Какой вид бизнеса в кпэ выручка опс имеет наибольший коэффициент

Чтобы бизнес приносил прибыль, нужно, чтобы все отделы компании развивались в заданном направлении. Достичь этого помогают KPI: ключевые показатели эффективности. Сегодня расскажем, что это такое, как их считать, что с ними потом делать и на что они влияют.

Оглавление

• KPI: что это такое
• Какие KPI использовать в отделе продаж компании и как их считать
• Что делать с этими KPI
• Сервисы для автоматического расчета KPI
• Подведем итоги

KPI: что это такое

Key Performance Indicators, или KPI — показатели эффективности деятельности всей компании, определенного отдела или сотрудника. Их используют, чтобы отследить результаты работы и достичь поставленных целей. Например, с помощью KPI можно понять, что клиенты «отваливаются» после первой сделки, что менеджеры не умеют работать с возражениями, что конверсия из лида в клиента низкая. А еще показатели помогают определить, что нужно сделать для достижения определенной цели — повышения числа заказов, увеличения числа повторных обращений и так далее.

KPI — ключевые показатели эффективности.

KPI чаще всего измеримые. Использовать показатели, которые не дают точных метрик, тоже можно, но сделать это гораздо сложнее.

Показатели могут быть разными в каждой компании. Например, в одной компании оценивают среднее время обработки обращений, число звонков по холодной базе и конверсию. Во второй — время подготовки документов, корректность договоров. В третьей показатели KPI применяют ко всему отделу продаж, в четвертой — к каждому сотруднику, чтобы выявить тех, кто не справляется с работой, и тех, кто делает ее хорошо и заслуживает премию.

Рузана Анчек

Какие KPI использовать в отделе продаж компании и как их считать

Повторим: то, какие именно KPI использовать, зависит от сферы деятельности компании, бизнес-процессов внутри, обязанностей менеджеров и других факторов. Можно использовать несколько основных и самых распространенных показателей.

Количество сделок. Их легко посчитать по данным в CRM-системе или заключенным договорам. К сделкам не относятся предварительные договоренности менеджера с потенциальным клиентом.

Средний чек. Это — средняя сумма одной покупки. Считать легко: сложите суммы всех сделок менеджера и разделите на число продаж. Например, менеджер Иван продал ноутбук за 30 000 ₽, фотоаппарат за 57 000 ₽ и внешний аккумулятор за 3000 ₽. Общая сумма продаж — 90 000 ₽. Разделим ее на 3 и получим средний чек 30 000 ₽.

Количество контактов. Этот показатель еще называют трафиком. Отражает число потенциальных покупателей, которые так или иначе интересовались товаром: заходили на сайт, звонили менеджеру или писали письмо. Посчитать легко: посмотрите, сколько звонков совершил сотрудник, сколько писем отправил, сколько человек проконсультировал. Эти данные должны храниться в CRM.

Конверсия. Показывает результат работы отдела или сайта — сколько человек из всех обратившихся/посетителей совершили покупку или другое целевое действие. Обычно конверсию считает CRM-система или система аналитики. Если нет, посчитайте сами: число сделок разделите на общее количество контактов / посетителей сайта, а полученную цифру умножьте на 100%.

Система оплаты труда на основе KPI, ключевые показатели эффективности (новая версия в описании)

Например, было 20 сделок и 130 контактов по ним: 20 делим на 130, получаем примерно 0,15. Умножаем на 100% и видим, что конверсия равна 15%.

Объем продаж. Это — сумма, которую принес компании менеджер за определенный срок. Высчитать этот показатель просто: сложите суммы всех сделок, проведенных сотрудником. Объем продаж можно включать в план: например, предписать каждому менеджеру продать минимум на 150 000 ₽ за месяц.

Все основные ключевые показатели эффективности можно взять из CRM. Даже в простейших системах есть учет числа заказов, сумм, контактов. Исходя из этого, можно посчитать объем продаж, конверсию и средний чек.

