ассистента, как только не называют: и секретарь, и помощник руководителя — выбрать можно любую. Функции могут различаться, но все эти профессии принадлежат к сфере организации, администрирования ресурсами и помощи.
Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?
Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.
— советует Георгий Соловьёв (SkyEng)
Если человек устраивается на работу бизнес-ассистентом, но не знает компанию, с ним явно что-то не так. Он будет плотно работать с руководителем, поэтому в некотором смысле от него зависит вектор развития бизнеса на ближайшие несколько лет. Так что он просто обязан послушать все интервью своего будущего начальника и почитать информацию о компании перед тем, как идти на собеседование.
Можно договариваться, что 60-ти тысяч нет, но есть например тридцать, и отсюда можно плясать. Дальше идет обсуждение по пунктам, и оказывается, что некоторые пункты можно пропустить, а к некоторым вернуться только через полгода.
Когда предпринимателю нужен бизнес-ассистент?
Например, мы в школе Helppy воспитываем ассистентов с навыками маркетологов. То есть ассистенты могут взять направление СММ, запустить простенькую рекламу, например — поднятие поста (но они не таргетологи). Они сделают вам презентации, посадочные страницы на конструкторе, запустят небольшую рассылку — напишут текст, сверстают картинки и запустят. Могут собрать участников, мониторить и модерировать группы.
Сколько стоит помощник?
О.Ш.: Я предлагаю собеседовать как минимум 10 человек, потому что в этот момент вы больше узнаете о себе даже, чем о людях. Вы проговариваете ваши требования и предложения и вы видите, как реагируют люди.
Источник: uristekb.ru
Какой ценный конечный продукт у менеджеров по продажам. Зачем каждому продавцу понимать его
Главная цель любой организации — привлекать больше денег и продавать много, систематически увеличивая общую выручку компании. Каждый специалист своей ниши должен четко представлять, ради чего он работает и для чего он прикладывает усилия.
У бизнес-ассистента ЦКП — это свободное время руководителя, у технического специалиста — бесперебойная корректная работа техники или программ, у менеджера по продажам — выполненный план. Если продавец не понимает свой ЦКП, то его попытки продать не будут нести желаемого результата. Он будет пытаться делать много продаж, но удовлетворить потребности каждого клиента у него не получится. Это значит, что для начала менеджер должен выяснить, что покупатель ожидает от покупки, а уже потом предлагать то, что закроет его запрос. В материале рассказываем:
- что такое ЦКП;
- какие бывают ЦКП у разных менеджеров;
- почему важно четко понимать свой ЦКП;
- как ЦКП влияет на зарплату продавцов.
Что такое ЦКП
ЦКП — это Ценный Конечный Продукт. То, за что менеджер по продажам получает деньги.
Ценный — за что готовы платить покупатели, чтобы закрыть свою потребность.
Конечный — результат измеримый в показателях.
Продукт — можно потрогать, рассмотреть (услуга или предмет, являющиися результатом человеческого труда, деятельности). Это показатель человеческого труда.
Какие бывают ЦКП у разных менеджеров по продажам
ЦКП колл-менеджера — назначенные встречи. За них руководители платят деньги продавцам. Это первая стадия отдела продаж, и, как правило, это эффективная работа с холодной аудиторией. Зарплата колл-менеджера обычно включает оклад, количество назначенных встреч или количество минут на линии. Мотивация может быть выстроена из нескольких составляющих.
Цель, с которой звонит колл-менеджер — это его ЦКП.
ЦКП менеджера-эксперта — выручка в кассе от новых клиентов. Результат его труда — количество денег, которое пришло в кассу за ту деятельность, которую он совершал (отправлял КП, звонил, заключал договора, вел переписку с клиентами). Деньги на расчетном счету компании — это результат его деятельности. Если он принес достаточное количество средств фирме, то тогда сотрудник полезен компании. Его эффективность измеряется только когда он приносит деньги.
ЦКП аккаунт-менеджера — выручка в кассе от постоянных клиентов. Работа с действующей базой. Его задача, чтобы постоянные клиенты покупали регулярно. Он получает процент с тех покупателей, кто приобретает товары или услуги постоянно. Если они не покупают или исчезают в процессе деятельности аккаунт-менеджера — значит он работает неэффективно.
Если на собеседовании работодатель спросит, какой ЦКП вашей деятельности — то отвечайте ориентируясь на вашу должность и обязанности. Если вы не знаете и не понимаете свой ЦКП, то вам будет сложно понять, как вам работать и что нужно делать, чтобы зарабатывать много.
Почему важно знать свой ЦКП
- Всегда четко видеть результат своей работы. Сможете адекватно сравнить план продаж и ваши результаты в конце месяца.
- Понимать важность своего продукта в цепочке всех продуктов компании. Когда вы знаете свой ЦКП — вы понимаете, что привлекаете деньги в организацию и они идут на определенные расходные статьи (закупки, аренду, зарплату отдела исполнения, налоги). Если вы не будете эффективно производить этот ЦКП, то компания не сможет масштабироваться, а другие отделы не смогут выполнить свой ЦКП.
