Приветствуем читателей платформы! В мае Кайдзен клуб в рамках мероприятия «Умный четверг» знакомится с авторской методикой Маргулана Сейсембаева — Кайдзен-планированием. Мы уже писали об отличиях Кайдзен-планирования от других систем, например, от тайм-менеджмента. Также мы рассказывали о том, как Кайдзен-планирование меняет жизни трекеров курса здесь и здесь.
В течение месяца мы выпустим цикл статей, посвящённых этому методу. Мы рассмотрим, что такое Кайдзен-планирование, из каких этапов оно состоит и как внедрить его в свою жизнь. А сегодня вспомним, каковы принципы Кайдзен-планирования, а также расскажем, как начать планировать по Кайдзен.
Планировать в динамике
Существуют разные системы планирования, которые можно разделить на три группы:
- Жёсткая — система, при которой все ваши цели, действия, даты, время фиксированы.
- Гибкая — цели фиксированы, а даты, время и действия по их достижению могут меняться.
- Динамическая — могут меняться и цели, и даты, и способы выполнения дел.
Часто, когда мы слышим слово “план”, нам представляется список целей и дел, которые необходимо сделать. Однако мы забываем, что планирование — это инструмент, которым пользуются люди, а не люди — это инструмент, которым пользуется план.
Как МИЛЛИАРДЕРЫ планируют дела? 5 Главных Правил. Маргулан Сейсембаев про Кайдзен
Жёсткая система строится на ошибочном представлении о роли планирования в жизни. Всё расписано до минуты, до копейки. В итоге человек теряет ощущение потока и радости, ведь фокус внимания смещается со своих сокровенных желаний на таблицу или список.
В противовес существует гибкая система планирования. Она более приближена к реальности: не всегда получится выполнять всё так, как задумано. Мир полон других факторов, некоторые из которых могут нам помочь, а другие — помешать. Цель может быть достигнута разными путями, некоторые из которых становятся заметны только тогда, когда вы выполнили часть действий.
Представим, что у кого-то родители живут в Богом забытой деревушке, до которой не ездит транспорт. Человек решил поехать на машине, но вот беда: она сломалась в самый неподходящий момент! Что ж, он решает пойти пешком. План уже нарушился, но цель осталась той же. И вот он идёт по дороге, и возле него останавливается машина.
Водитель подбрасывает нашего героя до следующего населённого пункта. По приезду туда оказывается, что есть местные “таксисты”, которые возят людей по ближайшим окрестностям. О их существовании можно было догадаться, но это было неочевидно в начале пути. Было бы глупо отказываться от их услуг и продолжать идти пешком. Таким образом, способы достижения цели поменялись три раза, но наш герой посетил родительский дом.
Динамическая система планирования учитывает контекст, позволяет пересматривать цели и способы их достижения. Цель “попасть в деревню к родителям” включает два аспекта: встретиться с ними и побывать вдали от города. Если у вас сломалась машина, то эту цель можно разбить на две, переоценить их срочность и важность, придумать другие способы их реализации. Если речь о том, чтобы навестить родителей, то в качестве альтернативы можно пригласить их к себе. А если побывать на природе не менее важно, то пикник недалеко от города — отличная идея!
Кайдзен планирование V/S список дел To-Do
Материализация мыслей
Вы могли слышать высказывания вроде “мысли материальны”. Но это очередное заблуждение: мысли не материальны, пока вы их не материализуете. Если вы не контролируете процесс их материализации, то этот процесс контролирует вас.
Поэтому прежде чем планировать, нужно очистить голову от задач, страхов и желаний, перенеся их на бумагу. Голова нужна не для хранения. Она нужна для обработки информации и принятия правильных решений. Голова — не чулан, а процессор.
Материализация мысли — это процесс придания мысли физического, визуального, материального измерения. Благодаря этому мысль становится видна глазу, и с ней можно проводить операции: двигать её, корректировать, уничтожать. Смысл материализации в том, что при переносе на бумагу вы начинаете чувствовать мысли руками, видеть их, ощущать. Это уже не обрывки потока сознания, крутящегося в голове, где задачи перемешаны с желаниями, страхами и пр.
Для того чтобы мысль материализовалась, вы должны рукой её написать, а для этого надо свои мысли прожевать, сформулировать, привести в порядок, в удобоваримый, понятный формат. Например, в немецкой армии жалобы в устной форме не принимаются, потому что когда эмоции захлёстывают человека, он не может высказать их правильно. Жалобы принимаются только письменно и только на следующий день. Это делается, чтобы человек мог чётко сформулировать суть своей проблемы.