Есть множество других показателей, которые также используют в отделах продаж:

• Принесенная прибыль — определяет чистую прибыль, которую принес менеджер. Чтобы рассчитать, от суммы сделок за месяц отнимите себестоимость товаров и стоимость трудочасов, потраченных на заказы другими отделами.
• Охват продукции — определяет, сколько товаров предлагает сотрудник за одну сделку. Отследить показатель можно прослушиванием телефонных разговоров или контролем переписки по email.
• Дебиторская задолженность — показывает, какую сумму предоплат получила компания от новых клиентов. Показатель подходит сферам с поэтапной оплатой, а считать его нужно вручную по заключенным договорам.
• Время отклика на обращение потенциального клиента. Его можно посмотреть в CRM-системе, отняв время ответа менеджера от времени первого обращения лида.
• Число повторных продаж. Этот показатель обычно считают не за определенный период, а за весь срок работы менеджера, записывая, сколько его клиентов обратилось в компанию повторно.
• Объем действий, необходимых для закрытия сделки. Можно учесть время, которое менеджер в среднем тратит на одного клиента, — от обращения до заключения договора.

Используйте показатели, которые важны для вашей стратегии развития. Например, если нужно улучшить сервис для клиентов, отслеживайте время отклика на входящие обращения, объем действий, необходимый для закрытия сделки, охват продукции, отзывы от клиентов. Хотите привлечь больше клиентов — оценивайте количество контактов, конверсию, число повторных обращений. Нужно, чтобы бизнес приносил больше денег, — ориентируйтесь на принесенную прибыль.

Что делать с этими KPI

Показатели эффективности не работают сами по себе. Если их посчитать, можно только увидеть ситуацию: какой менеджер справляется с задачами лучше всех, у кого проблемы с повторными продажами, эффективно ли работает отдел в целом. Но чтобы изменить ситуацию — получать больше прибыли или клиентов, — нужно составлять план по KPI и мотивировать тех, кто его перевыполняет. Например, премией.

Введите бонусы за выполнение KPI. Для начала выберите несколько самых важных показателей, от которых зависит развитие вашей компании. Затем создайте таблицу, запишите показатели в строках и создайте столбцы «Вес», «План», «Факт», «Индекс KPI».

Так может выглядеть таблица для расчета премии менеджеров

«Вес» — значимость каждого показателя. В одной таблице сумма весов в большинстве случаев равна 1. Распределите эту единицу между всеми показателями так, чтобы самые важные имели больше всего веса. Например, если вам важно привлечение большого количества клиентов, но используете еще конверсию и число контактов, отдайте количеству сделок коэффициент 0,5, а конверсии и числу контактов — 0,25. Некоторые используют веса, в сумме равные 100 или 10.

«План» отражает норму — минимальный показатель для каждого менеджера. Обычно его добавляют, когда компания уже 2–3 месяца использует KPI и известно, какой объем работы смогут сделать сотрудники. Если добавить норму сразу, есть риск завысить ее, и тогда часть менеджеров уволится, потому что не будет мотивирована премией.

«Факт» показывает, что фактически сделал менеджер. Его заполняют в конце каждого отчетного периода, например раз в месяц перед начислением зарплаты.

«Индекс KPI» определяет, получит ли менеджер премию. В нем отражается, перевыполнил ли он план или, наоборот, «не дотянул». Чтобы рассчитать индекс, разделите фактический показатель на план и умножьте на 100. Если индекс больше 100, значит, менеджер перевыполнил план. Если меньше, значит, не справился со своими обязанностями.

В таблице сразу понятно, над чем менеджер поработал лучше всего, а что оставил без внимания

Составляйте такую таблицу для каждого менеджера, если хотите увидеть эффективность работы сотрудников. Учтите, что менеджеры с одними и теми же обязанностями должны иметь одинаковые нормы, то есть один и тот же план, а менеджеры с разными обязанностями — разные ключевые показатели результативности.

Объясним: нельзя использовать одинаковые KPI для всех, если в отделе продаж работают менеджеры с разными функциями. Например, консультант, который передает лиды дальше, и тот, кто оформляет сделки. Для консультанта будут важны число консультаций и конверсия в лиды; для того, кто оформляет, — время отклика и число закрытых сделок.