- Иметь интерес выдавать этот продукт (ЦКП). У вас появится желание выполнить или перевыполнить ЦКП и вы будете стремиться производить его больше. Появится спортивный интерес и азарт.
- Больше внутренне мотивированы. Вы знаете к чему стремитесь и какая у вас четкая цель. Вы не станете заниматься имитацией бурной деятельности, а четко поймете, куда двигаться дальше. Вы становитесь продуктивнее в компании и руководитель это оценит.
Как понимание ЦКП влияет на вашу заработную плату
Эффективность — вы сами изучаете продукт, развиваетесь, чтобы больше продавать. Становитесь экспертом области, так как изучаете продукт, читаете книги и смотрите онлайн-курсы, чтобы производить больше ЦКП и зарабатывать больше.
Скорость — быстрее адаптируетесь и вольетесь во все бизнес-процессы потому, что понимаете смысл своего ЦКП в разрезе всех продуктов компании. Всегда будете знать, что вам нужно сделать и для чего.
Разберитесь, какой ЦКП у вашей должности и следуйте ему во время разговора с потенциальными покупателями. Это даст вам возможность не тратить время на ненужные действия. Вы будете выполнять только те действия, которые увеличивают вашу зарплату и общую выручку компании, в которой вы работаете.
На нашем сайте можно увидеть, как правильно выстроенная работа и понимание своего ЦКП менеджерами отдела продаж разных ниш помогают продавцам увеличивать свои зарплаты. А еще, заранее подготовленные скрипты способствуют увеличению количества закрытых сделок, попробуйте составить такие скрипты за 12 минут на нашем бесплатном конструкторе.
Источник: vc.ru
Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
Время владельца бизнеса — ценный ресурс. И направлять его нужно только в те области, которые способны дать рост и развитие компании. Поэтому я считаю, что нужно делегировать все дела, которые за владельца может сделать кто-то другой.
Мой опыт
У меня есть классный опыт использования удалённого персонального помощника. Я живу в Америке, а большинство моих сотрудников — в СНГ, так что я удалённый руководитель. Уже около двух лет у меня есть личный помощник. Его зовут Руслан. Бывают ситуации, когда он практически не работает, например, если я на бизнес-конференции.
Но в нормальном режиме он тратит на выполнение моих поручений от 10 до 20 часов в неделю, в зависимости от загрузки. И я рад, что высвобождается такое колоссальное количество моего личного времени.
Это не только часы, но и внимание, творческая энергия. Это позволяет не расплёскивать их на мелочи, которые я поручаю персональному помощнику.
Я нанимал человека на эту должность. Опыта использования различных сервисов у меня не было, поэтому не могу сказать, хорошо или плохо это работает. Для меня важно, чтобы персональный помощник был со мной надолго. Рассказываю, какие именно области я ему делегирую.
Найм помощника: 9 функций, которые стоит передать
Я нанимал человека на эту должность. Опыта использования различных сервисов у меня не было, поэтому не могу сказать, хорошо или плохо это работает. Для меня важно, чтобы персональный помощник был со мной надолго. Рассказываю, какие именно области я ему делегирую.
Функция № 1. Сбор информации
Я работаю, и внезапно возникает необходимость глянуть на функциональные оргструктуры ресторанов, которые были нашими клиентами. И я даже не хочу думать в этот момент о том, у кого из моих сотрудников я могу получить эти данные. Тогда я открываю Telegram и надиктовываю моему помощнику голосовое сообщение: «Дружище, привет!
Найди мне функциональные оргструктуры всех ресторанов, которые были на наших консалтинговых программах. Подбери, проверь и пришли пакет ссылок». Задание несложное, но при этом я сэкономил кучу драгоценного времени.
Также помощник обращается ко всем сотрудникам от моего имени, что тоже ускоряет процесс получения информации. Очень полезно, ведь такие запросы возникают регулярно.
Функция № 2. Передача информации от моего имени
Допустим, завтра у меня координация с руководителем службы финансов компании. Она уже назначена, и тут я понимаю, что не попросил его подготовить интересующий меня документ. Я не обращаюсь к руководителю службы финансов, а пишу помощнику. Поверьте, даже то, что я не думаю, через какой канал (Telegram, почта, звонок) мне связаться с сотрудником, экономит время. То есть персональный помощник даёт мне возможность сконцентрироваться.
Функция № 3. Отдавать распоряжения и добиваться выполнения
Мне нужна презентация. Я говорю об этом помощнику, и он передаёт запрос от моего имени дальше. Честно говоря, даже не знаю, кто конкретно в компании закрывает эту функцию. Но помощник добивается того, чтобы презентация была сделана в срок и передана мне.