Процесс материализации мыслей называется выгрузка.
Как проводить выгрузку
Выгрузку лучше проводить на физические, а не электронные носители. Возьмите маркерную доску и post-it стикеры. Запаситесь временем и терпением. Далее начните выписывать все свои мысли, желания, страхи и прочее на листочки. Следуйте правилу: одна мысль — один стикер.
Кайдзен: постоянно улучшаем все вокруг
Мне нравится улучшать мир вокруг себя. Это кажется естественным. Если что-то криво/плохо работает или сломалось, хочется это как можно скорее улучшить, привести в порядок. Иначе дискомфортно. Неважно в чем проблема: механическая, софтовая, в бизнес-процессе или в чем-то еще. Если есть какое-то несовершенство, нужно придумать, как починить или улучшить и сделать это.
Вспоминается очень давнишний забавный эпизод. Меня по какой-то софтовой проблеме позвали в приемную к боссу. Пытаюсь выяснить у секретарши и разобраться в чем там дело и параллельно полностью «на автомате» вижу, что спутался витой провод, идущий от трубки к телефонному аппарату, выщелкиваю разъем RJ-11 — провод моментально разматывается в нормальное состояние, вставляю разъем обратно (операция занимает буквально секунды). Сильно не сразу догоняю, за что меня так тепло благодарят. Видно, она долго мучилась, поднимая трубку со спутанным проводом — это реально очень неудобно.
Лет 15 назад один коллега, хорошо разбирающийся в электронике, высказал свое мнение по поводу электроники Sony: «С точки зрения схемотехники решения у них не самые современные, но вылизанные до идеала».
Про Кайдзен я узнал намного позже. Это и философия, и практика совершенствования всего.
Постараюсь объяснить основные принципы Кайдзен «на пальцах», по возможности без использования заумных малопонятных терминов «эффективного» менеджмента и не ограничиваясь только применением его в ИТ.
«Непрерывные изменения — принцип, характеризующий саму суть кайдзен, то есть, непрерывные малые изменения во всех сферах организации — снабжении, производстве, сбыте, личностных взаимоотношениях и так далее.» (определение из википедии)
Почему малые изменения имеют важный смысл? Разберем на примере. Можете ли вы раз в неделю придумывать и реализовать что-то, что позволит вам тратить на работу в день на 5 минут меньше?
Это может быть все что угодно: написать скрипт переставить принтер, чтобы было ближе ходить, отменить или хотя бы упростить какой-нибудь отчет, добавить шаблон ответа на частый вопрос в техподдержку … и т. п. в зависимости от вашей деятельности искусственно не ограничиваясь железом, софтом или бизнес-процессом (улучшать можно и нужно все что угодно). Из чтения статей и комментариев на Хабре, у меня сложилось стойкое убеждение, что средний хабраюзер гораздо умнее меня, и поэтому на вышеупомянутый вопрос ответит «Да легко!».
Но подозреваю, что также умный человек может задать вполне логичный вопрос: «А в чем смысл придумывать, как сэкономить 5 мин, если в день намного больше времени уходит на всякую чепуху (курю, болтаю, у нас затянутый ненужный Daily meeting, просто прокрастинирую, +100500 прочих примеров)». Это всё – правда, не видел ни одной 100% эффективной работы без простоев.
Думаю, таковой можно считать рутинные операции типа закручивания гаек на конвейере в течение 480 минут в день. Но это тоже так себе пример – эту работу может делать относительно простой робот, так что с таким же успехом данный вид деятельности можно считать 100% неэффективным. Для мало-мальски сложной деятельности какие-то непроизводительные траты времени неизбежны.
А теперь внимание! Математический фокус. На входе у нас временные затраты в 480 мин. (60 мин. * 8 часов) Придумываем и реализует нечто, что позволит нам сократить требуемое для работы время на 5 минут в день: 5/480*100%=1% (с вашего позволения буду чуть-чуть округлять для простоты расчетов, абсолютная точность нам тут не требуется). В году 52 недели. Итого 50% повышения эффективности в год.
Обобщу мысль: Требуется раз в неделю придумывать и реализовывать меры, по сокращению трудозатрат на 5 мин в день от некоторого условного начального уровня. Это не сложно. Вы, уважаемый %habrauser% читающий эти строки, точно с этим справитесь, а если не будете лениться, то легко достигнете большего (больше чем на 5 мин, и не раз в неделю, а чаще). На выходе через год имеем двукратное (sic!) повышение производительности труда.