Используя таблицу расчета индексов KPI, вы легко определите, за что можно премировать сотрудника и сколько денег ему можно дать. Это легко посчитать, если размер премии фиксированный — например 50 000 ₽. Посмотрите, по каким показателям менеджер перевыполнил план, а потом сложите их «веса». Допустим, получилось 0,7. Значит, заплатите ему 0,7 части от премии — 35 000 ₽. Если размер премии не фиксированный, можно привязать сумму к индексу или фактическим показателям. Например, начислять 500 ₽ за каждую сделку сверх нормы.

Если все сделаете правильно, отдел продаж будет концентрироваться на важных показателях, а не на второстепенных. Он будет обрабатывать больше контактов, повышать конверсию или число повторных продаж. Менеджеры будут следить за тем, сколько сделок закрывают, и будут стремиться работать лучше, чтобы получить премию.

Введение KPI в бизнес-процессы компании порой негативно воспринимается командой, потому что означает, что работу каждого сотрудника будут оценивать по каким-то критериям. Однако у этой системы есть и положительная сторона, которую непременно нужно донести до команды. Это выгода для каждого сотрудника, если он делает свою работу хорошо. В конечном итоге система KPI приведет к справедливой зарплате и в целом повысит эффективность бизнеса, потому что работа будет нацелена на результат и в этом результате будут заинтересованы все.

Сервисы для автоматического расчета KPI

CRM-системы собирают основные показатели, например количество сделок, а большинство KPI приходится считать вручную. Это неудобно, особенно если в отделе продаж работает много сотрудников. Чтобы облегчить себе работу, используйте системы, которые автоматически рассчитывают нужные показатели.

«1С: Управление по целям и KPI». Считает KPI сотрудников и подразделений, помогает контролировать выполнение поставленных задач, управляет премированием, оценивает персонал методом 360 градусов. Может собирать данные из других систем, в том числе использовать субъективные оценки работы для расчета объективных показателей качества работы. Например, работает с MS Excel, MS Access, Microsoft SQL Server, Oracle Essbase и другими источниками. Рекомендованная розничная цена — 32 500 ₽, партнеры могут покупать сервис дешевле.

Так выглядит один из отчетов в «1С: Управление по целям и KPI»

SalesapCRM. Это полноценная CRM-система, которая захватывает любые данные, необходимые для расчета KPI. Например, автоматически фиксирует обращения с сайта и письма на email, записывает телефонные разговоры. Позволяет установить показатели отдельно для каждого менеджера, выводит все цели в отдельное окошко и показывает прогресс.

Формирует рейтинг сотрудников, учитывает рабочее время и составляет прогноз прибыли. Цена — от 300 ₽ за пользователя в месяц, есть бесплатный тариф.

В SalesapCRM видны цели всей компании и сотрудников, точный прогресс по задачам

KPI MONITOR. Сервис предлагает глубокий анализ корпоративных данных. Работает с внешними источниками информации — ERP, CRM, SCM, АБС, бухгалтерскими программами и другими. Может обрабатывать огромные массивы информации. Сервис больше направлен на глубокую аналитику, но может считать и KPI.

Он составляет карты на каждого сотрудника и автоматически считает заданные показатели. Стоимость внедрения системы рассчитывается отдельно.

Так выглядит карта KPI в сервисе KPI MONITOR

ELMA KPI. Пользователь может сам выбирать KPI, которые нужно отслеживать, а также путь сбора информации. Можно интегрировать сервис с CRM, загружать данные вручную, с помощью скриптов и других решений. Система проанализирует информацию и предоставит результат в виде графиков, таблиц и других визуальных элементов.

ELMA KPI сразу формирует матрицы эффективности для каждого сотрудника исходя из его зоны ответственности и считает заданные показатели. Стандартная редакция бесплатна, есть две платные версии.