Функция № 4. Планирование встреч
Также помощник управляет встречами и координациями с высшими руководителями компании. Например, после координации с руководителем службы финансов я понимаю, что хочу сделать нашу встречу регулярной. Прошу помощника найти время, удобное для нас двоих, и сделать её повторяющейся, добавить в Google Календарь.
То есть у помощника есть доступ к моему календарю, электронной почте — ко всему. Когда вопрос с координацией решён, он просто оповещает меня.
Функция № 5. Ведение личного календаряпланера
Также у меня есть требование: если назначена встреча в Google Календаре, то все документы должны быть там прикреплены к ней. Я должен заранее посмотреть все файлы и подготовить вопросы, если необходимо.
Помощник добивается, чтобы мероприятие было запаковано согласно стандартам нашей компании.
К тому же Руслан следит, чтобы мои встречи не шли в «нахлест» и я не был перегружен. Если назначается встреча, которая не влазит в привычное рабочее время — дополнительно согласовывает это со мной.
Функция № 6. Напоминание о планах
Я могу увлечься: долго работать над каким-то проектом или засидеться с кем-то на координации. Помощник пишет и напоминает мне о том, что мне нужно готовиться к следующей встрече или срочно куда-то бежать. Он улаживает эти вопросы, чтобы всё происходило максимально гладко.
Сюда же входят напоминания о поздравлениях близких и сотрудников с памятными событиями. Иногда я на столько занят, что сам мог бы забыть о Дне Рождения матери или юбилее работы ТОП-менеджера.
Функция № 7. Личные оплаты и приобретения
Помощник организует оплаты и приобретения для меня лично. Например, отправить деньги маме или собрать для неё посылку. Для Руслана это проще организовать, ведь он в России, а я в Америке. Или надо оплатить услуги преподавателя английского, с которым я занимаюсь. Сюда также входят билеты и бронь номеров в гостиницах.
Функция № 8. Изучение информации о товарах
Помощник ищет для меня различную информацию по покупкам: где заказать тот или иной товар, что лучше купить. Ему нужно поискать, почитать отзывы.
Допустим, в прошлом году я летал во Францию и хотел привезти сыр, который очень люблю. И я вспомнил, как кто-то говорил о том, что в Америку нельзя провозить продукты питания. Но я засомневался, что это правда. Тогда я обратился к Руслану, и он изучил этот вопрос подробно. В итоге оказалось, что сыр можно везти в любых количествах.
К тому же, если есть необходимость купить какой-то товар мне домой, то у Руслана больше времени узнать о нем отзывы, изучить характеристики и предоставить мне варианты выбора.
Функция № 9. Контроль возврата средств за необходимые для работы покупки
Иногда я делаю какие-то приобретения, которые относятся к компании. Например, новое оборудование для записи видео и выхода в прямой эфир. Или какие-то юридические услуги. Компания должна мне всё это компенсировать, но для этого нужно подавать заявки на выделение средств, следить за их согласованием и оплатой. Это я тоже делегирую помощнику.
Как отслеживать эффективность
Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить её продукт. На мой взгляд, продукт помощника — освобождённое у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач.
Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчёт, указывая сколько часов он потратил на задачи, распределяет их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня. Согласитесь, час моего времени и час помощника имеют совершенно разную ценность для компании.
Чем больше времени разумно и эффективно потратил помощник, выполняя мои поручения, тем лучше. Звучит странно, но это правда: у меня сердце радуется, когда просматриваю отчёт и вижу, что у меня освободилось 20 часов. Я всегда стремлюсь к большему — в идеале довести эту цифру до 40 часов, чтобы полностью высвободиться от вопросов, не связанных с развитием бизнеса.
Важные качества
Есть люди, которым действительно нравится быть помощниками. Они испытывают кайф от того, что поддерживают руководителя, экономят его время, делают работу более эффективной, а жизнь — комфортной. Противоположность им — те, кому самим нравится делать, побеждать и «звездить». Эти качества точно не про персонального помощника: ищите того, кому нравится помогать, делать вас сильнее.
Важное качество для помощника — его настроенность на долгосрочную работу. Конечно, он должен быть позитивным, но при этом неболтливым. И, как ни странно, он не должен иметь больших связей с другими сотрудниками вашей компании. Для меня комфортно, что помощник никогда не был в офисе, что он не знаком близко с моими руководителями.
Самое главное, чтобы помощник не был склонен «скакать» с одной работы на другую, а оставался с вами надолго.
Я нашёл своего помощника с первого раза, правда сам тщательно отбирал резюме и провел около 15 собеседований. Из трёх лучших остался один, и мы слаженно работаем уже два года.
Итог
Мой принцип: всё, что можно перебросить на персонального помощника, я перебрасываю. Я пришёл к этому не сразу, сначала как-то стеснялся. Работала старая привычка делать всё самому. Но чем дальше, тем больше. Я поймал настоящий кайф от работы с удалённым персональным помощником.
— Александр Высоцкий специально для HeadHunter
Источник: spark.ru