Давайте осознаем суть. Если к вам подойдет подчиненный или просто коллега похвастается, что придумал, как сэкономить 5 мин в день, как вы отреагируете? Нужно быть очень хорошим руководителем, вежливым и чутким человеком, чтобы хотя бы выражением лица не показать «ну что за фигня. ». Таково устройство человеческого мозга. Он экономит калории и время.
Первая оценка «пользы» будет от лимбической системы. Нужно сознательное усилие чтобы заставить неокортекс произвести «сложные» расчеты, приведенные выше, получить правильный ответ и выдать соответствующую реакцию «Вау! Круто!». Наверное, лучше просто зазубрить это как таблицу умножения: «Рацпредложение раз в неделю по сокращению трудозатрат на 5 мин в день обеспечивает через год увеличение производительности труда в два раза».
К сожалению, не все люди способны придумывать как сделать лучше. Есть очень хорошие ответственные сотрудники, которые годами могут качественно делать работу по отлаженному процессу, но увидеть возможность улучшения у них не получается. Людей, которые это умеют, надо ценить.
По производительности труда Россия отстает от лидеров в разы. Наверное, в Тойоте довольно сложно сходу придумать, что улучшить, так как этим занимались очень многие на протяжении десятилетий, но у нас это достаточно легко. Есть куда расти.
Вышеописанная стратегия хорошо иллюстрируется циклом Деминга. Его же часто называют циклом PDCA (Plan-Do-Check-Act): планирование – осуществление – проверка – претворение в жизнь)
«Анализ происходящего на предприятии и действие на основе фактов. (Делай выводы, опираясь на достоверные данные)»
«Гэмба (гемба) — обозначения подхода, характерного для японской управленческой практики кайдзен, согласно которому для полноценного понимания ситуации считается необходимым прийти на гэмба — место выполнения рабочего процесса»
Если бы мне в школе рассказали, что такое Кайдзен и Канбан. Подробный разбор принципов планирования
Прежде всего, позволь мне быть до тошноты банальным и напомнить, что всё, описанное ниже, имеет смысл исключительно при применении на практике. Если это не попробовать применить, то чтение статьи будет потерей времени, а разве оно тебе надо?
Статья будет длинная и обстоятельная. Коротко описать весь процесс так, чтобы это было понятно и сразу же легко интуитивно внедрялось, у меня не получается. Есть много аспектов, которые нужно осветить, чтобы как можно сильнее снизить уровень недопонимания и домыслов.
Структура будет такой:
- Немного о моём взгляде на вопрос обучения и эффективности ( это можно пропустить, если интересна только суть )
- Прояснение терминов, нужных для понимания статьи
- Как я пришёл к системе планирования, о которой рассказываю
- Алгоритм планирования по Кайдзен с помощью Канбан ( вот тут самая суть )
- Всякие предостережения, чтоб не вляпаться
Перейдем к сути
Эта фотка здесь просто так. Статье нужна обложка, а этот снимок мне нравится. Этого достаточно, чтобы кртинка поселилась тут.
В этот раз я начну с цитаты:
Найдите время для работы — это цена успеха.
Найдите время для раздумий — это источник силы.
Найдите время для игры — это секрет молодости.
Найдите время для чтения — это основа знания.
Найдите время для религии — это путь благочестия.
Найдите время для дружбы — это источник счастья.
Найдите время для любви — это священный дар жизни.
Найдите время для мечты — только так душа достигнет звезд.
Найдите время для смеха — он поможет вам справиться с трудностями жизни.
Найдите время для красоты — она есть повсюду.
Найдите время для здоровья — это единственное сокровище жизни.
Найдите время для планирования — это секрет того, как найти время на все предыдущие одиннадцать дел.
Пол Чаппиус Брэгг
Зубрежка против понимания принципов
Наверно, когда-то традиционное образование было подходящим. Вероятно, ещё каких-то 30-40 лет назад количество конкретных узко сфокусированных знаний по разным областям в голове напрямую влияло на эффективность человека и на его умение приспосабливаться, а следовательно, быть успешным в разных обстоятельствах. Мне почему-то кажется, что это далеко не так, но предположим, что я ошибаюсь.
О пользе и вреде цифровизации можно говорить долго, и разумных аргументов с обоих сторон будет много. От цифровой деменции до снижения количества рутинных действий в некоторых областях практически до нуля. Но ни одна из сторон не станет отрицать, что мир изменился, и используемые подходы к обучению по большей части отжили своё.