Матрица эффективности сотрудника в ELMA KPI

Источник: digital-academy.ru

KPI сотрудников: что такое и как рассчитать

Существует способ количественной оценки эффективности работы сотрудников: продуктивности их деятельности, успешности. Для этого разработана методика KPI — Key Performance Indicators (ключевые индикаторы эффективности)

Что такое КРI

Система оценки продуктивности сотрудников методом КРI предполагает формирование комплекса данных, которые отражают качество работы каждого отдельно взятого сотрудника, конкретного отдела, а также всей компании. Применение индикаторов помогает руководителю хорошо организовать производственный процесс: проанализировать результаты деятельности сотрудников, выявить слабые стороны, справедливо распределить вознаграждение в зависимости от качества выполненной работы.

Вычисление коэффициента участия по методу Кеу Performance Indicators удобно также для самих работников. Это помогает продемонстрировать собственные достоинства, признать заслуги других, судить о справедливости распределения премий.

Виды КРI

Индикаторы эффективности работы (показатели) для разных отраслей и сфер неодинаковы. Их определяет вид бизнеса, приоритеты руководителя. Но существует ряд характеристик, востребованных во многих отраслях. Для них установлены формулы расчета.

Оценку работы компании помогают выполнить следующие общие параметры:

1. Производительность. Она измеряется как отношение результата труда к затраченному времени (например, количество заключенных сделок в месяц).
2. Функциональность.nЭто соответствие выполненных сотрудниками действий установленным правилам и инструкциям (например, сколько мероприятий проведено).
3. Эффективность. Ее определяет соотношение полученного результата к затраченным средствам (например, объем прибыли по сравнению с количеством вложений в рекламу).

Что можно измерить с помощью КРI

Задачи по управлению бизнесом можно разбить на 4 категории:

1. Результативные. Это самая многочисленная группа целей. Сотрудникам она демонстрирует количественный итог работы, например число продаж, заключенных договоров.
2. Характеризующие качество процесса, например выполнение заявок в срок, наличие претензий.
3. SМАRТ-задачи, т.е. соответствующие одноименной методике. Они имеют цель, возможность, сроки, способы реализации. Примером может служить работа, выполняемая сотрудником, по составлению плана развития бизнеса до 10.06.2021 г.
4. Описывающие соблюдение регламента работы. Например степень выполнения сотрудником должностной инструкции, правил, требований.

В открытом доступе до 28 мая

Полезные материалы для руководителей от Егора Соколова

Егор Соколов
Руководитель направления «Онлайн-образование» Деловой Среды

Команда Деловой Среды подготовила материалы, которые содержат только самые эффективные методы и способы увеличения продаж от действующих предпринимателей. 87% наших партнеров с помощью данных материалов кратно увеличили продажи в своей компании! Мы стараемся как можно большему количеству предпринимателей помочь реализовать мечту об успешном бизнесе, поэтому делимся этой подборкой из нашей закрытой группы бесплатно. Скачивайте и используйте уже сегодня:

Чек-лист. 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса.

Чек-лист: как делегировать задачи, чтобы их выполняли с первого раза.

Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах.

Как найти точки роста бизнеса.

Введенные КРI должны соответствовать целям компании, как ближайшим, так и долгосрочным. В этом случае показатели помогут нацелить коллектив на повышение эффективности работы, выделить приоритеты, повысить прибыль предприятия.

Индикаторы КРI должны отражать 3 уровня эффективности организации:

1. Личные данные о продуктивности труда каждого работника.
2. Сведения о производительности отделов, других подразделений.
3. Результаты деятельности всей компании, позволяющие выяснить необходимость реструктуризации, изменения планов.

Плюсы и минусы использования КРI в компании

У теории измерения продуктивности много положительных черт:

1. Четкая, понятная система оценки деятельности компании.
2. Возможность для руководителя повлиять на результаты: сократить или увеличить персонал, стимулировать служащих, изменить виды продукции или методику работы.
3. Объективное распределение премии.
4. Непредвзятое отношение к сотрудникам сообразно их достижениям.
5. Возможность соотнесения результатов труда каждого работника с деятельностью всей компании.

Недостаток технологии КРI — вынужденные большие расходы ресурсов (времени, капиталовложений) для внедрения системы. Эту методику хорошо применять на крупных предприятиях, где она быстро окупится.

Еще один недостаток теории КРI — расчет сведений по неодинаковым формулам. Из-за этого можно манипулировать результатами. Однако изъян легко исправить: заранее установить методику расчета каждого индикатора, а затем закрепить ее документально.

Применение системы ключевых показателей принесет намного больше выгод, чем неудобств.

Примеры КРI из разных отраслей

Универсальных КРI для всех видов бизнеса не существует. Каждая организация самостоятельно устанавливает индикаторы, соответствующие особенностям бизнеса, а также определяет их выбор.

Существует библиотека стандартных КРТ. Однако каждой компании необходимо определить те ключевые показатели эффективности, которые важны для организации. Советуют выбирать не более 3—5 параметров, максимум 7-9 шт.

Самой первой сферой применения ключевых индикаторов стала торговля. В этой области могут отражать продуктивность работы организации следующие данные:

1. «Средний чек», т.е. соотношение полученной выручки к числу пробитых чеков. Этот параметр дает представление о покупательской способности живущих в близлежащих районах людей, интересе клиентов к предложенным товарам.
2. Конверсия, т.е. количество покупателей к общему числу посетителей магазина. Характеризует профессионализм сотрудников, качество рекламы.
3. Прибыль на каждый квадратный метр площади, или удельный товарооборот. Помогает директору определить целесообразность расширения или уменьшения арендованного помещения.
4. Прибыль с каждого погонного метра стеллажей, занимаемых данным видом продукции. Позволяет решить, какие из товаров лучше предлагать.
5. Средняя выручка за одну продажу. Позволяет определить степень усилий персонала.
6. Количество возвратов. Может характеризовать качество товаров у различных поставщиков, уровень удовлетворенности клиентов.

Данные об эффективности применяют не только в торговле. Технологию КРI можно использовать в любой сфере.

Пример показателей в области кадровой службы:

• Количество закрытых вакансий.
• Число сотрудников, повысивших квалификацию.
• Количество уволившихся.

Для работников склада можно рассчитать следующие сведения:

• Грузооборот товаров в расчете на одного человека. Рассчитывается как общий объем выполненных заказов, разделенный на количество персонала. Характеризует производительность труда складских работников.
• Количество операций, выполненных без брака (недостачи, боя, пересортицы, задержек).
• Качество комплектации, упаковки. Оценивается в баллах как соответствие установленным требованиям.
• Производительность приемки и отгрузки товаров. Индикаторы рассчитываются путем деления числа всех соответствующих операций на количество дней.
• Удельные складские расходы. Вычисляют как отношение всех затрат к площади помещения. Показатель характеризует окупаемость склада.

Как составить персональные КРI

Индивидуальные данные о работе каждого члена коллектива должны соответствовать целям компании, стимулировать сотрудников к выполнению общих задач. Поэтому составление личных КРI должно быть увязано с функционированием всей организации.

Алгоритм разработки системы ключевых индикаторов:

1. Определить глобальные задачи компании. При этом следует учитывать не только главную цель — получение прибыли, а все факторы, влияющие на ее достижение. Это потребности персонала, клиентов, поставщиков. Нужно учесть требования контролирующих органов государства, условия окружения, внешней среды. Необходимо выявить все слабые места компании, которые мешают выполнению основной задачи. Для этого осуществляется тщательный сбор информации.
2. Исходя из целей организации рассчитать показатели для начальников подразделений.
3. Руководителям каждой структурной единицы выбрать персональные КРI для каждого работающего исходя из своих показателей.

Формулы и таблицы составления КРI

Рассмотрим простой пример расчета результативных КРI.

Сначала нужно выделить приоритетные направления, присвоить им показатель, отражающий значимость параметра в результате. Например:

• количество продаж в месяц — вес 0,6;
• средняя цена 1 продажи — вес 0,3;
• количество положительных отзывов — вес 0,1.

После тщательного анализа сведений нужно составить план по улучшению этих показателей всеми сотрудниками организации. Изучив фактические данные, легко высчитать индикатор по формуле:

КРI = вес * (факт : план)

Сложив коэффициенты по всем показателям, можно рассчитать общий конструктивный итог деятельности:

Коэффициент продуктивности работы рассчитывается так:

0,641 + 0,372 + 0,267 = 1,28, т.е. на 28% больше запланированной величины.