На мой взгляд, во все времена важнее научить человека правильно подходить к решению любых задач, чем напихать ему в голову как можно больше готовых решений для частных случаев этих самых задач. Мой преподаватель по информатике в ВУЗе был единственным человеком, который озвучил для меня эту мысль, но тогда я её не понял так, как понимаю сейчас. Я рад, что запомнил её и со временем осознал глубину.
Я считаю, что ни в школах, ни в университетах нас сейчас не учат тем вещам, которые действительно нужны. Вещам, без которых жить гораздо сложнее, без которых успех — это больше случайность, чем закономерность.
Таких базовых вещей не так уж много, не больше того набора предметов, которые преподают в учебных заведениях.
Что вообще такое Кайдзен, Канбан, и зачем я вспомнил всё это сейчас?
Сейчас я хочу описать всего одну из важных вещей, о которых писал чуть выше, — планирование. А описывать его я буду в контексте философской концепции, пришедшей из Японии, Кайдзен. Википедия даёт такое определение:
Кайдзен — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.
Более того, само планирование я покажу на примере канбан-досок, которые тоже пришли из Японии. Вот определение и для этого термина (а практика будет ниже):
Канбан — метод управления разработкой, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь требуемую задачу.
«Жить так нельзя планировать!» — где запятая?
Планировать я начал просто потому, что от разных авторитетных для меня людей часто слышал эту мысль. Случилось это у меня довольно поздно, уже после окончания академии, когда предполагается, что я уже в принципе должен быть готов к самостоятельной и, в идеале, эффективной жизни.
С увеличением количества дел планирование. становится особенно актуально, поскольку больше половины всего вылетает из головы и никогда больше туда не возвращается, если это не зафиксировать каким-то образом. Очевидно и знакомо каждому, и всё же, среди всех моих знакомых мало кто занимается планированием и имеет чёткую рабочую систему, которой беспрекословно придерживается.
Как я начинал планировать и к чему пришел теперь?
А начал я с самого простого, что подвернулось мне под руку: простых списков дел или, по-модному, ToDo листов. Ко всему к этому я добавлял напоминания в телефон, и на этом всё. В целом, такой подход работает, но он утомляет и путает. Поэтому дальше я перешёл на планирование дел в календаре, и также совмещал это с туду листами. Сейчас я понимаю, что это не очень эффективно.
В итоге, после нескольких лет проб и ошибок я пришёл к тому, что сейчас пользуюсь только канбан-досками, интегрированными с календарём. Это самый удобрый и эффективный вариант на данный момент: я виду всё, что мне нужно сделать, получаю напоминания и могу перемещать задачи по этапам. К тому же, всё это ещё и автоматизировано до некоторой степени.
Это важно! Читай внимательно, обдумай и внедри
Одно из самых важных отличий простых списков дел от канбан в том, что списки дел уничтожаются после того, как перечисленные в них дела выполнены. Это лишает возможности увидеть всю проделанную работу в ретроспективе.
А оглядываься назад оказалось очень важно потому, что такой взгляд имеет обратрый эффект тому, который возникает, когда появляется нечто большое и сложное, что нужно сделать. Гигантские задачи способны мгновенно демотивировать и вызвать прокростинацию. Очень сложно с налёту взять и сделать что-то глобальное.
Дробить гигантские и сложные задачи на мелкие и простые просто необходимо. И вот почему важно оглядываться, когда куча простых задач уже сделана — они снова собираются в нечто огромное, но уже нестрашное. Это, как если вначале смотреть на страшного великана, которого надо свалить, а потом оглянуться и увидеть его поверженную тушу и знать, что это именно твоя победа. Возникает гордость за себя, чувство удовлетворения и прилив энергии.
В отличии от списков, в канбан досках выполненные задачи не вычеркиваютмя, а перемещаются в список «выполнено», где копятся. Что и даёт тот эффект, который я описал выше.
Это оооооочень важный эффект, недооценка которого грозит серьёзными последствиями в виде кучи потраченного впустую времени и попыток найти что-то, что придаст сил, чтобы двигаться дальше. Я из опыта это пишу, и это как раз одна из тех вещей, к которым точно стоит прислушаться и взять на вооружение как можно скорее.
Думаю, пришло время поделиться полным алгоритмом ведения дел по Кайдзен в канбан-досках.
Алгоритм планирования
Вот схема для общего понимания, которую дальше я распишу очень подробно:
Источник: dzen.ru