Этот показатель может использоваться для расчета вознаграждения сотрудников.

Для повышения заинтересованности в успехах труда, кроме постоянной части, работники получают надбавку в соответствии с рассчитанным коэффициентом.

Частые ошибки при составлении КРI

Часто применение индикаторов КРI не приносит ожидаемого результата, поскольку система включает ряд ошибок:

1. Задачи каждого члена коллектива не связаны с целью компании.
2. Личностные КРI противоречат целям и задачам организации.
3. Показатели эффективности труда выбраны неправильно, не помогают улучшить ее качество.
4. КРI слабо зависят от усилий работающих.
5. При выборе параметров не учитываются собственные сотрудники, от которых зависит выполнение плана.
6. Ключевые индикаторы деятельности не пересматриваются, не корректируются, никак не изменяются с течением времени.
7. При расчете не учитывается качество работы, выполненной сотрудниками.
8. На показатели премии не влияют общие успехи подразделения, коллектива, всей компании.

Введение ключевых индикаторов легко сделать автоматическим с помощью специальных программ или Ехсеl. Но создание методики требует много времени. Кроме того, нужен грамотный подход. Если KPI составлен, но неправильно, результаты могут быть диаметрально противоположными. Поэтому в больших организациях лучше доверить установление системы КРI специализированным фирмам.

Как правильно оценить выполнение КРI

На каждом уровне для правильной оценки полученных показателей нужно выполнить следующие шаги:

1. Сравнить запланированные показатели с полученными. Если индикаторы КРI не выполняются, стоит проанализировать причины, т.к. возможны факторы, не зависящие от сотрудника. В таком случае корректируют показатели.
2. Проанализировать причины как отрицательных, так и положительных отклонений.
3. По результатам оценки разработать соответствующий план мероприятий по углублению полезного эффекта, возможной коррекции показателей. При этом важен диалог между руководителем и сотрудниками.
4. Проверить возможные ошибки в расчете КРI для оценки правильности материального стимулирования, скорректировать размер вознаграждения.
5. Разработать и утвердить порядок, регламентирующий расчет премий сотрудников.

Пример: показатель КРI — стоимость 1 транзакции в апреле 2021 г. Выручку в 180 000 руб. принесли 200 продаж. Величина показателя равна 180 000 : 200 = 900 руб. В мае 2021 г. этот же параметр составил 100 000 : 200 = 500 руб.

Вывод: нужно оценить качество работы продавцов в торговом зале, включив соответствующие личные показатели в перечень КРI, наладить обратную связь с покупателями, оценить изменение видов товара.

Источник: dasreda.ru

Какой вид бизнеса в кпэ выручка опс имеет наибольший коэффициент

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 1 (128), январь 2021.

В Советском Союзе существовала система премирования, основанная на плановых и фактических показателях. Но от неё отказались. В 90-х годах прошлого века подобная система вернулась в Россию под названием KPI. Сейчас систему принято критиковать. На мой взгляд, это связано с тем, что часто её используют неграмотно.

Предлагаю разобраться в особенностях KPI, чтобы получить выгоды и эффекты от их внедрения.

Рассмотрим следующие вопросы:

• Зачем измерять эффективность работы,
• Какие результаты можно измерить,
• Как разработать KPI сотрудника,
• Как привязать результат выполнения KPI к премии,
• Какие ошибки допускаются при разработке KPI,
• Выгоды и эффекты от внедрения системы KPI.

Ключевые показатели эффективности (KPI). Основные выгоды и эффекты от внедрения системы KPI

Зачем измерять эффективность работы

Мой опыт работы HR-директором в разных сферах показывает, что бизнес нуждается в мотивированных сотрудниках. Это понимают все: владельцы бизнеса, наёмные руководители, руководители структурных подразделений, сами сотрудники.

Как создать систему оплаты труда, чтобы сотрудники работали эффективно?

По данным исследования «Harvard Business Review» в среднем 5% сотрудников всегда работают хорошо, 5-7% всегда работают плохо, а 88-90% способны эффективно работать при правильной постановке целей и задач с обязательным контролем их исполнения.

Одним из инструментов оценки эффективности работы можно назвать KPI, это система показателей для оценки результатов деятельности работника.

Идеи применения KPI используют многие управленческие концепции. Самая популярная — BSC — сбалансированная система показателей (ССП) Нортона и Каплана.

Привязка материального вознаграждения к конкретным результатам напрямую связана с целями и задачами, которые ставятся перед каждым конкретным сотрудником.

Какие результаты можно измерить

Традиционно виды деятельности в большей степени представлены результатами, например, у менеджера по продажам, либо процессами — у бухгалтера.

Вместе с тем одному сотруднику можно ставить разные виды показателей (схема 1).

Результативные — оцениваются по достигнутому результату. Например, количество проданного товара, количество заключённых договоров, количество единиц выпущенной продукции и т.д.

Процессные — оцениваются по качеству, длительности выполнения, стоимости процесса и др. (Количество жалоб клиентов, выполнение проекта в срок, экономия бюджета и т.п.)

SMART-задачи (поручения, инициативы, сформулированные в соответствии с методикой SMART.

Суть методики заключается в том, что цель/задача должна быть: конкретной (Specific), измеряемой (Measurable), достижимой (Achievable), обеспеченной ресурсами (Resource-bound), определённой во времени (Time-bound).

Пример SMART-задачи: принять участие в профильной выставке до 1 сентября 2021 года для расширения имеющейся базы клиентов, разработать положение о KPI до 1 апреля 2021 года с целью внедрения показателей в систему оценки персонала и учёта для расчёта премии и т.д.

Выполнение стандартов работы (исполнение требований правил, регламентов, положений, инструкций, утверждённых в организации): количество нарушений трудовой дисциплины за период, количество нарушений регламента выполнения функционала, степень нарушения должностной/производственной инструкции и т.п.

Как разработать KPI сотрудника

Разработку персональных KPI следует начинать со стратегии организации и каскадировать цели сначала функциональным, а затем структурным подразделениям (схема 2).

Исходя из стратегии структурного подразделения непосредственный руководитель совместно с сотрудником (таблица 1):

• намечает персональные цели,
• формулирует KPI,
• расставляет вес (значимость цели),
• определяет единицы измерения,
• устанавливает план,
• оценивает показатели на достижимость.

По истечении срока выполнения плановых показателей подводится итог, факт выполнения KPI (таблица 1) и результат рассчитывается по формуле:

Некоторые показатели рассчитываются по обратной пропорциональности, если надо уменьшить, сэкономить и т.п.:

Цель 5: «Эффективно использовать ресурсы» (приветствуется экономия бюджета).

KPI: Выполнение норматива по затратам (работа в рамках бюджета).

Цель 2: «Снизить текучесть персонала».

KPI: «Показатель текучести персонала» (ожидается уменьшение планового показателя).

При разработке KPI следует учитывать следующие правила:

1. Рассчитывать персональные KPI на основе стратегии организации.
2. Использовать не слишком много показателей (от 3-х до 9-ти).
3. Пользоваться понятными для сотрудников методиками (принцип прозрачности).
4. Состав KPI должен быть гибким и соответствовать ситуации.
5. При формулировании целей устанавливать приоритеты (через определение веса).
6. Контролировать точность и достоверность измерения и расчёта KPI, поскольку возможна субъективная оценка непосредственного руководителя (в этом случае необходимо создать комиссию для проверки полученных результатов и контроля возможных ошибок в оценках).
7. В случае невыполнения KPI выявлять истинные причины, т.к. существуют факторы, не зависящие от сотрудника (напр., у сотрудника нет полномочий для достижения цели).
8. Анализировать причины отклонений и меры по улучшению KPI, проводить анализ для выяснения причин невыполнения KPI и регулярно принимать меры для их устранения (при этом важен диалог между руководителем и подчинённым).
9. Учитывать возможные ошибки в расчёте KPI для оценки и материального стимулирования.
10. Разработать и утвердить документ, регламентирующий расчёт премий сотрудников в привязке к выполнению разных видов показателей.

Как привязать результат выполнения KPI к премии

1. Для расчёта премии на основании выполнения целей необходимо:
2. Определить соотношение целей и показателей для сотрудников разных уровней (таблица 2);
3. Рассчитать результат выполнения KPI каждым сотрудником (таблицы 3, 4, 5);
4. Определить итоговый результат, учитывая выполнение целей организации, структурного подразделения и персональных целей (таблица 6);
5. Рассчитать персональную премию в зависимости от выполнения целей (таблица 7).

Пример расчёта премии на основе результата достижения целей:

Генеральный директор — 95% (премия 40% от оклада).

Начальник отдела продаж — 94% (премия 40% от оклада).

Менеджер отдела продаж — 98% (премия 40% от оклада).

Частые ошибки при разработке KPI

1. KPI сотрудников и подразделений не согласовываются с целями организации — все сотрудники выполняют свои показатели, а цели организации не достигаются.
2. Система KPI не привязана к общей системе управления организацией и не является её составной частью (напр., как бюджетное управление, процессное управление и др.).
3. Систему KPI разрабатывает человек не понимающий специфических процессов организации или самим сотрудникам предлагают прописать свои KPI (ключевые показатели могут быть неверно сформулированы).
4. В разработке KPI сотрудников и подразделений не учитываются их внутренние клиенты (Внутренними клиентами являются работники нашей организации, которым мы помогаем в достижении целей. Например, для рекрутера внутренними клиентами будут руководители структурных подразделений, которые подают заявки на подбор персонала. Для повара внутренним клиентом будет официант, который приносит заказ от гостя. Для производства внутренним клиентом будет коммерческая служба, которая принимает и передаёт заказ на производство от внешнего клиента.)
5. Используются неуправляемые показатели (т.е., KPI не зависят или мало зависят от усилий сотрудника).
6. Модели KPI разрабатывается один раз и навсегда, не анализируются, не корректируются (в результате они перестают быть эффективными).
7. Премия рассчитывается только по индивидуальным KPI без учёта KPI подразделения/компании — в результате повышается внутренняя конкуренция, конфликтность.
8. При расчёте премии не учитываются качественные показатели (т.е., факторы успеха, зоны развития).
9. Для расчёта премии используются KPI, которые должны выполнятся «по умолчанию» на 100% (за их выполнение сотрудник получает оклад).
10. Отсутствует автоматизация работы с KPI (постоянные расчёты показателей и поддержание обратной связи на всех уровнях организации занимают дополнительное время).

Выгоды и эффекты от внедрения системы KPI

1. Оперируя конкретными цифрами и оценивая результаты достижения KPI руководство делает выводы о достижении организацией поставленных целей и задач (общая картина складывается из работы каждого подразделения, и отдельных сотрудников).
2. Используя KPI можно оперативно вносить изменения, оптимизировать процессы и расходы.
3. Высшее руководство знает, чем занимаются структурные подразделения, какие у них успехи.
4. Руководители структурных подразделений понимают, как работает каждый конкретный сотрудник.
5. Сотрудник ясно понимает свои цели и задачи, которые завязаны на целях и задачах организации.
6. Выстроенная на объективных критериях система KPI позволяет грамотно разработать систему мотивации персонала (сотрудник понимает, за какие результаты ему будет положена премия).

Моё мнение, что не во всех организациях нужно внедрять KPI. Это следует делать в случае решения определённых задач: например, если организация небольшая (до 100 чел.), то результаты работы оцениваются, как правило, руководителем организации или собственникам и KPI здесь не будет работать.

Когда компания вырастает, и у руководителя организации уже нет возможности контролировать действия каждого работника, но стоит задача расчёта премии на принципах справедливости, конкретности, прозрачности и пр., то следует разработать систему KPI, которая помогает в решении этих задач.

Ольга Юрьевна Светлышева, кандидат юридических наук, консультант по вопросам HR-менеджмента, сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента, член Национального союза кадровиков (Москва).

Источник: alventa.ru